45 Hoàn thiện công tác Hạch toán kế toán vật liệu tại Xi nghiệp in và sản xuất bao bì

45 Hoàn thiện công tác Hạch toán kế toán vật liệu tại Xi nghiệp in và sản xuất bao bì

Lời nói đầuTrong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại vàphát triển nhất định phải có phơng án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh

tế Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trờng là cạnh tranh, doanhnghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển đợc trên thơng tr-ờng, đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng với sản phẩm chất lợng cao vàgiá thành hạ

Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất phải giám sát từ khâu đầu tớikhâu cuối của quá trình sản xuất kinh doanh Tứ là từ khâu thu mua nguyênvật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm và thu đợc tiền về nhằm đảm baỏ việcbảo toàn và tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, ngời lao động và doanhnghiệp có lợi nhuận để tích luỹ và mở rộng sản xuất

Để thực hiện đợc điều đó thì doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ cácbiện pháp quản lí mọi yếu toó có liên quan tới hoạt động sản xuất kinhdoanh Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ đểquản lí các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật t, tiền vốnnhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh,tính toán xác định hiệu quả kinh doanh

Vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất củadoanh nghiệp, thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy,việc hạch toán vật liệu là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo 3 yêu cầu củacông tác hạch toán đó là: chính xác, kịp thời, toàn diện Hạch toán vật liệu có

đản bảo đợc 3 yêu cầu trên mới đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu kịp thơì

và đồng bộ cho nhu cầu của sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ chấphành các định mức tiêu hao, dự trữ, nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí, dẫn

đến hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận, đồng thời nâng cao hiệu quả

sử dụng vốn lu động

Hạch toán vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán kếtoán Tổ chức hạch toán vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời và chínhxác các thành phần kế toán khác trong công tác kế toán ở doanh nghiệp

Bên cạnh đó, nền kinh tế thị trờng mở với sự hoà nhập với nền kinh tếthế giới, rất nhiều các nhà đầu t nớc ngoài đã vào Việt Nam, từ đó đòi hỏi chế

độ hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng phải có những

đòi hỏi cho phù hợp và ngang bằng với các nớc khác trên thế giới Do đó,hiện nay, chế độ hạch toán kế toán chung và hạch toán vật liệu nói riêng đã

đợc ban hành trên nguyên tắc thoả mãn các yêu cầu và năng lực quản lí kinh

tế thị trờng, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực và thông lệ kếtoán quốc tế phổ biến.

Thực tế tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì là một đơn vị hạch toán phụthuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì Công ty là ngời quản lí tàisản, hàng năm Công ty giao kế hoạch cho Xí nghiệp một số chỉ tiêu, chủ yếu

là doanh thu nghĩa vụ nộp Công ty gồm có: khấu hao tài sản cố định, thuếvốn, lãi Vật t Xí nghiệp dùng đến đâu thì nhận của Công ty đến đó và nộp lạicho Công ty khi thu đợc tiền bán hàng Ngoài ra, Xí nghiệp mua thêm vật t từbên ngoài nếu Công ty không cung cấp đợc đầy đủ để phục vụ nhu cầu sảnxuất

Bởi vậy, công tác hạch toán vật liệu để cung cấp kịp thời, chính xác sốliệu phục vụ cho khâu tính giá thành sản phẩm, nhận vật t của Công ty và thumua vật t từ bên ngoài tại xí nghiệp là một khâu quan trọng

Hạch toán chính xác chi phí vật liệu giúp Xí nghiệp tiết kiệm đợc tiềnvật t tiền vốn làm giá thành sản phẩm hạ sẽ thu hút đợc khách hàng, tạo thếmạnh cạnh tranh trên thị trờng Nh vậy vòng quay của vốn lu động tăngnhanh từ đó nâng cao đợc lợi nhuận giúp Xí nghiệp hoàn thành mức chỉ tiêuCông ty giao cho để có điều kiệncải thiện đời sống cán bộ công nhân viên,

đầu t thêm cho dây chuyền sản xuất, mở rộng mặt hàng

Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, đi sâu

vào nghiên cứu thực tế, em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại Xi nghiệp in và sản xuất bao bì ”

Nội dung đề tài, ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốtnghiệp của em gồm 3 phần:

Phần 1: Lí luận chung về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp

sản xuất

Phần 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp in và sản

xuất bao bì

Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Xí

nghiệp in và sản xuất bao bì

Chuyên đề này đợc hoàn thành với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp

đỡ tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Lời và anh chị kế toán của Xí nghiệp in

và sản xuất bao bì

Nhân đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lòng kính trọng đối vớicác thầy cô giáo và bạn bè đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này

Phần thứ nhất

Lí luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuấtI- Sự cần thiết phải quản lí và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

1- Đặc điểm của nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí về NVL chiếmmột tỉ lệ khá lớn và là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanhnghiệp Nguyên vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kì sản xuấtkinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị NVL đợc chuyển hết một lần vào sảnxuất kinh doanh trong kì Trong quá trình tham gia vào sản xuất dới tác độngcủa lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu

để cấu thành thực thể của sản phẩm dịch vụ

2- Vai trò của NVL đối với sản xuất kinh doanh

Chính từ những đặc điểm vừa nêu của NVL chúng ta thấy NVL có mộtvai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh Trên thực tế, đểsản xuất ra bất kì một sản phẩm nào thì doanh nghiệp cũng phải cần đếnNVL tức là phải có đầu vào hợp lí Nhng chất lợng của sản phẩm sản xuất

ra còn phụ thuộc vào chất lợng của NVL làm ra nó Điều này là tất yế vì với

chất lợng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hởng sẽ ảnh hởng tới quá trình tiêu thụ,dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanhnghiệp không chắc chắn Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồngnghiã với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lí Mặt khác, xét về mặt vốnthì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lu động trong các doanhnghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao đợc hiệu quả sử dụng vốn sảnxuất kinh doanh cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động và không thểtách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lí và tiết kiệm.

Nh vậy, NVL có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự sống còn của doanhnghiệp

3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL

Việc tổ chức hạch toán NVL một cách khoa học hợp lí có ý nghĩa thiếtthực và hiệu quả trong quản lí, kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, thúc đẩyviệc cung cấp kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp theo tùng đối tợng sử dụng, ngăn ngừa các hiện tợng

h hỏng mất mát, lãng phí và có thể tránh đợc tình trạng ứ đọng hay khanhiếm vật t ảnh hởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh

Mặt khác, hạch toán NVL là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệpnắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán NVL có chínhxác, hợp lí, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm đợc chính xác tình hình thumua, dự trữ xuất dùng, thực hiện kế hoạch nhập- xuất- tồn kho, giá cả thumua và tổng giá trị từ đó đề ra biện pháp quản lí thích hợp

Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lí kinh tế, xuấtphát từ vị trí yêu cầu quản lí: Vị trí của kế toán trong quản lí kinh tế, quản lídoanh nghiệp, Nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của ke vật liệu trong các doanhnghiệp sản xuất nh sau:

- Tổ chức phân loại NVL theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp, sắpxếp và tạo thành danh mục NVL đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kếtoán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu

về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất vàtính giá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

II- Phân loại và đánh giá

1- Phân loại vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều thứ, loạikhác nhau với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lí hoá khác nhau Để cóthể quản lí một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại vậtliệu phục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại vật liệu.

* Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò củ chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh, yêu cầu quản lí của doanh nghiệp vật liệu đợc chia thànhcác loại sau:

Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau quá trình chế biến sẽ là cơ

sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,

đ-ợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hayphục vụ cho lao động của công nhân viên chức

Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình

sản xuất kinh doanh nh: than, củi, xăng, dầu

Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế chomáy móc thiết bị

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị

mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

Phế liệu: là các vật liệu thu trong quá trình sản xuất hay thanh lí tài sản, cóthể sử dụng hay bán ra ngoài

Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể

trên

* Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu, chia thành:

- Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

- vật liệu dùng cho nhu cầu quản lí

* Căn cứ vào nguồn hình thành, vật liệu đợc chia thành:

- vật liệu tự sản xuất, gia công, chế biến

- vật liệu mua ngoài

- vật liệu do nhận vốn góp

2- Đánh giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL Đây là mộtcông việc rất quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán vật liệu giúp choviệc tập hợp phản ánh đầy đủ chính xác giá trị vật liệu thu mua và xuất kho,

từ đó xác định đợc giá trị tồn kho vật liệu giúp cho công tác kiểm tra việc sửdụng, chấp hành định mức dự trữ.

Nguyên tắc: vật liệu đợc đánh giá theo giá thực tế.

Ngoài việc đánh giá thực tế, các doanh nghiệp còn sử dụng giá hạchtoán

2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

Giá thực tế của NVL nhập kho:

Tuỳ theo doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp hay khấutrừ mà trong giá thực tế có thể có VAT hoặc không có VAT

- Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi ttên hoá đơn

ng-ời bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí mua thực tế (-) cáckhoản giảm giá hàng mua đợc hởng

- Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

- Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật

liệu chế biến cùng các chi phí liên quan

- Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức tham gia đóng góp vốn

liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định (+) chi phí tiếp

Khi sử dụng giá hạch toán thì trên các phiếu nhập kho, xuất kho và các

sổ sách kế toán về vật liệu đợc phản ánh theo giá hạch toán Cuối tháng, saukhi xác định đợc mức giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá trị vật liệu, công

cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế

Đối với NVL xuất kho

Phải hạch toán theo giá thực tế Trên thực tế, giá thực tế của NVL xuấtkho đợc tính theo các phơng pháp sau:

2.1.1 Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân

của số tồn đầu kì và nhập trong kì)

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng đợc căn cứvào số lợng xuất kho trong kì và đơn giá bình quân để tính nh sau:

2.1.2 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

Theo phơng pháp này, số vật liệu nao nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhậptrớc thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Do vậy,giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào saucùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định.

2.1.3 Phơng pháp trực tiếp

Vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúcnhập vào cho đến lúc xuất hàng Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tếcủa vật liệu đó Phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp giá thực tế đíchdanh và thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và tính tách biệt

2.1.4 Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợclại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc, thích hợp trong trờng hợp lạm phát

2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán

Toàn bộ vật liệu biến động trong kì đợc tính theo giá hạch toán Cuối kì kếtoán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:Giá thực tế vật liệu

xuất dùng (tồn kho

cuối kì)

= Giá hạch toán vậtliệu xuất dùng

x Hệ số giá vật liệu

Trong đó:

Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế VL tồn ĐK + Giá thực tế VL nhập trong kỳGiá hạch toán VL tồn ĐK + giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếutuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lí

III/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

1 Chứng từ kế toán

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1144TC/QĐ/CDKT ngày 11-1995 của Bộ trởng Tài chính, các chứng từ vật liệu gồm:

01 Phiếu nhập kho (mẫu 0101 VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

- Hoá đơn kiêm cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)

Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà

sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, số thẻ kho, sổ kế toán chi tiết vật liệu, sổ

đối chiếu luân chuyển, sổ số d

2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đíchtheo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn cho từng loại cả về số lợng, chất l-ợng và chủng loại

Bớc 2: Thủ kho thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻkho

Bớc 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại vật liệutrên thẻ kho

Bớc 4: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thì ngời thủ khochuyển chứng từ phiếu nhập - phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu thôngqua biên bản bàn giao (bản giao nhận chứng từ)

+ ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song(sơ đồ 1 phần phụ lục)

Bớc 1: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển

đến kế toán vật liệu ghi đơn giá, sau đó tính thành tiền cho từng phiếu nhậphoặc phiếu xuất

Bớc 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng loạivật liệu cả về hiện vật và giá trị

Bớc 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị chotừng loại vật liệu trên sổ chi tiết

Lập kế hoặch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, nếu có chênh lệch phải tìmnguyên nhân và điều chỉnh Kế toán vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp

về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên cơ sở số liệu của sổ chitiết

Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

Nhợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng Hạn chế chứcnăng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra, đối chiếu.Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,khối lợng các nghiệp vụ nhập- xuất ít, không thờng xuyên và trình độ chuyênmôn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu số lợng và gía trị

Trình tự ghi chép:

+ ở kho: giống phơng pháp thẻ song song ở trên

+ ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếuluân chuyển (sơ đồ 2 phần phụ lục)

Bớc 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ thủ kho chuyển

đến kế toán vật liệu ghi đơn gía tính thành tiền

Bớc 2: Kế toán vật liệu phân loại chứng từ phiếu nhập vật liệu và phiếu xuấtvật liệu Dựa trên cơ sở phiếu nhập vật liệu lập bảng kê nhập vật liệu cả vềhiện vật lẫn giá trị Dựa trên cơ sở phiếu xuất vật liệu lập bảng kê xuất vậtliệu cả về hiện vật lẫn giá trị

Bớc 3: Cuối tháng kế toán vật liệu lấy số liệu trên bảng kê nhập và bảng kêxuất vào bảng đối chiếu luân chuyển, vào cột nhập cột xuất cho từng loại vậtliệu tơng ứng

Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từngloại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển Số tồn cuối tháng này là số tồncủa đầu tháng tiếp theo

Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật.Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh

Ưu điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm do chỉ ghi một lần vàocuối tháng

Nhợc điểm: công việc của kế toán vật t thờng dồn vào cuối tháng làm cho cácbáo cáo kế toán thờng không kịp thời

Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụnhập- xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu,

do vậy không có điều kiện theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày

2.3 Phơng pháp sổ số d

Nguyên tắc: tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lợng, còn tại phòng kế toán theochỉ tiêu giá trị.

Trình tự ghi chép:

+ ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của từng loại hiệnvật trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song nhng cuối tháng thủ kholập sổ số d trên cơ sở số liệu số tồn vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển sổnày cho kế toán vật liệu

+ ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d (sơ đồ

3 phần phụ lục)

Bớc 1: Hàng ngày hoặc đinh kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho đem

đến ghi đơn giá tính thành tiền

Bớc 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán vật liệu tổng hợp giá trị vật liệu nhập

và xuất vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn

Bớc 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng loại vậtliệu trên bảng kê luỹ kế nhập-xuất-tồn

Bớc 4: Cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế toántính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số d cột giá trị.Bớc 5: Cuối tháng kế toán vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về giá trịgiữa sổ số d và bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìmnguyên nhân và điều chỉnh

Bớc 6: Cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu với kế tóan tổng hợp về tổng giátrị nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh

Ưu điểm: giảm đợc khối lợng ghi chép hàng ngày

Nhợc điểm: khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giátrị từng nhóm nguyên vật liệu

Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụkinh tế về nhập- xuất diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại và xây dựng đợc

hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tìnhhình nhập- xuất- tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp t-

ơng đối cao

IV/ Hạch toán tổng hợp tình hình biến động NVL

1 Kế toán tổng hợp NVL

1.1 Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảmhàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thờng xuyên liên tụctrên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấpthông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Tại bất kì thời điểmnào cũng có thể xác định đợc lợng nhập- xuất- tồn vật liệu Tuy nhiên phơngpháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vịhàng tồn kho nhỏ, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152- nguyên liệu, vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện

có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp

- TK 151- Hàng mua đi đờng: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đãmua hay chấp nhận mua nhng cha về nhập kho

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnliên quan khác nh 113, 112, 111, 331

Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờngxuyên (sơ đồ 4 phần phụ lục)

1.1.1Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu

 Khi mua vật liệu, vật liệu về có chứng từ kèm theo:

Nợ TK 152

Nợ TK 133

Có TK 111,112.331

 Vật liệu về cha có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu

về hiện vật nhng cha ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa

đơn về thì ghi sổ giống trờng hợp trên Nếu cuối tháng chứng từ vẫn cha

về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánhgiá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ

 Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về, kế toán cha ghi sổ ngay mà luhoá đơn vào tâph hồ sơ riêng Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toánghi sổ giống trờng hợp cả hàng và hoá đơn cùng về Nếu cuối tháng hàngvẫn cha về, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 151

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 151

 Trờng hợp DN mua hàng đợc hởng chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 515

 Trờng hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn:

- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Nếu nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa)

Nợ TK 152

Nợ TK 133

Có Tk 111, 112, 331

Có TK 338(1)Khi xử lý giá trị hàng thừa

 Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để phân bổ vật liệu vào TK chi phí phùhợp

 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh: khi góp vốn phải tính lại giá vật liệu

- Số vốn góp LD là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán

 Bán vật liệu thừa, ứ đọng, chậm luân chuyển

- Thu tiền bán vật liệu:

Là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hìnhbiến động của các loại vật t hàng hoá trên các tài khoản không phản ánhtừng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì củachúng trên cơ sở kiểm kê cuối kì, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất

dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác khôngcao, tiết kiệm đợc công việc ghi chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanhchủng loại vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- mua NVL): dùng theo dõi tình hìnhthu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế, từ đó xác định giá trị vật t xuấtdùng

- TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị thực tế tồn kho của NVL

- TK 151- Hàng mua đi đờng: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhng

đang đi đờng hay gửi tại kho ngời bán

Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác nh 133, 331, 111, 112 có nội dung

và kết cấu nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

 Tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ:

Giá trị VL xuất sử dụng trong kỳ= Giá trị VL nhập trong kỳ + giá trị VL tồn

ĐK- giá trị VL tồn CK- Giảm giá VL khi mua- giá trị VL mua trả lại ngời bán

2 Sổ kế toán tổng hợp NVL

Tuỳ theo mỗi hình thức kế toán khác nhau, ngời ta thiết kế một hệ thống sổ

kế toán có thể khác nhau để ghi chép, hệ thống hoá thông tin, số liệu theotrình tự và đặc điểm riêng của hình thức kế toán đó Hiện nay, có 4 hình thức

kế toán " Nhật kí chung" để thuận lợi cho việc theo dõi ở phần sau (sơ đồ 6phần phụ lục)

Sử dụng các sổ sách kế toán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp Nhật kí chung

- Sổ cái tài khoản 151, 152, 611

- Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Phần thứ hai

thực trạng hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất

bao bì

I- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì

Thực tế vài năm trở lại đây cho thấy ngành sản xuất bao bì tại ViệtNam còn kém phát triển, trong khi đó, thị trờng tiêu dùng bao bì phục vụ baogói sản phẩm ngày càng phát triển, mở rộng và đòi hỏi chất lợng cao, mẫu mã

đẹp

Trong điều kiện ấy, tháng 04/1994, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuậtbao bì đã thành lập một xởng thực nghiệm và sản xuất bao bì trên cơ sở tiềnthân của nó là dự án VIE90-009 do Liên Hiệp quốc tài trợ năm 1991 Công ty

đầu t mua sắm thêm 01 chiếc máy bế hộp của hãng BOBST- Thuỵ sĩ, trị giá5,3 tỉ đồng để cùng với 01 máy in mẫu của CHLB Đức với dự án VIE90-009hợp thành một dây chuyền sản xuất bao bì chất lợng cao

Trong thời gian này, Xởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thuộc sựquản lí của Trung tâm nghiên cứu phát triển và ứng dụng kĩ thuật bao bì trựcthuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì

Trải qua một thời gian hoạt động, Xởng đã thu hút đợc một số kháchhàng truyền thống, số lợng sản xuất tăng dần, đòi hỏi phải có sự thay đổi vềcơ chế quản lí sản xuất kinh doanh Vì vậy, tới tháng 7-1996, Công ty xuấtnhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã xin phép Bộ Thơng mại nâng cấp Xởng inthực nghiệm và sản xuất bao bì thành Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, trựcthuộc Công ty xuất nhập khẩu và sản xuất bao bì, Xí nghiệp có trụ sở tại 139phố Lò Đúc, quận Hai Bà Trng, Hà Nội

Xí nghiệp in và sản xuất bao bì đợc thành lập theo quyết định QĐ186ngày 04-07-1996 của Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì Giấy phépkinh doanh số 00036/87 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà nội cấp Nhiệm

vụ sản xuất của Xí nghiệp bao gồm: in nhãn hiệu hàng hoá, in và sản xuấtbao bì hộp phẳng, kinh doanh nhập, xuất khẩu vật t phục vụ cho sản xuất baobì, nhận gia công sản xuất các loại bao bì khác

Là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ, nhng do đợc trang bị máymóc thiết bị hiện đại Giá trị tài sản của Xí nghiệp tơng đối lớn, tổng trị giátài sản là 7,4 tỉ đồng, trong đó:

động của Xí nghiệp trong 3 năm trở lại đây:

Biểu: Quy mô kết quả hoạt động của Xí nghiệp

Vốn lu động (tỉ đồng) 0.5 0.5 0.5

Nộp Công ty (tỉ đồng) 0.589650 0.758020 0.834930Nộp ngân sách (tỉ đồng) 0.125340 0.130690 0.134700

Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

in và sản xuất bao bì do xí nghiệp thuộc loại hình quy mô nhỏ nên bộ máyquản lí Xí nghiệp gọn nhẹ bao gồm:

Ban giám đốc, gồm có:

Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung trong toàn xí nghiệp, chịu

trách nhiệm trớc Công ty về việc thực hiện các chỉ tiêu Công ty giao cho Xínghiệp, đồng thời phải chịu trách nhiệm trớc Công ty về bảo toàn và quản lítài sản tiền vốn của Công ty giao cho Nếu xảy ra thất thoát tài sản tiền vốnthì phải bồi thờng theo qui định của Công ty

Phó giám đốc kinh doanh:

Chịu trách nhiệm chính về công tác kinh doanh của Xí nghiệp, phảixây dựng chiến lợc phát triển kinh doanh, mở rộng thị trờng Phối hợp cùngPhó Giám đốc sản xuất để bảo đảm chất lợng hàng và thời gian giao hàng chokhách

Phụ trách việc tính giá sản phẩm cho khách Cụ thể là duyệt lại giá doPhòng nghiệp vụ chuyển sang, có thể kí Hợp đồng với khách hàng khi Giám

đốc bận công tác (có uỷ quyền), tham mu cho Giám đốc trong các Hợp đồngkinh tế, giúp Giám đốc trong việc đối nội, đối ngoại để tìm thêm khách hàngcho Xí nghiệp, đồng thời giúp Giám đốc kí hợp đồng gia công trong các phầnviệc trong dây chuyền sản xuất để tăng thêm chất lợng và mẫu mã sản phẩm

Phòng nghiệp vụ:

Thực hiện các công việc cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh của

Xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu là: phục vụ công việc sản xuất kinh doanh, cụthể là:

Làm công tác kế toán từ chi tiết đến tổng hợp, làm báo cáo quyết toánvới Công ty.

Cung cấp số liệu cho Giám đốc về tình hình sử dụng vốn và tài sản củaCông ty, tham mu cho Giám đốc trong việc chi tiêu đúng chế độ

Cung cấp thông tin kịp thời giúp Ban giám đốc có chiến lợc chỉ đạosản xuất kinh doanh phù hợp với thị trờng

Làm lệnh sản xuất và phiếu báo việc cho từng tổ sản xuất

Tiếp nhận vật t và giao sản phẩm cho khách hàng

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh tại

Xí nghiệp in và sản xuất bao bì

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, số lợng sản phẩm baobì tiêu thụ đợc nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mẫu mã, chất lợng bao bì, nhãnhiệu Trong những năm gần đây, cơ cấu mặt hàng của xí nghiệp là các loạihộp rợu, hộp mứt, hộp bánh kẹo các loại, hộp thuốc lá, hộp xà phòng Việcsản xuất bao bì tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì đợc thực hiện theo dâychuyền công nghệ

Giám đốc

Ph nghiệp vụ Các tổ sx