- Thông tin về chi phí thực hiện hợp ñồng: tổng số cước phí, các chi phí phát sinh, số tiền thu của người nhận, khoảng cách tính cước, bậc cước...; - Các thủ tục thương vụ thực hiện nếu
Trang 1- Thông tin về chi phí thực hiện hợp ñồng: tổng số cước phí, các chi phí phát sinh,
số tiền thu của người nhận, khoảng cách tính cước, bậc cước ;
- Các thủ tục thương vụ thực hiện (nếu có): tác nghiệp chuyển tải sang toa, thay ñổi chuyên chở ;
- Các thỏa thuận khác: dụng cụ vận tải kèm theo, niêm phong kẹp chì ;
Lưu thông hóa ñơn gửi hàng hóa như sau:
- Liên 1: lưu tại ga lập chứng từ ñể làm kế toán thu và nộp kiểm thu cấp trên;
- Liên 2: giao người gửi hàng;
- Liên 3: lưu tại ga ñến ñể làm báo cáo hàng ñến và gửi kiểm thu cấp trên;
- Liên 4: ñường sắt gửi cùng các giấy tờ khác kèm theo toa xe chở hàng và giao cho người nhận hàng sau khi người nhận hàng ñã thanh toán ñầy ñủ các khoản cước phí vận tải và chi phí phát sinh khác
III.2.3.2 Giấy tờ gửi kèm theo hóa ñơn gửi hàng hóa: cùng với hóa ñơn gửi hàng hóa,
lô hàng cần một số loại giấy tờ khác ñể chứng minh trong quá trình vận chuyển
1 Các giấy tờ kèm theo bao gồm:
- Giấy tờ chứng minh tính chất của bản thân hàng hóa: chứng nhận ñộc tính, xác nhận tính chất hóa lý ;
- Giấy tờ cho phép lưu hành hàng hóa: giấy chứng nhận kiểm dịch hàng hóa, giấy
tờ xuất nhập khẩu hàng hóa, giấy tờ cho phép chuyên chở hàng hóa ;
- Các giấy tờ khác như giấy xác nhận trọng lượng của hàng hóa
2 Nguyên tắc chung ñối với giấy tờ kèm theo hóa ñơn gửi hàng hóa:
- Người thuê vận tải có trách nhiệm giao cho ñường sắt tại ga gửi hàng ñầy ñủ những bản sao hợp pháp giấy tờ liên quan ñến hàng hóa cần phải có Người thuê vận tải phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những hậu quả xẩy ra vì lý do ñộ chính xác và ñầy ñủ của những giấy tờ này;
- ðường sắt có trách nhiệm giữ gìn ñầy ñủ các giấy tờ kèm theo hóa ñơn gửi hàng trong suốt quá trình vận tải và giao cho người nhận hàng Nếu ñường sắt làm mất hoặc hư hỏng giấy tờ thì phải lập biên bản gửi kèm theo toa xe hàng;
- Việc làm mất, hư hỏng, thiếu các giấy tờ hoặc nội dung giấy tờ không chính xác gây thiệt hại, chậm trễ trong quá trình vận chuyển do bên nào gây ra thì bên ñó phải bồi thường cho bên còn lại và chịu trách nhiệm trước pháp luật
III.2.4 Tác nghiệp ñăng ký vào sổ hàng ñi và lập báo cáo hàng ñi: ñược thực hiện tại
phòng hóa vận của ga Tác nghiệp này có ý nghĩa quan trọng ñể thống kê thực hiện vận chuyển hàng hóa, ñối chứng, truy tìm hàng hóa khi cần thiết, ñồng thời cũng là những số liệu báo cáo nhanh phục vụ cho việc ñiều hành quản lý của lãnh ñạo cấp trên
III.2.4.1 Sổ hàng ñi: ñược làm theo mẫu quy ñịnh thống nhất trên tất cả các ga, do nhân
viên hóa vận ghi và bảo quản tại phòng hóa vận
Sổ hàng ñi gồm 25 cột mục, bao gồm các nội dung sau:
- Số thứ tự của lô hàng trong sổ;
- Thông số của lô hàng: họ tên, ñịa chỉ người thuê vận tải và người nhận hàng, ga ñến, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng hàng hóa (do người thuê vận tải khai và ñường sắt xác nhận);
- Thông số của toa xe xếp hàng: số hiệu toa xe, số trục, tự trọng và trọng tải thành, các dụng cụ gửi kèm theo toa xe;
- Thông tin nhận hàng: thời gian ñưa hàng ñến ga, ñịa ñiểm xếp hàng;
Trang 2- Thụng tin xếp hàng: thời ủiểm ủưa toa ủến nơi xếp hàng (giờ bỏo tin, giờ ủến theo quy ủịnh và thực tế), thời gian xếp toa (giờ bắt ủầu, kết thỳc, số giờ ủọng xe);
- Thụng tin gửi hàng: số hiệu húa ủơn gửi hàng húa, ngày thỏng, ủoàn tầu gửi hàng;
- Cỏc ghi chỳ khỏc
