Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Mục lục

Phần I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình

I.1 Vị trí, vai trò, đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán 5

I.2 Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 11

I.2.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

- Mục tiêu chung

- Mục tiêu cụ thể

I.2.2 Lập kế hoạch thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

- Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán

- Thu thập thông tin cơ sở

- Thu thập thông về nghiệp vụ của khách hàng

- Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

- Tìm hiểu cơ cấu KSNB, đánh giá rủi ro kiểm soát

I.2.3.Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ mua vào và thanh toán

I.2.4 Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.5 Đánh giá kết quả và lập Báo cáo kiểm toán

12

15

28

31 34

Phần II: thực hiện Kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán trong quá trình kiểm toán Bctc

tại Công ty kiểm toán Việt Nam

38

II.1 Giới thiệu về VACO

II.2 Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán BCTC tại Công ty Kiểm toán Việt Nam

38 46

1 Công việc thực hiện trớc kiểm toán

3 Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể

4 Thực hiện kế hoạch kiểm toán

5 Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo

6 Các công việc thực hiện sau kiểm toán

61677679

Phần IIi: bài học kinh nghiệm và hớng hoàn thiện

III.1 Nhận xét chung công tác kiểm toán tại Công ty Kiểm toán Việt Nam 81

III 2 Bài học kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động của Công ty Kiểm toán Việt Nam 83

III.3 Phơng hớng phát triển kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại VACO

III.4 Một số kiến nghị hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công

Lời mở đầu

Đỉnh cao của sự phát triển đó chính là việc phát hiện ra các công nghệ mới, những ngành khoa học mới phục vụ nhu cầu cải tạo thế giới cũng nh nâng cao chất lợng cho mọi ngời bởi một lý do đơn giản các phát kiến mới này đều bắt nguồn từ những nhu cầu trong cuộc sống Ngành kiểm toán ra đời cũng không nằm ngoài quy luật này Trong nền kinh tế thị trờng diễn ra thờng xuyên, môi trờng cạnh tranh gay gắt, nhu cầu thông tin tài chính cũng nh chính xác hoá thông tin trở nên cấp bách hơn bao giờ hết, đòi hỏi lực lợng thứ 3, khách quan độc lập đứng ra bảo đảm, đó chính là kiểm toán Kiểm toán đến nh là một môn khoa học song nó xứng đáng là một môn khoa học với đối tợng nghiên cứu, phơng pháp nghiếnd cứu cụ thể

Vào những năm đầu thập kỷ 90, sự ra đời của các Công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam

và sự tham gia của các hãng kiểm toán hàng đầu trên Thế giới đã thúc đẩy sự phát triển của ngành Kiểm toán Việt Nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trờng, hoạt

động kiểm toán đã thực sự trở thành một nghề, một lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ độc lập Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, số ngời quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp đã mở rộng Cùng là sự quan tâm đến các thông tin tài chính và cùng là sự đòi hỏi phải đợc cung cấp những thông tin chính xác song mỗi ngời lại chú ý đến một khía cạnh không giống nhau Để đáp ứng tất cả các yêu cầu, kiểm toán đã

đợc chia nhỏ thành nhiều loại hình khác nhau Trong chuyên đề thực tập nnày, em chỉ xin đề cập đến một khía cạnh của hoạt động kiểm toán, đó là Kiểm toán Báo cáo tài chính của tổ chức Kiểm toán độc lập.

Kiểm toán Báo cáo tài chính là hoạt động chủ yếu của các tổ chức Kiểm toán độc lập Một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính bao gồm sự tổng hợp kết quả kiểm toán của các chu trình nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, trong đó chu trình mua hàng và thanh toán là một

bộ phận cấu thành nên Báo cáo tài chính, là một chu trình quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm vật chất Các tài khoản bị chi phối bởi chu trình mua hàng và thanh toán ảnh hởng rất lớn đến tính trung thực và hợp lý của các Báo cáo tài chính.

Nhận thức về tầm quan trọng của việc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty Kiểm toán Việt Nam, em đã chọn đề tài “Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán Việt Nam”

để đi sâu vào nghiên cứu, tìm tòi học tập

Nội dung của chuyên đề thực tập bao gồm phần cơ sở lý luận chung khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tiếp đó là những công việc mà thực tế các kiểm toán viên tại Công ty Kiểm toán Việt Nam đã thực hiện khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán và cuối cùng là những đánh giá nhận xét, các bài học kinh nghiệm cũng nh những kiến nghị cá nhân góp phần hoàn thiện phơng pháp luận và cách thức tiến hành quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.

Kết cấu của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm ba phần chính nh sau: Phần I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính.

Phần II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm toán Việt Nam

Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán của Công ty Kiểm toán Việt Nam.

động tài chính, bằng hệ thống phơng pháp kĩ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ, do những kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng đảm nhiệm dựa theo hệ thống pháp lý đang có hiệu lực (TLTK4,tr38).

Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): “ Kiểm toán là việc các Kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của mình về BCTC” Kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ , t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo hộ , đợc quản

lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán Do s độc lập trong hoạt

động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của họ trở nên rất cần thiết và khó có thể thay thế

đợc Mục đích trực tiếp của kiểm toán độc lập là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất, phát hiện tiềm năng, phát triển kinh doanh có hiệu quả

Việt Nam, theo qui chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân (NĐ số 07/CP ngày 21/9/1994 của Chính phủ ) ”Kiểm toán độc lập là việc kiểm tra và xác nhận của KTV chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán

độc lập về tính đúng đắn , hợp lý của các tài liệu ” Có thể khẳng định rằng…kiểm toán độc lập là chỗ dựa cho cơ quan Nhà nớc chứ không phải thay thế việc kiểm tra , kiểm soát của cơ quan Nhà nớc Và theo kinh nghiệm của nhiều

nớc trên thế giới, nếu kiểm toán độc lập phát triển đáng tin cậy sẽ góp phần giảm đáng kể vào bộ máy hành chính nhà nớc

Kiểm toán chính là sự xác nhận tính khách quan, tính chuẩn xác của các thông tin mà kế toán đã thu thập và xử lý Vì vậy ngời kiểm toán viên trớc hết phải là ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc

kế toán để lập nên các Báo cáo tài chính đó Chính vì vậy, trớc khi đi vào thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán nói riêng, cần phải hiểu bản chất của chu trình cũng nh công tác hạch toán kế toán hay các biện pháp kiểm soát nội bộ mà đơn vị thực hiện đối với các chức năng trong chu trình mua hàng và thanh toán

Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho ngời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn Vì vậy mà quá trình kinh doanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải chia BCTC thành các phần nhỏ Thông thờng có hai cách phân chia:

•Chia theo khoản mục (tài khoản) Ví dụ kiểm toán TK tiền, TK nợ phải trả,

TK doanh thu, TK phải thu

•Chia theo chu trình: các nghiệp vụ và tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán đồng thời VD kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình bán hàng và thu tiền

Cách chia thứ nhất tuy đon giản song không có hiệu quả Mặt khác , từ lâu mọi ngời sử dụng các thông tin từ BCTC đều mong mỏi nhận đợc các thông tin trung thực , hợp lý do KTV thờng tiếp cận kiểm toán theo chu trình bởi cách làm đó lôgíc hơn và tránh trùng lặp Với cách chia nh vậy, một chu kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình tiếp nhận và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền lơng và nhân sự, chu trình hàng tồn kho, chu trình bán hàng và thu tiền Các chu trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng không có

điểm bắt đầu hay điểm kết thúc Mối quan hệ này đợc thể hiện qua sơ đồ số 1 dới đây:

Sơ đồ số 1: Mối quan hệ giữa các chu trình nghiệp vụ kinh tế)

chu trình mua hàng và thanh toán

chu trình tiền lơng và nhân sự

Chu trình hàng tồn kho

Qua sơ đồ trên ta thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với các chu trình khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh bao gồm hai giai đoạn mua và bán Nh vậy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng”, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào

đều hết sức quan trọng Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh

Công việc của kiểm toán viên đối với quá trình mua hàng và thanh toán chính là kiểm tra xem doanh nghiệp thực hiện quá trình này đã hợp lý cha, có sai sót trọng yếu không và nếu có thể, đa ra các ý kiến t vấn cho khách hàng

• Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu kỳ này thờng bắt đầu bằng sự khởi xớng của một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm cần hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho quyền lợi nhận đợc (TLTK1,tr414)

Trong luận văn này em chỉ giới hạn ở việc mua hàng hoá và dịch vụ đầu vào phục vụ quá trình sản xuất ở các đơn vị sản xuất sản phẩm vật chất, không bao gồm quá trình cung ứng lao động hay quá trình tiếp nhận vốn

Kiểm toán BCTC nói chung hay kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng thực chất là việc kiểm tra, đánh giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối tài sản hay Báo cáo kết quả kinh doanh Chu kỳ mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên Bảng CĐTS nh các tài khoản

về tài sản, hàng tồn kho, tài khoản tiền, công nợ phải trả và nó cũng liên quan đến các tài khoản phí tổn trên Báo cáo KQKD Số lợng các tài khoản chịu ảnh hởng bởi chu kỳ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện tóm tắt qua sơ

