21 Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Tây Hồ

21 Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Tây Hồ

Lời nói đầu

Bớc sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc, với cơ chế quản lý kinh tế mới, nền kinh tế nớc ta đã và đang đạt đợc những thành tựu to lớn, đóng góp không nhỏ cho sự đổi mới này không thể không nói đến ngành xây dựng cơ bản

Xây dựng cơ bản là ngành kinh tế quốc dân đặc biệt thuộc các lĩnh vực sản xuất vật chất, sản phẩm của ngành đảm bảo việc tái sản xuất tài sản cố

định cho các ngành khác thuộc nền kinh tế quốc dân Trong ngành xây dựng cơ bản nguyên vật liệu chiếm khoảng 80% giá trị công trình xây dựng Việc quản lý nguyên vật liệu ở các khâu ảnh hởng rất lớn đến thu nhập cũng nh lợi nhuận của doanh nghiệp Có thể nói tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm đòi hỏi quản lý tốt nguyên vật liệu Chính vì vậy tổ chức

kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp luôn phải đợc cải tiến và hoàn thiện

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, công ty Tây Hồ cũng đứng trớc vấn đề bức xúc là làm sao quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu Vấn đề khó nhất là phải theo dõi chặt chẽ sự biến động nguyên vật liệu để quản lý và sử dụng có hiệu quả Đồng thời tìm ra giải pháp hữu hiệu nhất để vận dụng lý luận vào thực tiễn một cách linh hoạt, sáng tạo mà vẫn đảm bảo

đúng chế độ, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp

Với kiến thức đã học tập đợc trong thời gian học tại trờng, cùng với sự hớng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn Xuân Tiên, cùng với sự chỉ bảo của các cô, các chú phòng TC-KT, em đã lựa chọn và viết về đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ"

Kết cấu của luận văn ngoài Phần mở đầu, Kế luận đợc chia thành

3 chơng :

Chơng 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp.

Chơng 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

đợc ý kiến chỉ bảo, đóng góp của các thầy, cô và các bạn

Em vô cùng biết ơn PGS.TS Đoàn Xuân Tiên, các thầy, cô cùng đội ngũ các cô, chú phòng tài chính kế toán đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Em xin trân thành cảm ơn !

Hà nội, ngày 04 tháng 05 năm 2004

Sinh viên

Phạm Ngọc Thịnh

Chơng 1Những vấn đề lý luận chung về kế toán

nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp.

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động vào nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và tạo ra sản phẩm Tất cả mọi vật thiên nhiên xung quanh chúng ta mà lao động có ích của con ngời tác động vào gọi là đối tợng lao động

Từ đó ta thấy nguyên vật liệu có đặc điểm sau:

- Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu tham gia vào một kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

- Xét về mặt giá trị: Trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và tạo ra sản phẩm

Nh vậy nếu thiếu nguyên vật liệu thì ta không thể tiến hành sản xuất nói chung và xây dựng cơ bản nói riêng Đặc biệt trong xây dựng cơ bản, sản phẩm tạo ra có sự tham gia của nhiều vật liệu khác nhau, chủng loại rất đa dạng Sản phẩm của hoạt động xây dựng là sản phẩm đặc biệt nó tổng hợp từ nhiều ngành tạo nên Ngoài ra sản phẩm xây dựng còn mang tính kỹ thuật cao cả về văn hoá và môi trờng

1.1.2 Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Nói đến quá trình sản xuất, trớc hết phải đảm bảo đủ ba yếu tố cơ bản

đó là: Đối tợng lao động, t liệu lao động và sức lao động, nếu thiếu một trong

ba yếu tố này thì không thể tiến hành sản xuất đợc Vì vậy nguyên vật liệu

(đối tợng lao động) có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất Nó đợc biểu hiện dới hai hình thái:

- Dới hình thái hiện vật: Nó là bộ phận quan trọng của tài sản lu động

- Dới hình thái giá trị: Nó là bộ phận chủ yếu của vốn lu động

Đây là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp xây lắp nào Mặt khác sản phẩm của doanh nghiệp xây lắp là những sản phẩm vật chất hữu hình mà trong đó xét về mặt hiện vật nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Xét về mặt giá trị nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ giá trị của sản phẩm Vì vậy sự thay đổi chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.

Nh trên đã nói chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố tạo nên giá thành sản phẩm, mà giá thành lại chính là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng Do vậy quả lý nguyên vật liệu chính là yếu tố khách quan của nền kinh tế thị trờng và là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp

Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ cụ thể là:

- Khâu thu mua: Quản lý quá trình thu mua ở các mặt sau: Khối lợng, chất lợng, qui cách, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp

- Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho hành bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng vật liệu nhằm hạn chế thấp nhất những h hỏng có thể xẩy ra

- Khâu sử dụng: Tổ chức việc ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức

- Khâu dự trữ: Xác định các định mức tối đa, tối thiểu, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục tránh tình trạng nhừng sản xuất hoặc ứ

đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý trên, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, và kế hoạch bán nguyên vật liệu

- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng, tính chát lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại, từng nhóm, từng thứ thì cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung kinh tế, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp

* Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu chúng đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính

cũng gồm các loại khác nhau nh: Sắt, thép, xi măng trong doanh nghiệp xây lắp Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong sản xuất đợc

sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm nh các loại nh: Các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy,dầu nhớt, phụ gia

- Nhiên liệu: Là thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng

nh các loại sau: Than, hơi đốt, khí đốt

- Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

-Thiết bị xây dựng cơ bản là thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu để lắp đặt cho các công trình xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý các tài sản cố định

* Nếu căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì NVL trong doanh nghiệp

đợc chia thành NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh bao gồm :

- NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh, NVL dùng vào quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp hoặc tiêu thụ sản phẩm

- NVL dùng cho các nhu cầu khác : Nhợng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng

* Nếu căn cứ vào nguồn hình thành: Có thể chia thành NVL nhập từ bên ngoài và NVL tự gia công chế biến

Trong các cách phân loại trên thì phân loại theo nội dung kinh tế hay

đ-Theo cách phân loại đó thì ta có thể tiến hành mã hoá, khai báo, cài đặt

- Trị giá vốn thực tế của NVL tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho ngời bán (trị giá mua thực tế)

- Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là trị giá mua thực tế của NVL nhập kho cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có)

- Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho là trị giá vốn thực tế của NVL tại thời điểm nhập kho

1.2.2.2 Các cách đánh giá NVL.

Đánh giá theo trị giá mua thực tế.

* Trị giá thực tế của NVL nhập kho.

Trong doanh nghiệp, NVL đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà trị giá vốn của chúng đợc xác định trong từng trờng hợp cụ thể nh sau:

- Với NVL mua ngoài:

+ Trị giá thực tế của NVL mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ là trị giá mua ghi trên hoá

đơn của ngời bán cộng với thuế nhập khẩu nếu có và các chi phí thu mua thực

tê (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua ) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng

+ Trị giá thực tế NVL mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ(chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc chịu thuế khác) là tổng giá thanh toán(đã bao gồm cả thuế)

- Với NVL tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thành sản xuất thực tế

- Với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế gồm giá trị NVL xuất dùng chế biến cộng với các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ, hao hụt trong định mức )

- Với NVL nhận của các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn liên doanh: Trị giá thực tế là gia thoả thuận do các bên tham gia liên doanh đánh giá cộng với chi phí tiếp nhận (nếu có)

- Với phế liệu: Trị giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị tối thiểu thu hồi đợc

- Với NVL đợc tặng thởng: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thị trờng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

* Trị giá NVL xuất kho

Đối với NVL xuất kho dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của

mà từ đó có thể lựa chọn các phơng pháp tính giá phù hợp Theo chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho ” ban hành theo quyết định 149/2001-BTC ngày 31/12/2001 ta có thể sử dụng các phơng pháp sau :

- Tính theo phơng pháp đơn gia bình quân

Trị giá NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc

Theo phơng pháp này giả thiết số NVL nào nhập trớc thì xuất trớc xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của NVL mua trớc sẽ đ-

ợc dùng làm giá thực tế NVL xuất trớc và do đó giá trị NVL tồn kho cuối kỳ

sẽ là giá trị thực của số NVL mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp gia cả ổn định

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc

Theo phơng pháp này giả định những NVL mua sau cùng sẽ đợc xuât

tr-ớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trtr-ớc xuất trtr-ớc ở trên Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát xẩy ra

- Tính theo giá thực tế đích danh

Theo phơng pháp này, NVL đợc xác định đơn giá theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến khi xuất kho Khi xuất NVL thuộc

Số lợng NVL nhập trong kỳ

Số lợng NVL tồn

đầu kỳGiá mua thực tếNVL xuất kho Giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ

lô hàng nào thì sẽ tính đơn giá theo giá trị nhập kho của lô hàng đó Do vậy, phơng pháp này thích hợp với NVL mua về đợc nhập xuất thẳng không qua kho hoặc có thể đợc quản lý theo từng lô.

1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán NVL trong điều kiện áp dụng kế toán máy.

1.3.1 Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL.

* Xác định danh mục : Nh ta đã biết để áp dụng đợc các chơng trình phần mền kế toán vào công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán NVL thì việc xây dựng các danh mục là không thể thiếu đợc, đây là công việc đầu tiên

để có thể áp dụng đợc phần mền kế toán Các danh mục phục vụ cho việc tổ chức kế toán NVL bao gồm :

- Danh mục vật t

- Danh mục ngời cung cấp

- Danh mục kho

* Tổ chức mã hoá : Sau khi đã xác định đợc các danh mục ta phải tiến hành mã hoá các danh mục đó

Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp các

đối tợng cần quản lý Mã hoá đợc sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin,

đặc biệt là thông tin kế toán

Mã hoá các đối tợng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý tự động, cho phép sử dụng những ký tự ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tợng mang thuộc tính chung, do đó việc tìm kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng

Việc mã hoá các đối tợng phải đợc thực hiện qua các bớc sau :

+ Xác định các đối tợng cần đợc mã hoá : Nh các nhà cung cấp, vật t

+ Lựa chọn phơng pháp mã hoá phù hợp : Các phơng pháp mã hoá có thể đợc sử dụng nh phơng pháp mã số phân cấp, phơng pháp mã số liên tiếp, phơng pháp mã hoá tổng hợp, phơng pháp mã số gợi nhớ

* Tổ chức khai báo, cài đặt : Đây là công việc không thể thiếu đợc nếu thực hiện kế toán NVL bằng máy, sau khi tiến hành mã hoá các đối tợng quản

lý, ta phải tiến hành khai báo, cài đặt nh phần đã mã hoá vào máy qua các phần mềm kế toán cụ thể

- Phiếu xuất kho (PXK)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Thẻ kho

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn nh: Biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật t theo hạn mức

Đối với các chứng từ thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Mọi chứng từ kế toán về NVL phải đợc tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý phục

vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán về NVL

Các chứng từ trên phải đợc xây dựng thành hệ thống danh mục chứng từ trên máy : Các danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ sẽ mang một mã hiệu nhất định

Đối với NVL ta có thể xây dựng danh mục chứng từ gồm các loại chứng

Việc luân chuyển chứng từ đợc thực hiện theo quy trình sau :

1.3.3 Về tài khoản sử dụng.

Hiện nay các doanh nghiệp xây lắp đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của BTC, bao gồm 72 tài khoản có sự thay đổi bổ sung phù hợp theo thông t 89 của BTC về việc thêm mới TK và thay đổi tên một số tài khoản khác Về cơ bản, tên gọi, nội dung các tài khoản này thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp hiện hành theo quyết định 1141 TC/QĐKT ngày 01/11/1995 của BTC

Về tài khoản thì việc quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2, 3, 4 theo các đối tợng quản lý đã đợc mã

Xử lý của phần mềm

- Sổ kế toán tổng hợp

khoản chi tiết nếu tài khoản đó đợc mở chi tiết Khi tìm, xem hoặc in sổ sách

kế toán, ngời dùng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết

Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan đến tài khoản 152 nh sau :

- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu

Sau khi xây dựng xong danh mục các tài khoản thì sẽ tiến hành mã hoá

và cài đặt vào máy

1.3.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Việc quản lý NVL trong từng doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận trong đó thủ kho và kế toán vật t là những ngời trực tiếp quản lý và thu phát vật t Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải xác lập mối quan hệ trong công việc sử dụng các chứng từ nhập xuất vật t để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật t, nhóm và từng loại vật t ở từng kho Theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền để phục vụ cho việc lập báo cáo thờng xuyên

và báo cáo định kỳ về vật t, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp Mối quan hệ giữa thủ kho và kế toán trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất vật t hình thành các phơng pháp hạch toán chi tiết vật t

Tổ chức hạch toán chi tiết vật t phải đảm bải các yêu cầu sau đây:

- Tổ chức hạch toán chi tiết vật t ở từng kho và bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ, loại, nhóm vật t theo cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kế toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu chỉ tiêu ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật t

- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày theo yêu cầu quản trị vật t

Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết vật t theo một trong các phơng pháp sau:

1.3.4.1 Phơng pháp ghi thẻ song song.

* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lợng (ghi theo từng chứng từ) Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng Thẻ kho cần đợc bao quản cẩn thận và thuận tiện cho việc sử dụng hàng ngày Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật t thủ kho ghi số lợng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lợng nhập, xuất của từng thứ vật t Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho đợc sắp xếp hợp lý để chuyển xuống cho kế toán

- ở phong kế toán (PKT): Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên

kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán

căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật t, mỗi chứng

từ đợc ghi vào một dòng Thẻ (sổ) chi tiết đợc mở cho từng danh điểm vật t

t-ơng tự nh thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Số liệu trên sổ(thẻ) chi tiết đợc sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật t theo yêu cầu quản trị vật t

Cuối tháng hay tại thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tơng ứng nhằm đảm bảo tính chính xác của các số liệu trớc khi lập báo cáo nhanh tuần, kỳ vật t Cũng cuối tháng kế toán cộng dồn số liệu trên các sổ(thẻ) chi tiết, sau đó căn cứ vào dòng tổng cộng ở sổ(thẻ) chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo các loại, nhóm, thứ Bảng kê này có thể sử dụng nh một báo cáo vật t cuối tháng

Phơng pháp này đợc mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1

: Đối chiếu cuối tháng

* Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu,

đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho việc quản trị hàng tồn kho

* Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép nhiều đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, việc ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lợng giữa

kế toán và thủ kho

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật

t, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ nhân viên kế toán cha cao

1.3.4.2 phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.

SV: Phạm Ngọc Thịnh Lớp: K38 – 21.0815

Thẻ kho

PNK

Thẻ(sổ) chi tiết

PXK

Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán tổng hợp liên quan

: Ghi hàng ngàyGhi chú:

: Đối chiếu hàng ngày

đợc mở cho cả năm, định kỳ sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho thì kế toán hoàn chỉnh chứng từ, sau đó phân loại, sắp xếp chứng từ nhập xuất theo từng loại thứ vật t hoặc có thể lập bảng kê chứng từ nhập hoặc xuất để luỹ

kế số liệu phục vụ cho việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng Số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển đợc đối chiếu với số liệu tơng ứng trên thẻ kho

Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và PKT chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng Vì vậy ảnh hởng rất nhiều đến việc theo dõi vật t hàng ngày

* Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL Do vậy không có điều kiện theo dõi ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày

Phơng pháp đợc minh hoạ theo sơ đồ dới đây: Sơ đồ 2

1.3.4.3 Phơng pháp sổ số d.

* Nội dung

- ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho nh hai phơng pháp trên thì thủ kho còn sử dụng sổ số d để phản ánh số lợng tồn kho hàng tháng Sổ số d do PKT lập cho từng kho và sử dụng cho cả năm Cuối tháng, sổ số d đợc chuyển cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào số tồn kho trên từng thẻ kho để ghi vào sổ số d cột số lợng của từng thứ ở từng kho Trên sổ số d vật t đợc sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ

- ở PKT: Định kỳ, thờng 3-5 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và có thể trực tiếp kiểm kê số liệu của một số vật t ở trong kho để đối chiếu với số liệu ghi chép của thủ kho ghi trên thẻ kho Sau

đó nhận chứng từ nhập, xuất và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ Khi về phòng kế toán, sau khi hoàn chỉnh chứng từ nhập xuất thì kế toán thực hiện tổng hợp giá trị của vật t theo từng nhóm thuộc từng loại vật t để ghi vào cột liên quan trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào số liệu trên cột thành tiền ở phiếu giao nhận chứng từ theo chứng từ tuần kỳ để kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất vật t Cuối tháng thực hiện cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập xuất để biết thông tin về giá trị của từng nhóm nhập xuất trong cả tháng Sau đó căn cứ vào số liệu này để ghi vào bảng luỹ kế nhập , xuất, tồn kho theo từng nhóm vật t ghi vào cột tồn kho trên bảng kê này Cuối tháng sau khi nhận

đợc sổ số d do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào số lợng tồn kho trên sổ

số d và căn cứ vào đơn giá hạch toán của từng thứ vật t để tính ra chỉ tiêu thành tiền và ghi vào cột thành tiền trên sổ số d Số liệu của các dòng cộng theo nhóm vật t và theo loại vật t cột thành tiền trên sỏ só d, đối chiếu với số l-ợng tồn kho trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho vật t theo nhóm loại

Bảng kê

nhập

Bảng kê xuất

Sổ đối chiếuluân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp liên quan

Thẻ kho

- Do ở PKT chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm vật t và loại vật t Do

đó, để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho

- Khi cần lập báo cáo tuần, kỳ về vật t phải căn cứ trực tiếp vào số liệu ghi trên thẻ kho

- Khi kiểm tra, đối chiếu số liệu nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa

số liệu trên thẻ kho và số lợng tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp

* Điều kiện áp dụng

- Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật t, tình hình nhập xuất vật t thờng xuyên

-Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật t, xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật t hợp lý Nhân viên kế toán hàng tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa có khả năng chuyên môn tốt, vừa có ý thức trách nhiệm quản lý vật t

Phơng pháp sổ số d đợc khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3

Nhìn chung, bất cứ một phơng pháp nào cũng đều có u nhợc điểm Vì vậy, phải tuỳ theo tình hình cụ thể của NVL ở mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phơng pháp hạch toán thích hợp

Sổ kế toán tổng hợp liên quan

Kế toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản

ánh, kiểm tra, giám sát các đối tợng kế toán ở dạng tổng quát

Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của BTC, để hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp xây lắp kế toán chỉ áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên mà không áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh ờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại NVL, thành phẩm, hàng hoá trên các TK kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất

th-1.3.5.1 Hạch toán tình hình biến động NVL đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng không ghi vào giá thực tế của NVL Nh vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha có thuế đợc ghi tăng giá mua NVL còn phần thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào sổ đợc khấu trừ Cụ thể:

* Trờng hợp mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về một lúc

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho,

thuế GTGT chỉ bao gồm thuế nhập khẩu mà không bao gồm thuế GTGT của hàng nhập khẩu.

Căn cứ vào phiếu nhập kho vật t, biên lai nộp thuế nhập khẩu, kế toán ghi:

* Trờng hợp doanh nghiệp đã nhận đợc hoá đơn, nhng NVL còn đang đi trên

đờng cha về nhập kho thì kế toán lu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi trên đờng” chờ đến khi NVL về nhập kho sẽ ghi sổ kế toán

- Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, PNK để ghi vào TK 152

- Nếu cuối tháng NVL vẫn cha về nhng đã thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả ngời bán

- Sang tháng sau khi hàng về nhập kho, căn cứ vào PNK kế toán ghi:

Nợ TK 152 – NL,VL

Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng

* Trờng hợp mua vật t về trớc, hoá đơn cha về trong tháng doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập PNK theo số lợng thực nhập và ghi sổ theo bút toán tạm tính:

Nợ TK 152 - NL, VL

Có TK 331- Phải trả ngời bán.

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sé tiến hành điều chỉnh giá thực

tế bằng một trong hai cách sau:

- Cách1: Ghi số chênh lệch giữa bút toán tạm tính với giá thực tế bằngbút toán thờng

- Cách2: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng bình thờng

* Trờng hợp NVL tự chế thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 152 – NL,VL

Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang

* Trờng hợp tăng vật t do góp vốn liên doanh

Nợ TK 152 – NL,VL

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

* Trờng hợp tăng vật t do đã xuất ra sử dụng nay không dùng hết nhập lại kho,

Nợ TK 152 – NL,VL

Có TK 331 – Phải trả ngời bán hoặc

Có TK 111 – Tiền mặt

NVL trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên có TK 152.

* Khi xuất NVL sử dụng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh

Nợ TK 128 – Đầu t tài chính ngắn hạn

Nợ (hoặc Có)TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 152 – NL,VL

* Xuất kho NVL để cho vay tạm thời

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – phải thu khác)

Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368 – Phải thu nội bộ khác )

Có TK 152 – NL,VL

* Giảm NVL do các nguyên nhân khác(nhợng bán, trả lơng, thởng, biếu, phát hiện thiếu )

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – tài sản thiếu chờ xử lý)

nhËn cÊp ph¸t, gãp vèn liªn doanh

XuÊt thuª ngoµi giac«ng chÕ biÕn

Gi¶m vËt t­ do cho vay t¹m thêi

XuÊt dïng cho sxkd

XuÊt gãp vèn LD

Sơ đồ hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên : Sơ đồ 5

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

1.3.6 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán.

1.3.6.1 Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phơng pháp tài khoản ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phơng pháp ghi sổ kép Nói cách khác sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản cần thiết để ngời kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng nh theo đối tợng Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán

Công tác kế toán trong các đơn vị hạch toán rất nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực

Tăng do mua ngoài(Tổng giá thanh toán) Xuất dùng chế tạo sản phẩm

NVL tăng do cácnguyên nhân khác Giảm vật tư vì các mục đích khác

hiện Do vậy, đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phơng pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán Các loại sổ kế toán này đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán thích hợp với doanh nghiệp mình.

Trong phạm vi đề tài em xin trình bầy lý luận về sổ kế toán theo hình thức kế toán mà công ty Tây Hồ đang áp dụng đó là các sổ kế toán liên quan

đến hình thức kế toán nhật ký chung

Sổ nhật ký chung dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh dựa vào các chứng từ gốc, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào các sổ cái tài khoản liên quan

Doanh nghiệp có thể sử dụng sổ nhật ký đặc biệt để hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi chép vào các sổ nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ 3-5 ngày hoặc cuối tháng tuỳ thuộc vào khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái

Các sổ cái tài khoản và sổ chi tiết đợc lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Cung cấp các chỉ tiêu về tình hình tài sản, vật t, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính

1.3.6.2 Tổ chức báo cáo kế toán về NVL trong doanh nghiệp.

Việc tổ chức báo cáo kế toán trong các doanh nghiệp nghiệp là không giống nhau, nó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ, đặc điểm yêu cầu quản lý, trình độ quản lý Tuy nhiên báo cáo kế toán

của các đối tợng sử dụng Mặt khác, nó còn phụ thuộc vào mô hình tổ chức các bộ phận công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị trong từng doanh nghiệp Do vậy, báo cáo kế toán về NVL cũng cần tổ chức thành báo cáo kế toán NVL phục vụ cho kế toán tài chính và phục vụ cho mục đích quant trị doanh nghiệp.

Nh báo cáo về vật t nhập, xuât, tồn là báo cáo cả về số lợng và giá trị vật

t hiện có và tình hình biến động vật t Báo cáo này đợc lập theo tháng, quý hoặc năm Đây là một báo cáo phục vụ cho kế toán tài chính

1.3.7 Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.

NVL trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến

động thờng xuyên Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng nhóm từng loại, từng thứ và từng danh điểm vật t Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá

đối tợng kế toán là vật t đến từng danh điểm Vì vậy danh mục vật t phải đợc xây dựng chi tiết đến từng danh điểm Vì vậy danh mục vật t đợc xây dựng chi tiết từng danh điểm và kết hợp với các Tk hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống

sổ chi tiết vật t Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật t để tăng cờng tính tự động hoá và có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của từng thứ vật t ở phần danh mục Vật t có đặc điểm là quản lý riêng tại kho và có thể chia phần hành kế toán vật t thành phần hành kế toán các nghiệp vụ nhập vật t và xuất vật t Với vật t khi nhập kho phải chỉ ra tên kho bảo quản, lu trữ và đó là cơ sở

để kiểm tra số lợng tồn kho của từng loại vật t Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết vật t tại kho và tại phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phơng pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và

ở kho có máy nối mạng với nhau

Với nghiệp vụ nhập vật t cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, chi phí thu mua đợc tính vào giá vốn vật t nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhập kho nhiều loại vật t thì chờng trình cho phép nhập cùng một lúc nhng

phải cùng kho Để tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ nhập vật t cần thiết xây dựng phải xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập vật t, chẳng hạn phiếu nhập vật t, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu Yêu cầu đối với ch-

ơng trình là không chỉ quản lý đợc vật t nhập kho mà còn tổng hợp đợc các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Đối với các nghiệp vụ xuất vật t thì chơng trình phải tự động tính đợc giá vốn hàng xuất kho Theo quy định, giá vốn của hàng xuất kho có thể đợc tính một trong các phơng pháp thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc Vật t xuất kho là có thể xuất cho sản xuất, xuất cho quản lý, hoặc xuất cho các mục đích khác Nhng chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất Do đó, khi xuất vật t cần thiết phải chọn chứng từ phù hợp, thờng thiết kế là phiếu xuất vật t cho sản xuất

khi đó chứng từ này đợc thiết kế phù hợp với các yếu tố đặt sẵn Khi xuất vật t phải chỉ ra đối tợng chịu chi phí theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành

Nh vậy, đối với phần hành kế toán vật t chơng trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lợng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất kho Các sổ sách kế toán có thể xem nh : sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, xuất, tồn Với việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lợng tồn kho của từng thứ vật t theo từng kho và tại bất kỳ thời điểm nào giúp cho việc quản

lý và dự trữ vật t phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chơng 2.

Tình hình thực tế về tổ chức công tác

kế toán NVL ở công ty Tây Hồ.

2.1 Khái quát chung về công ty Tây Hồ.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tây Hồ.

Công ty Tây Hồ thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng - Bộ Quốc Phòng là một doanh nghiệp nhà nớc thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có trụ sở chính tại Đờng Hoàng Quốc Việt - Quận Cầu Giấy -

Hà Nội, với số vốn kinh doanh (ngân sách cấp và tự bổ sung) là 3.790.000.000

đồng (ba tỷ bảy trăm chín mơi triệu đồng)

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tây Hồ đợc đánh dấu bằng

sự ra đời Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ -Bộ Quốc Phòng năm

1982 với chức năng chính là thực hiện việc quản lý, giao dịch các hoạt động

có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu trong quân đội với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp

Năm 1988 chuyển đổi Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP thành Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp

Vào năm 1992, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ - Bộ Quốc

Phòng đợc sáp nhập với Công ty kinh doanh vật t - BQP để thành lập Công ty

Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với chức năng chính là kinh doanh vật t, xuất nhập khẩu các loại hàng hoá, trang thiết bị phục vụ sự nghiệp Quốc Phòng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty

Ngày 18 tháng 4 năm 1996, Bộ Quốc Phòng quyết định sáp nhập Công ty Tây Hồ và Công ty xây dựng 232 để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc

Phòng với một chức năng, nhiệm vụ hoàn toàn mới Theo chức năng, nhiệm vụ này, công ty phải chuyển hớng lấy nhiệm vụ sản xuất xây lắp là chính

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong hơn 8 năm qua cũng đã

có những bớc tiến đáng kể Từ chỗ chỉ đơc thi công những công trình nhỏ trong quân đội đến nay công ty đã có khả năng đấu thầu thi công các công trình có giá trị lớn trong và ngoài quân đội Uy tín của công ty đã bớc đầu đến với các chủ đầu t trong cả nớc thông qua chất lợng của các công trình

Tóm lại, sau hơn 8 năm hoạt động công ty Tây Hồ đã thực sự trởng thành

về mọi mặt, doanh thu của hoạt động xây lắp hàng năm có sự tăng lên đáng

kể Điều này chứng tỏ công ty đã thành công trong quá trình chuyển đổi cơ cấu ngành nghề từ kinh doanh thơng mại thuần tuý sang sản xuất xây lắp Thật vậy, từ khi thành lập với số vốn chủ sở hữu ban đầu khoảng 3,7 tỷ đồng và lực lợng lao động hơn 300 ngời cho đến nay tổng số vốn chủ sở hữu của công ty

đã lên tới hơn 13 tỷ đồng với quân số là hơn 1.000 ngời Từ chỗ chỉ xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, kinh doanh vật liệu xây dựng, đến nay công ty đã có thể thi công các công trình lớn nh đờng giao thông, trạm thuỷ lợi, trạm biến áp, bến cảng, sân bay Với sự tăng dần về chức năng, quy mô kinh doanh cũng nh hiệu quả kinh doanh, vị thế và uy tín của công ty trên thị trờng cạnh tranh ngày càng tăng Công ty đã đợc công nhận là công ty loại 1 của Bộ Quốc Phòng và đợc đánh giá là là một công ty có tốc độ phát triển và hiệu quả kinh doanh tơng đối cao trong những năm qua

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

Căn cứ vào chức năng ngành nghề đã đợc Bộ Quốc Phòng và các Bộ chức năng của Nhà nớc ra quyết định cấp giấy phép hoạt động trên địa bàn của cả nớc, công ty Tây Hồ đã xác định 6 chức năng ngành nghề cho mình nh sau:

+ Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, quốc phòng

+ Xây dựng giao thông đờng bộ đến cấp 1, cầu, sân bay, bến cảng

+ Xây dựng các công trình vừa và nhỏ

+ Xây dựng trạm và lắp đặt hệ thống cấp thoát nớc

- T vấn, khảo sát, thiết kế, quy hoạch và xây dựng

- Lắp đặt thiết bị công trình và dây chuyền sản xuất

- Sản xuất, kinh doanh vật liệu, vật t, thiết bị xây dựng, vật t thanh xử lý

- Kinh doanh bất động sản (kể cả dịch vụ mua bán nhà)

- Kinh doanh xuất nhập khẩu

Nhiệm vụ cụ thể của công ty là xem xét, nắm chắc tình hình thị trờng xây dựng, hợp lý hoá các quy chế quản lý của công ty để đạt đợc hiệu quả kinh tế, xây dựng tổ chức đảm đơng đợc nhiệm vụ hiện tại, đáp ứng đợc yêu cầu trong tơng lai, có kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tây

Hồ

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ đợc giao, công ty Tây Hồ đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức từ công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên Trong đó các xí nghiệp là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất đợc

tổ chức thành các đội cụ thể Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc công ty Để cụ thể hoá mô hình tổ chức cơ cấu của công ty ta

có thể phân ra nh sau:

- Bộ phận sản xuất chính: với nhiệm vụ tạo ra sản phẩm chính cho công ty

nh các công trình xây dựng và công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau:

+ Xí nghiệp xây dựng công nghiệp dân dụng và hạ tầng 497

+ Xí nghiệp lắp máy và xây dựng công trình 597

+ Xí nghiệp xây dựng cầu đờng và thuỷ lợi 797

+ Xí nghiệp xây lắp công nghiệp và dân dụng 897

+ Xí nghiệp xây lắp công nghiệp dân dụng và điện 997

+ Các đội xây dựng số 1,2,3,4,5

+ Đội thi công cơ giới

+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

- Bộ phận sản xuất phụ trợ: Với nhiệm vụ là phục vụ kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận nh:

+ Các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất

- Bộ phận sản xuất phụ:

+ Phòng kinh doanh vật t thanh xử lý

+ Xởng sản xuất cát Từ Liêm

- Bộ phận phục vụ sản xuất:

+ Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng

+ Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trờng

+ Đội xe cơ giới

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tây Hồ

Bộ máy quản lý của công ty đợc thực hiện theo chế độ một thủ trởng với vai trò lãnh đạo cao nhất của Giám đốc công ty

Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Tây Hồ : Sơ đồ 6

Phó giám đốc kỹ

Thuật

Phó giám đốc phụ trách thi công

Phòng kế

Hoạch kỹ

Thuật

Phòng thiết kế

Dự án

đấu thầu

Phòng kế toán tàichính

Phòng tổChức hành chính

Phòng chính trị

chức, sắp xếp bộ máy, cơ chế quản lý phù hợp, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật,

sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, lập kế hoạch và phơng án tổ chức thực hiện kế hoạch, thờng xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện để có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của công ty, giải quyết tốt các mối quan hệ, tạo môi trờng uy tín cho công ty

* Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc phụ trách thi công: Chịu

trách nhiệm về toàn bộ công tác kỹ thuật, thiết kế thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, điều độ sản xuất toàn công ty nhằm tăng năng suất lao

động và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị

* Phòng Kế hoạch - kỹ thuật: Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ, có

chức năng tham mu giúp giám đốc công ty có nhiệm vụ tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch vật t thiết bị kỹ thuật (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty)

* Phòng Thiết kế - Dự án - Đấu thầu: Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết

kế thi công, giúp Giám đốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát, thiết kế quản lý công trình (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công)

* Phòng Tổ chức lao động - Hành chính: Là phòng chuyên môn, tham

mu cho Đảng uỷ và Giám đốc về việc tổ chức sản xuất, tiếp nhận, quản lý và

sử dụng lao động; thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động, đảm bảo các công việc về hành chính, quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan, đảm bảo chăm sóc sức khỏe và đời sống cán bộ công nhân viên (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty)

công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo

điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, giúp Giám đốc công ty

tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả (Phòng Tài chính – Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty)

* Phòng Chính trị: Có chức năng giúp giám đốc công ty và Đảng uỷ

công ty về công tác Đảng, công tác chính trị t tởng, đồng thời cũng là cơ quan thực hiện công tác đó, theo các nhiệm vụ cụ thể (Phòng Chính trị chịu sự chỉ

đạo trực tiếp của Bí th Đảng uỷ, Phó Giám đốc chính trị)

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ.

2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ.

* Kế toán trởng kiêm trởng phòng Tài chính -Kế toán: Phụ trách chung,

điều hoà cấp phát vốn cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán, tham gia xây dựng chế độ chính sách, xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo

* Bộ phận tài chính: Quản lý vốn, tài sản, theo dõi đảm bảo chế độ chính

sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên

* Bộ phận kế toán tổng hợp: Kiểm tra, xử lý chứng từ, lập bảng cân

đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

* Bộ phận kiểm tra kế toán: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế

toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chế độ thể lệ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tợng sử dụng khác nhau

kế toán

Bộ phận

Kế toántổng hợp

Bộ phận

Kế toántổng hợp

Bộ phận Hạch toánTSCĐ, vật tư

Bộ phận Hạch toánTSCĐ, vật tư

Bộ phận

Kế toánchi phí

Bộ phận

Kế toánthanh toán

Bộ phận

Kế toánthanh toán

Bộ phận Quỹ

Bộ phận Quỹ

Trưởng ban TCKT chi nhánh

Trưởng ban TCKT

kinh tếcác xí nghiệp

Nhân viên kinh tếcác xí nghiệp

Nhân viên kinh tếcác đội

Nhân viên kinh tếcác đội

kế toán trưởngkiêm trưởng phòng TCKT

Bộ phận kế toán tiền lư

ơng

Bộ phận kế

toán tiền lư

ơng

Bộ phận kế toán chi phí giá

thành

Bộ phận kế toán chi phí giá

thành

Bộ phận

kế toánthanh toán

Bộ phận

kế toánthanh toán

nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý.

* Bộ phận kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Lập các

bảng cấp phát về lơng, thởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công

đoàn

* Bộ phận kế toán TSCĐ và vật t: Theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu

hao TSCĐ Ttình hình hiện có, biến động tăng, giảm của từng nhóm, thứ, loại vật t

* Bộ phận kế toán thanh toán: Đối chiếu số liệu, xử lý số liệu thanh

toán công nợ với khách hàng

* Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh.

2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty Tây Hồ.

Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc nh các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên hình

thức tổ chức công tác kế toán của công ty là vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức tổ chức kế toán đợc áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chung Công ty có sử dụng máy vi tính để hỗ trợ cho công tác kế toán đợc thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng, chính xác, tinh giản bộ máy

kế toán làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả, bớt cồng kềnh

Công ty hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán Fats Accounting

2002 phục vụ cho công tác kế toán Phần mềm này bao gồm các phân hệ sau :

Sæ chi tiÕt TK.

Sæ c¸i TKNhËt ký chung…

B¸o c¸o b¸n hµng

B¸o c¸o mua hµng

ThÎ khoNXT

ThÎ TSC§

B¶ng tÝnhKhÊu hao

C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh

T æ n

g

H î

Qu¶n trÞ