12 Tổ chức kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu và Xây dựng Điện

12 Tổ chức kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu và Xây dựng Điện

Lời nói đầu

Trong doanh nghiệp sẽ tiến hành sản xuất phải có đầy đủ 3 yếu tố: Đối ợng lao động, t liệu lao động và sức lao động Trong đó nguyên vật liệu là đối tợng lao động, tài sản cố định là t liệu lao động và lao động của con ngời là yếu tố sức lao động

t-Để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng trớc những tác động của quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, mỗi doanh nghiệp phải tự tìm ra hớng đi

đúng cho mình Hớng đi đó không ngoài mục tiêu đa ra những sản phẩm tốt

có chất lợng cao, mẫu mã phong phú đa dạng phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng Muốn vậy các doanh nghiệp phải thực hiện tốt cả các khâu của quá trình sản xuất và lu thông hàng hoá

ở khâu sản xuất, vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm còn công cụ dụng cụ giúp cho quá trình sản xuất đợc diễn ra và thuận lợi hơn và đảm bảo cho chất lợng sản phẩm Vì vật liệu là yếu tố chủ yếu cấu thành thực thể sản phẩm, nên chất lợng sản phẩm phụ thuộc vào chất lợng, chủng loại vật liệu để sản xuất loại sản phẩm đó và chi phí vật liệu luôn chiếm

tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do vậy sử dụng vật liệu một cách hợp

lý và tiết kiệm là một trong các biện pháp đợc quan tâm để hạ giá thành sản phẩm Trong đó thu mua vật liệu chủng loại, chất lợng, số lợng cung cấp kịp thời cho sản xuất, đồng thời tổ chức ghi chép, phản ánh tình hình nhập vật liệu một cách khoa học hợp lý là nhiệm vụ hết sức quan trọng của mỗi doanh nghiệp

Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện Hà Nội em đã nhận thấy đợc tầm quan trọng của vật liệu - công cụ dụng cụ và những vấn đề còn hạn chế trong việc hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ

Em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu và Xây dựng Điện".

Nội dung chuyên đề gồm các phần chính sau:

1.Đặc điểm của vật liệu công cụ,dụng cụ.

Vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho

Trong các doanh nghiệp công nghiệp,tuỳ theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh khác nhau mà hàng tồn kho đợc chia thành các loại khác nhau

ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất ,hàng tồn kho bao gồm :vật liệu, công cụ dụng cụ,hàng mua mang đi đờng

ở giai đoạn sản xuất ,hàng tồn kho bao gồm:sản phẩm dở dang ,bán thành phẩm

ở giai đoạn tiêu thụ ,hàng tồn kho bao gồm :thành phẩm ,hàng hoá trong kho,hàng gửi bán

Nh vậy, vật liệu công cụ dụng cụ tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để băt đầu quá trình hình thành nên sản phẩm mới vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể của sản phẩm.trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu khômg ngừng chuyển hoá ,biến đổi cả về mặt hiện vật,nó chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất.và khi tham gia vào quá trình sản xuất,vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần và giá trị của sản phẩm mới chiếm một tỷ trọng cao trong tổng số tài sản lu động và trong tổng

số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi phí về vật liệu thì

cũng thờng chiém một tỉ trọng đáng kể.

Còn công cụ, dụng cụ là một bộ phận của t liệu lao động ,không

đủ tiêu chuẩn thời gian và giá trị qui định thành tài sản cố định tuy nhiên có những t liệu lao động không phân biệt tiêu chuẩn, giá trị về thời gian sử dụng vẫn đợc coi là công cụ dụng cụ,chuyên dùng cho sản xuất,các loại bao bì có tính giá giêng những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh,sành sứ,quần áo giầy dép bảo hộ lao động

Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kì sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu giá trị của nó bị hao mòn và chuyển dịch dần dần từng phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.công

cụ dụng cụ rất phong phú,đa dạng về chủng loại và có tính phức tạp

về nguồn nhập cũng nh mục đích sử dụng

Xuất phát từ những phân tích trên đây, chi phí vật liệu và công

cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng ớn trong chi phí sản xuất,ảnh h ởng đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý vật liệu, tiết kiệm nhất ,nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tăng tốc độ luân chuyển của vốn lu động

2.ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.

Công tác quản lý vật liệu là nhân tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau,phạm vi mức

độ,phơng pháp quản lý vật liệu cũng khác nhau, phơng pháp quản lý ngày càng hoàn thiện thêm và phát triển thì các phơng pháp hạch toán cũng đợc tiến hành theo.làm cách nào để tiết kiệm , hợp lý có hiệu quả là vấn đề đặt ra với các nhà quản lý nhằm hạ giá thành sản phẩm,đem lại lợi nhuận tối đa:

Công tác quản lý vật liệu có thể xem xét tên các khía cạnh sau

- Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho,lãi theo chế độ qui

định cho từng loại vật liệu, phù hợp với qui mô,tổ chức của doanh nghiệp tránh tình trạng lãng phí vật liệu

- Quản lý việc dự trữ vật liệu :do đặc tính của vật liệu chỉ tham

gia vào một chu kì kinh doanh,trong quá trình sản xuất bị tiêu dùng toàn bộ đồng thời vật liệu biến động thờng xuyên nên việc dự trữ vật liệu nh thế nào để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hết sức quan trọng.mục đích dự trữ nhằm

đảm bảo cho nhu cầu sản xuất, không quá nhiều gây ứ động vốn,không quá ít làm gián đoạn sản xuất

- Quản lý việc sử dụng vật liệu phải quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng mức qui định, đúng qui trình sản xuất,đảm bảo tiết kiệm chi phí vật liệu trong giá thành

3 Nhiệm vụ của kế toán vât liệ trong quá trình sản xuất.

Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế,quản

lý doanh nghiệp,nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toan vật liệu trong các doanh nghiêp sản xuất nh sau:

- Ghi chép ,tính toán, phản ánh chính xác,trung thực,kịp thời số lợng, chất lợng và giá thực tế của vật liệu nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ,chính xác số lợng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu

Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

- Tính toán phản ánh chính xác số lợng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu thừa ứ đọng,kém phẩm chất

để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

1 Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất

nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu - công cụ…dụng cụ.

Trớc hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp , là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm

Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng Các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến đợc sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm nh hạng mục công trình, công trình xây dựng nh gạch, ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị…xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình nh thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi…

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lợng vật liệu chính

và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất.…

+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa

trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn nh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động.+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp

nh gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố

định Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ

số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu Ký hiệu đó

đợc gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp

- Đối với công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời - để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công

cụ dụng cụ đợc chia thành:

- Công cụ dụng cụ

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Tơng tự nh đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý

và công tác kế toán của doanh nghiệp Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng

cụ nh trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong

quá trình thi công của doanh nghiệp Từ đó có biện pháp thích hợp trong việc

tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật, công cụ dụng cụ

2 Đánh giá quá trình thi công:

Do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ có nhiều thứ, thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yều cầu của công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ nên trong công tác kế toán cần thiết phải đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ

2.1 Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

* Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.

Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác định nh sau:

+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:

+ Đối với trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công

cụ dụng cụ thì giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh

là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận

+ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính

* Giá thực tê vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.

Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua và nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau Theo phơng

pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng

cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng phap sau:

+ Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ: Theo

ph-ơng pháp này giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính trên cơ

sở số liệu vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá bình quân vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ

=

+ Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ:

về cơ bản phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn giá vật liệu đợc tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá bình quân

Đơn giá bình quân =

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này thờng

đ-ợc áp dụng đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc căn cứ vào

đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc: Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập Sau

đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhận trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Nh vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lấn mua vào sau cùng

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc: Ta cũng phải

xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số ợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối Sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Nh vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo

l-đơn giá của các lần nhập đầu kỳ

2.2 Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhiều, tình hình xuất diễn ra thờng xuyên Việc xác định giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trờng hợp có thể xác định đợc hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nh-

ng quá tốn kém nhiều chi phí không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày Giá hạch toán là loại giá ổn định đợc sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của vật liệu, công cụ dụng cụ Nh vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu, công cụ dụng

cụ xuất Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành nh sau:

Trớc hết xây dựng hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (H)

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu về trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà trong các phơng pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá thực tế hoặc hệ số giá (trong trờng hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu, công cụ dụng cụ

Từng cách đánh giá và phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đối với vật liệu công cụ dụng cụ có nội dung, u nhợc điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định, do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.

III/ Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ:

Vật liệu, công cụ, dụng cụng là một trong những đối tợng kế toán, các loại tài sản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ…

và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng

từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng

1 Chứng từ sử dụng:

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐkếtoán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm:

- Phiếu nhập kho (01 - VT)

- Phiếu xuất kho (02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nớc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất vật t theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật t (05 - VT) phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (07 - VT) Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình…

hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau.

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo

đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trởng quy định phục

vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan

2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ:

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do nhiều bộ phận tham gia Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán

Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:

thiết phải nắm vững nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng của mỗi

kế toán

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra

đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Chứng từ

nhập

Ghi chú:

: Ghi hàng tháng: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm traVới t cách kiểm tra, đối chiếu nh trên, phơng pháp thẻ song song có u

điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng Tuy nhiên theo phơng pháp thẻ song song có nhợc điểm lớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợg công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật t nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán Phơng pháp thẻ song song đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thờng xuyên và trình độ nghiệp

vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chieué luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê tổng hợp N - X - T

(2) (3)

(4)

liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi và về chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

theo sơ đồ sau:

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ

nhập

Chứng từ xuất

Bảng kê

nhập

Bảng kê xuất

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có u điểm là giảm đợc khối lợng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng, nhng có nhợc điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành đợc vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế Với những doanh nghiệp, u nhợc điểm nêu trên phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm

để ghi chép tình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d

B¶ng kª

nhËp

B¶ng kª xuÊt

(4)

Ghi chó:

: Ghi hµng th¸ng : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu kiÓm tra

B¶ng kª luü

luü kÕ xuÊt

B¶ng kª tæng hîp N - X - T

Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,

giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh

đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thờng xuyên của

kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày

Và phơng pháp này cũng có nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số d và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện

sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao

IV Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ:

Vật liệu là tài sản lao động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ dụng, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng…hợp khi có các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho Nh vậy xác định giá trị thực

tế vật liệu xuất dùng đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào tài khoản và sổ kế toán

Ngoài ra giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kiểm tra Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất

và các doanh nghiệp thơng mại, kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô…

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối

kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụng xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn

cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho định kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữa trên tài khoản tổng…hợp cũng không thể biết đợc số mất mát, h hỏng, tham ô (nếu có), ph… ơng pháp kiểm kê định kỳ đợc quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất

có quy mô nhỏ

1 Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

1.1 Kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ:

* Tài khoản kế toán sử dụng.

Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ đợc phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2

về vật liệu Đây là phơng pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và

sự biến động của vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản : tài khoản 152 "NLVL" tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu vật liệu theo giá thực tế

Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo

từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh

tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

Tài khoản 1521 Nguyên liệu vật liệu chínhTài khoản 1522 Vật liệu phụ

Tài khoản 1523 Nhiên liệuTài khoản 1524 Phụ tùng thay thếTài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bảnTài khoản 1528 Vât liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 tới từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở… …doanh nghiệp

* Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế

Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụTài khoản 1532 Bao bì luân chuyểnTài khoản 1533 Đồ dùng cho thuê

* Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đờng" tài khoản này dùng để phản

ánh giá trị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán, nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho

* Tài khoản 331 "Phải trả ngời bán" đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ

sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác nh: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 141,

TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642

* Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác Trong mọi tr… ờng, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với ngời bán và các đối tợng khác một cách kịp thời Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết

Dới đây là các phơng pháp kế toán nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

+ Tăng vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài.

- Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi:

- Trờng hợp hàn về cha có hoá đơn: Nếu có trong tháng về nhập kho

nh-ng đến cuối thánh-ng vẫ cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 331 Phải trả cho ngời bán

Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm ứng theo giá thực

tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính cụ thể:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 331 Phải trả cho ngời bánNếu chênh lệch sẽ ghi đỏ:

- Trờng hợp hàng đang đi đờng: Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn mf cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho, kế toán phải phản ánh giá trị hàng đang

đi đờng vào tài khoản 151" Hàng mua đi đờng":

Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đờng

Có TK 111 Tiền mặt

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đờng cho tới khi hàng về Sàng tháng sau khi hàng đang đi đờng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các

bộ phận sản xuất hay khách hàng tuỳ từng tr… ờng hợp kế toán ghi

Nợ TK 152 Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 151 Hàng mua đang đi đờng

- Phản ánh số thuế nhập khẩu, nếu có:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 333 (3333) Thuê và các khoản phải nội Nhà nớc (thuế XNK).

- Phản ánh số chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 111 Tiền mặt

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Có TK 331 Phải trả cho ngời bán

- Khi thanh toán cho ngời bán, ngời cung cấp NVL, CCDC nếu đợc hởng chiết khấu mua hàng thì số chiết khấu mua hàng đợc hởng và số thanh toán ngời bán đợc ghi:

Có TK 153 Công cụ dụng cụ

+ Tăng do nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, căn cứ vào giá thực tế nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(Chi tiết tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế

+ Tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác, đợc cấp phát, quyên tặng kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh

+ Tăng do thu hồi vốn kinh doanh:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 128 Đầu t ngắn hạn khác

Có TK 222 Góp vốn liên doanh

+ Trờng hợp kiểm kê phát hiện thừa:

* Nếu xác định số vật liệu, công cụ dụng cụ thừa là của doanh nghiệp nhng còn chờ giải quyết, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 338 (3381) phải trả nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyết).Khi có quyết định xử lý, tuỳ vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thờng, kế toán ghi:

Nợ TK 338 (3381) Phải trả nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyếta)

Có TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 627 Chi phí sản xuất chung

Có TK 641 Chi phí bán hàng

Có TK 721 Thu nhập bất thờng

* Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua tài khoản

338 (3381) mà ghi thẳng nh sau:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK liên quan TK 621, TK 627, TK 641

* Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ thừa khi kiểm kê xác định không phải của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ thừa đợc phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán TK 002 - Vật t, hàng hoá nhận gửi hộ hoặc gia công

+ Trờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất s ản phẩm không hết nhận lại kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Tăng giá vật liệu, công cụ dụng cụ do đánh lại giá: Căn cứ vào số chênh lệch tăng ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 421 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

1.2 Kế toán tổng hơpọ các trờng hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ:

Vật liệu, công cu dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu

do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nh-ợng bán lại và một số nhu cầu khác Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cũng phải đựoc lập chứng từ đầy đủ đúng quy định Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tợng sử dụng và tính ra giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu, kế toán chi tiết Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng nhiều tài khoản khác nhau nh TK 152, TK

153, TK 241 TK 621, TK627, TK 641, TK 642, TK 141 Tuỳ vật liệu, công…

cụ dụng cụ đều là hàng tồn kho, thuộc tài sản lu động của doanh nghiệp, nhng

có sự khác nhau về đặc điểm tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh do vậy phơng pháp kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu, công cụ dụng

cụ có sự khác nhau nhất định

* Kế toán tổng hợp giảm vật liệu

+ Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơ bản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác Căn cứ vào giá thiết kế xuất kho tính cho từng đối tợng sử dụng kế toán:

Nợ TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152 Nguyên vật liệu+ Xuất kho vật liệu tục tục chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn

cứ giá thiết kế, xuất kho kế toán ghi:

Nợ TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 152 Nguyên vật liệu+ Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác

- Trờng hơp doanh nghiệp góp vốn liên doanh với đơn vị khác bằng vật liệu thì phải căn cứ vào giá trị vốn góp do hợp đồng liên doanh xác định để phản ánh vào TK 128 - đầu t ngắn hạn khác (nếu là góp vốn liên doanh ngắn hạn) hoặc TK 222 - góp vốn liên doanh Đồng thời phải xác định số chênh lệch giữa đơn vị vốn góp với thực tế xuất kho (giá trị ghi sổ kế toán của doanh nghiệp) để phản ánh vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Cụ thể cách hạch toán nh sau:

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 128 Đầu t ngắn hạn (giá trị vốn góp)

Nợ TK 222 Góp vốn liên doanh

Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

và ngời chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi quỳ theo nguyên nhân cụ thể

và quá trình xử lý kế toán ghi sổ từng trờng hợp nh sau:

- Nếu đã rõ nguyên nhân:

+ Do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai cần phải chữa, điều chỉnh lại sổ kế toán theo đúng phơng pháp quy định

+ Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK152 Nguyên liệu vật liệu+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức, do ngời chịu trách nhiệm vật chất gây nên

Nợ TK 111 Tiền mặt

Nợ TK 138(1388) Phải thu khác

Nợ TK 334 Phải trả công nhân viên

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152 Nguyên liệu vật liệu

- Nếu cha rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388) Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý)

Có TK 152 Nguyên liệu vật liệu Khi có quyết định xử lý, tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388) Phải thu khác

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 138 (1388) Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý)+ Giảm giá trị do đánh giá lại: Căn cứ vào số chênh lệch do đánh giá lại

kế toán ghi:

Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 152 Nguyên liệu vật liệu

* Phơng pháp kế toán tổng hợp xuất dụng công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác Căn cứ vào các chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toán tập hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng, rồi tính ra giá thực tế xuất dùng phơng án vào các tài khoản liên quan Tuy nhiên, do đặc

điểm , tình chất cũng nh giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán phân bổ giá thực tế công

cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tợng sử dụng có thể đợc thực hiện một lần hoặc nhiều lần

+ Phơng pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị).

Nội dung khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu

xuất kho công cụ, dụng cụ để tính ra giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng rồi tính (phân bổ) ngay 1 lần (toàn bộ giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Căn cứ vào giá trị thực tế xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (Chi phí dụng cụ sản xuất)

Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (Chi phí dụng cụ đồ dùng)

Nợ TK 642 (6423) Chi phí quản lý doanh nghiệp

(Chi phí đồ dùng văn phòng)

Có TK 153 công cụ dụng cụ

(TK 1531, TK 1532, TK 1533)Phơng pháp phân bổ 1 lần đợc áp dụng thích hợp đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng qúa ngắn

+ Phơng pháp phân bổ nhiều lần:

Nội dung giá thực tế xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán tiến hành tính toán, phân bổ dần giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh từng thời kỳ hạch toán phải chịu Số phân bổ cho từng thời

kỳ đợc tính nh sau:

Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ =

Trờng hợp doanh nghiệp chỉ phân bổ 2 lần thì khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ h hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, bộ phận báo hỏng Cụ thể phơng pháp kế toán trong trờng hợp phân bổ nhiều lần

nh sau:

Khi xuất dùng, căn cứ vào giá trị thực tế ghi:

Nợ TK 142 (1421) Chi phí trả trớc

Có TK 153 (1531, 1532, 1533) Công cụ, dụng cụCăn cứ vào số phân bổ dần vào chi phí sản xuât kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (chi phí dụng cụ sản xuất)

Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (chi phí dụng cụ đồ dùng)

Nợ TK 642 (6423) Chi phí quản lý doanh nghiệp

(Chi phí đồ dùng văn phòng)

Có TK 142 (1421) Chi phí trả trớcKhi báo hỏng công cụ, dụng cụ nếu có phế liệu thu hồi hoặc số bồi th-ờng vật chất thì giá trị phế liệu thu hồi và khoản bồi thờng vật chất đợc tính trừ vào số phân bổ của kỳ cuối Riêng đối với số đồ dùng cho thuê, kế toán còn phải phản ánh số thu về cho thuê và việc nhận lại các đồ dùng cho thuê

Nợ TK 153 (1533) Công cụ dụng cụ (đồ dùng cho thuê)

Có TK 142 (1421) Chi phí trả trớc

Phơng pháp phân bổ nhiều lần áp dụng thích hợp với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh Công cụ,…dụng cụ cũng đợc kế toán ghi tơng tự nh đối với vật liệu.

Có thể khái quát phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên theo sơ đồ tài khoản kế toán sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, côngcụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm

Thuế nhập khẩu

TK 411

TK 154

Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, cấp phát

Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến

TK 632 (157)

TK 142 (1421) Xuất CC, DC

loại phân bổ nhiều lần

Phân bổ đầu

vào CPSXKD trong kỳ Xuất bán, gửi bán

TK 154 Xuất tự chế hoặc thuê

ngoài gia công, chế biến TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh

TK 38,(1381) Phần hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý

TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại

TK 152 "NVL"

2 Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm

kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh ờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Giá trị của vật t, hàng hoá mua vào và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh một tài khoản riêng - TK 611 "Mua hàng" Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê Tiếp đó là giá trị hàng xuất kho cũng không căn

th-cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối ợng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật t, hàng hoá mua vào (nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau:

t-Trị giá xuất kho = t-Trị giá tồn đầu kỳ + t-Trị giá nhập trong kỳ - t-Trị giá tồn cuối kỳ

Có thể khái quát phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu, công cu, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ.

SDĐK: xxx Kết chuyển vật liệu, công cụ

dụng cụ tồn lúc đầu kỳ

TK 111, 112, 141

Mua trả tiền ngay

TK 331 (311) Thanh toán

dụng cụ tồn lúc cuối kỳTK 111, 112, 138

Kết chuyển vật liệu, công cụ

dụng cụ tồn lúc cuối kỳ Chiết khấu hàng mua đợc hởng giảm giá, hàng mua trả lại

TK 621

Cuối kỳ kết chuyển số xuất

dùng cho sản xuất kinh doanh Xuất bán TK 631(2)

TK 111, 138, 334 Thiếu hụt mất mát

V Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp sản xuất:

Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán Sổ của phần kế toán tổng hợp đợc gọi là sổ kế toán tổng hợp Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

- Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán

Nhng nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bên có tài khoản 151 đợc phản

ánh ở nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151 hàng đang đi đờng Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh hàng mua đang đi đờng đầu tháng đã về nhập kho doanh nghiệp trong tháng Cuối tháng đợc cộng sổ ghi vào bảng kê số 3:" Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ" Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan bên có, bên nợ TK 331 đợc phản ánh trớc hết vào sổ chi tiết mở cho TK 331 - sổ chi tiết số 6 Cuối tháng ghi chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK331 vào nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu 05/NKCT) Giá trị của vật liệu xuất kho trớc hết đợc phản ánh vào bảng phân

bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2, Mẫu 02/BPB) giá trị của vật liệu xuất kho đợc phản ánh theo từng đối tợng sử dụng Số liệu ở bảng phân bổ số 2 đợc dùng để ghi vào bảng kê số 4 "Tập hợp chi phí đầu t xây dựng cơ bản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tập hợp chi phí trả trớc, chi phí phải trả" Ngoài ra bảng phân bổ số 2 còn đợc dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu số 07?NKCT) "Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp" và sau đó giá trị vật liệu xuất kho còn đợc phản ánh vào các bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ có ghi số phát sinh bên có của TK 152

+ Trong hình thức nhật ký chung, sổ kế toán tổng hợp đợc sử dụng cho

kế toán tổng hợp vật liệu đơn giản rất nhiều Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ nhập - xuất) kế toán ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian Từ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái theo từng tài khoản.

+ Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp

để ghi vào nhật ký sổ cái một dòng Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cái sẽ đợc ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan

Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ

kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cái cuối tháng

+ Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc

ít phát sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã đợc kiểm tra phân loại

để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc) Sau khi lập song trình kế toán trởng ký và ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cái và sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan

Tên gọi: Xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện

Địa chỉ: Km 9 đờng Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Là một doanh nghiệp nhà nớc đợc thành lập theo quyết định số 1325

NL /TCCB - LĐ ngày 14/11/19 của Bộ Năng lợng (nay là Bộ Công nghiệp)

Xí nghiệp là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân không

đầy đủ trực thuộc công ty xây lắp điện I

Khi mới thành lập xí nghiệp có tên là Xí nghiệp sản xuất vật liệu điện Tiếp nhận và quản lý gần 300 công nhân viên từ các đơn vị thi công là đội 4A, 6A và 6B với cơ sở vật chất nghèo nàn, số lao động nữ không có khả năng đi công trờng chiếm tỷ lệ lớn Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là xây lắp các công trình đờng dây và trạm biến áp, xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, sản xuất chế biến vật t và vật liệu xây dựng phục vụ cho các công trình trong và ngoài ngành

Tại quyết định số 565 NL /TCCB - LĐ ngày 30/6/1993 của Bộ Năng ợng thành lập lại xí nghiệp theo Nghị định 388 của Chính phủ Xí nghiệp đợc

l-đổi thành xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện Ngành nghề kinh doanh chủ yếu cho đến hiện nay là:

- Xây lắp các công trình đờng dây và trạm biến áp 35 KV trở xuống

- Xây lắp các công trình đờng dây và trạm đến 500 KV công ty giao

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

- Sản xuất và khai thác vật liệu xây dựng.

- Gia công kết cấu bê tông phục vụ cho ngành

Quá trình 10 năm hình thành và phát triển xí nghiệp đã không ngừng lớn mạnh, mở rộng quy mô và nâng cao năng lực sản xuất Với 329 cán bộ công nhân viên, xí nghiệp đã thi công hoàn thành các công trình đờng dây 35 KV,

110 KV, 220 KV và nhiều trạm biến áp có công suất đến 220 KV trên địa bàn thành thị, đồng bằng, rừng núi, qua sông, biển, đầm lầy trên hầu hết các tỉnh miền Bắc từ Nghệ An, Hà Tĩnh trở ra Đặc biệt đợc Nhà nớc giao, xí nghiệp

đã hoàn thành 511 km đờng dây công trình 500 KV Bắc Nam

Sau đây là một số thông tin về sản lợng và thu nhập của xí nghiệp qua các năm:

Bộ máy quản lý xí nghiệp hoạt động theo chế độ một thủ trởng Giám

đốc xí nghiệp là chủ doanh nghiệp đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ xí nghiệp thông qua chức năng tham mu và giúp việc trực tiếp của Phó Giám đốc, trởng các phòng ban và trởng các bộ phận sản xuất

* Ban lãnh đạo bao gồm: - Giám đốc xí nghiệp điều hành và quản lý chỉ

đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc Công ty và Nhà nớc về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

- Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý kỹ thuật và điều hành sản xuất với chức năng, quyền hạn do Giám đốc quy định Phó Giám

đốc luôn đảm nhiệm chức vụ kỹ s trởng phù hợp với quy chế ngành nghề xây lắp cơ bản do nhà nớc quy định

* Các phòng ban xí nghiệp: Đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hoạt động theo chế độ trực tuyến tham mu, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Giám đốc bảo đảm lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt trong toàn xí nghiệp Hiện nay tại bộ máy quản lý

xí nghiệp đợc tổ chức gồm năm phòng nghiệp vụ có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của từng phòng nh sau:

Phòng tổ chức lao động - hành chính:

- Chức năng: Tham mu cho Giám đốc về tổ chức sản xuất, tổ chức cán

bộ và quản lý các khâu nhân sự, tiền lơng và hành chính quản trị của xí nghiệp

- Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy sản xuất của xí nghiệp phù hợp với từng giai đoạn, quản lý và điều động nhân sự theo phân cấp của công ty, thực hiện công tác thanh tra, bảo vệ quân sự của xí nghiệp, tổ chức đào tạo nâng bậc cho công nhân theo phân cấp của công ty xây dựng quy chế trả lơng của xí nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ về đóng BHXH, BHYT và giải quyết các quyền lợi và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, cùng phòng kế hoạch và

kỹ thuật giao khoán điều kiện thi công và thanh quyết toán tiền lơng cho các

đơn vị, quản lý cấp phát trang bị bảo hộ lao động, quản lý hành chính, quản trị trong xí nghiệp, quản lý điều hành xe con theo yêu cầu sản xuất tham mu cho Giám đốc trong công việc quảng cáo tuyên truyền của xí nghiệp, thờng trực hội đồng thi đua, hội đồng lơng, hội đồng thi nâng bậc, hội đồng kỷ luật

+ Phòng kế hoạch kinh doanh:

- Chức năng: Tham mu cho Giám đốc về nhiệm vụ tiếp cận thị trờng, về