III.2.4.2 Bỏo cỏo hàng ủi: do nhõn viờn húa vận ở ga lập sau một khoảng thời gian quy
ủịnh (tuần hoặc thỏng), cú xỏc nhận của trưởng ga trước khi gửi lờn cấp trờn quản lý ga, mục ủớch ủể theo dừi quản lý tài chớnh của việc thực hiện kế hoạch vận chuyển hàng húa Bỏo cỏo hàng ủi gồm 2 phần:
1 Phần do ga ghi: gồm 8 cột mục, cụ thể:
- Thụng tin về lụ hàng: ngày gửi, số hiệu húa ủơn gửi hàng, ga ủến;
- Thụng tin tài chớnh: số tiền ga ủi phải thu (của nội bộ ủường sắt và của cơ quan ngoài);
- Ghi chỳ khỏc
2 Phần do phũng kiểm thu phõn tớch: gồm 12 cột mục:
- Thụng tin tài chớnh: thiếu, thừa tiền, cộng, cước;
- Phõn khai tạp phớ: ủọng kho bói, xếp dỡ, cẩu, dồn, ủọng xe, phạt thay ủổi chuyờn chở, thuờ ỏp tải, thủ tục phớ
III.2.5 Thời ủiểm ủường sắt chớnh thức nhận chở hàng: ủõy là mốc thời ủiểm quan
trọng, ủỏnh dấu thời ủiểm ủường sắt chớnh thức chịu trỏch nhiệm vận chuyển lụ hàng theo ủỳng hợp ủồng vận tải và là căn cứ ủể tớnh kỳ hạn chuyờn chở
Thời ủiểm ủường sắt chớnh thức nhận chở là khi chủ hàng xếp hàng lờn toa xe, hoàn tất cỏc thủ tục chuyờn chở và ủường sắt giao cho người thuờ vận tải liờn 2 của húa ủơn gửi hàng húa
Toàn bộ quỏ trỡnh tỏc nghiệp hàng húa-thương vụ ở nơi gửi cú thể túm tắt như sau:
1 Kiểm tra tờ khai hỳa ủơn gửi hàng Giao tiếp
2 Mang hàng ủến ủịa ủiểm xếp xe Người thuê vận tải
3 Kiểm tra kế hoạch xếp xe Nhân viên hóa vận
4 Kiểm tra, nhận hàng Nhân viên hóa vận
6 Tính cước và tạp phí Nhân viên hóa vận
7 Thu tiền và giao giấy tờ cho chủ gửi Nhân viên hóa vận
8 Lập húa ủơn gửi hàng hỳa Nhân viên hóa vận
9 Chuẩn bị hàng hóa xếp xe Đôn đốc xếp dỡ
10 Phổ biến phương án xếp xe Đôn đốc xếp dỡ
11 Dồn xe vào địa điểm xếp dỡ Tổ dồn
12 Kiểm tra toa xe xếp hàng Đôn đốc xếp dỡ
Trang 318 Lấy xe Tỉ dån Tđit/n
Cộng
III.3 TÁC NGHIỆP HÀNG HĨA - THƯƠNG VỤ TRÊN ðƯỜNG VẬN CHUYỂN:
Sau khi đã làm tác nghiệp với lơ hàng ở ga gửi, cĩ thể phát sinh một số tác nghiệp hàng hĩa - thương vụ do yêu cầu của người thuê vận tải, người nhận hàng hoặc từ chính ngành đường sắt Những tác nghiệp đĩ gọi chung là tác nghiệp hàng hĩa-thương vụ trên đường vận chuyển Cĩ rất nhiều tác nghiệp nằm trong nội dung này và được quy định cụ thể trong Luật đường sắt và QðVVVTHHTðSQG Việt nam, nhưng tác nghiệp chính thường gặp là:
III.3.1 Hủy bỏ chuyên chở:
III.3.1.1 Khái niệm: hủy bỏ chuyên chở là tác nghiệp phát sinh khi người thuê vận tải
yêu cầu hủy bỏ chuyên chở hàng, kể cả khi người thuê vận tải đã giao hàng cho đường sắt, hàng đã xếp lên toa nhưng chưa nối vào đồn tầu xuất phát ở ga gửi
ðiều kiện để thực hiện tác nghiệp: hàng hĩa chưa được xếp vào đồn tầu xuất
phát ở ga gửi
III.3.1.2 Nội dung tác nghiệp:
1 Khi đường sắt chưa chính thức nhận chở: người thuê vận tải cĩ giấy yêu cầu
hủy bỏ, trong giấy trình bầy rõ thơng số lơ hàng đã làm tờ khai gửi hàng và nguyên nhân hủy bỏ Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu, nhân viên hĩa vận ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở (nếu đã lập), thơng báo cho các bộ phận liên quan đình chỉ dồn, xếp dỡ (nếu đang tiến hành), lập biên lai thu của người thuê vận tải các khoản tiền sau:
- Thủ tục phí thay đổi;
- Tiền phạt thay đổi xe nguyên toa (nếu cĩ);
- Tiền lưu kho, bãi (nếu cĩ), tính từ khi đưa hàng vào ga đến ngày hủy bỏ;
- Tiền phạt đọng xe (nếu cĩ) tính từ khi đưa xe vào địa điểm xếp hàng cho đến khi người thuê vận tải trả lại toa xe rỗng cho ðường sắt,
- Tiền dồn xe và điều động xe rỗng (nếu cĩ);
- Các chi phí phát sinh khác
2 Khi đường sắt đã chính thức nhận chở: người thuê vận tải gửi giấy yêu cầu hủy
bỏ cho ga gửi, trong giấy trình bầy rõ thơng số lơ hàng đã làm tờ khai gửi hàng và nguyên nhân hủy bỏ, kèm theo liên 2 hĩa đơn gửi hàng hĩa Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu, nhân viên hĩa vận ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở đã lập, thơng báo cho các bộ phận cĩ liên quan biết để xử lý ðồng thời làm thủ tục hồn lại tiền cước cho người thuê vận tải sau khi đã trừ các khoản tiền sau:
- Thủ tục phí thay đổi và tiền phạt thay đổi xe nguyên toa (nếu cĩ);
- Tiền lưu kho bãi (nếu cĩ);
- Tiền bảo quản hàng hĩa (nếu cĩ), tính từ khi ðường sắt nhận chở đến khi giao lại hàng cho người thuê vận tải (nếu hàng cĩ áp tải thì chỉ thu tiền lưu kho, bãi);
- Tiền phạt đọng xe, dồn xe và điều động xe rỗng (nếu cĩ);
- Các chi phí phát sinh khác
Trang 4III.3.2 Thay đổi chuyên chở:
III.3.2.1 Thay đổi người nhận hàng: là tác nghiệp phát sinh khi người thuê vận tải hoặc
người nhận hàng (gọi tắt là chủ hàng) cĩ yêu cầu thay đổi người nhận hàng sau khi đường sắt đã nhận chở lơ hàng
ðiều kiện để thực hiện tác nghiệp:
- ðường sắt chưa giao hàng cho người nhận hàng ghi trong hĩa đơn gửi hàng;
- Số lần thay đổi người nhận hàng cho 1 toa xe hàng khơng quá 2 lần
1 Tác nghiệp thay đổi người nhận hàng khi lơ hàng chưa rời khỏi ga đi: chủ hàng
phải cĩ giấy yêu cầu gửi cho đường sắt trình bầy rõ thơng số của lơ hàng và yêu cầu thay đổi, kèm theo liên 2 hĩa đơn gửi hàng Khi tiếp nhận giấy yêu cầu, ga đi điều chỉnh tên người nhận hàng theo yêu cầu và lập biên lai thu các khoản tiền sau:
- Thủ tục phí thay đổi;
- Tiền bảo quản hay lưu kho, bãi tính từ lúc đường sắt nhận được yêu cầu thay đổi đến khi giải quyết xong;
- Tiền dồn xe, phạt đọng xe (nếu cĩ)
Người phải trả thanh tốn được quy định như sau:
+ Người thuê vận tải phải trả nếu là người yêu cầu khi tàu chưa chạy;
+ Nếu yêu cầu khi tàu đã chạy thì người nhận hàng phải thanh tốn ở ga đến, dù người yêu cầu thay đổi là ai
1 Tác nghiệp thay đổi người nhận hàng khi lơ hàng đã rời khỏi ga đi: Chủ hàng
gửi giấy yêu cầu cho đường sắt kèm theo liên 2 (nếu là người thuê vận tải) hoặc giấy báo tin hàng đến (nếu là người nhận hàng), sau khi tiếp nhận yêu cầu, ga báo cáo lên Cơng ty, Cơng ty sẽ chỉ định 1 ga làm ga tiến hành thay đổi người nhận hàng Sau đĩ, trình tự và nội dung tác nghiệp giống như trường hợp trên
III.3.2.2 Tác nghiệp thay đổi ga đến: là tác nghiệp phát sinh khi chủ hàng yêu cầu thay
đổi ga đến sau khi đường sắt đã nhận chở lơ hàng
ðiều kiện để thay đổi:
- ðường sắt chỉ chấp nhận yêu cầu thay đổi khi chưa giao hàng cho người nhận hàng;
- Số lần yêu cầu thay đổi ga đến khơng quá 1 lần đối với 1 lơ hàng
1 Tác nghiệp thay đổi ga đến khi lơ hàng chưa rời khỏi ga đi: Chủ hàng phải đưa
cho ga giấy yêu cầu thay đổi ga đến, trong giấy nêu rõ thơng số lơ hàng, lý do và yêu cầu thay đổi, kèm theo liên 2 của hĩa đơn gửi hàng hĩa Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu, ga tiến hành gạch tên phần ga đến cũ, ghi tên ga đến mới, đĩng dấu ga và dấu ngày vào cột quy định trong hĩa đơn gửi hàng hĩa ðồng thời ga đi cũng tiến hành điều chỉnh tiền cước và được phép thu của chủ hàng các khoản tiền sau:
- Thủ tục phí thay đổi và thủ tục thay đổi xe nguyên toa;
- Tiền xếp dỡ, dồn xe (nếu cĩ);
- Tiền bảo quản hoặc lưu kho bãi, tiền đọng xe, tính từ khi ga gửi nhận được yêu cầu thay đổi đến khi giải quyết xong
2 Tác nghiệp thay đổi ga đến khi lơ hàng đã rời khỏi ga đi: chủ hàng phải gửi
