tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty tnhh đầu tư và xây dựng kim cúc

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC...24 2.1.. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đ

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô đã dạy

dỗ, truyền đạt cho em những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn cũng như về cuộc sống trong những năm học vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hồng Nhung đã hưỡng dẫn em hoàn thành đề tài này Sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô cùng những kiến thức quý báu cô truyền đạt đã giúp cho em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp này

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, đặc biệt là các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán đã tạo điều kiện cho em thực tập tìm hiểu thực tế kế toán tại Công ty

Xin kính chúc Quý Thầy Cô, các Cô Chú, Anh Chị sức khỏe và công tác tốt!

Sinh viên thực tập

Võ Thị Siền

MỤC LỤC

Trang Trang bìa phụ

Quyết định

Lời cám ơn

Nhận xét của đơn vị thực tập

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn

Mục lục

Danh mục sơ đồ, lưu đồ

Danh mục bảng biểu

Danh mục chữ viết tắt

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN 4

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của HT KSNB đối với một Công ty 4

1.1.2 Khái niệm 5

1.1.3 Phân loại 6

1.1.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 6

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 8

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 9

1.1.4.3 Các hoạt động kiểm soát 10

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 13

1.1.4.5 Giám sát 15

1.1.5 Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB 15

1.1.5.1 Các phương pháp mô tả hệ thống 15

1.1.5.2 Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB 16

1.1.6 Hoàn thiện cơ cấu KSNB trong tổ chức 16

1.1.6.1 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 16

1.1.6.2 Những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB 18

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 19

1.2.1 KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền 19

1.2.1.1 Yêu cầu của KSNB 19

1.2.1.2 Các nguyên tắc của KSNB 20

1.2.1.3 KSNB đối với thu tiền .20

1.2.1.4 KSNB đối với chi tiền 21

1.2.2 KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán 22

1.2.2.1 KSNB đối với phải thu khách hàng 22

1.2.2.2 KSNB đối với nợ phải trả 23

Chương 2

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC 24

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC 24

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 24

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 26

2.1.2.1 Chức năng 26

2.1.2.2 Nhiệm vụ 27

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 27

2.1.3.1 Cơ cấu quản lý 27

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ 28

2.1.4 Tổ chức sản xuất hiện trường thi công 31

2.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD tại Công ty 31

2.1.6 Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư

và Xây dựng Kim Cúc trong thời gian qua 32

2.1.7 Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 35

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 36

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 36

2.2.1.1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán 36

2.2.1.2 Hình thức tổ chức kế toán 38

2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 38

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản 39

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 39

2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức sổ kế toán 39

2.2.4.2 Các loại sổ sử dụng trong Công ty 41

2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 41

2.3.1 KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty 41

2.3.1.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 41

2.3.1.2 Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 44

2.3.1.3 Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 60

2.3.1.4 Chứng từ, sổ sách minh họa 65

2.3.1.5 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền 65

2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán 70

2.3.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu 70

2.3.2.1.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải thu 70

2.3.2.1.2 Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải thu 71

2.3.2.1.3 Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 73

2.3.2.1.4 Sổ sách, chứng từ minh họa 74

2.3.2.1.5 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải thu 74

2.3.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả 78

2.3.2.2.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải trả 78

2.3.2.2.2 Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải trả 79

2.3.2.2.3 Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 81

2.3.2.2.4 Sổ sách, chứng từ minh họa 82

2.3.2.2.5 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả 82

2.4 Đánh giá chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 86

2.4.1 Những mặt đạt được 86

2.4.2 Những mặt hạn chế 87

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 89

3.1 GIẢI PHÁP 1: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 89

3.2 GIẢI PHÁP 2: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG 94

3.3 BIỆN PHÁP 3: TĂNG THÊM NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN 96

3.4 BIỆN PHÁP 4: ÁP DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN CHO CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN 96

KẾT LUẬN 99

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ SỬ DỤNG

Trang

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 28

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất hiện trường thi công 31

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán 36

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 40

Lưu đồ 1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt 45

Lưu đồ 2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền tạm ứng thừa 47

Lưu đồ 3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu lãi tiền gửi 49

Lưu đồ 4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí điện, nước, điện thoại quản lý doanh nghiệp 51

Lưu đồ 5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán tiền BHXH 53

Lưu đồ 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tạm ứng 55

Lưu đồ 7: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi lương 57

Lưu đồ 8: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền gửi mua hàng hóa (chi trả nợ nhà cung cấp) 59

Lưu đồ 9: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng khoản phải thu do bán chịu hàng hóa 72 Lưu đồ 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa 80

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Trang

Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm 2008, 2009, 2010 33

Bảng 2.2: Bảng danh mục chứng từ sử dụng tại Công ty (phụ lục)

Bảng 2.3: Bảng danh mục tài khoản sử dụng tại Công ty (phụ lục)

Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền 65

Bảng 2.5: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền 67

Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 75

Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 77

Bảng 2.8: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng - trả tiền 82

Bảng 2.9: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng - trả tiền 85

Bảng 3.1: Bảng mẫu bảng kê các loại tiền tồn quỹ 91

Bảng 3.2: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với tiền 92

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

- KSNB: Kiểm soát nội bộ

- SXKD: Sản xuất kinh doanh

- HCNS: Hành chính nhân sự

- BHXH: Bảo hiểm xã hội

- BHYT: Bảo hiểm y tế

- BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp

- TSCĐ: Tài sản cố định

- GBC: Giấy báo có

- LCC: Lệnh chuyển có

- GBN: Giấy báo nợ

- UNT: Ủy nhiệm thu

- UNC: Ủy nhiệm chi

- HĐGTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng

- HTKT: Hạ tầng kỹ thuật

- BTLT: Bê tông li tâm

LỜI NÓI ĐẦU

1- Sự cần thiết của đề tài:

Từ khi gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp thì càng ngày càng cạnh tranh gay gắt, khốc liệt Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Thể chế càng thông thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước

ta cả về khoa học, công nghệ và kỹ thuật, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong

đó việc “nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm Theo đó, việc

xây dựng được một Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một Công ty Vậy hệ thống kiểm soát nội

bộ là gì? Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế? Và nó được thiết lập như thế nào?

Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp được

sự chấp thuận của ban chủ nhiệm Khoa Kế toán - Tài chính và ban lãnh đạo Công ty

TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc em đã thực hiện đề tài: “Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc”

2- Mục tiêu nghiên cứu:

Với vấn đề và những câu hỏi đặt ra như trên, đề tài tập trung chủ yếu vào các mục tiêu chính sau đây:

(1) Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc

(2) Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán của Công ty

3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

 Đối tượng đề tài nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ

đối với kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty

 Phạm vi nghiên cứu là Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, với

số liệu, báo cáo được thu thập tại phòng kế toán Công ty các năm 2008, 2009, 2010 4- Phương pháp nghiên cứu:

Để nghiên cứu, đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

Ngoài lời nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài bao gồm 3 chương:

 Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục

vốn bằng tiền và các khoản thanh toán

 Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng

tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc

 Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ đối

với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty

 Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc Qua

đó, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công

ty Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp giúp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty

Qua thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Công

ty đặc biệt là những anh chị ở phòng kế toán, sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Hồng Nhung đã giúp em hoàn thành đề tài tốt nghiệp với các nội dung như đã trình bày ở trên

Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp

ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn

Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế toán - Tài chính đặc biệt là cô Nguyễn Thị Hồng Nhung - giảng viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư

và Xây dựng Kim Cúc - những người đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ

CÁC KHOẢN THANH TOÁN

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một công ty

Người ta thường nói: “ Phòng bệnh hơn chữa bệnh ” Ta thấy điều này rất đúng, bởi lẽ bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều luôn có xung quanh mình rất nhiều đối thủ cạnh tranh hiện hữu hay tiềm ẩn, mạnh hay yếu Bên cạnh đó các yếu tố thị trường, các chính sách bất lợi luôn kề cận doanh nghiệp Chính vậy

mà làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đứng trước những rủi

ro có thể xảy ra như kinh doanh thua lỗ, tài sản bị tham ô, đánh cắp, vi phạm pháp luật, báo cáo tài chính không trung thực rất nhiều rủi ro mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể gặp phải Từ những vấn đề hết sức thiết thực này mà khái niệm

“HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ” ra đời Theo các Nhà quản lý: 2 yếu tố để thực hiện kiểm soát nội bộ đó là:

+ Có các thủ tục ấn định bằng văn bản và nhân viên phải làm theo

+ Khi ấn định các thủ tục đưa vào đó sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc Dựa trên các văn bản nhân viên kiểm soát nội bộ sẽ kiểm tra thường xuyên mà không chờ các vi phạm đã xảy ra

Như vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp giảm bớt phần nào mối lo lắng thường trực trong đầu mình như: Làm thế nào để ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động của tất cả các bộ phận kể cả các chi nhánh riêng lẽ ở xa trụ sở chính? Làm thế nào

để các nhân viên thực hiện đúng công việc của mình một cách tự giác? Làm thế nào

để phân quyền, ủy quyền cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học? Làm sao để

quản lý được rủi ro, đảm bảo được tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán, các báo cáo tài chính?

1.1.2 Khái niệm

Năm 1992, tổ chức COSO (Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận Theo đó:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được 4 nội dung cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình:

Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát liên lục, hiện diện

ở các bộ phận trong đơn vị và liên kết với nhau thành một thể thống nhất

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người:

Ngoài những chính sách, thủ tục, biểu mẫu kiểm soát nội bộ còn bao gồm cả con người trong tổ chức: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng

 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý:

Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố chi phí và lợi ích Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức

được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

- Đối với các báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực

và hợp lý, phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao

uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Vậy mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị

1.1.3 Phân loại

Kiểm soát nội bộ thường được chia thành 2 loại:

 Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác tin cậy

 Kiểm soát quản lý: Để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý

1.1.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của các đơn vị là khác nhau, việc

tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan điểm phổ biến hiện nay: Có 5 yếu tố cơ bản hình thành nên hệ thống kiểm soát nội

bộ của đơn vị như sau:

1- Môi trường kiểm soát

2- Đánh giá rủi ro

3- Hoạt động kiểm soát

4- Thông tin và truyền thông

5- Giám sát

Bảng 1.1: CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi trường

kiểm soát

Tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho tất cả bộ phận khác của kiểm soát nội bộ

- Tính chính trực và giá trị đạo đức

- Đảm bảo về năng lực

- Hội đồng quản trị, ủy ban kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

- Cơ cấu tổ chức

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Chính sách nhân sự

Đánh giá

rủi ro

Nhận dạng, phận tích rủi ro - Xác định mục tiêu của đơn vị

- Nhận dạng, phân tích các rủi ro

Hoạt động

kiểm soát

Là những chính sách, thủ tục người quản lý thiết lập

để thực hiện mục tiêu kiểm soát

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động

- Kiểm soát hệ thống và xử lý thông tin

- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện

Giám sát Sự giám sát thường xuyên

và định kỳ của người quản

lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng với thiết kế, và cần điều chỉnh gì cho phù hợp với từng giai đoạn

- Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

ép hay điều kiện có thể dẫn đến cho nhân viên có hành vi thiếu trung thực

 Đảm bảo về năng lực

Là việc đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng Do đó, nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát và huấn luyện họ

 Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm soát

Khi Ủy ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hữu hiệu Uỷ ban kiểm soát sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi trở nên nghiêm trọng

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Nó được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, sự tiếp cận khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế toán, và khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện các mục tiêu hoạt động Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành

kế hoạch của mỗi cá nhân

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng các văn bản và triển khai cho toàn tổ chức

 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức

Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của nhà quản lý

 Nhận dạng, phân tích rủi ro

Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị

Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:

+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị

+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Là những chính sách thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hoạt động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị này đang hoặc có thể gặp Các hoạt động kiểm soát bao gồm:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều trách nhiệm tức không được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên tự kiểm soát lẫn nhau để tránh các sai sót có thể xảy ra, giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể gây ra và che giấu sai phạm của mình

Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các chức năng sau:

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hay chuẩn y quyết định

- Chức năng ghi chép: bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

- Chức năng bảo quản tài sản: bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán

 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động

Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý

đã không cần sử dụng đến các nhân viên của mình Điều này là không thể bởi vậy nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn Việc này gọi là sự ủy quyền, có 2 mức ủy quyền

- Uỷ quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong nghiệp vụ Ví dụ: Ban hành bảng giá

- Uỷ quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ

và cụ thể, không phát sinh thường xuyên Ví dụ: ủy quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định

 Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

và kiểm soát kết xuất

Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin Ví dụ: Quy trình kiểm soát truy cập hệ thống Kiểm soát chung là môi trường chung cho kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện

Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp

vụ được thực hiện và xử lý chính xác Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán Kiểm tra độc lập bao gồm:

Xử lý dữ liệu

- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập (Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ

kế toán với số liệu của ngân hàng)

- So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá

 Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin

Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức Do

đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ tục kiểm soát:

- Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất

và thông tin

- Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu trữ thông tin (đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính)

- Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán

- Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức

- Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài

Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để

có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận,

xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin

Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội

bộ tổ chức và cả bên ngoài Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay có thể là các lệnh miệng, các hành vi của nhà quản lý Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự

an toàn và trung thực của thông tin

Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó phân hệ thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Một hệ thống thông tin kế toán được thiết lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận Mục tiêu của

hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng

từ gốc sang hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật thông tin

Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán

- Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị

- Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính, kế toán quản trị Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để

hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Những người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp trên

Để có được một hệ thống kế toán tài chính hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau:

- Tính có thực: Chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực

- Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện mọi hoạt động phải đảm bảo chúng đã được phê chuẩn hợp lệ

- Tính đầy đủ: Không được loại bỏ hoặc dấu bớt nghiệp vụ phát sinh

- Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, áp dụng chính sách kế toán

- Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản tài đơn vị, ghi nhận đúng vào các loại sổ kế toán liên quan

- Đúng hạn, kịp thời: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời cung cấp thông tin kế toán, tài chính cho nhà quản lý khi cần thiết

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán phải được ghi vào sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác, giúp phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình qua các giai đoạn khác nhau Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát nội bộ cũng bị thay đổi Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điểu chỉnh cần thiết

Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

- Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các cá nhân và nhà quản lý thực hiện Ví dụ: kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày

- Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp Thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức

1.1.5 Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách

- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn

- Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu

1.1.5.2 Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý

- Tìm hiểu về đánh giá rủi ro

- Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:

+ Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị

+ Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên quan đến các đối tượng nào?

+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách

+ Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các bộ phận khác của hệ thống

+ Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào?

+ Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị

1.1.6 Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức

1.1.6.1 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành

hệ thống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp bạn hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi,

vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

 Hạn chế xuất phát từ con người

Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí thỉnh thoảng có thể xảy ra với bất cứ nhân viên nào

từ đó dễ dẫn đến sự đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới

Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với bộ phận bên ngoài đơn vị Hoặc việc sử dụng các thủ thuật để đánh lừa nhau: Thủ thuật gian lận gối đầu Lapping đối với tiền mặt hay Kitting đối với tiền gửi ngân hàng, các loại séc thanh toán

 Người quản lý lạm quyền

Trong thực tế, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể Hoặc các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng Việc dành cho nhà quản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

 Cách thức quản trị, quan điểm của nhà quản lý

Nhìn chung, khi một nhân viên (hay cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại Khi đó lòng trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức

Cách thức quản lý theo kiểu “Gia đình trị” hay “Đồng hương trị” cũng là một nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi Khi đó nhân viên kể cả người quản lý có thể đặt quyền lợi của người thân lên trên lợi ích của tổ chức

Quan điểm của một số nhà quản trị là coi trọng hình thức mà không chú ý đến cách thức hoạt động và thực chất các thủ tục kiểm soát Do đó lúc này hệ thống kiểm soát sẽ chẳng thể phát huy được hiệu quả của nó

 Tài sản và các cách thức tiếp cận

Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài sản Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương thức tiếp cận tài sản

 Chi phí và lợi ích

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận

 Sự kiểm soát chưa toàn diện

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bỏ qua

 Yếu tố bên ngoài

Do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa

1.1.6.2 Những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

 Phát triển môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến sự hữu hiệu thực sự của

hệ thống kiểm soát nội bộ, vì vậy để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nộ bộ cần phát triển một môi trường kiểm soát vững mạnh Để phát triển môi trường kiểm soát cần

sử dụng tổng hợp ảnh hưởng các nhân tố cấu thành

 Thiết kế các thủ tục kiểm soát hợp lý cần xem xét các nhân tố sau:

- Đánh giá rủi ro chính xác, đầy đủ: các thủ tục kiểm soát được thiết kế chủ yếu là để giới hạn các rủi ro có thể xảy ra Rủi ro càng lớn thì phạm vi các thủ tục kiểm soát càng rộng

- Thực hiện giám sát thường xuyên, liên tục

- Lựa chọn các thủ tục phù hợp với nghiệp vụ: nói chung việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ đều được lập chứng từ, ghi chép đầy đủ lên sổ sách và chỉ ghi chép nghiệp vụ thực sự phát sinh Tuy nhiên, việc sử dụng loại thủ tục kiểm soát nào phụ thuộc vào bản chất và số lượng của từng loại nghiệp vụ

- Xác định các mối quan hệ giữa các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát riêng biệt - liên quan đến sự hiện hữu của một hoạt động hay nghiệp vụ

- Thiết kế các thủ tục kiểm soát bổ sung cho nhau: nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát không phát huy tác dụng bởi nhiều lý do thì khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận

- Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích: một trong những nguyên tắc quan trọng của kiểm soát nội bộ là quan hệ giữa lợi ích và chi phí Việc so sánh giữa chi phí và lợi ích mang lại sẽ cho biết thủ tục đề nghị có thích hợp không? (Lợi ích >> chi phí => thủ tục kiểm soát có thể chấp nhận)

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền

Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho khoản mục vốn bằng tiền là điều không thể thiếu do một số đặc trưng của vốn bằng tiền như sau:

- Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn Do đó nó được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp Nên đây là khoản rất nhạy cảm và

dễ cố tình bị trình bày sai lệch

- Tiền là khoản mục dễ ảnh hưởng và bị ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng Ví dụ như: để thổi phồng doanh thu, che dấu chi phí, công nợ

- Số lượng nghiệp vụ liên quan đến tiền và số phát sinh của tiền thường lớn

- Tiền là tài sản rất nhạy cảm, tính thanh khoản cao nên dễ xảy ra gian lận và biển thủ cao

Do đó trong đơn vị yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền thường rất được chú trọng

1.2.1.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, các đơn vị cần thiết lập kiểm soát nội bộ đối với tiền và hệ thống này có thể chia làm hai loại:

- Kiểm soát các quy trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, ví dụ chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng

- Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng

Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:

- Thu đủ: Mọi khoản tiền cần phải thu đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất

- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và được ghi chép đúng dắn

- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý: Để đảm bảo chi trả cho các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết,

vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro

1.2.1.2 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Tập trung đầu mối thu tiền

- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu

- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng

- Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai, phiếu thu

- Thực hiện tối đa các khoản thu chi qua ngân hàng, hạn chế thu chi bằng tiền mặt

- Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế

1.2.1.3 Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

 Trường hợp thu tiền trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm: Để ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được và không ghi nhận khoản này, người quản lý cần tách rời chức năng bán hàng và thu tiền

- Sử dụng các chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai…) có đánh số thứ tự liên tục làm cơ sở thu tiền

- Sử dụng các hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền và khuyến khích khách hàng nhận phiếu

- Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong

sổ sách

- Nhân viên thu tiền nộp tiền vào quỹ hằng ngày, kèm theo bảng kê chi tiết các khoản thu

 Trường hợp thu nợ khách hàng

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng quản lý công nợ và chức năng thu tiền

- Khuyến khích khách hàng sau khi nộp tiền lấy phiếu thu hoặc biên lai

- Thường xuyên đối chiếu công nợ đối với khách hàng (tránh thủ thuật gối đầu - Labbing)

- Đối với những công nợ lớn khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

- Nếu thanh toán qua bưu điện: cần phải phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhiệm các nhiệm vụ khác như: lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về công nợ, mở thư và liệt kê các séc nhận được, nộp các séc vào ngân hàng, thu tiền

1.2.1.4 Kiểm soát nội bộ đối với việc chi tiền

Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ sau:

 Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa sử dụng tiền mặt trong thanh toán

- Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới sử dụng tiền mặt

- Ngoài ra nên xây dựng một hệ thống séc được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Các séc đã được đánh số trước mà không được sử dụng phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp, hay bị lạm dụng Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại và phải được lưu trữ đầy đủ Trước khi ký séc, phải đánh dấu các chứng từ gốc để ngăn ngừa việc sử dụng lại chứng từ gốc để chi nhiều lần

 Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

- Ta biết, người quản lý nên thực hiện sự ủy quyền cụ thể cho thuộc cấp trong một số công việc Đối với tiền, phải phân quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời ban hành văn bản chính thức về sự phân quyền

 Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi

- Các séc chỉ được lập và xét duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan và cần có thể thức để theo dõi cho đến khi các séc này đã được gửi đi

 Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng

Số dư Tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ tại ngân hàng Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp

1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán

1.2.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng

Nợ phải thu khách hàng thông thường là các khoản mục:

- Nhạy cảm với những gian lận

- Liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh

- Được phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được, liên quan đến việc lập dự phòng phải thu khó đòi có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra

a) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Các khoản phải thu phải có thực và được ghi nhận đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát

- Khoản mục doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

- Hạn chế các khoản phải thu bị bên ngoài chiếm dụng ở mức vừa phải

b) Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách hàng

- Thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách với khách hàng

c) Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

Muốn kiểm soát tốt công nợ phải thu doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình bán hàng Ở một doanh nghiệp lớn chu trình bán hàng thông thường được phân chia thành các chức năng sau:

1- Lập lệnh bán hàng

2- Xét duyệt bán chịu

3- Xuất kho

4- Gửi hàng đi

5- Lập và kiểm tra hóa đơn

6- Theo dõi thanh toán

7- Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá

8- Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

1.2.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

Cũng như nợ phải thu, nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính Những sai lệch về Nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

a) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Các khoản Nợ phải trả được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn

- Các khoản Nợ phải trả được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ, được duy trì ở mức hợp lý

- Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ

b) Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Thường xuyên thực hiện đối chiếu số liệu sổ sách với các chủ nợ

c) Kiểm soát nộ bộ đối với nợ phải trả

Muốn kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình mua hàng Thông thường chu trình mua hàng được phân chia theo các chức năng sau:

1- Lập kế hoạch mua hàng

2- Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng

3- Tiếp nhận hàng

4- Ghi nhận giá trị hàng mua, Nợ phải trả

5- Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn Nợ phải trả

6- Đối chiếu số liệu thực tế với bên bán

Chương 2:

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH

TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Tên giao dịch bằng tiếng Việt:

Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc

- Tên giao dịch quốc tế:

Kim Cuc Invetsment And Construction Company Limited

- Tên công ty viết tắt:

Công ty ĐT & XD Kim Cúc

- Trụ sở chính: Số 44 - 46 đường Nguyễn Hữu Thọ, Phường Thị Nại, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam

- Mã số thuế: 4100713629

- Fax: 056-3822489

- Số điện thoại Công ty: 056-3816473

- Giám đốc: Ông Ngô Minh Phước

- Vốn điều lệ: 90 tỷ đồng đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 05/05/2011

Từ những năm đầu thành lập, ngày 22/04/1999 Công ty được UBND tỉnh Bình Định cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp số 38/GPTL và được Sở Kế hoạch đầu

tư Bình Định cấp giấy phép kinh doanh số 011392 ngày 22/04/1999 với:

- Tên giao dịch là: DNTN Thương mại - Vận tải & Xây dựng Kim Cúc

- Chủ doanh nghiệp: Bà Nguyễn Thị Kim Cúc

- Ngành nghề SXKD:

+ Thương mại: Mua bán các loại vật liệu xây dựng

+ Vận tải hàng hóa: Các vật tư hàng hóa bằng ô tô

- Địa bàn hoạt động trong phạm vi tỉnh Bình Định và các tỉnh lân cận

- Ngày 01/06/2008 Doanh nghiệp tư nhân Thương mại - Vận tải & Xây dựng Kim Cúc chuyển đổi thành Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc gồm 3 thành viên với giấy phép ĐKKD: Số 3502001331 ngày 25/05/2008

do Sở Kế hoạch & Đầu tư Bình Định cấp

Ngành nghề SXKD:

+ Thương mại: Mua bán các loại vật liệu xây dựng

+ Vận tải hàng hóa: Các vật tư hàng hóa bằng ô tô

+ Thi công xây dựng: Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, công nghiệp, dân dụng, san ủi mặt bằng, công trình kỹ thuật hạ tầng: sân bay, bến cảng, nạo vét luồng lạch sông biển, bơm phun cát, san lấp tôn tạo mặt bằng tàu hút

+ Đầu tư kinh doanh công trình hạ tầng kỹ thuật, kinh doanh địa ốc

Thực hiện chủ trương đường lối phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nước nhằm từng bước phát triển nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong cơ chế nền kinh tế nhiều thành phần - đáp ứng nhu cầu xã hội trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc ra đời trong điều kiện cơ chế chính sách đổi mới đã tạo môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển Đơn vị đã không ngừng phát huy vai trò năng lực sẵn

có của mình để mở rộng quy mô hoạt động nhằm đem lại nguồn lợi thiết thực cho Công ty và góp phần đóng góp cho Ngân sách Nhà nước

Được sự quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi của các ngành chức năng liên quan của tỉnh, công ty đã phát huy tiềm năng của mình, tạo được uy tín trên thị trường, nắm bắt thông tin chính xác kịp thời, định hướng đầu tư và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả Không ngừng mở rộng khai thác khách hàng để tiêu thụ, cung ứng và trúng thầu, nhận thầu nhiều công trình trọng điểm của tỉnh Từ năm 2000 cho đến nay, Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường trong lĩnh vực thi công xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng, đã tiến hành thi công nhiều công

trình xây dựng trên địa bàn tỉnh Bình Định có giá trị khối lượng tương đối lớn như: San lấp mặt bằng hạ tầng kỹ thuật cụm khu Xóm Tiêu, xây dựng khu TTCN - TP Quy Nhơn, dự án cầu đường Quy Nhơn - Nhơn Hội, cảng cá Tam Quan, Chợ Bồ Đề Tuy Phước, đường Cách Thử - Đề Gi, bê tông nhựa cầu cảng 5000 tấn Cảng Quy Nhơn, san lấp mặt bằng và xây dựng nhà máy lắp ráp xe máy Ô tô miền Trung, hạ tầng kỹ thuật cụm khu công nghiệp sạch Nhơn Bình, hạ tầng kỹ thuật khu dân cư Đông Võ Thị Sáu, HTKT Bắc Sông Hà Thanh, đường Công vụ - Quy Nhơn - Nhơn Hội, hệ thống tuyến cấp nước Quy Nhơn - Nhơn Hội, xây dựng mở rộng cảng cá Quy Nhơn, san nền mặt bằng Trường Đại học Quang Trung, khu đô thị Vũng Chua

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

- Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc là công ty TNHH, chịu trách nhiệm hữu hạn về nghĩa vụ tài chính của mình trong quá trình họat động kinh doanh trước pháp luật

- Công ty có chức năng sản xuất kinh doanh nhiều ngành, nghề như sau:

 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

 Xây dựng công trình công ích

 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác như: xây dựng công trình đường thủy, bến cảng, công trình trên sông, cảng du lịch, cửa cống, đập, đê, điều

 Chuẩn bị mặt bằng: san lấp, tôn tạo mặt bằng, khai hoang

 Lắp đặt hệ thống điện

 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí

 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: thi công xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật, sân bay, nạo vét luồng lạch sông, biển, bơm hút cát bằng tàu hút

 Môi giới

 Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê

 Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét

 Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao như: sản xuất bê tông ly tâm và các sản phẩm khác từ bê tông

2.1.2.2 Nhiệm vụ

+ Tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đúng theo luật doanh nghiệp

và các pháp luật khác theo quy định của Nhà nước

+ Tổ chức thi công các công trình xây dựng phải đúng Luật xây dựng và đảm bảo chất lượng công trình, tuân thủ các quy định của nhà nước trong công tác quản lý chất lượng các công trình xây dựng

+ Thực hiện các nghĩa vụ về thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật

+ Tuân thủ quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninh trật tự,

an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy quá trình sản xuất kinh doanh

+ Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ và quyết toán tài chính, quyết toán thuế theo đúng quy định của pháp luật, kế toán thống kê hiện hành và chịu sự kiểm tra của cơ quan Nhà nước

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

2.1.3.1 Cơ cấu quản lý

Ghi chú :

Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ chức năng :

Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ

Bộ máy quản lý tại Công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến chức năng, đứng đầu là Giám đốc công ty, dưới giám đốc có 02 phó Giám đốc và các phòng ban có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng các chương trình hành động cho toàn Công ty và có quan hệ chức năng với các đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc Công ty là những đơn vị trực tiếp sản xuất kinh

Đội thiết

bị -xe máy

Các đội xây dựng

Đội tàu hút Bình Minh

Phòng hành

chính - nhân

sự

Phòng kế hoạch - vật

tư

Phòng kế toán -thống

kê

Phòng kỹ thuật - thi công

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

KINH DOANH

PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH

doanh, thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty, gồm các ban quản lý công trường, các đội xây dựng, đội thiết bị xe máy, đội tàu hút chuyên dụng

Cụ thể nhiệm vụ của các phòng như sau:

 Hội đồng thành viên : gồm 3 thành viên với tỷ lệ góp vốn như sau:

+ Bà Nguyễn Thị Kim Cúc: 69 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 76,67%

+ Ông Ngô Minh Phước: 12 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 13,33%

+ Bà Ngô Thị Minh Hà: 9 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 10%

Có quyền đưa ra các quyết định quản trị, đồng thời có trách nhiệm tổ chức

hoạt động sản xuất kinh doanh tuân theo các quyết định và điều lệ của công ty

 Giám đốc:

- Là người có quyền cao nhất, có chức năng nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất hằng năm, kế hoạch dài hạn, các dự án đầu tư

- Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, điều hành các phòng nghiệp vụ, các Ban

và các đội trực thuộc công ty

- Trường hợp vi phạm Điều lệ công ty và Nhà nước, quyết định vượt thẩm quyền,

để xảy ra các sai phạm về quản lý vốn, tài sản, chế độ kế toán, lạm dụng quyền hạn gây thiệt hại cho công ty thì phải chịu bồi thường thiệt hại do mình gây ra

Giúp việc cho Giám đốc là các phó Giám đốc và Kế toán trưởng

 Phó Giám đốc:

Là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc hoặc ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên, trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện

 Phòng kỹ thuật - thi công:

+ Tham mưu cho Giám đốc đưa ra kế hoạch đấu thầu, thi công các công trình cho toàn Công ty

+ Lập thiết kế bảng vẽ chi tiết, dự toán, định mức thi công công trình và phối hợp với các ban quản lý từng công trình, Chủ đầu tư tổ chức, thực hiện các công tác nghiệm thu, thanh quyết toán, hoàn công công trình

+ Giám sát tiến độ thi công các công trình, kiểm tra về khối lượng và chất lượng các công trình và hạng mục công trình đúng theo quy phạm quản lý xây dựng cơ bản

+ Tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện các chính sách, luật pháp về công tác quản lý tài chính - kế toán tại Công ty

+ Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận kế toán ở các công trình

 Phòng kế họach - vật tư:

+ Tìm hiểu thị trường để cung ứng thu mua vật tư cung cấp cho các công trường kịp thời để đảm bảo tiến độ thi công các công trường

+ Tồ chức quản lý, sửa chửa, bảo hành và theo dõi các định mức sử dụng thiết bị

- xe máy toàn Công ty

+ Quản lý các thiết bị - xe máy và điều tiết xe máy phục vụ thi công các công trường hợp lý

 Phòng hành chính - nhân sự:

+ Quản lý và định mức lương cho toàn Công ty

+ Tham mưu cho chủ Công ty về công tác quản lý sử dụng lao động

+ Phổ biến và thực hiện về chính sách chế độ lao động của Nhà nước đối với người lao động

+ Quản lý về nhân sự, ký kết hợp đồng lao động

+ Quản lý tham gia công tác đối nội, đối ngoại của Công ty

+ Lưu trữ hồ sơ lý lịch, các hợp đồng lao động, các loại văn bản, chế độ chính sách và tài liệu khác liên quan đến tổ chức của Công ty

Tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng các phòng ban quan hệ chặt chẽ, mật thiết, hỗ trợ nhau tạo thành thể thống nhất hướng đến mục tiêu phát triển của Công ty

2.1.4 Tổ chức sản xuất hiện trường thi công

Ghi chú :

Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ chức năng :

Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HIỆN TRƯỜNG SẢN XUẤT THI CÔNG 2.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty

Với mục tiêu của Công ty là đầu tư phát triển nhanh và bền vững, tạo ra chất lượng sản phẩm cao có khả năng cạnh tranh với các công ty xây dựng khác đặc biệt

là các công ty đã có tiếng trong ngành xây dựng nên việc hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn, cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế là mục tiêu phát triển của công ty

- Đối thủ cạnh tranh: hiện nay trên thị trường tỉnh Bình Định và một số tỉnh lân cận, có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản như: công ty TNHH Minh Phương, Đinh Phát, Vạn Mỹ, Nhật Minh, Thuận Đức … nên đòi hỏi

CÁC BAN QUẢN LÝ CÔNG TRƯỜNG

ĐỘI XE MÁY VẬN CHUYỂN

CHỦ ĐẦU TƯ,

TƯ VẤN GIÁM SÁT GIÁM ĐỐC

B.PHẬN QUẢN

LÝ CHẤT LƯỢNG KCS

B.PHẬN KỸ THUẬT THI CÔNG

B.PHẬN

H.CHÍNH - KẾ

TOÁN - VẬT TƯ

ĐỘI TÀU HÚT BÌNH MINH

ĐỘI THIẾT BỊ

MÁY THI CÔNG

ĐỘI XÂY LẮP THI CÔNG

công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Kim Cúc phải tiến hành các hoạt động tích cực hơn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, hiệu quả sử dụng vốn

Từ đó nâng cao năng lực sản xuất và uy tín của Công ty trong ngành

- Năng lực tài chính: vốn luôn là yếu tố quan trọng và quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải có vốn Các công trình mà công ty thi công hầu hết có quy mô lớn, chi phí cho việc xây dựng rất cao, lớn nhất là chi phí nguyên vật liệu Nên ngoài nguồn vốn kinh doanh của công ty thì còn có vốn vay từ ngân hàng, vì vậy đòi hỏi phải trả lãi vay Bên cạnh đó, các chủ đầu tư thường chậm trễ về việc cấp phát vốn, điều này phần nào ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của

- Uy tín công ty: đây cũng là yếu tố rất là quan trọng đối với việc làm ăn của Công ty Với uy tín lâu năm trong ngành xây dựng nên công ty thường trúng thầu trong các công trình xây dựng đòi hỏi sự tin cậy cao Điều đó giúp cho công nhân viên có thu nhập ổn định

- Nhân tố về lao động: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc là đơn vị xây lắp có quy mô vừa so với những đơn vị xây lắp khác trong và ngoài tỉnh Do đặc thù của đơn vị là thi công lưu động ở các nơi khác nhau nên cần huy động số lượng lao động lớn để thi công cho kịp tiến độ các hạng mục công trình Để giảm bớt chi phí, đơn vị thường xuyên ký hợp đồng lao động tại chỗ và theo thời vụ Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên đã làm việc lâu năm trong công ty, có trình độ tay nghề, kinh nghiệm Ngoài ra, Công ty còn tạo điều kiện cho đội ngũ cán

bộ được bồi dưỡng học tập, nâng cao trình độ tay nghề kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế

2.1.6 Đánh giá khát quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc trong thời gian qua