47 Kế toán lưu chuyển hàng hóa ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

47 Kế toán lưu chuyển hàng hóa ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, để cạnh tranh được với các doanh nghiệp cùng ngành nói chung và các ngành cung cấp sản phẩm thay thế nói riêng là một nhiệm vụ quan trọng của các doanh nghiệp Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì cạnh tranh càng quan trọng Muốn cạnh tranh được các doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trường, từ các nhà cung cấp đến các kênh phân phối sao cho hiệu quả, có nghĩa là các doanh nghiệp phải hoàn thiện quá trình lưu chuyển hàng hóa của công ty mình Muốn phân tích, xem xét, đánh giá và đưa

ra quyết định đúng đắn của quá trình lưu chuyển hàng hóa bên cạnh việc nghiên cứu thị trường thì phân tích số liệu, thông tin của kế toán cung cấp cũng là một trong những công việc rất quan trọng Từ những con số đó mà công ty có thể phân tích, đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy cái tốt, hạn chế, khắc phục cái chưa tốt Biết được xu thế phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của các công ty qua các chỉ số, các báo cáo Muốn các thông tin kế toán luôn chính xác đúng đắn để các doanh nghiệp đưa

ra quyết định sáng suốt nhất thì phải hoàn thiện hơn công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nói chung để thông tin kế toán ngày càng phát huy được tác dụng của mình, không chỉ phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không chỉ đưa ra các con số mà còn đưa ra được

ý nghĩa của các con số đó, đưa ra được những chiến lược cho các doanh nghiệp ngày càng phát triển

Trong thời gian thực tập ở công ty cổ phần Gas Petrolimex, được thực hành, được làm quen với các công việc kế toán thực tế, các số liệu, thông tin

kế toán thực tế em càng thấy được tầm quan trọng của kế toán, của các con

số, của các thông tin kế toán Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty

thương mại lớn, quá trình lưu chuyển hàng hóa là quá trình xuyên suốt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vì vậy em chọn đề tài “ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa ở công ty cổ phần Gas Petrolimex” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình Để nghiên cứu sâu

và xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh của công ty và từ đó đưa ra một

số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán quá trình này của công ty, phần nào đóng góp vào quá trình phát triển của công ty

Đề tài của em gồm ba chương:

Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần Gas Petrolimex

Chương II: Thực tế kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex

Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex

Tuy đã rất cố gắng nhưng do chưa có nhiều kiến thức thực tế, và do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để em hoàn thiện hơn chuyên đề của mình

Em xin chân trọng cảm ơn T.S Phạm Thị Thủy, và các anh chị phòng kế toán của công ty cổ phần Gas Petrolimex đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập của mình!

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

1.1.1 Gai đoạn từ năm 1998 đến năm 2003

Để phù hợp với sự phát triển nhanh chóng của thị trường Gas Việt Nam Tổng công ty xăng dầu đã quyết định tách bộ phận kinh doanh Gas thành đơn

vị độc lập, chuyên kinh doanh về Gas và khi đốt hóa lỏng (LPG) nhằm mang lại sự chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong việc phân phôi mặt hàng này trong thị trường Việt Nam Công ty Gas petrolimex trực thuộc tổng công ty xăng dầu Việt Nam chính thức được thành lập ngày 25/12/1998 do Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã kí quyết định số 1653/QĐ-BTM Công ty là một công ty nhà nước, có tư cách pháp nhân, được hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng riêng Đây là thời điểm đánh dầu một quá trình kinh doanh mới, đánh dấu một thời kỳ phát triển mới của việc kinh doanh Gas của tổng công ty xăng dầu Việt Nam

Trên đà phát triển đó công ty Gas Petrolimex đã đầu tư xây dựng nhiều công trình mới, cải thiện và nâng cao cơ sở vật chất hạ tầng của công ty, nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình kinh doanh Gas của công ty, nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao cho công ty

1.1.2 Giai đoạn từ năm 2003 đến 2006

Vào ngày 03/12/2003 công ty đã nhận được quyết định chính thức chuyển thành công ty cổ phần do Bộ trưởng Bộ Thương mại đã kí quyết định số 1669/2003/QĐ-BTM về việc chuyển Công ty Gas thành Công ty cổ phần Gas Petrolimex Giấy phép kinh doanh số

0103003549 đăng kí lần đầu ngày 14/01/2004 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với vốn điều lệ ban đầu là: 150.000.000.000

đồng Chuyển sang một hình thức hoạt động mới là cơ hội và cũng là thách thức của công ty Nhưng do có sự lãnh đạo nhạy bén, sáng suốt,

có sự thay đổi kịp thời về cầu trúc quản lý các chi nhánh để nâng cao tính tự lập và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các chi nhánh tại các tỉnh Nhằm hoàn thiện hơn cơ chế quản lý của công ty Năm 2005 công ty đã quyết định tái cấu trúc các chi nhánh Gas trực thuộc tại các tỉnh khác như Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn, Cần Thơ thành các công ty TNHH một thành viên Cải cách này có tác dụng khuyến khích các công ty con này hoạt động hiệu quả hơn, tách bạch hơn, góp phần tạo ra sự phát triển lớn mạnh của công ty

Vào năm 2005 công ty đã góp vốn thành lập công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex với vốn điều lệ là 66 tỷ đồng và góp vốn vào công ty TNHH cơ khí Gas PMG với vốn điều lệ 22 tỷ đồng Đây là hình thức góp vốn khá hay và hiệu quả của công ty, không chỉ tạo điều kiện tăng thêm thu nhập cho công ty, mà còn đánh dấu những bước khám phá mới, những bước xâm nhập mới vào những ngành khác

1.1.3 Giai đoạn từ năm 2006 đến năm nay

Hòa cùng sự phát triển của thị trường chứng khoán trong nước công ty

cổ phần Gas Petrolimex đã quyết định niêm yết cổ phiếu của công ty trên thị trường chứng khoán, nhằm tăng nguồn vốn kinh doanh tạo điều kiện cho sự mở rộng và phát triển của công ty Ngày 24/11/2006, Công ty cổ phần Gas Petrolimex chính thức niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịch chứng khoán TPHCM, theo quyết định số 65/GPNY-UBCK ngày 20/10/2006 do Uỷ ban chứng khoán Nhà nước cấp, mã chứng khoán là PGC với 20.000.000 cổ phần mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần được Và tính đến năm 2007, công ty đã phát hành và niêm yết thành công 5.000.000 cổ phần tương ứng với 50 tỷ

đồng mệnh giá cổ phiếu 10.000 đ/cổ phần Tại thời điểm 31/12/2007, vốn điều lệ của công ty là 250 tỷ đồng.

Bên cạnh đó là những kế hoạch mở rộng công ty về khu vực kinh doanh cũng như cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc kinh doanh của đơn

vị Năm 2006, công ty đã tiếp nhận bàn giao 9 trạm sang chiết nạp Gas trực thuộc các Công ty xăng dầu Quảng Ninh, Phú Thọ, Hà Nam Ninh, Quảng Bình, Nghệ Tĩnh, Thừa Thiên Huế, Phú khánh, Tiền Giang, Vũng Tàu giúp cho việc kinh doanh được mở rộng về khối lượng Gas cung cấp và về thị trường tại mọi miền của tổ quốc Cũng trong năm

2006 công ty đã lập dự án triển khai đầu tư hệ thống kho LPG tại khu công nghiệp Đình Vũ- Hải Phòng và dự án kho Đà Nẵng với tổng dự toán của hai dự án này là khoảng 200 tỷ đồng

Năm 2007 công ty đã bắt đầu đi vào khởi công hệ thống kho LPG tại khu công nghiệp Đình Vũ – Hải phòng với vốn đầu tư 115 tỷ đồng Công trình này hoàn thành sẽ mang lại một hứa hẹn lớn cho việc phát triển kinh doanh Gas tại thị trường Hải Phòng rất có tiềm năng Cũng trong năm 2007 công ty đã phối hợp với các công ty thành viên quyết định tái cấu trúc công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex chuyển sang công ty cổ phần và đến cuối năm 2007 công ty chiếm 23% vốn điều lệ tương ứng với 20,28 tỷ đồng Việc chuyển đổi này đã phần nào góp phần cho công ty Taxi Gas Petrolimex phát triển tốt hơn

Xem xét về sự phát triển của công ty cổ Phần Gas Petrolimex trong những năm gần đây thông qua một vài chỉ tiêu để thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

Đơn vị:100.000đ

2004 đến năm 2007 các chỉ tiêu phản ánh tài sản và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tăng khá nhanh, nó đánh dầu một sự phát triển khá bền vững của công ty Tổng tài sản đều tăng ở các năm, và lên cao nhất vào năm 2007 là hơn 800 tỷ đồng, tài sản tăng cũng là cơ

sở cho sự tăng trưởng của các chỉ tiêu phản ánh kết quả Doanh thu cũng tăng lên hàng năm do sản phẩm của công ty ngày càng chiếm được ưu thế trên thị trường, năm 2007 doanh số bán đã lên đến gần

1500 tỷ đồng gấp rưỡi so với năm 2004 Mặc dù doanh số tăng hàng năm nhưng lợi nhuận của công ty tăng giảm không đều kéo theo EPS cũng tăng giảm không đều Năm 2005 đạt lợi nhuận sau thuế cao nhất, con số này lên tới hơn 93 tỷ đồng đã tạo đà cho công ty bước vào thị trường chứng khoán không mấy khó khăn Có sự tăng giảm lợi nhuận không đều ở các năm không tương xứng với doanh thu hàng năm là

do chi phí hoạt động kinh doanh của các năm là khác nhau, năm 2005

là năm công ty chi phí một cách hợp lý nhất dẫn đến lợi nhuận cao nhất Đến năm 2008 các chỉ tiêu về tài sản và hiệu quả kinh doanh của công ty có dấu hiệu suy giảm so với năm 2007 Tổng tài sản giảm gần

100 tỷ đồng, đặc biệt là lợi nhuận sau thuế giảm mạnh Năm 2008 là năm có lợi nhuận sau thuế và EPS thấp nhất trong vòng năm năm qua Tuy nhiên doanh thu của năm 2008 không hề giảm mà còn rất cao,

chứng tỏ thị trường gas cũng vẫn có tiềm năng phát triển Doanh thu cao mà lợi nhuận thấp là do chi phí phục vụ cho sản xuất kinh doanh cao Trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái trầm trọng như hiện nay đạt được kết quả này cũng là một cố gắng rất lớn của lãnh đạo và công nhân viên của công ty Mặc dù có dấu hiệu của suy thoái nhưng gas vẫn là một trong những mặt hàng ngày càng được sử dụng nhiều, với một thị trường tiềm năng, và đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, sáng tạo công ty hoàn toàn có thể kỳ vọng một kết quả kinh doanh tốt hơn trong năm 2009.

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.2.1 Mặt hàng kinh doanh

Ban đầu chỉ kinh doanh gas nhưng do có tiềm năng phát triển nên công

ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh của mình về các sản phẩm, dịch vụ phục

vụ cho việc kinh doanh gas và các dịch vụ khác

Trong đó xuất nhập khẩu và kinh doanh gas hóa lỏng vẫn là mặt hàng kinh doanh chính và chủ yếu chiểm đến hơn 90% doanh thu của công ty Phát triển kinh doanh gas là một trong chiến lược hàng đầu của công ty, vì gas là một nhiên liệu sạch rất tốt cho môi trường lại tiện lợi dễ dùng nên ngày càng được ưa chuộng hơn Công ty cung cấp gas dưới hai dạng gas rời và gas bình.Một số mặt hàng khác mà công ty kinh doanh là kinh doanh kho bãi chứa gas cho những công ty dùng gas, mua gas nhiều mà không có bể chứa, dịch

vụ vận chuyển gas và cung cấp các thiết bị vật tư, phụ kiện như van bình, bồn chứa, bình, bếp gas … để phục vụ cho việc sử dụng gas Ngoài ra công ty còn làm dịch vụ tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, bảo dưỡng, sửa chữa, lắp đặt các dịch vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đến phục vụ kinh doanh gas theo qui định của pháp luật Bên cạnh đó công ty còn lấn sân sang kinh doanh địa ốc và bất động sản, liên kết kinh doanh taxi, và liên kết sản xuất vỏ

bình gas Tuy không phải ngành nghề kinh doanh chính nhưng công ty đã có nhiều thành tựu trên các lĩnh vực này, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận cho công ty.

1.2.2 Tổ chức hoạt động kinh doanh

Đầu vào

Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty thương mại mua sản phẩm để bán Nguồn đầu vào của công ty bao gồm cả nhập khẩu lẫn trong nước Cả hai nguồn này đều phải đảm bảo chất lượng sau đó đến giá cả hợp lý

để công ty có được hiệu quả kinh doanh cao nhất, ngày càng nâng cao uy tín

và thương hiệu của Gas Petro

Trình độ công nghệ

Kinh doanh Gas là một trong những ngành kinh doanh phải yêu cầu độ

an toàn cao và kỹ thuật hiện đại Bởi vì gas là chất dễ gây cháy nổ, hỏa hoạn ảnh hưởng lớn đến độ an toàn và sinh mạng của người sử dụng Việc dự trữ gas của công ty tại các kho, bể và việc trữ gas trong bình gas để phục vụ người tiêu dùng cần phải được áp dụng trình độ công nghệ cao để bảo đảm an toàn Do đó, công ty đã đầu tư công nghệ hiện đại trong quá trình dự trữ, sang chiết, xử lý các sản phẩm để tạo mức độ an toàn cao nhất cho nhân viên trực tiếp tiếp xúc với gas của công ty, các thiết bị cung cấp cho khách hàng cũng được sử dụng công nghệ tiên tiến đảm bảo độ an toàn cao cho người sử dụng.Đối với việc dự trữ gas, công ty có hệ thống kho bể chứa khá nhiều với sức chứa lớn, là một trong những công ty có hệ thống kho bể có sức chứa lớn, thiết bị đóng nạp hiện đại xứng tầm trên khu vực và thế giới Để cung cấp gas nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt nhất, công ty đã

xây dựng những kho, bể chứa tại các khu vực trọng điểm với sức tiêu thụ lớn

Bên cạnh việc dự trữ gas tại công ty an toàn, hiệu quả thì việc đảm bảo

độ an toàn cho bình gas là một vấn đề hết sức quan trọng Công ty luôn chú

trọng đến việc bảo dưỡng vỏ bình gas, mà cụ thể là việc sơn sửa và kiểm định nhằm nâng cao an toàn cho người sử dụng và làm cho mẫu mã, bao bì luôn mới, thẩm mỹ cao nâng cao uy tín cho công ty Với xưởng bảo dưỡng đầu tiên được xây dựng tại Đức Giang – Gia Lâm –Hà Nội được xây dựng vào năm

2001 với vốn đầu tư là 7,184 tỷ đồng Ngoài ra công ty còn cung cấp cho khách hàng chọn bộ sản phẩm gas cao nhất, những phụ kiện đi kèm đều được nhập khẩu từ các hãng có uy tín trên thế giới như: Comap-Pháp, Cavagn - Italy, SRG - Đức, Rego - Mỹ, Fisher - Mỹ Về cả vỏ bình và phụ kiện đi kèm đều đảm bảo an toàn cho khách hàng với tỉ lệ rủi ro thấp tạo điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, và uy tín cho công ty

Quảng bá thương hiệu

Gas Petro là một trong những thương hiệu gas được biết đến từ khá lâu, gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của gas Việt Nam Là thương hiệu đã có bề dày phát triển, và có tiếng trong thị trường gas Việt Nam, cùng với lỗ lực xây dựng và quảng bá thương hiệu của mình với khách hàng trên một quy mô rộng lớn, ở hầu hết các tỉnh thành trên cả nước Thương hiệu Gas Petro không chỉ đảm bảo an toàn chất lượng mà còn để lại trong lòng khách hàng về cách phục vụ chu đáo và tận tình của nhân viên Với điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, thương hiệu nổi tiếng, Gas Petro ngày càng được biết đến nhiều hơn, và được người tiêu dùng tin dùng

Chiến lược giá

Giá là một nhân tố hết sức quan trọng tác động lớn đến việc tiêu thụ trên thị trường Với các chuyên gia nghiên cứu về giá khá nhiều kinh nghiệm, mục tiêu vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh và chủ động trong hệ thống phân phối của mình Công ty đã xây dựng chiến lược giá khá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ sản xuất kinh doanh và phù hợp với sự biến động của thị trường tạo điều kiện thuận lợi cho các chi nhánh, các công

ty con có những chiến lược mở rộng thị trường hiệu quả nhất Chiến lược giá

là một chiến lược hết sức nhạy cảm vì thế đang được công ty rất chú trọng

Để đảm bảo cho công ty hoạt động hiệu quả nhất, tiêu thụ tốt nhất và mang lại lợi ích cao nhất cho công ty

Phương thức phân phối

Phân phối sản phẩm của mình là một việc hết sức quan trọng, trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì khâu này càng quan trọng hơn Do có uy tín cao nên việc phân phối của công công ty cũng khá thuận lợi Hệ thống kênh phân phối được xây dựng trên cơ sở năng động, linh hoạt, hài hòa giữa các kênh phân phối để mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty Công ty phân phối sản phẩm qua việc bán buôn, bán lẻ, qua các đại lý trực thuộc công ty, qua các hãng khác

Tiềm năng phát triển và vị thế thị trường.

Gas là một nhiên liệu ngày càng được ưa chuộng và có tiềm năng phát triển ở trên thế gới nói chung và Việt Nam nói riêng Vì là một nhiên liệu sạch, không gây ô nhiễm môi trường như một số chất đốt khác Môi trường của chúng ta đang bị ô nhiễm rất nặng lề, việc tìm và sử dụng những nhiên liệu sạch ngày càng được khuyến khích và ưa chuộng vì cả cộng đồng Không chỉ tốt cho cộng đồng mà nó còn mang lại cho cá nhân người sử dụng những lợi ích thiết thực, gas còn là một nhiên liệu cho nhiệt độ và năng suất tỏa nhiệt lớn Là nhiên liệu có thể thỏa mãn tốt các nhu cầu của người tiêu dùng do đó tiềm năng phát triển của gas là rất cao Thực tế đã chứng minh cho điều này, những năm gần đây thị trường gas trở lên khá sôi động Gas dùng cho tiêu dùng ngày càng được ưa chuộng, và là sự lựa chọn của nhiều gia đình, kể cả những gia đình có mức sống trung bình Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển các đồ dùng, máy móc sử dụng gas ngày càng đa dạng, tiện dụng Một

số ngành công nghiệp đã dùng gas thay thế cho nhiên liệu khác, với mức độ

sử dụng cao Đặc biệt trong ngành giao thông vận tải đã có những xe ôtô, xe máy chạy bằng gas, vừa thuận tiện lại vừa không gây ô nhiễm Chính vì những ưu điểm của gas rất phù hợp với sự phát triển của thời đại nên tiềm năng phát triển của nó rất cao

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Gas Petrolimex

Là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh gas, có mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước Công ty không ngừng cải thiện bộ máy tổ chức để mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất và phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng Tổ chức theo mô hình công ty mẹ con, bên trên là tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội, bên dưới là bốn công ty con, hai công ty liên kết, và thuộc sự quản

lý của tổng công ty còn có các cửa hàng bán lẻ gas trên địa bàn cả nước.(sơ

đồ 2)

Tổng công ty quản lý chung cả hệ thống, là trung ương đầu lão chỉ đạo cho toàn công ty Cuối năm, cuối quý công ty nhận báo cáo tài chính của các công ty con để hợp nhất với tổng công ty Tham gia vào quản lý tại các công ty liên kết

và quản lý trực tiếp các cửa hàng bá lẻ, các kho chứa và chiết nạp gas trên địa bàn toàn công ty

Các công ty con của công ty: Các công ty này hoạt động độc lập, hạch toán riêng cuối kỳ nộp báo cáo tài chính cho tổng công ty, để tổng công ty hợp nhất các báo cáo này và thông báo kết quả hoạt động kinh doanh chính thức của công ty Các công ty con tự tổ chức kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa, lấy nguồn hàng tại tổng công ty theo giá bán Các công ty con này được đặt tại những thành phố có tiềm năng phát triển việc kinh doanh gas, là những thành phố phát triển, có thị trường tiêu thụ rộng lớn hứa hẹn nhiều thành công cho các công ty con này Các công ty con bao gồm :

Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ

Công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng

Tổ chức quản lý các công ty con được khái quát theo sơ đồ 2

Các công ty con này được tổ chức quản lý như một công ty TNHH thông thường Đứng đầu là giám đốc, sau là phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc như phòng kế toán, phòng kinh doanh Tuy không lớn và đầy đủ như ở tổng công ty nhưng bộ máy hoạt động của các công ty con này cũng phải đủ

để giúp công ty hoạt động hiệu quả nhất Bên dưới là các cửa hàng trực thuộc của các công ty con trên địa bàn thành phố đó Các công ty này nhập hàng từ tổng công ty và bán tại các cửa hàng của nó Công ty tổ chức hạch toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty đó

Các công ty liên kết của tổng công :

Công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex

Công ty TNHH cơ khí Gas PMG

Hai công ty này là hai công ty liên kết mà công ty kết hợp đầu tư, với tỷ

lệ góp vốn khá cao, công ty có khả năng chi phối khá lớn đến hai công ty này Đây là hai công ty hoạt động khá hiệu quả và bổ trợ khá nhiều cho việc kinh doanh của công ty Gas Petrolimex Công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex luôn nghiên cứu, đầu tư vào việc phát triển và đưa vào sử dụng taxi chạy bằng gas Công ty này đã và đang tiếp tục cho ra đời những taxi chạy bằng gas rất hiệu quả vừa tiết kiệm hơn chạy bằng xăng mà lại đỡ gây ô nhiễm môi trường Hơn thế nếu công trình này thành công, công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex sẽ cung cấp dịch vụ taxi chạy hoàn toàn bằng gas, mở ra một nguồn tiêu thụ mới rất hấp dẫn cho các công ty gas Công ty TNHH cơ khí Gas PMG là một công ty chuyên sản xuất và bảo dưỡng vỏ bình gas, liên kết kinh doanh với công ty này giúp cho việc bảo dưỡng vỏ bình của công ty

được đảm bảo hiệu quả hơn, thuận lợi hơn Công ty này còn là nguồn cung cấp vỏ bình cho công ty Đây là hai công ty liên kết hoạt động khá tốt, không chỉ giúp ích nhiều cho hoạt động của công ty mà còn mang lại lợi nhuận cho công ty

Các phòng ban trực thuộc của công ty trực tiếp giúp cho sự điều hành quản lý công ty một cách hiệu quả nhất Các phòng ban này được chỉ đạo trực tiếp bởi ban giám đốc công ty

Chi nhánh gas và các cửa hàng tại các tỉnh: Công ty có các chi nhánh và cửa hàng có trên khắp các thành phố và tỉnh thành trên cả nước, với tư cách là các cửa hàng bán lẻ được hạch toán tại tổng công ty Các cửa hàng ở các tỉnh được quản lý thông qua chi nhánh của công ty tại tỉnh đó Khi có các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh các cửa hàng này chuyển cho các chi nhánh, các chi nhánh này tập hợp các chứng từ lại và chuyển lên tổng công ty Sự quản lý như vậy rất hợp lý, vừa có thể quản lý tốt việc bán hàng ở công ty vừa có thể tập hợp đầy đủ và tập trung các chứng từ phát sinh

Các cửa hàng bán lẻ ở Hà Nội: Là các cửa hàng bán lẻ tại địa bàn Hà Nội

và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng công ty Các cửa hàng này nộp các chứng từ, hóa đơn cho tổng công ty nhập và hạch toán

Các kho gas và các trạm chiết nạp gas cũng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng công ty Tại các kho này có những người thuộc các phòng ban của tổng công ty được chỉ đạo công tác tại các kho này Bao gồm thủ kho, kế toán bán hàng, người phụ trách kinh doanh, phụ trách kỹ thuật, và các công nhân vận chuyển hàng, chiết nạp gas cho khách Các kho, trạm này là nơi nhận và dự trữ gas, xuất gas đi cho các công ty con, các chi nhánh, các đại lý, và các khách hàng công nghiệp của công ty

Sơ đồ 1 – Bộ máy quản lý công ty

Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng

Gòn

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn

Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ

Công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex

PHÒNG BAN & ĐƠN VỊ

QUẢN LÝ TRỰC TIẾP

Chi nhánh Gas & Cửa

hàng tại các Tỉnh

Công ty TNHH cơ khí Gas PMG

Hệ thống cửa hàng bán

lẻ Hà Nội

1.3.2 Cơ cấu quản lý của công ty cổ phần Gas Petrolimex

Đại hội đồng cổ đông: Là một công ty cổ phần, hội đồng cổ đông là nơi tập hợp quyền lợi cao nhất của công ty Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là những người, những đơn vị chủ sở hữu của công ty, ở công ty cổ phần Gas Petrolimex thì tổng công ty xăng dầu Việt Nam là đơn vị chiếm cổ phần cao nhất hơn 50% Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định, như duyệt và quyết định những chương trình, những dự án lớn, định hướng phát triển của công ty, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát, quyết định sửa đổi bổ xung điều lệ công ty Đặc biệt các

cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng

cổ đông HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị công ty, ngoài ra là các thành viên của hội đồng quản trị

Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc đại hội đồng cổ đông, do đại hội đồng cổ đông bầu ra Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty Ban kiểm soát hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc

Ban tổng giám đốc: Tổng giám đốc điều hành là người đại diện theo

pháp luật của công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các phó tổng giám đốc là người giúp việc cho tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được tổng giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của công ty.

Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho ban tổng giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của ban giám đốc Công ty hiện có 6 phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau:

Phòng Tổ chức - Hành chính:

Chức năng: Có chức năng tham mưu giúp tổng giám đốc công ty tổ chức thực hiện các công tác tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh Bố trí sắp xếp, quản lý, sử dụng lao động và giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động Đối với công ty gas yêu cầu độ an toàn rất cao, do đó phòng tổ chức hành chính còn có chức năng thanh tra kiểm tra đảm bảo an ninh trật tự, công tác an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn bảo hộ lao động

Nhiệm vụ: Nghiên cứu và đế xuất tham mưu cho tổng giám đốc công ty xây dựng và hoàn thiện các phương án về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tiếp nhận và điều động, ký kết hợp đồng với người lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên chức Tổ chức công tác bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong công ty

Phòng Kinh doanh:

Chức năng : Xây dựng chiến lược và các kế hoạch phát triển kinh doanh, tổ chức thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo điều hành và giám sát các mặt hoạt động kinh doanh của tổng công ty, xem xét sự phù hợp với

kế hoạch và chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả

Nhiệm vụ : Xây đựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và các chính sách phân bổ nguồn lực, đảm vảo thực hiện có hiệu quả mà các chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã đề ra Phân công kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc, lãnh đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện

để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra Xây dựng và tổ chức thực hiện

kế hoạch lưu chuyển, vận tải hàng hóa, vỏ bình gas, các phụ kiện của toàn công ty Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động xây dựng thương hiệu, quảng cáo, khuyến mại trên phạm vi toàn công ty Nghiên cứu thị trường, chính sách của các đối thủ cạnh tranh để đề ra chính sách, chiến lược của công ty

Là một công ty thương mại, hoạt động mua bán là chủ yếu, đặc biệt là hoạt động bán hàng của công ty lại phân ra khá nhiều đối tượng do đó phòng kinh doanh của công ty đã được tách ra thành hai phòng kinh doanh là phòng kinh doanh gas dân dụng và thương mại ; phòng kinh doanh gas công nghiệp

Ngoài những chức năng nhiệm vụ trên mỗi phòng kinh doanh này lại

có thêm những chức năng nhiệm vụ riêng của mình

Phòng kinh doanh gas dân dụng và thương mại: Là phòng phụ trách về toàn bộ mảng xuất bán cho các đại lý ngoài ngành và các cửa hàng, và các công ty con Đây là mảng khá rộng đòi hỏi phòng phải đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý, hiệu quả để việc kinh doanh ở lĩnh vực này ngày càng hiệu quả Phòng có nhiệm vụ xây dựng

phương án triển khai lắp đặt các hệ thống công nghệ gas bình phục vụ khách hàng thương mại và dân dụng, điều động hàng hóa, vỏ bình gas, phụ kiện; quản lý thu hồi công nợ bán hàng Tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo các chi nhánh mua bảo hiểm vỏ bình gas và hàng tồn kho.

Phòng kinh doanh gas công nghiệp: Là phòng phụ trách xuất bán gas trực tiếp cho người sử dụng, nhưng người sử dụng ở đây là các nhà máy, xí nghiệp, công ty sản xuất Với lượng sử dụng gas lớn các khách hàng này đang là mục tiêu của công ty Nhiệm vụ của phòng là phải có chiến lược quảng bá sản phẩm của mình đến những khách hàng này Xây dựng và lập các phương án hỗ trợ khách hàng, quy trình trong công tác chăm sóc khách hàng theo hợp đồng bảo hiểm Triển khai kiểm tra việc vận chuyển hàng cho khách, việc an toàn trong vận chuyển gas với khối lượng lớn

Phòng Xuất nhập khẩu

Chức năng: Có chức năng kinh doanh, thực hiện các công tác xuất nhập khẩu các mặt hàng gas và phụ kiện có liên quan

Nhiệm vụ : Tìm kiếm những nguồn hàng có chất lượng cao, giá cả hợp

lý, có khả năng mang lại lợi nhuận cao cho công ty Phải luôn nghiên cứu thị trường gas, và các phụ kiện nước ngoài, để biết được giá cả và

sự biến động nguồn hàng từ đó đưa ra chiến lược tốt nhất cho công ty trong việc nhập khẩu hàng để công ty kinh doanh hiệu quả nhất Phụ trách việc ký hợp đồng với nước nhà cung cấp nước ngoài, và quá trình xuất nhập khẩu về nhập kho hàng hóa, các thủ tục để nhập khẩu hàng hóa

Phòng Kế toán - Tài chính:

Chức năng: Tham mưu, giúp tổng giám đốc công ty tổ chức thực hiện

và chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện đúng

luật kế toán, chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Quản lý và sử dụng vốn, tài sản và các hoạt động tài chính của công ty một cách hiệu quả.

Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp

và kế hoạch tài chính hàng năm của toàn công ty, chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện các chính sách tài chính của nhà nước ban hành mới nhất Tham gia xây dựng các định mức về chi phí, chiết khấu bán hàng và các định mức tài chính khác của công ty Lập kế hoạch vốn đầu tư, theo dõi, giám sát và sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư Tổng hợp báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm kê và các chế độ báo cáo khác theo quy định

Phòng Công nghệ đầu tư

Chức năng: Hoạch định chiến lược phát triển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, nâng cấp hoặc thay thế máy móc thiết

bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham gia giám sát các hoạt động đầu tư

về máy móc, thiết bị của Công ty và các công trình đầu tư xây dựng

cơ bản

Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trong toàn công ty, đầu tư các loại phương tiện vận chuyển, dây truyền sản xuất, công nghệ kho bể và các thiết bị bồn bể

Lập, thẩm định, kiểm tra, trình duyệt và thực các dự án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật mới, mở rộng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật hiện

có trong toàn công ty Nghiên cứu, xây dựng, áp dụng và thử nghiệm các sản phẩm mới như Autogas, và phát triển mạng lưới bán lẻ gas cho ô tô Xây dựng mới, sửa đổi, tổ chức thực hiện, kiểm tra các quy chế đầu tư xây dựng cơ bản, nội quy, quy trình quy phạm vận hành

máy móc thiết bị trên toàn công ty Xây dựng và quản lý các định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các máy móc, thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty

Phòng Quản lý kỹ thuật :

Chức năng: Thống nhất quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác giao nhận, đo lường hao hụt kỹ thuật và hàng hóa Tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong sản xuất kinh doanh của công ty một cách có hệ thống và hiệu quả Tổ chức chỉ đạo công tác kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh môi trường Tổ chức chỉ đạo quản lý công tác đào tạo nghiệp vụ cho cán

bộ công nhân viên công ty và nhu cầu của khách hàng

Nhiệm vụ: Đề xuất, xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra các phương pháp đo tính hàng hóa, quy chế giao nhận gas trong quá trình sản xuất kinh doanh trên toàn công ty theo tiêu chuẩn đo lường chất lượng của nhà nước Nghiên cứu và hướng dẫn việc thực hiện công tác quản lý hao hụt trong sản xuất kinh doanh Đề xuất các biện pháp quản lý có hiệu quả Nghiên cứu, thống nhất và chuẩn hóa các phương pháp thử để đánh giá chất lượng gas Quản lý thực hiện công tác bản quyền và sở hữu trí tuệ trên toàn công ty Quản lý và tổ chức thực hiện chỉ đạo kiểm tra công tác kiểm định vỏ bình gas, các thiết bị do lường, các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về công tác

an toàn khác Tổ chức quản lý, khai thác toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị kỹ thuật Xây dựng các quy trình vận hành, khai thác, sửa chữa, thay thế, đầu tư mới trong toàn công ty thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin

Vậy dưới sự lãnh đạo của tổng giám đốc công ty các phòng ban, bộ phận, của công ty hoạt động một cách khá hiệu quả, có sự trao đổi, liên hệ với nhau để không những làm tốt về chuyên môn nghiệp vụ mà còn thống nhất

với nhau trong toàn công ty, tạo nên một khối thống nhất và không ngừng lớn mạnh.

1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2- Bộ máy kế toán của công ty

Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty mẹ, hoạt động sản xuất kinh doanh rất rộng do đó kế toán lại càng quan trọng, không chỉ hạch toán tại

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Kế toán chi tiết

Kế toán tại kho

Chuyên viên tài chính

Kế toán TSCĐ

Kế toán TGNH

Kế toán kho hàng

và tiêu thụ

Kế toán thuế

Kế toán công nợ

Thủ quỹ

Kế toán

tổng hợp

Bộ phận tin học

Chuyên viên phần cứng

Chuyên viên phần mềm

Kế toán tiền mặt

tổng công ty mà phòng kế toán còn phải hợp nhất báo cáo của các công ty con

và theo dõi hoạt động của các cửa hàng Nhiệm vụ chính của phòng tài chính

kế toán bao gồm các nhiệm vụ về công tác quản lý tài chính, công tác kiểm tra kế toán và công tác hạch toán kế toán để hoàn thành tốt ba nhiệm vụ chính đòi hỏi phòng kế toán phải hoạt động hiệu quả, có sự tổ chức bộ máy tốt và phân công công việc một cách hợp lý nhất.Do khối lượng công việc nhiều nên phòng có 14 người Tuy công ty đã mới đầu tư chương trình kế toán máy mới thay thế cho fast accounting đó là phần mềm gas accounting solution, với phần mềm viết riêng cho công ty, theo đúng đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty do đó đã giảm thiểu khá nhiều công việc của kế toán Theo sơ đồ

3 bộ máy tổ chức phòng kế toán bao gồm:

Kế toán trưởng công ty: Là người đứng đầu phòng tài chính kế toán của công ty, quản lý các nhân viên trực thuộc phòng đảm bảo công tác kế toán được thực hiện hiệu quả đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của trong toàn công ty, và báo cáo cho lãnh đạo quản lý chuyên môn trực tiếp.Với nhiệm vụ chính là xây dựng nguyên tắc và quy trình hạch toán kế toán trong toàn công ty sao cho đảm bảo đúng quy định của pháp luật đề ra Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, và phối hợp để xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách giá và các định mức chi phí Vì là công ty cổ phần do

đó kế toán trưởng công ty phải đề xuất và chỉ đạo công tác đầu tư tài chính và vấn đề cổ phần, cổ phiếu của công ty, phân phối lợi nhuận sau thuế và tỷ lệ chia cổ tức Ký duyệt sổ sách báo cáo, chứng từ, và các giấy tờ liên quan khác Đại diện công ty theo uỷ quyền của tổng giám đốc thực hiện công bố thông tin liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu tài chính và một

số nội dung khác cho cổ đông

Phó phòng kế toán công ty: Phó phòng có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành công tác hạch toán kế toán và trợ giúp trưởng phòng quản lý nhân viên đảm bảo công tác tài chính kế toán được thực hiện hiệu quả đáp ứng nhu cầu phát

triển sản xuất kinh doanh trong toàn công ty Với nhiệm vụ cụ thể là chỉ đạo thực hiện công tác hạch toán kế toán của toàn công ty, trực tiếp hưỡng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán ở công ty Thực hiện công tác kiểm tra kế toán tài chính nội bộ, chỉ đạo trực tiếp tham gia công tác kiểm tra các công ty con, công ty liên doanh, ký duyệt các chứng từ hay giấy tờ theo thẩm quyền Đánh giá nhân viên trong phòng kế toán và đề suất chế độ khen thưởng kỷ luật hợp lý, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả.

Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chính là trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp và chi phí Với nhiệm vụ chủ yếu là tập hợp quyết toán, kiểm

kê toàn công ty Đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn và theo dõi các bộ phận kế toán chi tiết lập và nộp sổ cái tài khoản, nhật ký chứng từ, phiếu kế toán…lập bảng cân đối tài khoản, sổ kế toán tổng hợp Phối hợp và trực tiếp hoàn thiện

sổ sách, báo cáo quyết toán, kiểm kê định kỳ để phục vụ cho các đoàn kiểm tra cấp trên hoặc các cơ quan chức năng Tham gia kiểm tra định kỳ và đột xuất các đơn vị trực thuộc Trực tiếp phối hợp với phòng TCHC lập và quyết toán nguồn lương của văn phòng công ty và toàn công ty; đối chiếu BHXH, BHYT, KPGĐ của đơn vị theo quy định Trực tiếp soạn thảo văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc Tham gia xây dựng và quyết toán chi phí với các đơn vị trực thuộc Tổng hợp báo cáo nhanh tình hình tài chính của công ty hàng tháng Trực tiếp thực hiện công tác kế toán quản trị Thường xuyên cập nhật các quy định mới của nhà nước ban hành về kế toán và hướng dẫn cho nhân viên trong phòng và các đơn vị trực thuộc

Kế toán chi tiết

Kế toán tài sản cố định, công cụ lao động và công nợ nội bộ: Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế toán xây dựng cơ bản và theo dõi các phát sinh liên quan đến tài sản cố định, công cụ, vật tư lao động và công nợ nội bộ Với nhiệm vụ

cụ thể là theo dõi và đánh giá hiệu quả các công trình đầu tư và sửa chữa

TSCĐ, đồng thời theo dõi, đối chiếu, tạm ứng, quản lý công nợ, thanh toán toán với người nhận thầu, đơn vị thi công Kiểm tra chứng từ, lập hồ sơ theo dõi liên quan đến phát sinh tăng giảm, thanh lý, nhượng bán của TSCĐ để tổ chức hạch toán và trích khấu hao theo qui định của chế độ và kế hoạch của công ty Kiểm kê CCDC, TSCĐ, VPP theo quý năm Mở sổ theo dõi chi tiết công cụ, dụng cụ lao động từng bộ phận văn phòng công ty, tổ chức hạch toán CCDC và cuối tháng đối chiếu số liệu, việc sử dụng của từng bộ phận Viết phiếu nhập kho CCDC, VTSX kho gas Hạch toán lập bảng kê chi tiết theo từng khoản mục các chi phí về CCDC, VPP, thuê địa điểm kinh doanh, nhập xuất VTSX kho, các trạm nạp và xưởng bảo dưỡng đồng thời kiểm tra chứng

từ, định mức khoán qui định Ngoài ra kế toán TSCĐ còn kiêm nhiệm vụ theo dõi công nợ nội bộ với tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty con

Kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm công nợ phải trả: Vì công ty chủ yếu vẫn là hàng nhập khẩu, hình thức thanh toán chủ yếu thông qua ngân hàng do đó có

sự kết hợp kế toán liên quan đến ngân hàng và phát sinh liên quan đến công

nợ phải trả

Đối với tiền gửi ngân hàng: Theo dõi số dư tại ngân hàng và tình hình chuyển tiền, thanh toán tiền với công ty của các cá nhân, đơn vị liên quan Thường xuyên phối hợp với phòng kinh doanh quản lý kỹ thuật mở, thanh toán LC, bảo lãnh Phối hợp đôn đốc các công ty con, các cửa hàng, trạm chiết chuyển tiền về công ty đúng hạn nhằm hạn chế tối đa lãi vay ngân hàng Phối hợp với phòng có liên quan trong việc theo dõi quá trình thanh toán mua

và bán hàng của khách hàng có giao dịch qua ngân hàng Xây dựng và duy trì quan hệ với các ngân hàng để hỗ trợ cho công ty sử dụng vốn hiệu quả

Đối với nghiệp vụ công nợ phải trả: Theo dõi các điều khoản của hợp đồng

và thường xuyên phân tích số liệu để phân loại công nợ đến hạn, công nợ quá hạn để báo cáo lãnh đạo phòng cân đối vốn

Kế toán kho hàng và tiêu thụ: Với nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ

kế toán kho hàng và tiêu thụ

Với nghiệp vụ kho hàng: Thực hiện việc kiểm tra toàn bộ chứng từ nhập xuất của khối kinh doanh trực tiếp văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Theo dõi cân đối nhập xuất tồn hàng hoá, vỏ bình tại các đơn vị trực thuộc Đánh giá và báo cáo lãnh đạo phòng vòng quay hàng tồn kho của các đơn vị trực thuộc Tham gia kiểm kê hoặc kiểm tra định kỳ và đột xuất các đơn vị trực thuộc về công tác quản lý hàng hoá Theo dõi, đề xuất xử lý hàng hoá kém phẩm chất, không cần dùng chờ thanh lý và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định Tổng hợp, kiểm tra tình hình nhập xuất tồn trong toàn công ty

Với nghiệp vụ tiêu thụ: Trực tiếp theo dõi và hạch toán và lập báo cáo nhanh doanh thu, giá vốn của khối văn phòng công ty theo quy định Tổng hợp và kiểm tra tình hình tiêu thụ trong toàn công ty

Kế toán thuế kiêm mua hàng: Có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế toán thuế và mua hàng

Đối với nghiệp vụ thuế: Kiểm tra chứng từ gốc đảm bảo đúng quy định của nhà nước về sử dụng hoá đơn chứng từ và thuế GTGT, thuế xuất nhập khẩu Kiểm tra số thuế được khấu trừ và thuế bán ra đúng với số trên hoá đơn Cập nhật thường xuyên các chính sách chế độ về thuế để triển khai theo qui định

và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Hàng tháng lập báo cáo, bảng kê khai thuế theo quy định của nhà nước và phối hợp với kế toán ngân hàng để nộp thuế kịp thời Cuối năm quyết toán các loại thuế như thuế GTGT, Nhập khẩu, TNDN, TNCN, thuế môn bài và các loại thuế khác với cơ quan thuế và xác nhận số ngân sách đã nộp trong năm với cục thuế thành phố Hà Nội

Đối với nghiệp vụ mua hàng: Kiểm tra chứng từ đầu vào của việc mua hàng hoá, phụ kiện, vỏ bình gas… và định khoản vào phần mềm kế toán Định kỳ

kiểm tra đối chiếu công nợ mua hàng với nhà cung cấp Phối hợp với kế toán ngân hàng trong việc thanh toán với nhà cung cấp.

Kế toán công nợ phải thu: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu khách hàng Công ty có hệ thống cửa hàng, các chi nhánh và khách hàng công nghiệp rộng khắp cả nước do đó công nợ phải thu khá nhiều và chi tiết theo nhiều đối tượng Nhiệm vụ cụ thể là theo dõi các số lượng các khách hàng của công ty, hợp đồng mua hàng và theo dõi công nợ của họ Phân loại nợ đến hạn, nợ quá hạn để báo cáo lãnh đạo phòng cân đối vốn

Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ của công ty Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để kiểm tra lượng tiền tăng, giảm, và tồn quỹ Viết phiếu thu, chi cho các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt Thanh toán tiền với các công ty, các cá nhân, đơn vị liên quan Phối hợp với phòng liên quan

để theo dõi quá trình thanh toán mua và bán hàng của khách hàng bằng tiền mặt

Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện việc thu, chi quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đảm bảo quỹ tiền mặt được quản lý đúng và hiệu quả Nhiệm vụ

cụ thể là thu tiền mặt bán hàng tại văn phòng công ty, các đơn vị trực thuộc

và khách hàng Chi tiền mặt theo chứng từ được lãnh đạo phê duyệt Cân đối lượng quỹ tiền mặt phục vụ chi tiêu bình thường hàng ngày Đảm bảo định mức tồn quỹ tiền mặt thường xuyên và nộp toàn bộ số dư tồn quỹ tiền mặt còn lại vào ngân hàng Chịu trách nhiệm mở sổ quỹ riêng để theo dõi tồn quỹ tiền mặt trong ngày

Chuyên viên tài chính: Với nhiệm vụ trực tiếp thực hiện công tác phân tích, đánh giá cơ hội đầu tư và hỗ trợ trưởng phòng trong công tác quản lý vốn đầu

tư góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất cho công ty Nhiệm vụ cụ thể là chuẩn bị các tài liệu phục vụ đại hội cổ đông thường niên, đột xuất của công

ty Giúp trưởng phòng chỉ đạo và quản lý tài chính đối với các công ty con, công ty liên kết, phân tích đánh giá các cơ hội và đề xuất ý kiến cho trưởng

phòng trong công tác đầu tư tài chính Cân đối vốn kinh doanh, quản lý cổ đông cũng như việc chuyển nhượng cổ phần cổ phiếu của công ty Nghiên cứu và đề xuất các khoản đầu tư tài chính ngắn-trung-dài hạn và dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, quỹ dự phòng tài chính

Kế toán tại kho: Chịu trách nhiệm triển khai các nghiệp vụ liên quan đến công tác bán hàng và kế toán tại kho, góp phần đảm bảo quản lý kho hiệu quả Nhiệm vụ cụ thể là kiểm tra rà soát số liệu phát sinh công nợ của khách hàng đại lý ngoài ngành về ga, vỏ bình gas và phụ kiện xuất qua kho Đức Giang Kiểm tra giá và pháp lý chứng từ có liên quan đến phòng kế toán tài chính phát sinh tại kho gas Đức Giang Thu, quản lý tiền bán hàng tại kho gas Đức Giang và nộp tiền kịp thời vào ngân hàng Chịu trách nhiệm lập sổ quỹ và in báo cáo lưu hàng ngày để theo dõi tồn quỹ tiền mặt tại kho Có ý kiến đề xuất với lãnh đạo phòng về những vấn đề có liên quan đến công tác quản lý hàng hoá, vốn bằng tiền, công nợ… tại kho Truyền số liệu liên quan đến công tác bán hàng tại kho về công ty

Bộ phận tin học: Bao gồm chuyên viên phần cứng và chuyên viên phần mềm

Chuyên viên phần cứng: Chịu trách nhiệm trang bị, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị công nghệ thông tin đảm bảo hỗ trợ tích cực nhất cho hoạt động của công ty Nhiệm vụ cụ thể là tham mưu cho ban giám đốc và giúp việc cho trưởng phòng trong lĩnh vực đầu tư CNTT Tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch mua sắm trang bị mới, thiết bị CNTT Đánh giá, lựa chọn, quản lý nhà cung cấp thiết bị, cung cấp dịch vụ Tổ chức bảo trì, sửa chữa trang thiết bị CNTT Cấp quyền và quản lý hệ thống tài khoản thư điện tử cho toàn bộ khối văn phòng Quản lý hệ thống mạng nội bộ, sao lưu dữ liệu định kỳ Xây dựng quy định và hướng dẫn sử dụng thiết bị Tham gia các dự án đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin của công ty Phải bảo mật thông tin của công ty

Chuyên viên phần mềm: Chịu trách nhiệm xây dựng và phối hợp xây dựng chương trình phần mềm hỗ trợ cho các hoạt động nghiệp vụ của công ty Nhiệm vụ cụ thể là tham mưu cho ban giám đốc và trưởng phòng trong lĩnh vực đầu tư phát triển phần mềm quản lý Tiếp nhận yêu cầu của các phòng ban, xây dựng yêu cầu kỹ thuật và tham gia lựa chọn đối tác cung ứng dịch vụ xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác quản lý của công ty Tham gia, giám sát các đơn vị phần mềm trong quá trình xây dựng và hoàn thiện các phần mềm theo hợp đồng Theo dõi quá trình ứng dụng phần mềm tại công ty, khắc phục

và điều chỉnh thiếu sót hoặc lỗi thiết kế Hỗ trợ các đơn vị, phòng ban trong quá trình sử dụng phần mềm Tổ chức triển khai và hỗ trợ kỹ thuật trong công tác ứng dụng phần mềm chuyên dụng trong toàn công ty Tham gia các dự án đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin của công ty Bảo mật và an toàn dữ liệu, khắc phục sự cố nhanh và hiệu quả

Bộ máy kế toán của công ty có sự chuyên môn hóa rất cao, thực hiện theo nguyên tắc phân công phân nhiệm Các bộ phận của phòng có sự làm việc độc lập cao nhưng đồng thời có sự kết hợp với nhau chặt chẽ để giúp đỡ đồng thời kiểm tra lẫn nhau mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất

ghi sổ này công việc kế toán của công ty ngày càng hiệu quả, chuyên nghiệp

và cho ra các báo cáo một cách rất chính xác

Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán cập nhật vào máy tính theo các kiểu mẫu chứng từ, máy tính sẽ tự động định khoản theo nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, sau đó tự động cập nhật số liệu đó vào các bảng kê và nhật ký chứng từ đã được thiết kế đúng theo mẫu, đồng thời cập nhật số liệu vào những sổ thẻ chi tiết, các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng

kê Đến cuối tháng máy tính tự động khóa sổ cộng các số liệu trên nhật ký chứng từ để lập sổ cái liên quan Từ các sổ, thẻ chi tiết cuối tháng cũng được cộng dồn để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản Từ sổ cái và một

số chỉ tiêu chi tiêt trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng máy tính lấy dữ liệu lập báo cáo theo quy định

Sơ đồ 3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

Báo cáo tài chính

Sổ cái

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Máy tính

Đối chiếu, kiểm traGhi cuối tháng

Ghi hàng ngày

CHƯƠNG II: THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1 Đặc điểm hàng hóa và quá trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty

2.1.1 Đặc điểm hàng hóa tại công ty

Là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh gas ở Việt Nam công ty không chỉ kinh doanh gas mà còn cung cấp cho khách hàng những thiết bị, vật tư, phụ kiện để phục vụ cho việc sử dụng gas một cách tốt nhất và an toàn nhất

Để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của khách hàng công ty cung cấp gas dưới hai dạng là gas binh và gas rời

Gas bình: Là loại gas mà công ty đã đóng nạp bình sẵn theo quy định

đảm bảo an toàn Loại gas bình của công ty rất đa dạng về chủng loại về khối lượng để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Loại bình gas nhỏ như loại 12kg hoặc 13kg công ty cung cấp để phục vụ cho gian bếp của các gia đình, rất thuận tiện cả về việc sử dụng gas không quá nhiều, về diện tích để bình gas trong gian bếp rất gọn gàng Loại bình lớn 45kg, 48kg là loại bình có thể dùng trong gian bếp nhưng gian bếp của các nhà hàng khách sạn, với dung lượng sử dung gas khá lớn thì việc sử dụng loại bình to này là hợp lý và khá thuận tiện Cùng với kinh doanh gas bình là các thiết bị, công cụ, phụ kiện đi kèm để phục vụ cho việc sử dụng gas hiệu quả và an toàn hơn Trước tiên phải kể đến là bình chứa gas và các phụ kiện đi kèm như điều áp, ống dẫn gas, van … là những công cụ quan trọng đi kèm khi cung cấp gas Tuy không phải

là sản phẩm mà công ty cung cấp trên thị trường nhưng bình chứa gas và các phụ kiện là những thiết bị luôn gắn với việc cung cấp gas bình Vì vậy khi cung cấp gas bình bắt buộc khách hàng phải đặt tiền cược vỏ bình ( bao gồm

vỏ bình và các phụ kiện) tương đương với giá trị của nó Gas bình cung cấp

có tốt hay không, có đáp ứng được nhu cầu khách hàng hay không còn phụ

thuộc vào vỏ bình có đầy đủ hay không Do đó bên cạnh theo dõi lượng gas còn phải theo dõi lượng vỏ bình tồn kho, lượng vỏ bình chứa gas, lượng vỏ bình rỗng để có thể cung cấp kịp thời cho khách hàng Bên cạnh đảm bảo chất lượng gas công ty còn phải đảm bảo chất lượng vỏ bình và các phụ kiện để đảm bảo an toàn nhất cho khách hàng khi sử dụng gas.

Công ty còn cung cấp các thiết bị sử dụng gas như bếp gas, chảo…

Gas rời: Là loại gas mà công ty bán theo thỏa thuận của khách hàng Do

gas là chất dễ cháy nổ nên khi khách hàng đặt mua gas rời thì công ty sẽ có xe chuyên chở riêng đảm bảo an toàn và cung cấp tới tận nơi mà khách hàng trữ gas như kho gas hay bể chứa của khách hàng Mặt hàng này giành cho các xí nghiệp sử dụng gas làm nhiên liệu trong quá trình sản xuất như sản xuất gốm,

sứ, bóng đèn, gạch men …và cho các tổng đại lý hoặc chi nhánh của công ty

có bể chứa gas Việc cung cấp gas rời không kèm theo phụ kiện nhưng kèm theo cước vận chuyển gas của công ty phục vụ tận nơi cho khách hàng

2.1.2 Đặc điểm quá trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty

Quá trình lưu chuyển hàng hóa gồm ba giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Giai đoạn mua hàng

Giai đoạn 2: Giai đoạn nhập kho

Giai đoạn 3: Giai đoạn bán hàng

Mỗi giai đoạn có những đặc điểm khác nhau, nhưng lại thống nhất với nhau tạo thành một quá trình logic xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh của công ty

Giai đoạn 1: Giai đoạn mua hàng

Công ty mua hàng từ hai nguồn là mua trong nước và mua ở nước ngoài Công ty ưu tiên nhập mua trong nước vì chi phí thấp, do đó khi nguồn gas trong nước không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường thì công ty nhập hàng từ nước ngoài Công ty không chỉ nhập khẩu gas mà còn nhập một số phụ kiện

như điều áp, van …để đảm bảo sự an toàn cho việc sử dụng và một số thiết bị cũng được công ty nhập khẩu về để cung cấp cho khách hàng những mặt hàng cao cấp để sử dụng gas tốt hơn, hiệu quả hơn Là một công ty thương mại lớn, cung cấp hàng hóa cho một thị trường khá rộng do đó nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn Vì vậy công ty mua hàng thường thông qua các hợp đồng thương mại và việc thanh toán thường là chuyển khoản qua ngân hàng đối với nhập nội và qua thư tín dụng( L/C) đối với hàng hóa nhập khẩu.

Giai đoạn 2: Giai đoạn nhập kho hàng hóa

Khi mua hàng đã quy định nhập tại cảng nào và được nhân viên phòng xuất nhập khẩu nhận và kiểm tra hàng nhập, sau đó vận chuyển hàng đến kho của công ty Vì gas là một hàng hóa đặc biệt nên việc nhập kho hàng hóa cũng phải rất cẩn thận đảm bảo an toàn và việc kiểm nhận hàng nhập kho cũng được chú ý nhiều Khi nhập hàng vào kho phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm

để đảm bảo an toàn và chất lượng, khối lượng gas Bắt đầu phân tách hàng hóa để một phần đóng bình một phần để bán gas rời theo chiến lược của công

ty Các phụ kiện và đồ dùng cũng được nhập kho sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng

Giai đoạn 3: Giai đoạn tiêu thụ

Cung cấp gas cho một thị trường hoạt động khá rộng lớn, với nhiều phương thức tiêu thụ tương ứng với các mặt hàng mà công ty cung cấp nên các nghiệp vụ tiêu thụ của công ty cũng khá đa dạng Với đặc thù của việc kinh doanh gas việc tiêu thụ của công ty luôn phải đảm bảo an toàn cho người

sử dụng và bên cạnh theo dõi lượng gas tiêu thụ còn phải theo dõi lượng bình gas của công ty để nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Với số lượng khách hàng rất nhiều công ty thường theo dõi khách hàng theo nhóm để dễ quản lý

2.2 Kế toán mua hàng tại công ty

2.2.1.Phương thức mua hàng và trình tự mua hàng tại công ty

2.2.1.1 Phương thức mua hàng

Công ty nhập hàng từ hai nguồn cung cấp là trong nước và ở nước ngoài

Phương thức nhập nội : Công ty nhập từ công ty kinh doanh sản phẩm

khí Dinh Cố Nhưng do công suất có hạn nên công ty này không đủ sản xuất phục vụ nhu cầu gas trong nước Nguồn nhập nội có chi phí thu mua thấp hơn, dễ vận chuyển hơn và cung cấp nhanh, kịp thời hơn Một nguồn nhập nội tạm thời nữa mà công ty sử dụng là nhập mua trong nội bộ ngành hay mua lại hoặc trao đổi hàng hóa với công ty khác cùng kinh doanh gas

Phương thức nhập khẩu : Khi gas trong nước không đủ đáp ứng thì phải

nhập khẩu để phục vụ nhu cầu sử dụng gas trong nước, mặc dù hình thức này tốn kém chi phí hơn so với nhập nội Công ty chủ yếu áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp Vì nguồn nhập khẩu là chủ nguồn hàng chủ yếu của công ty, công ty thường xuyên nhập khẩu với khối lượng lớn Hơn nữa, Gas Petro là thương hiệu uy tín trên thị trường gas trong khu vực, công ty đã có quan hệ tốt với một số công ty cung cấp gas có tên tuổi trên thị trường như công ty PTT (Hãng xăng dầu quốc gia Thái Lan), Petronas (Hãng xăng dầu quốc gia Malaysia), Shell (Singapore), Nissho-Iwai, Poten&Partner, SK (Hàn Quốc), LG-Caltex (Hàn Quốc), Unique Gas (Thái Lan), Worldgas (Thái Lan), Petredex (Singapore), CPC (Đài Loan) Các công ty này còn là nơi cung cấp những phụ kiện đi kèm đảm bảo chất lượng và an toàn cho việc sử dụng gas Dựa vào nhu cầu và lợi thế về uy tín cũng như mối quan hệ của mình, công ty chọn nhập khẩu trực tiếp là khá hợp lý Giúp công ty tiết kiệm chi phí nhập mua hàng hóa, dựa vào mối quan hệ của mình để lựa chọn những nhà cung cấp tốt nhất cả về số lượng và giá cả, và giúp công ty chủ động hơn trong việc nhập mua hàng

2.2.1.2 Trình tự mua hàng

Mua hàng là một khâu rất quan trọng của một công ty thương mại, nó chi phối nhiều đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Việc mua hàng phải diễn ra theo đầy đủ các bước để đảm bảo về chất lượng, số lượng hàng hóa, đảm bảo việc cung cấp hàng hóa kịp thời và đảm bảo định mức dự trữ hàng hóa của công ty

Bước 1: Ký kết hợp đồng mua hàng

Công ty mua hàng với khối lượng lớn nên việc mua hàng luôn được quy định thông qua hợp đồng mua bán Căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của công ty và nhu cầu của thị trường, phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng gửi phòng xuất nhập khẩu Từ yêu cầu đó phòng xuất nhập khẩu tiến hành soạn thảo hợp đồng Dù hợp đồng nhập khẩu hay nhập nội thì trong hợp đồng đều được nêu rõ những điều khoản quy định về chất lượng, khối lượng, định mức hao hụt của hàng hóa Quy định cụ thể về địa điểm giao nhận, điều kiện giao nhận và về giá cả cũng như việc thanh toán tiền hàng

Sau khi soạn thảo xong hợp đồng mua hàng phòng xuất nhập khẩu trình giám đốc công ty xem xét, và giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác

Do việc nhập mua hàng hóa của công ty diễn ra thường xuyên do đó có riêng phòng xuất nhập khẩu phụ trách việc nghiên cứu thị trường, soạn thảo hợp đồng để giúp giám đốc có quyết định đúng đắn nhất và đảm bảo nhu cầu một cách tốt nhất

Bước 2 : Chuẩn bị cho việc nhập hàng

Khi hợp đồng đã được ký kết, bên bán chuẩn bị chuyển hàng thì công ty phải chuẩn bị về giấy phép nhập khẩu hàng hóa( là công ty nhập khẩu lâu năm nên thủ tục nhập khẩu đơn giản hơn và hàng hóa nhập khẩu của công ty

là hàng hóa được phép nhập khẩu) Khi được phép nhập khẩu công ty cần phải chuẩn bị về việc ký hợp đồng vận chuyển (nếu mua hàng theo giá FOB)

ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Bên cạnh đó công ty còn phải mở thư tín dụng (L/C) để thanh toán với nhà cung cấp ở nước ngoài Hoặc giấy chứng nhận bảo lãnh thanh toán của ngân hàng để gửi cho nhà cung cấp trong nước

Bước 3 : Nhận hàng và kiểm tra hàng

Khi nhận được thông báo thời gian hàng về thực tế, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành cử người đi kiểm tra nhận hàng Do gas là hàng hóa đặc biệt, chất lượng và khối lượng hàng hóa này không thể kiểm tra đơn giản như các hàng hóa thông thường khác, gas cần phải có cơ quan giám định riêng Theo hợp đồng đã ký, trước khi chuyển hàng xuống tàu bên bán bằng chi phí của mình sẽ chỉ định cơ quan giám định độc lập thực hiện và cấp chứng thư giám định khối lượng và chất lượng hàng tại cảng xếp hàng Khi hàng về cảng

dỡ hàng của công ty, cả hai bên thống nhất chỉ định vinacontrol là cơ quan giám định độc lập thực hiện và cấp chứng thư giám định khối lượng, chất lượng hàng Cùng với vận đơn, L/C, hợp đồng là hai chứng thư giám định chất lượng, khối lượng của hàng hóa tại cảng xếp hàng và dỡ hàng là căn cứ

để kiểm định hàng hóa Định mức hao hụt của gas là khá lớn vì là dạng lỏng, vận chuyển thường qua đường biển nên hao hụt cho phép là 5% Thời gian làm hàng (Laytime) được quy định cụ thể trong hợp đồng mua hàng và cả hai bên phải thực hiện theo đúng thời gian quy định

Khi giao nhận hàng bên mua giao cho công ty bộ chứng từ bao gồm : Vận đơn (Bill of lading) ( 01 bản sao)

Hóa đơn GTGT phù hợp vớ nguồn gốc, xuất xứ hàng ( commercial invoice) (01 bản gốc)

Chứng thư giám định chất lượng và chất lượng (certificate of quality and quantity) ( 01 bản sao)

Biên bản giao nhận hàng (01 bản gốc)

Bước 4 : Vận chuyển hàng hóa và thanh toán

Sau khi nhận và kiểm đủ hàng, công ty tiến hành vận chuyển hàng nhập kho và ghi nhận nợ với nhà cung cấp

Các kho hàng của công ty thường ở các thành phố cảng hoặc thuận tiện cho việc vận chuyển từ cảng vào Việc vận chuyển hàng hóa cũng khá quan trọng luôn phải đảm bảo sự an toàn và hạn chế hao hụt hàng hóa

Thời hạn thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng mua hàng

2.2.2 Phương thức thanh toán và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ

2.2.2.1 Phương thức thanh toán

Do mua hàng với số lượng lớn nên công ty thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng Thời hạn thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng mua hàng Với mỗi hình thức nhập mua hàng thì phương thức thanh toán và quy định thời hạn thanh toán khác nhau

Mua hàng trong nước: Trước ngày giao hàng( thường là một tuần) bên mua phải cung cấp cho bên bán bản gốc bảo lãnh thanh toán của ngân hàng Bảo lãnh này phải có giá trị tương đương với giá trị khối lượng hàng dự kiến giao nhận Nếu công ty không thanh toán đúng ngày đáo hạn thì bên bán có quyền yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng phù hợp với nội dung bảo lãnh

Và nếu thanh toán chậm thì công ty phải chịu phạt theo hợp đồng quy định

Vì nguồn cung cấp gas trong nước khan hiếm nên việc thanh toán tiền hàng trong nước luôn được công ty thực hiện đúng hẹn, để giữ chữ tín và được ưu tiên hơn trong việc mua hàng, song các thủ tục bảo lãnh của ngân hàng cũng được công ty thực hiện nghiêm túc theo yêu cầu của bên mua để đảm bảo cho việc thanh toán Công ty thường giao dịch với bên bán thông qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank)

Mua hàng ở nước ngoài: Khác với mua hàng trong nước, công ty không

mở bảo lãnh tại ngân hàng mà công ty sử dụng hình thức thư tín dụng( L/C)

Đây là hình thức thanh toán hợp lý nhất cho các công ty xuất nhập khẩu dựa trên sự phát triển của hệ thống ngân hàng Hình thức thanh toán bằng L/C là hình thức thanh toán có thể đảm bảo cho việc thanh toán cho người bán, và đảm bảo chất lượng, khối lượng hàng của bên mua thông qua uy tín của ngân hàng

Công ty mở L/C tại ngân hàng Vietcombank, vì đây là ngân hàng lớn và

có quan hệ với nhiều ngân hàng trên thế giới, thuận tiện cho việc mở L/C.Trình tự mở L/C của công ty được tiến hành như sau: