kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư Vilexim

kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư Vilexim

Lời nói đầu

Trải qua 20 năm Đổi mới, nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN ở

n-ớc ta đã hình thành và ngày càng hoàn thiện Trong kinh tế thị trờng, cạnh tranh là quy luật tất yếu với mục đích là lợi nhuận Để dành đợc thắng lợi trong một môi trờng mà sự cạnh tranh diễn ra ngày càng khốc liệt đòi hỏi các chủ thể kinh tế, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao tính tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh

Nếu nh trớc đây, các doanh nghiệp chỉ cần chăm lo vào sản xuất mà không cần quan tâm đến khâu tiêu thụ sản phẩm bởi đã có Nhà nớc bao cấp thì giờ đây, các doanh nghiệp phải tự tìm đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của mình Điều này

đòi hỏi doanh nghiệp cần đánh giá đúng đắn vai trò quan trọng của quá trình tiêu thụ, bán sản phẩm hàng hoá trong chu kỳ kinh doanh Quá trình tiêu thụ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, khoản doanh thu mang lại sẽ bù đắp đợc các khoản chi phí đã bỏ ra, đồng thời doanh nghiệp cũng xác định đợc khoản lợi nhuận thu về trong một thời kỳ nhất định để đầu t, mở rộng sản xuất kinh doanh Và đối với tổng thể nền kinh tế, quá trình tiêu thụ chính là con đờng nối liền các chủ thể trong nền kinh tế, giúp cho cơ chế thị trờng vận hành nhịp nhàng và ổn định, tạo ra thu nhập cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân

Nh vậy, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng

đối với doanh nghiệp và nền kinh tế quốc dân Để quản trị việc tiêu thụ và xác

định kết quả tiêu thụ thì kế toán là một công cụ hiệu quả, phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định

Nhận thức đợc vai trò của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kết hợp với việc vận dụng lý luận đã đợc học tập, nghiên cứu với thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim, em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại

Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim” để nghiên cứu tìm hiểu hoàn

thiện kiến thức đã đợc trang bị trên ghế nhà trờng, đồng thời vận dụng kiến thức

để giải quyết một số vấn thực tiễn phát sinh nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.

Vilexim là một công ty đa ngành, đa lĩnh vực, tuy nhiên trong giới hạn về thời gian thực tập và khuôn khổ của một báo cáo, chuyên đề này xin đợc tập trung trình bày trong phạm vi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Vilexim gồm có kết cấu gồm 2 phần sau đây:

- Phần 1: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

- Phần 2: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

Do còn có những khiếm khuyết trong lý luận cũng nh thực tiễn mà chuyên

đề này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Với tinh thần đợc bổ sung kiến thức, nghiệp vụ và vận dụng lý luận vào thực tiễn, em mong đợi và xin chân thành cảm

ơn những đóng góp thẳng thắn của các thầy cô trong trờng Đại học Kinh tế quốc dân , đặc biệt là sự hớng dẫn, chỉ bảo tận tình của Thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ phòng Tài chính Kế toán tại Công ty Vilexim

Em xin trân trọng cảm ơn!

Phần 1 thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần XNK và hợp tác

đầu t vilexim.

1.1 Những đặc điểm kinh tế_ kỹ thuật của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim ảnh hởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vilexim

Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim là một doanh nghiệp đa ngành, đa chức năng trực thuộc Bộ Thơng mại, đợc thành lập năm 1967 với tên ban đầu là Tổng Công ty XNK Biên giới do Bộ Ngoại thơng lúc đó quản lý

Trong 9 năm đầu (1967-1976), Công ty đợc giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá viện trợ của các nớc XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng hoá đó sang Lào và Campuchia

Năm 1976, Tổng công ty XNK Biên giới chuyển thành Tổng công ty XNK Việt nam trực thuộc Bộ Ngoại thơng có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá viện trợ từ các nớc XHCN, đồng thời thực hiện các hoạt động XNK theo chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nớc

Tháng 2 năm 1987, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK với Lào.Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ) về việc sắp xếp lại DNNN, Bộ Thơng mại đã ra Quyết định 332 TM/TCCB ngày 31/03/1993 thành lập DNNN- Công ty XNK với Lào

Năm 2003, Bộ Thơng mại ban hành Quyết định số 0999/2003 QĐ-BTM ngày 08/08/2003 đổi tên Công ty XNK với Lào thành Công ty XNK và Hợp tác

đầu t Vilexim

Năm 2005, theo quyết định 1188/QĐ-BTM ngày 23/08/2004 của Bộ Thơng

ngày 01/01/2005 và lấy tên là Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

- Tên công ty: Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t VILEXIM

+ Tên giao dịch (tiếng Anh): VILEXIM Import Export and operation Investment Joint Stock Company

+ Theo phân cấp quản lý: Doanh nghiệp Trung ơng

- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp: Quy mô vừa

- Vốn điều lệ: 18.000.000.000đ Trong đó, cơ cấu vốn phân theo sở hữu:

Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, với bao thăng trầm, từ một công ty với kim ngạch XNK chỉ đạt một vài triệu USD, đến năm 2005, kim ngạch XNK của Vilexim vào khoảng gần 60 triệu USD với những mặt hàng XNK đa dạng và phong phú nh nông - lâm - thủy sản, vật t, nguyên liệu, thiết bị máy móc

đồng bộ phục vụ sản xuất và tiêu dùng; Không chỉ XNK hàng hóa, Vilexim còn hoạt động trên lĩnh vực đầu t liên doanh và xuất khẩu lao động

Thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim những năm gần đây:

Năm 2000, Tổng kim ngạch XNK là 25.294.000 USD - Trong đó, XK là 11.889.000USD và NK là 13.405.000 USD

Năm 2001, Tổng kim ngạch XNK là 25.093.000 USD so với kế hoạch đợc giao đạt 109%, so với năm 2000 bằng 99,2% - Trong đó, XK là 11.819.000 USD

đạt 96,5% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm trớc bằng 99,4%; NK là 13.274.000 USD đạt 120,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm trớc bằng 99%

