98 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Huy Minh

98 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Huy Minh

Lời Nói Đầu

Một trong những điều kiện hàng đầu mà các doanh nghiệp sản xuất theo đuổi,

đó là: “Tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận” Để tồn tại và lớn mạnh đợc trongnền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt ngày nay đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phảI tạolên sức bật nổi tại của mình bằng cách phải năng động về mọi mặt, áp dụng mọi tổnghợp về biện pháp, các chiến lợc trong kinh doanh… Nh Nhng quan trọng hơn cả vàkhông thể thiếu đợc đó là việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung, cũng

nh cách tổ chức hoạch toán NVL nói riêng

Trong công tác quản lý của kế toán thì NVL đợc kế toán thờng xuyên theo dõibởi NVL trong một doanh nghiệp sản xuất chiếm từ 60 – 80% tổng chi phí sản xuất

ra sản phẩm Vì vậy quản lý và sử dụng NVL là khâu quan trọng trong quản lý doanhnghiệp Hoạch toán tốt NVL sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đúng tiến độ, kịp thời cácNVL cho sản xuất, sử dụng đợc NVL hợp lý Từ đó giá thành giảm giúp cho doanhnghiệp đứng vững trên thị trờng

Cũng nh các doanh nghiệp khác để hoà nhập trong nền kinh tế thị trờng Công

ty TNHH TM Huy Minh luôn chú trọng công tác hoạch toán và coi nó nh một công

cụ quản lý vật t nói riêng và sản phẩm sản xuất sản phẩm nói chung Vì vậy tăng ờng công tác quản lý vật t phải đi liền với công tác hoạch toán NVL

c-Nhận thức đợc vai trò quan trọng của hoạch toán NVL, em đã chọn đề tài là

“Tổ chức kế toán NVL tại Công ty TNHH TM Huy Minh”.

Nội dung của bài luận văn đợc chia làm 3 chơng Chơng I: Một số vấn đề lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp Chơng II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán NVL Công Ty Cổ phần đầu t và xây

dựng Trờng Thi

Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu

tại Công Ty Cổ phần đầu t và xây dựng Trờng Thi

Chơng IMột số vấn đề lý luận chung về công tác kế toán NVL

trong doanh nghiệp sản xuất.

I Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp.

1 Vị trí của NVL trong quá trình sản xuất:

1.1 Khái niệm NVL

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp của ba yếu tố:

1.2 Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất:

- NVL là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của xí nghiệp và là cơ sở vậtchất và điều kiện để tạo nên sản phẩm

- Xét về mặt hiện vật, NVL đợc “tiêu dùng toàn bộ” và không giữ nguyên đợc hìnhthái hiện vật ban đầu Xét về mặt giá trị, NVL đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trịsản phẩm tạo ra

- Do giá trị của NVL đợc chuyển hết một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra chi phíNVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, quyết định đến số lợng sảnphẩm

Nh vậy, NVL có vị trí đặc biệt quan trọng không thể phủ nhận đợc trong quátrình sản xuất Đối với điều kiện kinh tế hiện nay thì việc giảm chí phí NVL mộtcách hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát tài sảncủa doanh nghiệp Các Doanh nghiệp cần phải quan tâm tới việc sử dụng tiết kiệmNVL làm cho chi phí hạ thấp, làm tăng thêm sản phẩm hàng hoá có chất lợng cao

2.Yêu cầu của công tác quản lý NVL:

NVL là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc TSLĐ, thờng xuyên biến

động Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng, các Doanh nghiệp sảnxuất phải thờng xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất Mỗi loại sản xuất đợc

sử dụng đợc nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, đợc nhập từ nhiều nguồn và giácả của vật liệu thờng xuyên biến động trên thị trờng Bởi vậy, để tăng cờng công tácquản lý, vật liệu phải theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sửdụng tới khâu dự trữ Trong quá trình này nếu quản lý tốt sẽ ảnh hởng đến chất lợng,giá trị sản phẩm sản xuất ra Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL đợc thể hiện ởmột số điểm sau:

- Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải đủ số lợng, đúng chủng loại chất lợng tốt, giá cảhợp lý quan tâm tới chi phí và địa điểm thu mua, phơng tiện vận chuyển hợp lý.

- Trong khâu bảo quản: Phải bảo quản theo đúng chế độ quy định, tổ chức hệ thốngkho hợp lý để vật liệu không thất thoát hỏng, kém phẩm chất, ảnh hởng đến chất lợngsản phẩm

- Trong khâu sử dụng: Sử dụng NVL đúng mức tiêu hao, đúng loại vật liệu và quytrình sản xuất đảm bảo tiết kiệm, nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm

- Trong khâu dự trữ: NVL dự trữ ở mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng, gián

đoạn sản xuất

Nh vậy, luôn phải tổ chức kế toán NVL và cải tiến phơng thức quản lý NVL

II Nhiệm vụ của kế toán NVL và nội dung tổ chức kế toán NVL:

1 Nhiệm vụ của kế toán NVL:

Khi tiến hành công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất và xây dựngcơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện đánh giá vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất củaNhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu và sự biến động tăng giảm của vật liệu, cungcấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hìnhthanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trìnhsản xuất kinh doanh

2 Nội dung của tổ chức kế toán NVL.

- Vật liệu phụ: Là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nênthực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, đợc sử dụng kết hợp vớiNVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm

- Nhiên liệu: Là loại NVL khi sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng và thay thếnhững bộ phận h hỏng của TSCĐ hoặc CCDC.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại NVL và thiết bị cần lắp hoặckhông cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ … Nh phục vụ cho hoạt động xây dựng cơbản, tái tạo TSCĐ

- Phế liệu thu hồi: Là các loại NVL thu hồi đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý

có thể sử dụng hay bán ra ngoài nh: phôi bào, vải vụn, sắt thép… Nh

- NVL khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh: bao bì,vật đóng gói… Nh

* Phân loại theo nguồn hình thành:

- NVL tự có do mua ngoài: Là NVL doanh nghiệp mua ngoài thị trờng để sử dụngcho quá trình sản xuất kinh doanh

- NVL tự sản xuất: Là loại NVL mà doanh nghiệp tự sản xuất và sử dụng cho quátrình sản xuất kinh doanh

- NVL huy động từ bên ngoài: Do Nhà nớc cấp, cấp trên cấp, do cổ đông các bên gópvốn liên doanh, đợc tặng thởng

ý nghĩa của cách phân loại này là tạo điều kiện tiền đề cho việc quản lý sử dụngcác loại NVL từ nguồn nhập khác nhau, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng NVL trongsản xuất kinh doanh

2.2 Đánh giá vật liệu:

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất

định Theo quy định hiện hành, NVL nhập, xuất, tồn kho phải phản ánh theo trị giávốn thực tế Tuy nhiên trong công tác hoạch toán, để giảm bớt đợc khối lợng ghichép, tính toán hàng ngày có thể các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán phản ánhtình hình nhập, xuất vật liệu

2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế:

Đối với vật liêu nhập kho:

- Vật liệu mua ngoài nhập kho:

+ Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Giá thực tế = Giá hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm

+ Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Giá thực tế = Giá hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm

mua ngoài (đã có thuế GTGT) thực tế giá (nếu có)

- Vật liệu nhập từ gia công chế biến:

Giá thực tế NVL nhập = Giá thực NVL xuất + Tiền thuê - Chi phí vận

từ gia công chế biến cho gia công chế biến gia công chuyển NVL

- Vật liệu nhập từ nguồn tự chế :

Giá thực tế NVL nhập = Giá thực NVL xuất + chi phí chế biến

từ nguồn tự chế chế biến

- Vật liệu nhập từ nguồn liên doanh liên kết:

Giá thực tế của NVL nhập từ nguồn liên doanh liên kết là giá đợc Hội đồngliên doanh liên kết đánh giá và xác định

Đối với vật liệu xuất kho:

Vật liệu đợc thu mua, nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậygiá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau Cho nên khi xuấtkho, kế toán phải xác định đợc giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng đảm bảo tínhnhất quán trong niên độ kế toán Các phơng pháp:

- Phơng pháp thực tế tính giá bình quân gia quyền của số NVL tồn kho đầu kỳ:

Trị giá thực tế NVL + Trị giá NVL thực tế tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO):

Theo phơng pháp này, cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhậpkho và giả thiết hàng nào nhập sau thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợng xuất khotính ra giá thực tế của các lần nhập trớc đó Nh vậy, giá thực tế của NVL tồn khocuối cùng lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ

- Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theotừng lô hàng Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn xứ vào số lợng xuấtkho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho

2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệu nhiều, tìnhhình nhập, xuất kho diễn ra thờng xuyên, việc đánh giá thực tế diễn ra hàng ngày rấtkhó khăn và ngay cả trong trờng hợp có thể xác định đợc hàng ngày với từng lầnnhập nhng quá tốn kém, có thể sử dụng giá hạch toán tình hình nhập, xuất hàngngày Cuối kỳ phải tính toán để xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ theo các

đối tợng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế vàgiá mua hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ

Giá thực tế NVL xuất kho= Hệ số giá x Giá hạch toán NVL xuất kho

Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo QĐ1141/TC/CĐKTngày 1 tháng1 năm 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính vì QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm

1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán sử dụng bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT)

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu số 04 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 - VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t ( mẫu số 08 - VT)

- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT ( mẫu số 01 – GTGT – 3LL)

Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệpthuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng nhữngchứng từ khác nhau

3.2 Sổ kế toán chi tiết NVL:

Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán áp dụng trongDoanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:

- Sổ ( thẻ ) kho (theo mẫu số 06 – VT)

- Sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở thêmcác Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tphục vụ cho hạch toán của đơn vị mình

3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu:

Hạch toán chi tiết NVL phải đợc tiến hành giữa kho và phòng kế toán, phải

đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời thực hiện việc kiểm tra thờng xuyên tình hìnhbiến động về số lợng, chất lợng, giá trị của NVL Hiện nay, các Doanh nghiệp có thểdùng một trong ba phơng pháp hạch toán sau:

3.3.1 Phơng pháp thẻ song song (sơ đồ 1).

u nhợc điểm: Sử dụng phơng pháp này việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếukiểm tra nhng nhợc điểm chủ yếu là việc ghi chép trùng lặp, khối lợng ghi chép lớn,

áp dụng cho doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu

- Cuối tháng, ghi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuốitháng và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột tiền trên cột số d

Ưu nhợc điểm: Giảm nhẹ đợc khối lợng công việc ghi chép hàng ngày nhngvẫn có nhợc điểm là kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị và khi phát hiện sai sót thìkhó kiểm tra

3.3.3 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển (xem sơ đồ 3 ):

Ưu nhợc điểm: áp dụng phơng pháp này khối lợng kế toán giảm bớt do chỉ ghimột lần vào cuối tháng nhng việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật

Nói chung, phơng pháp nào cũng có u nhợc điểm của nó, các Doanh nghiệp phảituỳ thuộc vào tình hình cụ thể và khả năng trình độ của cán bộ kế toán mà lựa chọnphơng pháp phù hợp.

4 Kế toán tổng hợp NVL:

Vật liệu là tài sản lu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, Theochế độ kế toán quy định, bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng chỉ đợc áp dụng một tronghai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho sau:

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ

4.1 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

4.1.1 Tài khoản sử dụng:

TK 151: Hàng mua đang đi trên đờng.

TK 152: Nguyên liệu vật liệu.

TK 331: Phải trả cho ngời bán.

TK 133: Phản ánh thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã đợc khấu trừ và còn đợc khấu trừ.

4.1.2 Nguyên lý hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên theo sơ đồ sau (Sơ đồ 4).

Sơ đồ 4

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (Nộp

thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 152 - Nguyên vật liệu

TK 111,112,331 TK 138, 334 Mua NVL

TK 411 Số tiền giảm giá do hàng mua

Nhận góp vốn liên doanh kém phẩm chất, trả lại hàng

chế, thuê ngoài, gia công Xuất bán gửi bán NVL

TK 412 TK 412

Chênh lệch tăng do đánh Chênh lệch giảm do đánh giá lại

Giá lại

4.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi phản ánh thờngxuyên, liên tục tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng.Giá trị của NVL mua vào và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh ở các tài

khoản riêng: TK 611”Mua hàng” Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản

ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu kỳ và cuối kỳ

Trị giá xuất = Trị giá NVL tồn + Trị giá NVL nhập - Trị giá NVl kho NVL kho đầu kỳ kho trong kỳ tồn cuối kỳ

Với cơ sở cách tính trị giá xuất kho nh trên thì giá trị xuất kho là con số tổnghợp, không thể hiện rõ đợc giá trị NVL xuất kho cho từng đối tợng, từng nhu cầu làbao nhiêu Phản ánh đợc tình hình thanh toán với ngời bán có tài khoản liên quan đếncác đối tợng sử dụng NVL nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.2.1 Tài khoản hạch toán:

TK 611: Mua hàng

Tài khoản này dùng để theo dõi việc mua và xác định NVL sử dụng trong kỳ.Nội dung phản ánh TK 611:

Bên Nợ: Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ.

Trị giá vật liệu mua vào trong kỳ

Bên Có: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Trị giá hàng đi đờng cuối kỳ

Trị giá hàng xuất dùng trong kỳ

GTGT Mua NVL dùng vào SXKD

TK 133 chịu thuế GTGT TK 133 TK 632 theo pp khấu trừ

TK 33312

Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

TK 3333 TK 111, 138, 334 Thuế nhập khẩu phải nộp

Thiếu hụt, mất mát

TK 411 TK 621

Nhận góp vốn, cổ phần Giá trị NVL tính

vào chi phí

TK 412 TK 412

Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Huy Minh đợc tổ chức theo cơ cấutrực tuyến chức năng, thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trởng và chịu tráchnhiệm cá nhân, các phó giám đốc, trởng phòng đợc tập hợp theo chức năng giúp thủtrởng nghiên cứu, phân tích tình hình, tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhất trongmọi lĩnh vực

+ Giám đốc công ty: Là ngời chỉ huy có trách nhiệm, quyền lực cao nhất trongcông ty Có năng lực quản lý công ty một cách toàn diện, chịu trách nhiệm về mọihoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty.Giám đốc quản lý theo chế độ một thủ trởng điều hành mọi hoạt động của công tytheo kế hoạch, pháp luật và các chính sách, nghị quyết của đại hội công nhân viênchức và chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về toàn bộ hoạt động của công ty

+ Phó giám đốc công ty: Là ngời hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trớcgiám đốc về các công việc đợc giao và đợc Giám đốc uỷ quyền thực hiện các côngviệc khi Giám đốc đi vắng

+ Các phòng chức năng bao gồm:

Các tổ sảnxuất Tổ gia côngcơ khí và sửa chữaTổ cơ giới

Giám đốc

Chơng II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thơng

Mại Huy Minh.

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty

TNHH Thơng Mại Huy Minh.

Tên gọi: Công ty TNHH Thơng Mại Huy Minh

Địa chỉ: Phòng 303, A3, làng Quốc tế Thăng Long, Phờng Dịch Vọng, Quận CầuGiấy, Hà Nội

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Đại hội Đảng VI năm 1986 đã mở ra con đờng mới cho các Doanh nghiệpViệt Nam hình thành, phát triển theo mô hình tự chủ, tự do sáng tạo và hoạt độngkinh doanh theo khuôn khổ pháp luật mà không phải phụ thuộc 100% sự quản lý củaNhà nớc Nền kinh tế Việt Nam theo đó phát triển rõ rệt với mức GDP luôn tăng tr-ởng trung bình 0,2%/ năm Tiếp với những bớc tăng trởng vững chắc của nền kinh tếthì ngành xây lắp cũng góp sức không nhỏ cho công cuộc hiện đại hoá, công nghiệphoá đất nớc

Cùng với đà phát triển của các khu đô thị hoá trên cả nớc ngành xây lắp đãkhẳng định chỗ đứng vững chắc của mình trong nền kinh tế quốc dân Để hoà nhậpvới sự phát triển toàn diện của công cuộc đổi mới trên cả nớc, nhu cầu xây dựng nhà

ở, cung cấp các thiết bị xây lắp của Nhà nớc Từ đó, công ty TNHH Thơng Mại HuyMinh đã ra đời theo quyết định số 0102011291/ QĐ của Sở kế hoạch và Đầu t HàNội ngày 12 tháng 02 năm 2000

2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

- Xây lắp các kết cấu công trình, thi công móng công trình

- T vấn, thi công, khảo sát, giám sát, thẩm định dự án, dự toán các công trình xây lắptrong ngành công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thuỷ lợi

- Gia công lắp đặt các kết cấu kim loại, hòm tủ bảng điện, cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Xây dựng đờng dây và trạm điện 220kv và một số hạng mục công trình (gói thầu)

3 Kết quả sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây:

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Huy Minh đợc tổ chức theo cơ cấutrực tuyến chức năng, thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trởng và chịu tráchnhiệm cá nhân, các phó giám đốc, trởng phòng đợc tập hợp theo chức năng giúp thủtrởng nghiên cứu, phân tích tình hình, tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhất trongmọi lĩnh vực

+ Giám đốc công ty: Là ngời chỉ huy có trách nhiệm, quyền lực cao nhất trongcông ty Có năng lực quản lý công ty một cách toàn diện, chịu trách nhiệm về mọihoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty.Giám đốc quản lý theo chế độ một thủ trởng điều hành mọi hoạt động của công tytheo kế hoạch, pháp luật và các chính sách, nghị quyết của đại hội công nhân viênchức và chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về toàn bộ hoạt động của công ty

+ Phó giám đốc công ty: Là ngời hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trớcgiám đốc về các công việc đợc giao và đợc Giám đốc uỷ quyền thực hiện các côngviệc khi Giám đốc đi vắng

II Tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH TM Huy Minh.

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Là một Doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, hạch toán độc lập nên toàn bộcông tác kế toán của xông ty bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết và lập báocáo Tài chính đều đợc thực hiện tại phòng kế toán của công ty

* Bộ máy tổ chức ở phòng kế toán bao gồm:

+ Trởng phòng kế toán: Là ngời phụ trách chung trong việc quản lý, điều hành vàkiểm soát hoạt động kinh tế Giúp Ban Giám đốc có hớng chỉ đạo toàn bộ hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty

+ Phó phòng kế toán ( Kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả các số liệu, xác

định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính

+ Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt

+ Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các chứng từ

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Trởng phòng( Kế toán trởng)

KT - KD

Đội xâydựng

Các tổ sảnxuất Tổ gia côngcơ khí và sửa chữaTổ cơ giới

2 Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng.

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh quy mô, khối lợng các nghiệp vụ kinh tếphát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, côngviệc kế toán đợc thực hiện bằng tay kết hợp với máy tính nên công ty đã áp dụnghình thức nhật ký chứng từ Hình thức này vừa đơn giản vừa dễ làm vừa tránh đợc ghichép trùng lặp

* Hệ thống sổ sách của công ty:

+ Sổ nhật ký chứng từ: Đây là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trong công ty theo trình tự thời gian và làm căn cứ ghi sổ cái

+ Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh củatừng tài khoản tổng hợp Số liệu của sổ cái đợc dùng để ghi vào bảng cân đối sổ phátsinh và bảng cân đối kế toán

+ Các sổ (thẻ) chi tiết: Đợc dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotừng đối tợng hạch toán mà trên sổ cái không phản ánh hết đợc

* Trình tự ghi sổ:

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào

sổ nhật ký chứng từ Sau đó, căn cứ vào số liệu của sổ nhật ký chứng từ kế toán ghivào sổ cái các tài khoản có liên quan Cuối quý cộng số liệu của sổ cái để ghi vàobảng cân đối số phát sinh

+ Các chứng từ gốc sau khi đợc kế toán tổng hợp ghi vào sổ nhật ký chứng từ sẽ đợcchuyển cho các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ kế toán chi tiết Cuối quýtổng cộng số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản

Phó phòng( Kế toán tổng hợp)

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu

II Tình hình thực tế về công tác hạch toán NVL tại công ty TNHH

TM Huy Minh.

1 Phân loại nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu, sử dụng tại Công ty TNHH TM Huy Minh bao gồm nhiềuchủng loại, chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp chất lợng.Mặt khác, chúng thờng xuyên biến động Vì vậy, để quản lý và hạch toán đợc chínhxác kịp thời chi phí NVL để tính ra giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lýthì XN sử dụng phơng pháp phân loại theo nội dung kinh tế để phân loại NVL cụ thể:

- NVL chính bao gồm: Sắt, thép, xi măng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 65% - 75%trong tổng chi phí NVL đa vào sản xuất

Chứng từ gốc

toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Sổ cái Bảng tổng hợp

chi tiết

- VL phụ bao gồm: Cốp pha, đinh, gỗ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí NVL đavào sản xuất sản phẩm, là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm

nh VL chính nhng có tác dụng làm chất lợng sản phẩm tăng lên

- Nhiên liệu bao gồm: Than, củi, khí đốt, xăng, dầu là loại VL có tác dụng cungcấp nhiệt lợng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tảimáy móc

- Phụ tùng thay thế bao gồm: Các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máymóc thiết bị nh vòng bi, dây cu roa, mô tơ

- Phế liệu thu hồi: Là những loại VL loại ra trong quá trình sản xuất và đợc thu hồi

để sử dụng vào việc khác hoặc đem tái chế nh: dây đồng, dây điện, đầu gỗ vụn,

2 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH TM Huy Minh.

2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho.

Tại công ty TNHH TM Huy Minh nguyên vật liệu chủ yếu dung cho sản xuấtchủ yếu đợc mua ngoài Kế hoạch nhập nguyên vật liệu đợc lập và duyệt theo kếhoạch sản xuất của từng phân xởng sản xuất theo từng tháng, quý Khi nhập khoNVL công ty sử dụng giá thực tế nhập kho để ghi sổ

Giá thực tế NVL = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm

VD: theo hoá đơn GTGT số 0053618 ngày 2/7/2005, Cty đã mua 4900kg Thép lò

xo  0,7 của Công ty TNHH TM Cờng Thịnh đơn giá mua cha có thuế GTGT là

27000 đồng Vậy giá thực tế của 4900kg thép lò xo  0,7 nhập kho là:

4900 x 27000 =132.300.000 đồng

2. 2 Đánh giá NVL xuất kho.

Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty số lần xuất kho là liên tục, số lợngnhập kho nhiều do đó Công ty đã áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ đểxác định giá trị NVL xuất kho

Trị giá NVL tồn + Trị giá NVL nhập

đầu kỳ trong kỳ

Đơn giá bình quân =

NVL xuất kho Số lợng NVL tồn + Số lợng NVL Nhập

đầu kỳ trong kỳGiá thực tế NVL = Đơn giá thực tế bình x Khối lợng thực tế

Xuất kho quân NVL xuất kho NVL xuất kho

VD: Tính giá NVL xuất kho của 4000kg Thép  0,7 xuất cho phân xởng IItheo phiếu xuất kho số 2255 ngày 5/7/2005

đến hay do nhân viên cung tiêu mang về, Phòng kinh doanh phải đối chiếu với hoá

đơn để quyết định có chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với ngời bán Khivật liệu về đến Công ty đối với loại NVL cần phải kiểm tra thì phòng KCS sẽ tiếnhành lập Ban kiểm nghiệm vật t kiểm tra về số lợng, chất lợng quy cách vật liệu

Ban kiểm nghiệm vật t gồm có ngời nhập, ngời phụ trách vật t và thủ kho

Ng-ời nhập và ngNg-ời phụ trách vật t kiểm tra về mặt số lợng và quy cách NVL, thủ kho cótrách nhiệm kiểm tra về số lợng NVL Kết quả kiểm nghiệm sẽ đợc ghi vào biên bản

kiểm nghiệm vật t (biểu mẫu 2) Đồng thời phải ghi rõ họ tên quy cách vật t kiểm

nghiệm Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ngày, tháng, năm và có đầy đủ chữ ký của cácbên liên quan

Với phiếu nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT (xem biểu 1) và biên bản kiểm nghiệm vật t (biểu mẫu 2), Phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho vật t, phiếu

nhập kho đợc chia thành 3 liên:

 Một liên lu ở quyển phiếu nhập kho

 Một liên ở Phòng kế toán (làm căn cứ thanh toán với ngời bán)

 Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho

3.2 Thủ tục xuất kho.

Tại Công ty NVL đợc dùng chủ yếu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Khi cónhu cầu về NVL cho sản xuất Phòng kinh doanh sẽ lập định mức NVL cho từng phânxởng của Công ty Căn cứ vào định mức tổ trởng phân xởng cầm phiếu lĩnh vật t theohạn mức xuống kho

Sau mỗi lần xuất kho thủ kho ghi sổ thực xuất vào thể kho Cuối tháng thủ kho

có nhiệm vụ thu lại phiếu của đơn vị lĩnh vật t đã xuất và số hạn mức còn lại của tháng đối chiếu với thẻ kho Căn cứ vào yêu cầu xuất bộ phân sử dụng NVL từng phân xởng lập kế hoạch ghi rõ tên, lợng vật t đa lên Phòng kinh doanh Sau khi xem xét tình hình sử dụng NVL thấy hợp lý theo yêu cầu sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho

(biểu mẫu 4) Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:

 Một liên lu ở Phòng kinh doanh

 Một liên thủ kho giữ lại

 Một liên giao cho ngời lĩnh

Sau mỗi lần xuất kho thủ kho đợc ghi số thực vào thẻ kho Cuối tháng thủ kho

có nhiệm vụ thu lại phiếu lĩnh vật t để đối chiếu với thẻ kho

Định kỳ phiếu xuất kho đợc chuyển lên Phòng Kế toán để ghi sổ và lu Trong phiếu xuất kho ghi cả số lợng, đơn giá, thành tiền Phiếu xuất kho đợc lập riêng cho từng hay nhiều NVL cùng loại và phải đợc Giám đốc Công ty ký duyệt trớc

4 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty.

Công ty hiện nay đang áp dụng phơng pháp thẻ song song( Sơ đồ 1) đợc tiến

hành giữa kho và Phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ sổ sách liên quan nh phiếu nhập – xuất kho, thẻ kho, việc ghi chép đợc tiến hành nh sau:

Tại kho: hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu tổng hợp của các chứng từ nh: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Nhcủa Phòng kinh doanh ghi vào cột tơng ứng trong

thẻ kho (xem biểu 5) Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu, cuối tháng thủ kho căn

cứ vào chứng từ nhập – xuất để lập báo cáo tồn kho

Tại Phòng kế toán: Định kỳ thủ kho mang chứng từ nhập, xuất báo cáo tồn kho lên phòng kế toán, kế toán có nhiệm vụ đối chiếu số lợng trên các phiếu với số liệu trên thẻ kho, nếu khớp đúng thì xác nhận vào thẻ kho Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ,kiểm tra trong việc chấp hành các quy định trong việc lập và xét duyệt đối với mỗi loại chứng từ Kế toán Kế toán NVL và sổ chi tiết

vật liệu(xem biểu 6) cho từng loại theo từng kho và đợc cho từng tài khoản căn cứ

vao phiếu nhập kho và phiếu xuất kho

Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo

tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu (biểu mẫu 7) Mỗi sổ chi tiết đợc phản ánh vào

một dòng của báo cáo Sau khi tính ra số lợng vật t tồn kho của từng loại NVL kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu với báo cáo tồn kho vật liệu của thủ kho phải khớp với nhau về số lợng

5.Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty.

Để phản ánh tình hình Nhập xuất vật liệu Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK

152, 111, 112, 133, 331, 621, 627, 641, 642… Nh

5.1Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.

Tại Công ty TNHH TM Huy Minh, Vật liệu mua ngoài có thể thanh toán ngaybằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay phơng thức trả chậm… NhKhi mua căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu nhập kho, kế toán định khoản:

Nợ TK 152: giá thực tế NVL nhập kho

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331, 111, 112 … Nh: Tổng giá thanh toán

 Trờng hợp mua VL cha thanh toán với ngời bán:

Trong quá trình nhập NVL để theo dõi chi tiết cho từng phần nhập kho và theo dõi thanh toán cho từng ngời bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết “ phải trả cho ngời

bán” (biểu mẫu 8) Hàng ngày khi có nhiệm vụ mua NVL, kế toán căn cứ vào chứng

từ, phiếu nhập mà cha thanh toán cho ngời bán để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán cho từng ngời bán Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành nhà cung cấp để ghi

vào sổ nhật ký chứng từ (xem biểu 9).

VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 10/22/KD (xem biểu 3) và hóa đơn GTGT số

0053618 (xem biểu 1) Công ty mua 4.900kg Thép lò xo  0,7 với hoá đơn 27.000

đồng của Công ty TNHH TM Cờng Thịnh Công ty cha thanh toán cho đơn vị bán

Kế toán định khoản:

Nợ TK 152.1: 132.300.000

Nợ TK 133.1: 13.230.000

Có TK 331 ( Công ty Cờng Thịnh): 145.530.000Sang tháng sau Công ty dùng tiền mặt trả cho Công ty TNHH TM Cờng Thịnh, Căn cứ vào phiếu chi kế toán định khoản:

Nợ TK 331: 145.530.000

Có TK 111: 145.530.000

 Nếu mua VL thanh toán trực tiếp cho ngời bán bằng tiền mặt:

Hàng ngày kế toán NVL căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các

chứng từ lên quan để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ (xem biểu 10).

VD: Tổng hợp các hoá đơn GTGT, PNK… Nh trị giá thực tế NVL nhập kho mà công ty đã trả ngay bằng tiền mặt trong tháng 7 năm 2005 đã đợc kế toán ghi vào

Nhật ký chứng từ (xem biểu 10) với giá trị 1.250.000.000 đồng

Kế toán định khoản nh sau:

Nợ TK 152.1: 1.250.000.000

Nợ TK 133.1: 125.000.000

Có TK 111: 1.375.000.000

5.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL.

Tại Công ty TNHH TM Huy Minh, NVL xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra còn xuất kho cho các trờng hợp khác nh: xuất cho quản lý, cho bán hàng… Nh Để phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động của NVL để phục vụ cho công tác quản lý tại công ty, Kế toán tổng hợp xuất NVL phảI phản ánh chính xác vào sổ kế toán phù hợp Tại phòng kế toán khi có phiếu xuấtkho NVL kế toán tiến hành lên bảng chi tiết xuất vật t.

- Trờng hợp xuất NVL cho sản xuất: Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK 621

Có TK 152VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp đợc ngày 31/7/2005 kế toán lập định khoản nh sau:

Nợ TK 641

Có TK 152VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp đợc ngày 31/7/2005 kế toán ghi:

Nợ TK 642: 25.730.000

Có TK 152: 25.730.000Căn cứ vào các phiếu xuất kho mà kế toán NVL tiến hành lên bảng kê chi tiết

xuất vật t (xem biểu 12) Từ bảng kê chi tiết xuất vật t kế toán NVL tiến hành tập hợp toàn bộ NVL xuất kho để lập bảng phân bổ NVL( xem biểu 13) cho từng bộ

phận, từng phân xởng sử dụng

Cuối tháng trờng hợp mua vật liệu cha trả cho ngời bán kế toán ghi vào Nhật

ký chứng từ, căn cứ vào các chứng từ liên quan khác kế toán trực tiếp ghi vào sổ cái

TK 152, sổ cái TK 331 (biểu 14, 15).

“Chất lợng hành đầu, giá bán cạnh tranh “, Công ty đã đa ra nhiều sản phẩm vớinhiều chủng loại phong phú đa dạng chất lợng cao Thực tế cho thấy Công ty đã năng

động trong việc chuyển đổi cơ chế, đặc biệt chú trọng đến công tác tiêu thụ sản phẩmvới quan điểm “Tiêu thụ đợc nhiều sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc sản phẩm có

đợc thị trờng chấp nhận “ Vì vậy Công ty đã không ngừng cải thiện và nâng cao đờisống của cán bộ công nhân viên

Có đợc những thành tích đó trớc tiên phải kể đến sự năng động sáng tạo củaBan giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, trong đó có sự đónggóp không nhỏ của phòng kế toán nói chung cũng nh kế toán NVL nói riêng NVLchiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm.Vì vậy với nhiệm vụ của mình kế toán NVL là một trong những mắt xích quan trọnggóp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao cạnh tranh của sản phẩm

Qua thời gian hai tháng thực tập em nhận thấy công tác kế toán NVL củaCông ty có những u và nhựoc điểm sau:

-Tổ chức kế toán:Cơ cấu tổ chức tơng đối gọn nhẹ phù hợp với trình độ của nhân viên

kế toán Phòng kế toán đợc trang bị máy vi tính Do đó Công ty áp dụng hình thứcNhật ký Chứng từ là rất khoa học

-Quản lý nguyên vật liệu: Đợc quản lý tốt ở tất cả các khâu:thu mua, dự trữ,bảo quản, cũng nh sử dụng.

-Khâu sử dụng: Tại các phân xởng việc nhập xuất vật t đều đợc ban lãnh đạothông qua Công tác quản lý thờng xuyên, hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực

tế, đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi thờng xuyên sự biến động cuả NVL

a Ưu điểm:

- Tổ chức kế toán:Cơ cấu tổ chức tơng đối gọn nhẹ phù hợp với trình độ củanhân viên kế toán Phòng kế toán đợc trang bị máy vi tính Do đó Công ty áp dụnghình thức Nhật ký Chứng từ là rất khoa học

-Quản lý nguyên vật liệu: Đợc quản lý tốt ở tất cả các khâu:thu mua, dự trữ,bảo quản, cũng nh sử dụng

-Khâu sử dụng: Tại các phân xởng việc nhập xuất vật t đều đợc ban lãnh đạothông qua Công tác quản lý thờng xuyên, hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực

tế, đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi thờng xuyên sự biến động cuả NVL

b Hạn chế:

-Việc hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu:ở Công ty không sử dụng để hạchtoán thừa thiếu NVL điều này là không hợp lý, vì nếu có xảy ra phát hiện thừa thiếuNVL thì sẽ khó khăn trong công tác kế toán và xác định kết qủa kinh doanh củaCông ty

-Về lập dự phòng giảm giá hành tồn kho: Vi Công ty sản xuất với khối l ợngNVL sử dụng là rất lớn và nhiều chủ loại Nhng Công ty lại không tiến hành lập bất

cứ một khoản dự phòng nào Do vậy khi có sự biến động lớn về nguồn NVL đầu vàothì sẽ ảnh hởng lớn đến tình hình sản xuất và kinh doanh của Công ty

-Về hạch toán thừa thiếu NVL: ở Công ty không sử dụng tài khoản để hạchtoán thừa thiếu NVL điều này là không tốt vì nếu có phát hiện thừa, thiếu NVL thì sẽkhó khăn trong công tác kế toán và xác định kết quả kinh doanh của Công ty

II-một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh huy minh

Sau một thời gian thực tập tại Công ty, đựoc sự giúp đỡ tận tình của các Cô Chútrong phòng kế toán em đã phần nào nắm bắt đợc những u đIểm cũng nh nhợc điểmtrong công tác kế toán của Công ty Từ nhận thức đó em xin mạnh dạn đa ra mộtvàiý kiến đề xuất hy vọng đóng góp phần nào trong việc nâng cao công tác kế toánvật liệu tại Công ty TNHH HUY MINH

1 ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện kế toán tổng hợp nhập vật liệu.