đồ số 1.2 Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu kỳ mua hàng và thanh toán có hai loại: mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm Sơ đồ

số 2 chỉ minh họa cho trờng hợp thứ hai, tức mua chịu

Sơ đồ số 2: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán (TLTK1,tr414)

Tiền gửi ngân hàng Các khoản phải trả Nguyên liệu mua vào

Hàng trả lại và đợc

1 Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp : Thông thờng mỗi

doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng đảm bảo cung cấp đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn Ơ’những doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt

động tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung cấp hàng

2 Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ

phận kế hoạch sẽ lập Đơn kiến nghị mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có trách nhiệm ký duyệt Đơn kiến nghị mua hàng là một bản yêu cầu về khối l-ợng cũng nh chủng loại hàng hoá cần cung cấp, nó chỉ có giá trị khi đã có chữ

ký của Trởng phòng kế hoạch hay phòng tổ chức sản xuất Sau đó, Đơn kiến nghị này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng

3 Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào Đơn kiến nghị mua

hàng để xem xét, tìm kiếm các nhà cung cấp Về nguyên tắc, trớc khi quyết

định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu ít nhất là ba Đơn chào hàng của ba nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất

đối với đơn vị

4 Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét các đơn chào hàng, đơn vị

sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu, giảm giá, phơng thức thanh toán

5 Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là loại chứng từ trong đó ghi rõ loại

hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp định mua vào Tất cả các Đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của những ngời có thẩm quyền Thủ tục khảo sát trong trờng hợp này là kiểm tra các đơn đặt hàng xem có chữ ký của những ngời có thẩm quyền hay không Tất cả các đơn đặt mua phải đợc đánh số trớc và bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua Về mặt pháp lý thì Đơn đặt hàng đợc xem là một lời đề nghị chính thức mua hàng

6 Theo dõi việc đặt hàng: Bộ phận mua hàng vẫn phải tiếp tục theo dõi xem

các nhà cung cấp có tuân thủ đúng các điều kiện đã ghi trong Đơn đặt hàng hay không, chẳng hạn nh thời gian giao hàng, chất lợng hàng hoá, các mức chiết khấu đợc hởng

7 Giao nhận hàng: Khi tiếp nhận hàng tại kho, quá trình KSNB thích hợp

đòi hỏi phải có sự kiểm tra lô hàng về số lợng, chất lợng, mẫu mã, chủng loại theo Hoá đơn của ngời bán Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải có Phiếu nhập kho hay Báo cáo nhận hàng Đó là các chứng từ chứng minh hàng đã đ-

ợc nhập kho, chủ yếu theo dõi về mặt số lợng

8.Ghi nhận khoản nợ: Các hoá đơn và phiếu nhập kho sau khi đợc chuyển

lên phòng kế toán, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ Tuỳ vào mỗi loại hình tổ chức

DN mà chúng ta có thể sử dụng các loại sổ sau

∗ Sổ nhật ký mua hàng: là quyển sổ để kế toán theo dõi tất cả các nghiệp

vụ mua hàng hoá và dịch vụ theo trình tự thời gian

∗Sổ nhật ký chi tiền: dùng để ghi tổng các khoản tiền đã chi trong kỳ của

đơn vị, trong đó bao gồm cả tiền chi để trả cho ngời bán

∗Sổ chi tiết các khoản phải trả: Theo dõi các khoản tiền còn phải trả cho từng nhà cung cấp

∗Sổ cái các tài khoản: là quyển sổ tổng hợp, đợc lập vào cuối mỗi tháng, theo dõi tổng số tiền phát sinh của mỗi tài khoản

9 Thanh toán: Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ

phận tài vụ thực hiện Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc Quá trình kiểm soát quan trọng nhất đối với chức năng này là việc ký chi phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm Trớc khi ký chi phiếu phải xem kỹ lỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và phải có sự tách biệt giữa ngời ký chi phiếu với ngời chi tiền Các chi phiếu đều phải đợc đánh số thứ tự

từ trớc

Đó là toàn bộ 9 bớc công việc doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán Mỗi một chức năng trong chu kỳ sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán

I.2 nội dung kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán trong quá trình kiểm toán

BCTC

Mặc dù các chu ký nghiệp vụ kinh tế có mối quan hệ chặt chẽ với nhau song

đối với bất c một số d tài khoản nào đợc xét đến trong một chu kỳ đều có những đặc điểm riêng thuộc về bản chất do đó đòi hỏi có những mục tiêu kiểm toán đặc thù cần phải đợc thoả mãn.Chu trình mua hàng và thanh toán đợc coi

là một bộ phận cấu thành của BCTC và KTV cần xác định mục tiêu đặc thù

đối với chu trình này Có thể khái quát các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán

đối với chu trình mua hàng và thanh toán theo sơ đồ sau

sơ đồ số 3: triển khai mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Các Báo cáo tài chính

Chu trình mua hàng và thanh toán - Một bộ phận

cấu thành của Báo cáo tài chính

Xác nhận của Ban Quản trị về chu trình mua hàng

và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình

mua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình

mua hàng và thanh toán

I.2.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Văn bản chỉ đạo kiểm toán số 1 nêu rõ: “Mục tiêu của cuộc kiểm tra bình ờng các Báo cáo tài chính của kiểm toán viên độc lập là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà các Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính, các kết quả hoạt động và sự lu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán đợc thừa nhận” (TLTK1,tr106)

th-Xác nhận của Ban quản trị đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Xuất phát từ trách nhiệm của Ban quản trị là phải thiết lập, trình bày và công

bố các BCTC theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành Từ đó, căn cứ để xây dựng mục tiêu kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán Xác nhận của Ban quản trị là căn cứ có giá trị cho kiểm toán viên tiến hành kiểm toán

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu trình khác, chúng gồm 5 mục tiêu chung nh sau:

+Xác nhận về sự hiện hữu : Ban quản trị xác nhận các nghiệp vụ mua hàng

phản ánh trên sổ sách là thực sự xảy ra, số d tài khoản hàng tồn kho trên Bảng CĐTS phải thực sự tồn tại, nghĩa là phải có hàng hoá trong kho

+Xác nhận về tính đầy đủ: Tất cả các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đều phải

đợc ghi chép và trình bày trên Báo cáo tài chính Ban quản trị xác nhận không

có khoản nợ phải trả nào bị “để ngoài sổ”

+Xác nhận quyền sở hữu và nghĩa vụ : Đơn vị có quyền sở hữu với hàng hoá

mua về và có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp Ban quản trị cần xác nhận hàng hoá trong kho thực sự là của đơn vị và tơng ứng với nó, các khoản phải trả là nghĩa vụ của đơn vị đối với các nhà cung cấp

+Xác nhận về sự đánh giá và sự phân bổ: Đây là những xác nhận đề cập đến

việc các khoản phải trả có đợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc ghi sổ chính xác hay không Ban quản trị phải đảm bảo rằng các khoản phải trả thơng mại đợc ghi sổ thực sự là các khoản tiền mua hàng hoá còn nợ nhà cung cấp chứ không phải các khoản phải trả công nhân viên hay phải trả cho một đối t-ợng nào khác

+Xác nhận về sự trình bày: Ban quản trị xác nhận lợng hàng hoá mua vào và

các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đợc trình bày trung thực và đúng đắn trên các Báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành

Các mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Trách nhiệm của KTV trớc hết là xem xét những xác nhận của Ban Quản trị

về các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán trình bày ở trên có trung thực hay không Chính vì vậy, các mục tiêu kiểm toán đợc xây dựng đều

có mối liên hệ chặt chẽ với 5 loại xác nhận ở trên

Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập

đợc các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọng yếu trong chu trình mua hàng và thanh toán Để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm bằng chứng, mục tiêu kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán

đợc chia ra mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù

Mục tiêu kiểm toán chung : gồm hai loại là mục tiêu về tính hợp lý chung

và các mục tiêu khác Mục tiêu về tính hợp lý chung giúp KTV đánh giá xem các số d tài khoản đã hợp lý cha xét trên toàn bộ các thông tin mà kiểm toán viên có đợc về công việc kinh doanh của khách hàng

Mục tiêu kiểm toán chung khác: Bao gồm 6 mục tiêu về: tính hiện hữu, tính

đầy đủ, tính đúng kỳ, tính chính xác, tính đánh giá và tính trình bày Các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh toán xuất phát từ 6 mục tiêu chung nêu trên

+Tính có căn cứ hợp lý: Nghĩa là số tiền ghi trên Bảng CĐTS phải thực sự là số

tiền cần đợc ghi sổ

+ Tính đầy đủ:Tất cả số tiền phải ghi có thực sự đợc ghi sổ không Trái với

mục tiêu về tính hiện hữu quan tâm đến các nghiệp vụ có số tiền bị báo cáo thừa, tính đầy đủ đề cập đến trờng hợp số tiền bị quên ghi sổ Trong chu trình mua hàng và thanh toán mục tiêu này tập trung vào tài khoản nợ phải trả ngời bán KTV cần lu ý trờng hợp các khoản công nợ phải trả không đợc ghi sổ

