29 Cơ sở lý luận và thực tiễn trong phương pháp chứng từ Kế toán

29 Cơ sở lý luận và thực tiễn trong phương pháp chứng từ Kế toán

Lời nói đầu

Quản lý Nhà nớc về kinh tế là một trong những nhân tố cơ bản quyết định sự thắng lợi trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế của mỗi quốc gia trong thời đại ngày này Nhà nớc và thị trờng nh “hai bàn tay” phối hợp nhịp nhàng để bảo đảm thực hiện những mục tiêu về kinh

tế, xã hội theo định hớng phát triển Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nớc ta trong nhiều năm qua đã cho thấy vai trò to lớn của kế toán trong việc quản lý kinh tế

Trong toàn bộ công tác kế toán thì phơng pháp kế toán chiếm một

vị trí đặc biệt quan trọng Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho

kế toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng

và quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến và vận dụng phơng pháp kế toán phù hợp thực tiễn

Với mong muốn nghiên cứu các phơng pháp kế toán và vận dụng công tác kế toán ngày càng có hiệu quả hơn, thích nghi với yêu cầu và nội

dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý tôi đã lựa chọn đề tài Cơ sở“

lý luận và thực tiễn trong phơng pháp chứng từ kế toán ” Bài viết sẽ làm

rõ nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng phơng pháp chứng từ kế toán ở Việt Nam Qua đó, hiểu rõ

đ-ợc bản chất của chứng từ kế toán và tìm ra những giải pháp để phát huy thế mạnh của phơng pháp chứng từ kế toán trong công tác kế toán và quản

lý kinh tế

Kết cấu của bài viết bao gồm:

Chơng I: Một số vấn đề về nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và

thực tiễn

Chơng II: Phơng pháp chứng từ kế toán và thực tiễn ở Việt Nam Chơng IV: Kiến nghị, đề xuất.

CHƯƠNG I: một số vấn đề vơ bản về nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn

I Phạm trù lý luận

Hệ thống những tri thức đã đợc khái quát, tạo ra một quan niệm hoàn chỉnh về các quy luật và về mối liên hệ cơ bản của hiện thực Lý luận là sự phản ánh và tái hiện cái hiện thực khách quan Mọi lý luận đều

bị quy định bởi hoàn cảnh lịch sử trong đó nó nảy sinh, bởi trình độ cụ thể của lịch sử sản xuất, kĩ thuật và thực nghiệm

Theo nghĩa rộng, lý luận là một dạng hoạt động của con ngời nhằm thu nhận tri thức về hiện thực tự nhiên và xã hội, và cùng với thực tiễn, nó tạo thành hoạt động tổng thể của xã hội Thuật ngữ lý luận đồng nghĩa với các hình thức có tổ chức cao và phát triển nhất của ý thức xã hội Với t cách là sản phẩm cao nhất của t duy có tổ chức, lý luận biểu hiện quan hệ gián tiếp của con ngời đối với hiện thực và là điều kiện cho sự cải biến thực sự có ý thức hiện thực

Theo nghĩa hẹp, lý luận là một dạng tri thức khoa học đáng tin cậy

về một tổng thể các khách thể nào đó Nó là hệ thống các luận điểm gắn

bó chặt chẽ với nhau về mặt lôgic và phản ánh bản chất, các quy luật hoạt

động, phát triển của khách thể để nghiên cứu Về mặt kết cấu, lý luận bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, trong đó các yếu tố quan trọng nhất là:

Các sự kiện khoa học đã đợc tích luỹ, kể cả các kết quả nghiên cứu thực nghiệm Những sự kiện này là căn cứ thực nghiệm của lý luận

Tập hợp các quy tắc suy lý lôgic và chứng minh đợc chấp nhận trong khuôn khổ của lý luận

Tập hợp các khái niệm, các nguyên lý cơ bản cùng các quy luật, các định lý, các hệ quả đợc suy ra từ căn cứ thực nghiệm và các từ khái niệm, các nguyên lý cơ bản ấy bằng con đờng suy lý lôgic và chứng minh tơng ứng

Trong lịch sử triết học, khái niệm lý luận đợc sử dụng một thời gian dài theo nghĩa rộng Việc thảo luận những vấn đề của lý luận theo nghĩa hẹp bắt đầu từ thế kỉ 18 và có tính chất căng thẳng từ cuối thế kỉ 19 nhân sự xuất hiện các phơng tiện phân tích lôgic hiện đại Hiện nay, các khía cạnh khác nhau của bản chất và chức năng của lý luận đợc triết học,

lôgic học, sử học và các ngành khoa học khác nghiên cứu

II Phạm trù thực tiễn

Thực tiễn là một trong những phạm trù nền tảng, cơ bản của triết học Mác- Lênin nói chung và của cơ sở nhận thức mác xít nói riêng Theo C.Mác và Ph.Ăngghen, thực tiễn là toàn bộ hoạt động vật chất có mục

đích, mang tính lịch sử xã hội của loài ngời nhằm cải tạo thế giới xung quanh

Khác với hoạt động t duy, hoạt động thực tiễn là hoạt động mà con ngời sử dụng những công cụ vật chất tác động vào những đối tợng vật chất làm biến đổi chúng theo những mục đích của mình Những hoạt động ấy

là những hoạt động đặc trng và bản chất của con ngời Nó đợc thực hiện một cách tất yếu khách quan và không ngừng đợc phát triển bởi con ngời qua các thời kì lịch sử

Thực tiễn biểu hiện rất đa dạng với nhiều hình thức ngày càng phong phú, song có ba hình thức cơ bản là hoạt động sản xuất vật chất, hoạt động chính trị xã hội và hoạt động thực nghiệm khoa học

Mỗi hình thức hoạt động cơ bản của thực tiễn có một chức năng quan trọng khác nhau, không thể thay thế đợc cho nhau song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau Do đó sự phân biệt giữa các hình thức hoạt động thực tiễn mang tính tơng đối Họa độgn sản xuất vật chất không thể không có vai trò thực nghiệm khoa học Mặc dù hoạt động chính trị xã hội trực tiếp tác động Chính sự tác động qua lại lẫn nhau này làm cho thực tiễn vận động, phát triển không ngừng và ngày càng có vai trò quan trọng đối với lý luận, nhận thức

III Nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn

Những phạm trù triết học nói lên mặt tinh thần và mặt vật chất của một quá trình lịch sử xã hội thống nhất giữa nhận thức và thực tiễn cải tạo

tự nhiên và xã hội Lý luận là kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn đã

đ-ợc khái quát hoá trong ý thức của con ngời, là những tri thức về thế giới khách quan, là hệ thống các tri thức tái hiện lôgic khách quan của các sự vật trong lôgic của các khái niệm Thực tiễn là toàn bộ hoạt động vật chất

có tính chất xã hội - lịch sử - xã hội của loài ngời nhằm cải tạo thế giới xung quanh

Vì vậy, giữa lý luận và thực tiễn có mối quan hệ thống nhất Thực tiễn là cơ sở động lực và mục đích của lý luận Thực tiễn là thớc đo giá trị của những tri thức đã đạt đợc trong lý luận Ngợc lại, lý luận cũng là cơ sở

để áp dụng vào thực tiễn

Thực tiễn là sự tơng tác giữa chủ thể và khách thể Chính trong quá trình tơng tác đó, khách thể buộc phải bộc lộ ra các thuộc tính của mình, nhờ vậy, chủ thể mới có đợc những hiểu biết về khách thể, trên cơ

sở đó, xây dựng đợc lý luận về khách thể ấy Mặt khác, chính nhu cầu của hoạt động thực tiễn thúc đẩy con ngời đi tìm hiểu sự vật, tiến tới xây dựng

lý luận về nó Nh vậy, thực tiễn là điểm xuất phát, là cơ sở, đồng thời là

động lực cho sự phát triển của lý luận Thực tiễn không phải là bản thân thực tại khách quan, khách thể, cũng không phải là con ngời, chủ thể, mà

là sự tác động qua lại giữa chủ thể và khách thể Chính trong quá trình tác

động qua lại giữa chủ thể và khách thể mà khách thể buộc phải bộc lộ các thuộc tính của mình, nhờ vậy, chủ thể mới có thể nhận thức đợc khách thể

Mặt khác, chỉ có do nhu cầu của hoạt động thực tiễn, con ngời mới buộc phải đi tìm hiểu sự vật Nếu không có nhu cầu tính số lợng đàn gia súc, đo đạc diện tích của thửa ruộng… thì chắc chắn các bộ môn toán học thì chắc chắn các bộ môn toán học

nh số học, hình học không thể ra đời ngay từ thời cổ đại Nh vậy thực tiễn là điểm xuất phát, là cơ sở, đồng thời là động lực của nhận thức

Hơn nữa, tính đúng đắn hay sai lầm của nhận thức chỉ có thể kiểm tra trong hoạt động thực tiễn, bởi vì chỉ có hiệu quả của hoạt động thực tiễn mới chứng minh đợc sự phù hợp hay không phù hợp, tức là sự đúng

đắn hay không đúng đắn của tri thức về khách thể với bản chất khách quan của khách thể đó Vì vậy, thực tiễn không chỉ đóng vai trò là cơ sở,

động lực của nhận thức mà còn là tiêu chuẩn của chân lý

Tuy nhiên, nh Lênin đã chỉ rõ: "Không nên quên rằng tiêu chuẩn thực tiễn, xét về thực chất, không bao giờ có thể xác nhận hoặc bác bỏ một cách hoàn toàn một biểu tợng nào đó của con ngời, dù biểu tợng ấy

nh thế nào chăng nữa Tiêu chuẩn đó cũng khá "không xác định" để không cho phép những hiểu biết của con ngời trở thành một cái tuyệt đối;

đồng thời nó cũng khá xác định để có thể tiến hành đấu tranh quyết liệt chống tất cả các thứ chủ nghĩa duy tâm và bất khả tri" Vấn đề vai trò của thực tiễn đã đợc các nhà duy vật thế kỉ 17 - 18 và đặc biệt là Foiơbăc (L Feurbach) bàn tới Nhng thực tiễn, theo họ, chỉ là những thực nghiệm khoa học, chứ không phải là thực tiễn sản xuất, Thực tiễn cải tạo xã hội Hêghen (F Hegel) đã đặt vấn đề thực tiễn với t cách là một khâu trong quá trình nhận thức, nhng lại là trên một cơ sở duy tâm Triết học Mac

-Lênin đã tiếp thu cách đặt vấn đề đó của Hêghen và đặt lại nó trên cơ sở duy vật

Sau khi xuất hiện trên cơ sở của hoạt động thực tiễn, lý luận quay trở lại chỉ đạo hoạt động thực tiễn, và là cơ sở lý luận cho hoạt động thực tiễn đó Lý luận mà không có thực tiễn là lý luận suông, ngợc lại, thực tiễn mà không có lý luận là thực tiễn mù Dĩ nhiên, lý luận đóng vai trò tích cực phải là lý luận đúng đắn Ngợc lại, nếu lý luận sai lầm thì nó sẽ dẫn đến những sai lầm trong hoạt động của con ngời Tính đúng đắn hay sai lầm của lý luận chỉ có thể kiểm tra trong hoạt động thực tiễn, bởi vì chỉ có hiệu quả của hoạt động thực tiễn mới chứng minh đợc sự phù hợp hay không phù hợp của lý luận với bản chất và quy luật phát triển khách quan của khách thể Nh vậy, thực tiễn không chỉ đóng vai trò là cơ sở, là

động lực phát triển của lý luận, mà còn là tiêu chuẩn của lý luận của chân

lý

Tuy nhiên, xét về thực chất, tiêu chuẩn thực tiễn vừa có tính tuyệt

đối, vừa có tính tơng đối Một mặt, tiêu chuẩn đó là cái "không xác định"

để cho các hiểu biết của con ngời không trở thành một cái "tuyệt đối"; mặt khác, nó lại là cái xác định để có thể tiến hành cuộc đấu tranh quyết liệt chống lại mọi loại chủ nghĩa duy tâm và thuyết không thể biết Vì vậy, khi nghiên cứu lý luận phải liên hệ với thực tiễn, học đi đôi với hành Tránh sa vào việc xa rời thực tiễn dẫn đến sai lầm của bệnh chủ quan, duy

ý chí, giáo điều, máy móc, quan liêu Ngợc lại, tuyệt đối hóa vai trò của thực tiễn sẽ rơi vào chủ nghĩa thực dụng, kinh nghiệm chủ nghĩa

Chơng II: phơng pháp chứng từ kế toán và

thực tiễn ở việt nam

I Khái niệm và tác dụng của phơng pháp chứng từ.

1.1 Khái niệm

Chức năng quan trọng hàng đầu của công tác kế toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiết cho công tác quản lý kinh tế – tài chính, đa ra những quyết định, chính sách, đờng lối kinh doanh của doanh nghiệp Theo tính chất, nội dung và thời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán đợc chia làm hai loại : thông báo ban đầu và thông báo kết quả Thông báo kết quả có thể là thông báo trung gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báo cáo hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng, quý, năm

Số liệu của các thông báo ban đầu đợc thể hiện trên các chứng từ gốc Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép và phản ánh trên chứng từ gốc Đây

là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán, giai đoạn thu nhận và phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn đợc gọi

là giai đoạn ghi chép ban đầu Chúng ta có thể thấy vị trí của phơng pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bớc cơ bản của trình tự kế toán ( hình 1 ) Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông báo đầu tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ Thông báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và kiểm tra kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn những nghiệp

vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời còn làm căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực hiện kiểm tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh

Các bớc cơ bản của trình tự kế toán cụ thể nh sau:

Nh vậy, chứng từ kế toán là một phơng pháp thông tin và kiểm tra

về trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.

1.2 Tác dụng của chứng từ kế toán.

Chứng từ gốc Sổ chi tiết,

số phụ

Sổ cái, sổ tổng hợp

Báo cáo kế toán

Chứng từ có rất nhiều tác dụng trong hoạt dộng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Trớc hết, chứng từ kế toán là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tợng hạch toán

kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tợng này Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc phản

ánh một cách nguyên vẹn và trung thực trên chứng từ kế toán Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu tố cơ bản cấu thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh

Bên cạnh đó, chứng từ là phơng tiện thông tin rất quan trọng cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế Đồng thời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán cụ thể

Với những tác dụng nêu trên, phơng pháp chứng từ kế toán phải

đ-ợc sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn vị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau Một đièu đáng chú ý

là sử dụng phơng pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạo mối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán

Phơng pháp chứng từ kế toán đợc hình thành trên cơ sở phơng pháp luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối t-ợng hạch toán kế toán

Đối tợng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối tợng này có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và có mối liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có những đặc điểm riêng nhng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau trong suốt quá trình kinh doanh Vì thế đòi hỏi việc xây dựng phơng pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đối tợng đợc phản ánh

Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liên

hệ và sự phát triển của sự vật, hiện tợng về quy luật biến đổi của lợng và chất, về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t duy trừu tợng

v.v Triết học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù

có liên quan trực tiếp đến đối tợng của chứng từ kế toán nh : nội dung và hình thức, bản chất và hiện tợng v.v

Xuất phát từ đối tợng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của

đơn vị hạch toán đợc xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ kinh tế – pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị

Phơng pháp luận duy vật biện chứng và đối tợng của hạch toán kế toán đã tạo cơ sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán Do đặc điểm của đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có một phơng pháp thích hợp để sao chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phơng pháp luận duy vật biện chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơng pháp thích hợp, đó là phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ bản :

Thứ nhất: Ghi chép đợc các quan hệ phát sinh thuộc đối tợng hạch

toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tợng và sự vận động của nó

Thứ hai: Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng và sự vận

động của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ

Hai nội dung đó của phơng pháp chứng từ đợc biểu hiện dới hai hình thức :

Một là: Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của

việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán và căn cứ ghi sổ

Hai là: Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời và

trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán kế toán

II Luân chuyển chứng từ

2.1 Trình tự luân chyển chứng từ

Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập ( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài ) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ

Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn ( khâu ) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau

nhng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thờng gồm các giai đoạn (khâu ) sau:

Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng

từ từ bên ngoài )

Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ sao cho thích hợp nhất Ví dụ : Nghiệp vụ về thu – chi tiền mặt thì sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệp

vụ về xuất, nhập kho vật t thì sử dụng phiếu xuất vật t, nhập vật t

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có thể

đợc lập thành một bản ( liên ) hoặc nhiều bản

Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ

kí của những ngời có liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp

Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp

lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nh : các yếu tố của chứng từ, chữ kí của những ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đã đợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán

Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán với mục

đích cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi số sách kế toán Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán

Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ

Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinhcủa doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kì hạch toán chứng từ đợc chuyển sang ku trữ, bảo

đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm đợc nhanh chóng Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ đợc đem huỷ

2.2 Chơng trình luân chuyển chứng từ

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng là

con đờng đợc thiết lập trớc cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ

Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ là phải phản ánh đợc từng khâu ( từng giai đoạn ) vận động của chứng từ nh : lập, kiểm tra, sử dụng, lu trữ Trong nhiều trờng hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối tợng hay tên ngời chịu trách nhiệm ) trong từng khâu.Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu ( giai đoạn ) của quá trình vận động

Để xây dựng đợc một kế hoạch (chơng trình ) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định nh :

Thứ nhất: Đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô,về tổ chức sản

xuất và quản lý

Thứ hai: Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin

nghiệp vụ ) trong đơn vị

Thứ ba: Nhu cầu và khả năng cung cấp và sử dụng thông tin trong

đơn vị

Thứ t: Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ.

Hình thức của các chơng trình luân chuyển chứng từ thờng dùng dạng bảng hoặc sơ đồ

Thông thờng có hai cách lập chơng trìnhluân chuyển chứng từ : Lập riêng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ Trong các đơn vị có quy mô lýn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều thờng kết hợp cả hai phơng pháp trên

Chơng trình luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các chơng trình luân chuyển cá biệt Chơng trình này thờng đợc lập cho các loại chứng từ có số lợng lýn, phản ánh các loại đối tợng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ Với loại chơng trình này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thờng ứng dụng

là hình thức biểu kết hợp sơ đồ

Với cách trên, đờng đi của chứng từ đợc xác định cụ thể, rõ ràng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhng tốn công và chỉ áp dụng đợc cho một vài loại chứng từ có nhu cầu lập riêng

Chơng trình luân chuyển chung cho nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dới dạng bảng :