24 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Việt Nam hiện nay

24 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Việt Nam hiện nay

Lời Mở Đầu

Ngày nay các thông tin kế toán có vai trò ngày càng quan trọng Nhữngnhà đầu tư, những nhà quản lý, nhà kinh tế, chủ ngân hàng và những ngườiquản lý nhà nước đều phải dựa vào các thông tin kế toán để đưa ra các quyếtđịnh định hướng hoạt động kinh doanh cũng như nền kinh tế Chính vì vậy

có rất nhiều công trình, các đề tài nghiên cứu về mặt lý luận cũng như thựctiễn trong lĩnh vực kế toán nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán doanhnghiệp hiện nay

Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng pháttriển mạnh mẽ Đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra mộtbước ngoặt mới trong sự phát triển của nước ta Nó mở ra trước mắt doanhnghiệp nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức và khó khăn Nền kinh

tế thị trường càng phát triển, cạnh tranh càng không được thì mức độ rủi rocàng cao Trong kinh doanh, rủi ro do nhiều nguyên nhân khách quan nhưthất thu các khoản nợ phải thu rất có thể xảy ra, gây ra nhiều thiệt hại tàichính cho các doanh nghiệp Hiểu được điều này, các doanh nghiệp cần lập

dự phòng, tiến hành hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thựchiện với các khách hàng nghi ngờ về khả năng có thể trả nợ theo đúng quyđịnh hiện hành để có thể hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính

Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài: “Kế toán dự phòng nợ phải thu khóđòi ở Việt Nam hiện nay” Đề án được chia làm ba phần:

- Phần 1: Cơ sở lý luận của kế toán dự phòng phải thu khó đòi

- Phần 2: Chế độ hiện hành về kế toán dự phòng phải thu khó đòi

- Phần 3: Một số ý kiến nhận xét và các biện pháp nhằm hoàn thiện kếtoán dự phòng phải thu khó đòi

Phần I: Cơ sở lí luận của kế toán dự phòng phải thu khó đòi

1 Khái niệm về dự phòng và dự phòng nợ phải thu khó đòi

niên độ lần sau Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với

sự tạm thời giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng.1.2 Khái niệm về dự phòng nợ phải thu khó đòi:

Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạnthanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòiđược do khách nợ không có khả năng thanh toán

2 Mục đích của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ

- Xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên lập các báo cáotài chính năm báo cáo

3 Chế độ hiện hành về lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Khái quát chung về hệ thống văn bản kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Việt Nam.

Các khoản dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thukhó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoản) lần đầu tiên được đề cập trongthực hành kế toán năm 1997 Quy định về trích lập các khoản dự phòngđược sửa đổi, bổ sung theo thời gian phù hợp với sự đổi mới quy chế tàichính và kế toán (như ban hành chuẩn mực kế toán kể từ cuối năm 2001);theo đó, kể từ đầu năm 2002, trích lập các khoản dự phòng được thực hiệntheo thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31 – 12 – 2001 và sau đó đượcthay thế bằng thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 – 3 – 2006 Như vậythông tư số 13/2006 là văn bản pháp lý có hiệu lực hiện hành về trích lập dựphòng

Giới thiệu về thông tư 13/2006/TT-BTC

3.1 Đối tượng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điềukiện sau:

- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ

về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lýhợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định nàyphải xử lý như một khoản tổn thất

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khếước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (cáccông ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vàotình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhưsau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1năm

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3năm.

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đãlâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích,

bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thihành án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để tríchlập dự phòng

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanhnghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết đểlàm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

3.3 Xử lý khoản dự phòng:

- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải tríchlập dự phòng theo các quy định tại điểm 3.2 nêu trên; nếu số dự phòng phảitrích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp khôngphải trích lập;

- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thukhó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệpphần chênh lệch;

- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phảithu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhậpkhác

3.4 Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:

a Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:

- Đối với tổ chức kinh tế:

+ Khách nợ đã giải thể, phá sản: quyết định của Tòa án tuyên bố phá sảndoanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền

về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báocủa đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.

+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: xác

nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng kýkinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không cókhả năng thanh toán

- Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:

+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đốivới người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ

+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sốnghoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ

+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏtrốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyềnđịa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chitrả

- Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi đượccủa doanh nghiệp (nếu có)

Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên mà không đủ chứng từ, tàiliệu chứng minh theo quy định thì lập Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp

để xem xét, xử lý theo quy định tại khoản này

b Xử lý tài chính:

Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được khoản chênh lệchgiữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do ngườigây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, dođược chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩmquyền khác)

Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanhnghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tàichính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản

lý của doanh nghiệp

Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệpphải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thờihạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồiđược nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thuhồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác

c Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệpphải lập hồ sơ sau:

- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp Trong đó ghi rõ giá trịcủa từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực

tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được)

- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán,biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lýhợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanhnghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợtồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan

- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được,đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kếtoán của doanh nghiệp

d Thẩm quyền xử lý nợ:

Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hộiđồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổnggiám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trịhoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của

Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định

xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm vềquyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử

lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành

4 Các phương pháp xác định các chỉ tiêu ghi sổ kế toán liên quan đến dựphòng phải thu khó đòi

4.1 Phương pháp xác định ở Việt Nam

Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phùhợp với quy định trong chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp tính toán số

dự phòng cần phải lập theo một trong các cách sau:

Cách 1: Có thể ước tính một tỉ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trêntổng doanh số thực hiện bán chịu:

Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu * Tỉ lệ ước tính

Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu củatừng khách hàng, phân loại theo thời hạn ghi nợ Các khách hàng quá hạnđược xếp loại khách hàng khó đòi, nghi ngờ Doanh nghiệp cần thông báo chokhách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằngphương pháp xác minh, để xác định số dự phòng cần lập theo số % có khảnăng mất (thất thu):

Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = nợ phải thu khó đòi * số % có khảnăng mất

Dự phòng nợ phải thu khó đòi hạch toán là chi phí quản lý doanhnghiệp, nếu hòa nhập hạch toán là thu nhập khác

sự không thu được tiền từ khách hàng thì các khoản nợ khó đòi trở thành chiphí của doanh nghiệp Hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắcphù hơp giữa doanh thu và chi phí.

Có thể ước tính một khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp phải dựa trên sốliệu chi tiết các khoản phải thu khách hàng, thời hạn tín dụng và tình hình tàichính của từng khách hàng cụ thể Ngoài ra doanh nghiệp còn phải căn cứ vàotình hình thanh toán kỳ trước để ước tính mức nợ khó đòi hợp lý Có 2phương pháp ước tính chi phí nợ khó đòi như sau:

Cách 1: Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập:Chi phí nợ khó đòi ước tính = doanh thu bán chịu * tỉ lệ nợ khó đòiCách 2: Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kếtoán:

- Phương pháp giản đơn:

Chi phí nợ khó đòi ước tính = số dư khoản phải thu cuối kỳ * tỉ lệ nợ khó đòi

- Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ:

Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập vàphương pháp giản đơn dựa vào bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinhnghiệm để ước tính chi phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếuchính xác Vì vậy kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độchính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợcủa từng khách hàng Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ củatừng khách hàng qua đó xây dựng tỉ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian

cụ thể Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn cànglớn thì tỉ lệ nợ khó đòi càng cao

5 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán dự phòng nợ phải thu khóđòi

5.1 Kết cấu tài khoản và nội dung phản ánh.

Tài khoản sử dụng: 139 – dự phòng nợ phải thu khó đòi

Bên Nợ:

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi;

- Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi

Bên Có:

Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanhnghiệp

Số dư bên Có:

Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ

5.2 Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với doanhnghiệp có lập báo cáo tài chính giữa niên độ), doanh nghiệp căn cứ các khoản

nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khóđòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặchoàn nhập Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toánnày lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trướcchưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

2 Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏhơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sửdụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dựphòng phải thu khó đòi).

3 Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòiđược được phép xoá nợ Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theochính sách tài chính hiện hành Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản

nợ phải thu khó đòi, ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Nợ các TK 111, 112, (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phảithu)

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắpbằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thukhó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằngkhoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiệnhành)

Sơ đồ 1.1 Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

5.3 So sánh việc hạch toán với kế toán pháp

Hiện nay trong nền kinh tế đã hội nhập càng đòi hỏi kế toán với tư cách

là một công cụ quản lý cũng phải hội nhập,phải có những phù hợp nhất địnhvơi các thông lệ quốc tế Do vậy việc nghiên cứu các chuẩn mực kế toán

quốc tế cũng như công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ ở các nước kháckhông chỉ nhằm mục đích thấy được sự khác biệt giữa chế độ kế toán ViệtNam và chế độ kế toán quốc tế mà qua đó ta thấy được phương hướng cải lệquốc tế

So sánh vơi kế toán Pháp,kế toán lập và hoàn nhập dự phòng có nhữngđiểm khác biệt:

-Khi chuyển khách hàng sang khó đòi:

Nợ TK 416: số nợ có thuế

Có TK 411: phải thu khách hàng

-Tiến hành lập dư phòng:

Lập dự phòng theo khả năng không thanh toán được của khách hàng

Mức dự phòng cần lập=tổng nợ phải thu khó đòi không có thuế*khả năng bịmất(%)

Nợ TK 681:chi phí dự phòng

Có TK 419: Dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng

- Đối với những khách hàng đã lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồiđược

Bút toán 1: Phản ánh số nợ bị mất vào chi phí:

Nợ TK4455: Thuế GTGT của số nợ bị mất

Có TK 411: Số nợ bị mất có thuế

Phần II: Thực trạng về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

1 Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện qua chế độ kế toánhiện hành

1.1 Những tiến bộ của chế độ kế toán hiện hành về dự phòng nợ phải

thu khó đòi (Theo thông tư số 13/2006/TT-BTC) so với chế độ cũ.Thông tư số 13/2006 là văn bản pháp lý có hiệu lực hiện hành về dựphòng nợ phải thu khó đòi Văn bản mới này đã khắc phục dần đượcnhững tồn tại trong văn bản hướng dẫn về dự phòng nợ phải thu khó đòitrước đây và giúp cho chế độ kế toán Việt Nam tiến gần hơn đến chuẩnmực kế toán quốc tế Có hai điểm khác biệt lớn trong thông tư này so vớicác văn bản hướng dẫn trước đó:

Thứ nhất: Về thời gian trích lập dự phòng đối với khoản phải thu

Theo quy định của các khoản phải thu chỉ được lập dự phòng khi quáhạn từ hai năm trở lên (trừ một số ngoại lệ) Chẳng hạn, tháng 4/N có mộtkhoản nợ phải thu đến hạn nhưng chưa thu được, theo chế độ cũ thì phảisau hai năm tức là ngày 31/12/N+2 số dự phòng trên mới được lập, điều

đó khiến các doanh nghiệp không sớm có khoản dự trữ cho các thiệt hại

có thể xảy ra khi mất nợ, từ đó dẫn tới vi phạm nguyên tắc thận trọngtrong kế toán