Đối ứng với mục tiêu này là xác nhận về tính đầy đủ của Ban quản trị

+Quyền sở hữu : đối với hàng tồn kho, quyền sở hữu có thể gắn với sự tồn tại

nhng cũng có thể không trong trờng hợp hàng mua đang đi đờng Để đạt mục tiêu này, KTV cần kiểm tra các hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng Đồng thời quyền sở hữu gắn liền với nghĩa vụ nên song song với việc kiểm tra hàng tồn kho, kiểm toán viên cũng cần kiểm tra xem các khoản nợ phải trả có thực

sự là nghĩa vụ của doanh nghiệp hay không Mục tiêu này đối ứng với xác nhận của Ban quản trị về quyền sở hữu và nghĩa vụ

+Sự định giá: Tiền và tài sản của doanh nghiệp phải đợc tính toán đúng đắn trên hoá đơn và trên sổ sách kế toán Đối với mục tiêu này, kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng để xem các hàng hoá mua vào và các khoản công nợ

có đợc đánh giá đúng theo những chuẩn mực chung không, chính sách kế toán có phù hợp và nhất quán không Đây có thể là vấn đề trọng yếu, phức tạp

đòi hỏi nhiều đánh giá của KTV

+ Sự phân loại: Các nghiệp vụ phát sinh có đợc hạch toán vào đúng tài khoản

và các tài khoản đó có đợc trình bày đúng trên Báo cáo tài chính không Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản công nợ phải đảm bảo phân loại

rõ giữa nợ phải trả nhà cung cấp với nợ phải trả công nhân viên, phải trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào cũng cần đợc phân loại một cách đúng đắn với các tài khoản sản phẩm dở dang hay thành phẩm trong khoản mục hàng tồn kho Đây cũng là mục tiêu

đối ứng với xác nhận về sự đánh giá và sự phân bổ của Ban quản trị

+Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán hay

không, đặc biệt là các nghiệp vụ giáp ngày kết thúc niên độ Mục tiêu này đảm bảo tránh mọi hiện tợng báo cáo thừa hoặc báo cáo thiếu Trong chu trình mua hàng và thanh toán, thờng các khoản nợ phải trả thờng bị ghi sổ chậm so với

kỳ thực tế phát sinh

Mỗi cuộc kiểm toán BCTC dù ở quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung ở đây khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau

Sơ đồ Số 4: Bốn giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán

chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát chi tiết số d tài khoản của chu trình

mua hàng và thanh toán

Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng Công bố báo cáo

có thể đợc phát hiện và cuối cùng công tác kiểm toán có thể đợc hoàn thành một cách nhanh chóng Ngoài ra việc lập kế hoạch cho công tác kiểm toán cũng hỗ trợ cho việc phân công các cộng tác viên tham gia vào công tác kiểm toán và việc phối hợp công việc đợc thực hiện bởi các chuyên gia kiểm toán khác và các chuyên gia trong các lĩnh vực khác.” (ISA300 đoạn 4)

Quá trình lập kế hoạch kiểm toán có thể chia ra các công việc chính nh sau:

sơ đồ số 5: lập kế hoạch cuộc kiểm toán và thiết kế phơng pháp kiểm toán

Chuẩn bị kiểm toán Thu thập thông tin cơ sở

Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách

⇒ Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán

Nếu nh việc xác định mục tiêu kiểm toán là rất quan trọng thì lập kế hoạch kiểm toán là công việc cần thiết , không thể thiếu đợc hơn nữa quá trình chuẩn bị kiểm toán bao gồm tất cả các công việc mà KYV tiến hành để đi đến quyết định có nên thực hiện kiểm toán cho khách hàng không ?.Do đó , KTV

sẽ thực hiện một số công việc nh sau

• Tiếp cận khách hàng để quyết định xem có nên chấp nhận kiểm toán (đối với các khách hàng mới) hay tiếp tục kiểm toán (đối với khách hàng cũ) Trên thực tế, không phải bất cứ lời mời kiểm toán nào cũng đợc chấp nhận ngay mà còn phải căn cứ vào khả năng của công ty kiểm toán cũng nh các điều kiện của doanh nghiệp

•Đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán Kiểm toán viên cần tìm hiểu lý do doanh nghiệp mời kiểm toán vì điều đó ảnh hởng đến việc

đánh giá rủi ro kiểm toán Với mỗi lý do khác nhau sẽ tơng ứng với khối lợng ngời sử dụng kết quả kiểm toán khác nhau, và mức độ thu thập bằng chứng kiểm toán cũng sẽ khác nhau

•Bố trí nhóm kiểm toán Một nhóm kiểm toán thích hợp là điều kiện quan trọng để cuộc kiểm toán đạt hiệu quả cao Tuỳ quy mô cũng nh mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán, BGĐ sẽ bố trí số lợng kiểm toán viên cần thiết đảm bảo thoả mãn “Quá trình kiểm tra sẽ đợc thực hiện bởi một hoặc nhiều ngời đã

đợc đào tạo nghiệp vụ đầy đủ và thành thạo nh một kiểm toán viên”(TLTK1,tr150)

Việc tìm hiểu khách hàng ít hay nhiều tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp hay

đơn giản của đối tợng kiểm toán nhng cần phải xác định nội dung, thời gian kiểm toán

• Hợp đồng kinh tế là căn cứ pháp lý thoả thuận nội dung, yêu cầu các điều kiện thực thi kiểm toán

Nh vậy mục đích chủ yếu của th hẹn kiểm toán là nhằm giảm tối thiểu sự hiểu lầm giữa hai bên Khi Th hẹn kiểm toán đợc ký kết thì cuộc kiểm toán đ-

ợc coi nh chính thức bắt đầu

⇒ Thu thập thông tin cơ sở của khách hàng

Thông tin cơ sở là những hiểu biết khái quát về khách hàng nh công việc kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, các chính sách chủ yếu của công ty, các bên liên quan Còn thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng bao gồm các thông tin nh quyền phê chuẩn của HĐQT, các văn bản pháp quy, biên bản các cuộc họp quan trọng, các hợp đồng kính tế, các quy chế hoạt động Trong giai đoạn này KTV thu thập các thông tin khái quát về toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp Tuy nhiên, bên cạnh đó các thông tin liên quan đến từng chu trình cụ thể cũng sẽ đợc chú ý thu thập Các thông tin về khách hàng có thể đợc thu thập bằng nhiều cách Chẳng hạn đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng có thể thu thập đợc qua những cách sau:

• Qua việc thu thập kiến thức về ngành kinh doanh và công việc kinh doanh của khách hàng

Để có thể thu thập đợc những bằng chứng xác đáng, KTV cần phải có những kiến thức về lĩnh vực kinh doanh của khách hàng “Sự hiểu biết thấu

đáo về hoạt động kinh doanh của khách hàng cũng nh ngành nghề kinh doanh

mà khách hàng đang hoạt động sẽ giúp KTV phân biệt các sự kiện, nghiệp vụ, thực tiễn và xét đoán chính xác các thông tin tài chính”(IAG 4) Riêng đối với chu trình mua hàng và thanh toán, với những kiến thức về công việc kinh doanh của khách hàng, KTV có thể dễ dàng nhận biết đợc những chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích sản xuất

kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu t hay không.Mặt khác là điều kiện cần để KTV lập kế hoạch và tiến hành kiểm toán

• Qua thảo luận, phỏng vấn

Kểm toán viên thảo luận với các nhà quản lý doanh nghiệp và những ngời có trách nhiệm khác để thu thập thông tin Qua các cuộc thảo luận, kiểm toán viên sẽ thu thập đợc các thông tin nh các quy định hiện hành ảnh hởng gì đến quá trình mua hàng hay tình hình tài chính hiện tại có ảnh hởng gì đến việc thanh toán của đơn vị Những kiến thức đó sẽ giúp KTV nhận dạng việc nghiên cứu các trọng điểm đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

• Qua quan sát, tham quan

Ngoài ra KTV cũng có thể thu thập thông tin qua việc quan sát các hoạt

động sản xuất kinh doanh, tham quan nhà xởng, văn phòng làm việc Việc làm này giúp KTV tiếp cận với hệ thống kiểm soát nội bộ, có sự hình dung về quá trình sản xuất sản phẩm cũng nh phong cách kinh doanh của khách hàng

từ đó sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung Chẳng hạn qua thị sát, KTV

có thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù hợp với nhu cầu sản xuất hay đã lỗi thời; lợng hàng hoá còn tồn đọng trong kho là quá nhiều hay ngợc lại quá ít gây gián đoạn sản xuất; máy móc, trang thiết bị

có hiện đại hay không

Cách quan sát thực tế các hàng hoá vật chất đợc mua vào rất có ích cho KTV khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

• Qua phân tích sơ bộ

Với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng các thủ tục phân tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có thể phát hiện ra những biến động hoặc những thay đổi bất thờng, từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp

Theo IAG12, phơng pháp phân tích bao gồm việc so sánh thông tin tài chính năm nay với:

 Thông tin có thể so sánh đợc của năm trớc hoặc giữa các kỳ với nhau

 Những kết quả có thể biết trớc, chẳng hạn nh ngân sách và các dự đoán

 Thông tin trong ngành, tơng tự nh việc so sánh tỷ lệ giữa doanh số bán hàng và các khoản phải thu của doanh nghiệp với tỷ lệ trung bình trong ngành hoặc với các doanh nghiệp khác có quy mô tơng đơng trong cùng một ngành Phơng pháp phân tích cũng bao gồm việc nghiên cứu các mối quan hệ:

 Giữa các yếu tố của thông tin tài chính đã đợc cho là sẽ phù hợp với một mô hình đã dự kiến bằng kinh nghiệm của doanh nghiệp nh việc nghiên cứu các

Nh vậy, để có thể xây dựng đợc một kế hoạch kiểm toán, việc thu thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan trọng Thu thập thông tin về khách hàng không phải chỉ tiến hành trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán mà nó đợc thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán “Việc tìm tòi những thông tin cần thiết về hoạt động của đơn vị là một quá trình liên tục và tích lũy”(ISA310 đoạn 6).

⇒Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán

• Tính trọng yếu

Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên không thể tiến hành kiểm tra tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ mà chỉ có thể tiến hành kiểm tra những khoản mục mà kiểm toán viên cho là dễ có khả năng xảy ra sai sót Do đó trớc khi lập kế hoạch, “chuyên gia kiểm toán cần cân nhắc tới tính trọng yếu của một số thông tin và mối quan hệ của nó với rủi ro kiểm toán”(ISA320 đoạn

2). Mặt khác khái niệm trọng yếu đợc nêu trong IAG 25 nh sau:“Trọng yếu là khái niệm chỉ về tầm cỡ, bản chất các sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc là sẽ rút ra những kết luận sai lầm Khi lập kế hoạch và thực hành kiểm toán, kiểm toán viên phải dự kiến hợp lý việc tìm ra các sai phạm, hoặc đơn lẻ hoặc từng nhóm Đó

là những sai sót nghiêm trọng trong mối tơng quan với các thông tin tài chính

mà kiểm toán viên phải nhận xét và báo cáo.”(TLTK9)

- Mức độ trọng yếu là giá trị của các sai sót dự tính nếu có thì có thể sẽ gây

ảnh hởng tới tính sát thực của việc trình bày thông tin trên BCTC từ đó ảnh ởng đến quyết định của ngời sử dụng BCTC

h Tính trọng yếu là một khái niệm tơng đối : một quy mô sai số nhất định có thể là trọng yếu với khách hàng nhỏ song lại không trọng yếu với khách hàng lớn

- Cơ sở để đánh giá tính trọng yếu : cơ sở này càng cần thiết khi mà tính trọng yếu đợc coi là tơng đối Thu nhập thuần trớc thuế thờng là cơ sở quan trọng nhất để quyết định cái gì là trọng yếu ( đây là thông tin then chốt trên BCTC

• Rủi ro:

Theo IAG 25 “Rủi ro kiểm toán là những sai sót mà kiểm toán viên có thể mắc phải khi đa ra những nhận xét không xác đáng về các thông tin tài chính

và đó là các sai sót nghiêm trọng.” (TLTK9)

Ba bộ phận của rủi ro kiểm toán là:

Mô hình rủi ro kiểm toán Avin-Arens là:

♣ Rủi ro kiểm soát (CR): Là khả năng hệ thống KSNB của doanh nghiệp không phát hiện hoặc ngăn ngừa đợc gian lận hoặc sai sót

♣ Rủi ro phát hiện (DR) : Là rủi ro có sai sót trọng yếu trên BCTC mà KTV không phát hiện ra Để đánh giá (DR) cần xem xét : KTV dới góc độ: các bớc kiểm toán không thích hợp ; phát hiện song lại không nhận thức đợc nên kết luận sai ; hoàn toàn không phát hiện ra do có sự thông đồng

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên có thể nhận biết một số rủi ro qua các tín hiệu sau:

Sơ đồ số 6: tín hiệu các rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán

Điều kiện Các rủi ro có thể

Việc thanh toán dựa trên các bản sao hoá Thanh toán trùng cho hàng hoá mua vào

đơn chứ không phải các chứng từ gốc hoặc các thông tin trên hoá đơn gốc đã bị

Hoá đơn nhận đợc đứng tên cá nhân hoặc

những công ty khác.

Hàng đợc mua không vì mục đích sản xuất kinh doanh của công ty.

Hàng đợc mua từ một ít các hãng cung cấp

nhất định không phù hợp với nhu cầu của

đơn vị.

Có thể bộ phận cung ứng đã chấp nhận những điều kiện có lợi cho cá nhân, nh h- ởng các khoản hoa hồng

Thanh toán tiền cho Giám đốc Hàng hoá, dịch vụ mua từ Giám đốc theo

những điều khoản đặt ra chứ không theo những điều kiện giao dịch bình thờng.

Định kỳ không đối chiếu công nợ với các

Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kiểm toán bởi

đối với KTV, việc bảo đảm rằng các BCTC chính xác tuyệt đối là điều không thực tế Trọng yếu và rủi ro lại đặc biệt quan trọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế phơng pháp kiểm toán Giữa trọng yếu và rủi ro có một mối quan hệ ngợc chiều Nếu mức độ trọng yếu có thể chấp nhận đợc mà gia tăng thì rủi ro kiểm toán sẽ giảm đi và ngợc lại

⇒ Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát

Theo ISA400 đoạn 8, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách, thủ tục (kiểm soát nội bộ) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của những hoạt động trong khả năng có thể.” (TLTK11,tr101)

•Hiểu biết về môi tr ờng kiểm soá t Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ

những nhân tố ảnh hởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, kiểm toán viên căn

cứ vào các nhân tố chủ yếu sau:Quan điểm, phong cách điều hành của BGĐ; Cơ cấu tổ chức; chính sách nhân sự ; đặc biệt là KTNB

 Kiểm toán nội bộ: là một bộ phận của đơn vị đợc tổ chức để theo dõi tính hiệu quả của các thủ tục và chính sách quản lý của dơn vị Nếu kiểm toán nội bộ của đơn vị hoạt động hữu hiệu thì kiểm toán viên độc lập có thể dựa vào đó để giảm nhẹ công việc của mình

•Hiểu biết về hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ

cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, đây là một bộ phận quan trọng trong hệ thống KSNB Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm toán viên cần nghiên cứu về: Chính sách kế toán; hình thức kế toán

•Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là những quy định của

doanh nghiệp đã đợc Ban Quản trị xây dựng nhằm thoả mãn các mục tiêu kiểm soát Hiểu biết về thủ tục kiểm soát là một công việc quan trọng, ISA400

đoạn 20 có quy định: “chuyên gia kiểm toán phải có đợc hiểu biết đầy đủ về các thủ tục kiểm soát để xây dựng kế hoạch kiểm toán.” Các thủ tục kiểm soát

thờng đợc tạo lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên xem xét 5 khía cạnh cụ thể sau:

 Sự phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Kiểm toán viên cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không, chẳng hạn nh kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác Trong nội bộ phòng kế toán cũng cần có sự phân cách nhiệm vụ Sau đây là một số công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán phải do 2 ngời độc lập tiến hành.

Sơ đồ số 7 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán mua hàng -thanh toán

Lập đơn đặt hàng Ký duyệt đơn đặt hàng

Nhận hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến Đối chiếu hoá đơn mua hàng với phiếu

nhận hàng Ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán số tiền mua

hàng cần thanh toán Chuyển tiền (ký séc)

Trích tiền thanh toán đơn đặt hàng Nhận hàng từ nhà cung cấp

Trích tiền thanh toán séc cho nhà cung cấp Ký séc

 Phải ủy nhiệm cho ngời có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp Các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề Tuy nhiên KTV kiểm tra các nguyên tắc uỷ quyền của

đơn vị để tránh sự tuỳ tiện

 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ:KTV kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ sổ sách cần chú ý xem xét hệ thống tài khoản và quy trình hạch toán, các tài liệu hớng dẫn về thủ tục, thời hạn lập và luân chuyển chứng từ KTV nên kiểm tra theo sự vận động của luồng thông tin kế toán chứ không chỉ xem xét các chứng từ đơn lẻ Điều đó sẽ giúp đạt hai mục tiêu về tính đầy đủ và sự phân loại

 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách Đó là việc tìm hiểu các biện pháp kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách kế toán của doanh nghiệp Sổ sách, chứng từ cần đợc lu trữ tốt, đảm bảo nguyên tắc bảo mật, hạn chế tối đa sự tiếp xúc không cần thiết KTV có thể kiểm tra xem đơn vị có quy chế ra vào kho hàng không, quy chế việc tham khảo các tài liệu kế toán, các thông tin l trữ trong máy tính