kèm theo giấy yêu cầu thay đổi liên 2 của hĩa đơn gửi hàng hĩa hoặc giấy báo tin hàng đến (nếu toa xe hàng đã đưa hàng đến ga đến) Sau khi tiếp nhận, căn cứ vào nội dung trong giấy ga báo cáo lên Cơng ty, Cơng ty sẽ chỉ định một ga làm ga thay đổi Tại đây sẽ thực hiện tác nghiệp thay đổi với trình tự và nội dung như trên khi đồn tầu đến ga Tiền
Trang 5cước, các khoản phí và tiền phạt thu như qui định nhưng đường sắt tính riêng cho hai đoạn đường:
- ðoạn thứ nhất: Từ ga gửi đến ga tàu ngừng lại dọc đường để giải quyết thủ tục thay đổi (hoặc ga đến cũ, nếu tàu đã đến ga đĩ);
- ðoạn thứ hai: Từ ga tàu ngừng (hoặc ga đến cũ, nếu tàu đã tới đĩ) đến ga đến mới
Tiền cước mỗi đoạn tính theo biểu giá cước qui định
Quy định thanh tốn: người yêu cầu thay đổi phải thanh tốn tồn bộ tiền chênh
lệch và các khoản phí, tiền phạt ngay tại ga làm thủ tục thay đổi
III.3.3 Kiểm tra, chỉnh lý và chuyển tải sang toa hàng hĩa:
ðể đảm bảo an tồn chạy tầu, an tồn nguyên vẹn hàng hĩa trong quá trình vận chuyển, kịp thời phát hiện những sai xĩt nhằm nhanh chĩng khắc phục sửa chữa, mỗi lần toa xe chở hàng hĩa đi qua ga kỹ thuật đều phải được kiểm tra kỹ về trạng thái thương vụ
và kỹ thuật toa xe
Nội dung kiểm tra trạng thái thương vụ ở dọc đường chủ yếu là kiểm tra xem hàng hĩa xếp trên toa xe khơng mui cĩ bị xê dịch, sụt đổ khơng, gia cố cĩ đảm bảo khơng, trạng thái xi chì, cửa và cửa sổ của toa xe cĩ mui cĩ bị hở khơng Nội dung kiểm tra kỹ thuật toa xe chủ yếu là tình trạng bộ phận chạy, dầm chịu lực cĩ bị cong khơng, khe hở của nhíp cĩ phù hợp khơng
Nếu trạng thái thương vụ và kỹ thuật toa xe khơng tốt, cĩ khả năng ảnh hưởng đến an tồn chạy tầu và an tồn hàng hĩa thì phải tổ chức chỉnh lý, sửa chữa kịp thời, lập các biên bản ghi rõ tình trạng toa xe và hàng hĩa theo quy định Các biên bản này phải lưu tại ga lập và gửi theo toa xe chuyên chở hàng hĩa đến ga nhận nếu xét thấy toa xe vẫn
cĩ khả năng chở hàng Nếu tình trạng hư hỏng của toa xe lớn, khơng đảm bảo an tồn chạy tầu và an tồn hàng hĩa thì phải tiến hành cắt xe lại sửa chữa Khi đĩ phải lập biên bản kỹ thuật và báo cáo xin lệnh cắt xe, đồng thời tổ chức chuyển tải hàng hĩa sang toa
xe khác để đảm bảo thực hiện đúng kỳ hạn chuyên chở hàng hĩa đã ký trong hợp đồng gửi hàng (hoặc theo quy định của ngành đường sắt) Trong quá trình tiến hành chuyển tải sang toa phải kiểm tra trạng thái thương vụ của hàng hĩa, nếu phát hiện thấy cĩ sai xĩt thì phải lập biên bản phổ thơng hoặc thương vụ tùy theo tình hình cụ thể
Khi phát hiện sự cố, trưởng tàu và ga phải kiểm tra kỹ, báo về điều độ viên tuyến đường để xác định ga gần nhất cĩ đủ điều kiện thực hiện tác nghiệp sang toa Tại ga sang toa, việc chuyển tải sang toa cần được tiến hành nhanh chĩng để toa xe này cĩ thể lập vào đồn tàu ngay tiếp theo vận chuyển đến ga đến Toa xe chuyển tải phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và thương vụ để vận chuyển loại hàng hĩa đĩ Khi hàng hố cần phải gửi
đi ngay mà ở ga sang toa chỉ cĩ toa xe cĩ trọng tải nhỏ hơn trọng tải toa xe phải sang toa thì phải xếp hàng lên toa xe thứ hai và làm thủ tục gửi bù Toa xe thứ hai cũng phải thực hiện mọi thủ tục như đối với toa xe thứ nhất
Tồn bộ nội dung chuyển tải sang toa phải được ghi vào hĩa đơn gửi hàng ở ơ dành cho nội dung này, bao gồm: loại toa xe, số hiệu toa xe chuyển tải, lý do chuyển tải,
ga và ngày chuyển tải, sau đĩ đĩng dấu ngày của ga sang toa, đồng thời ghi lại chi phí phát sinh để thu của người nhận hàng tại ga nhận nếu việc chuyển tải là do lỗi của chủ hàng gây ra Kỳ hạn chuyên chở của hàng hĩa sẽ được kéo dài thêm 1 ngày cho tác nghiệp chuyển tải sang toa
