Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu

Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty XNK Kỹ thuật trong điều kiện hiện nay

Lời mở đầu

Bớc sang thế kỷ 21 xu hớng toàn cầu hoá nền kinh tế Thế Giới đang ngàycàng phổ biến Trớc xu hớng đó mỗi quốc gia dù lớn hay nhỏ đều phải thamgia vào sự phân công lao động trong khu vực và quốc tế Chính hoạt động th-

ơng mại quốc tế là sợi dây kết nối nền kinh tế các nớc tạo ra hiệu quả chungtrong quá trình phát triển Đối với một nớc đang phát triển nh Việt Nam thìnhận thức đầy đủ mối quan hệ hữu cơ giữa kinh tế trong nớc và mở rộng kinh

tế với bên ngoài đang có một tần quan trọng hơn bao giờ hết

Ngày nay, hoạt động thơng mại quốc tế không chỉ mang ý nghĩa đơnthuần là buôn bán với bên ngoài mà thực chất là cùng với các quan hệ kinh tế

đối ngoại khác tham gia vào sự phân công lao động quốc tế Từ khi thực hiệnchính sách mở cửa, Việt Nam đã thiết lập đợc nhiều mối quan hệ hợp tác kinh

tế - chính trị, thơng mại, khoa học kỹ thuật…với nhiều nvới nhiều nớc trên thế giới Các

đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn Thôngqua hoạt động xuất nhập khẩu, Việt Nam có thể đón nhận những thành tựukhoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống nhân dân từng bớc thực hiện công cuộccông nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc

Để có thể quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kếtoán là một công cụ không thể thiếu Nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xácthông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý Đối với cácdoanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua công tác kế toán nhậpkhẩu, doanh nghiệp biết đợc thị trờng nào, mặt hàng nào mà mình đang kinhdoanh có hiệu quả Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp cạnhtranh trên thị trờng đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt đợc cácmục tiêu mà mình đã đặt ra nh lợi nhuận, thị phần thị trờng, uy tín kinh doanh.Xuất phát từ nhận thức trên và qua thời gian thực tập tại công ty Xuấtnhập khẩu kỹ thuật em thấy rằng: Nhập khẩu là một trong những hoạt động

chính của công ty Em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quá trình hạch toán

nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật trong điều kiện hiện nay” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

1

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề đợc bố cục theo

ba phần chính sau:

- Phần một: Cơ sở lí luận của sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch

toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh xuấtnhập khẩu trong điều kiện hiện nay

- Phần hai: Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở

công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật

- Phần ba: Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu

hàng hoá tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật

Phần i

Cơ sở lý luận của sự cần thiết phảI hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tạI các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

trong đIều kiện hiện nay

I Đặc điểm chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trong cơ chế thị trờng:

1 Vai trò, vị trí của hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong cơ chế thị trờng:

1.1 Nhập khẩu, vai trò, ý nghĩa của nhập khẩu trong nền kinh tế thị trờng:

Hoạt động nhập khẩu là một mặt của lĩnh vực ngoại thơng, là sự trao đổihàng hoá, dịch vụ giữa các quốc gia thông qua mua bán trên phạm vi toàn thếgiới Nhập khẩu cho phép một nớc tiêu dùng mọi mặt hàng với số lợng nhiềuhơn, chất lợng cao hơn mức có thể tiêu dùng với ranh giới của khả năng sảnxuất trong nớc nếu thực hiện chế độ tự cung tự cấp

Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đờisống trong nớc Nhập khẩu để bổ xung các hàng hoá trong nớc không sản xuất

đợc hoặc không đáp ứng đợc các nhu cầu về số lợng và chất lợng Nhập khẩucòn là để thay thế, tức là nhập về những hàng hoá mà nếu sản xuất trong nớcthì không có lợi thế so với nhập khẩu Hai mặt nhập khẩu bổ xung và nhậpkhẩu thay thế nếu đợc thực hiện tốt sẽ có tác động tích cực đến sự phát triểncân đối nền kinh tế của một quốc gia

Nh vậy hoạt động nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh

tế quốc dân, đặc biệt là với các nớc kém phát triển nh nớc ta Trong điều kiệnnền kinh tế nớc ta còn thấp kém, kỹ thuật còn lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản

lý còn hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc thiết bị, vốn, công nghệ…với nhiều nsẽ tạotiền đề vật chất thúc đẩy nền kinh tế phát triển Hoạt động nhập khẩu còntranh thủ khai thác đợc tiềm năng thế mạnh về hàng hoá, vốn, công nghệ củanớc ngoài cũng nh tăng cờng giao lu quốc tế nhằm đẩy mạnh quan hệ đốingoại, tăng cờng hiểu biết lẫn nhau trên thơng trờng quốc tế

3

Trong điều kiện nớc ta hiện nay, vai trò quan trọng của nhập khẩu đợcthể hiện ở các khía cạnh sau:

- Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất - kỹthuật, chuển dịch cơ cấu kinh tế theo hớng từng bớc công nghiệp hoá - hiện

đại hoá đất nớc

- Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo pháttriển kinh tế cân đối, ổn định

- Nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân Nhậpkhẩu vừa thỏa mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừa đảm bảo

đầu vào cho sản xuất kinh doanh, tạo việc làm cho ngời lao động

- Có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu phát triển

1.2 Đặc trng cơ bản của hoạt động nhập khẩu trong nền kinh tế thị trờng.

Trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nền kinh tế Việt Nam chủ yếu

là tự cung tự cấp Quan hệ quốc tế thu hẹp trong phạm vi các nớc XHCN Hoạt

động nhập khẩu chỉ là hình thức đợc nhà nớc giao theo kế hoạch đến từngdoanh nghiệp chuyên trách nhập khẩu từ đó gây nên tình trạng độc quyền,

đánh mất tính linh hoạt của hoạt động nhập khẩu và thui chột vai trò tích cựccủa nó

Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, hoạt động nhập khẩu đợc khởi sắctrong môi trờng thuận lợi, góp phần tạo ra một thị trờng trong nớc sôi động, sựcạnh tranh mạnh mẽ và sự đa dạng của các loại hình doanh nghiệp cũng nhcác thành phần kinh tế Đó là bớc ngoặt tạo cơ sở cho nền kinh tế nớc ta hộinhập vào nền kinh tế Thế Giới Công tác nhập khẩu đã thực sự trở thành mộtcông cụ giúp nhà nớc điều hành vĩ mô nền kinh tế và trong cơ chế mới nó tỏ

rõ vai trò quan trọng của mình

Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có các đặc trng cơ bản sau :

- Đối tợng kinh doanh hành nhập khẩu là hàng hoá thu mua của nớcngoài để bán trong nớc Nó không chỉ đơn thuần là phục vụ cho nhu cầu tiêudùng của các tầng lớp dân c mà chủ yếu là máy móc kỹ thuật phục vụ cho việc

- Giá nhập khẩu đối với nớc ta thờng là giá CIF (giá giao tại biên giới

n-ớc mua)

- Hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh đợc phản ánh bằng ngoại tệ Vì vậy kếtquả kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào hoạt động ngoại thơng mà còn bị chiphối bởi tỷ giá ngoại tệ

2 Các phơng thức nhập khẩu và các thủ tục cần thiết trong hoạt động nhập khẩu:

2.1 Các phơng thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu:

Hoạt động nhập khẩu đợc thực hiện bằng hai phơng thức:

- Nhập khẩu theo nghị định th: là phơng thức mà các doanh nghiệp phải

tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nớc, chính phủ ta đã ký kết với chính phủcác nớc khác những nghị định th hoặc các hiệp định th về trao đổi hàng hoágiữa hai nớc và giao cho một số các đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhậpkhẩu thực hiện Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hoá nớc ngoài về bántrong nớc Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay số lợng các đơn vịkinh doanh theo phơng thức này rất ít

- Nhập khẩu tự cân đối: ngoài nghị định th, là phơng thức hoạt động trong đó

các doanh nghiệp phải tự cân đối tài chính và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ vớingân sách nhà nớc Theo phơng thức này các doanh nghiệp phải tự tìm bạn hàng,nguồn hàng, tự tổ chức giao dịch, ký kết hợp đồng, nhập và bán Phơng thức nàytạo điều kiện cho doanh nghiệp phát huy tính năng động, sáng tạo, độc lập tronghạch toán kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trờng

Cả hai phơng thức nhập khẩu trên có thể đợc thực hiện theo các hình thứcsau:

+ Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó cácdoanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu có đầy đủ các điều kiện kinh doanh nhậpkhẩu và đợc bộ thơng mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch, ký kếthợp đồng mua bán hàng hoá và thanh toán với nớc ngoài phù hợp với luậtpháp của hai nớc

+ Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu đợc áp dụng đối vớicác doanh nghiệp có hàng hoá nhng không có khả năng, điều kiện và cha đợcnhà nớc cho phép nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp nhập

5

khẩu trực tiếp nhập hộ Theo hình thức này doanh nghiệp uỷ thác hạch toándoanh thu nhập khẩu Còn đơn vị nhận uỷ thác chỉ đóng vai trò đại lí và đợc h-ởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký kết hợp đồng uỷ thác nhậpkhẩu.

Nói chung, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào

điều kiện do Bộ Thơng Mại quy định và khả năng của mình mà lựa chọn hình thứcnhập khẩu cho thích hợp Song nhập khẩu trực tiếp là hình thức tốt hơn vì nó giúpcho doanh nghiệp chủ động trong việc nắm bắt thông tin thị trờng và có điều kiện

mở rộng quan hệ, nâng cao uy tín trên thị trờng quốc tế

2.2 Các phơng thức thanh toán hợp đồng ngoại thơng trong kinh doanh nhập khẩu

Khái niệm hợp đồng ngoại thơng ở các quốc gia khác nhau thờng khônggiống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp của từng nớc Tại Việt Nam hợp

đồng ngoại thơng đợc hiểu nh sau: Theo điều 1 pháp lệnh hợp đồng kinh tế:

“Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa cácbên ký kết về thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ nghiêncứu các ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinhdoanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựngthực hiện kế hoạch của mình”

Hợp đồng ngoại thơng đợc hiểu theo nghĩa của hợp đồng kinh tế, chỉkhác ở chỗ:

- Chủ thể của hợp đồng không bắt buộc ít nhất một bên là pháp nhân

- Chủ thể hợp đồng ít nhất phải ở hai nớc khác nhau, mang hai quốc tịchkhác nhau

- Hàng hoá phải đợc vận chuyển qua biên giới

Trong các điều khoản của hợp đồng ngoại thơng, ngoài bốn điều khoảnbắt buộc (điều khoản chủ yếu) nh mọi hợp đồng, các phơng thức thanh toán làmột điều khoản quan trọng bậc nhất ảnh hởng đến cách thức hạch toán cũng

nh trình tự thủ tục hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Trong buôn bán có

Thứ nhất: Phơng thức chuyển tiền (Remittame): Là phơng thức mà trong

đó khách hàng (ngời trả tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một sốtiền cho ngời khác (ngời hởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phơng tiệnchuyển tiền do khách hàng yêu cầu Việc chuyển tiền đó có thể thực hiệnbằng hai hình thức:

* Điện chuyển tiền (T/T - Telegraphic Transfer): Là hình thức mà ngânhàng thực hiện việc chuyển tiền bằng điện cho ngân hàng đại lý trả tiền chongời nhận

* Th chuyển tiền (MT - Mail transfer): Là hình thức mà ngân hàng thựchiện việc chuyển tiền bằng cách gửi th ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nớcngoài trả tiền cho ngời nhận

Trong hai hình thức này, hình thức T/T nhanh hơn nhng chi phí cao hơn

Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ.

(1) Giao dịch thơng mại

(2) Viết đơn yêu cầu chuyển tiền (bằng th hoặc điện) cùng với uỷnhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng)

(3) Ra lệnh cho ngân hàng đại lý

(4) Chuyển tiền cho ngời hởng lợi

Ưu điểm của phơng thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán khôngcao Tuy nhiên ngời nhận có thể bị rủi ro do bộ chứng từ thanh toán có thể bịgiả mạo, nên nhiều trờng hợp nhà nhập khẩu nhận hàng rồi mới chuyển tiềncho ngời bán Điều đó có thể dẫn tới sự chậm chễ trong thanh toán Phơngthức này chỉ nên áp dụng với bạn hàng quen thuộc và giá trị lô hàng nhỏ

7

Ngân hàng chuyển tiền

Ng ời chuyển tiền

Thứ hai: Phơng thức nhờ thu (Collection of payment): Là phơng thứctrong đó ngời bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp một dịch vụcho khách hàng, uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở ngờimua trên cơ sở hối phiếu của ngời bán lập ra.

Các bên tham gia phơng thức này gồm :

- Ngời bán: Là ngời hởng lợi

- Ngân hàng bên bán: Là ngân hàng nhận sự uỷ thác của bên bán

- Ngân hàng đại lý của bên bán ở nớc bên mua

- Ngời mua: Là ngời trả tiền

Có hai phơng thức nhờ thu:

* Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection): Là phơng thức trong đó ngời bán

uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền cho ngời mua căn cứ vào hối phiếu do mìnhlập ra còn chứng từ thì gửi thẳng cho ngời mua không qua ngân hàng

Sơ đồ 2: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn.

Ngời bán sau khi gửi ngân hàng và chứng từ, tiến hành lập hối phiếu uỷthác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ bằng lệnh nhờ thu.

Ngân hàng bên bán gửi hối phiếu và uỷ nhiệm thu cho ngân hàng đạidiện ở nớc ngoài

Ngân hàng đại lý yêu cầu ngời mua trả tiền hoặc chập nhận trả cho hốiphiếu

Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu đợc , nếu hối phiếu chỉ đợc chấp nhậnthì ngâng hàng đại lý chuyển hối phiếu lại cho ngời bán

Phơng thức này đơn giản hơn tuy nhiên nó không đảm bảo quyền lợi chongời bán bởi vì trong trờng hợp nếu ngời mua mới chấp nhận trả tiền trên hốiphiếu thì ngời mua có thể lấy đợc hàng mà ngời bán cha nhận đợc tiền thanhtoán, với ngời mua thì hối phiếu đến trớc hàng, ngời mua phải trả tiền ngaytrong khi không biết việc giao hàng của ngời bán có đúng hợp đồng haykhông Do đó chỉ áp dụng trong các bạn hàng tin cậy

* Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection) Cũng nh phơng thứctrên song phơng thức này ngời bán không chỉ giao cho ngân hàng hối phiếu

mà còn giao cả bộ chứng từ gửi hàng Nếu ngời mua chấp nhận trả tiền hoặctrả tiền thì mới giao bộ chứng từ để ngời mua nhận hàng

Nhờ thu tiền kèm chứng từ có hai loại:

- Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against payment): Chứng

từ chỉ đợc giao khi bên mua trả tiền

- Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (Documentary against acceptancce):Chứng từ đợc giao nếu bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu trong một thờigian nhất định Vì vậy nó đợc sử dụng trong điều kiện ngời bán cấp tín dụngcho ngời mua

Cũng giống nh phơng thức trên, phơng thức này đơn giản hơn song ngờimua có thể trì hoãn, kéo dài thời gian trả tiền Ngân hàng ở đây chỉ đóng vaitrò trung gian thu tiền hộ, không có trách nhiệm đến việc trả tiền của ngờimua

Thứ ba: Tín dụng chứng từ (Letter of credit - L/C): Là sự thoả thuậntrong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thẻ tín dụng thờng là ngân hàng phục

9

vụ ngời mua) theo yêu cầu của khách hàng (ngời yêu cầu mở th tín dụng làngời nhập khẩu) sẽ trả một số tiền nhất định cho ngời khác (ngời hởng lợi làngời bán) số tiền th tín hoặc chấp nhận hối phiếu do ký phát trong phạm vi sốtiền đó khi ngời này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phùhợp với những quy định đề ra trong th tín dụng.

Các bên tham gia:

- Ngời xin mở L/C : Ngời mua, ngời nhập khẩu uỷ thác cho ngời khác

- Ngân hàng mở L/C: Ngân hàng đại diện cho ngời hởng lợi

- Ngời hởng lợi : là ngời xuất khẩu hoặc bất cứ ngời nào mà ngời hởnglợi chỉ định

Sơ đồ 3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ L/C

(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng (L/C) đến ngân hàngphục vụ mình yêu cầu mở một th th tín dụng cho ngời xuất khẩu hởng

(2) Căn cứ yêu cầu vào th tín dụng của ngời nhập khẩu ngân hàng phục

vụ ngời nhập khẩu sẽ lập một bộ th tín dụng và thông qua ngân hàng thôngbáo th tín dụng chuyển L/C đến ngời xuất khẩu (ngời hởng L/C)

(3) Ngân hàng thông báo th tín dụng (L/C) thông báo cho ngời xuất

(6) (2)

(4)(1)

Ngân hàng mở

th tín dụng (L/C)

Ng ời nhập khẩu

Ngân hàng thông báo th tín dụng (L/C)

Ng ời h ởng th tín dụng (L/C)

(5)

(5)

(8)

(4) Ngời xuất khẩu chấp nhận L/C thì giao hàng Nếu không thì đề nghịngân hàng mở L/C sửa đổi L/C cho đúng hợp đồng.

(5) Sau khi giao hàng ngời xuất khẩu lập chứng từ theo yêu cầu của thtín dụng chuyển đến ngân hàng mở th tín dụng xin thanh toán

(6) Ngân hàng mở th tín dụng xem xét toàn bộ chứng từ Nếu phù hợpvới L/C thì thanh toán còn không phù hợp thì gửi trả và từ chối thanh toán.(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từnhận hàng sau khi ngời nhập khẩu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiềnhoặc chấp nhận thanh toán Nếu không chấp nhận thì có quyền từ chối trả tiền.Phơng thức này có tính đảm bảo cao vì vậy đợc sử dụng phổ biến nhấtnhng nó có nhợc điểm là chi phí thanh toán cao, ngời nhập khẩu gặp rủi ronhiều hơn ngời xuất khẩu

Ngoài ra trong thanh toán hợp đồng ngoại thơng còn có các phơng thức sau:

* Phơng thức ghi sổ (Open accont): Ngời bán mở một tài khoản (hoặcmột quyển sổ) để ghi nợ ngời mua sau khi giao hàng, định kỳ ngời mua trảtiền cho ngời bán

* Phơng thức uỷ thác mua (Authority to pủchase A/P): Là phơng thức màtrong đó ngân hàng nớc mua theo yêu cầu của ngời mua viết đơn yêu cầu ngânhàng đại lý ở nớc ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ mua hối phiếucủa ngời bán với điều kiện đặt trong A/P Ngân hàng đại lý căn cứ vào điềukhoản của th uỷ thác mua trả tiền hối phiéu, ngân hàng bên mua thu tiền củangời mua và giao chứng thừ cho họ

* Th bảo đảm trả tiền: (Letter of guarantee L/G): Ngân hàng bên ngờimua theo yêu cầu của ngời mua viết th bảo đảm trả tiền cho ngời bán, đảmbảo sau khi hàng của bên bán đã gửi đến địa điểm của bên mua qui định sẽ trảtiền hàng

* Thanh toán qua tài khoản treo ở nớc ngoài (Esclow account) là phơngthức thanh toán mà hai nhà sản xuất và nhập khẩu thoả thuận theo tài khoản ởnớc nhập khẩu để ghi “Có” số tiền của nhà xuất khẩu bằng hàng nhập khẩuhoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua hàng của nớc nhập khẩu

11

II Phơng pháp kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

1 Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá.

1.1 Yêu cầu của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:

Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thơng, hoạt động kinh tếnày rất phức tạp Các doanh nghiệp đợc Nhà nớc cho phép nhập khẩu hànghoá của nớc ngoài dựa trên các điều kiện thanh toán Quốc tế, các thoả thuậntrong hợp đồng kinh tế hoặc nghị định th

Yêu cầu thứ nhất là trớc khi đi vào ký kết các hợp đồng kinh tế, kế toánnhập khẩu phải trả lời các câu hỏi: Dung lợng của hàng hóa đó trên thị trờng

nh thế nào? Bạn hàng để ký kết giao dịch là đối tợng nào để khi ký kết cáchợp đồng tránh đợc các thua thiệt về giá cả, chi phí…với nhiều n

Yêu cầu thứ hai là phải nắm vững luật và hợp đồng kinh tế cũng nhnhững thông lệ, luật quốc tế

Kế toán nhập khẩu phải tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụhàng hoá tiêu thụ ngoại thơng một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinhdoanh của doanh nghiệp

Phải nắm vững phạm vi và thời điểm xác định là hàng nhập khẩu Có nhvậy kế toán mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịpthời nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.2 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh nhập khẩu, kế toán nghiệp vụ nhậpkhẩu phải đảm bảo các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh, giám sát tình hình kế hoạch nhập khẩu Đây là nhiệm vụ cơbản và quan trọng vì từ thông tin này của kế toán, ngời lãnh đạo có thể nắm đ-

ợc các nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu phát sinh, kiểm tra đánh giá đợc quátrình thực hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hoá

- Kiểm tra, giám sát tình hình tiêu thụ kịp thời giữa các bên

- Kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các loại vật t

2 Xác định thời điểm ghi chép hàng nhập khẩu và giá hàng nhập khẩu:

Hàng hoá nhập khẩu là hàng hoá mà nớc ta mua của các nớc khác theohợp đồng ký kết giữa hai chính phủ hoặc giữa các doanh nghiệp kinh doanhxuất nhập khẩu trong và ngoài nớc

Việc xác định hàng hoá đợc coi là nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng tronghạch toán kế toán và hạch toán thống kê Thời điểm đó là thời điểm mà cácdoanh nghiệp nhập khẩu nắm đợc quyền sở hữu hàng hoá

Thời điểm hàng đợc coi là nhập khẩu đợc xác định cụ thể nh sau:

- Nếu vận chuyển bằng đờng biển: Tính từ ngày hàng đến địa phận nớc

ta, hải quan ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu

- Nếu vận chuyển bằng đờng không: Tính từ ngày hàng đến sân bay đầutiên của nớc ta theo xác nhận của hải quan sân bay

- Nếu vận chuyển bằng đờng sắt, đờng bộ: Tính từ ngày hàng đợc chuyểnlên ga, trạm biên giới nớc ta theo xác nhận của hải quan cửa khẩu

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, giá vốn của hàng nhập khẩu đợc tínhtheo công thức sau:

- Giá CIF (Cost, Insruance, and Freight): Ngời bán sẽ giao hàng tại cảngcủa ngời mua, ngời bán chịu chi phí bảo hiểm, vận chuyển, rủi ro, tổn thất dobên bán chịu Hay giá CIF là giá giao hàng tại biên giới nớc mua

Chi phí mua

Thuế nhập khẩu

Giá

FOB của hàng hoá Trị giá mua

Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp tới cảng hoặc biên giới n ớc bán

Giá

CIF của hàng hoá Trị giá mua

Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp dỡ tới ga, sân bay n ớc mua hàng

3 Hệ thống chứng từ sử dụng cho kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

Trong một nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợppháp của nghiệp vụ, đồng thời là phợng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ đó.Chứng từ chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế Đối vớidoanh nghiệp nhập khẩu, ngoài chứng từ tơng tự các doanh nghiệp thơng mạikhác, còn có nhiều loại chứng từ riêng biệt Những chứng từ cơ bản của quátrình thực hiện hợp đồng ngoại thơng là những chứng từ xác nhận việc chấphành hợp đồng đó nh là việc ngời bán giao hàng, chuyên chở hàng, bảo hiểmhàng, thủ tục hải quan

Căn cứ vào chức năng, nội dung, các chứng từ của hoạt động nhập khẩu

đợc chia thành nhiều loại:

Loại1: Chứng từ hàng hoá:

Những chứng từ này nêu rõ những đặc điểm của hàng hoá, chúng do ngờibán xuất trình và ngời mua trả tiền khi hận chúng Những chứng từ hàng hoáchủ yếu là:

- Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice): Là chứng từ cơ bản trongviệc thanh toán, ghi rõ số tiền ngời mua phải trả cho ngời bán và cơ sở để theodõi, thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan

- Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trongkiện hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng

- Phiếu đóng gói (Packinh list): Là bản kê khai hàng hoá trong kiện hàng,

đợc lập khi gói hàng

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): Là chứng từ xácnhận của hàng hoá đợc giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp vứi các điềukiện trong hợp đồng Do cơ quan kiểm nghiệm hoặc nơi cung cấp hàng cấp

- Giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng (Certificate of quantity weight):Xác nhận số lợng, trọng lợng của hàng hoá thực giao Do ngời cung cấp hoặccơ quan kiểm nghiệm cấp Tuỳ theo thoả thuận theo hợp đồng

Loại 2: Chứng từ vận tải:

Vận đơn (Bill of ladinh): Là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hànghoá, do ngời đại diện hoặc ngời chuyên chở cấp cho ngời gửi hàng Vận đơn làchứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thểthiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại

kèm theo nh : Biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đờng biển, phiếu gửi hàng,bản khai hàng

Loại 3: Chứng từ bảo hiểm : do cơ quan bảo hiểm cấp

- Đơn bảo hiểm (Insurance policy): Gồm các điều khoản chủ yếu tronghợp đồng bẩo hiểm

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): Xác nhận lô hàng đã

đợc bảo hiểm theo các điều kiện của hợp đồng bảo hiểm dài hạn

Loại 4: Chứng từ kho hàng : Do công ty kho hàng cấp cho ngời chủ hànggồm:

- Biên lai kho hàng (Warehouse receipt): Biên nhận đã lu kho số hànghoá theo đơn thoả thuận với chủ hàng

- Chứng từ lu kho (Warrant): Xác nhận hàng hoá đã đợc tiếp nhận trongkho

Loại 5: Chứng từ hải quan: Là chứng từ mà chủ hàng phải xuất trình chocơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia Các chứng từnày thờng gồm một số loại nh sau: tờ khai hải quan, giấy phép xuất nhậpkhẩu, hoá đơn lãnh sự, giấy chứng nhận xuất xứ

- Giấy phép xuất nhập khẩu (Export/ Import licence): Do các cơ quan cóthẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá

- Các giấy chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận vệ sinh ( Certificate, Phytonitary Certificate): Do các cơ quan thẩm quyền của Nhà nớccấp để xác nhận hàng hoá đã đợc kiểm tra, đảm bảo an toàn vệ sinh, bệnhdịch

Sanitary-Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khinhập hàng, mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại, số lợng, phẩm chất của hànghoá

Ngoài ra doanh nghiệp nhập khẩu cũng sử dụng các chứng từ nh cácdoanh nghiệp thơng mại khác: phiếu nhập kho xuất kho, hoá đơn kiêm phiếuxuất, bảng kê tính phiếu, phiếu thu, chi

4 Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán nhập khẩu hàng hoá:

Tài khoản kế toán đợc sử dụng theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến

động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải trả, nợphải thu Tuỳ thuộc vào qui mô, điều kiện kinh doanh cụ thể, loại hình doanhnghiệp, trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nớc ban hành, mỗidoanh nghiệp sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác

15

kế toán Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hoá, các tài khoản sau đây đợc sửdụng:

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng: phản ánh sự biến động của tiền gửi ngân

hàng và đợc chi tiết thành

TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam

TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng ngoại tệ

- TK 144: Ký quĩ, ký cợc, thế chấp ngắn hạn: phản ánh sự biến động

tăng giảm ký quĩ, ký cợc, thế chấp dới một năm

- TK 151: Hàng đang đi đờng: phản ánh giá trị của hàng hoá vật t mua

ngoài thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho của doanhnghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đếndoanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho

-TK 1561: Giá mua hàng: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến

động của hàng hoá mua vào đã nhập kho Giá mua hàng bao gồm giá và thuếnhập khẩu

- TK 1562: Chi phí mua hàng: phản ánh chi phí phát sinh trong quá

trình mua hàng bao gồm chi phí bảo quản, tiền vận chuyển, hao hụt trong

định mức, chi phí thuê bến bãi, chi phí bảo hiểm, công tác phí cho nhân viênthu mua, hoa hồng trả cho đơn vị đợc uỷ thác mua hoặc nhập khẩu

- TK 311: Vay ngắn hạn: phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn của

ngân hàng, các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong một chu kỳ hoạt độnghoặc tối đa trong vòng một niên độ kế toán

- TK 413: Chênh lẹch tỷ giá : phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá

TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh TK 632- Giá vốn hàng bán

5 Các phơng pháp hạch toán hàng nhập khẩu:

đợc thực hiện một cách đều đặn và cho phép xác định giá trị hàng tồn kho tạithời điểm bất kì.

Theo phơng pháp này giá trị hàng xuất đợc phản ánh đều đặn vào tàikhoản 632, do vậy giá trị hàng xuất luôn luôn đợc xác định từ đó xác định đợcgiá trị hàng tồn kho theo công thức:

Cuối kỳ kế toán đối chiếu, so sánh giữa số liệu sổ sách với kiểm kê thực

tế Từ đó phát hiện xử lí các sai sót kịp thời Tuy nhiên khối lợng ghi chép lớn.Với những đặc điểm này, phơng pháp KKTX áp dụng cho những doanhnghiệp có hàng hoá có giá trị lớn

6 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:

6.1 Nhập khẩu trực tiếp

6.1.1 Doanh nghiệp áp dụng ph ơng pháp KKTX:

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.

(Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

Giá trị hàng nhập trong kỳ -

Giá tri hàng xuất trong kỳ

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ

1562

(7)

*Chó thÝch:

(1a) : Ký quÜ

(2a,b,c): Thanh to¸n tiÒn hµng

(3) : TÝnh thuÕ nhËp khÈu ph¶i nép

(4) : TÝnh thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ph¶i nép

(4a) : C¬ së nép theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ

6.1.2 Doanh nghiệp áp dụng ph ơng pháp KKĐK:

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.

(Theo phơng pháp kiểm kê định kì)

Chú thích:

(1) : Đầu kì, kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kì trớc

(2a,b,c): Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập trong kì

(3) : Cuối kì, kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kì và xác định

hàng tiêu thụ trong kì

33312

(7)

(4a)

1331(5a)

(5b)

1331(6)

413

TGTT

Chú thích:

(1): Sau khi đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác thông báo đã ký xong hợp

đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển tiền để đơn

(6): Chi phí tiếp nhận hàng hoá

(7): Chi phí hoa hồng uỷ thác nhập khẩu

21

(2): Đơn vị chuyển tiền ký quĩ mở L/C.

(3): Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng mở L/C về số tiền đã thanhtoán cho ngời xuất khẩu

(4): Khi nhận đợc giấy báo hàng về, thông báo cho đơn vị uỷ thác chuyểntiền nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu

(5): Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu

(6): Chi phí phát sinh khi thực hiện nhập khẩu uỷ thác

(7): Các chi phí do đơn vị chịu

(8): Khi nhận lại tiền chi phí của bên giao uỷ thác

(9): Khi đơn vị nhận đợc số tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu

331

(9)

133,641(7)

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty technimex:

Công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật đợc hình thành ngày 6/10/1982 theoquyết định của Chủ nhiệm Uỷ Ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nớc, sau đó đếntháng 2 năm 1993 đợc thành lập lại theo quyết định của Bộ trởng Bộ Khoa họcCông nghệ và Môi trờng

Ngày 10/5/1996 Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng có quyết

định sát nhập công ty “ứng dụng và phát triển năng lợng hạt nhân” vào công

ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, vẫn lấy tên là công ty Xuất Nhập Khẩu KỹThuật Công ty là doanh nghiệp của Nhà nớc,có tên giao dịch quốc tế là

VIET NAM TECHNIQUE IMPORT - EXPORT CORPORATION,

gọi tắt là TECHNIMEX

Vốn kinh doanh ban đầu : 2.789.000.000 đồng

Trong đó:

Vốn ngân sách nhà nớc cấp : 2.426.000.000 đồng

Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 372.000.000 đồng

Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ Trởng Bộ Khoa họcCông nghệ và Môi trờng đã kí thì phạm vi hoạt động của công ty bao gồm:

- Th nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nớc ngoài Cụ thể là trao đổithực tập sinh, chuyên gia khoa học, công nghệ, phân phối nghiên cứu đề tàikhoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết quả nghiên cứu, trao đổi t liệukhoa học công nghệ

- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật Cụthể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật t phục vụ cho nghiên cứu khaohọc và sản xuất Nhập khẩu phơng tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất nhập

23

khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng côngnghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ nghệ.

- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất Cụ thể là thực hiện các dịch vụkhoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩmkhoa học công nghệ tại thị trờng Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu côngnghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹthuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lợng sản phẩm bằng kỹ thuậthạt nhân, t vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ thuậttheo qui định hiện hành của Nhà Nớc

Công ty TECHNIMEX là doanh nghiệp Nhà Nớc, có t cách pháp nhân

đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, cócon dấu riêng để giao dịch Hiện nay công ty tập trung đầu t kinh doanh nhậpkhẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính,máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trờng, đo lờng kiểm nghiệm Kháchhàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trờng đại học, các công

ty trách nhiệm hữu hạn đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lâncận Khách hàng của công ty là những nớc phát triển, có kỹ thuật, trình độcông nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điểnhình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc

Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công tyngày càng phát triển

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức thành các phòng, các trung tâm,chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chứchoạt động của công ty do bao Bộ trởng Bộ khoa học công nghệ và môi trờngphê duyệt.

25

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

Tr ờng

Phòng TàI Chính Kế toán

Phòng SHCN &

CGCN

Trung Tâm ứng Dụng

Và Phát Triển nlhn

Chi Nhánh Công Ty TạI t.p.hcm

Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu

Trung Tâm Triển Khai Công Nghệ Mới

Trung tâm công nghệ thông tin

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

Giám đốc công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng bổnhiệm Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sửdụng bảo toàn và phát triển vốn do nhà nớc cấp, điều hành toàn bộ công tytheo chế độ thủ trởng, chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ

và Môi trờng, pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty Giám đốc có nhiệm

vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nớc

Giúp việc cho giám đốc là trởng phòng chức năng và một kế toán trởng

đợc Bộ trởng Bộ khoa học công nghệ và môi trờng bổ nhiệm theo đề nghị củagiám đốc Các trởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình vàtrịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm nhiệm vụ đợc giao và hoạt động củaphòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ choviệc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc

Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và

điều hành trực tiếp của giám đốc công ty Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toánphải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định

Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng đều

có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giaodịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công

ty Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể nhsau:

Phòng hành chính - tổ chức: gồm trởng phòng, một phó phòng và các

cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau:

+ Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến củacông ty, quản lý con dấu của công ty

+ Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trongcông ty

+ Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn

và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty

27

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

+ Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật t, đồ dùng và trang thiết bịmới cũng nh kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trangthiết bị cũ hỏng

Phòng kế hoạch thị trờng: gồm một trởng phòng, một phó phòng và các

chuyên viên với các nhiệm vụ sau:

+ Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kếhoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các

đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt

+ Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trờng hoạt độngcủa công ty

+ Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọncho các đơn vị cơ sở

+ Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến côngtác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị tr ờng, vốn, tàisản cố định

+ Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn

vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trởng phòng, một phó phòng

và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:

+ Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy

định của pháp luật và của Nhà nớc

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trongphạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty Đó là duy trì và khôngngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nớc Tiếnhành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luậtkinh doanh xuất nhập khẩu nh: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyểngiao tào liệu khoa học công nghệ

Phòng kế toán: gồm kế toán trởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau:

+ Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sảncủa công ty

+ Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinhdoanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng

+ Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợthanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồngnhận uỷ thác xuất nhập khẩu

+ Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời,

đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính

kế toán, quyết toán, thống kê của công ty

+ Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quảkinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc

Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách

phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trởng

Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng ký chứ trên thực tế phòng này cha hoạt

động, nghiên cứu hoàn thành

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Mô hình tổ chức kế toán của công ty TECHNIMEX là mô hình nửa tậptrung, nửa phân tán Bộ máy kế toán chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh,cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty cũng nh hớngdẫn kiểm tra công tác Tài chính - Kế toán, kiểm tra, xét duyệt quyết toán củacác đơn vị trực thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn công ty Công

ty hiện có 4 đơn vị trực thuộc là: Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lợnghạt nhân, trung tâm triển khai công nghệ mới, trung tâm công nghệ thông tin

và chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh

Phòng kế toán của công ty hiện có ba ngời, mỗi ngời đợc phân công, phụtrách những phần việc riêng

29

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

Sơ đồ 9: Tổ chức bộ máy kế toán tại TECHNIMEX

Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công

ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mu cho giám đốc quản

lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, quan hệ với ngânsách Nhà nớc, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệmxét duyệt báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính củacông ty

Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm:

- Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố

Kế toán tiền lơng, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm:

- Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính

ra tiền lơng, tiền thởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

Kế TOáN CáC ĐƠN

Vị TRựC THUộC

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cáchchính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty

- Thờng xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngânhàng, lãi suất đợc nhận, tính ra số d cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiếttheo từng ngân hàng, từng loại tiền

Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lợng công

việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên Bộ phận

kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật

t, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tàichính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt vàtổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trởng

4 Hệ thống tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán phản ánh nghiệp

vụ nhập khẩu hàng hoà ở công ty:

Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, TECHNIMEX sửdụng các tài khoản chủ yếu sau:

- TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

TK 1331: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

- TK 151 : Hàng mua đang trên đờng

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

- TK 144 : Ký quĩ

- TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nớc

TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ

TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu

TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu

TK 33332: Thuế nhập khẩu

- TK 413 : Chênh lệch tỷ giá

- TK 511 : Doanh thu bán hàng

TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá

TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK 632 : Giá vốn hàng bán

- TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính

- TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính

- TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh

Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng nh công tác nhập khẩuphải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với quimô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu đó công tyXuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật đã vận dụng hình thức nhật ký chung Đây là hìnhthức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vitính hoá công tác kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toáncủa Vụ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng Hàng ngày căn cứ vào các chứng

từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại Chứng từ thuộc bộ phận nào

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

Sơ đồ 10: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty TECHNIMEX:

Các báo cáo tài chính sử dụng bao gồm:

- Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ

Các báo cáo tài chính

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

1 Nhập khẩu trực tiếp (NKTT):

Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồngngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội) Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết vớikhách hàng trong nớc, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trờng nớc ngoài,công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại Hoạt động nhậpkhẩu của công ty diễn ra thờng xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công tyhiện nay

1.1 Quá trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 11: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT).

Chú thích:

(1): Ký hợp đồng nội, lập phơng án kinh doanh

(2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan

Tiến hành

giao hàng

Ngân hàng bên bán, công ty

Ngân hàng Kế toán tr ởng

(7)

(4)

Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)

- Giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng (Certificate of quantily, weight)

Bộ chứng từ này đợc qui định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C Công

ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết,ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty

đi lấy hàng

Khi nhận đợc giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang

bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho ngời chuyênchở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hảiquan, thuế…với nhiều n

Các chứng từ trong khâu này bao gồm:

+ Bảng kê tính thuế

+ Biên bản giám định của hải quan

+ Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ…với nhiều n

1.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp:

Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàngnhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF Tuy nhiêncũng có một số trờng hợp công ty mua theo giá FOB Khi nhập khẩu, công ty

sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thơng công bố tại thời

điểm mở L/C Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểmkhách hàng ứng trớc tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá

Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp đợc công ty tiến hành nh sau:

* Nếu thanh toán bằng L/C:

- Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toánghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thơng