 Kiểm soát độc lập việc thực hiện Xuất phát từ hạn chế của KSNB, các nhân viên có thể vô ý không tuân thủ các nguyên tắc đơn vị đã đề

ra hoặc thậm trí có thể có sự thông đồng giữa các nhân viên đảm nhiệm các phần hành khác nhau để tham ô tài sản nếu nh không có ai giám sát, kiểm tra

họ Việc kiểm tra thờng xuyên và liên tục của các kiểm soát viên độc lập là thủ

tục kiểm soát cuối cùng đảm bảo kiểm tra lại một cách thận trọng bốn thủ tục

đã nêu ở trên Khi kiểm toán, KTV cần tìm hiểu điều này

• Đánh giá KSNB là bớc quan trọng vì qua hệ thống KSNB, KTV sẽ thiết

kế đợc những thủ tục kiểm toán thích hợp , đánh giá đợc khối lợng và độ phức tạp của công việc kiểm toán để từ đó tính đợc kế hoạch , thời gian, đồng thời xác định trọng tâm của kiểm toán Việc đánh giá rủi ro kiểm toán cho các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện nh sau:

+ Nhận diện mục tiêu kiểm soát của chu trình mua hàng và thanh toán, xác định các loại sai phạm có thể xảy ra KTV dựa trên cơ sở các mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán để đánh giá các sai sót có thể xảy ra đối với từng loại nghiệp vụ trong chu trình

+ Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB Tiếp theo, diện những hạn chế của hệ thống nh sự vắng mặt của các quá trình KTV xem xét các chế độ và thể thức kiểm soát đóng góp vào việc hoàn thành từng mục tiêu KSNB, nhận kiểm soát thích đáng Qua đó KTV đánh giá tính hữu hiệu của KSNB đối với các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán + Đánh giá rủi ro kiểm soát Căn cứ vào các ớc đoán ở trên, KTV sẽ

đánh giá rủi ro kiểm soát cho các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán ở mức thấp, trung bình hay cao Khi nào KTV cho rằng KSNB yếu kém, không ngăn ngừa các sai phạm thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là cao Ngợc lại, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp hoặc trung bình nếu hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả

⇒ Khai triển kế hoạch kiểm toán toàn bộ và ch ơng trình kiểm toán

Có thể nói đây là bớc quan trọng trong cuộc kiểm toán sau khi đã có đợc những hiểu biết về khách hàng, đã xác định mức trọng yếu và rủi ro, kiểm toán viên sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch và chơng trình kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán

Mặt khác chơng trình kiểm toán là một tổng thể những hớng dẫn cho kiểm toán viên thực hiện công tác kiểm toán đồng thời nó cũng là một phơng tiện

để kiểm tra cuộc kiểm toán

Chơng trình kiểm toán tổng quát có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:

sơ đồsố 8: chơng trình kiểm toán Báo cáo tài chính

Có thể giảm thấp đợc mức rủi ro kiểm soát đã đánh giá qua thực tế

không ?

Không

Có Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm tuân thủ

Đánh giá lại rủi ro kiểm soát

Sử dụng các hiểu biết về KSNB để thiết kế các thử nghiệm cơ bản.

• Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong chu trình mua hàng và thanh toán

ISA300 đoạn 11 có hớng dẫn: “Trong quá trình xây dựng chơng trình kiểm toán, chuyên gia kiểm toán cần xem xét lịch trình dành cho phần kiểm tra độ tuân thủ các thủ tục kiểm soát.” Để kiểm tra “độ tuân thủ các thủ tục kiểm

soát”, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ

Thử nghiệm tuân thủ (hay còn gọi thử nghiệm kiểm soát) là loại thử nghiệm

để thu thập bằng chứng kiểm toán chứng minh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu Phạm vi của các thử nghiệm tuân thủ đợc giới hạn bởi sự

đánh giá những thủ tục kiểm soát mà KTV ngầm tin tởng vào Bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán sẽ đợc thu thập thông qua các thử nghiệm tuân thủ, cụ thể là qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu sau:

♣ Trắc nghiệm không có dấu vết: KTV quan sát, phỏng vấn những

ngời có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đợc áp dụng cho các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Chẳng hạn KTV kiểm tra các thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp từ việc lập đơn đặt hàng cho đến việc viết phiếu chi thanh toán tiền Các trắc nghiệm này giúp KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát và từ đó thiết kế các thử nghiệm tiếp theo

♣ Trắc nghiệm có dấu vết: đây là các trắc nghiệm đợc tiến hành để

kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các đơn đặt hàng, các chi phiếu, khảo sát các sai số hoặc sai quy tắc về tiền trên các sổ tổng hợp nhằm thu thập những bằng chứng về sự hữu hiệu của quy chế kiểm soát đã nói đến ở trên Kiểm toán viên kết hợp các biện pháp quan sát trực tiếp, kiểm tra đối chiếu để có đợc những bằng chứng đó

Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ tuỳ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát Khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá càng thấp thì các thử nghiệm tuân thủ phải thực hiện càng nhiều và các thử nghiệm cơ bản có thể đợc thu hẹp Ngợc lại, nếu rủi ro kiểm soát cao thì nh sơ đồ 1.5, các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và KTV tập trung vào các thử nghiệm cơ bản

• Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Thử nghiệm cơ bản là loại thử nghiệm đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ kiện do hệ thống kế toán xử lý. Đặc trng lớn nhất của các thử nghiệm cơ bản là việc tiến hành các thử nghiệm này đều dựa vào các số liệu, các thông tin trên BCTC và hệ thống

kế toán của đơn vị Căn cứ vào các bằng chứng thu đợc qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTVđánh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính là trắc nghiệm độ vững chãi trong trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d

 Trắc nghiệm độ vững chắc: KTV xem xét chứng từ gốc nh các đơn đặt

hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi để kiểm tra tính hợp lý

và hợp pháp của chúng nh có sự phê duyệt không, quy mô về số lợng hàng mua vào với số tiền cần thanh toán có cân bằng không KTV đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng, các biên bản kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ Từ đó KTV đa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán

 Trắc nghiệm phân tích: KTV tiến hành nghiên cứu mối quan giữa số

hàng hoá mua vào, số nợ phải trả các nhà cung cấp năm nay so với năm trớc,

so sánh số liệu thực tế với kế hoạch cung ứng, với các dự toán chi phí của đơn

vị hoặc so sánh với các đơn vị cùng ngành hay với chỉ tiêu bình quân ngành (phân tích ngang)

Trắc nghiệm trực tiếp số d KTV tiến hành kiểm tra số d các tài khoản

trong chu trình mua hàng và thanh toán theo trình tự ngợc với trình tự kế toán Nghĩa là từ các khoản mục hàng tồn kho, nợ phải trả trên bảng CĐTS KTV phân tích ra theo số d của từng tài khoản nh tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài khoản nợ phải trả ngời bán sau đó sẽ kiểm tra số phát sinh của mỗi tài khoản đó trên các sổ chi tiết và kết hợp với các phơng pháp kiểm toán chứng từ để đối chiếu với chứng từ gốc hoặc phơng pháp kiểm toán ngoài chứng từ để xác minh trên thực tế

Tóm lại, các trắc nghiệm trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp cho

KTV thu đợc các bằng chứng có độ tin cậy cao, các rủi ro kiểm toán đợc hạn chế đến mức tối đa song lại có một nhợc điểm là rất tốn công, rất mất thời gian và chi phí lớn

I.2.3 Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán

Trong quá trình kiểm toán, KTV luôn tìm cách giảm tối thiểu các kiểm tra chi tiết bằng cách dựa vào hệ thống KSNB của đơn vị Tuy nhiên, “khi dựa vào KSNB thì kiểm toán viên phải thấy hài lòng về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp đang áp dụng” (IAG6, đoạn 11). Để có đợc sự “hài lòng” đó “chuyên gia kiểm toán phải thu thập các bằng chứng qua các kiểm tra thủ tục kiểm soát để chứng minh cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát”(ISA400 đoạn 31), nghĩa là kiểm

toán viên phải thực hiện các thử nghiệm tuân thủ theo chơng trình kiểm toán

đã lập

Vì vậy trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, việc kiểm tra hệ thống KSNB đợc chia ra làm hai khía cạnh lớn là hệ thống KSNB với các nghiệp vụ mua hàng và KSNB với các nghiệp vụ thanh toán

♦ Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng

Một hệ thống KSNB đợc đánh giá là tốt, hoạt động có hiệu quả khi nó thỏa mãn 7 mục tiêu chung về KSNB Vì vậy việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ mua hàng có thể coi là việc kiểm tra sự thoả mãn các mục tiêu của KSNB Các mục tiêu đó là:

• Hàng hoá và dịch vụ mua vào có căn cứ hợp lý Điều đó có nghĩa là

KTV phải kiểm tra xem hàng hoá và dịch vụ mua vào đó có đúng là phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích tốt nhất của đơn vị hay không Muốn vậy, KTV chọn mẫu và kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của

các đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng Nếu hàng hoá, dịch vụ mua vào không có đơn kiến nghị hay đơn

đặt hàng không đợc phê chuẩn thì chứng tỏ số hàng đó không có căn cứ hợp lý

• Hàng hoá mua vào đều đ ợc ghi sổ đầy đủ Khi thực hiện một cuộc kiểm toán thì các sai sót và gian lận thờng gặp là tài sản bị khai tăng còn các khoản công nợ thì bị khai thiếu Vì vậy trong chu trình mua hàng và thanh toán việc không ghi sổ các nghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu các khoản nợ phải trả

là sai sót thờng thấy Để giảm mức rủi ro này, KTV kiểm tra xem các hoá đơn mua hàng, các báo cáo nhận hàng có đợc đánh số trớc và theo dõi hay không,

đối chiếu chứng từ gốc với sổ nhật ký mua hàng để đảm bảo rằng hàng hoá và dịch vụ mua vào đều đợc vào sổ

• Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đều đ ợc đánh giá đúng đắn Sự kiểm tra

của KTV về tính hiệu quả của các quá trình KSNB đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào là rất quan trọng Bởi vì việc ghi sổ các nghiệp vụ mua vào chính xác hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình đánh giá của rất nhiều tài khoản nh hàng tồn kho, công nợ, các khoản phí tổn Nếu KTVđa ra kết luận là có thể tin cậy vào hệ thống KSNB đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào thì mức độ kiểm soát chi tiết nhiều tài khoản trên Bảng cân đối tài sản sẽ đợc giảm nhẹ Các thử nghiệm tuân thủ thực hiện

ở đây là kiểm tra tính chính xác về mặt số liệu của các hoá đơn mua hàng kể cả những khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển

• Hàng hoá mua vào đ ợc phê chuẩn đúng đắn KTV thực hiện các trắc

nghiệm có dấu vết bằng cách xem bảng kê chi tiết, lựa chọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mức khác nhau và yêu cầu đơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xem chúng có đợc phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền theo

nh quy định của đơn vị hay không

• Hàng hoá mua vào đ ợc phân loại đúng đắn. KTV có thể phỏng vấn kế toán xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phân loại các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào hay không, so sánh sự phân loại hàng mua vào trên Sổ cái hoặc trên Bảng kê chi tiết hàng tồn kho với sơ đồ tài khoản của đơn vị để đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã đợc phân loại đúng

đắn

• Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đúng kỳ KTV kiểm tra xem đơn vị có

các quy định yêu cầu kế toán ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng ngay sau khi

nhận đợc hàng hoá và dịch vụ hay không? Thử nghiệm tuân thủ để kiểm tra mục tiêu này là tiến hành so sánh ngày của Báo cáo nhận hàng hay Phiếu nhập kho với Hóa đơn của ngời bán hoặc ngày ghi trên sổ Nhật ký mua vào.

• Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đúng đắn trên sổ chi tiết khoản phải trả,

sổ kho và chúng đ ợc tổng hợp đúng đắn trên sổ cái KTV có thể kiểm tra tính

chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số ghi trên sổ nhật ký, theo dõi quá trình chuyển sổ vào Sổ cái tổng hợp

♦ Kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán

Cơ sở lý luận của việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ chi tiền thanh toán cũng giống nh đối với các nghiệp vụ mua hàng ở trên, nghĩa là KTV cũng tiến hành quan sát, phỏng vấn, khảo sát các nghiệp vụ thanh toán

để đánh giá hệ thống KSNB dựa trên 7 mục tiêu chung Chỉ khác là kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm tuân thủ căn cứ vào Sổ nhật ký chi tiền với chứng từ gốc là Phiếu chi thay vì kiểm tra Sổ nhật ký mua hàng trên cơ sở Hoá

đơn của ngời bán

Tuy nhiên, khi kiểm toán, việc tiến hành các thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán không tách rời nhau mà chúng đợc thực hiện cùng một lúc Chẳng hạn khi chọn một một nghiệp vụ trên sổ nhật

ký mua hàng để kiểm tra thì các chứng từ nh Hoá đơn, Phiếu nhập kho, các Phiếu chi sẽ đợc kiểm tra cùng một lúc Tính lôgíc giữa các chứng từ sẽ làm tăng hiệu quả và giảm chi phí cuộc khảo sát, từ đó làm tăng tiến độ cuộc kiểm toán

Sau khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát một cách chính xác hơn Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế cũng nói rõ: “Tùy theo kết quả của việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát, chuyên gia kiểm toán phải xác định xem KSNB có đợc xây dựng và hoạt động phù hợp với đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát hay không Trớc khi rút ra kết luận, căn cứ trên kết quả kiểm tra, chuyên gia kiểm toán phải xác định xem đánh giá của mình

về mức độ rủi ro kiểm soát có đợc khẳng định lại hay không”(ISA400 đoạn 34,39). Mức độ rủi ro kiểm soát sau khi đã đợc đánh giá lại sẽ là cơ sở giúp KTV giới hạn phạm vi các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành trong giai đoạn tiếp theo

I.2.4 Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Các khảo sát chi tiết số d đợc thực hiện trên cơ sở mục tiêu kiểm toán chung

và mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh toán Phơng pháp luận để thực hiện các khảo sát chi tiết đối với mỗi tài khoản trong chu trình là nh nhau, đảm bảo thu thập đợc những bằng chứng thiết thực trớc khi

đa ra kết luận cuối cùng Trọng tâm của các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán là các thủ tục khảo sát chi tiết số d Các khoản phải trả, kết hợp với việc kiểm tra vật chất hàng tồn kho Các công việc chủ yếu nh sau:

Kiểm toán viên cần khẳng định các số d tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi tiết các khoản phải trả, chi phí liên quan đều hợp lý Trắc nghiệm

phân tích đợc thực hiện để chứng minh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

đợc thực hiện hợp lý là so sánh số d tài khoản với các năm trớc, tính các tỷ số mua vào trên các khoản phải trả xem có tơng đơng không, tỷ số các khoản phải trả trên tổng nợ ngắn hạn xem nó có chiếm một tỷ lệ lớn không

Các khoản phải trả trên Bảng CĐTS nhất trí với sổ cái và sổ chi tiết KTV

yêu cầu đơn vị cung cấp sổ chi tiết nợ phải trả, cộng tổng số nợ phải trả các nhà cung cấp trên Sổ chi tiết, đối chiếu với số trên Sổ cái, tiến hành đối chiếu Hoá đơn của từng ngời bán với các số liệu trên Sổ chi tiết, kiểm tra tên và số tiền phát sinh

Các khoản phải trả trên Bảng CĐTS có căn cứ hợp lý KTV gửi th xác nhận

đến các nhà cung cấp yêu cầu họ xác nhận các khoản nợ của khách hàng, chú

ý các khoản tiền lớn, các khoản bất thờng và khoản nợ các nhà cung cấp chủ yếu, các nhà cung cấp không cung cấp bảng kê hoá đơn hàng tháng và các bên hữu quan Tính có căn cứ hợp lý còn đợc kiểm tra bằng cách đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và bảng kê của ngời bán Tuy nhiên các thủ tục này ít đợc quan tâm bởi KTV thờng chú ý đến sự báo cáo thiếu các khoản phải trả hơn là sự báo cáo d

Các khoản phải trả đều đ ợc ghi sổ đầy đủ Đây là nội dung cơ bản nhất khi

tiến hành khảo sát chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán Các thử nghiệm cơ bản dùng để phát hiện Các khoản phải trả cha đợc ghi sổ là:

• Kiểm tra các chứng từ chứng minh đối với các khoản chi tiền mặt đầu kỳ

kế toán sau Trong thực tế hàng hoá mua vào cuối năm nay thờng đợc thanh toán vào đầu năm sau Chứng từ minh chứng đợc xem xét ở đây là các hoá đơn mua hàng, để xác định liệu các khoản thanh toán đó có phải là của các hoá

đơn mua hàng năm hiện hành hay không Mọi khoản thanh toán là của món

nợ hiện hành đều phải đối chiếu với danh sách các khoản phải trả để đảm bảo

là nó đã đợc ghi sổ chi tiết Các khoản phải trả

• Kiểm tra các chứng từ chứng minh của các hoá đơn cha thanh toán một vài tuần sau ngày kết thúc năm Tơng tự nh trên, KTV cần kiểm tra xem xét các hoá đơn mua hàng liên quan đến các khoản nợ cha thanh toán ở đầu năm sau

để xem chúng có phải là các khoản nợ trong năm hiện hành hay không

• Đối chiếu các phiếu nhập kho trớc ngày cuối năm với các hoá đơn của ngời bán liên quan Số tiền phát sinh từ các hàng hoá nhận đợc trớc ngày kết thúc niên độ, đợc minh chứng bằng phiếu nhập kho hoặc các báo cáo nhận hàng,

đều phải đợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả Bằng cách đối chiếu các báo cáo nhận hàng với các hoá đơn mua hàng ghi trên sổ chi tiết các khoản phải trả, KTV sẽ phát hiện các khoản nợ cha đợc ghi sổ

• Đối chiếu bảng kê của ngời bán có số d nợ với danh sách các khoản phải trả Định kỳ, ngời bán thờng gửi cho doanh nghiệp một bảng kê các nghiệp vụ mua bán hàng hoá đã phát sinh giữa hai bên trong suốt kỳ kế toán KTV đối chiếu với sổ chi tiết Các khoản phải trả của khách hàng để tìm ra những khoản

nợ cha đợc ghi sổ

• Kiểm tra hàng mua đang đi đờng Trong trờng hợp đơn vị có nhập khẩu hàng hóa, nếu sử dụng phơng thức nhập khẩu theo giá FOB (giao hàng tại cửa khẩu bên bán) thì khi đến ngày lập bảng CĐKT mà hàng vẫn đang đi trên đ-ờng, cha nhập kho của đơn vị, nó vẫn phải đợc tính vào tài sản của đơn vị và

số tiền phải trả cho lô hàng phải đợc ghi nhận là một khoản nợ Khi kiểm toán, KTV cần xem xét các hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng để tìm hiểu ph-

ơng thức mua hàng của đơn vị, phát hiện các trờng hợp ghi thiếu Các khoản phải trả

Các khoản phải trả đ ợc phân loại đúng đắn KTV xem xét các phiếu nợ

hoặc các khoản nợ chịu lãi, các khoản vay dài hạn xem có sự nhầm lẫn với Các khoản phải trả nhà cung cấp không KTV cũng cần kiểm tra các khoản phải trả có số d nợ thí dụ nh trả thừa tiền cho ngời bán, ứng trớc tiền cho ngời bán, trả lại hàng cho ngời bán sau khi đã thanh toán tiền Những trờng hợp này phải đợc chuyển sang các khoản phải thu trên Bảng CĐTS

Các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán đều đ ợc vào sổ đúng

kỳ Đây cũng là một sai sót thờng thấy, KTV có thể phát hiện các loại sai sót

này qua việc thực hiện các thủ tục sau:

• Chọn 10 nghiệp vụ mua hàng cuối cùng từ sổ nhật ký mua hàng của năm hiện hành và 10 nghiệp vụ đầu tiên từ sổ nhật ký mua hàng của năm sau, đối chiếu từng nghiệp vụ với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, vận đơn để kiểm tra ngày thực tế giao hàng và việc ghi sổ chính xác.

• Kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản phải trả liên kết với sự quan sát vật chất về hàng tồn kho Sự phân kỳ của nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với việc khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số d hàng tồn kho Khi quan sát kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm khoá sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại số liệu của các Phiếu nhập cuối cùng, chúng sẽ đợc đối chiếu tơng ứng với các Hoá đơn của ngời bán:

- Các Hoá đơn tơng ứng với các Phiếu nhập trớc phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ

- Ngợc lại, các Hoá đơn tơng ứng với các Phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không đợc tính vào Các khoản phải trả cuối kỳ

Trong thực tế có những cuộc kiểm kê không đợc thực hiện vào ngày cuối năm KTV phải kiểm tra xem các khoản hàng tồn kho nhận đợc sau ngày kiểm kê vật chất nhng trớc ngày lập Bảng CĐTS có đợc khách hàng tính vào tài khoản Hàng tồn kho và Các khoản phải trả không

• Kiểm tra các khoản hàng mua phải trả lại sau ngày lập Bảng CĐTS xem có khoản nào phải đa vào kỳ hiện hành hay không

Sau khi đã hoàn thành toàn bộ các thử nghiệm và trắc nghiệm cho kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần tổng hợp kết quả thu đợc từ các thử nghiệm đã thực hiện Đây là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán

I.2.5 Đánh giá kết quả và lập báo cáo kiểm toán:

Sau khi hoàn thành các công việc kiểm toán tại các bộ phận riêng lẻ, KTV chuẩn bị lạp báo cáo kế toán các BCTC Để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp, thông thờng KTV sẽ không lập ngay báo cáo mà phải tiến hành các công việc sau:

I.2.5.1 Xem xét các khoản công nợ ngoài dự kiến:

Trong thực tế, có những sự kiện phát sinh trong năm có thể dẫn đến một khoản công nợ cho đến thời điểm khoá sổ vẫn cha thể xác định đợc liệu có

chắc chắn xảy ra không và số tiền là bao nhiêu Đó là các khoản công nợ ngoài dự kiến Theo các Chuẩn mực kế toán thì nếu các khoản công nợ này

ảnh hởng trọng yếu đến BCTC thì chúng phải đợc khai báo trên các BCTC dới dạng chú thích

Chính vì vậy KTV cần tiến hành các thủ tục kiểm toán để tìm kiếm các khoản công nợ ngoài dự kiến trọng yếu của đơn vị Các thủ tục kiểm toán có thể là trao đổi với ngời quản lý đơn vị về khả năng có các khoản công nợ ngoài dự kiến cha đợc khai báo hoặc gửi th yêu cầu xác nhận, xem xét các hợp

đồng, biên bản họp HĐQT quan trọng

I.2.5.2 Soát xét các sự kiện sau ngày lập Báo cáo tài chính

Phần lớn các công việc quan trọng của một cuộc kiểm toán đợc tiến hành sau ngày kết thúc niên độ Riêng từ ngày kết thúc niên độ cho đến khi hoàn thành BCKT, có thể xẩy ra những sự kiện có ảnh hởng đến việc khai báo hoặc đánh giá trên BCTC Do đó, KTV có trách nhiệm xem xét các sự kiện xẩy ra trong thời gian này Các sự kiện xảy ra sau ngày kết toán đợc đề cập đến trong Chuẩn mực Kế toán Quốc tế 10 bao gồm:

• Những sự kiện cung cấp thêm bằng chứng cho các tình huống đã hiện hữu tại ngày kết toán

• Những sự kiện cung cấp các dấu hiệu cho các tình huống phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán

Vì vậy, theo Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế, khái niệm “sự kiện sau ngày lập Báo cáo” trong kiểm toán bao gồm các nghiệp vụ phát sinh hay các sự kiện xảy ra trong khoảng thời gian:

∗ Các sự kiện phát sinh cho đến ngày lập Báo cáo kiểm toán

∗ Sau ngày ký Báo cáo kiểm toán nhng trớc ngày phát hành BCTC

∗ Các sự kiện đợc phát hiện sau ngày phát hành Báo cáo tài chính

Có hai sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, đợc quan tâm bởi ngời quản

lý đơn vị và KTV là:

 Các sự kiện có ảnh hởng trực tiếp đến BCTC đòi hỏi phải điều chỉnh lại BCTC Những sự kiện hay nghiệp vụ này cung cấp những bằng chứng bổ sung

về các sự việc xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, và chúng ảnh hởng trực tiếp

đến các đánh giá trong quá trình BCTC Các chuẩn mực kế toán thờng yêu cầu

điều chỉnh các BCTC tuỳ theo sự đánh giá về ảnh hởng của các bằng chứng

này mà không nêu ra nh dạng một chú thích kèm theo BCTC Ví dụ: Điều chỉnh khoản dự phòng khó đòi khi có một khách hàng bị phá sản (Do làm ăn thua lỗ) sau ngày 31 tháng 12 của năm kiểm toán.

 Các sự kiện không ảnh hởng trực tiếp đến BCTC nhng cần phải công khai

Đó là các sự kiện không ảnh hởng một cách rõ ràng đến BCTC song sự xuất hiện của chúng rất có ý nghĩa và cần phải đợc khai báo trên BCTC, chẳng hạn

sự phá sản của một nhà cung cấp quan trọng, xảy ra các vụ hỏa hoạn làm thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản của đơn vị Khi phát hiện thấy có các dấu hiệu này, KTV yêu cầu đơn vị công khai cho những ngời quan tâm biết

I.2.5.3 Đánh giá kết quả

Một công viêc quan trọng không kém trớc khi tiến hành lập BCTC là KTV phải đánh giá tổng quát về các kết quả thu thập đợc nhằm soát xét lại toàn bộ quá trình kiểm toán cụ thể, ở đây là chu trình mua hàng và thanh toán Chuẩn mực ISA 400 quy định: “ KTV phải soát xét và đánh giá những kết luận rút…

ra từ các bằng chứng thu thập đợc và vận dụng những kết luận này để làm căn

cứ cho ý kiến của mình về BCTC của đơn vị đợc kiểm toán ” Do đó để đạt…

đợc mục đích này thông thờng KTV tiến hành các thủ tục sau:

- áp dụng thủ tục phân tích để đánh giá tính đồng bộ và sát thực của các thông tin thu đợc đối với từng phần trên BCTC

- Đánh giá sự đầy đủ của bằng chứng nhằm xem xét liệu bằng chứng thu thập đợc đã đầy đủ cho việc ra quyết định của KTV hay cha

- Đánh giá tổng hợp các sai sót phát hiện đợc nhằm nhận biết đợc tổng mức sai sót của tất cả các khoản mục trên BCTC phục vụ cho mục đích đa ra ý kiến

- Rà soát lại hồ sơ kiểm toán để đánh giá công việc của KTV

- Yêu cầu đơn vị cung cấp th giải trình của các nhà quản lý dể giải quyết những thiếu sót và tồn tại cảu đơn vị và mục đích ra quyết định

- Kiểm tra lại khai báo trên BCTC xem có đúng đắn và tuân theo đúng chuẩn mục ké toán quy định hay cha

- Xem xét các thông tin khác trong báo cáo của đơn vị để phát hiện những bất hợp lý trong báo cáo này và các quy định tài chính hiện hành

I.2.5.4 Báo cáo kiểm toán

Cuối cùng, kiểm toán viên sẽ lập và phát hành Báo cáo kiểm toán, trình bày các ý kiến của mình về các BCTC đã đợc kiểm toán Tuỳ thuộc vào kết quả của từng cuộc kiểm toán cụ thể, các Báo cáo kiểm toán sẽ trình bày các nội dung khác nhau Nhng nói chung về hình thức các báo cáo bao gồm các phần sau:

- Tiêu đề: Thờng hay dùng là: “Báo cáo của KTV” hay “Báo cáo kiểm toán”

để chỉ rõ đay là loại báo cáo KTV lập khi kết thúc một cuộc kiểm toán

- Địa chỉ: Báo cáo phải ghi địa chỉ phù hợp với yêu cầu của th cam kết hay hợp đồng kiểm toán

- Phạm vi kiểm toán: Nêu rõ các BCTC đợc kiểm toán và chuẩn mực kiểm toán, đợc áp dụng trong cuộc kiểm toán

- Chữ ký KTV: Thông thờng chủ phần hùn kiểm toán và KTV chính thực hiện sẽ ký tên dể đảm bảo trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp

- Địa chỉ KTV thờng là thành phố nơi đặt văn phòng của Công ty kiểm toán

- Ngày ký BCKT: Thờng ngày ký BCKT đợc lấy là ngày cuối cùng của giai

đoạn thực hiện kiểm toán

Các loại hình báo cáo (4 loại)

 Báo cáo chấp nhận toàn bộ: đợc phát hành khi toàn bộ thông tin trên BCTC đợc trình bày trung thực và hợp lý

 Báo cáo chấp nhận từng phần: là loại báo cáo đợc phát hành khi kiểm toán viên bị giới hạn phạm vi kiểm toán của mình về một phần hành nào đó  Báo cáo không chấp nhận: sử dụng khi kiểm toán viên tin rằng BCTC bị sai lệch nghiêm trọng, không phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty

 Báo cáo từ chối nhận xét: đợc sử dụng khi kiểm toán viên tin rằng BCTCkhông tự thỏa mãn tính trung thực và hợp lý

Song song với việc phát hành Báo cáo kiểm toán, Hãng kiểm toán còn gửi Th quản lý cho khách hàng trong đó trình bày các ý kiến nhận xét của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của BCTC, những ý kiến t vấn của kiểm toán viên về việc khắc phục những điểm còn tồn tại trong hệ thống KSNB cũng nh

tổ chức kế toán ở Công ty khách hàng

Phần Ii

Thực hiện kiểm toán trình mua hàng

và thanh toán trong quá trình kiểm toán BCTC của công ty kiểm toán Việt Nam

II.1 Giới thiệu về VACO

Giới thiệu công ty kiểm toán Việt Nam

Công ty kiểm toán Việt Nam, tên giao dịch Quốc tế Việt Nam Auditing Company - VACO là công ty kiểm toán độc lập hàng đầu của Việt Nam hiện nay Công ty đợc thành lập ngày 13/5/1991 theo Giấy phép số 975/PPLT do Thủ tớng Võ Văn Kiệt ký và Quyết định số 165TC/QĐ-TCCB của Bộ trởng Bộ Tài chính Ngày 21/9/1991 Công ty chính thức đi vào hoạt động và đến nay sau 8 năm phát triển, VACO đã có đợc những kết quả hết sức khả quan

Ngay từ những năm đầu hoạt động , xác định đợc kiểm toán là chuyên ngàng non trẻ tại Việt nam VACO đã hợp tác với các Hãng Deloitte Touche Tohmatsu (DTT), Anthur Andersen (A.A), Price Waterhouse (P.W), KPMG

là những công ty kiểm toán lớn nhất trên Thế giới để cùng tham gia kiểm toán, cùng trao đổi và học hỏi kinh nghiệm kiểm toán Quốc tế

Tháng 4/1994, VACO đã thành lập Công ty liên doanh với Deloitte Touche Tohmatsu International, VACO - DTTI, là liên doanh kiểm toán đầu tiên ở Việt Nam, đánh dấu một bớc phát triển mới không chỉ của VACO mà là của cả ngành kiểm toán Liên doanh VACO - DTT đợc thành lập với ý tởng kết hợp sức mạnh giữa nội lực trong nớc với các kĩ thuật tiên tiến của Thế giới.Sau gần

ba năm hoạt động liên doanh đội ngũ nhân viên nghiệp vụ của VACO đã trởng thành nhiều và đợc đào tạo đặc biệt có hệ thồng

Liên doanh dự định hoạt động trong 10 năm, DTT sẽ cùng với VACO cung cấp dịch vụ kiểm toán Quốc tế cho các công ty có vốn đầu t nớc ngoài để chuyển giao công nghệ kiểm toán đồng thời đào tạo bồi dỡng nhân viên Việt Nam Nhng chỉ sau 4 năm hoạt động, ngày 1/10/1997 Hội đồng quản trị đã chuyển giao 100% quyền quản lý, điều hành của liên doanh cho bên Việt Nam bằng cách chuyển nhợng vốn của bên nớc ngoài cho bên Việt Nam là VACO,

đồng thời công nhận một bộ phận của VACO (Phòng dịch vụ) là thành viên của Deloitte Touche Tohmatsu Năm 1997 đến năm 2000 VACO liên tục mở rộng hoạt động , phát triển các thị trờng cũng nh việc mở vùng khách hàng

đó là hệ thồng Ngân hàng

Việc trở thành một Hãng thành viên của DTT đã mở ra một thời kỳ phát triển vợt bậc về chuyên môn nghề nghiệp, có thể so sánh với các Hãng kiểm toán lớn trên Thế giới Từ đây VACO đợc hởng nhiều quyền lợi nh đợc cung cấp thông tin chuyên ngành, đợc hỗ trợ trong việc phát triển kỹ thuật nghiệp vụ, đ-

ợc sử dụng danh tiếng của DTT để tham gia đấu thầu các dự án Quốc tế, tham gia các chơng trình đào tạo hàng năm của Hãng, đợc bảo hiểm từ DTT

So với ngày đầu thành lập thì hiện nay VACO có những phát triển vợt bậc:

Phòng nghiệp

vụ II

Phòng nghiệp vụ III

Phòng nghiệp vụ iv

phòng

t vấn

phòng kiểm toán xdcb

phòng

đào tạo và PTKD

phòng hành chính tổng hợp

Trừ phòng hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm về kế toán và quản lý nhân

sự của công ty, còn các phòng ban khác đều thực hiện dịch vụ kiểm toán và

các dịch vụ khác liên quan đến kế toán , kiểm toán cho khách hàng có nhu

cầu

+ Phòng NV1 : Làm nhiệm vụ kiểm toán, chủ yếu kiểm toán DNNN Ngoài ra

khách hầng còn là các DN liên doanh , DN có vốn đầu t nớc ngoài Tơng tự

phòng NV2, 3 , 4 làm nhiệm vụ kiểm toán các DNNN;tổng công ty trong

n-ớc ; dự án quốc tế của ODA , ADB…

KTT Trịnh Thị Hồng

+ Phòng kiểm toán XDCB: Chuyên kiểm toán cho các đơn vị xây dựng cơ bản+ Phòng đào tạo : -Chuyên ký kết các hợp đồng kiểm toán chung giữa VACO

và một công ty khác

-Thực hiện chiến lợc lấy khách hàng quốc tế

- Phục vụ khách hàng là tổ chức phi chính phủ quốc tế

- Xây dựng và điều phối các khoá đào tạo

+ Phòng t vấn : Chuyên t vấn cho các khách hàng về thuế , kế toán và phần mềm kế toán

+ Phòng thông tin: Nơi lu giữ và cung cấp thông tin cho nhân viên VACO và khách hàng

∗ Trong đó 60 (40%) ngời đã đợc đào tạo ở nớc ngoài

∗ 50 ngời (34%) có 5 năm kinh nghiệm

∗ 25 ngời (17%) có 2 bằng đại học trở lên

∗ 90 ngời (60%) sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong công việc

∗ 135 ngời (90%) sử dụng thành thạo máy vi tính trong công việc

 Các khách hàng chủ yếu

* DNNN: Hầu hết các Tổng công ty lớn ở Việt Nam đều là khách hàng của VACO nh TCT Điện lực, TCT Hàng không Dân dụng, dầu khí,