III.3.4 Tác nghiệp gửi bù:
Trang 6Tác nghiệp gửi bù là gửi bổ sung bộ phận hàng hĩa của lơ hàng mà đại bộ phận lơ
đã được gửi đi trước đĩ
Nguyên nhân của tình trạng này là do sai sĩt của ngành đường sắt quên hàng hoặc khơng tìm ra hàng hĩa khi vận chuyển, hoặc do năng lực xếp hàng của các toa xe tiếp nhận khơng đủ chở hết số hàng cần chuyển tải
Khi phát hiện bộ phận hàng hĩa bị sĩt, ga phát hiện phải nhanh chĩng vận chuyển
bộ phận hàng hĩa này đến ga nhận quy định của lơ hàng nhằm đảm bảo kỳ hạn chuyên chở hàng hĩa chung cho cả lơ hàng Khi này hàng hĩa được vận chuyển bằng hĩa đơn gửi bù, trong đĩ ghi rõ các thơng số của lơ hàng: ga đi, ga đến, người thuê vận tải và người nhận hàng, trọng lượng và loại hàng hĩa , đồng thời cũng phải ghi rõ các thơng số của bộ phận gửi bù Nếu tác nghiệp này xẩy ra là do lỗi của đường sắt thì ngành đường sắt khơng được thu thêm bất kỳ khoản tiền nào của chủ hàng
Những trường hợp hàng hĩa bị mất hĩa đơn gửi hàng hĩa, hàng hĩa khơng cĩ người nhận hàng hoặc người nhận hàng từ chối nhận hàng phải gửi đến nơi quy định để
xử lý cũng được chuyên chở giống như hàng hĩa gửi bù Trong trường hợp này, đường sắt được quyền thu của chủ hàng tiền cước vận chuyển và các chi phí phát sinh khác
III.4 TÁC NGHIỆP HÀNG HĨA - THƯƠNG VỤ Ở NƠI ðẾN:
III.4.1.Kế hoạch tiếp nhận hàng đến:
Hàng ngày bộ phận hĩa vận ga thơng qua bộ phận chạy tàu nắm tình hình tàu về
và thơng qua Trung tâm điều hành vận tải để biết thơng tin hàng đến ga phục vụ cho việc
dự kiến kế hoạch dỡ, địa điểm dỡ hàng hĩa Những thơng tin cần biết là: mác tầu, số toa
xe trong đồn tầu, loại hàng, trọng lượng hàng hĩa và số hiệu toa xe chở hàng đến ga, dự kiến giờ đến của đồn tầu
Khi đồn tầu hàng đến ga, nhân viên hĩa vận trực tiếp ra nhận toa xe hàng và giấy
tờ, hĩa đơn gửi hàng trên đường đĩn gửi của ga, kiểm tra trạng thái thương vụ toa xe và hàng hĩa, dấu hiệu, ký hiệu của loại hàng, số lượng, số hiệu và tình trạng viên chì, tình trạng gia cố, các cửa lớn nhỏ, thành sàn toa xe , kiểm tra đối chiếu hĩa đơn gửi hàng, các loại giấy tờ kèm theo và các biên bản đã lập (nếu cĩ) Nếu cĩ dấu hiệu bất thường thì phải cùng với trưởng tàu và người áp tải lập biên bản theo qui định Sau khi đã kiểm tra xong nhà ga sẽ ký xác nhận với trưởng tàu để tiếp nhận hàng hĩa và toa xe của ga mình
Trực ban hố vận giao nhân viên thanh tốn căn cứ theo các số liệu về hàng hĩa
và toa xe trong hĩa đơn gửi hàng tính tốn và thẩm hạch lại cước phí, tạp phí, xác nhận vào hĩa đơn gửi hàng, sau đĩ chuyển giấy xếp xe cho đơn đốc xếp dỡ để lên phương án
dỡ xe, đồng thời chuẩn bị làm thủ tục báo tin hàng đến
III.4.2 Báo tin hàng đến: đây là tác nghiệp cĩ ý nghĩa rất quan trọng đối với cả ngành
đường sắt và người nhận hàng, vì nĩ đánh dấu thời điểm chấm dứt kỳ hạn chuyên chở và giúp cho người nhận hàng chuẩn bị kế hoạch tiếp nhận hàng hĩa nhanh chĩng, an tồn
Ngay sau khi hàng hĩa đến ga, nhà ga phải báo cho người nhận hàng theo đúng tên, địa chỉ ghi trong hĩa đơn gửi hàng Hình thức báo tin cĩ thể bằng điện thoại, điện tín, fax, thư điện tử, thư gửi qua bưu điện hoặc cử người trực tiếp đến báo theo thỏa thuận trong hợp đồng Nếu báo tin bằng điện thoại, nhà ga phải ghi chép rõ ngày, giờ và tên người nhận tin Nội dung báo tin hàng đến phải cĩ đủ tên, địa chỉ người nhận hàng, ngày giờ báo tin hàng đến, các thơng số về lơ hàng và số tiền mà người nhận hàng phải thanh tốn ở ga nhận
Trang 7Thời ñiểm người nhận hàng coi như ñã chính thức nhận ñược tin báo hàng ñến là:
- Khi trực tiếp nhận ñiện thoại báo tin;
- Thời ñiểm hoàn thành việc chuyển thư ñiện tử, bản fax báo tin hàng ñến;
- Thời ñiểm ghi trên dấu bưu ñiện nơi ñến nếu báo tin bằng ñiện tín hoặc gửi thư qua bưu ñiện;
- Thời ñiểm người nhận tin ký vào sổ báo tin nếu báo tin trực tiếp
Mốc thời gian trên cũng ñược coi như thời ñiểm chính thức báo tin hàng ñến Ngành ñường sắt cũng quy ñịnh, người nhận hàng ở cách xa ga ñến phải chủ ñộng
bố trí người giao dịch ñể nhận tin hàng ñến và nhận hàng kịp thời
III.4.3 Tác nghiệp dỡ hàng:
Sau khi ñã tiếp nhận toa xe và hàng hóa, trực ban hóa vận lên kế hoạch dỡ hàng
và thông báo cho bộ phận chạy tầu ñể tiến hành dồn xe vào ñịa ñiểm xếp dỡ, nếu việc dỡ
xe tiến hành ở ñường dùng riêng thì ga dồn xe ñến ñịa ñiểm giao nhận ñể giao cho người nhận hàng
Tại ñịa ñiểm xếp dỡ, ñôn ñốc xếp dỡ là người chịu trách nhiệm chỉ ñạo, giám sát công tác dỡ xe ñảm bảo an toàn nguyên vẹn hàng hóa, toa xe và các phương tiện khác của ngành, ñảm bảo an toàn cho mọi người và thực hiện ñúng thời gian dỡ quy ñịnh ñối với loại hàng, loại xe tại ñịa ñiểm xếp dỡ ñó
Thời gian xếp dỡ hàng hóa ñược quy ñịnh cụ thể như sau:
Thời gian (giờ) Loại hàng Trọng lượng một kiện hoặc ñặc
5
5
8
10 qui ñịnh riêng Bao kiện Nhỏ hơn 200 kg (không cân)
Nhỏ hơn 200 kg (qua cân)
10
12
10
12 Hàng lỏng Xếp dỡ toa xe P chuyên dùng
Trong quá trình dỡ hàng, nếu phát hiện thấy hàng hóa bị mất mát hư hỏng thì phải tiến hành lập biên bản thương vụ theo ñúng quy ñịnh ðể ñảm bảo an toàn cho công tác dồn xe, khi chất ñống hàng hóa trên bãi phải cách xa ñường ray theo giới hạn tiếp giáp kiến trúc trên sân ga Mỗi lô hàng ñược ñánh dấu rõ ràng số hiệu hóa ñơn gửi hàng, tên người nhận hàng, trọng lượng, số kiện và thời gian dỡ của lô hàng ñó ñể tiện cho việc giao nhận
Trang 8Sau khi dỡ hàng xong, người nhận hàng (nếu toa xe là do người nhận hàng tự dỡ) hoặc tổ xếp dỡ phải tiến hành vệ sinh toa xe sạch sẽ, tẩy uế rửa ñộc, ñóng cửa ñầy ñủ, chắc chắn Sau ñó ñôn ñốc xếp dỡ xác nhận thời gian dỡ hàng xong vào phiếu và báo tổ dồn lấy xe
III.4.4 Tác nghiệp giao nhận hàng hóa:
Người nhận hàng không ñược quyền từ chối nhận hàng khi nhà ga ñã báo tin hàng ñến, trừ trường hợp hàng hoá bị hư hỏng không thể sử dụng ñược do lỗi của ñường sắt Quá kỳ hạn nhận hàng, người nhận hàng phải trả tiền phạt ñọng xe, tiền lưu kho bãi, bảo quản, di chuyển hàng hóa phát sinh (nếu có) Khi hàng hóa bị hư hỏng, biến chất do quá
kỳ hạn nhận hàng, người nhận hàng phải tự chịu trách nhiệm ðối với hàng nguy hiểm thuộc loại dễ cháy, dễ nổ, chất ñộc, chất phóng xạ; hài cốt, thi hài, khi qúa thời hạn mà người nhận hàng chưa nhận hoặc chưa ñưa ra hết khỏi ga thì ñường sắt phải báo với cơ quan có trách nhiệm ñể giải quyết
III.4.4.2 Giao hàng cho người nhận hàng:
ðường sắt có trách nhiệm giao hàng cho người nhận hàng theo ñúng hình thức ñã thỏa thuận, người nhận hàng cũng phải nhận hàng ñúng phương thức giao nhận ñó Hàng hóa có người áp tải ñược giao theo hình thức nguyên toa
Trong những trường hợp sau ñây, ga ñến giao hàng cho người nhận bằng phương thức giao nhận theo số lượng, trọng lượng nếu người nhận hàng không ñồng ý nhận hàng nguyên toa:
- Dấu hiệu niêm phong toa xe không còn nguyên vẹn;
- Hàng tươi sống, mau hỏng ñến quá kỳ hạn vận chuyển do lỗi của ñường sắt;
- Quy trình làm lạnh, bảo ôn của toa xe bị vi phạm do lỗi của ñường sắt;
- Hàng dỡ vắng mặt người nhận hàng ñối với những mặt hàng ñường sắt có khả năng dỡ và bảo quản khi mà ñường sắt ñã báo tin hàng ñến nhưng người nhận hàng không ñến nhận trong kỳ hạn quy ñịnh
Khi người nhận hàng ñến nhận hàng phải xuất trình cho ga giấy báo tin hàng ñến, chứng nhận tư cách pháp nhân của người nhận Nhân viên hóa vận phải thu của người nhận hàng toàn bộ các khoản tiền phải thu ở ga ñến (ghi trong hóa ñơn gửi hàng và phát sinh tại ga ñến), ký tên, ñóng dấu ngày của ga ñến và yêu cầu người nhận cũng phải ký tên vào hóa ñơn gửi hàng Nếu hàng hóa ñược bảo quản trong kho bãi của ñường sắt thì phải viết phiếu lĩnh hàng cho người nhận hàng ñến lấy
Trang 9Hàng hóa ñược xem như giao ñủ, nhận ñủ, nếu mức chênh lệch trọng lượng hoặc thể tích của hàng hóa giữa ga gửi và ga ñến không vượt quá mức chênh lệch do hai bên thỏa thuận, nếu không có thỏa thuận thì không ñược vượt quá ñịnh mức của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy ñịnh
Khi giao hàng, nếu người nhận phát hiện bị thiếu, thừa, hư hỏng, biến chất hoặc những hiện tượng này ñã ñược ñường sắt phát hiện lập biên bản trong quá trình vận chuyển thì ñường sắt và người nhận hàng có trách nhiệm xác ñịnh tổn thất thực tế của hàng hoá, lập biên bản thương vụ ñể làm cơ sở cho việc giải quyết Trường hợp hai bên không thống nhất ñược tổn thất thực tế của hàng hóa thì có thể mời cơ quan giám ñịnh ñể giám ñịnh hàng hóa Mọi chi phí phát sinh từ việc giám ñịnh do bên có lỗi thanh toán
Hàng hoá ñược coi như ñã giao xong cho người nhận, khi người nhận ñã ký sổ giao hàng của ga ñến và nhận liên 4 của hóa ñơn gửi hàng
III.4.5 Tác nghiệp ñăng ký vào sổ hàng ñến và lập báo cáo hàng ñến:
III.4.5.1 Tác nghiệp ñăng ký vào sổ hàng ñến:
Tác nghiệp này thực hiện tại phòng hóa vận ga và do nhân viên hóa vận thực hiện
Sổ hàng ñến do ngành ñường sắt ban hành theo mẫu quy ñịnh thống nhất trong tất cả các
ga và ñược quản lý tại phòng hóa vận, bao gồm các nội dung sau:
- Thứ tự của lô hàng trong sổ;
- Ngày tháng và mác tầu chở hàng ñến ga;
- Thông số của toa xe chuyên chở hàng hóa: loại và số hiệu toa, số trục, dụng cụ
ñi theo toa xe;
- Số hiệu hóa ñơn gửi hàng;
- Thông số của lô hàng: tên hàng hóa, số lượng kiện hàng, trọng lượng thực tế của hàng, tên ga gửi, họ tên, ñịa chỉ người thuê vận tải và người nhận hàng;
- Chi tiết dỡ hàng: ñịa ñiểm dỡ, giờ ñưa toa ñến ñịa ñiểm dỡ (giờ xác báo, giờ báo lại, giờ quy ñịnh và giờ thực tế ñưa toa ñến), thời gian dỡ hàng (giờ bắt ñầu, giờ kết thúc,
số giờ ñọng toa);
- Chi tiết giao hàng: giờ, ngày tháng giao hàng, chữ ký và họ tên người nhận hàng;
- Các ghi chú khác
Yêu cầu khi ghi các số liệu vào sổ là phải rõ ràng, không tẩy xóa và ghi ñầy ñủ tất
cả các mục quy ñịnh Nếu viết sai phải gạch bỏ nhưng vẫn ñọc ñược chữ viết cũ, sau ñó viết lại ñè lên
III.4.5.2 Báo cáo hàng ñến: do nhân viên hóa vận lập nhưng ñược trưởng ga ký duyệt
trước khi gửi lên phòng kiểm thu của Công ty Chế ñộ báo cáo là ñịnh kỳ tuần, tháng hoặc báo cáo nhanh theo yêu cầu của Công ty Nội dung báo cáo hàng ñến gồm 2 phần, một phần do ga ghi, phần còn lại do phòng kiểm thu của Công ty ghi sau khi ñã phân tích
Trang 10Yờu cầu khi lập bỏo cỏo hàng ủến là phải chớnh xỏc, ủầy ủủ cỏc nội dung yờu cầu
cú phõn tớch rừ ràng về tài chớnh và ủỳng thời gian theo quy ủịnh
Toàn bộ quỏ trỡnh tỏc nghiệp hàng húa thương vụ ở nơi ủến cú thể túm tắt theo biểu ủồ sau:
Thời gian
4 Kiểm tra trạng thái thương vụ Đôn đốc xếp dỡ và
10 Đăng ký vào sổ hàng đến Nhân viên hóa vận
12 Thẩm hạch và tính toán các khoản tiền
phải thu
Nhân viên hóa vận
14 Giao cho chủ nhận hóa đơn gửi hàng Nhân viên hóa vận
15 Kiểm tra hóa đơn gửi hàng Đôn đốc xếp dỡ
16 Kiểm tra hàng hóa Đôn đốc xếp dỡ và
CÂU HỎI ễN TẬP CHƯƠNG III:
1 Khỏi niệm và phõn loại lụ hàng vận chuyển bằng ủường sắt?
2 Hợp ủồng vận tải hàng húa: khỏi niệm, nội dung chủ yếu và nguyờn tắc lập hợp ủồng vận tải?
3 Cỏc loại biờn bản trong ngành ủường sắt, ý nghĩa và trường hợp lập?
4 Tỏc nghiệp hàng húa - thương vụ ở nơi ủi?
5 Tỏc nghiệp hàng húa - thương vụ trờn ủường vận chuyển?
6 Tỏc nghiệp hàng húa - thương vụ ở nơi ủến?
Trang 12đường dùng riêng chưa thật cao nhưng các đường dùng riêng đ1 trở thành bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống GTVT đường sắt và có những đóng góp to lớn cho khối lượng vận chuyển của ngành
IV.1 Các khái niệm cơ bản:
IV.1.1 Các khái niệm cơ bản:
IV.1.1.1 Khái niệm đường dùng riêng: đường dùng riêng là một bộ phận đường sắt tuy
không thuộc quyền quản lý của ngành đường sắt, không thuộc phạm vi mạng lưới đường sắt quốc gia, nhưng lại được nối với đường sắt quốc gia bởi cùng một khổ đường ray thống nhất và liên tục, để tiến hành các tác nghiệp có liên quan đến việc chuyên chở hàng hoá đi đến hoặc thông qua mạng đường sắt quốc gia như xếp, dỡ và các tác nghiệp thương
vụ khác, chuyên dùng để phục vụ vận chuyển một số loại hàng hóa của một hay nhiều chủ hàng
Chủ quản lý của đường dùng riêng có thể là cơ quan, xí nghiệp hay đơn thuần chỉ
là một địa điểm xếp dỡ, có thể của cơ quan ngoài đường sắt nhưng cũng có thể của chính ngành đường sắt Quy mô của đường dùng riêng có thể rất to lớn, hình thành một mạng lưới tương đối hoàn chỉnh như ở xí nghiệp tuyển than Cửa Ông, Nhà máy Apatít Lào cai, nhưng cũng có khi chỉ đơn thuần là một vài đường xếp dỡ
Chính vì đặc điểm này mà ở đường dùng riêng tồn tại hai quá trình vận tải:
- Quá trình vận tải nội bộ: giữa các phân xưởng của nhà máy, giữa các bộ phận nội
bộ xí nghiệp Quá trình này tuân thủ các quy định công nghệ kỹ thuật riêng của cơ quan quản lý;
- Quá trình vận tải bên ngoài: vận chuyển giữa đường dùng riêng với mạng lưới
đường sắt quốc gia Quá trình này phải tuân theo các quy định thỏa thuận với đường sắt
IV.1.1.2 Ga công nghiệp: với những đường dùng riêng lớn, phạm vi hoạt động kéo dài
với nhiều điểm gửi, nhận phân bố trên diện rộng, cơ quan quản lý phải xây dựng các ga
đường sắt tại các địa điểm đó nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo an toàn vận chuyển và tăng năng lực tác nghiệp của đường dùng riêng Các ga đó được gọi là ga công nghiệp
Đối với những đường dùng riêng lớn, số lượng toa xe hàng xuất nhập nhiều thì giữa đường sắt quốc gia và đường dùng riêng có một trạm giao nhận Nhiệm vụ của trạm
là tiếp nhận toa xe và hàng hóa của đường sắt bàn giao cho đường dùng riêng và ngược lại Việc xây dựng trạm giao nhận cho phép giảm được tác nghiệp trên đường sắt quốc gia, hạn chế ảnh hưởng tới hoạt động bình thường của đường sắt quốc gia gây ra do việc giao nhận toa xe và hàng hóa với đường dùng riêng
IV.1.1.3 Ghi, trạm đường nhánh và ga giao tiếp:
