Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

LỜI NÓI ĐẦU

Nền kinh tế nước ta được chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu baocấp sang cơ chế thị trường Từ đó dẫn đên hàng loạt các vấn đề nảy sinh trongmọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế Một trong những vấn đề này là quản lý

và sử dụng lao động sao cho có hiệu quả

Để khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng lao động củamình nâng cao hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc cảitiến và hoàn thiện công tác tiền lương Trong công tác quản lý hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp tiền lương được sử dụng như một công cụquan trọng, đòn bẩy kinh tế để kích thích và động viên người lao động hăng háisản xuất tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội cũng như tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp

Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động, đồng thời nócũng là khoản chi phí đối với người sử dụng lao động Đứng trước tầm quantrọng của nó, những nàh quản lý luôn quan tâm suy nghĩ và đưa ra nhữngphương án hiệu quả để tăng năng suất lao động và tối đa hoá lợi nhuận

Tiền lương mà hợp lý chẳng những đảm bảo thu nhập để tái sản xuất sứclao động, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động mà còn pháthuy đựơc sức mạnh to lớn của đòn bẩy kinh tế Mặt khác nó cò làm cho ngườilao động từ lợi ích vật chất trực tiếp của mình mà quan tâm đến thành quả laođộng, chăm lo nâng cao trình độ lành nghề, không ngừng tăng năng suất laođộng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tiền lương có khả năng làm cho người lao động phát huy một cách tối đasức lao động và cả trí óc nếu như thành quả lao động của họ được bù đắp xứngđáng Do vậy, ý nghĩa của tiền lương càng đặc biệt quan trọng hơn Một hệthống tiền lương chỉ phát huy hiệu quả kinh tế khi nó phù hợp với điều kiện thực

tế của doanh nghiệp theo nguyên tắc quy định của Nhà nước và khả năng cốnghiến của mỗi người góp phần quan trọng vào khả năng phát triển của doanhnghiệp Vì thế không ngừng hoàn thiện các hình thức tổ chức tiền lương tronggiai đoạn hiện nay là hết sức cần thiết Việc hoàn thiện tổ chức tốt vấn đề tiềnlương sẽ là động lực thúc đẩy công nhân viên làm việc hăng say góp phần tăng

năng suất lao động thu nhập người lao động với hiệu quả kinh doanh của doanhnghiệp.

Nền kinh tế phát triển không chỉ bó hẹp trong mối quan hệ giữa người laođộng và doanh nghiệp mà còn phát sinh giữa người lao động với các tổ chức xãhội khác Sự quan tâm của xã hội tới người lao động là rất cần thiết thông quacác tổ chức liên quan đến lợi ích của người lao động ta gọi là các khoản tríchtheo lương

Là một sinh viên, trong những năm học tập và rèn luyện tại trường em đãtích luỹ được vốn kiến thức nhất định, với mong muốn nâng cao trình độ nhậnthức, nghiên cứu một cách toàn diện về kế toán tiền lương vận dụng trong thực

tế, đồng thời góp phần kiến thức của mình để giải quyết những khó khăn trongcông tác quản lý tiền lương, BHXH Qua thời gian thực tập, em đã nhận thứcđược vai trò, vị trí cần thiết của vấn đề trên Được sự giúp đỡ tận tình của côgiáo TS Phạm Thị Bích Chi cùng tập thể cán bộ trong công ty Đại lý vận tải

quốc tế phía Bắc Em đã mạnh dạn tìm hiểu về đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc” Mục đích của khoá luận này là vận dụng lý thuyết về kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương vào nghiên cứu thực tế công việcnày tại Công tyĐại lý vận tải quốc tế phía Bắc Trên cơ sở đó phân tích những mặt còn tồn tại,góp phần vào việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản tríchtheo lương

Khoá luận của em gồm 3 phần:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

Chương 3: Một số nhận xét, ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

Mặc dù bản thân đã rất cố gắng, nhưng với kiến thức hiểu biết về kế toántiền lương và các khoản trích theo lương còn hạn chế cũng như thời gian có hạnnên khoá luận của em chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế Vì vậy, em

mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, để khóa luận của emđược hoàn thiện hơn.

Em xin trân trọng cảm ơn!

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN TIỀN

LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.1 Sự cần thiết phải quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.1 Vai trò và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.1.1 Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương là một phạm trù kinh tế, mang tính lịch sử và có ý nghĩa chínhtrị, xã hội to lớn đối với bất kỳ quốc gia nào Không phải ngẫu nhiên mà vấn đề

"tiền lương" được rất nhiều người quan tâm, kể cả người tham gia lao động vàngười không tham gia lao động trực tiếp

Trong nền kinh tế thị trường chức năng của doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh là sản xuất và kinh doanh hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng củatoàn xã hội Để thực hiện tốt chức năng này thì vấn đề đối tượng lao động và sứclao động của con người là một trong các yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tạicủa quá trình này Sẽ không tồn tại việc tái tạo của cải vật chất và tinh thần nếunhư thiếu yếu tố lao động của con người Vì vậy, các doanh nghiệp khôngngừng có nhiệmvụ sản xuất sản phẩm, mà còn tổ chức tốt vấn đề tiền lương chongười lao động, khi đó doanh nghiệp mới thực hiện được chức năng của mình

Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của bất

kỳ doanh nghiệp nào, nó đảm bảo duy trì năng lực làm việc của người lao độngmột cách lâu dài và hiệu quả, là động lực thúc đẩy sự hăng say lao động, tăngnăng suất lao động, dẫn đến hoạt động sản xuất cũng sẽ phát triển theo

Bên cạnh đó, tiền lương đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người laođộng cả về vật chất lẫn tinh thần, kích thích và mối quan tâm với những ngườilao động và họ sẽ lao động càng hiệu quả hơn Xét trên phạm vi toàn bộ nềnkinh tế, tiền lương là yếu tố gián tiếp, quyết định sự tồn tại của quá trình tái sảnxuất sản phẩm xã hội Vì ba yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quátrình sản xuất đó là: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động của

con người, sẽ không tồn tại việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần nếu thiếu yếu

tố lao động Như vậy tiền lương là nghiệp vụ rất quan trọng với hoạt động củamỗi doanh nghiệp sản xuất Trong nền kinh tế thị trường tiền lương là giá cả sứclao động, chính là thước đo hao phí lao động của xã hội nói chung và các doanhnghiệp nói riêng, là cơ sở để đánh giá trình độ quản lý và hiệu quả sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

Bên cạnh những vấn đề hết sức quan trọng về tiền lương thì các nghiệp vụphát sinh giữa người lao động với các tổ chức xã hội cũng đóng vai trò rất cầnthiết, đó là các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế(BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) Đó là việc phân phối phần giá trị mới dongười lao động tạo ra, thực chất đó là sự đóng góp của nhiều người để bù đắpcho một số người khi gặp rủi ro, ốm đau, tai nạn, thai sản, bệnh nghề nghiệp …

Các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động thựchiện công bằng xã hội, thu hẹp khoảng cách giàu nghèo, khôi phục những mặtmạnh yếu của cơ chế thị trường

1.1.1.2 Bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương

a) Bản chất của tiền lương

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu haocác yếu tố cơ bản: sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Trong

đó, sức lao động với tư cách là lao động chân tay và trí óc của con người sửdụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượngld thành các vậtphẩm có ích phục vụ nhu cầu sinh hoạt của mình

Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc tìm kiếm lợi nhuậnchủ yếu thông qua giá trị thặng dư Mà theo Mác "Sức lao động có đặc điểm làkhi tiêu dùng sẽ tạo ra một giá trị mới lớn hơn Vì thế có thể coi nguồn gốc duynhất tạo ra giá trị thặng dư là sức lao động" Để đảm bảo cho quá trình sản xuấtdiễn ra bình thường và liên tục thì nhất thiết phải có yếu tố sức lao động, nếuthiếu nó thì quá trình sản xuất không thể diễn ra

Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như hiện nay, sứclao động mang tính chất là một loại hàng hoá đặc biệt Người lao động có quyền

tự do làm chủ sức lao động của mình, có quyền đòi hỏi được trả công chínhđáng với sức lao động mình bỏ ra Với ý nghĩa đó, tiền lương (tiền công) chính

là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà các doanh nghiệp trả chongười lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ

Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, được thoảthuận hợp lý của người mua và người bán sức lao động Trong xã hội phát triển,tiền lương trở thành một bộ phận của họ Mặt khác, tiền lương còn là đòn bảykinh tế Để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quantâm của người lao động đến kết quả công việc của họ Nói cách khác, tiền lương

là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động

Cũng như các loại hàng hoá khác trên thị trường, tiền lương cũng tuântheo quy luật cung cầu, quy luật giá cả trên thị trường và theo quy định của Nhànước Trước đây trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, tiền lương không gắn chặtvới số lượng và chất lượng lao động vì thế nó không tạo được động lực pháttriển sản xuất Chỉ từ khi đổi mới cơ chế nền kinh tế, nó mới thực sự đóng vaitrò thúc đẩy nền kinh tế phát triển

Như vậy, ta có thể tổng hợp khái niệm về tiền lương: "Tiền lương là biểuhiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động màngười sử dụng lao động phải cho cho người cung ứng sức lao động, tuân theocác nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhànước" Tiền lương vừa là một phạm trù về phân phối vừa là một phạm trù củatrao đổi và tiêu dùng

Trên thực tế, tiền lương chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó đáp ứng được nhucầu của người lao động Xã hội càng phát triển, trình độ và kỹ năng làm việc củangười lao động ngày càng cao, tiền lương không chỉ đáp ứng được nhu cầu tinhthần của người lao động Người lao động không quan tâm đến khối lượng tiềnnhận được mà thực chất là họ quan tâm đến khối lượng hàng hoá dịch vụ mà họ

có thể mua được bằng tiền của mình Do vậy, đã tồn tại hai khái niệm là tiềnlương thực tế và tiền lương danh nghĩa

Tiền lương danh nghĩa được hiểu là số tiền mà người sử dụng lao động trảcho người lao động Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc vào trình độ lao động vàkinh nghiệm của họ.

Tiền lương thực tế là số lượng mà các loại hàng hoá và dịch vụ tiêu dùngcần thiết mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương danh nghĩa củahọ

Mối liên hệ giữa tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa

Tiền lương thực tế =

Vậy, tiền lương thực tế phụ thuộc nhiều vào tiền lương danh nghĩa và chỉ

số giá cả hàng hoá, dịch vụ Nếu tiền lương danh nghĩa cao mà chỉ số giá cảcũng cao thì tiền lương thực tế thấp Chỉ khi tiền lương danh nghĩa tăng nhanhhơn tốc độ tăng thêm của chỉ số giá cả thì thu nhập thực tế của người lao độngmới tăng Tiền lương thực tế là yếu tố quyết định khả năng tái sản xuất

Theo điều 55 của Bộ Luật Lao động ghi: "Tiền lương của người lao động

do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và trả theo năng suất lao động,chất lượng lao động và hiệu quả công việc"

b) Bản chất của các khoản trích theo lương

Các khoản trích theo lương gồm có: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinhphí công đoàn

* Bảo hiểm xã hội

Theo khái niệm của Tổ chức lao động quốc tế ILOS, Bảo hiểm xã hộiđược hiểu là sự bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua mộtloạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế - xãhội, bị giảm thu nhập do ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già…

Quỹ BHXH là quỹ tài chính độc lập, tập trung nằm ngaòi ngân sách Nhànước Quỹ có mục đích và chủ thể riêng Mục đích tạo lập quỹ BHXH là dùng

để chi trả cho người lao động, giúp họ ổn định cuộc sống khi gặp các biến cố rủi

ro Chủ thể của quỹ BHXH chính là những người tham gia đóng góp hình thànhnên quỹ, do đó có thể bao gồm cả: Người lao động, người sử dụng lao động vàNhà nước

Nguồn hình thành quỹ BHXH:

Theo Nghị định 43/CP ngày 22/6/1993 và điều lệ BHXH Việt Nam banhành kèm theo Nghị định 12/CP ngày 26/1/1995 quy định quỹ BHXH được hìnhthành từ các nguồn sau:

- Người sử dụng lao động đóng bằng bằng 15% so với tổng quỹ tiền lươngcủa những người tham gia BHXH trong đơn vị Trong đó 10% để chi trả các chế

độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi các chế độ ốm đau, tai nạn lao động và bệnhnghề nghiệp

- Người lao động đóng bằng 5% tiền lương tháng để chi các chế độ hưu trí

Theo Nghị định 47-CP ngày 6/6/1994 quy định, tỷ lệ trích BHXH 3% tiềnlương, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp(người sử dụng lao động) trả, 1% tính trừ vào thu nhập của người lao động.BHXH mang tính chất bắt buộc với mọi cán bộ công nhân viên trong doanhnghiệp

* Kinh phí công đoàn

Công đoàn là một tổ chức của người lao động, do người lao động lập ra,hoạt động vì lợi ích của người lao động Công đoàn đại diện cho toàn thể cán bộcông nhân viên trong doanh nghiệp, vừa bảo vệ quyền lợi vừa trực tiếp hướngdẫn và giáo dục thái độ lao động cho họ Đây là một tổ chức cần thiết trong mọidoanh nghiệp Để có nguồn kinh phí cho hoạt động của tổ chức công đoàn, hàng

tháng các doanh nghiệp phải trích một tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương tiềncông và phụ cấp thực tế phải trả lao động để hình thành kinh phí công đoàn.

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được tính vàochi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp chịu Trong 2% này thì 1%nộp cho hoạt động công đoàn cấp trên, 1% còn lại dành cho hoạt động côngđoàn cơ sở

1.1.2 Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương

Xuất phát từ tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lươngđối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, cũng như toàn bộ nềnkinh tế nói chung, trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần thực hiệntốt yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương

- Theo dõi chặt chẽ số lượng lao động trong doanh nghiệp, thời gian làmviệc, trình độ của người lao động Từ đó, lựa chọn hình thức trả lương phù hợpvới mỗi người, phải tổ chức phân công lao động sao cho họ có thể phát huy hếtkhả năng của mình để phục vụ cho công ty

- Xây dựng kế hoạch tiền lương, tổ chức thực hiện kế hoạch tiền lương saocho tiết kiệm, có hiệu quả, đúng chính sách của Nhà nước thực hiện các chế độthống kê về lao động tiền lương một cách chính xác, trung thực, kịp thời

- Tổ chức thực hiện nâng cấp, nâng bậc nâng lương cho cán bộ công nhânviên trong doanh nghiệp sao cho công bằng, công khai, đúng chính sách

- Định kỳ làm tốt công tác thanh toán tiền lương và các khoản trích theolương của doanh nghiệp đối với người lao động Mặt khác, theo dõi tình hìnhthực hiện nghĩa vụ, quyền lợi của người lao động đối với tổ chức công doàn

1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đếnquyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Để phục vụ sự quản lý tiền lương có hiệu quả, kế toántiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp cần thực hiện cácnhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy

đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình

sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động

- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiềnlương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động Phản ánhkịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản tiền lương cho ngườilao động

- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tìnhhình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương vàcác khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh Hướngdẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghichép ban đầu về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, đề xuất các biệnpháp nhằm khai thác có hiệu quả, tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động.Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, viphạm chính sách chế độ sử dụng chỉ tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo laođộng

- Lập báo cáo về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương, phântích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT Đềxuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất laođộng, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ antoàn lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương

1.2 Các hình thức tiền lương và các khoản trích theo lương

1.2 1 Các hình thức trả lương

Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượngcông việc nên việc tính lương và trả lương cho người lao động được thực hiệndưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ vào điều kiện sản xuất kinh doanh, tính chấtcông việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp Mục đích của chế độ tiền lương

là luôn phải quán triệt nguyên tắc phân phối lao động Trên thực tế nước tathường áp dụng các hình thức trả lương như sau:

1.2.1.1 Hình thức trả lương theo thời gian

Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thờigian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định Tuỳtheo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp việc tínhtrả lương theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giảnđơn và trả lương theo thời gian có thưởng

- Trả lương theo thời gian giản đơn: chế độ trả lương này là chế độ trảlương mà tiền lương nhận được của mỗi người lao động do mức lương cấp bậccao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định Chế độ trảlương này chỉ thực hiện khi dịnh mức lao động và đánh giá công việc thật chínhxác

Công thức tính:

Lcn =

Trong đó: Lcn: Lương người lao động

Lmin: lương tối thiểu

Kcn: hệ số lương cấp bậc

T: Thời gian làm việc thực tế

Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn:

+ Lương giờ: là tiền lương được trả cho 1 giờ làm việc và được xác địnhbằng số tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật laođộng (không qua 8 giờ/ngày)

+ Lương ngày: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên

cơ sở lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng

+ Lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên

cơ sở lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng

+ Lương tuần: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng laođộng

Nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn là mang tínhchất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệmnhiên liệu, tập trung công suất máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động.

- Trả lương theo thời gian có thưởng: chế độ trả lương này là sự kết hợpchế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu về

số lượng và chất lượng công việc đã quy định Chế độ trả lương này chủ yếu ápdụng với công nhân phụ làm việc phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnhthiết bị Ngoài ra còn áp dụng đối với công nhân chính làm việc ở những khâusản xuất có trình độ cơ khí hoá, tự động hoá hay các công việc phải tuyệt đốiđảm bảo chất lượng Chế độ trả lương này tính lương cho công nhân gồm: tiềnlương theo thời gian giản đơn cộng với thưởng Nó không những phản ánh trình

độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích công tác

Do đó cùng với ảnh hưởng của tiến bộ khoa học kĩ thuật chế độ trả lương nàyngày càng được áp dụng rộng rãi

1.2.1.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm

Hiện nay có rất nhiều đơn vị kinh tế cơ sở thuộc các thành phần kinh tếkhác nhau áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm với nhiều chế độ linhhoạt

Hình thức trả lương này có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức trả lươngtheo thời gian và có những tác dụng sau:

+ Quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động (theo số lượng vàchất lượng sản phẩm) gắn liền với thu nhập về tiền lương và kết quả sản xuấtcủa mỗi người kích thích năng suất lao động

+ Khuyến khích mỗi người lao động ra sức học hỏi nâng cao trình độ taynghề, cải tiến phương pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng caonăng suất lao động

Hình thức trả lương này căn cứ vào kết quả, số lượng và chất lượng sảnphẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một sản phẩm,lao vụ đó

Tuỳ theo mối quan hệ giữa người lao động với kết quả lao động, tuỳ theoyêu cầu về quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm tăng nhanh sản lượng vàchất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiềnlương sản phẩm như sau:

+ Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, không hạn chế là: tiền lương thựclĩnh bằng số lượng sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành nhân với đơn giátiền lương sản phẩm, không hạn chế số lượng sản phẩm hoàn thành, hình thứcnày áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất

+ Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: là hình thức trả lương theo sảnphẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất

+ Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: theo hình thức này người ta căn cứvào kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất và người phụ việc phục

vụ để tính trả lương gián tiếp cho công nhân phụ việc

+ Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến: theo hình thức này ngoài lương tínhtheo sản phẩm trực tiếp, còn theo mức độ vượt định mức sản xuất sản phẩm đểtính thêm một khoản tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến, áp dụng khi cần đẩy mạnhsản xuất hoặc công việc

1.2.1.3 Hình thức trả lương khoán

- Hình thức trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao độngtheo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành Hình thức trả lươngnày áp dụng cho những công việc mà nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽkhông có lợi mà phải giao toàn bộ công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thờigian nhất định, có một số hình thức trả lương khoán như sau:

+ Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: hình thức này thường ápdụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất phải qua nhiều giai đoạncông nghệ

+ Trả lương khoán quỹ lương: tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động

1.2.2 Các chế độ trả lương phụ, thưởng, trợ cấp

1.2.2.1 Chế độ phụ cấp

Người lao động trong doanh nghiệp ngoài chế độ tiền lương còn đượchưởng các loại chế độ phụ cấp theo quy định của thông tư Liên bộ số 20/LB-TTVN ngày 02/6/1993 của Liên bộ Lao động - Thương binh xã hội- Tài chính.Thông tư này quy định có 7 loại phụ cấp sau:

+ Phụ cấp làm đêm: Nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (22giờ đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho số giờ làm thêm người lao động cònđược hưởng phụ cấp làm đêm Phụ cấp làm đêm được tính như sau:

=

Trong đó:

- 30%: đối với những công việc không thường xuyên làm về ban đêm

- 40%: đối với những công việc thường xuyên làm việc theo ca (chế độlàm việc 3 ca) hoặc chuyên làm việc ban đêm

+ Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đăpc cho những người làm một hoặc một sốnghề hoặc công việc phải thường xuyên đổi nơi ở và làm việc; điều kiện sinhhoạt không ổn định, gặp nhiều khó khăn Loại phụ cấp này chỉ áp dụng với nghề

và công việc có tính chất lưu động chưa được định rõ trong mức lương Nghềhoặc công việc lưu động nhiều, phạm vi rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thìđược hưởng phụ cấp cao Phụ cấp lưu động được trả theo số ngày thực tế laođộng và được tính trả cùng kỳ với trả lương và hạch toán vào giá thành hoặc chiphí lưu thông

+ Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sảnxuất vừa làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lýkhông thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòihỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương Phụ cấp trách nhiệmđược tính trả cùng kỳ với lương hàng tháng Đối với doanh nghiệp, loại phụ cấpnày được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phíquản lý

+ Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với CNVC đến làm việc tại những vùngkinh tế mới, cơ sở kinh tế ở các đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt

khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng, ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thầncủa người lao động Cách tính phụ cấp thu hút như sau:

Nguyên tắc thực hiện chế độ thưởng:

+ Đối tượng xét thưởng: lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp

từ 1 năm trở lên và có đóng góp vào kết quả sxkd của doanh nghiệp

+ Mức thưởng: mức thưởng 1 năm không thấp hơn 1 tháng lương theonguyên tắc sau:

- Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệpthể hiện qua năng suất, chất lượng công việc

- Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp, người có thời gian côngtác nhiều hơn thì được hưởng nhiều hơn

- Chấp hành tốt nội quy, kỷ luật của doanh nghiệp.

+ Các loại thưởng: Tiền thưởng bao gồm: Thưởng thi đua (lấy từ quỹ khenthưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh như nâng cao chất lượng sảnphẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến… (lấy từ quỹ lương)

- Tiền thưởng thi đua (không thường xuyên): loại thưởng này không lấy từquỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng Khoản này được trả dưới hìnhthức bình xét trong một kỳ

- Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên): hình thứcthưởng này có tính chất lương Đây thực chất là một phần của quỹ lương đượctách ra để cho cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chínhất định Trong đó, tiền thưởng về chất lượng sản phẩm được tính trên cơ sở tỷ

lệ quy định chung (không quá 40% chênh lệch giá giữa sản phẩm có phẩm cấpcao so với sản phẩm có phẩm cấp thấp); Tiền thưởng về tiết kiệm vật tư đượctính trên cơ sở giá trị tiết kiệm được so sánh với định mức (tỷ lệ quy định khôngvượt quá 40%)

Quỹ tiền thưởng được trích lập từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợitức, thanh toán công nợ, tiền phạt… tối đa không quá 5% quỹ tiền lương thựchiện của doanh nghiệp Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chấtphải kết hợp chặt chẽ với các hình thức và các chế độ thưởng cùng với việc xácđịh rõ quỹ tiền thưởng của doanh nghiệp trước khi trả lương

1.3 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.3.1 Nguyên tắc hạch toán:

Trong xã hội hiện nay tiền lương đang trở thành một khoản quan trọng thunhập của cán bộ công nhân viên trong các doanh nghiệp Tiền lương chính làkhoản đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên và giađình họ, đồng thời là phương tiện tích luỹ cho những dự định tương lai và đềphòng những rủi ro Về phía doanh nghiệp, tiền lương là một khoản chi phíkhông nhỏ nằm trong giá thành sản xuất, muốn hạn giá thành sản phẩm, tối đahoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp tìm mọi cách tiết kiệm khoản chi phí này

Để tiền lương mang lại lợi ích cho cả hai bên: người lao động và doanh nghiệp,

thì mỗi doanh nghiệp dựa vào những phương pháp tính và trả lương thích hợp.Nhưng dù tính và trả lương bằng cách nào thì các doanh nghiệp vẫn phải tuântheo những yêu cầu và nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc 1: Phân loại tiền lương một cách hợp lý

Tiền lương phải được chia làm hai loại tiền lương chính và tiền lương phụ.Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gianlàm việc thực tế bao gồm cả tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho ngườilao động trong thời gian làm việc thực tế bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiềnthưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương Ngược lại tiền lương phụ

là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việcnhưng được chế độ quy định như: nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sảnxuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phítiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tíchchi phí tiền lương

Nguyên tắc 2: Đảm bảo cho sự công bằng trong việc trả lương cho ngườilao động giữa các ngành nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân nghĩa làngười làm công việc trong môi trường độc hại phải được trả lương cao hơnngười làm trong môi trường không độc hại, lao động trí óc phải được trả lươngcao hơn lao động chân tay, nguyên tắc này thể hiện sự công bằng trong xã hộinước ta

Nguyên tắc 3: Đảm bảo tỷ lệ tăng năng suất lớn hơn tỷ lệ tăng tiền lương.Một số doanh nghiệp thường áp dụng biện pháp tăng tiền lương để khuyến khíchlao động, tăng năng suất Biện pháp này sẽ mang lại hiệu quả nếu tỷ lệ tăng năngsuất cao hơn tỷ lệ tăng tiền lương và nó sẽ không mang lại hiệu quả khi tỷ lệtăng tiền lương cao hơn tỷ lệ tăng năng suất, nếu doanh nghiệp không làm năngsuất tăng cao hơn tiền lương bình quân thì sẽ thu không đủ bù chi, sản xuất kinhdoanh sẽ không mang lại lợi nhuận

Nguyên tắc 4: Trả lương ngang nhau cho các lao động làm ra khối lượngcông việc bằng nhau trong điều kiện lao động như nhau Theo nguyên tắc nàythì tất cả những người lao động khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ nhưng

có mức hao phí lao động như nhau thì được trả lương bằng nhau Điềunày sẽkhuyến khích người lao động làm việc hăng say.

1.3.2 Hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên

1.3.2.1 Hạch toán chi tiết

Tổ chức hạch toán chi tiết các nghiệp vụ về tiền lương trong doanh nghiệp

là sự quan sát, phản ánh, giám đốc trực tiếp về số lượng lao động, thời gian laođộng và kết quả lao động Trên cơ sở đó sẽ tính toán và xác định số tiền lươngphải trả cho từng lao động trong doanh nghiệp

a Hạch toán số lượng lao động

Để quản lý số lượng lao động, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách laođộng Sổ này do phòng lao động tiền lương lập, căn cứ vào sổ lao động hiện cócủa doanh nghiệp Sổ danh sách lao động không chỉ được lập chung có toàndoanh nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp đểnắm tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có của từng đơn vị

Cơ sở để ghi danh sách lao động là những chứng cứ ban đầu về tuyểndụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… Các chứng cứ này dophòng tổ chức lao động tiền lương lập mới khi có sự thay đổi về số lao động

Mỗi biến động đều được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao động để trên cơ

sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người laođộng kịp thời

b Hạch toán thời gian lao động

Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép, phản ánhkịp thời, chính xác số ngày công, gìơ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất,nghỉ việc của từng lao động, từng phòng ban trong doanh nghiệp Hạch toán sửdụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm traviệc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, thưởng chính xác chongười lao động

Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trongcác doanh nghiệp là "bảng chấm công" (mẫu 02-LĐtiền lương và các khoảntrích theo lương, chế độ chứng từ kế toán) Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ

việc, vắng mặt của người lao động đều phải ghi chép hàng ngày vào bảng chấmcông Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận, tổ đội lao động sản xuất vàdùng trong một tháng Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là ngườitrực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt hàngngày ở đơn vị mình Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thờigian lao động.

c Hạch toán kết quả lao động

Đi đôi với việc hạch toán số lượng và thời gian lao động việc hạch toánkết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý vàhạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất

Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo phản ánh chính xác số lượng vàchất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người,từng bộ phận Làm căn cứ tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp củatiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất laođộng, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộphận và cả doanh nghiệp

Để hạch toán kết quả lao động trong các doanh nghiệp người ta sử dụngcác chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuấtcủa từng doanh nghiệp Các chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạchtoán kết quả lao động và các báo cáo về sản xuất như: Phiếu xác nhận sản phẩmhoặc công việc hoàn thành (Mẫu 06-LĐtiền lương và các khoản trích theolương, chế độ chứng từ kế toán) Bảng theo dõi công tác ở tổ, phiếu khoán, hợpđồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ… Chứng từ hạch toán kết quả laođộng được lập do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận Các chứng từnày được chuyển cho phòng lao động tiền lương xác nhận và chuyển về phòng

kế toán để làm căn cứ tính lương, tính thưởng Hạch toán kết quả lao động là cơ

sở để tính lương cho người lao động hay bộ phận lao động hưởng lương theo sảnphẩm Đồng thời kế toán tính trợ cấp BHXH cho người lao động căn cứ vào:giấy nghỉ ốm, biên bản điều tra tai nạn lao động, giấy chứng sinh…

d Tính lương, thưởng cho người lao động

Công việc tính lương, thưởng cho người lao động và các khoản phải trảkhác cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanhnghiệp Thời gian để tính lương thưởng và các khoản phải trả khác cho ngườilao động theo tháng Tất cả chứng từ làm căn cứ để tính phải được kế toán kiểmtra trước khi tính lương, thưởng và bảo đảm được yêu cầu của chứng từ kế toán.

Sau khi đã kiểm tra chứng từ kế toán tính lương, trợ cấp, phụ cấp… kếtoán tiến hành tính theo các hình thức chế độ đang áp dụng tại doanh nghiệp

Để thanh toán tiền lương, thưởng và các phụ cấp trợ cấp cho người laođộng, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảng thanh toán tiền lương"cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tínhlương cho từng người Trong bảng thanh toán tiền lương có ghi rõ từng khoảntiền lương gồm lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp,các khoản khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh Các khoản thanh toántrợ cấp BHXH cũng được lập tương tự Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xácnhận, ký, giám đốc ký duyệt, "Bảng thanh toán lương và BHXH" sẽ là căn cứ đểthanh toán lương BHXH cho từng người lao động

Tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho ngườilao động thường được chia làm 2 kỳ: Kỳ I: tạm ứng, kỳ II: thanh toán nốt số cònlại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ Các khoản thanh toán lương, thanh toánBHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từbáo cáo thu chi tiền mặt phải được chuyển về phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ

Kết cấu tài khoản này như sau:

- Bên Nợ:

+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.

+ Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng chocông nhân viên

+ Tiền lương cho công nhân viên chưa lĩnh kết chuyển

- Bên Có:

+ Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho công nhân viên chức

- Dư Nợ (nếu có): số trả thừa cho công nhân viên

- Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản còn phải trả công nhân viên

* Tài khoản 335: "Chi phí phải trả"

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinhtrong kỳ này hoặc các kỳ sau

Kết cấu tài khoản:

- Bên Nợ:

+ Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả

+ Chi phí phải trả lớn hơn chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phíkinh doanh

Nợ 622: tiền lương trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất

Nợ 627 (6271): tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp và nhân viênquản lý phân xưởng

Nợ 641: tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ 642 (6421) tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp

Nợ 241: tiền lương công nhân xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn tài sản cốđịnh.

Có 334: Tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng

- Tính ra số tiền thưởng phải trả công nhân viên

Nợ 431 (4311): Thưởng thi đua lấy từ quỹ khen thưởng

Nợ 622, 6271, 6411, 6421: thưởng trong sản xuất

Có 3345: Tổng số tiền thưởng phải trả

- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên

Nợ 334: Tổng các khoản khấu trừ

Có 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp

Có 141: Số tạm ứng trừ vào lương

Có 138: Các khoản bồi thường thiệt hại vật chất

- Thanh toán lương, thưởng cho công nhân viên

Nợ 334: Các khoản đã thanh toán

Có 111: Thanh toán bằng tiền mặt

Có 112: Thanh toán bằng chuyển khoản

Tại các doanh nghiệp sản xuất, để tránh sự biến động của giá thành sảnphẩm, doanh nghiệp có thể tiến hành trích trước tiền lương công nhân phải trảnghỉ phép tính vào chi phí sản xuất sản phẩm, coi như một khoản chi phí phảitrả

Đối với các doanh nghiệp không tiến hành trích trước tiền lương nghỉphép của công nhân viên trực tiếp sản xuất thì khi tính lương nghỉ phép của côngnhân sản xuất trực tiếp thực tế phải trả kế toán ghi:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC

TK512,3331

Thanh toán lương, thưởng,

BHXH v các kho ào thu nh ản khác cho

CNTT sản xuất

Nhân viên PX

NV bán h ng ào thu nh Quản lý DN

Tiền thưởng phúc lợi

BHXH phải trả trực tiếp

TK111

Thanh toán lương BHXH

v các kho ào thu nh ản khác cho CNV

1.3.3 Hạch toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

13.3.1.Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương

Để hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương , cũng như hạch toán chitiết tiền lương trong doanh nghiệp, là sự quan sát, phản ánh, giám đốc trực tiếp

về số lượng lao động, thời gian lao động, và kết quả lao động.Trên cơ sở tínhlương phải trả cho người lao động mà kế toán tiền lương tính các khoản tríchtheo lương: BHXH, BHYT, CPCĐ

Trên cơ sở số bảng phân bổ tiền lương của doanh nghiệp, kế toán tiềnlương tính ra số tiền BHXH, BHYT mà cán bộ công nhân viên trong doanhnghiệp phải nộp và số tiền BHXH, BHYT, CPCĐ mà doanh nghiệp phải trích

ra cho từng bộ phận và tổng hợp của cả doanh nghiệp

13.3.2 Tổ chức hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương

đó, tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2, ta chỉ quan tâm tới 3 tài khoản đó là:

- TK 3382: kinh phí công đoàn

- TK 3383: bảo hiểm xã hội

- TK 3384: bảo hiểm y tế

* Tài khoản 3382

Kết cấu khoản nợ:

- Bên nợ:

+ Chi tiêu kinh phí Công đoàn tại doanh nghiệp

+ Kinh phí công đoàn đã nộp

- Bên có:

+ Trích kinh phí công đoàn vào chi phí kinh doanh

- Dư có: Kinh phí công đoàn chưa nộp

- Dư nợ: Kinh phí công đoàn vượt chi

* Tài khoản 3383

Kết cấu tài khoản:

- Bên nợ

+ BHXH trả cho người lao động

+ BHXH nộp cho cơ quan quản lý BHXH

- Bên có:

+ Trích BHXH vào chi phí kinh doanh

+ Trích BHXH trừ vào thu nhập người lao động

+ Trích BHYT tính vào chi phí kinh doanh

+Trích BHYT tính trừ vào thu nhập của người lao động

- Dư có: BHYT chưa nộp

Ngoài ra, kế toán các khoản trích theo lương, còn phải sử dụng một số tàikhoản khác như: TK 662, TK 627, TK111, TK112, TK338…

b Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương

- Đóng góp của người lao động vào quỹ BHXH, BHYT

1.4 Các hình thức ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Trong quá trình hình thành và phát triển của khoa học kế toán, công tác kếtoán ở các đơn vị đã sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau, hình thành nhữnghình thức kế toán khác nhau

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kếtcấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp,

hệ thống hoá số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhấtđịnh nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính,phục vụ việc lập báo cáo kế toán

Hiện nay, nước ta các đơn vị đang sử dụng một trong các hình thức sổ kếtoán sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc ghi định kỳĐối chiếu

1.4.2 Hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp

để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ"

Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: sổđăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiệnqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình hức chứng từ ghi sổ

Sổ chi tiết

TK 334, 338

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ - ghi sổ

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có củacác tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tàikhoản đối ứng nó.

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tàikhoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng

1 sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

được thể hiện qua sơ đồ sau:

1.4.4 Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật kýchung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó sau đó lấy sốliệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Chứng từ gốc vào thu nhcác bảng phân bổ

Bảng tổng hợpchi tiết

Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

được thể hiện qua sơ đồ sau

Chứng từ, bảng liệt

kê chứng từNhật ký chung

Sổ cái TK 334, 338

Báo cáo t i chínhào thu nh

Sổ kế toán chi tiết

TK 334, 338

Bảng tổng hợpchi tiết

Sổ quỹ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ VẬN TẢI QUỐC TẾ

PHÍA BẮC

2.1 Đặc điểm chung của Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Vận tải là mộtngành sản xuất vật chất hết sức quan trọng trong đời sống

xã hội nói chung và nền kinh tế nói riêng Kinh tế càng phát triển thì vận tảicàng khẳng định vai trò quan trọng của mình Với xu hướng kinh doanh nhưhiện nay, các doanh nghiệp không chỉ mong muốn chiếm được ưu thế trong thịtrường nội địa mà luôn muốn vươn ra thế giới Vận tải trở thành một phươngthức vận chuyển được lựa chọn với nhiều ưu điểm nổi bật: an toàn, nhanhchóng… Do đó, cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nói chung ngành vậntải biển ngày nay cũng phát triển không ngừng ở qui mô mang tính toàn cầu, ởmức độ hiện đại hoá và ở hiệu quả kinh tế cao

Căn cứ vào nhu cầu phát triển đó của ngành hàng hải và căn cứ vào Nghịđịnh số 239/HĐBT ngày 29/6/1992 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Cục Hàng hải Việt Nam ngày 9/2/1995 Cục trưởng CụcHàng hải Việt Nam ra quyết định thành lập "Công ty đại lý vận tải quốc tế phíaBắc" trực thuộc đại lý hàng hải Việt Nam

- Tên tiếng Anh để giao dịch: Northein Freight Company

- Tên để giao dịch tín hiệu: North Freight

- Điện thoại: 031 551 501

- Fax: 031 551 502

Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc là công ty trực thuộc đại lý vận tảiViệt Nam có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế theo phân cấp củaTổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam, được mở tài khoản tại ngân hàng,được sử dụng con dấu riêng Công ty có trụ sở chính đặt tại 24 Điện Biên Phủ,quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng

Sau gần một năm hoạt động kinh doanh với tư cách là một công ty đại lývận tải North Freight đã tìm được chỗ đứng ở thị trường đại lý vận tải miền

KAISHA) là hãng vận tải biển lớn nhất của Nhật Bản - một trong năm hãng tàubiển lớn nhất thế giới thường xuyên có doanh thu cao nhất NYKline được thànhlập ngày 1/10/1885, là tổ chức hợp thành từ 2 hãng vận tải nhỏ.

Ngoài ra, công ty đã có hợp đồng đại lý với một số công ty đại lý vận tảiquốc tế ở nước ngoài Công ty đã thực hiện vận chuyển được một khối lượnghàng hoá tương đối lớn mang lại hiệu quả doanh thu tốt Đội ngũ cán bộ và bộmáy quản lý đã được bố trí ổn định ở Hải Phòng và Hà Nội đáp ứng được yêucầu kinh doanh Giám đốc VOSA Hải Phòng, sau khi đã bàn bạc với ban chỉ huy

và được chỉ huy đồng tình thấy:

1 Northi Freight đã kinh doanh đại lý vận tải một cách thực thu, có kháchhàng, có tín nhiệm ở miền Bắc Việt Nam và quốc tế, có doanh thu ổn định đủtrang trải và có lãi

2 Bộ máy đã được bố trí thích hợp và vận hành tốt Vì vậy mà không cầnphụ thuộc vào VOSA Hải Phòng nữa mà cần cho North Freight tách ra khỏikinh doanh của VOSA Hải Phòng hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA Cũngsau khi North Freight tách ra thì công việc đại lý vận tải của bản thân VOSA HảiPhòng mới tự thấy cần phải vươn lên trong thị trường

Tổng Giám đốc quyết định cho North Freight bắt đầu hạch toán riêng trựcthuộc tổng VOSA từ ngày 1/1/1996

2.1.2 Đặc điểm về tổ chức quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc hiện nay trực thuộc Tổng VOSA,chịu sự quản lý chung của VOSA Nhưng đó chỉ là quản lý về mặt hành chính(về mặt Nhà nước) chứ không phải quản lý về mặt kinh tế Điều này có nghĩa làcông ty phải kinh doanh tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh củamình, lãi được hưởng, lỗ phải chịu Công ty kinh doanh độc lập và được tự dotrong công việc kinh doanh của mình về tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng vànhững hoạt động khác

Tuy nhiên ở một chừng mực nào đó North Freight cũng phải hoàn thànhnhững chỉ tiêu chung của toàn ngành (Tổng công ty VOSA) Nói tóm lại, mặc

dù chịu sự quản lý của Tổng VOSA - Tổng Đại lý Hàng hải Việt Nam nhưng

North Freight vẫn là một công ty kinh doanh độc lập như các doanh nghiệp độclập khác.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1 Ban giám đốc: 3 người

- Một giám đốc điều hành chung

- Một phó giám đốc phụ trách về sản xuất kinh doanh

toán

Phòng Đại lý NYK

Phòng Đại lý vận tải

Văn phòng tại

H Nào thu nh ội

Văn phòng tại

TP HCMMarketing

Đại lý

Khai thác

Dịch vụ hải quan

v t i ào thu nh ào thu nh liệu

Kế toán

Marketing

Vận tải biển

Vận tải

h ng không ào thu nh

Khai thác

h ng ào thu nh Dịch vụ

Kho

Dịch vụ hải quan

Đội phục

vụ h ng ào thu nh không Đội phục

vụ h ng ào thu nh biển

Đội phục

vụ h ng ào thu nh không Đội phục

vụ h ng ào thu nh biển

- Một phó giám đốc đại diện văn phòng tại Hà Nội

Giám đốc điều hành chung có trách nhiệm giám sát, bao quát hết các hoạtđộng của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của công ty Nhậnvốn, tài sản và các nguồn lực do Nhà nước giao để quản lý, sử dụng và phát triểnvốn, tổ chức điều hành hoạt động của công ty

Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Giám sát bao quát toàn bộ các hoạtđộng sản xuất kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp giám đốc điềuhành công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền, ký các văn bảntheo chức năng và nhiệm vụ của mình

Phó Giám đốc đại diện văn phòng tại Hà Nội: Giúp giám đốc trong việcchỉ đạo toàn bộ vấn đề kinh doanh tại văn phòng Hà Nội của công ty

2 Phòng NYK

Là phòng chuyên về lĩnh vực đại lý cho hãng tàu NYK (hãng tàu lớn nhấtNhật Bản), phục vụ công việc và quyền lợi chủ tàu, phòng được chia ra thànhcác bộ phận chuyên trách

Nhiệm vụ của NYK

a) Làm đại lý tàu: Làm thủ tục cho tàu ra vào cảng

b) Làm đại lý giao nhận hàng nhập khẩu tại cửa khẩu Hải Phòng

c) Vận chuyển hàng từ cảng đến người tiêu dùng trong trường hợp những

lô hàng mà điều khoản ký kết trong hợp đồng vận tải giữa chủ hàng và chủ tàu

là "Door to door" hay nằm dưới hình thức nào khác của vận tải đa phương thức.Hoặc ký kết các hợp đồng vân tải nội địa với các hãng tàu hoặc chủ hàng Trong

cả hai trường hợp thì đại lý không trực tiếp là người vận tải mà đóng vai trò bênchính để thuê hay uỷ thác

d) Ký kết các hợp đồng thuê tàu hoặc lưu khoang với chủ hàng Trongtrường hợp này đại lý đại diện cho chủ tàu để ký kết.

e) Tìm nguồn hàng xuất khẩu để bán dịch vụ vận tải

g) Thay mặt chủ tàu kiểm tra, bảo quản container xuất nhập khẩu, kiểmsoát công tác trông nom và tính phí lưu kho của cảng

3 Phòng đại lý vận tải

Hình thành để làm đại lý vận tải cho các hãng vận tải đa phương thức vớicác hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lẻ Phòng được chia làm các bộ phận chuyêntrách sau:

- Tiếp thị nguồn hàng, ký kết hợp đồng đại lý vận tải

- Thu xếp làm thủ tục hải quan - thủ tục giao nhận

- Thu xếp uỷ thác hay thuê vận chuyển đưa hàng về kho của người nhậnhàng

- Thanh toán với cảng, người uỷ thác vận tải và với chủ hàng

- Với hàng xuất: Đi tìm nguồn hàng, thay mặt cho hàng ký kết hợp đồngvận tải đa phương thức hay vận tải nội địa từ kho chủ hàng đến cảng, làm thủtục xuất hàng, phát hành vận đơn

- Với hàng container trường hợp LCL/FCL hay FCL/LCL có trách nhiệmgom hàng đóng container làm thủ tục xuất hay khai thác giao cho từng chủ hànglẻ

b) Bộ phận tài liệu

Làm công tác giao nhận tại cửa khẩu Hải Phòng có các hoạt động là:

- Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Feeder

- Thông báo hàng đến cho người nhận

- Phát lệnh giao hàng cho chủ hàng hoặc cho người do chủ hàng uỷ thác

- Thanh toán với hãng tàu Feeder và với chủ hàng về các hoạt động đại lýgiao nhận và các chi phí liên quan phatsinh

4 Phòng Hành chính

* Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm

- Quản lý nhân sự, lập kế hoạch dài hạn về công tác bồi dưỡng đào tạo lựclượng lao động Quản lý, kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thời gian và hiệu quảlao động toàn công ty

Triển khai thực hiện các công văn chỉ thị của Tổng VOSA, quản lý vàthực hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy địnhhiện hành

Fax và gửi các chứng từ cần thiết cho công việc giao hàng tại công ty vàcác dịch vụ khác

Tổng hợp các báo cáo sản xuất kinh doanh

Làm công tác tổ chức công đoàn trong công ty: Tổ chức các cuộc đi thămquan, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên, thăm nom…

5 Văn phòng đại diện tại Hà Nội

Còn được gọi là Northfreight Hà Nội

- Bộ phận đại lý vận tải: Làm công tác giao nhận và tìm nguồn hàng tạikhu vực Hà Nội, cùng phối hợp công việc với phòng đại lý vận tải

- Bộ phận hàng không: Làm thủ tục hàng đường không cũng như thu xếpthủ tục và vận chuyển bằng hàng không trong những trường hợp chủ hàng yêucầu.

6 Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh

Làm các công việc giao nhận hàng hoá tại đầu thành phố Hồ Chí Minh.Văn phòng đại diện này được thành lập vào năm 2002 chịu sự chỉ đạo trục tiếpcủa phòng đại lý vận tải

7 Bộ phận quản lý kho, quản lý hàng hoá khai thác chung chủ, hàngcontainer về trực tiếp tại công ty Làm công tác giao hàng cho khách hàng, đónghàng vào container cho các lô hàng xuất

8 Phòng Tàichính - kế toán

Quản lý chung về tình hình tài chính kế toán của công ty bao gồm:

- Phản ánh, ghi chép đầy đủ, trung thực, đúng thời hạn các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo đúng các quy định Nhà nước đã ban hành

- Tiếp cận các hoá đơn, chứng từ của các hợp đồng và tiến hành giải quyếtmọi vấn đề tài chính liên quan đến thanh toán hợp đồng

- Sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, quản lý thu, chi, cân đối, điều tiếtluân chuyển tiền tệ cho các hoạt động kinh doanh

- Kết hợp với các phòng nghiệp vụ, mở thư tín dụng, tiếp nhận chứng từgiao hàng, thanh toán, chuyển tiền lịch trình thanh toán trong thư tín dụng vàhợp đồng nhập khẩu cho các đối tác kinh doanh

- Lập các báo cáo tài chính đúng với các quy định của Nhà nước và tổngcông ty

2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

* Công ty có các chức năng sau:

- Kinh doanh dịch vụ, gửi nhận hàng hoá, đại lý vận tải cho các hãng tàubiển nước ngoài

- Nhận uỷ thác XNK ngoài ngành nhằm hỗ trợ cho công tác XNK củatổng công ty và ngành hàng hải Việt Nam

- Kinh doanh XNK các mặt hàng của Việt Nam theo đơn đặt hàng.

- Thực hiện liên kết với các công ty đại lý vận tải khác (trong và ngoàinước) để tạo nguồn kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường, cùng nhau pháttriển

* Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

- Tổ chức thực hiện đại lý vận tải nhận sự uỷ thác của chủ hàng và cáccông ty đại lý nước ngoài làm công việc đại lý vận tải đưa hàng từ cửa đến cửa,trong đó có những công việc kế tiếp của vận tải đa phương

- Nhận sự uỷ thác của chủ tàu chuyên chở hàng container theo tuyến làmđại lý theo yêu cầu của chủ tàu trong đó chủ yếu là tìm được nhiều hàng xuấtkhẩu từ Việt Nam

- Tổ chức thực hiện các dịch vụ hàng hải

- Làm đại lý vận tải hàng quá cảnh Việt Nam

- Thực hiện việc kinh doanh xuất nhập khẩu theo sự uỷ quyền của Tổnggiám đốc đại lý hàng hải Việt Nam

- Thực hiện các lĩnh vực kinh doanh khác khi cần thiết và được cơ quan cóthẩm quyền cho phép

North Freight chủ yếu làm đại lý cho hãng tàu NYK line của Nhật Bản vớicác việc là: Đại lý tàu biển, đại lý giao nhận, đại lý vận tải và đại diện cho cáchãng tàu đi gom hàng, ký kết các hợp đồng thuê tàu, lưu khoang với các chủhàng Việt Nam có hàng xuất đi các nước trên thế giới chủ yếu trong lĩnh vựcvận tải container, chào bán các dịch vụ vận tải đa phương của hãng

2.1.2.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty

a) Đặc điểm về vốn

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải có vốn Với mỗi ngành nghềkinh doanh sẽ cần một lượng vốn tương ứng nhất định Vốn kinh doanh là nhucầu thường xuyên mà doanh nghiệp cần phải có để đảm bảo cho hoạt động kinh

doanh được tiến hành liên tục Do vậy, việc khai thác và tạo lập vốn cho doanhnghiệp là một vấn đề quan trọng và cần thiết.

Nói đến tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp cũng có nghĩa là ta đề cậpđến quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Quy mô kinh doanh củadoanh nghiệp lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp

đó nhiều hay ít

Tổng vốn kinh doanh của Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc tính đếnngày 31/12 các năm như sau:

Bảng 2.1.: Cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty North Freight

(tính đến thời đểm cuối năm)

n v : 1000Đơn vị: 1000đ ị: 1000đ đChỉ tiêu

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)

Qua bảng trên ta thấy, quy mô kinh doanh của công ty có nhiều hướng mởrộng, thể hiện qua tổng số Vốn kinh doanh ngày một tăng Tổng vốn kinhdoanh của công ty năm 2005 tăng so với năm 2004 là 4.012.449.000đ với tỷ lệtăng tương ứng là: 12,69%

Trong tổng số vốn kinh doanh của công ty thì vốn cố định chiếm một tỷ lệđáng kể (63,62%) năm 2004, 58% năm 2005 Do vậy, quá trình sản xuất kinhdoanh của công ty đạt hiệu quả như thế nào cũng phụ thuộc rất lớn vào hiệu qủa

sử dụng vốn cố định

Đánh giá năng lực quản trị vốn cố định không thể tách rời với năng lựcquản trị vốn nói chung Vì vậy trước hết ta phải xem xét tính hợp lý về cơ cấunguồn vốn của công ty, đảm bảo cho doanh nghiệp có thể tiến hành sản xuất

kinh doanh thuận lợi lă: Tăi sản thường xuyín phải được đâp ứng bằng nguồnvốn cố định, tức lă toăn bộ TSCĐ vă tăi sản lưu động thường xuyín phải đượctăi trợ bằng nguồn vốn dăi hạn

b Đặc điểm khâch hăng

Đối với một doanh nghiệp lăm đại lý như công ty Đại lý vận tải quốc tếphía bắc thì khâch hăng chủ yếu của công ty lă câc hêng tău, câc chủ hăng cóhăng cần vận chuyển trong nội địa vă ra nước ngoăi tại những chi nhânh măcông ty có văn phòng đại diện hoặc tới những nơi mă cảng đó công ty đê có mốiquan hệ đối với câc đại lý mă không hề có bất kỳ một phương tiện năo như tăuhay ô tô như những công ty vận tải khâc có thím phòng đạil ý Do vậy mă hănghoâ vă số tău mă đại lý có thể nhận phục vụ lă rất quan trọng, nó tỷ lệ thuận với

số tiền hoa hồng mă đại lý có thể nhận được khi hoăn thănh tốt nhiệm vụ đại lýcủa mình mang lại doanh thu cho công ty

Khâch hăng lớn nhất của công ty từ khi thănh lập đến nay YUSENKAISHA (hêng tău lớn nhất Nhật Bản) Hiện nay, đê có rất nhiều số lượng tău

có trọng tải hăng hoâ lớn của hêng công ty phục vụ.Ngoăi ra, công ty còn có rấtnhiều câc khâch hăng khâc (đó lă câc công ty có nhu cầu) với câc loại hăng phục

vụ rất phong phú nhưng ta có thể chia thănh 3 loại sau: Hăng sắt thĩp, hăngcontainer vă hăng khâc

Ta thấy rằng, doanh thu của công ty cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều văo

số lượng hăng hoâ vă số lượng tău mă công ty phục vụ Vì vậy, công ty khôngngừng tìm kiếm khâch hăng, nguồn hăng, đến nay công ty đê có một khối lượngkhâch hăng truyền thống lớn vă rất nhiều bạn hăng mới Do đó doanh thu trongnhững năm gần đđy của công ty không ngừng tăng lín, đóng góp một khoản lớnvẵ ngđn sâch của Nhă nước Vă công ty cũng ngăy căng khẳng định đựơc vị thế

uy tín của mình trín thị trường trong nước vă quốc tế

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tâc kế toân

Phòng Tăi chính - Kế toân lă nơi tập trung quản lý tăi chính của toăn công

ty Mọi hợp động kinh tế, mọi nghiệp vụ kinh tế phât sinh liín quan đến tăichính kế toân đều phải chuyển tới phòng Tăi chính - kế toân để nhđn viín kế