Khái niệm Một dự án là một tập hợp các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau của một quá trình duy nhất dẫn đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch vụ được xác định rõ trước nhằm đáp ứng một
Trang 1Một số khái niệm cơ bản
về dự án vμ quản lý dự án
ThS Lê thanh hương
Viện chiến lược vμ phát triển GTVT
Tóm tắt: Quản lý dự án cũng lμ một ngμnh khoa học quản lý song về bản chất nó có
nhiều điểm khác biệt với quản lý chung Bμi báo nμy đề cập đến các định nghĩa vμ tính chất của dự án vμ quản lý dự án
Summary: Project Management is also a management science but in nature, it has some
differences in comparison with general management This article mentions projects and project definitions and properties of management
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước hiện nay, hoạt động đầu tư
đóng vai trò rất quan trọng Đó là một vấn đề
được quan tâm hàng đầu của mọi ngành, mọi
cấp Để các dự án đầu tư luôn mang lại hiệu
quả thiết thực, các nhà quản lý dự án trước hết
cần phải hiểu rõ bản chất chung của dự án và
quản lý dự án Đây chính là nguồn gốc của sự
khác biệt giữa hoạt động quản lý đầu tư với
các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh
truyền thống
i một số vấn đề cơ bản về dự án
1.1 Khái niệm
Một dự án là một tập hợp các hoạt động
phụ thuộc lẫn nhau của một quá trình duy
nhất dẫn đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc
một dịch vụ được xác định rõ trước nhằm đáp
ứng một hoặc một số mục đích cụ thể có tính
thời điểm, trong một hoàn cảnh hạn chế về tài
chính, vật tư, nhân lực và thời gian
1.2 Tính chất
Một dự án thường được làm rõ bằng một
quan hệ giữa người có yêu cầu và người thực
hiện được cụ thể hóa thông qua một ủy nhiệm
(giao việc) hoặc một hợp đồng Người có yêu
cầu là người mua hoặc người sử dụng sản
phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu đó Họ có thể là
khách hàng hoặc là lãnh đạo cấp trên Người thực hiện là người được ủy nhiệm, mà người
có yêu cầu giao phó quản lý việc thực hiện dự
án còn gọi là chủ nhiệm dự án Ngoài người
có yêu cầu và chủ nhiệm dự án còn có nhiều tác nhân khác như êkíp thực hiện dự án, người cấp vốn, các nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chuyên môn và các đại diện của các lĩnh vực khác của môi trường ảnh hưởng tác
động đến dự án
Bên cạnh bản chất riêng của mỗi một dự
án, các dự án đều có những tính chất chung phân biệt dự án với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác của con người đó là:
- Tính mới, tính duy nhất
Nhìn chung nói đến một dự án là bao hàm việc làm ra một cái gì đó mới mà nó chưa từng được làm trước đây bằng cùng một phương pháp trong cùng một bối cảnh hoàn toàn chính xác như vậy
Dĩ nhiên là mức độ mới, mức độ duy nhất của các dự án khác nhau cũng rất khác nhau Tính chất này là sự khác nhau cơ bản phân biệt dự án với các hoạt động khác có tính chất lặp đi lặp lại và liên tục theo một chương trình chi tiết và được thiết lập trước
- Tính chất giới hạn về thời gian thực hiện
Bản chất của dự án là tạm thời Một dự
án luôn được xác định trước thời gian bắt đầu
Trang 2và thời gian kết thúc dự án Thời gian của dự
án có thể là ngắn (trong vài tuần) cũng có thể
là dài (trong nhiều năm) tùy theo quy mô của
dự án Tính chất này dùng để phân biệt các
khái niệm về dự án và chương trình Chương
trình là một khái niệm giống với dự án song nó
khác với dự án ở một số điểm cần chú ý: Một
chương trình nhìn chung bao gồm một tập hợp
các dự án đều nhằm đạt được một mục tiêu
tổng quát chung Chương trình có thiên hướng
nhằm đạt được một mục tiêu nào đó hơn là
nhằm thực hiện một sản phẩm đặc thù và
thường có thời gian dài hơn
- Bị gò bó trong những rμng buộc nghiêm ngặt
Dự án được thực hiện là để thỏa mãn
khách hàng Những đòi hỏi của khách hàng
được nhóm lại theo 4 loại ràng buộc sau mà
dự án phải tuân thủ:
+ Các yêu cầu về chức năng của sản phẩm
hoặc dịch vụ
+ Các định mức về chất lượng của sản
phẩm hoặc dịch vụ
+ Các thời hạn bàn giao sản phẩm hoặc dịch
vụ
Chi phí của dự án
Mức độ ưu tiên của 4 nhóm ràng buộc
này của các dự án khác nhau cũng thay đổi
đáng kể tùy theo sự đòi hỏi cấp bách của mỗi
một thời điểm
Bảng 1 Mối quan hệ giữa bối cảnh vμ
rμng buộc ưu tiên của dự án
Bối cảnh của dự án Ràng buộc ưu tiên
- Bối cảnh kinh tế
khó khăn
- Chi phí của dự
án
- Thỏa mãn khách
hàng nhằm thành
công lâu dài
- Chất lượng sản phẩm hoặc dịch
vụ
- Yêu cầu khẩn cấp,
tầm quan trọng của
cạnh tranh
- Thời hạn
- Tầm quan trọng
của an toàn
- Hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ
- Một chu kỳ sống biến động
Tất cả các dự án đều có một chu kỳ
sống, nó bắt đầu khi xuất hiện một mong muốn hoặc một nhu cầu của người yêu cầu và nếu mọi việc hoàn thành tốt đẹp nó sẽ được kết thúc sau khi bàn giao cho người yêu cầu này một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏa mãn nhu cầu của họ Chu kỳ của dự án bao gồm 4 giai đoạn:
+ Giai đoạn xác định dự án Trong giai đoạn này nhu cầu được làm
rõ, các mục tiêu đã xác định cụ thể và về tổng quan dự án đã được xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó phải bàn giao, các ràng buộc phải tuân theo và chiến lược thực hiện
+ Giai đoạn chuẩn bị thực hiện Trong giai đoạn này nội dung của dự án
được xác định cụ thể hơn, tính khả thi của dự
án được khẳng định Cũng trong giai đoạn này
kế hoạch chi tiết của dự án được lập theo thời gian, kỳ hạn, các nguồn (vật tư, nhân lực, thiết bị) và chi phí Đồng thời các chính sách và trình tự quản lý được xác định, tổ chức đấu thầu, ký kết các hợp đồng
+ Giai đoạn thực hiện dự án Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch
vụ được thực hiện theo kế hoạch đã lập và phù hợp với những đòi hỏi của người yêu cầu
+ Giai đoạn kết thúc dự án Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch
vụ được cung cấp cho người yêu cầu, dự án
được đánh giá và thực hiện các công việc kết thúc quản lý dự án
Thời gian
Xác định
dự án
Chuẩn bị thực hiện
Thực hiện
dự án
Kết thúc
dự án Chi phí
Chi phí tích lũy
Hình 1 Mô hình chung của một dự án
Trang 3Nhìn vào hình 1 ta thấy mức độ sử dụng
các nguồn (vật tư, máy móc, nhân lực) tăng
dần dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện
dự án, nó tỷ lệ thuận với chi phí của dự án
Ba giai đoạn đầu nói chung được kết thúc
bằng 1 quyết định của người yêu cầu (chủ đầu
tư) Ví dụ người yêu cầu có thể từ chối chấp
nhận sản phẩm hoặc dịch vụ như thế vào cuối
giai đoạn thực hiện dự án nếu như nó không
đáp ứng đòi hỏi của họ Chu kỳ sống của dự
án được coi là biến động vì 4 giai đoạn rất
khác nhau Chúng được phân biệt bằng bản
chất các hoạt động của chúng cũng như bằng
số lượng và loại nguồn mà chúng đòi hỏi Ví
dụ giai đoạn xác định dự án cần một số ít các
nhà tạo mẫu sản phẩm và các nhà chuyên
môn khác nhau, họ có các phiếu giao việc
hoặc hợp đồng lập một dự án thích đáng và
khả thi Giai đoạn chuẩn bị thực hiện, trước
hết cần các nhà kế hoạch và còn cần các
chuyên gia của các nội dung chi tiết của dự
án, họ phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực
hiện dự án Còn về giai đoạn thực hiện dự án
thường đòi hỏi số lượng lớn các nguồn, trong
nhiều trường hợp nó được giao toàn bộ hoặc
một phần cho các nhà thầu phụ thông qua
các hợp đồng phụ (B')
- Có rất nhiều người tham gia dự án có
nguồn gốc khác nhau
Một trong những điểm khác biệt quan
trọng nhất giữa một đơn vị tổ chức truyền
thống (ví dụ: phòng, vụ, trung tâm ) và một
dự án là nguồn gốc của những người tác động
đến dự án Thật vậy chúng ta thấy rằng rất
nhiều trong số những người tham gia dự án
hoặc có tác động đến dự án đến từ nhiều đơn
vị hoặc các tổ chức khác nhau Trong nhiều
dự án những người tham gia có chuyên môn
khác nhau và văn hóa của họ cũng rất đa
dạng Tính chất này của dự án dẫn đến hai
hậu quả rất quan trọng:
+ Người ta thấy rằng trong một dự
án không dễ dàng gì để các bên tham gia dự
án có cùng chung quyền lợi, định hướng và
mục tiêu
+ Người phụ trách dự án nhìn chung
có rất ít quyền về chủ động sử dụng các nguồn (vật tư, nhân lực máy móc) so với lãnh đạo của một đơn vị truyền thống
- Một bối cảnh không ổn định (không chắc chắn)
Với tất cả các tính chất như trên, toàn bộ
dự án theo định nghĩa chịu một bối cảnh không chắc chắn Điều đó đem đến cho dự án những rủi ro, mạo hiểm Chính đặc tính này
đồng thời vừa làm chúng ta lo sợ lại vừa hấp dẫn chúng ta
Dĩ nhiên là tất cả các dự án không chịu cùng một mức độ không chắc chắn, nó tùy thuộc vào:
+ Tầm cỡ của dự án + Mức độ mới của dự án, của công nghệ được sử dụng
+ Tính chặt chẽ của các ràng buộc về hiệu suất, chất lượng, thời gian và chi phí + Tính phức tạp và tính không thể dự báo được của môi trường của dự án + Số lượng các loại nguồn khác nhau
II một số vấn đề cơ bản về quản lý
dự án 2.1 Khái niệm
Quản lý dự án là nghệ thuật chỉ đạo, điều phối các nguồn nhân lực, thiết bị và vật tư trong suốt chu kỳ của một dự án bằng việc sử dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại và thích hợp để đạt được những mục đích đã được xác
định trước:
- Quy mô, phạm vi của sản phẩm hoặc dịch vụ;
- Chi phí;
- Thời hạn;
- Chất lượng;
- Thỏa mãn khách hàng và các bên tham gia
2.2 Tính chất
Quản lý dự án ngày nay đã trở thành một triết học quản lý riêng, đáp ứng tốt bối cảnh
Trang 4của các tổ chức hiện tại và tương lai và rõ
ràng là quản lý dự án được phát triển có sửa
đổi từ triết học quản lý truyền thống Triết học
mới về quản lý này bao gồm 3 yếu tố cơ bản
và chúng tác động qua lại với nhau:
- Một văn hoá đặc biệt
Văn hoá ở đây được hiểu là tập hợp các
giá trị về nhận thức, thái độ, cách ứng xử của
mọi người tham gia dự án Các giá trị chủ yếu
của văn hoá quản lý dự án là:
+ Quan điểm thỏa mãn khách hàng
+ Ưu tiên các yêu cầu của dự án
+ Chú trọng vào nhiệm vụ và các kết quả
+ Mở ra môi trường của dự án
+ Sáng kiến, khả năng khống chế rủi ro
+ Phân chia trách nhiệm, quy trách
nhiệm rõ ràng
+ Tính nghiêm khắc, chặt chẽ;
kỷ luật tự giác
+ Năng lực yêu cầu của các
chức danh tham gia dự án
+ Tinh thần tập thể, hợp tác
+ Bao dung đối với các vấn đề
còn nhập nhằng nước đôi, không rõ ràng,
tránh căng thẳng
Đó là một văn hoá yêu cầu rất cao, nó
khuyến khích được mọi người trong dự án
- Một hình thức tổ chức đặc biệt
Các nguyên tắc tổ chức chủ yếu của
quản lý dự án hoàn toàn đối lập với quản
lý theo khuynh hướng tổ chức chỉ đạo theo
cấp bậc, phân chia thành các bộ phận riêng
rẽ, quan liêu bàn giấy
Một mô hình tổ chức quản lý dự án bao
gồm các yếu tố sau:
+ Vai trò của người hoà nhập các bộ
phận với nhau: Giám đốc điều hành dự án
+ Một ê kíp của dự án gồm nhiều
chuyên môn khác nhau, nhiều đơn vị bộ phận
+ Một cấu trúc ít cấp chỉ đạo, quản lý,
có tính tổ chức cao, linh hoạt (thay đổi luôn)
+ Một phương thức hoạt động mềm dẻo
+ Các quan hệ ngang cấp (quan hệ
các bên theo chiều ngang) quan trọng hơn là
các quan hệ cấp trên, cấp dưới (theo chiều dọc) + Phải có các cơ chế để quản lý hiệu quả các mặt phân giới bên trong và bên ngoài + Sự phân chia mức độ hoạt động + Các hệ thống và các quá trình đáp ứng yêu cầu của dự án
Dĩ nhiên nó là một phương thức tổ chức cơ bản dựa trên việc đạt được những mục tiêu của dự án và nó không thể được sử dụng hiệu quả nếu không có một văn hoá quản lý dự án mạnh ở tất cả các bộ phận của dự án
- Một tập hợp các kỹ thuật vμ các công cụ
Quản lý dự án đã trải qua thời gian đến nay đã được trang bị một tập hợp các kỹ thuật
và công cụ đặc biệt để quản lý một cách hiệu quả hơn chu kỳ sống của các dự án
Mô hình chung của một dự án có thể trình bày như sau:
ở trung tâm của mô hình trong hình vuông gồm 5 chức năng quản lý truyền thống Phương pháp quản lý dự án là phân nhỏ dự án thành các phần việc ngày càng đơn giản hơn Vì vậy, chức năng "quản lý mặt phân giới" của các bộ phận của dự án được thêm vào đây là một chức năng quan trọng, quyết định thành công của dự án, nó được xem như là một yếu
tố chính của quản lý dự án
Hình 2 Sơ đồ minh hoạ các chức năng
của quản lý dự án vμ môi trường của nó
* Địa lý tự nhiên
* Chính sách
* Xã hội
* Quy định luật lệ
* Công nghệ
* Kinh tế
* Văn hoá
Các chức năng của QLDA + Lập kế hoạch + Giám sát + Kiểm tra + Chỉ đạo + Điều phối + Quản lý mặt phân giới
Tổ chức bên trong dự án
Phạm vi quy mô
Các nguồn bên trong
Thời gian
* Khách hàng
* Người cấp vốn
* Nhà cung cấp
* Nhà thầu phụ
* Người sử dụng
* Các nhóm gây sức ép
Đối tượng của các chức năng quản lý dự
án rất đặc thù, song có thể được quy thành 4 tham số lớn là:
Phạm vi - Thời gian - Chi phí - Chất lượng
Ngoài ra dự án bị ảnh hưởng rất lớn bởi môi trường
Trang 5bên trong và bên ngoài của nó Viện quản lý dự án ở
Mỹ đã đưa ra một cấu trúc về quản lý dự án như sau:
Quản lý dự án
Quản lý
phạm vi
Quản lý
chất lượng
Quản lý thời hạn
Quản lý chi phí
Quản lý
TT liên lạc
Quản lý
cung ứng
Quản lý nhân lực
Quản lý rủi ro
Các quá trình hoà
ậ
Các quá trình cơ bản
Hình 3 Sơ đồ các chu trình quản lý
của quản lý dự án
Quản lý dự án vì vậy bao gồm quản lý tám quá trình này trong suốt chu kỳ của dự án Mỗi một quá trình có những kỹ thuật và công cụ riêng mà ta cần phải sử dụng nó để đảm bảo thành công của dự án Trên cơ sở nắm vững bản chất của dự án
và quản lý dự án các nhà khoa học quản lý dự
án nghiên cứu đề xuất một tập hợp các kỹ thuật và công cụ đặc biệt sử dụng cho mỗi một quá trình quản lý của quản lý dự án Dĩ nhiên là tuỳ thuộc vào bản chất và tầm cỡ của mỗi dự
án mà có những kỹ thuật và công cụ phù hợp Tuy nhiên cho dù bản chất và tầm cỡ của
dự án là như thế nào đi nữa thì việc sử dụng các kỹ thuật và công cụ thích đáng chưa phải là
điều kiện đủ để đảm bảo thành công của dự án
mà còn cần phải có một phương thức tổ chức
và một văn hoá thích hợp Việc lựa chọn một phương thức tổ chức và xây dựng một văn hóa thích hợp cũng phải trên cơ sở nắm vững các tính chất đặc thù của dự án và quản lý dự án
Tài liệu tham khảo
[1] Williamr Duncan A guide to the project management
body of knowledge, project management institute, 1996
[2] Gilles le beau et rierre menard Conception de
projet, Universite du Quebec a Montreal, 1997♦
