Quản lý nhân viên văn phòng bộ tài nguyên và Môi trường

Quản lý nhân viên văn phòng bộ tài nguyên và Môi trường, báo cáo tốt nghiệp về quản lý nhân viên, dành cho các bạn nghiên cứu, tham khảo, cũng như tìm hiểu trong quá trình học của mình về hệ thống quản lý trong tin học.

B¸o c¸o thùc tËp

§Ò tµi:

qu¶n lý nh©n viªn v¨n phßng

bé tµi nguyªn vµ m«i trêng

Gi¸o viªn híng dÉn: ThÇy trÞnh v¨n loan Sinh viªn thùc hiÖn : lª v¨n cêng

Líp : C§ tin1_K49

Hµ Néi - 2006

Lời nói đầu

Ngày nay lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là tin học đang phát triển rấtmạnh mẽ Những ứng dụng trong thực tế đã làm thay đổi toàn bộ đời sống xã hội Tinhọc cũng góp phần không nhỏ và là công cụ đắc lực trong

quá trình quản lý: Quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý khách sạn…

Trong đó có quản lý nhân sự trong các cơ quan là một trong những ứng dụng cầnthiết nhất giúp cho qúa trình quản lý của nhà nớc đơn giản nhng hiệu suất lao động lớnhơn rất nhiều

Do đó em chọn đề tài “Quản lý nhân viên văn phòng- Bộ Tài Nguyên và Môi ờng” làm đề tài thực tập Em thấy đây là đề tài có ích và đợc ứng dụng trong thực tế Chơng trình quản lý nhân sự tập trung quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên, l -

Tr-ơng tháng của nhân viên trong cơ quan Nhờ sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy Loan, và

với lợng kiến thức trong những năm đợc đào tạo tại trờng, em hy vọng đề tài này của

em có thể góp một phần nhỏ giúp cho việc quản lý nhân sự của cơ quan đợc thuận lợihơn

Trong chơng trình này em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quảntrị cơ sở dữ liệu Access Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên chơng trình không khỏi cónhững thiếu sót, em rất mong nhận đợc những lời góp ý và chỉ bảo của thầy cô và cácbạn để chơng trình đợc hoàn thiện hơn và qua đó em có thể củng cố lại kiến thức củamình

Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Văn Loan đã tận tình hớng dẫn em

hoàn thành báo cáo thực tập này

Hệ thống thông tin nào cũng có một đời sống và trải qua một số giai đoạn nhất

định Các giai đoạn chính thờng là: tìm hiểu nhu cầu, phân tích, cài đặt, khai thác vàbảo dỡng Hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong quy luật đó

 Giai đoạn tìm hiểu nhu cầu là nhằm làm rõ hệ thống quản lý nhân sự đợc lập

ra phải đáp ứng các nhu cầu quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý lơng và đa ra các bản báocáo thống kê của ngời sử dụng Xác định đối tợng sử dụng là ban quản lý và nhữngnhu cầu của từng đối tợng ngời sử dụng

 Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết hệ thống, cho thấy

là hệ thống quản lý nhân sự của cơ quan phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu

mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao Để xác định đợc yêu cầu củacông việc thì ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, nêu ra một mô hình về hệ thốngthông qua các quá trình và chức năng khác nhau Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt

động của hệ thống có thể chia làm hai phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm:

 Nhập thông tin hồ sơ nhân viên

 Nhập thông tin về lơng

Luồng thông tin ra của hệ thống:

Là các dữ liệu đợc trả lại sau khi ngời sử dụng nhập các yêu cầu tìm kiếm cầnthiết

 Giai đoạn thiết kế là nhằm đa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho

hệ thống thoả mãn đợc các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đa ra, đồng thời lại thíchứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế

 Giai đoạn cài đặt bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định

 Giai đoạn khai thác và bảo dỡng là giai đoạn đa hệ thống vào sử dụng đồngthời thực hiện các chỉnh sửa, khi phát hiện hệ thống còn có chỗ cha thích hợp

Do đó để có một hệ thống có chất lợng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của ngời dùngthì việc phân tích kỹ hệ thống là điều hết sức cần thiết

2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD):

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quátrình xử lí thông tin với các yêu cầu sau:

 Chỉ rõ các chức năng “con” phải thực hiện để hoàn tất quá trình sử lý cần môtả

 Chỉ rõ các thông tin đợc chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó phầnnào thấy đợc trình tự thực hiện của chúng

Các thành phần của biều đồ luồng dữ liệu:

 Luồng dữ liệu:

Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng

Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năngnào đó Một luồng dữ liệu đợc vẽ trong một biểu đồ luồng dới dạng một mũi tên, trên

đó có viết tên của luồng dữ liệu

Bảng lơng tháng

 Kho dữ liệu:

Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) đợc lu lại, để có thể đợctruy nhập nhiều lần về sau Một kho dữ liệu đợc vẽ trong một biểu đồ luồng dới dạnghai đoạn thẳng song song nằm ngang, tên của kho dữ liệu đợc đặt giữa hai đoạn thẳng

Hồ sơ nhân viên

 Tác nhân trong:

Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống, đợc mô tả ở mộttrang khác của mô hình, nhng có trao đổi thông tin với các phần tử của trang hiện tạicủa mô hình

Tìm kiếm Báo cáo

Tìm kiếm theo

hồ sơ nhân viên

Tìm kiếm theo bảng l ơng

Báo cáo hồ sơ nhân viên

Báo cáo bảng l ơng tháng

2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng:

2.1 Chức năng: Quản lý hồ sơ nhân viên

Đây là chức năng do ban lãnh đạo, ban tổ chức dùng để quản lý toàn bộ nhữngvấn đề liên quan tới hồ sơ nhân viên: Thêm mới sửa hay xoá thông tin hồ sơ nhânviên

 Tìm kiếm theo tên nhân viên

 Tìm kiếm theo mã nhân viên

 Tìm kiếm theo năm sinh

 Tìm kiếm theo trình độ

 Tìm kiếm theo giới tính

Tìm kiếm theo bảng lơng: Tìm kiếm những vấn đề liên quan đến lơng của cán

3 Biểu đồ luồng dữ liệu:

Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh(mức 0):

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(mức 1):

Quản

lý l

ơng

Tìm kiếm

Báo cáo

Ban lao động tiền l ơng

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 1:

Chức vụ Hồ sơ DS phòng ban Học vấn

Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng

độ học vấn

CN

dân

tộc

CN tôn giáo

CN hồ sơ

nhân viên

CN phòng ban

CN

QT công tác

CN TP gia

đình

CN TĐ

học vấn

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 2:

Cập nhật bảng l

e Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 3:

f Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 4:

Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng

Tìm kiếm theo hồ sơ

nhân viên

Ban lao động tiền l ơng Ban tổ chức cán bộ

và đào tạo Lãnh đạo Nhân viên

Tìm kiếm theo l ơng

HSNV

III Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu:

1 Cơ sở lý thuyết về dữ liệu:

Mục đích của phân tích hệ thốngvề dữ liệu là lập lợc đồ khái niệm về dữ liệu, làm

căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này

Để hệ thống chính xác và nhất quán thì cần phải phân tích hệ thống về dữ liệu mộtcách chặt chẽ, logic

Phân tích dữ liệu là việc phân tích các đơn vị thông tin có ích cho hệ thống (cácthực thể) và xác định rõ mối liên kết tham chiếu giữa chúng Quá trình phân tích đợcbắt đầu từ việc xác định các mô hình dữ liệu, gồm hai giai đoạn:

 Xác định thực thể và kiểu các thực thể

 Xác định liên kết và xây dựng các mối liên kết giữa các thực thể

a) Xác định kiểu thực thể :

Kiểu thực thể (entity type) là một tập hợp các thực thể đợc mô tả bởi cùng một tậphợp các kiểu thuộc tính và biểu diễn cho một lớp tự nhiên các vật thể trong thế giớithực Mà một thực thể (entity) là một vật thể cụ thể hay trừu tợng, tồn tại thực sự vàkhá ổn định trong hệ thống thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin Mỗi kiểu thực thể ta cần phải xác định đợc các thuộc tính của chúng

b)Xác định liên kết và mối liên kết giữa các thực thể:

Một liên kết là sự gom nhóm các thực thể trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất

định

Một kiểu liên kết (asociation type) là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa Mộtkiểu liên kết là đợc định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể Số các kiểu thực thể tham giavào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên kết

2.Phân tích dữ liệu trong hệ thống quản lý nhân sự của cơ quan:

a) Các kiểu thực thể:

a.1Kiểu thực thể 1: HSNV (Hồ sơ nhân viên)

 Ma_NV (Mã nhân viên): là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt

nhân viên này với nhân viên khác

 Hoten (Họ và tên nhân viên): họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên.

 DiaChi (Địa chỉ): địa chỉ thờng trú của nhân viên.

 NgaySinh (Ngày sinh).

 PhuCap (Phụ cấp chức vụ)

 BHXH (Bảo hiểm xã hội): số tiền bảo hiểm mà nhân viên phải đóng.

 PhuCap (Phụ cấp chức vụ)

a.5 Thực thể 5: PhongBan (Phòng ban)

 MaPhongBan (Mã phòng ban)

 PhongBan (Tên phòng ban)

a.6 Thực thể 6: TPGiaDinh (Thành phần gia đình)

 Ma_NV (Mã nhân viên): là thuộc tính khoá.

