Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai ERP tại công ty FPT

Hệ thong ké hoach héa nguon luc ERP Ø Các hệ thống phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai Ø Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực Ø Các điều kiện cần thiết đề triển khai ứng dung ERP Ø_ Các

Dé tai: “Phan tích thực trang, kinh nghiém triển khai ERP tại một doanh nghiệp Việt Nam Nhận xét về kinh nghiệm triển khai ERP của doanh nghiệp đó ”

ĐÈ CƯƠNG CHI TIẾT

b: Lịch sử ra đời và phát triên của ERP

2 Hệ thong ké hoach héa nguon luc (ERP)

Ø Các hệ thống phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai

Ø Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Ø Các điều kiện cần thiết đề triển khai ứng dung ERP

Ø_ Các yếu tô quyết định triển khai ERP thành công

II, Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ERP tại công ty FPT

1 Microsoft Dynamics SL (Solomon)

a: Thuc trang

b: Kinh nghiém trién khai

: Hiệu quả đạt được

ERP Oracle Business Suite

A Loi M6 Dau

Trén thé giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn

bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản

xuất chế tạo, kinh đoanh dịch vụ Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được

đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư Việc triển khai thành công ERP

sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu

đài

Theo đánh giá của các chuyên gia của Công ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích luỹ kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực dé quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm năng Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch

vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; Theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; Xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống

Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì chỉ phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chỉ phí nhân công, tư vấn và phần

cứng là 15 triệu USD Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại những lựi ích không nhỏ Cụ thể, nếu triển khai

được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình

hàng năm khoảng I.6 triệu USD

Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản đành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa các quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại thanh toán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý

thu hồi, trả lại, Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai

ERP tại doanh nghiệp

B Noi Dung:

I Co sé ly luan:

1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của ERP

a) Khái niệm:

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp,

do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hang, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các

nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc

có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên

kế hoạch.

b) Lịch sử ra đời và phát triển của ERP

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một

hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kế từ đó tới

nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu câu nguyên vát liệu

(MRP- Material Requiements Planning)

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thé 1a tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

- Sản xuất cái gì?

- Để sản xuất những cái đó thì cần những g1?

- Hiện nay đã có trong tay nhữnggì?

- Những gì cần phải có nữa đề sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ỏ giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công

cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi

ngược trở lại với kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên

Giai đoạn 3: Hoạch định nguôn lực sản xuất — Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công

ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch

định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng

cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ nếu”

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng

và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thê hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguôn nhân lực doanh nghiép - Enterprise

Resource Planning (ERP)

Day là giai đoạn cuối trong quá trình phát trién ERP Vé co ban thi ERP ciing giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản li hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, Mục tiêu của ERP: Giảm chỉ phi và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển:

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng

(SCM)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.

2 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP)

Ø Hệ thồng các phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai

_ Hệ thống phần mềm nhu cầu nguyên vật liệu: Đây là các gói phần mềm thương mại hóa đầu tiên tích hợp các hoạt động thu mua và sản xuất

_ Hệ thống kế hoạch hóa nhu cầu nguồn nhân lực sản xuất: Đây là hệ thống được xây dựng bằng cách mở rộng MRP, bao quát nhiều hơn các quá trình kinh đoanh, trong đó có các hệ thống kế toán và tài chính

Ø Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Khi cố gắng máy tính hóa các quy trình kinh doanh , nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh đoanh đặc thù.Trong nhiều trường hợp điều này dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó chịu cho vệc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt các quá trình kinh doanh.Cần thiết ra đời Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Ø_ Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP:

- Cơ sở hạ tầng thông tin, như các mạng, băng thông rộng, mang LAN tn cậy và tính tương hợp của các mạng

- Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán

- Phần cung server, phan cung may tinh phai nang cap dé chay duoc ERP

- Trình độ của đội ngũ nhân viên „nguồn nhân lực HRS

- Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về thời gian cũng như tiền bạc

- Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát

Ø Các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công

— Yếu tố nguồn nhân lực: Nhân viên có năng lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo có tầm nhìn rộng vè quy trình

_ Yếu tố về quy trình: Thực hiện khảo sát , mô ta quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp đề chuẩn hóa, thích ứng với các quy trình chuẩn của ERP đưa ra

_ Yếu tố công nghệ: Lựa chọn ERP của hãng phần mềm đáp ứng được các yêu cầu: quy trình chuẩn , đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất trong 3-5 năm, có khả năng thích ứng trên các nền tảng phần cứng và hệ điều hành phổ biến, được ứng dụng thành công nhiều trên thực tế Tương thích với hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực IT của doanh nghiệp.Có sự cam kết hỗ trọ về kỹ thuật, cập nhật và lỗi lâu dài từ đơn vị triển khai hoặc đại lý chính thức của hãng ERP _ Yếu tố Ngân sách: Lựa chọn ERP vừa đáp ứng được quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian ít nhất 35 năm, vừa đáp ứng được năng lực về khoản

ngân sách đầu từ Phải thực hiện khảo sát, đánh giá, phân tích hiệu quả đầu tư một

cách chỉ tiết và nghiêm túc trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống ERP cụ thê

H Phân tích thực trạng triển khai và nhận xét ERP tại

công ty FPT

Là một công ty cô phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chỉ nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị Kinh nghiệm và những

bước triển khai ERP tại FPT là những điều bồ ích đối với mdi DN dang va sẽ áp

được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon Giải thích vì sao FPT không tự viết

giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc, phó

tổng giám đốc FPT đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì “ERP hiểu chính

xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN Do vậy, các công ty PM VN (kế cả của FPT) chưa thực đủ kinh

nghiệm và tri thức đê đưa vào hệ thống PM các giá trị của tác nghiệp và quản trị Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên PM VN không đủ sức đề đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp" Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài

Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình, theo ông Ngọc,

không hắn là điều phù hợp với tất cả các DN Với những DN nhỏ, mới áp dung tin

học vào quan trị có thé Iya chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau

đó có thê tìm đến bài toán tổng thể hơn Ông Ngọc cũng lưu ý cần tránh xu hướng yêu cầu PM phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều DN, vì đặc thù của DN

VN hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức mạnh của CNTT và không lâu dài Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng

theo phương thức quản lý (QL) tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho DN

Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là

nhận thức Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp

VỚI đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thê thỏa mãn bởi một hệ thống thông

tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP

Vẫn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng

như nhà triển khai

b) Kinh nghiệm triển khai

ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chat

lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bao hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hang xuất nhập khâu Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên

Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ

thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận,

tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ

phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO

Tuy nhiên, theo ông Ngọc, thành công của ERP hầu như không can hệ gì đến việc DN đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng CNTT “Một DN ứng dụng CNTT ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành công ERP’, 6ng Ngoc khang định Vấn đề cốt lõi là DN đó có mạnh về phương thức QL và cam kết của lãnh đạo hay

không Còn khi triển khai, tự yếu tố CNTT sẽ đi kèm theo giải pháp Khi đó, DN

có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT

c) Hiệu quả:

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là

94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là

43% (giảm 25% so với năm 2003) Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT ERP đã làm thay đôi cách thức tác nghiệp, QL, tao nên thói quen đùng số liệu đề điều hành và

ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty