một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần h&t

Vì thế, trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp này, được sự chấp nhận của Ban chủ nhiệm khoa Kế toán- Tài chính và Ban lãnh đạo công ty cổ phần H & T, em đã thực hiện đề tài: “Một số gi

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của doanh nghiệp thì ngày càng trở nên gay gắt Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có quyền tự do kinh doanh và chịu trách nhiệm trong kinh doanh nhưng chỉ cần một quyết định sai lầm đôi khi phải trả giá khá đắt Do đó việc quản lý đầu tư và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả là vấn đề rất cần thiết Vì vốn là một bộ phận quan trọng gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hằng ngày, tại các doanh nghiệp luôn có nguồn vốn thu chi xen kẽ nhau Các khoản phải thu là để có vốn bằng tiền để chi Các khoản chi là để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó có nguồn để thực hiện các khoản phải thu Dòng lưu chuyển tiền tệ diễn ra không ngừng Có thời điểm lượng tiền thu nhiều hơn lượng tiền chi ra và ngược lại Như vậy, qua sự luân chuyển vốn bằng tiền người ta có thể kiểm tra, đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của doanh nghiệp Mặt khác, trong tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn tồn tại các khoản phải thu - phải trả, tình hình thanh toán các khoản này phụ thuộc vào phương thức thanh toán đang áp dụng tại công ty và sự thỏa thuận giữa các đơn

vị kinh tế Do vậy, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực và hạn chế rủi ro trong một công ty

Vì thế, trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp này, được sự chấp nhận của Ban chủ nhiệm khoa Kế toán- Tài chính và Ban lãnh đạo công ty cổ phần H & T,

em đã thực hiện đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Xuất phát từ vấn đề đặt ra, đề tài tập trung giải quyết các mục tiêu chủ yếu sau đây:

(1) Tìm hiểu thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần H&T

(2) Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần H&T

- Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty

Số liệu phản ánh các nghiệp vụ thu – chi tiền và các khoản thanh toán trong tháng 10 năm 2011

4 Phương pháp nghiên cứu

Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Lưu đồ và phần mềm vẽ lưu đồ: Microsoft Office Visio 2003

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài mục lục, phụ lục, lời mở đầu, kết thúc, tài liệu tham khảo thì đồ án gồm có 3 chương :

- Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán

- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty

6 Những đóng góp của đề tài

Đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền

và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T” đã có những đóng góp sau đây:

- Tổng kết cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tổng quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán tại công ty

- Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty

- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

- Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán của công ty

Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của thầy, các cô chú tại phòng kế toán công

ty cổ phần H&T nhưng do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên đề tài chắc hẳn không tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn Qua đây em xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc nhất đến các thầy cô trong khoa Kế toán tài chính và đặc biệt là thầy Nguyễn Thành Cường - giảng viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài này cùng toàn thể các cô chú phòng kế toán công ty cổ phần H&T-những người đã đồng hành và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập vừa qua

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG

TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống KSNB

Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề Thật tuyệt vời! Nhưng bạn

có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Mặt khác, “thương trường là chiến trường” Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều có xung quanh mình rất nhiều những đối thủ cạnh tranh, họ không ngừng theo dõi và chớp lấy những cơ hội mà công ty bạn vô tình hay hữu ý tiết lộ ra Vậy làm thế nào để ủy quyền, phân quyền cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học? Làm sao để quản lý được rủi ro, đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán, BCTC? Quản lý thông tin của doanh nghiệp như thế nào? Từ những vấn đề trên mà khái niệm “HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ”

đã ra đời

Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gì? Tại sao công ty cần phải có

hệ thống kiểm soát nội bộ? Và nó có tác dụng như thế nào trong công tác quản lý và

kế toán của một doanh nghiệp?

1.1.2 Khái niệm

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này Do đó đến năm 1992, Tổ chức COSO ( Committee of Sponsoring Organization) – một Ủy

ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC - đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất và được nhiều người chấp nhận Theo đó:

“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân

viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Để hiểu được bản chất của định nghĩa trên chúng ta cần phải hiểu được 4 nội dung

cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

- KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp vói nhau thành một thể thống nhất

- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần

là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà KSNB được thiết lập, thực hiện và vận hành bởi chính những con người trong tổ chức

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hện các mục tiêu của tổ chức Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, lạm quyền của các cán bộ quản lý Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình quá cao thì họ sẽ không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

- Các mục tiêu của KSNB:

+ Đối với các báo cáo tài chính: KSNB phải trung thực và đáng tin cậy, phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+ Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn

vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị

+ Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…

=> Như vậy các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.1.3 Phân loại

Kiểm soát nội bộ thường được chia thành 2 loại:

- Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm tính thông tin kế toán phù hợp và tin cậy

- Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý

1.1.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống hệ thống KSNB

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm những bộ phận sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản

lý

- Cơ cấu tổ chức

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Chính sách nhân sự

- Các nhân tố bên ngoài tổ chức

2 Đánh giá rủi ro - Xác định mục tiêu của đơn vị

- Nhận dạng và phân tích rủi ro

3 Các hoạt động kiểm soát - Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Kiểm soát vật chất và thông tin

4 Thông tin và truyền thông - Hệ thống chứng từ

- Hệ thống sổ sách

- Hệ thống báo cáo

5 Giám sát - Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính bao gồm:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức: khi sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu và đôi lúc phải hy sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức ép hay đưa ra các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực

- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thức hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng Do đó nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo giám sát và huấn luyện họ

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu Ủy ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại

có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Nó được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý Mỗi nhà quản lý đều có phong cách điều hành khác nhau, do vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị cũng khác nhau Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của một cá nhân

- Cơ cấu tổ chức: thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc thực hiện các mục tiêu Hay nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận không chồng chép nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát có hiệu quả

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: đây được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền

- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị Chính sách này bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên

- Các nhân tố bên ngoài tổ chức: môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng các nhân tố từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống pháp luật hay sự thay đổi của chế độ kế toán…Do đó, khi phân tích - đánh giá môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến hoạt động của đơn vị đó

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được Rủi ro xảy ra

do rất nhiều nguyên nhân đến từ bên ngoài và bên trong tổ chức, rủi ro có thể do chủ quan hay khách quan Do vậy, để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thực hiện các công tác sau:

- Xác định mục tiêu của đơn vị: các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn đơn vị và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn

- Nhận dạng và phân tích rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong từng phạm vi hoạt

động Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị

Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động hiện tại của đơn vị

Do vậy,việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:

+ Ước lượng tầm cỡ các rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị

+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro

1.1.4.3 Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị này đang có thể gặp Bao gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: để KSNB có hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều trách nhiệm, tức là không được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc

Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên tự kiểm soát lẫn nhau, nếu sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, khắc phục được kịp thời Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra và che giấu cho những sai phạm của mình

- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý đã không cần sử dụng đến các nhân viên của mình Điều này là không thể, do vậy tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền một cách rõ ràng cho một người nào đó chịu trách nhiệm Có 2 mức ủy quyền:

+ Ủy quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong nghiệp vụ Ví dụ: Ban hành bảng giá

+ Ủy quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ

và cụ thể, không phát sinh thường xuyên Ví dụ: ủy quyền mua sắm tài sản cố định

- Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin:

+ Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin Chẳng hạn: kiểm soát quy trình truy cập hệ thống

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

và kiểm soát kết xuất:

- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện: một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán Kiểm tra độc lập bao gồm:

+ Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với số liệu của ngân hàng

+ So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá trình kiểm kê

+ Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh

+ Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ

Kiểm tra độc lập cần thiết được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc thực hiện, thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế

Xử lý dữ liệu

- Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp: thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp; phải thỏa mãn các yêu cầu: dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu, hạn chế tối

đa các sai sót trong quá trình ghi chép Nội dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát Việc thiết kế, sử dụng các chứng từ và

sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán

- Kiểm soát vật chất và thông tin: Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức Do đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin Bao gồm: an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan

An toàn về mặt vật lý thông thường gồm có các thủ tục kiểm soát sau đây: + Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ

+ Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin

+ Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu trữ thông tin ( đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính)

+ Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán

+ Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức

+ Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị Thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ cho cả nội

bộ bên trong và bên ngoài

Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để

có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận,

xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng

Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội

bộ và cả bên ngoài Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ hay có thể là các lệnh miệng, các hành vi của nhà quản lý Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin

Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Một hệ thống thông tin kế toán được thiết lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật thông tin

Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến các bộ phận quan trọng trong

hệ thống thông tin Đó là:

- Chứng từ: việc lập chứng từ giúp thực hiện chứng năng tiền kiểm Tức là sự kiểm tra trước khi ghi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị

- Sổ sách kế toán: Trong KSNB, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra, nó còn giúp tổng hợp lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, là cơ

sở để kiểm tra, truy cập chứng từ… Hơn nữa, một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ,… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

- Báo cáo tài chính: các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ sách kế toán, mà nó còn phản ánh trung thực giữa chứng từ và kết quả kinh doanh của đơn vị, được trình bày tuân thủ quy định của các chuẩn mực kế toán hiện hành

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình qua các giai đoạn khác nhau Tổ chức của đơn vị thay đổi phương thức kiểm soát nội bộ cũng bị thay đổi Trong điền kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà quản

lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết Giám sát bao gồm:

- Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt dộng do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện Ví dụ: kiểm tra trước khi duyệt chứng từ, kiểm tra quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày…

- Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do

kế toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp Trên thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức

1.1.5 Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB

1.1.5.1 Các phương pháp mô tả hệ thống

- Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ

tục hay hoạt động của đơn vị

- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận

thông qua bảng câu hỏi

- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách

- Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ

1.1.5.2 Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB

- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận

thức và hành động có liên quan đến mội trường kiểm soát của nhà quản lý

- Tìm hiểu về đánh giá rủi ro

- Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự

+ Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị

+ Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên quan đến các đối tượng nào?

+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách…

+ Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các bộ phận khác của hệ thống

+ Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào?

+ Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị

1.1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành

hệ thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của

nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác hệ thống KSNB

chỉ có thể giúp bạn hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ các nguyên nhân sau đây:

 Những hạn chế xuất phát từ nhân viên

Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí thỉnh thoảng có thể xảy ra với bất cứ nhân viên nào, từ đó dễ dẫn đến sự đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới

Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị Hoặc việc sử dụng các thủ thuật để đánh lừa như: thủ thuật gian lận gối đầu (lapping) đối với tiền mặt hay kitting đối với tiền gửi ngân hàng, các loại séc thanh toán

 Người quản lý lạm quyền

Trong thực tế, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể Hoặc các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng Việc dành cho nhà quản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

 Cách thức quản trị, quan điểm của nhà quản lý

Khi một nhân viên (hay cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại Khi đó lòng trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức

Cách thức quản lý theo kiểu “gia đình trị”hay “đồng hương trị” cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi Khi đó nhân viên ( kể cả nhà quản lý) có thể đặt quyền lợi của người thân lên trên lợi ích của tổ chức

Quan điểm coi trọng hình thức mà không chú ý đến cách thức hoạt động và thực chất của các thủ tục kiểm soát làm cho hệ thống kiểm soát không thể phát huy được hiệu quả của nó

 Tài sản và các cách thức tiếp cận

Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản Phải thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài sản Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn mà các thủ tục kiểm soát không bảo vệ hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương pháp tiếp cận tài sản

 Sự kiểm soát chưa toàn diện

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

 Chi phí và lợi ích

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận Tức là lợi ích mang lại phải luôn lớn hơn chi phí bỏ ra

 Yếu tố bên ngoài

Do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa

Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của mình mà thôi

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền

Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền là điều không thể thiếu bởi vốn bằng tiền có những đặc trưng cơ bản sau đây:

- Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài khoản tài sản ngắn hạn Do đó nó được sử dụng

để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp

- Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như : để thổi phồng doanh thu, che dấu chi phí…

- Số lượng nghiệp vụ liên quan đến tiến và số phát sinh tiền thường lớn

- Tiền là tài sản rất nhạy cảm, tính thanh khoản cao nên dễ xảy ra gian lận và biển thủ

1.2.1.1 Yêu cầu của KSNB

Hệ thống này có thể chia làm hai loại :

- Kiểm soát chu trình nghiệp vụ

- Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ, đối chiếu với ngân hàng

Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:

- Thu đúng

- Chi đủ

- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý

1.2.1.2 Các nguyên tắc KSNB

- Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Tập trung đầu mối thu tiền

- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu

- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng

- Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai, phiếu thu

- Thực hiện tối đa các khoản thu chi qua ngân hàng, hạn chế thu bằng tiền

mặt

- Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế

1.2.1.3 KSNB đối với thu tiền

- Thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm: nhằm ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được và không ghi nhận các khoản này, người quản lý cần tách rời chức năng bán hàng và thu tiền

+ Sử dụng các chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai…) có đánh số liên tục làm cơ sở thu tiền

+ Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền và khuyến khích khách hàng nhận phiếu theo cùng với hàng hóa

+ Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong

+ Đối với những công nợ lớn khuyến khích thanh toán qua ngân hàng

+ Nếu thanh toán qua bưu điện: cần phải phân nhiệm cho các nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau: lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu sổ sách

1.2.1.4 KSNB đối với chi tiền

- Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa sử dụng tiền mặt trong thanh toán

+ Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới sử dụng tiền mặt

+ Ngoài ra nên xây dựng một hệ thống séc được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Các séc đã được đánh số trước mà không sử dụng cần phải lưu lại đầy

đủ nhằm tránh tình trang bị mất cắp hay lạm dụng Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại và được lưu trữ đầy

đủ Trước khi ký séc, phải đánh dấu các chứng từ gốc để ngăn ngừa việc sử dụng lại chứng từ gốc để chi nhiều lần

- Xây dựng thủ tục xét duyệt các khoản chi: các séc chỉ được lập và xét duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan và cần có cách thức theo dõi cho đến khi các séc này đã được gửi đi

- Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: người quản lý nên thực hiện ủy quyền cụ thể cho thuộc cấp trong một số công việc Đối với tiền, phải phân quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời ban hành văn bản chính thức về sự phân quyền

- Đối chiếu định kỳ giữa số dư tiền mặt và sổ quỹ, số dư tiền gửi và sổ phụ ngân hàng: số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của

sổ phụ tại ngân hàng Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp

1.2.2 KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán

1.2.2.1 KSNB đối với nợ phải thu khách hàng

Trong quá trình tổ chức hạch toán, nợ phải thu là một bộ phận khá quan trọng trong hạch toán kế toán Theo dõi các khoản phải thu sẽ giúp cho công ty nắm bắt được khả năng thanh toán của khách hàng nhanh hay chậm nhằm quản lý tiền vốn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn hoặc sử dụng vốn không hợp lý…

- Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

+ Các khoản phải thu phải có thực và được ghi nhận đầy đủ, tránh nhầm lẫn + Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát + Khoản mục doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

+ Hạn chế các khoản phải thu (bị bên ngoài chiếm dụng) ở mức vừa phải

- Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

+ Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

+ Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

+ Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

+ Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách hàng

+ Thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách với khách hàng

- Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

Muốn kiểm soát tốt công nợ phải thu doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình bán hàng Ở một doanh nghiệp lớn chu trình bán hàng thông thường được phân chia thành các chức năng sau:

1 Lập lệnh bán hàng

2 Xét duyệt bán chịu

3 Xuất kho

4 Gửi hàng đi

5 Lập và kiểm tra hóa đơn

6 Theo dõi thanh toán

7 Xét duyệt hàng bán trả lại hay giảm giá

8 Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

1.2.2.2 KSNB đối với nợ phải trả

Cũng như nợ phải thu, nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính Những sai lệch về nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

+ Các khoản nợ phải trả được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn + Các khoản nợ phải trả được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ, được duy trì ở mức hợp lý

+ Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ

- Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

+ Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

+ Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

+ Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

+ Thường xuyên thực hiện đối chiếu số liệu sổ sách với các chủ nợ

- Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

Muốn kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình mua hàng Thông thường chu trình mua hàng được phân chia theo các chức năng sau:

1 Lập kế hoạch mua hàng

2 Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng

3 Tiếp nhận hàng

4 Ghi nhận giá trị hàng mua, nợ phải trả

5 Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn nợ phải trả

6 Đối chiếu số liệu thực tế với bên bán

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H&T

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN H&T

2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ của công ty

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cồ phần H&T là một công ty tư nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng Công ty được thành lập vào ngày 01/08/2000 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 3702000034 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Khánh Hòa cấp với :

- Tên giao dịch: Công ty cổ phần H&T

- Tên giao dịch quốc tế: H&T Limited Company

- Trụ sở và địa điểm sản xuất: 326/10 Lê Hồng Phong, Nha Trang, Khánh Hòa

- Điện thoại: (058)3.885.153 – 3.885.154 – 3.883.357

- Fax: (0583) 885.153

Khi mới thành lập vốn điều lệ của công ty chỉ có 1,5 tỷ đồng nhưng đến nay

là 6 tỷ đồng (trong đó tỷ lệ bán cổ phần cho người lao động trong công ty là 100%)

Cuối những năm 90 chính sách khuyến khích sản xuất của nhà nước đã tạo

cơ hội cho rất nhiều doanh nghiệp ra đời, trong đó có công ty cổ phần H&T Ban lãnh đạo công ty đã nhận thấy thị trường cà phê Việt nam rất có triển vọng phát triển, cùng với sự am hiểu về lĩnh vực cơ khí chế tạo, công ty đã đầu tư vào ngành chế tạo máy móc phục vụ cho việc chế biến cà phê, nông sản sau thu hoạch nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường

Ngày thành lập, công ty nguồn vốn còn ít ỏi (1,5 tỷ), mặt bằng sản xuất còn chật hẹp (1.000 m2, nhà xưởng) lực lượng cán bộ kỹ thuật – công nhân có tay nghề

cơ khí chưa đáp ứng đủ nhu cầu thiết kế, sản xuất chế tạo (2 kỹ sư, 40 công nhân có

tay nghề) Nhưng tất cả mọi thành viên trong công ty: từ giám đốc đến đội ngũ cán

bộ kỹ thuật, người lao động gián tiếp hay trực tiếp đều có chung một quyết tâm nỗ lực, tự lực khắc phục mọi khó khăn, thiếu thốn để phấn đấu thiết kế, chế tạo những máy móc thiết bị phục vụ sản xuất Đến nay, sau hơn 10 năm phát triển nguồn vốn công ty tăng lên 6 tỷ đồng, nhà xưởng mở rộng lên 2000m2, đội ngũ công nhân tăng lên 60 người

Những thành tựu mà công ty H&T đạt được sau những năm hoạt động:

- Ba năm liên tiếp nhận bằng khen xuất sắc trong công tác sản xuất kinh doanh, chấp hành tốt pháp luật Nhà Nước do Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa khen tặng từ năm 2002 – 2004

- Trong năm 2003, công ty nhận được bằng khen xuất sắc trong xây dựng và phát triển hợp tác xã do Liên minh Hợp tác xã Việt Nam khen tặng Nhận được bằng khen hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế của Tổng cục thuế

- Năm 2007-2008, đạt thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua lao động giỏi

2.1.1.2 Chức năng

- Chuyên thiết kế, chế tạo, sản xuất, mua bán các loại máy móc thiết bị, phụ

tùng thay thế cho nghành nông lâm nghiệp

- Chế tạo dân dụng và gia công cơ khí

- Cho thuê phương tiện vận tải đường bộ và các loại thiết bị nghành cơ khí

2.1.1.3 Nhiệm vụ

- Xây dựng, tổ chức và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất sản phẩm, cung cấp sản

phẩm đủ tiêu chuẩn, hướng tới việc nâng cao chất lượng với giá cả hợp lý

- Đảm bảo việc hạch toán kế toán và sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã

đăng ký, tuân thủ các chế độ chính sách quản lý kinh tế của Nhà Nước

- Thực hiện nghiêm túc chính sách và chế độ quản lý tài sản, quản lý quy trình

công nghệ sản xuất, đảm bảo an toàn lao động

- Sử dụng và trả lương cho lao động theo đúng pháp lệnh, hợp đồng lao động

Thường xuyên đào tạo bồi dưỡng trình độ văn hóa nghiệp vụ cho nhân viên

- Hoàn thành các mục tiêu của công ty đồng thời gắn liền với lợi ích của cộng

đồng và xã hội

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của công ty

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo

Quan hệ đối chiếu Chức năng và nhiệm vụ:

- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có quyền cao nhất, quyết định cơ cấu tổ

chức, thời hạn hoạt động hoặc giải thể của công ty Quyết định các kế hoạch đầu tư

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Phòng Kỹ Thuật

dài hạn và chiến lược phát triển, cơ cấu vốn, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát của công ty

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất, có toàn quyền nhân danh công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty (trừ những vấn đề thuộc thầm quyền của Đại hội đồng cổ đông) Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông, ra quyết định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, bổ nhiệm ban giám đốc

- Ban kiểm soát: gồm có ba thành viên, hoạt động độc lập với hội đồng quản trị

và ban giám đốc; có nhiệm vụ kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và trung thực

- Ban giám đốc:

+ Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty Có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày theo những chiến lược và kế hoạch đã được đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị thông qua, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về thực hiện quyền và các nhiệm vụ được giao

+ Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc ủy quyền theo đúng chế độ của pháp luật và điều lệ của công ty

- Phòng tổng hợp

+ Tổ chức nhân sự, tuyển chọn, đào tạo, cho thôi việc nhân viên Giải quyết mọi chính sách chế độ cho người lao động theo quy định pháp luật, tham mưu cho

Giám đốc về việc bố trí cán bộ cho phù hợp với khả năng và trình độ

+ Quản lý công tác hành chính, đời sống, công tác bảo vệ và phúc lợi công

cộng trong công ty

+ Quản lý công cụ dụng cụ hành chính

+ Theo dõi công tác thi đua, lễ tân, tiếp khách

+ Quản lý và sử dụng công con dấu đúng mục đích

+ Tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, theo dõi tiến độ thực hiện

kế hoạch để tham mưu cho giám đốc các phương án thúc đẩy sản xuất kinh doanh

đạt hiệu quả hơn

+ Tổ chức cung ứng vật tư, thiết bị theo đúng tiến độ

+ Chịu trách nhiệm giám sát chất lượng sản phẩm, nghiệm thu sản phẩm hoàn

+ Theo dõi, giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Tổ chức thanh toán với người mua và người bán

+ Quyết toán báo cáo hàng tháng, quý, năm theo quy định và theo yêu cầu của giám đốc

+ Kiểm tra, giám sát mọi chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty

+ Chịu trách nhiệm bảo tồn vốn, phát huy hiệu quả dụng vốn, đảm bảo vốn

cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Nhận xét:

Công ty cổ phần H&T có bộ máy tổ chức được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng Theo kiểu tổ chức này thì các bộ phận chức năng đóng vai trò tham mưu cho ban lãnh đạo về các lĩnh vực do phòng đảm nhận nhưng quyền quyết định cuối cùng thuộc về ban lãnh đạo của công ty Như vậy vừa đảm bảo được chế độ một chủ trương Vừa tận dụng khả năng chuyên môn của các phòng ban Ban lãnh đạo là người lãnh đạo công, chịu trách nhiệm chung về việc điều hành, quản lý, bảo toàn

và phát triển nguồn vốn của công ty, các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý về mặt nghiệp vụ, giúp ban lãnh đạo xử lý các thông tin trong quản lý

2.1.2.2 Tổ chức sản xuất

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức sản xuất tại công ty

Chức năng và nhiệm vụ:

+ Bộ phận sản xuất gồm 10 tổ: tổ sơn, tiện, cắt xoắn, điện, gò hàn 6) Mỗi tổ chuyên trách một số công việc nhất định, theo đúng chuyên môn, tay nghề và chịu sự quản lý điều hành của quản đốc phân xưởng

(1-2-3-4-5-+ Bộ phận phục vụ sản xuất bao gồm: hệ thống kho, lực lượng vận chuyển bên trong và bên ngoài phục vụ sản xuất sản phẩm Đảm bảo nguồn nguyên liệu được cung cấp đầy đủ cho hoạt động sản xuất, không có thời gian lãng phí, gián đoạn do thiếu nguyên liệu phục vụ sản xuất

2.1.2.3 Quy trình sản xuất tại công ty

Phân xưởng sản xuất

Các tổ sản xuất

Sơ đồ 2.3 Quy trình sản xuất tại công ty

Giải thích quy trình

Sắt các loại sau khi được các tổ sản xuất nhận về sẽ được vẽ lên nhờ các khuôn mẫu làm sẵn Sau đó đem đi cắt , xấn theo đường vẽ tại tổ cắt xấn Khi đã xong thi đem về tổ lắp ráp lại, lên khung cho thiết bị, hàn cố định các tấm sắt lại với nhau, nếu những phần nào chưa chính xác thì gò lại cho chính xác rồi hàn tiết Các chi tiết máy sau khi được tổ tiện làm xong sẽ được nhận về lắp ráp vào khung, gắn các bộ phận nhỏ hơn vào máy Sau khi đã lắp ráp xong thì tổ điện chạy thử máy, quản đốc kiểm tra khi chạy thủ máy Chạy thử xong thì tổ sơn sẽ vệ sinh máy rồi sơn toàn bộ máy Máy sau khi được sơn xong là đã được hoàn thành và chuẩn bị giao cho khách hàng

2.1.2.5 Các sản phẩm chủ yếu

Vẽ kỹ thuật

khung Cắt , xấn

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp các sản phẩm chủ yếu của công ty

Máy PL cà phê theo trọng lượng PL5, PL7 Băng tải các loại

Máy PL cà phê theo kích thước KT6 , KT12 Gầu tải các loại

Máy thổi cà phê vào Container Hệ thống lò đốt D2000

Hệ thống chế biến cà phê quả tươi Máy sát lồng Ø 400

Lò đốt than gián tiếp 1060 , 1200 Quạt hút nhiệt

Nam châm điện vĩnh cửu dạng lô Ø 308 Quạt hút bụi

Hệ thống ép than củi từ thấu cho 4 máy ép Quạt hút li tâm

Bồn chứa cà 90m³ 5000x5000x8830 Sàng ráo hạt

Bồn chứa cà sử dụng van bồn bằng điện Sàng tạp chất

Vít tải các loại

(Nguồn:Phòng Kế toán của công ty)

2.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.3.1 Các nhân tố bên trong

- Lao động: tay nghề cao, thành thạo nghiệp vụ chuyên môn, công ty có chế độ

ưu tiên và quan tâm đến việc nâng cao trình độ cho người lao động, thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên

- Công nghệ: hệ thống máy móc thiết bị của công ty được sử dụng trong quá trình sản xuất đã cũ kỹ và lạc hậu mặc dù có sự đầu tư và sửa chữa thường xuyên

- Vốn: hiện nay vốn kinh doanh của công ty có khoảng 50% là vốn chủ sở hữu, còn lại là nguồn vốn vay bên ngoài Do đó, việc cân đối nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh trong điều kiện kinh tế đang khó khăn là một vấn đề cấp thiết

2.1.3.2 Các nhân tố bên ngoài

- Nhà cung cấp: nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài Do đó quá trình sản xuất kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng khá lớn từ yếu tố này

- Đối thủ cạnh tranh: hiện nay sản phẩm máy móc thiết bị của công ty đang phải cạnh tranh gay gắt trên thị trường với những sản phẩm của các công ty trong

nước, bên cạnh đó sản phẩm của Trung Quốc đang tràn ngập với giá rẻ - rất phù hợp với túi tiền của người nông dân

- Chính sách Nhà Nước: Việt Nam được coi là một quốc gia có chế độ chính trị ổn định Việc đầu tư sản xuất vô cùng thuận lợi do chính sách khuyến khích đầu

tư cùng với hệ thống hành chính đang dần được hoàn thiện hơn Tuy nhiên hiện nay, các thủ tục hành chính vẫn còn rườm rà, mất thời gian nên gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp

- Điều kiện kinh tế - kỹ thuật: những tiến bộ khoa học công nghệ trong thời gian gần đây đã tạo cho công ty rất nhiều cơ hội để tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản xuất Mặt khác cũng mang đến cho công ty những khó khăn nhất định Đặc biệt là sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt

2.1.4 Đánh giá khái quát hoạt động SXKD của công ty trong thời gian qua

Bảng 2.2 Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu đánh giá kết quả SXKD của công ty

trong giai đoạn 2009 – 2011

do ảnh hưởng của các nhân tố sau:

 Doanh thu trung bình tăng trung bình 3,79% nhưng qua các năm cho thấy doanh thu của công ty tăng nhưng không ổn định Điều này cho thấy công ty đã kinh doanh có hiệu quả chưa cao

 Lợi nhuận trước thuế tăng 47,54% , tỷ lệ này tăng cao chứng tỏ công ty đã áp dụng những biện pháp làm tiết kiệm chi phí Vì vậy cũng đã làm cho lợi nhuận sau thuế tăng với tỷ lệ 50,18%

 Tổng nguồn vốn kinh doanh bình quân tăng 16,79% , cho thấy doanh nghiệp đưa vốn vào kinh doanh chưa nhiều Bù lại, tổng vốn chủ sở hữu bình quân của công ty lại tăng nhiều hơn 24,17% Đây là biểu hiện tốt của doanh nghiệp trong việc

thu hút vốn đầu tư Doanh nghiệp nên phát huy tốt để mở rộng sản xuất kinh doanh

 Tổng số lao động qua các năm tăng lên 5,85%, cụ thể năm 2009 là 67 người, đến năm 2011 là 75 người, trong đó nhân viên quản lý là 15 người Điều này cho thấy công ty chưa thu hút nhiều lao động đến làm việc hoặc do quy mô sản xuất của công ty còn nhỏ nên tỷ lệ lao động tăng còn thấp Chính vì vậy công ty cần mở rộng hơn quy mô sản xuất nhằm thu hút thêm lao động làm việc tại công ty

 Thu nhập bình quân tăng 21,54% , sở dĩ như vậy là do việc kinh doanh của công ty có hiệu quả và tổng quỹ lương đã được tăng lên, tuy nhiên còn chưa tương xứng với mức độ lợi nhuận của doanh nghiệp

 Tổng nộp ngân sách nhà nước qua các năm đều tăng, bình quân 4,43% Công

ty đã thực hiện tốt nghĩa vụ của mình với nhà nước

Nhìn chung công ty có tốc độ tăng trưởng khá tốt, hầu hết các chỉ tiêu đều tăng qua từng năm Công ty đã hoàn thành kế hoạch đề ra là làm cho lợi nhuận tăng với

tỷ lệ khá cao 50,18%, việc giữ vững tốc độ tăng như trên qua các năm là rất tốt Chiều hướng lợi nhuận tăng như vậy là rất ổn, tuy nhiên doanh thu từ năm 2010 đến năm 2011 đã giảm chứng tỏ doanh nghiệp chưa khai thác được thị trường và không

có khách hàng tiêu thụ.Vì vậy công ty cần phải chú trọng về vấn đề này hơn nữa

2.1.5 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Để công ty ngày càng đứng vững và phát triển trên thị trường trong thời gian tới, công ty đã đề ra các phương hướng:

- Có chính sách bán hàng hợp lý để giữ vững thị trường cũ và không ngừng tìm kiếm thị trường mới

- Đầu tư mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị công nghệ, nâng cao cơ sở hạ tầng, năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm

- Củng cố bộ phận kế toán để đảm bảo công tác quyết toán, báo cáo kịp thời,

ổn định tình hình tài chính tại công ty

- Không ngừng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân để nâng cao nghiệp vụ

và tay nghề

- Có biện pháp sử dụng vốn hiệu quả hơn, nhất là sử dụng đúng mục đích đối với nguồn vốn vay bên ngoài nhằm tránh rủi ro tài chính

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

2.2.1.1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán

Công ty cổ phần H&T chuyên sản xuất và thiết kế chế tạo các loại máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế ngành Nông – Lâm nghiệp Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo

Quan hệ đối chiếu

PHÒNG KẾ TOÁN

KẾ TOÁN TRƯỞNG (Kiêm kế toán tổng hợp)

Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ

và LĐTL

Kế toán chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm

Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ

Chức năng và nhiệm vụ :

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp

+ Chịu trách nhiệm cao nhất trước giám đốc và pháp luật về tổ chức công tác

kế toán và hoạt động tài chính của công ty theo quy định

+ Điều hành toàn bộ các mặt hoạt động về tổ chức công tác kế toán, đôn đốc hoạt động tài chính kế toán theo chức năng và nhiệm vụ được giao

+ Thanh quyết toán và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các hoạt động tài chính của công ty

+ Theo dõi, ghi chép tổng hợp phản ánh giá vốn, doanh thu tiêu thụ trong quá trình kinh doanh

+ Hạch toán, tổng hợp, kiểm tra, lập BCTC và các sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật

+ Thu thập, lưu trữ toàn bộ chứng từ sổ sách

+ Lập kế hoạch hàng quý, hàng năm, kế hoạch thu chi tài chính, mức vốn lao động

- Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ và LĐTL

+ Theo dõi tình hình mua, vận chuyển, nhập – xuất, bảo quản, sử dụng vật tư tại công ty

+ Mở sổ kế toán ghi chép vật tư được cung tiêu, cung cấp hàng tuần

+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ và bất thường

+ Ghi chép, phản ánh và theo dõi tài sản cố định trong công ty

+ Tính toán và phân bổ mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn tài sản cố định theo quy định

+ Kiểm tra tình hình sử dụng lao động và tính lương cho nhân viên Cung cấp

số liệu về tình hình lao động, tiền lương và lập báo cáo tiền lương

- Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm

+ Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của công ty

+ Tổ chức hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất cho từng đối tượng

+ Tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo giá thành

- Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ

+ Lập chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

+ Theo dõi việc thanh quyết toán của khách hàng và cán bộ công nhân viên + Quản lý, cất giữ và thu chi tiền mặt, các giấy tờ có giá

+ Nộp thuế theo quy định

+ Ghi chép sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng tháng

2.2.1.2 Hình thức tổ chức kế toán

Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tất cả các công việc kế toán như: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán,ghi sổ… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ở khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép cần thiết phục vụ theo sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị và cho công ty

Ưu điểm của hình thức này là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên hóa cán bộ…Hình thức này phù hợp với đặc điểm cơ cấu quản lý của công

Hệ thống chứng từ đang sử dụng tại công ty tuân thủ theo đúng quy định của

Bộ Tài Chính, đồng thời được điều chỉnh phù hợp với những đặc thù và tổ chức hoạt động cũng như việc tổ chức hạch toán của công ty

Tài khoản được tổ chức theo đúng quy định hiện hành, ngoài ra công ty còn

mở thêm tài khoản chi tiết cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, hạch toán của công ty

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ kế toán.

Với đặc điểm sản xuất, yêu cầu quản lý và trình độ năng lực của bộ máy kế toán, công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy - chứng từ ghi sổ cho hệ thống sổ

kế toán tại công ty

Để thuận tiện cho công tác kế toán, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ACCSYS

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi phiếu kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ - Có để nhập số liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ cái chi tiết

Cuối tháng (cuối quý) hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hện các thao tác khóa sổ, và lập BCTC Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định, in sổ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật

Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hình thức kế toán tại công ty

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Đối chiếu, kiểm tra

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ quỹ

2.2.4.2 Các loại sổ sử dụng tại công ty

Bảng 2.3 Bảng danh mục các loại sổ sử dụng tại công ty

3 Sổ cái chi tiết các tài khoản SO4- DN Kế toán tổng hợp

(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty)

Nhận xét:

Hệ thống sổ của công ty tương đối ít Đồng thời công ty gộp chung sổ cái và

sổ chi tiết lại làm một cho dễ quản lý và lưu trữ

2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 2.3.1 KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty

2.3.1.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền

Tại công ty cổ phần H&T, công tác vốn bằng tiền được thực hiện nghiêm túc

và có sự quan tâm theo dõi chặt chẽ Việc ghi nhận và hạch toán sổ sách được giao cho phòng kế toán Thủ quỹ trực tiếp thu và chi tiền Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, thủ quỹ sẽ tiến hành nộp tiền vào tài khoản tiền gửi hay rút tiền khi có lệnh

- Đối với tiền mặt:

+ Tất cả các phiếu thu, phiếu chi đều được luân chuyển theo quy định mà trong đó bất kỳ phiếu chi nào cũng bắt buộc phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ

+ Việc đối chiếu số liệu sổ sách thì được tiến hành định kỳ hàng tháng Việc kiểm kê quỹ tuy không có quy định cụ thể bằng văn bản nhưng trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt luôn trùng khớp với số dư trên sổ tài khoản kế toán là thuộc về thủ quỹ

- Đối với tiền gửi:

+ Giao dịch của công ty với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu thông qua tiền gửi, bởi vậy tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong công ty Do đó Công ty mở tài khoản tại các ngân hàng sau:

 Ngân hàng Công Thương

 Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội

 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

+ Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng và đối chiếu số liệu sổ sách về tiền gửi với ngân hàng do kế toán thanh toán đảm nhận

* Những nghiệp vụ thường xuyên liên quan đến tiền tại đơn vị:

- Những nghiệp vụ ghi tăng tiền:

+ Thu nợ khách hàng

+ Thu do tạm ứng thừa

- Những nghiệp vụ ghi giảm tiền:

+ Chi mua ngoài

+ Chi tạm ứng

+ Chi trả lãi vay

+ Chi lương

2.3.1.2 Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền

a Đối với các trường hợp thu tiền

a1 Thu bằng tiền mặt

a.1.1 Thu tiền do khách hàng trả nợ