Năm 2002, Tổng kim ngạch XNK là 26.255.000 USD so với kế hoạch đợc giao đạt 104,9%, so với năm 2001 bằng 104,5% - Trong đó, XK là 10.363.000 USD đạt 82,9% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 87,7%; NK là 15.892.000 USD đạt 126,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 119,7%

Năm 2003, Tổng kim ngạch XNK là 40.128.000 USD, so với kế hoạch đợc giao đạt 154% , so với năm 2002 bằng 153% - Trong đó, XK năm 2003 đạt thành tích đáng kể là hơn 15.003.000 USD, đạt 120% so với kế hoạch đợc giao, so với cùng kì năm 2002 bằng 145%; NK đạt 25.125.000 USD đạt 186% kế hoạch đợc giao và so với năm 2002 bằng 158%

Năm 2004, Tổng kim ngạch XNK là 49,45 triệu USD bằng 172% so với kế hoạch đợc giao và bằng 123% so với năm 2003 - Trong đó, XK là 12,11 triệu USD

và NK là 37,34 triệu USD

Năm 2005, Tổng kim ngạch XNK 58,75 triệu USD bằng 118% so với năm

2004 – Trong đó, XK là 16,23 triệu USD tăng 34% so với năm 2004 và NK là 42,52 triệu USD tăng 13,8% so với năm 2004

Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng, đặc biệt là kim ngạch xuất khẩu Vì thế, lợi nhuận của Công ty tăng cao, đời sống của ngời lao động đợc cảIithiện Cụ thể nh sau:

Biểu 1.1. Bảng so sánh kết quả kinh doanh các năm 2004, 2005

Nă

m

Chỉ tiêu

2004

2005

Tỷ lệ %

so với năm 2004

Tỷ lệ %

so với kế hoạch Bộ

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vilexim

Chế độ quản lý của công ty Vilexim là chế độ quản lý tập trung Đứng đầu công ty là Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty Hội đồng quản trị

ra các quyết định liên quan đến mọi hoạt động của công ty theo chế độ, chính sách của nhà nớc Giám đốc là ngời thay mặt cho Hội đồng Quản trị và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty giao dịch với các đơn vị bên ngoài, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật, trớc cơ quan quản lý cấp trên.Trợ giúp cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc Một Phó giám đốc điều hành kinh doanh, một Phó giám đốc điều hành Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và một

Phó giám đốc điều hành Trung tâm XK Lao động Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty về công việc đợc giao.

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

( Xem trang bên)

Biểu 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty

Chi nhánh Hải Phòng

Chi nhánh

Hà Tây

VP đại diện tại Lào

Kế toán

P.Tổ chức hành chính

Đội xe Kho Tứ Kì Kho Cổ Loa

- Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành, chiến lợc phát triển của công ty.

- Quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xử lý sai phạm của các cán bộ quản lý trong công ty

3) Ban kiểm soát

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty

- Thờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động Báo cáo Đại hội Cổ

đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác

- Không tiết lộ bí mật Công ty, không gây cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp ở trong nớc và nớc ngoài

5) Phòng Tài chính Kế toán

- Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực, phơng pháp kế toán quy định

- Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Lập hệ thống báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tợng sử dụng có liên quan

- Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp lãnh đạo công ty đa ra các giải pháp hữu hiệu trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.

7) Phòng Kiến thiết xây dựng

- Lập dự án, phơng án khả thi về nhu cầu đất đai cần cho sự mở rộng và phát triển của Công ty

- Khảo sát, tìm kiếm, liên hệ với các tỉnh, thành phố, địa phơng, khu công nghiệp

để làm thủ tục và các giấy tờ xin cấp hoặc thuê đất; nhận và quản lý đất đai đợc giao, triển khai xây dựng

8) Phòng Tổ chức hành chính

- Xây dựng mô hình tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty; Xây dựng các nội quy, quy chế của công ty

- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo sử dụng nguồn nhân lực, các chính sách lao

động, tiền lơng, tính lơng hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên cũng nh các khoản tiền thởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

- Tổ chức công tác văn th lu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch, làm việc với công ty, tổ chức bảo vệ hàng ngày

9) Các đơn vị trực thuộc (Các chi nhánh, văn phòng đại diện, kho hàng, đội

xe )

- Tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thơng vụ xuất nhập khẩu

do công ty giao Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề nh thanh toán nợ, nghiên cứu thị trờng

- Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, cơ sở vật chất đợc giao

1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vilexim

1.1.3.1 Phơng thức hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK & Hợp tác đầu t Vilexim

do các Phòng kinh doanh phụ trách Các phòng kinh doanh trớc hết làm nhiệm vụ tiến hành tìm đầu ra cho hàng hoá thông qua nghiên cứu thị trờng, xem thị trờng

có nhu cầu về loại hàng hóa nào, xem xét khả năng tiêu thụ hàng hoá nh thế nào, kết quả thu đợc ra sao Sau khi có đợc đầu ra cho hàng hoá, các phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thoả thuận mua hàng, đồng thời, lên kế hoạch lập phơng án kinh doanh Sau đó, phơng án kinh doanh đợc trình lên Phòng Tài chính Kế toán để thẩm định khả năng tài chính của Công ty hiện thời có đáp ứng đợc yêu cầu của phơng án đó hay không? Nếu khả năng tài chính cho phép, phơng án kinh doanh đợc cho là khả thi thì sẽ trình lên Giám đốc công ty phê duyệt

Khi phơng án kinh doanh đợc chấp thuận, Phòng kinh doanh sẽ tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh bao gồm: Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp trong nớc, hợp đồng ngoại thơng với phía nớc ngoài, tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các thủ tục liên quan đến mua bán hàng hoá Chẳng hạn, với hoạt động nhập khẩu hàng hoá, hoạt động thờng xuyên của Công ty, Phòng kinh doanh sẽ mở L\C nhập khẩu; theo dõi việc giao hàng của phía nớc ngoài; Khi bộ chứng từ hàng hóa về tới Ngân hàng, Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá để làm căn cứ đi nhận hàng, tiến hành các thủ tục Hải quan Sau khi có hàng, sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng trong nớc theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Với đặc điểm kinh doanh cơ bản nh trên, quá trình kế toán bán hàng tại Công ty đợc tổ chức xử lý, theo dõi các số liệu kế toán phát sinh theo từng lô hàng mỗi lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

1.1.3.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác các mặt hàng nông lâm sản, hóa chất, dợc liệu, bông vải sợi, điện máy, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ

- Xuất khẩu lao động đi nớc ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hớng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nớc ngoài

- Kinh doanh vật t nguyên liệu phục vụ sản xuất (kim loại màu, sắt thép các loại), phơng tiện vận tải và hàng tiêu dùng

- Kinh doanh hải sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng

- Kinh doanh vật t, nguyên liệu, thiết bị phục vụ ngành hàng khí hóa lỏng, mặt hàng giấy

- Liên doanh liên kết với các đơn vị khác để sản xuất hàng xuất khẩu

- Cho thuê nhà văn phòng, nhà xởng, kho bãi

Trong đó, hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn doanh thu của Công ty là hoạt động xuất nhập

1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vilexim

1.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Vilexim là một đơn vị thực hiện hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp hình thức tập trung với hình thức phân tán: Các đơn vị trực thuộc đợc tổ chức bộ phận kế toán riêng nh Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hải phòng làm nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công tác tài chính kế toán, định kỳ lập Báo cáo kế toán gửi về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty

ở các đơn vị trực thuộc với đặc điểm cha đủ trình độ quản lý, cha đợc phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao nh Trung tâm Xuất khẩu Lao

động, Chi nhánh Hà Tây, Văn phòng đại diện tại Lào thì không tổ chức kế toán riêng, mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu; định kỳ thu nhận chứng từ ban đầu, xử lý và kiểm tra sơ bộ các chứng từ

đó để chuyển về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán phát sinh tại Trụ sở Công ty và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế

toán riêng gửi đến và lập Báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty

Mô hình kế toán áp dụng nh trên tại Công ty có nhiều u điểm hơn so với các mô hình kế toán khác và tơng đối phù hợp với Công ty do đây là mô hình kế toán tơng đối linh hoạt khi áp dụng; Mặt khác, Công ty Vilexim có quy mô vừa nhng hoạt động phân tán, áp dụng mô hình này sẽ không bị phụ thuộc vào địa bàn hoạt

động; Công ty Vilexim đợc trang bị và sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại, thuận lợi cho việc nối mạng nội bộ tại Văn phòng Công ty, cũng nh thông tin viễn thông với các đơn vị trực thuộc Do đó, thông tin kế toán đợc cung cấp khá kịp thời

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

( Xem trang bên)

- Kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty.

- Kế toán ngân hàng và thuế tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng

và thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nớc

Biểu 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

và Thuế

KT Hàng tồn kho

Kế toán Công nợ

Kế toán Tổng hợp

P.Kế toán tại

CN Tp HCM,

CN Hải Phòng

Nhân viên kế toán tại các CN khác

KT Tiền lư

ơng

Quan hệ chỉ đạoQuan hệ cung cấp thông tin

- Kế toán hàng tồn kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá

- Kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng và các nhà cung cấp từ đó xác định đợc số nợ còn phải thu cũng nh số nợ còn phải trả của từng đối tợng

- Kế toán Tiền lơng tính toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên toàn công ty

Xuất phát từ đòi hỏi của tình hình kinh doanh ngày một lớn mạnh, số liệu phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp, Phòng kế toán đã đa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng với phiên bản hiện tại là Fast 2003.f Phần mềm đợc thiết kế theo đặt hàng của Công ty Vilexim, thích ứng với hình thức tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động kinh doanh riêng của Công ty Cổ phần XNK và hợp tác

đầu t Vilexim

Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim nh sau:

( Xem trang bên)Biểu 1.4 Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim

Trớc khi đa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng, Phòng kế toán Vilexim đã phải làm các công việc chuẩn bị phục vụ cho việc áp dụng phần mềm Các công việc đã thực hiện bao gồm:

- Xác định các yêu cầu về quản lý

- Nghiên cứu cách thức tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm kế toán;

- Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin

- Xây dựng danh mục các từ điển trong phần mềm kế toán (danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng ).…

- Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn

- Khai báo về ngày bắt đầu của năm tài chính.

- Khai báo thông tin về ngày tính số d đầu kỳ

- Xác định số d đầu kỳ; các số phát sinh luỹ kế

- Xác định danh sách ngời dùng phần mềm, công việc và quyền truy nhập.Các công việc chuẩn bị trớc khi sử dụng phần mềm kế toán đã đợc các cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế toán chuẩn bị cẩn thận và kỹ lỡng bởi mọi ngời đã xác định đây là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hởng sâu sắc tới việc khai thác thông tin sau này có thuận lợi và hiệu quả hay không, tránh phải sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần

1.1.4.2 Quản trị ngời sử dụng

Phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép kế toán trởng có thể quản trị

ng-ời dùng, phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thông qua chức năng phân quyền Chức năng này để khai báo những ngời sử dụng chơng trình và phân quyền sử dụng chơng trình cho từng ngời sử dụng Mỗi nhân viên kế toán đợc cung cấp một tên và mật khẩu đăng nhập riêng để sử dụng chơng trình

Ví dụ, để phân công nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang phụ trách kế toán hàng tồn kho, cách làm nh sau:

- Chọn menu “Hệ thống” bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sau

đó chọn tiếp menu “Quản lý ngời sử dụng” rồi vào menu “Khai báo ngời sử dụng và phân quyền”

Biểu 1.5 Khai báo ngời sử dụng và phân quyền truy nhập

- Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút “Thêm NSD” rồi tiến hành nhập dữ liệu tuần tự nh sau:

+ Tên đầy đủ: Nguyễn Thị Nh Trang

+ Mật khẩu: Nhập mật khẩu bất kỳ giả sử là 123, mật khẩu này chỉ cho phép ngời đợc phân quyền và kế toán trởng truy cập vào phần kế toán hàng tồn kho

+ Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trởng cho phép nhân viên này

đợc sửa và xoá chứng từ, nếu không cho phép đánh số 0

+ Cuối cùng kích chuột vào nút “Nhận” để kết thúc khai báo

- Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho ngời sử dụng bằng cách di chuyển con trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang rồi kích chuột vào nút

“Phân quyền”, chọn cột “Chức năng không đợc sử dụng”, kích chuột để đánh dấu phần “Kế toán hàng tồn kho” Sau đó, kích vào nút “Thêm quyền” cuối cùng là nút “Nhận”

Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trởng có thể kiểm tra công việc của từng nhân viên và xác định đợc cụ thể trách nhiệm thuộc về ngời nào khi xảy ra sai sót Việc phân quyền rất đa dạng nh:

- Phân quyền cho từng ngời sử dụng đến từng chức năng (menu) của chơng trình Ví dụ: Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả, nhân viên Trang chỉ đ-

ợc truy cập đầy đủ các menu “Kế toán hàng tồn kho”, “Kế toán bán hàng và xác

định kết quả”, Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” và một số chức năng thuộc các menu “Hệ thống”, “Kế toán tổng hợp”, “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”

- Đối với phần nhập liệu, kế toán bán hàng đợc quyền tạo mới, sửa, xoá, xem các chứng từ

- Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chơng trình luôn lu lại ngày, giờ và mã của ngời tạo giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng nh ngày, giờ và mã của ng-

ời thực hiện sửa chữa lần cuối cùng Nhờ đó có thể xác định trách nhiệm cụ thể thuộc về nhân viên nào khi xảy ra sai sót

Các phần hành kế toán trong chơng trình Fast Accounting có mối liên hệ chặt chẽ với nhau (Xem sơ đồ), bao gồm:

- Phân hệ Kế toán tổng hợp: Chức năng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

- Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: Theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay

- Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu để quản lý bán hàng và công

- Báo cáo tài chính : Cung cấp các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, tạo các mẫu Báo cáo Tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ doanh nghiệp.

Các phần hành kế toán đợc giao cho từng bộ phận kế toán tơng ứng trong Phòng kế toán:

- Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay do bộ phận Kế toán tiền mặt và

bộ phận Kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm

- Các phân hệ Kế toán Hàng tồn kho, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả;

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu do bộ phận Kế toán hàng hoá và bộ phận

Ghi chó:

Sè liÖu cËp nhËt ®­îc l­u ë ph©n hÖ cña m×nh

Sè liÖu cËp nhËt ®­îc chuyÓn sang ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp

Sè liÖu cËp nhËt ®­îc chuyÓn sang ph©n hÖ kh¸c tïy theo tõng tr­

êng hîp cô thÓ

B¸o c¸o b¸n hµng, SCT c«ng nî

B¸o c¸o mua hµng, SCT c«ng nî

ThÎ kho, NXT…

ThÎ TSC§, B¶ng tÝnh khÊu hao…

Sæ quü tiÒn mÆt, tiÒn göi

æ n

g

H î p

B¸o c¸o Qu¶n trÞ

B¸o c¸o thuÕ

B¸o c¸o chi phÝ

1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vilexim

1.1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

Công ty Vilexim thờng xuyên cập nhật, nắm bắt kịp thời và có hệ thống những Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê thay đổi trong chế độ kế toán- tài chính doanh nghiệp và vận dụng các chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành

kế toán của đơn vị mình Công ty Vilexim hiện đang thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính

- Niên độ kế toán: tính theo năm dơng lịch, bắt đầu từ ngày 01/01đến ngày 31/12 hàng năm

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp tính thuế GTGT: Tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Căn cứ vào kêt quả kiểm kê

định kỳ

- Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích hoặc tỷ lệ Khấu hao TSCĐHH, TSCĐVH theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003

1.1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Trong phạm vi quy định của Bộ trởng Bộ Tài chính ban hành “ Chế độ Kế toán doanh nghiệp” và các văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, Công ty Vilexim áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn nhằm phù hợp với đặc điểm kinh doanh và vân dụng phần mềm kế toán của Công ty

Phần mềm kế toán Fast đang áp dụng tại Công ty Vilexim, các chứng từ đợc Fast

tự động mã hoá cho từng loại chứng từ, quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không đợc sửa Mã chứng từ có tác dụng giúp chơng trình nhận biết đ-

ợc dữ liệu, thông tin trên các báo cáo đợc cập nhật từ giao diện màn hình nào, từ phân hệ nào

Tên của chứng từ đợc chơng trình khai báo tự động Tuy nhiên, ngời sử dụng có thế sửa lại cho phù hợp bằng cách vào menu “Hệ thống” => “Danh mục

từ điển và tham số tuỳ chọn” => “Khai báo các màn hình nhập chứng từ” Muốn

sửa chứng từ nào chọn chứng từ đó rồi ấn phím F3 để sửa trên màn hình, nh dới

đây:

Biểu 1.7 Sửa các thông số của mã chứng từ

Mã chứng từ mẹ để khai báo cho việc đánh số tự động các chứng từ Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì chơng trình tự động đánh số tăng thêm 1 Trong tr-ờng hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhng lại có cùng một hệ thống

đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ cho chơng trình nhận biết để đánh số tự động Mã chứng từ mẹ là mã một chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ Trong trờng hợp màn hình có hệ thống đánh số thứ tự riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với mã chứng từ trong danh mục chứng từ

Mã chứng từ Tên chứng từ

PT1 Phiếu thu tiền mặt

PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PC1 Phiếu chi tiền mặt

PCA Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu)

BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BN1 Giấy báo nợ của ngân hàng (chi)

BNA Giấy báo nợ ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PNA Phiếu nhập kho (nhập mua)

PNB Phiếu nhập mua nhập khẩu

PNC Phiếu nhập tiền chi phí

PND Phiếu nhập kho (nội bộ)

PNE Phiếu nhập điều chuyển

PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

PXD Phiếu xuất kho

PXE Phiếu xuất điều chuyển

PXF Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

PXH PX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho

HD1 Hoá đơn dịch vụ

HD9 Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ

PN1 Hoá đơn mua dịch vụ

PN2 Phiếu thanh toán tạm ứng

PN9 Ctừ phải trả khác, ctừ bù trừ công nợ

PK1 Phiếu kế toán tổng hợp

PK3 Bút toán kết chuyển tự động

PK4 Bút toán phân bổ tự động

PK5 Bút toán phân bổ khấu hao

PK8 Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

HD0 Hoá đơn phải thu đầu kỳ

PN0 Hoá đơn phải trả đầu kỳ

T02 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra

T03 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào

Một số mã chứng từ do Fast Accounting tại Vilexim tự động khai báo

1.1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán.

Hệ thống tài khoản là xơng sống của toàn bộ hệ thống kế toán Mọi thông tin kế toán đều đợc phản ánh trên các tài khoản Vì vây, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin về sau, đặc biệt là trong điều kiện tổ chức kế toán máy

Dựa theo Quyết định 1141- TC/CĐKT ngày 01.11.1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính_Đã sửa, đổi bổ sung theo các văn bản mới nhất của Bộ Tài chính: Công

ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo nguyên tắc phân cấp tài khoản: Một tài khoản mẹ (TK bậc 1) sẽ bao gồm các tài khoản con (bậc 2,3,4 ) Chẳng hạn, tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng…(TK mẹ) tại công ty Vilexim đợc phân cấp nh sau:

131 Phải thu của khách hàng 1

1311 Phải thu của khách hàng trong nớc 131 2

131101 Phải thu của khách hàng trong nớc KD1 1311 3

131102 Phải thu của khách hàng trong nớc KD2 1311 3

131103 Phải thu của khách hàng trong nớc KD3 1311 3

131104 Phải thu của khách hàng trong nớc Phòng TCMN 1311 3

131105 Phải thu của khách hàng trong nớc VP Cty 1311 3

1312 Phải thu của khách hàng nớc ngoài 131 2

131201 Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD1 1312 3

131202 Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD2 1312 3

131203 Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD3 1312 3

131204 Phải thu của khách hàng nớc ngoài Phòng TCMN 1312 3

131205 Phải thu của khách hàng nớc ngoài VP Cty 1312 3

TK 131 đợc khai báo sử dụng tại Vilexim

Để quản lý danh mục tài khoản ta tìm đến menu theo đờng dẫn “Kế toán tổng hợp” => “Danh mục từ điển” =>”Danh mục tài khoản” Cửa sổ danh mục tài khoản cho phép thực hiện một số thao tác nh: Xem thông tin tài khoản (bấm phím F2); Sửa nội dung tài khoản (F3), Thêm tài khoản (F4); Đổi tài khoản (F6) hoặc xoá các tài khoản không sử dụng (F8)…

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tai Công ty Vilexim (Xem phần phụ lục kèm theo)

1.1.5.4 Hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán xác

định hình thức kế toán; mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau

Biểu 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy

Sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép cung cấp hệ thống sổ

kế toán theo các hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ

Đặc điểm này rất phù hợp với hình thức sổ kế toán mà Công ty Vilexim đang áp dụng là Chứng từ ghi sổ

Để lựa chọn Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, bấm chuột trái hoặc

gõ phím Enter vào menu “Kế toán tổng hợp” rồi chọn menu “Sổ kế toán theo hình thức CTGS” Khi đó, chơng trình sẽ cho phép truy cập vào:

1) Đăng ký chứng từ ghi sổ

2) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

3) Bảng tổng hợp chứng từ/ Sổ chi tiết

4) Chứng từ ghi sổ

5) Sổ cái của một tài khoản

6) Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

7) Sổ chi tiết của một tài khoản

8) Sổ chi tiết của một tài khoản (in dọc)

9) Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

10) Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

11) Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)

12) Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

13) Bảng số d cuối kỳ của các tài khoản

14) Bảng số d đầu kỳ của các tài khoản

1.1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Chứng

từ

gốc

Tệp dữ liệu trên máy

- Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết

- Báo cáo kế toán

- Báo cáo khác

Nhập dữ liệu

vào máy tính (mã

hoá)

Xử lý tự động bằng phần mềm

kế toán trên máy

vi tính

- Kỳ lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính đợc lập theo Quý.

- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Kế toán tổng hợp sẽ thu thập các chứng từ chung, tổng hợp số liệu của các phân hệ kế toán để lên báo cáo tài chính

- Hệ thống báo cáo tài chính, gồm:

1) Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

2) Bảng cân đối kế toán

3) Báo cáo kết quả kinh doanh( Phần I, II, III, IV)

4) Báo cáo lu chuyển tiền tệ

5) Thuyết minh báo cáo tài chính

- Nơi nộp báo cáo tài chính, gồm:

1) Cục Tài chính Doanh nghiệp_ Quận Hoàn Kiếm

2) Cục Thuế Hà Nội_ Quận Đống Đa

3) Cục Thống kê_ Quận Hoàn Kiếm

4) Bộ Tài chính_ Quận Hoàn Kiếm

1.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

1.2.1 Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim

1.2.1.1 Đặc điểm hàng hoá

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Vilexim, đó là: Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng nông lâm sản, hoá chất, dợc liệu, bông vải sợi, đồ điện gia dụng, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ, Trong điều kiện sản phẩm hàng hoá mà Công ty Vilexim kinh doanh rất …phong phú, đa dạng về chủng loại Vì thế Công ty Vilexim đã tổ chức mã hoá các

đối tợng liên quan cần quản lý nh sau:

1) Danh mục sản phẩm hàng hoá

Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại hàng hóa, mã hóa hàng hóa Mã hoá hàng hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các loại sản phẩm hàng hoá Từ đó, cho phép nhận diện,

tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn giữa các loại mặt hàng Đồng thời giảm đợc thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ của máy tính.

Phần mềm kế toán Fast Accounting mà Công ty Vilexim đang sử dụng cho phép tạo dựng danh mục vật t hàng hoá một cách khoa học và nhanh chóng nh sau: Truy cập vào menu Danh mục hàng hoá vật t theo đờng dẫn “Kế toán hàng tồn kho” => “Danh mục từ điển” => “Danh mục vật t hàng hoá”

Tại Công ty Vilexim, để quản lý hàng hoá trong phần mềm kế toán, việc mã hoá vật t đợc thực hiện bắt đầu từ việc theo dõi vật t, hàng hóa là của phòng kinh doanh nào, nếu là hàng nhập khẩu thì theo dõi cả số hiệu L\C nhập khẩu của lô hàng đó, đối với hàng xuất khẩu do số lợng ít hơn nên thờng theo dõi theo trị giá của lô hàng

Ví dụ, thêm vào danh mục hàng hoá Tấm nhôm màu hợp kim là hàng của phòng Kinh doanh 1, ta truy cập tới menu “Danh mục vật t, hàng hoá”, tại cửa sổ hiện lên, bấm phím F4 để hiện lên màn hình nh sau:

Tại màn hình trên ta tiến hành nhập các thông tin vào các trờng “Mã vật t”

là “KD1TAMNHOMMAU”; Tên vật t là “KD1 – Tấm nhôm màu hợp kim”;

Đơn vị tính là “Tấm”; TK vật t là 156101 – Hàng của phòng KD1; TK giá vốn là

632101 – Giá vốn hàng bán phòng KD1; TK doanh thu là 511101 – Doanh thu hàng hoá nhập khẩu phòng KD1 Kết thúc bấm chuột vào nút “Nhận” hoặc sử…dụng tổ hợp phím {Alt, N}

Biểu 2.1 Danh mục hàng hoá

2) Danh mục khách hàng

Với tốc độ phát triển mạnh mẽ, các mối quan hệ kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, bên cạnh các khách hàng truyền thống, danh sách các khách hàng mới của công ty ngày một dài ra Phần mềm kế toán Fast tại Công ty Vilexim yêu cầu xây dựng một danh mục khách hàng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tợng công nợ phải thu, phải trả (TK 131, 136, 1388, 141, 331, 3388) với các thông tin: Mã khách; Tên khách; Địa chỉ; Mã số thuế; Tài khoản công nợ ngầm định…

Việc mã hoá khách hàng tại Công ty Vilexim đợc tiến hành trớc hết bằng việc phân loại xem đó là khách của phòng nào? Tại mỗi phòng sẽ đánh số thứ tự các khách hàng theo thời gian phát sinh quan hệ khách hàng Danh mục khách hàng đợc thờng xuyên cập nhật khách hàng mới, bổ sung, sửa đổi thông tin khách hàng cũ theo thông báo từ các phòng kinh doanh

Ví dụ, để thêm vào danh mục khách hàng Công ty TNHH Chí Thành II là khách mua hàng của phòng Kinh doanh 3, ta thực hiện các bớc sau: Truy cập theo

đờng dẫn menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” => “Danh mục từ điển”

Stt Mã vật t Tên vật t Đvt TK vật t TK giá vốn TK doanh thu

1 KD1CUASONGNHUA Cửa sổ ống nhựa chiếc 156101 632101 511101

2 KD1ONGNHUA ống nhựa chiếc 156101 632101 511101

3 KD1PHUKIENBINHLC Phụ Kiện bình lọc LC 049 chiếc 156101 632101 511101

4 KD1PHUKIENONGNHU Phụ Kiện ống nhựa chiếc 156101 632101 511101

5 KD1SATLA KD1-Sắt lá tráng thiếc tấn 156101 632101 511101

6 KD1TAMNHOMMAU KD1- Tấm nhôm màu hợp kim tấm 156101 632101 511101

7 KD1THIETBIDHMLOP Thiết bị dậy học-Móc lốp bộ 156101 632101 511101

8 KD2KEMOXIT Kẽm oxít tấn 156102 632102 511102

Trích Danh mục hàng hoá tạo lập tại Công ty Vilexim“ ”

=> “Danh mục khách hàng” Tại màn hình “Danh mục khách hàng”, ta bấm phím F4 để hiện màn hình “Thêm khách hàng”:

Nhập thông tin khách hàng vào các trờng thích hợp: Tại trờng mã khách, nhập “KD3001” (KD3 là phòng, 001 là số thứ tự khách hàng hiện tại của phòng); tại trờng tên khách, nhập tên khách hàng “Công ty TNHH Chí Thành II” Khách…nhập thêm vào danh mục là ngời mua, ta đánh dấu vào ô “Khách hàng” Kết thúc bấm tổ hợp phím {Alt, N}để chơng trình cập nhật khách hàng

Biểu 2.2 Danh mục khách hàng

Trích Danh mục khách hàng của Công ty Vilexim“ ”

Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

Biểu 2.3 Danh mục chứng từ

4) Danh mục tài khoản

Tài khoản sử dụng trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá đợc xây dựng theo nguyên tắc chung trong tạo lập hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty Vilexim, tức là theo nguyên tắc phân cấp Chẳng hạn, từ tài khoản mẹ

511, đợc phân cấp thành 5 tài khoản bậc 2 là : TK 5111 – DT bán hàng nhập khẩu; TK 5112 – DT bán hàng xuất khẩu; TK 5113 – DT xuất khẩu lao động;

TK 5114 – DT từ các dịch vụ khác; TK 5115 – DT dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác

Sau đó, từ các tài khoản bậc 2, căn cứ vào nơi phát sinh doanh thu để phân cấp tiếp thành các tài khoản bậc 3 (Ví dụ, TK 511101 – DT hàng hoá nhập khẩu Phòng kinh doanh 1) Quá trình mã hoá, tạo lập, khai báo tài khoản dùng trong kế toán bán hàng đợc tiến hành nh đã nói ở phần trên

PT1 Phiếu thu tiền mặt

PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu)

BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

PXD Phiếu xuất kho

PK5 Bút toán phân bổ khấu hao

PK8 Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

HD0 Hoá đơn phải thu đầu kỳ

T02 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra

Danh mục chứng từ sử dụng chủ yếu trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim do Fast tự động mã hoá

Biểu 2.4 Danh mục Tài khoản

TàI

511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1

5111 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu 511 2

511101 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD1 5111 3

511102 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD2 5111 3

5112 Doanh thu bán hàng xuất khẩu 511 2

511201 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD1 5112 3

511202 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD2 5112 3

511203 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD3 5112 3

Trích TK 511 trong Danh mục tài khoản sử dụng tại Công ty Vilexim” ”

5) Hệ thống sổ và các báo cáo liên quan

Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Và phần mềm kế toán Fatst Accounting luôn sẵn sàng cung cấp hệ thống sổ kế toán theo hình thức này Kế toán tiêu thụ và xác

định kết quả tiêu thụ hàng hoá sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK liên quan (TK 156, TK511, TK131, TK 911 )…

Các báo cáo bán hàng cũng đợc Fast Accounting cung cấp một cách đầy đủ, nhanh chóng chính xác phục vụ cho theo dõi công nợ và kế toán quản trị, để xem các báo cáo bán hàng, ta truy cập vào menu “Kế toán bán hàng” => “Báo cáo bán hàng”, sau đó lựa chọn một trong các báo nh hình dới đây:

Fast Accounting cũng cung cấp các báo cáo lãi lỗ lô hàng nh: Báo cáo doanh thu theo mặt hàng, tổng hợp số chi phí theo lô hàng Đây là phân hệ đ… ợc Công ty Phần mềm Tài chính Kế toán FAST thiết kế riêng thích ứng với điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Vilexim.

Để theo dõi chi phí, lãi lỗ từng lô hàng ta truy cập theo đờng dẫn menu “Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” => “Báo cáo theo vụ việc lô hàng”

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn quan tâm đến Báo cáo thuế GTGT đầu ra, để xem báo cáo Thuế GTGT đầu ra, ta cần truy cập vào menu “Báo cáo thuế” => “Báo cáo thuế GTGT đầu ra” => “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Mẫu

02/GTGT)”

1.2.1.2 Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá

Hoạt động tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim bao gồm hai lĩnh vực chủ yếu là xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài và nhập khẩu hàng hoá về bán trong nớc Trong đó, hoạt động nhập khẩu hàng về bán trong nớc là chủ yếu, chiếm khoảng 70% doanh số bán năm 2005 Hoạt động bán hàng xuất khẩu tuy chiếm tỷ trọng thấp hơn nhng luôn đợc Công ty Vilexim chú trọng phát triển mở rộng thị trờng, tăng doanh số bán hàng xuất khẩu thu ngoại tệ

Trong lĩnh vực xuất khẩu, thị trờng tiêu thụ hàng xuất khẩu mà Công ty Vilexim đang tham gia xuất khẩu hàng nông sản là những thị trờng truyền thống

nh Singapore, Malaysia, Indonesia, Pakistan, India Đồng thời, Công ty đang tích…cực hớng tới các thị trờng mới, giàu tiềm năng nh Trung Quốc, Nam Phi, Châu

Âu, Dubai, các nớc Asean Với thị tr… ờng thu mua nông sản trong nớc, Công ty

đã nhận đợc sự ủng hộ từ các cơ sở và doanh nghiệp cung cấp nguồn hàng nông sản, nhất là trong thời điểm mà giá hàng trong nớc có xu hớng tăng

Đối với thị trờng tiêu thụ hàng nhập khẩu, thị trờng nội địa cũng là thị trờng

đang đợc Công ty chú trọng xây dựng và phát triển do đây vừa là thị trờng đầu vào, vừa là thị trờng đầu ra của Công ty Vì thế, Công ty đã quan tâm mở rộng các mối quan hệ khách hàng và các kênh phân phối sản phẩm, trở thành đầu mối cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho các công ty trong nớc nh Công ty Kim loại Việt (Hoàng Quốc Việt, Hà Nội), Công ty CP Thép Việt Nhật (Long Biên, Hà Nội), Công ty Thép Việt (Thạch Thất, Hà Tây) Công ty TNHH Kim khí Hoàng Minh (Cầu Giấy, Hà Nội) với mặt hàng sắt thép các loại, Công ty Secoin (Gỗ ván dăm), Công ty Thùy Anh (Hạt nhựa, Xơ Acrylic), Công ty TNHH Phú Thái (hàng tiêu dùng các loại), Công ty In và Văn hóa phẩm (Bộ văn hóa thông tin – mặt hàng giấy) và các mạng l… ới phân phối trên cả nớc Thực tế hiện nay, tình hình sản xuất công nghiệp trong nớc tiếp tục tăng trởng cao nên nhu cầu đầu vào các

nguyên vật liêu nh sắt thép, hạt nhựa, hóa chất tăng mạnh đang là yếu tố thúc…

đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu của Công ty

Những bớc tiến nh trên có đợc là nhờ chính sách điều hành, quản lý của Công ty đang đợc hoàn thiện tích cực sau khi cổ phần hóa, Công ty đã áp dụng các chính sách khuyến khích, thúc đẩy hoạt động kinh doanh nh: chính sách thởng, chính sách bạn hàng Đồng thời, Công ty cũng thực hiện việc tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí bán hàng, khuyến khích cán bộ áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh nhằm giảm chi phí giao dịch, nâng cao hiệu quả kinh doanh

Những yếu tố chủ yếu ảnh hởng đến tổ chức kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại Công ty Vilexim bao gồm:

- Thời gian lu chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu thờng dài hơn so với thời gian lu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thơng mại nội địa Do đó, để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu thì phải chờ đến khi tiền hàng đã luân chuyển đợc một vòng hay khi đã thực hiện xong một thơng vụ ngoại thơng;

- Thời điểm giao nhận và thời điểm thanh toán hàng hóa xuất – nhập khẩu cũng không trùng nhau mà có khoảng cách dài;

- Phơng thức thanh toán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Vilexim chủ yếu sử dụng thanh toán bằng th tín dụng L\C (Letter of Credit), ngoài

ra còn có phơng thức nhờ thu D\P (Documents agaist Payment), phơng thức chuyển tiền (Remitance)

- Phơng thức xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim là phơng thức xuất nhập khẩu trực tiếp Bằng khả năng tổ chức đàm phán,

ký kết hợp đồng, am hiểu đối tác, am hiểu thị trờng cũng nh mặt hàng xuất nhập khẩu, Công ty trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán tiền hàng Do đó, hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty bao gồm hàng hóa do Công…

ty trực tiếp mua bán và hàng hóa do đơn vị khác ủy thác xuất nhập khẩu (Công ty hởng phí ủy thác)

1.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim

1.2.2.1 Các phơng thức tiêu thụ hàng hóa và thủ tục chứng từ

Phơng thức bán hàng đợc áp dụng chủ yếu tại Công ty Vilexim là bán hàng trực tiếp thu tiền ngay, bán hàng trả chậm có tính lãi Hoạt động bán hàng khi thực hiện phải có Hợp đồng mua bán giữa khách hàng và Công ty Mọi điều khoản về tên hàng, số lợng, quy cách, chủng loại; Thời gian và địa điểm giao nhận; Phơng thức thanh toán phải đợc thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán trớc khi bán hàng Một Hợp đồng mua bán đợc ký kết phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng Kinh doanh XNK và phòng TCKT Trong đó, phòng TCKT cần thực hiện các bớc nh viết Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, theo dõi thu tiền bán hàng, hạch toán vào các lô hàng vào chơng trình Fast Hợp đồng mua bán đợc lập thành 04 bản có giá trị pháp lý nh nhau, mỗi bên giữ 02 bản.

Nhập khẩu hàng vê bán trong nớc là hoạt động bán hàng chủ yếu ở Vilexim Thông thờng, khách hàng phải đặt cọc 10% trị giá Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ngay sau khi hợp đồng đợc ký kết để Công ty ký quỹ mở L\C tại ngân hàng Số còn lại (90%) bên mua thanh toán trong khoảng thời gian thỏa thuận giữa 2 bên tùy từng lô hàng (thờng là 03 tháng) và Công ty có thu lãi trả chậm Quá thời hạn thanh toán, Công ty có quyền thu tiền đặt cọc và phát mại hàng hóa để thu hồi vốn Khách hàng phải chịu mọi chi phí nh: Phí Ngân hàng, c-

ớc vận chuyển từ cảng về kho, phí bốc xếp, hải quan, giám định, công tác phí, thuê

xe và nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT đúng thời hạn.…

Đối với bán hàng xuất khẩu, Công ty cũng tổ chức đàm phán, ký kết Hợp đồng mua bán (Sales Contract) với phía nớc ngoài với các điều khoản thỏa thuận bao gồm: Hàng hóa, đơn giá, số lợng, trị giá; Thời gian địa điểm giao hàng; Phơng thức thanh toán; Yêu cầu về bộ chứng từ hàng xuất Ph… ơng thức thanh toán thờng

đợc lựa chọn là chuyển tiền điện T\T (Telegraphic Transfer) Đây là phơng thức thanh toán có lợi nhất cho ngời xuất khẩu

Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau

đây:

- Hoá đơn GTGT

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng

- Chứng từ kế toán liên quan khác nh : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thơng mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu)

Hoá đơn GTGT xác nhận số lợng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán ở

đơn vị mua; Liên 3 lu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán

Quy trình luân chuyển Hoá đơn GTGT

- Trớc hết, bộ phận liên quan (ngời mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu ) Sau đó, chứng từ…

đợc luân chuyển theo trình tự sau:

(1) Nhân viên kế toán đợc bố trí tại các phòng kinh doanh để viết hoá đơn

sẽ nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) gồm 3 liên

(2) Kế toán trởng, chủ tài khoản (Giám đốc) ký duyệt hóa đơn

(3) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đa ngời mua ký (Liên 1 lu ở phòng kinh doanh XNK; Liên 2 giao cho ngời mua; Liên 3 lu tại phòng TCKT)

Nếu ngời mua không có điều kiện ký hoá đơn (ngời mua ở xa, ngời mua là ngời

n-ớc ngoài) thì sẽ đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” vào chỗ chữ ký của ngời mua hàng

(4) Kế toán tiêu thụ, thanh toán nhập liệu vào phần hành kế toán tơng ứng.(5) Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan để nhập liệu (nếu cần)

(6) Lu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng, kết thúc quy trình lu chuyển Hoá đơn GTGT

1.2.2.2 Tính giá mua của hàng xuất bán

Nh đã trình bày ở trên, do đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán hàng hoá tại công ty sẽ tiến hành tổ chức xử lý theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng bộ hợp đồng kinh tế đợc ký kết, từng lô hàng xuất nhập khẩu.

+) Đối với hàng nhập khẩu, giá mua hàng thờng là giá CIF đợc ấn định tại cảng giao hàng tại Việt Nam Giá CIF bao gồm giá mua gốc cộng chi phí vận chuyển và bảo hiểm để đa hàng hoá về cảng tại Việt Nam

Trị giá vốn của hàng NK xuất kho để bán đợc áp dụng theo phơng pháp bình quân gia quyền tính cho cả tháng

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:

Trong đó, đơn giá bình quân gia quyền đợc xác định nh sau:

Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ

+) Đối với hoạt động xuất khẩu, giá vốn của lô hàng xuất khẩu bao gồm giá mua gốc tại Việt Nam + chi phí thu mua liên quan tới lô hàng (CP sơ chế, bảo quản, vận chuyển hàng tới cảng để xuất khẩu)

1.2.2.3 Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ

Tại Vilexim, kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo phơng thức giao bán trực tiếp sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. TK này phản ánh trị giá vốn của

thành phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu,

nhân công giá trị khấu hao hụt vốn đợc tính vào giá vốn hàng bán cũng nh trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Biểu 2.5 Sơ đồ kết cấu TK 632 Giá vốn hàng bán“ ”

(2) Hàng mua chuyển thẳng

không qua kho

Sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ta phân

bổ cho số hàng hóa đợc tiêu thụ trong kỳ Từ đó, ta xác định đợc trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ:

Trị giá vốn

hàng tiêu thụ =

Trị giá vốn của hàng xuất kho để

bán

+

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bánTrị giá vốn hàng nhập khẩu gồm giá CIF và chi phí mua Các chi phí mua của một lô hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim thông thờng bao gồm: Lãi vay Ngân hàng; Thủ tục phí, điện phí Ngân hàng; Phí vận chuyển, bốc dỡ; Phí Công ty; Các khoản thuế không hoàn lại Các chi phí này đ… ợc tính cho từng lô hàng để xác định lãi lỗ lô hàng

Kết chuyển XĐKQ

Giá vốn hàng bán của hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim đợc xác định thủ công nh sau:

Biểu 2.6 Bảng tính giá vốn hàng bán cho từng lô hàng

Bảng tính giá vốn hàng Nhập khẩu

Phòng KD1Tên hàng: ổ bi

1.2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng

1) Nội dung

Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây:

a) Xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài

Khi hàng gửi đi xuất khẩu đợc xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lợng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã đợc ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thờng ngời nhập khẩu phía nớc ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng):