148 Công tác hạch toán kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

148 Công tác hạch toán kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây, theo xu hớng đổi mới chung của xã hội,nhiều công ty, xí nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã có sự điềuchỉnh nhất định về đờng lối chính sách phơng thức quản lý và kinh doanhnhằm hội nhập khẩn trơng, đáp ứng đợc những yêu cầu đổi mới của thời đại,

đồng thời duy trì và đẩy mạnh sự phát triển của bản thân trong lĩnh vực làm ănkinh tế Sự điều chỉnh ấy phải dựa trên những tiền đề khách quan, tuy nhiênbản thân các đơn vị cũng phải nỗ lực vận động để phát huy hết nội lực củamình Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là một trong những đơn vị

nh thế

Trong hệ thống hạch toán kế toán việc hạch toán kế toán là một bộ phậnkhông thể thiếu đợc trong công cụ quản lý của doanh nghiệp, là một hệ thốngquan trọng trong việc quản lý kinh tế, tài chính Có vai trò tích cực trong việcquản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế với t cách là công cụquản lý kinh tế, tài chính kế toán đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông thoáng

có ích cho các quyết định kinh tế

Qua thời gian thực tập tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

đợc sự giúp đỡ của cô trong phòng kế toán và các thầy cô giáo đặc biệt là côNguyễn Quỳnh Châu cộng với kiến thức mà em đã đợc truyền đạt trong 3 nămhọc tại trờng Em đã cố gắng đa ra những vấn đề cơ bản nhất của phơng thứchạch toán tổng hợp tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Phơngthức hạch toán đợc xây dựng trên yêu cầu quản lý tài chính của Công ty vànhững chuẩn mực của kế toán Việt Nam

Báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý và công tác hạch toán

kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Công ty kinh doanh

và chế biến than Hà Nội

Phần III: Một số kiến nghị - giải pháp

Kết luận

Do thời gian thực tập còn hạn chế nên báo cáo thực tập không thể tránhkhỏi thiếu sót Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo vàcác cô chú trong công ty

Phần I Một số đặc điểm về Công ty kinh doanh

và chế biến than Hà Nội

Chơng I: Đặc điểm về công ty

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Thực hiện chủ trơng của nhà nớc về quản lý vật t theo ngành, ngày25/11/1974 Hội đồng chính phủ ra quyết định số 254/CP chuyển chức năngquản lý và cung ứng than từ Bộ Vật t qua Bộ Điện - Than Ngày 9/12/1974, Bộ

Điện than ra quyết định số 1878/ĐT-QLKT chính thức thành lập Công ty lấytên là "Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội" Do yêu cầu hoạt độngkinh doanh và để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Công ty trong từngthời kỳ, Công ty đã nhiều lần thay đổi tên gọi khác nhau, cụ thể:

- Từ khi thành lập 1978 lấy tên là Công ty quản lý và phân phối than HàNội, trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than, Bộ Điện - Than

- Từ 1979-1981: Đổi tên thành "Công ty quản lý và phân phối than", Bộ

Điện than sau đó thuộc Bộ Mỏ - Than

- Từ 1982-1993: Đổi tên thành "Công ty cung ứng than Hà Nội" trựcthuộc Tổng công ty cung ứng than, Bộ Mỏ - Than, sau đó chuyển sang Bộnăng lợng quản lý

- Từ 30/6/1993, theo chủ trơng của nhà nớc cơ cấu lại doanh nghiệp nhànớc, Bộ Năng lợng đã ban hành quyết định số 448/NL-TCCB-LĐ, cơ cấu lạiCông ty và đổi tên thành "Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội"

- Từ ngày 1/4/1995 đến nay Công ty kinh doanh và chế biến than HàNội trở thành một Công ty trực thuộc Công ty kinh doanh và chế biến thanmiền Bắc (theo quyết định số 563/TTg của Thủ tớng Chính phủ, trực thuộcTổng Công ty than Việt Nam)

Sau gần 30 năm hoạt động Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

đã tạo dựng đợc cho mình một vị thế trên thị trờng Bằng sự nỗ lực và phấn

đấu của toàn bộ tập thể cán bộ CNV trong công tác quản lý, sản xuất kinhdoanh nghiên cứu nắm bắt thị trờng Công ty đã không ngừng cải tiến chất l-ợng sản phẩm, giảm chi phí, hạ giá thành dịch vụ hoàn hảo… củng cố và ngày củng cố và ngàycàng nâng cao uy tín của Công ty, đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thoả

đáng cho cán bộ công nhân viên Hiện nay tình hình sản xuất kinh doanh củaCông ty rất ổn định và có chiều hớng phát triển tơng đối thuận lợi

II Đặc điểm sản xuất kinh doanh và chức năng của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

Trong thời kỳ bao cấp, Công ty thực hiện chức năng quản lý nhà nớc vềmặt hàng và cung ứng than theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nớc trên phạm viChuyên ngành Kế toán

thành phố Hà Nội và các tỉnh phụ cận Thời kỳ này, Công ty chỉ biết chấphành yêu cầu của cấp trên trong mối quan hệ ngành dọc chặt chẽ, cơ chế cấpphát giao nộp, chi hết, thu đủ đã khiến công ty thờ ơ với giá cả và lợi nhuận.

Khi nền kinh tế chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sangnền kinh tế thị trờng có sự tham gia quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nớctheo định hớng XHCN công ty đợc giao quyền chủ động, đã tự chủ trong kinhdoanh, hoạt động trong điều kiện kích thích của thị trờng với mục tiêu là phải

có lợi nhuận

Thực tế, do có sự cách trở về vị trí địa lý, do hạn chế về khả năng tàichính hay do một số nguyên nhân khách quan khác mà ngời mua không muatrực tiếp đợc tại nơi sản xuất, còn ngời bán không thể bán tới tận tay ngời tiêuthụ Trong nền kinh tế thị trờng có khi mua và có bán cũng có bộ phận chuyênmua và chuyên bán hàng hoá trên thị trờng đó là thơng mại Đối với Công tykinh doanh và chế biến than Hà Nội cũng vậy, chuyên hoạt động mua than ở

mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than Mặt khác, Công ty còn phải chếbiến than có tiêu chuẩn kỹ thuật phù ợp với công nghệ sản xuất của các hộtiêu dùng than

Nh vậy hoạt động của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nộikhông phải là hoạt động thơng mại đơn thuần, mà còn là hoạt động có tính sảnxuất Ngoài chức năng kinh doanh than ở Mỏ, ngành còn giao nhiệm vụ tiêuthụ than cho mỏ bởi lẽ Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội nằm trongdây chuyền sản xuất và tiêu thụ than của ngành than Điều đó có nghĩa Công

ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội hoạt động vừa mang tính thơng mại,vừa mang tính phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành

Nh vậy, lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh và chế biến than,

đây cũng là một lĩnh vực lớn đầy tiềm năng Bởi vì than là một nguyên liệutruyền thống đợc sử dụng nhiều nhất tại cơ sở sản xuất do u điểm của nó là chiphí thấp Điều này mở ra cho Công ty nhiều cơ hội kinh doanh, nhng đồngthời cũng phải đơng đầu với nhiều thách thức đến từ sự cạnh tranh của các sảnphẩm thay thế than nh khí đốt, điện, xăng dầu… củng cố và ngày đòi hỏi ở công ty một sựnhanh nhạy, khéo léo và niềm tin vào khả năng của mình để đứng vững vàphát triển

III Nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

1 Nhiệm vụ của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm, sáu tháng, quý vềsản xuất kinh doanh theo sự chỉ đạo của Công ty kinh doanh và chế biến than

Hà Nội và tuân thủ đúng pháp luật của nhà nớc

Chuyên ngành Kế toán

- Quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, đặc biệt lànguồn vốn do ngân sách cấp.

- Thực hiện đầy đủ các cam kết của hợp đồng nói chung (hợp đồng mua,hợp đồng bán, vận chuyển v.v ) Quản lý và sử dụng lao động theo đúng phápluật của Nhà nớc ban hành, theo phân cấp thoả ớc lao động tập thể của Công

ty kinh doanh và chế biến than miền Bắc

- Thực hiện các quy định của Nhà nớc về quản lý kinh tế, thực hiệnnghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và cấp trên

- Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải lập báo cáo quyết toán tàichính và chuyển toàn bộ thành phần lợi nhuận còn lại lên Công ty kinh doanh

và chế biến than miền Bắc sau khi đã thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc

2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến than

Hà Nội

- Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội tổ chức bộ máy quản lýkinh tế theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, thực hiện theo cơ chế quảnlýtheo chế độ một thủ trởng, trong đó giám đốc là ngời quản lý cấp cao nhất, làngời đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trớc công ty và nhà nớc về mọihoạt động của Công ty Công ty có Phó giám đốc giúp việc, phó giám đốc cótrách nhiệm tham gia lãnh đạo chung và đợc Giám đốc phân công điều hànhnhững lĩnh vực công việc của mình, đợc Giám đốc điều các công việc cụ thể.Ban giám đốc gồm Giám đốc, các phó giám đốc trực tiếp quản lý và điều hànhcác phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc Các phòng ban, đơn vị trựcthuộc chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực công việc của mình, đồngthời phối hợp với nhau thực hiện hoạt động của Công ty và chịu sự kiểm soátcủa Ban giám đốc

Sơ đồ tổ chức bộ máy tổ chức quản lý của công ty

Chuyên ngành Kế toán

Giám đốcCác P giám đốc

Tram CB và

KD than Giáp Nhị

Tram CB và

KD than Vĩnh Tuy

Tram CB và

KD than

Cổ Loa

Cửa hàng

số 2

Cửa hàng

số 3

Cửa hàng

số 1

Cửa hàng

số 2

Ban giám đốc: Gồm Giám đốc và các phó giám đốc

- Giám đốc là ngời đứng đầu công ty, có toàn quyền điều hành, quyết

định hoạt động của công ty

- Phó giám đốc: Do Giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị cấp trên bổnhiệm Phó giám đốc phụ trách một số lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm tr -

ớc giám đốc về các lĩnh vực đợc giao Phó giám đốc giúp việc, tham mu chogiám đốc về các vấn đề chuyên môn Đợc giao phụ trách và chỉ đạo chunghoạt động kinh doanh bao gồm:

- Tiến hành các công tác quản lý thị trờng, tổ chức điều tra nắm bắt diễnbiến tình hình hoạt động trên địa bàn kinh doanh

- Chỉ đạo, hớng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinhdoanh

- Quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh

- Điều phối, đảm bảo nguồn hàng cho các trạm

* Các phòng ban chức năng

+ Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kinh doanhcủa Công ty, tổ chức kinh doanh và cung ứng than cho toàn bộ mạng lới củacông ty Giúp ban Giám đốc nghiên cứu thị trờng, tìm đối tác liên doanh liênkết mở rộng thị trờng Căn cứ vào kế hoạch sản lợng, khả năng dự trữ, đơn xinhàng của các trạm từ đó điều động phơng tiện vận tải cung ứng hàng hoá chotoàn bộ mạng lới tiêu thụ đảm bảo đủ số lợng, chủng loại và kịp thời theo yêucầu của các trạm, phòng kinh doanh còn có trách nhiệm tổ chức việc bánhàng, kiểm tra việc thực hiện các nội quy bán hàng của các trạm về giá cả,chất lợng

+ Phòng kế toán: Với chức năng cơ bản là hạch toán quản lý vốn và tàisản của nhà nớc giao, phòng kế toán có trách nhiệm chỉ đạo lập chứng từ ban

đầu, lập sổ sách đối với trạm và cửa hàng, tập hợp chứng từ của các trạm và tổchức hạch toán kế toán tại Công ty theo đúng quy định của cấp trên và đúngchế độ kế toán của Nhà nớc Việc tổ chức một mạng lới hạch toán thống nhất

từ công ty đã giúp phòng kế toán quản lý vốn, hàng hoá và tài sản một cáchhiệu quả Đồng thời chỉ đạo quản lý công nợ, thu hồi công nợ không để kháchhàng chiếm dụng vốn quá lâu Cùng tham gia với phòng kinh doanh để dựthảo các hợp đồng kinh tế mua bán, bốc xếp, vận chuyển than, xây dựng giá

và lập kế hoạch chi phí giao hàng

Chuyên ngành Kế toán

- Phòng tổ chức - hành chính: Chịu trách nhiệm tham mu cho Ban giám

đốc về tổ chức nhân sự và quản lý cán bộ, công tác văn phòng, văn th, lu trữ, y

tế, các công tác liên quan tới đảm bảo an ninh, quan hệ địa phơng, đoàn thể vàcác tổ chức xã hội khác Chăm lo đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhânviên, tham mu Ban giám đốc để xây dựng và ban hành cơ chế quản lý trongnội bộ công ty

* Bốn trạm kinh doanh và chế biến than đóng ở Cổ Loa, Ô Cách, GiápNhị và Vĩnh Tuy Các trạm này là nơi tổ chức thực hiện tiếp nhận than, chếbiến than và quản lý kho cũng nh các tài sản đợc công ty giao để sử dụng.Trạm trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua bán, chế biến, vận chuyển thantheo kế hoạch của Công ty giao

Mọi hoạt động trong công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dới, các

bộ phận hoạt động độc lập nhng có mối liên hệ mật thiết với bộ phận khác tạothành một hệ thống, đảm bảo cho quá trình kinh doanh tiến hành nhịp nhàngcân đối, có hiệu quả

Chuyên ngành Kế toán

Chơng II

Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán của công ty

I Công tác tổ chức kế toán của công ty

Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội tổ chức công tác tài chính

kế toán theo loại hình kế toán tập trung Toàn Công ty có một phòng kế toánduy nhất là nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, lập báo cáo kế toán theo quy địnhchung Các trạm trực thuộc không có phòng kế toán, chỉ bố trí nhân viên kếtoán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu Bộ máy kế toán của công ty đợc minhhoạ bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến than

Hà Nội

Kế toán trởng là ngời đứng đầu trong bộ máy tài chính của công ty, làngời chịu phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:

- Bộ phận kế toán bán hàng và hàng tồn kho: thu nhập các chứng từ vềhàng mua và có nhiệm vụ theo dõi chi tiết cấu thành nên giá vốn hàng mua,chi tiết cho từng loại hàng và nguồn hàng Từ đó, tổ chức đợc kế toán muahàng vào các sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại, số l-ợng, đơn giá và giá trị Đồng thời kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi hàngnhập, xuất tồn của các trạm vào sổ tổng hợp xuất, nhập, tồn (vào sổ chi tiết tênbảng kê số 8)

- Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng: Thu thập các hoá

đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ cho việc tính toán và xác định kếtquả, theo dõi việc thanh toán với ngời bán và ngời mua của các trạm kinhChuyên ngành Kế toán

Bộ phận

kế toán quỹ

Bộ phận

kế toán TSCĐ

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Nhân viên kế toán ở các trạm

doanh, theo dõi việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ của khách hàng,thanh toán lơng và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên.

- Bộ phận kế toán quỹ: Tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi vào

sổ quỹ

- Bộ phận kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệumột cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lợng, hiện trạng và giá trị củaTSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm di chuyển TSCĐ, tính toán và phân bổchính xác số khấu hao của TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh

- Bộ phận kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các sổ kế toán và các chứng từban đầu về mua hàng, bán hàng, thu chi tiền mặt vào các sổ chi tiết Tập hợpcác chi phí sản xuất kinh doanh Sau đó, phân bổ các chi phí đó đúng nguyêntắc và lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán

- Nhân viên trạm: Nhân viên kế toán trạm đợc viết hoá đơn bán hàngcho khách hàng, thu tiền và lập báo cáo chứng từ ban đầu, kế toán trạm phải

mở đầy đủ các sổ sách để theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngàycủa các trạm

II Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán tài chính của công ty

Phòng Kế toán tài chính là một phòng nghiệp vụ chuyên môn, tham mugiúp giám đốc chỉ đạo công tác quản lý kinh tế, tài chính Ngoài ra, còn là tổchức cung cấp những số liệu chính xác, trung thực cần thiết cho cơ quan cấptrên, phân tích kinh tế tài chính trong nội bộ, giúp giám đốc đa ra những ph-

ơng án tối u nhằm thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh

Chuyên ngành Kế toán

III Hình thức kế toán và trình tự ghi sổ

Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lậpvới mô hình kế toán tập trung, bộ phận kế toán chịu sự kiểm tra giám sát củagiám đốc

Hình thức kế toán đợc áp dụng trong công ty là hình thức nhật ký chứng

từ hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào cácchứng từ có liên quan, kế toán tổ chức kiểm tra, hạch toán và xử lý để đa racác thông tin tài chính kế toán tổng hợp, chi tiết, đáp ứng nhu cầu quản lý củacông ty

Trình tự ghi sổ kế toán

IV Phơng pháp kế toán hàng tồn kho

Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên

V Đối với công việc tính thuế

Công ty thực hiện tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

Chuyên ngành Kế toán

Chứng từ gốc vàbảng phân bổ

Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kếtoán chi tiếtBảng kê

Sổ Cái

Báo cáo

kế toán

Bảng tổnghợp chi tiết

Phần II Thực trạng công tác hạch toán kế toán

ở Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

I Kế toán NVL - CCDC

Vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá, vật liệuchỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất - kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trịvật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ do vật liệu cónhiều thứ, nhiều loại và thờng xuyên biến động nên việc hạch toán vật liệuphải căn cứ vào vai trò tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất vật liệu đ-

ợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chếbiến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

+ Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,

đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,mùi vị… củng cố và ngày phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật

+ Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trìnhsản xuất kinh doanh than, củi, xăng dầu, hơi đốt… củng cố và ngày

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thaythế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải… củng cố và ngày

+ Vật liệ và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị

mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất haythanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài

cụ dụng cụ là hai yếu tố cơ bản để hình thành sản phẩm

Do đặc điểm, nhiệm vụ của công ty là kinh doanh và chế biến nên vậtliệu, công cụ dụng cụ sử dụng ở công ty không nhiều Vật liệu sử dụng choquá trình chế biến của công ty là không có, công ty chỉ hàng hoá (than), sau

đó sử dụng các công cụ dụng cụ và TSCĐ để chế biến Các công cụ dụng cụbao gồm: Máy sàng than, máy nghiền than, máy trộn than Mặt khác công ty

có sử dụng một số loại vật liệu xăng, dầu phục vụ cho các xe ô tô và xe tải củacông ty

Chuyên ngành Kế toán

Nguồn nhập vật liệu của công ty chủ yếu là ở cây xăng số 63, Công tyxăng dầu Hà Nội Nguồn nhập công cụ dụng cụ chủ yếu là ở Công ty TNHHHữu Hng.

Do đặc điểm của vật liệu dùng cho vận tải nên vật liệu cấp cho chủ xe

để sử dụng ngay, không nhập qua kho nên quy trình luân chuyển chứng từ baogồm:

Ghi hàng ngày

Vật liệu ở Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội cấp phát cho các

xe là do quyết định của phòng tổ chức hành chính Sau khi đã đợc cấp trênduyệt Phòng Tổ chức hành chính luôn cấp phát theo đúng kế hoạch đảm bảoviệc sử dụng vật liệu có hiệu quả Số tiền vật liệu là số tiền mà phòng tổ chứchành chính tạm ứng, hàng ngày các chủ xe nộp lại hoá đơn thanh toán tiềnmua xăng dầu cho phòng tổ chức hành chính vào giấy đề nghị thanh toán chophòng kế toán Sau khi giám đốc phòng kế toán xem xét và đồng ý thanh toán,sau đó sẽ lập giá thanh toán tạm ứng xăng, dầu để thanh toán cho phòng tổchức hành chính

tạmứng

Hoá đơn thanh

toán tiền mua

xăng dầu

2 Kế toán chi tiết vật liệu

Các chứng từ liên quan đến việc hạch toán vật liệu bao gồm:

- Hoá đơn thanh toán tiền mua xăng, dầu

- Phiếu cấp nhiên liệu

- Biên bản quyết toán xăng dầu

Để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập xuất công cụ dụng cụ,

kế toán sử dụng tài khoản 153 - "Công cụ - dụng cụ"

Quá trình hạch toán thu mua, nhập xuất tơng tự nh nguyên vật liệu

3 Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ

- Vì Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội không nhập vật liệuphục vụ cho chế biến mà chỉ sử dụng CCDC nên công ty không có các bảngNKCT số 5, số 6, bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2

Chuyên ngành Kế toán

Từ NKCT số 1 và NKCT số 7 có thể rút ra đợc các nghiệp vụ muaCCDC trong tháng 9/2002.

Việc quản lý vật liệu và CCDC ở Công ty kinh doanh và chế biến than

Hà Nội luôn là việc đợc quan tâm chú ý bởi cả công ty cần phải sử dụngnhững yếu tố đó một cách tiết kiệm, hợp lý cũng chỉ là nhằm tiết kiệm nguồnvốn

Hiện nay, nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty vẫn

là một vấn đề khó khắc phục Vật liệu và CCDC sau khi mua về luôn đợc kiểmtra chất lợng cẩn thận, các thủ tục thanh toán tiền mua vật liệu, CCDC luôn đ-

và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh Khác với

đối tợng lao động, TSCĐ tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyênhình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng Theo quy định của Bộ Tàichính những tài sản đợc xếp loại TSCĐ phải đảm bảo đựoc hai điều kiện sau

đây:

- Giá trị từ 5.000.000đ trở lên

- Thời gian sử dụng từ 5 năm trở lên

Tài sản cố định của công ty bao gồm: máy móc, thiết bị, phơng tiện vậntải, công cụ dụng cụ quản lý, nhà cửa vật kiến trúc

Đánh giá TSCĐ là xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ, TSCĐ đánh giá lần

đầu có thể đánh giá lại trong quá trình sản xuất kinh doanh

* Nguyên giá TSCĐ: Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc xâydựng mua sắm TSCĐ kể cả chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử và các chi phíhợp lý cần thiết khác trớc khi sử dụng

- Cách xác định nguyên giá TSCĐ sẽ đợc xác định khác nhau cụ thể:+ TSCĐ mua sắm (bao gồm cả mua mới và cũ) nguyên giá TSCĐ muasắm gồm giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của ngời bán cộng với các phíChuyên ngành Kế toán

tổn trớc khi dùng (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử… củng cố và ngày) trừ đi các khoản giảm giá(nếu có).

+ Đối với TSCĐ xây dựng: nguyên giá do xây dựng cơ bản hoàn thành

là giá thực tế của công trình xây dựng cơ bản cộng với các chi phí liên quan

+ Đối với TSCĐ nhận góp vốn liên doanh: nguyên giá TSCĐ nhận gópvốn liên doanh là giá trị do hội đồng lao động đánh giá

+ Đối với TSCĐ đợc cấp: nguyên giá TSCĐ đợc cấp là giá trị ghi trên sổsách của đơn vị cấp cộng với chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử… củng cố và ngày

+ Đối với TSCĐ đợc tặng, biếu: nguyên giá TSCĐ đợc tặng, biếu là giáthị trờng của những tài sản tơng đơng

- Thay đổi nguyên giá TSCĐ trong các trờng hợp:

+ Xí nghiệp hay công ty đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của nhà ớc

n-+ Trang bị thêm, sửa chữa, tháo dỡ một số bộ phận TSCĐ

+ Điều chỉnh lại do tính toán trớc đây

* Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại

Giá trị còn lại của TSCĐ thực chất là vốn đầu t cho việc mua sắm xâydựng TSCĐ cần phải tiếp tục thu hồi trong quá trình sử dụng TSCĐ Giá trịcòn lại của TSCĐ đợc xác định trên cơ sở nguyên giá TSCĐ và giá trị hao mòncủa TSCĐ

+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ

+ Nhà cửa, vật kiến trúc: Những tài sản đợc hình thành sau quá trình thicông, xây dựng nh trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào… củng cố và ngày

+ Máy móc thiết bị gồm toàn bộ máy móc thiết bị dùng cho sản xuấtkinh doanh nh máy móc thiết bị chuyên dùng, thiết bị công tác quản ls

+ Phơng tiện vận tải: đờng thuỷ, đờng bộ… củng cố và ngày

+ Thiết bị dụng cụ quản lý: gồm các thiết bị dụng cụ phục vụ quản lýnh: Máy vi tính, máy fax… củng cố và ngày

+ TSCĐ phúc lợi: Sử dụng cho nhu cầu phúc lợi công cộng nh: nhà vănhoá, nhà ăn, nhà nghỉ… củng cố và ngày

* Tài khoản kế toán:

Kế toán sử dụng tài khoản 211: "Tài sản cố định hữu hình" dùng đểphản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của TSCĐ hữu hình theonguyên giá

- Kết cấu TK 211

Bên Nợ: Các nghiệp vụ làm tăng nguyên giá TSCĐ

(mua sắm, xây dựng, cấp phát, bổ sung… củng cố và ngày)

Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm nguyên giá TSCĐ

(thanh lý, nhợng bán)

D Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có

* Trích lập một số nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ của công ty thờng xuyênbiến động TSCĐ của công ty tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh muasắm, xây dựng cơ bản hoàn thành… củng cố và ngày mọi trờng hợp biến động tăng kế toán đềuphải theo dõi và hạch toán chi tiết

- TSCĐ gồm 2 loại: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

Mỗi loại tài sản này đều có tính hữu hình khác nhau yêu cầu quản lýkhác nhau, nên phải sử dụng các tài khoản cấp II khác nhau để phản ánh khấuhao TSCĐ

- Khấu hao TSCĐ là việc xác định tính toán phần giá trị hao mòn củaTSCĐ để chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

2 Kế toán TSCĐ và chi phí khấu hao TSCĐ ở Công ty kinh doanh

và chế biến than Hà Nội

Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là đơn vị sản xuất kinhdoanh nên TSCĐ đóng vai trò không nhỏ trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa công ty, chính vì vậy việc tổ chức quản lý và sử dụng đòi hỏi hiệu quả caonhất, công ty sử dụng các chứng từ sau để theo dõi TSCĐ

Mục tiêu kế toán lập biên bản giao nhận TSCĐ vào thẻ tài sản cố định

và viết biên bản thanh lý TSCĐ, vào sổ chi tiết TSCĐ, lập bảng tính và phânChuyên ngành Kế toán

bổ khấu hao sổ chi tiết vào nhật ký chứng số 9 - sổ cái ở công ty có mẫu sổbiên bản TSCĐ nh sau:

Biên bản giao nhận tài sản cố định

Ngày 10/9/2002Căn cứ vào quyết định số 08 ngày 25/7/2002 của đơn vị về biên bảngiao nhận tài sản cố định

Ban giao nhận gồm: ông Nguyễn Quốc Đạt

Chức vụ: Trởng phòng đại diện bên giao

Bàn giao cho: ông Ngô Mạnh Quân

Chức vụ: Trởng ban đại diện bên nhận

Địa điểm giao nhận: Tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nộixác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:

Nớc sản xuất

Năm sản xuất

Năm

đa vào sử dụng

Tính nguyên giá Hao mòn

TSCĐ Giá mua Chi phí Nguyên

giá

Tỷ lệ hao mòn

Số hao mòn Máy vi

tính

10 Nhật 2000 2002 7.776.400 100.000 7.876.400

* Đối với TSCĐ giảm kế toán phải ghi rõ nguyên nhân và hạch toán chitiết trong quá trình theo dõi TSCĐ biến động giảm do nhiều nguyên nhân khácnhau trong đó chủ yếu là do nhợng bán, thanh lý Coi nh là chi phí và thu nhậpbất thờng

VD: Đối với thanh lý một ô tô nguyên giá là 210.000.000đ Số hao mònluỹ kế 29.037.625 đồng, chi phí thanh lý bằng tiền mặt 1.500.000đ

Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán ghi số tiền chi về thanh lý TSCĐ:

Ngày 20-9-2002Chuyên ngành Kế toán

Căn cứ vào quyết định số 07 ngày 18/6/2002 của Ban giám đốc Công tykinh doanh và chế biến than Hà Nội về việc thanh lý TSCĐ

I Ban thanh lý bao gồm:

+ Ông: Hoàng Việt Anh - Đại diện lãnh đạo

+ Bà: Đỗ Thị Mận - Kế toán trởng

+ Ông: Nguyễn Văn Luyến - Uỷ viên

II Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên hàng - ô tô: Toyota

Năm đa vào sử dụng: 1999

Hao mòn: 29.037.625 đ

Nguyên giá: 210.000.000đ

III Kết luận của ban thanh lý

Ô tô đã cũ, hỏng phải thanh lý để đầu t xe mới

Biên bản này đợc lập thành 2 bản, 1 bản giao cho phòng kế toán, mộtbản giao cho nơi sử dụng TSCĐ quản lý

Nhật ký chứng từ số 9

Ghi Có TK 211Tháng 9/2002Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 211 - ghi Nợ các TK

3 Kế toán hao mòn và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ

Công tác hạch toán khấu hao TSCĐ đợc tiến hành theo QĐ166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính

Khấu hao TSCĐ là việc xác định tính toán phần giá trị hao mòn củaTSCĐ là sự giảm giá của TSCĐ khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh

Đối tợng để tính khấu hao TSCĐ của công ty là TSCĐ sử dụng cho sảnxuất chung, thiết kế thi công và quản lý TSCĐ trong công ty đợc trích khấuhao theo phơng pháp khấu hao đờng thẳng:

=

=

Chuyên ngành Kế toán

Nguyên giá = +

Để phù hợp cho việc theo dõi hay điều chỉnh mức khấu hao hợp lý kếtoán sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể của từng quý năm của TSCĐ Số tiền tríchcủa từng quý, năm có thể nhích lên hoặc giảm đi làm tròn số trích Nếu số tiềntrích khấu hao của TSCĐ có thể gần bằng, có thể hơn hoặc kém số phần trămtrích khấu hao của TSCĐ để sổ sách dễ nhìn và tính toán nhanh

* Hạch toán khấu hao TSCĐ

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm khấu hao kế toán sửdụng tài khoản 214 "hao mòn tài sản cố định"

5 Kế toán sữa chữa tài sản cố định:

Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn và h hỏng cần phải sữa chữa

và thay thế phụ tùng để khôi phục năng lực hoạt động tại các t rạm chế biếnthan thờng đợc hạch toán ngay và tập hợp vào các tài khoản chi phí sản xuấtchung hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp

Tại văn phòng chi phí bảo dỡng các thiết bị văn phòng hoặc phơng tiệnvận cạnh tranhi kế toán ghi:

Nợ TK 642

Có TK 111, 112, 152, 351Tại các trạm chế biến chi phí sữa chữa bảo dỡng thờng xuyên đợc tậphợp trực tiếp vào TK 627 kế toán các trạm ghi:

Nợ TK 627

Có TK 211, 112, 152Sơ đồ hạch toán tổng quát sữa chữa TSCĐ

Kết chuyển giá

thành sửa chữa

TK335 TK331

TK211 TK1331

III Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

1 Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh

Trong kinh doanh than chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn

bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sảnxuất và cấu thành nên giá thành sản phẩm

* Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì hoạt động sản xuấtkinh doanh phải phù hợp với nhu cầu thị trờng có sức cạnh tranh lớn cạnhtranh về giá trị và chất lợng

Đối với Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội, công ty luôn cốgắng tiết kiệm mọi chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm sao cho sản phẩm cóchất lợng cao mà giá thành lại thấp Nhờ vậy, công ty luôn có một chỗ đứngvững chắc trên thị trờng

Do đặc điểm là một công ty thơng mại hoạt động kinh doanh là hoạt

động chủ yếu của công ty nên chi phí bán hàng lớn hơn rất nhiều so với cácchi phí khác, chính vì thế để thuận lợi cho việc hạch toán, mọi chi phí sản xuấtkinh doanh của công ty đều hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641) giáthành sản phẩm chính là vốn của sản phẩm đợc bán ra

Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm những khoản sau:

+ Chi phí sản xuất chung

2 Nội dung hạch toán chi phí

Chuyên ngành Kế toán

Trích trớc Trong KH

Nâng cấp Thuê ngoài

Thuế VAT

Chi phí sửa chữa lặt vặt

Quy tr×nh h¹ch to¸n chi phÝ

Chuyªn ngµnh KÕ to¸n

Để tính đợc giá trị sản phẩm hàng hoá, hàng tháng, căn cứ vào chứng từ

có liên quan để tập hợp trên sổ chi tiết chi phí bán hàng Cuối tháng, kế toáncăn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, các bảng phân bổ, các NKCT để lập NKCT sồ7

Các khoản chi phí đều đợc tập hợp vào CPBH bao gồm:

2.1 Chi phí nhân viên: bao gồm tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ và

các khoản phụ cấp có tính lơng Chi phí tính lơng căn cứ vào số liệu ti phản

ánh trên bảng phân bổ tiền lơng và BHXH để ghi

2.2 Chi phí công cụ lao động: CCDC khi xuất dùng vào hoạt động bán

hàng và quản lý thì phân bổ 100% giá trị vào chi phí bán hàng (CPBH) ở Công

ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng không lớn, do vậy, khi xuất dùng thìphân bổ 100% giá trị vào CPBH tại tháng đó mà không làm ảnh hởng lớn đếnkết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, do doanh thu có thể bù đắp đợc khoảnchi phí này

2.3 Chi phí khấu hao TSCĐ

Chi phí kế toán TSCĐ đợc xác định theo quy định 1062 tàichính/QD/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ tài chính và quy định về việc tríchnộp khấu hao của Công ty kinh doanh và chế biến than Miền Bắc cụ thể

Mức KHLC phải

trích 1 năm = NG TSCĐ bình quân x

Tỷ lệ K H trongnămMức khấu hao BQ phải

trích 1 tháng =

Mức khấu hao TSCĐ trong năm

12 tháng

Do việc tính khấu hao đợc tiến hành vào ngày mồng 1 hàng tháng nếu

để đơn giản cho việc tính toán ngời ta quy định nh sau: Những tài sản tng hoặcgiảm trong tháng này thì tháng sau mới đợc tính khấu hao hoặc thôi tính khấuhao vì thế hàng tháng, số khấu hao đã tính khấu hao đã khác nhau khi có biến

Chuyên ngành Kế toán

Bảng phân bổ

số 1, số 3 Các chứng từcó liên quan số 1,2,10NKCT

Sổ chi tiếtCPBH

NKCT số 7

động tăng hoặc giảm TSCĐ, hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao theocông thức sau:

+

Số khấu haotăng trongtháng

-Số khấu haogiảm trongtháng

2.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài:

ở Công ty chi phí này gồm các khoản chi phí sau:

- Chi phí vận chuyển

- Chi phí bốc xếp

- Chi phí về nhiên liệu

- Chi phí điện thoại, điện nớc

- Chi phí bảo quản sản phẩm

Trong đó, chi phí vận chuyển tỷ trọng lớn nhất do chức năng kinhdoanh của Công ty ngoài ra công ty còn phải chịu chi phí bốc xếp từ bãi thanlên phơng tiện vận cạnh tranhi, chi phí này đợc trả sau khi hoàn thành theohình thức khoán

Các khoản chi phí thờng xuyên phát sinh nh điện thoại, điện, nớc tiềnthuê kho bãi, bảo quản, SCTX phục vụ cho nhu cầu quản lý và kế hoạch hạchtoán vào CPBH

2.5 Chi phí khác (thuê đất, thuê bãi).

Để theo dõi ghi chép tình hình phát sinh chi phí này, công ty phản ánhviệc sổ chi tiết chi phí bán hàng đợc lập căn cứ vào các chứng từ gốc mỗikhoản mục chi phí đợc ghi 1 dòng Đồng thời sổ chi tiết CPBH là cơ sở để lậpNKCT số 7

Từ NKCT số 7 kết chuyển vào sổ các TK 641

Sổ cái TK 641Tháng 9/2002

IV Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:

Tiền lơng chính là phần thù lao lao động biểu hiện bằng tiền mà doanhnghiệp trả cho ngời lao động căn cứ vào thời gian, chất lợng công việc hoànthành của họ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tiền lơng luôn đợc coi là

đòn bẩy kích thích sản xuất, tăng năng suất lao động Do đó việc hạch toántiền lơng phải đợc tập hợp một cách chính xác đầy đủ

Ngoài tiền lơng, công nhân viên chức còn đợc hởng các khoản trợ cấpthuộc phúc lợi xã hội đó là trợ cấp BHXH, BHYT

 Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho ngời lao động có tham gia

đóng góp quỹ trong trờng hợp họ bị mất khả năng lao động nh:sinh nở, ốm đau, tai hạn, hu trí, mất sức

Quỹ BHXH = tiền lơng cơ bản phải trả x 20%

Trong đó: 15% tính vào chi phí

5% trừ vào thu nhập của ngời lao động

 Quỹ BHYT là quỹ trợ cấp cho những ngời tham gia đóng gópquỹ trong các trờng hợp khám chữa bệnh

Quỹ BHYT = tiền lơng cơ bản phải trả x 3%

Trong đó: 2% tính vào chi phí

1% trừ vào thu nhập của ngời lao động

Ngoài ra để có nguồn kinh phí hoạt động cho công đoàn, hàng thángdoanh nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định 2% với tổng số lơng thực tếphát sinh, tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn = tiền lơng cơ bản phải trả x 2%

a Phơng pháp tính lơng và lập các bảng lơng.

Việc tính và trả lơng cho ngời lao động ở công ty áp dụng theo hìnhthức tiền lơng theo thời gian và hình thức trả lơng theo sản phẩm

* Hình thức trả lơng theo thời gian

Là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào thời gian làm việcthực tế

Tiền lơng thời gian = ((Lmin x Hvc)/26) số công thời gian + phụ cấp Công ty trả lơng cho cán bộ công nhân viên đợc chia làm 2 kỳ:

Kỳ I:

Chuyên ngành Kế toán

TLCB = (Lmin x Hvc)

Lơng kỳ I = TLCB + Tpc - BHXH - BHYT

Trong đó:

TLCB: Tiền lơng hàng tháng của từng nhân viên

Lmin: Mức lơng tối thiểu do Nhà nớc quy định

Hvc: Hệ số lơng cấp bậc chức vụ của từng CBCNV

Tpc: Tiền lơng phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm khu vực) tính theo mức

l-ơng tối thiểu do Nhà nớc quy định

(Tpc = Mức lơng tối thiểu x hệ số cấp bậ c á nhân)

Hệ số cấp bậc cá nhân của t ừng CBCNV đợc quy định nh sau:

Hvc: Hệ số lơng cấp bậc chức vụ của từng CBCNV

Tổng tiền lơng kỳ II đợc lĩnh = TLkk + tiền ăn ca.

VD: Tính lơng cho "Đinh Công Nga" - Phó giám đốc,

Tổng tiền lơng kỳ II đợc lĩnh = TLCB + TLkk + tiền ăn ca + ca 3

VD: Tính lơng cho trạm trởng - "Đào Xuân Kỷ"

Chuyên ngành Kế toán

* Phơng pháp lập các bảng lơng:

+ Đối với hình thức trả lơng theo thời gian, căn cứ vào bảng chấm công

và chế độ tính trả lơng, thởng kế toán tiền lơng tính toán và xác định số lợngthực tế phải trả cho ngời lao động Số lợng của từng ngời đợc thể hiện trênbảng thanh toán lơng

Chuyên ngành Kế toán

b Hạch toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ

Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng kế toán sử dụng:

Số BHXH phải trả cho ngời

lao động

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, BHYT trích

vào TN của CNV (6%) Tiền lơng và các khoản

phải trả

Sæ c¸i TK 334Th¸ng 9 n¨m 2002