 Hoten (Họ và tên ngời có quan hệ với nhân viên)

 QuanHe (Quan hệ thế nào với nhân viên)

 NgaySinh (Ngày sinh)

 NgheNghiep (Nghề nghiệp)

 DiaChi (Địa chỉ)

a.7Thực thể 7: QTCongTac (Quá trình công tác)

 Ma_NV (Mã nhân viên): là thuộc tính khoá.

 ThoiGian (Thời gian): thời gian nhân viên công tác

 ChucVu (Chức vụ): chức vụ mà nhân viên đảm nhận.

 PhongBan (Phòng ban)

 DiaChi (Địa chỉ): địa chỉ nơi nhân viên đã từng công tác.

a.8 Thực thể 8: TDHocVan (Trình độ học vấn)

4.Phân tích mối quan hệ giữa các bảng:

 Bảng ChucVu: Dùng để thể hiện chức vụ của mỗi nhân viên và các mức

phụ cấp Bảng này có quan hệ 1-n với bảng HSNV vì một chức vụ có thể có nhiều nhânviên

 Bảng BangLuong: Dùng để lu trữ các thông tin về lơng của cán bộ nhân

viên Bảng này có quan hệ 1-n HSNV vì trong một bảng lơng có nhiều nhân viên

 Bảng HSL: Dùng để thể hiện tất cả hệ số lơng của nhân viên Bảng này có

quan hệ 1-n với bảng BangLuong vì một bảng lơng có nhiều hệ số lơng

 Bảng PhongBan: dùng để tổng hợp tất cả các phòng ban có trong cơ quan.

Bảng này có quan hệ 1-n với bảng HSNV vì một phòng ban có nhiều nhân viên làmviệc cùng nhau

 Bảng Hocvan: Dùng để thể hiện trình độ học vấn cao nhất của nhân viên.

Bảng có quan hệ 1-n với bảng HSNV vì có thể có nhiều nhân viên cùng có trình độ họcvấn nh nhau

 Bảng TPGiaDinh: Dùng để lu thông tin về mối quan hệ giữa nhân viên và

những ngời thân trong gia đình của nhân viên Bảng này có quan hệ n-1 với bảngHSNV vì mỗi nhân viên có thể có nhiều quan hệ với nhiều ngời trong gia đình

 Bảng QTCongTac: Dùng để thể hiện thời gian công tác của nhân viên tại

những cơ quan nào Bảng này có quan hệ n-1 với bảng HSNV vì một nhân viên có thể

đã công tác ở nhiều nơi

 Bảng TonGiao: Dùng để tổng hợp các tôn giáo Bảng này có quan hệ 1-n

với bảng HSNV vì có thể có nhiều nhân viên cùng theo một giáo phái

 Bảng DanToc: Dùng để tổng hợp các dân tộc Bảng có quan hệ 1-n với

bảng HSNV vì có nhiều nhân viên cùng thuộc một dân tộc

3 Ten Text 10 Tên nhân viên

4 DiaChi Text 50 Chỗ ở hiện tại

của nhân viên

5 NgaySinh Date/Time Ngày sinh

6 GioiTinh Yes/No Giới tính

7 DanToc Text 10 Dân tộc

8 QueQuan Text 50 Quê quán

9 TrinhDo Text 5 Trình độ

10 PhongBan Text 20 Phòng ban

Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng

11 ChucVu Text 15 Chức vụ

12 HopDong Yes/No Hợp đồng

13 DangVien Yes/No Đảng viên

14 NgoaiNgu Text 15 Ngoại ngữ

15 TonGiao Text 20 Tôn giáo

16 GhiChu Text 70 Ghi chú

4 LuongCB Number Double Lơng cơ bản

5 BHXH Number Double Bảo hiểm xã hội

6 TongLinh Number Double Tổng lĩnh

7 TamUng Number Double Tạm ứng

8 ConLai Number Double Còn lại

9 Thang Date/Time Double Tháng

10 PhuCap Integer 10 Phụ cấp chức vụ

11 KyNhan Yes/No Ký nhận

1 MaChucVu Autonumber 10  M· chøc vô

2 TenChucVu Text 15 Tªn chøc vô

3 PhuCap Integer 10 Phô cÊp chøc vô

1 MaPhongBan Autonumber 10  M· phßng ban

2 TenPhongBan Text 15 Tªn phong ban

2 MaNV Text 10 M· nh©n viªn

Sinh viªn thùc hiÖn: Lª V¨n Cêng

3 Hoten Text 20 Chuyªn m«n

4 QuanHe Text 15 Quan hÖ

5 NgaySinh Date/Time Ngµy sinh

6 NgheNghiep Text 25 NghÒ nghiÖp

7 DiaChi Text 50 §Þa chØ

2 MaNV Text 10 M· nh©n viªn

3 ChucVu Text 15 Chøc vô

4 PhongBan Text 20 Phßng ban

5 ThoiGian Date/Time Thêi gian

2 TonGiao Text 15 Tôn giáo

CN tôn giáo

CN phòng ban

CN Chức

vụ

CN QT công tác

CN học vấn

CN TP gia

đình

Tìm kiếm

TK theo HSNV

TK theo bảng lơng

Báo cáo

Báo cáo HSNV

BC bảng

l-ơng tháng

Giới thiệu

Thoát

II- Công cụ lập trình:

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access:

Access là thành phần của bộ phần mềm xử lý văn phòng nổi tiếng trên thế giớiMircosoft Office của hãng Microsoft

a Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu Access:

 Table (bảng): là đối tợng dùng để lu cơ sở dữ liệu Một bảng bao gồm các cột(hay gọi là các trờng FIELDS) và các hàng (hay còn gọi là các bản ghi RECORD)

 Query (truy vấn): là đối tợng dùng để trích rút dữ liệu từ bảng theo những điềukiện xác định và tính toán dữ liệu cho các bảng

 Form (Biểu mẫu): là đối tợng đợc thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu và tạogiao diện với ngời sử dụng bằng các công cụ điều khiển

 Macro : là đối tợng tạo ra một hay nhiều hành động thao tác với các đối tợngtrong cơ sở dữ liệu mà Access sẽ thực hiện tự động mỗi lần khi chạy

 Module : là đối tợng chứa các thủ tục và hàm đợc lập trình bằng ngôn ngữAccess Basic để xử lý tự động

b Lý do chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access:

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất phù hợp cho công tác quản lýcông tác văn phòng của các cơ quan

Các thao tác khi làm việc với Access cũng gần giống nh thao tác với các ứng dụnggần gũi khác nh Word, Excel

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic:

a Giới thiệu đôi nét về Visual Basic:

Dùng Visual Basic 6.0 là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft

Windows Cho dù bạn là chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chơng trình Windows,VB6 sẽ cung cấp cho bạn một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khailập trình ứng dụng cho Microsft Windows

CN bảng lơng tháng

CN hệ số lơng

Phần “Visual”đề cập đến phơng pháp đợc sử dụng để tạo giao diện đồ hoạ ngời

dùng (Graphical User Interface hay viết tắt là GUI)

Visual Basic đợc xem là một công cụ phát triển phần mềm, một ngôn ngữ lập trìnhphổ dụng nhất hiện nay của hãng Microsoft

Visual Basic đã đợc nâng cấp ngày càng mạnh hơn, tối u hơn, thân thiện hơn Bắt

đầu từ phiên bản Visual Basic 1.0 đến phiên bản 3.0 Visual Basic đã bổ sung các cáchthức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basic 4.0 lại bổsung thêm hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành mộtngôn ngữ lập trình hớng đối tợng Visual Basic 5.0 đã bổ sung khả năng tạo các tập tinthi hành thực sự, thậm chí còn có khả năng tạo các điều khiển riêng Và phiên bảnVisual Basic 6.0 đã hoàn thiện hơn rất nhiều và là công cụ lập trình cơ sở dữ liệu, thiết

kế Web và lập trình Internet,…

b Lý do chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic:

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng và có sẵn những bộ phận hình

ảnh, gọi là controls hỗ trợ rất nhiều cho ngời sử dụng thiết kế giao diện dễ dàng, đẹpmắt và hiệu quả Do đó lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic tiết kiệm thời gian vàcông sức hơn so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng Visual Basic có thể dịch ra tập tin EXE, tăng tính bảo mật mã nguồn chơng trình

và dữ liệu Tập tin đã dịch ra EXE có thể cài đặt và chạy trên các máy độc lập màkhông cần cài đặt Visual Basic

Có thể kết nối và xử lý dữ liệu từ các hệ quản trị dữ liệu khác nh Access, Excel,FoxPro, SQL Server,…

Với Visual Basic ngời dùng có thể dễ dàng xây dựng các ứng dụng quản lý nh:quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý học sinh, quản lý điểm,…

Visual Basic có khả năng kết hợp các th viện liên kết động DLL (Dynamic LinkLibrary) DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic,tức là ta có thể viết thêm DLLphụ trợ khi xây dựng một ứng dụng nào đó có một số yêu cầu nào đó mà Visual Basiccha đáp ứng đủ

III Phân quyền ngời dùng

-Nếu ngời dùng là User thì chỉ đợc phép dùng các chức năng tìm kiếm, xembáo cáo

-Nếu ngời dùng đợc Admin cho phép thì sẽ đợc phép dùng các chức năngnhập, sửa, xoá thông tin của nhân sự trong form cập nhập nhân sự và formcập nhập các thông tin khác Và đợc sử dụng các chức năng báo cáo, tìmkiếm

Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng