kế toán vật liệu tại công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT

kế toán vật liệu tại công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT

Lời nói đầu

Để có thể tồn tại và phát triển các đơn vị sản xuất kinh doanh phải tự mình

tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “lời ăn lỗ chịu” Doanh nghiệp nào có mức giá thành thấp hơn mức trung bình xã hội thì sẽ thu đợc nhiều lợi nhuận hơn.Để thực hiện đợc yêu cầu này các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn về và phải chọn các phơng án tối u sao cho với chi phí ít nhất nhng thu đợc nhiều lãi nhất

Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu nói riêng

Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp cho ngời quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng

đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ (tồn kho) hợp lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết

Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập Sản phẩm của công ty là các loại xe gắn máy 02 bánh đợc hình thành từ các nguồn vật liệu (Linh kiện) nhập ngoại (Nguồn gốc từ Trung quốc) và sản xuất trong nớc, với nhiều kiểu mẫu mã và chi tiết phụ tùng xe máy Đây là mặt hàng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các doanh nghiệp trong nớc cũng nh hàng ngọai nhập (Nguyên chiếc) Làm thế nào để hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu góp phần tích cực vào việc giảm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh tạo sức hấp dẫn thu hút vốn đầu t nớc ngoài áp dụng công nghệ hiện đại là vấn đề nóng bỏng mà Công ty đặc biệt quan tâm

Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT cùng với sự hớng dẫn chỉ bảo của Thầy Trần Văn Dung - Giáo viên

bộ môn Kế toán - Học Viện Tài Chính, em đã mạnh dạn chọn đề tài này và đóng góp một số ý kiến nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong Công ty thơng mại và sản xuất VTTB GTVT

Mặc dù rất cố gắng tuy nhiên do quỹ thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ dẫn của thầy cô giáo và những ngời quan tâm đến đề tài này

Nội dung cơ bản của đề tài này gồm 3 chơng chính nh sau :

Chơng I : Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chơng II : Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thơng mại và sản xuất

VTTB.GTVT

Chơng III : Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thơng mại và sản xuất

VTTB.GTVT

Ch ơng I

Lý luận chung về kế toán vật liệu trong

các doanh nghiệp sản xuất

1.1 Vị trí vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao

động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh : sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt do lao động có ích của con ngời tác động vào

Về mặt giá trị khi tham gia sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Do vậy vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu theo vốn dự trữ của doanh nghiệp, nên vật liệu là một yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất

1.2 Yêu cầu quản lý:

Để quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành bình thờng, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật t, hàng hoá hợp lý Đối với doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật t đầy đủ kịp thời cả về số l-ợng và chất lợng, trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tợng lao động cấu thành thực thể sản phẩm

Vì vậy cần đẩy mạnh phát triển nghành cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất công nghiệp, và tìm biện pháp sử dụng vật liệu hợp lý, muốn vậy cần phải quản lý tốt vật liệu Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ

1.3 Nhiệm vụ kế toán vật liệu :

- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật t hàng hoá cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế

của vật t hàng hoá nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc là yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.4 Phân loại đánh giá vật liệu :

1.4.1 Phân loại vật liệu:

* Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối ợng của lao động cấu thành lên thực thể của sản phẩm

t Vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng NVL chính, chất lợng sản phẩm hoặc tạo điệu kiện cho máy móc hoạt động đợc bình thờng

- Nhiên liệu: dùng để cung cấp năng lợng cho sản xuất có thể ở thể rắn, thể lỏng, thể hơi

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế máy móc thiết bị sản xuất

- Thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại thiết bị, phơng tiện dùng để lắp đặt

nh thiết bị xây lắp, công cụ, vật kết cấu dung cụ để lắp đặt vào các công trình

- Các loại vật liệu khác: gồm các lại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, quá trình thanh lý TSCĐ

* Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp

đợc chia thành các loại sau:

- Vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm

- Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ quản lý ở các phân ởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng và nhu cầu quản lý doanh nghiệp

* Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến, tự sản xuất

- Nguyên vật liệu nhập từ nguồn khác nh nhận vốn góp liên doanh, thu nhập trong quá trình sản xuất

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết vật liệu, nên chia vật liệu thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn Việc phân loại cần thành lập sổ danh

điểm cho từng loại vật liệu, trong đó mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng hay tên gọi, nhãn hiệu, qui cách

1.4.2 Đánh giá vật liệu :

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những qui tắc nhất

định Về nguyên tắc kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phản ánh theo giá thực tế

1.4.2.1 Giá thực tế nhập kho: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua

căn cứ vào các loại hoá đơn của ngời bán cộng với tất cả chi phí bỏ ra để có đợc lô hàng đó nhập kho

1.4.2.2 Giá thực tế xuất kho:

Giá trị nguyên vật liệu xuất kho đa vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc xuất kho để nhợng bán, để sử dụng nội bộ, đợc tính theo giá thực tế đã nhập kho

Khi xuất nguyên vật liệu kế toán xác định giá thực tế theo một trong các

ph-ơng pháp sau :

- Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

Theo phơng pháp này, trớc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức:

Trị giá mua thực tế + Trị giá mua thực tế

Đơn giá của hàng còn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ

bình =

quân Số lợng hàng + Số lợng hàng

còn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó, tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng cách lấy số lợng hàng hoá xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trớc thì xuất kho trớc

và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc.

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trớc Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính

- Tính theo phơng pháp giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của

lô hàng xuất kho để tính

- Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối.

1 5 Kế toán chi tiết vật liệu :

1.5.1 Chứng từ sử dụng:

Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng bộ Tài chính cùng với các văn bản qui định bổ sung, sửa đổi khác Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng

từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau :

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy

đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ

phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của các số liệu về nghiệp vụ kinh tế.

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trởng qui định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan

1.5.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu :

Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau :

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời

1.5.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :

Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành theo các phơng thức sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song

Phơng pháp này đợc hạch toán ở kho và phòng kế toán theo các chỉ tiêu số lợng,

số tiền của từng thứ ( danh điểm vật t hàng hoá)

* Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng

- Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng thứ vật liệu và lập cho từng kho sau khi ghi đầy đủ các yếu tố ở phần trên nh tên nhãn hiệu, quy cách danh điểm, định mức dự trữ tối đa tối thiểu, kế toán giao cho thủ kho, thẻ kho phải đợc xắp xếp theo từng loại nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép, đối chiếu, quản lý

- Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập - xuất và ghi

số lợng vào cột thực tế của chứng từ , phát lại chứng từ cuối ngày ghi vào thẻ kho tính ra số tồn kho và ghi ngay vào thẻ kho đó , lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán

* Ơ phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật t hàng hoá để ghi chép tình hình nhập xuất và tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng, sổ chi tiết đ-

ợc mở cho từng thứ vật liệu và mở cho từng kho

Khi nhận đợc các chứng từ nhập-xuất vật liệu do thủ kho gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ Phân loại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối tháng hay vào một thời điểm cần thiết nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu

Mặt khác, kế toán vật liệu còn phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây:

+ Phạm vi áp dụng: đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại vật t hàng hoá ít, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất không thờng xuyên, trình độ kế toán còn hạn chế.

Thẻ kho

Sổ chi tiết

Báo cáo tổng hợp N - X - T

N - X - T

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Ơ kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng giống nh phơng pháp ghi thẻ song song

* Ơ phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển

để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu của vật liệu luân chuyển trong tháng và

số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và số tiền

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm và mở cho từng kho và từng ngời chịu trách nhiệm vật chất, mỗi thứ vật t hàng hoá đợc ghi vào một dòng trong

sổ và đợc ghi một lần vào cuối tháng Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng

từ, xắp xếp phân loại chứng từ theo từng thứ

Cuối tháng hoặc vào thời điểm nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và số liệu trên thẻ kho

Khái quát sổ đối chiếu luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Bảng kê xuất

+ Nhợc điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị ) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp khối lợng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

ơng pháp ghi thẻ song song, đồng thời sử dụng sổ số d để cuối tháng ghi chuyển

số tồn kho của từng thứ vật liệu từ thẻ kho vào sổ số d theo chỉ tiêu số lợng

Sổ số d do kế toán mở và đợc mở cho từng kho, đợc dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và số tiền, thủ kho ghi cột số lợng, còn phòng kế toán ghi cột số tiền, sau khi ghi vào cột số lợng thủ kho chuyển sổ số d cho phòng kế toán

* Ơ phòng kế toán : kế toán vật liệu sử dụng bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật liệu để ghi chép hàng ngày hoặc định kỳ tình hình nhập xuất theo chỉ tiêu số tiền theo từng nhóm vật liệu, theo từng kho và sử dụng bảng tổng hợp xuất tồn kho của vật liệu để phản ánh tổng số vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số tiền, theo từng nhóm

Trình tự: Khi nhận đợc chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và phân loại chứng từ theo nhóm và ghi vào bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất, cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng luỹ kế nhập- xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhâp-xuất-tồn, mặt khác khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi đến, kế toán phải tính ra cột số tiền theo giá hạch toán, cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng cột số tiền trên sổ số d với bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn

Khái quát phơng pháp sổ số d theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

+ Phạm vi áp dụng : Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ kinh tế xuất nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán, yêu cầu quản lí và trình độ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao.

1.6 Kế toán tổng hợp vật liệu:

Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ

1.6.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là việc nhập, xuất vật t, hàng hoá đợc thực hiện thờng xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào

TK nguyên vật liệu tơng ứng

Tài khoản sử dụng :

- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu

- TK 331 Phải trả ngời bán

Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác

nh TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642

Trình tự kế toán vật t, hàng hoá theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên

- Khấu trừ : giá nhập

không bao gồm VAT )

TK 222, 228, 411 TK 627, 632, 641, 642

Tăng vật t, hàng hoá từ Xuất dùng để phục vụ

nguồn khác n/cầu khác & xuất bán

1.6.2 Kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ :

Phơng pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật t, hàng hoá ở các TK hàng tồn kho

Tài khoản sử dụng :

TK 152 khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 (151) không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611-mua hàng

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng đợc các TK liên quan khác nh phơng pháp

kê khai thờng xuyên

Sổ kế toán tổng hợp vật liệu :

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ( TK 331)

- Bảng kê số 3 : Tính giá thành thực tế vật liệu.

- Nhật ký chứng từ số 5

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu

Trình tự kế toán vật t, hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Ch ơng II

thực trạng kế toán vật liệu tại công ty thơng mại và sản xuất Vật T Thiết Bị GTVT

2.1 đặc điểm chung của Công ty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT

Hà nội

Đến năm 1993 theo sự sắp xếp lại các DNNN, Bộ GTVT ra quyết định số 602 QĐ/ TCCB-LĐ ngày 05/4/1993, thành lập DNNN : Công ty vật t thiết bị cơ khí GTVT trên cơ sở Công ty vật t thiết bị cơ khí GTVT cũ và trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT Doanh nghiệp đợc tổ chức theo hình thức Quốc doanh hạch toán độc lập, với ngành, nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và cung ứng vật t thiết bị cơ khí GTVT

Năm 1998 với sự phát triển mạnh mẽ của cơ chế thị trờng, cùng với những quy

định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý Nhà nớc và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ GTVT, để đáp ứng kịp thời yêu cầu của một nền kinh tế mở , Bộ GTVT đã ra quyết định số 2195/1998/QĐ-BGTVT ngày 01/9/1998 đổi tên DNNN: “ Công ty vật t thiết bị cơ khí GTVT “ thành: “Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị GTVT “ trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT Đây là thời kỳ thay đổi cơ bản về tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ mô

hình quản lý “Liên hiệp xí nghiệp“ sang mô hình quản lý “Tổng công ty” với ngành, nghề bổ sung: Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t , thiết bị, phụ tùng, phơng tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng; Đại lý, kinh doanh vật t, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hoá.

Với chức năng và nhiệm vụ của một DNNN, nhất là trên lĩnh vực sản xuất và thơng mại trong cơ chế thị trờng cạnh tranh quyết liệt, bên cạnh đó những tồn tại

do cơ chế cũ để lại không ít, nhng Công ty luôn chủ động tìm kiếm thị trờng dần khắc phục những khó khăn bất cập để tìm chỗ đứng trong hoàn cảnh mới

Với ngành nghề phong phú và đa dạng, cùng với sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, Công ty đã từng bớc khẳng

định mình và ngày càng phát triển Các chỉ tiêu nh : Doanh thu, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của Công ty luôn tăng trởng, năm sau cao hơn năm trớc

Theo nguồn vốn: - Vốn ngân sách cấp: 115 triệu đồng

- Nguồn vố công ty tự bổ sung: 75 triệu đồng

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, Công ty cũng từng bớc đi lên và

đạt đợc những thành công rực rỡ

Sau nhiều năm hoạt động, số vốn kinh doanh của công ty tăng lên đáng kể

Năm 1999, tổng tài sản của công ty là 27.551.624.254 đồng, trong đó:

- Tài sản lu động : 25.408.078.066 đồng

- Còn lại là số vốn tự bổ sung của công ty.

Về lợi nhuận, từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, lợi nhuận hàng năm của công

ty luôn cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu qủa

Năm 1999, con số đó là 544.530.553 đồng Nộp cho ngân sách nhà nớc: 9.671.111.166 đồng

Đến năm 2000, doanh thu của công ty tăng cao so với năm trớc nhng lợi nhuận lại giảm, do khoản chi phí lãi vay quá cao đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm và

đạt : 230.753.812 đồng, song tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc của công ty vẫn tốt đẹp: 39.705.065.828 đồng nộp cho ngân sách nhà nớc

Cùng với sự tăng trởng không ngừng của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng đợc cải thiện Khi mới đi vào hoạt động tiền lơng tháng của một cán bộ CNV là 300.000 đồng/tháng

- Năm 1998 : 575.838 đồng /tháng

- Năm 1999 : 728.515 đồng/tháng

- Năm 2000 : 1.267.777 đồng/tháng

- Năm 2001 : 1.454.860 đồng/tháng

Năm 1999, nhờ vào sự phát triển trên công ty đã đầu t xây dựng mới và chuyển trụ

sở tới 199B Minh Khai - Hai Bà Trng - Hà Nội

Hiện nay, công ty vẫn tiếp tục đảy mạnh việc thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất

do Tổng công ty cơ khí GTVT giao, đồng thời tự khai thác công việc, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý và bộ máy sản xuất của Công

ty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT

Sau quá trình nghiên cứu và cải tiến bộ máy quản lý đến nay Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ trực tuyến gồm 3 phòng ban, 2 trung tâm, 1 chi nhánh và 1 xí nghiệp

Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của công ty

Ban Giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc gồm:

- Giám đốc: Là ngời đứng đầu trong Công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, vừa đại diện cho nhà nớc, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, các khoản giao nộp nhà nớc, bảo toàn và phát triển vốn cũng nh đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Công ty

Bên cạnh đó, Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc

và pháp luật về điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty

- Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đ-

Các phòng ban khác có chức năng:

- Phòng tổ chức hành chính:

+ Có chức năng hành chính, bảo vệ, pháp chế

+ Tổ chức đời sống, khám chữa bệnh cho CB CNV

+ Tổ chức lao động - tiền lơng, tuyển dụng, bố trí, đào tạo cán bộ quản

lý nhân sự, chế độ chính sách, đào tạo bồi dỡng huấn luyện CB CNV

+ Thực hiện thi đua khen thởng và bảo hộ lao động

+ Thực hiện chức năng tài chính, hạch toán kế toán, thống kê

+ Thực hiện chức năng kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh

- Trung tâm xuất khẩu lao động:

- Trung tâm bảo hành sản phẩm: Một cửa hàng bán lẻ hàng hoá xe gắn máy

- Xí nghiệp lắp ráp xe máy: Gồm 2 phân xởng sản xuất chính là phân xởng lắp ráp động cơ và phân xởng lắp ráp xe máy Có nhiệm vụ lắp ráp thành xe thành phẩm theo kế hoạch của phòng kinh doanh đề ra

- Chi nhánh TP HCM: Hiện nay là 1 cửa hàng giới thiệu và bán hàng hoá cho công ty tại TP HCM

2.1.3 Đặc điểm qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty thơng mại và sản xuất VTTB GTVT :

* Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh XNK và lắp ráp xe gắn máy

02 bánh hoàn chỉnh, sau đó tiêu thụ trên thị trờng Công ty chủ yếu thuê ngoài sản

chức sản xuất ở công ty gồm 2 phân xởng sản xuất chính là phân xởng lắp ráp

động cơ và phân xởng lắp ráp xe máy Mỗi phân xởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong việc chế tạo xe máy thành phẩm Sản phẩm xe gắn máy 2 bánh trải qua 2 giai đoạn chủ yếu: Từ lắp ráp động cơ chuyển sang lắp ráp xe máy hoàn chỉnh Máy móc trang thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy Quá trình đó có thể khái quát nh sau:

Các linh kiện, bộ phận của xe đợc nhập từ 2 nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nớc Khi xuất kho để lắp ráp, xuất theo từng lô vật liệu nhập, xuất cho xí nghiệp lắp ráp theo kế hoạch của phòng KD XNK Mọi hoạt động ở xí nghiệp do các tổ nhóm lắp ráp xe tự quản lý, Công ty giao khoán cho từng tổ, khoán cho 1 xe lắp ráp hoàn thiện

* Về trang bị kỹ thuật : Sản phẩm của Công ty trải qua hai giai đoạn chủ yếu, vì vậy máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ

và dây chuyền lắp ráp xe máy

* Về nguyên vật liệu chính : Là các linh kiện xe máy đợc cung cấp từ hai nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nớc

Nh vậy nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là rất phong phú cho phép công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty Thơng mại và sản xuất vật t thiết bị GTVT

Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy

kế toán tinh giản nhng đầy đủ về số lợng, chất lợng nhằm làm cho bộ máy kế toán

là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng nh những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đâ lựa chọn phơng thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Với phơng thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều đợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán ở các bộ phận trực thuộc khác nhau nh các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các

nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ chuyển về phòng kế toán tập trung.

Phòng kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám đốc bằng đồng tiền, việc sử dụng vật t lao động tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh

tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

- 01 kế toán trởng quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán, điều hành công việc chung của phòng kế toán, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành kế toán, xem xét các bảng biểu, chứng từ, quản lý chung mọi chi phí đợc hạch toán

để lập báo cáo tài chính và trình Giám đốc ký duyệt

- 01 kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu của Công ty và của các đơn vị thành viên trong Công ty báo cáo lên để lập bảng cân đối TK, cân đối kế toán, xác

định kết quả kinh doanh

- 01 thủ quỹ kiêm kế toán theo dõi lơng, BHXH, TSCĐ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện việc thu, chi tiền mặt Căn cứ vào bảng chấm công từng

bộ phận gửi lên, tiến hành tính lơng và phân bổ các khoản chi phí tiền lơng,