4 Kế toán vật liệu tại Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

4 Kế toán vật liệu tại Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

Lời mở đầu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu thì nền kinh tế ViệtNam đang và sẽ ngày càng khởi sắc Nền kinh tế đã đợc chuyển đổi từ cơ chếtập trung quan liêu sang nền kinh tế cơ chế thông tin Trong điều kiện nềnkinh tế thị trờng Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng đó mọi doanh nghiệp

đều muốn tồn tại và phát triển, và khẳng định vị trí của mình trên thông tin

Để làm đợc điều này thì các doanh nghiệp buộc phải cạnh tranh lẫn nhau và

do đó cần phải có các yếu tố cần thiết nh: thiết bị, công nghệ hiện đại, nguồnnguyên liệu có chất lợng, và đội ngũ lao động lành nghề…

Nhận thức rõ đợc vị trí và tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu,trong thời gian thực tập tại Công ty Đầu t xây dựng và giao thông đô thị, đợc

sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty và các cán bộ phòng tài vụ Công ty, đặc

biệt là giáo viên hớng dẫn PGS - TS Hà Đức Trụ, em đã chọn đề tài “ Hoàn

thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị”, làm đề tài luận văn tốt nghiệp.

Nội dung của luận văn này ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm có 3

Sản phẩm xây lắp là các công trình, hạng mục công trình, vật kiếntrúc…., kết cấu phức tạp mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất dài vàphân tán Việc quản lý, sử dụng, hạch toán tài sản rất phức tạp vì hoạt độngxây lắp tiến hành ngoài trời chịu ảnh hởng của điều kiện tự nhiên, thời tiết nênvật t, máy móc, dễ bị mất mát h hỏng từ đó dẫn đến chậm tiến độ thi công.

Nh vậy để đảm bảo chất lợng công trình cũng nh tiến độ hoàn thành bàngiao sản phẩm, thì công tác quản lý vật liệu cần phải đợc quản lý chặt chẽ hơn

ở các khâu: Thu mua, bảo quản,s ử dụng và dự trữ:

- Khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cáchchủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độthời gian phù hợp với k hoạch sản xuất kd của doanh nghiệp

- Khâu bảo quản: việc tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các

ph-ơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu,tránh h hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản

lý đối với vật liệu

- Khâu sử dụng: Cần sử dụng tiết kiệm hợp lý dựa trên các định mức dựtoán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Khâu dự trữ: Cần đảm bảo một lợng dự trữ nhất định đảm bảo cho quátrình sản xuất kd đợc liên tục đồng thời không dự trữ vợt quá mức tối đa, tránhtình trạng ứ đọng vốn

Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến bảo quản, sửdụng và dự trữ là mộ trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lýtài sản ở doanh nghiệp Và cũng ảnh hởng tới công tác quản lý chi phí giáthành sản phẩm và công tác quản lý chung của toàn công ty

II Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu:

1 Đặc điểm vật liệu:

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

Vật liệu là một bộ phận của đối tợng lao động mà con ngời sử dụngcông cụ lao động tác động lên nó để biến chúng thành sản phẩm đã quy địnhtrớc.

2 Phân loại vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp:

Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu đối với hoạt động xây lắp,

ta chia vật liệu thành các loại sau:

- Vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất,

nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp Vật liệu chính bao gồmcả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất tạo rasản phẩm

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

không cấu thành nên thực thể của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với vật liệuchính thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo

điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng hoặc phục

vụ cho nhu cầu công nghệ, kĩ thuật, phục vụ cho quá trình lao động

- Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho

quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm

có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng hoặc thể khí

- Phụ tùng thay thế: là những loại vật t dùng để sửa chữa, thay thế máy

móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ, dùng để sản xuất

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị

đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp vàkhông cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trìnhxây dựng cơ bản Để đảm bảo thuận tiện, nhằm tránh nhầm lẫn cho công tácquản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sởphân loại vật liệu, doanh nghiệp phải xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”, xác

định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vậtliệu Sổ danh điểm vật liệu đợc thể hiện nh sau:

(Xem mẫu sở ở phần II – Kế Toán Ch ơng III)

3 Đánh giá vật liệu:

3.1 Tính giá thực tế của hàng nhập kho:

 Với vật liệu do mua ngoài:

Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cảthuế nhập khẩu, các thuế không đợc hoàn lại nếu có) cộng (+) với các chi phí

thu mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ….) trừ (-)

đi các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua đợc hởng

 Đối với vật liệu nhập kho do tự chế biến:

 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

 Đối với vật liệu đợc viện trợ, biếu tăng:

Giá thực tế = Giá thị trờng của vật liệu tơng đơng

3.2 Tính giá thực tế vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động củatừng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán

có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán tronghạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

 Phơng pháp trực tiếp:

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô

và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến khi xuất dùng (trừ trờng hợp điềuchỉnh) Khi xuất dùng, vật liệu lô nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu lô

đó Do vậy, phơng pháp này còn có tên là phơng pháp giá thực tế đích danh

và thờng sử dụng đối với các vật liệu có giá trị lớn và có tính cách biệt Ph ơngpháp này có u điểm là chính xác song phải hạch toán chi tiết, tỉ mỉ

Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tínhtheo giá trị bình quân Có ba cách tính giá trị bình quân: bình quân cả kỳ dựtrữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập

Phơng pháp tính giá đơn vị bình quân cho cả kì dự trữ tuy đơn giản, dễlàm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuốitháng gây ảnh hởng đến công việc quyết toán nói chung

- Bình quân cuối kì trớc:

Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế hàng tồn trớc khi cộng số nhập

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

cuối kì trớc Lợng thực tế hàng tồn đầu kì

Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hìnhbiến động nguyên vật liệu trong kì, tuy nhiên không chính xác vì không tính

đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kì

- Bình quân sau mỗi lần nhập:

Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế tồn trớc khi cộng số nhập

sau mỗi lần nhập Lợng thực tế hàng tồn trớc khi cộng lợng nhậpPhơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc

điểm của hai phơng pháp trên, lại vừa chính xác, vừa cập nhật Song phơngpháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lầnnhập – Kế Toán xuất mỗi loại không nhiều, thị trờng giá cả vật t biến động không ổn

định Phơng pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thực hiện côngtác trên máy vi tính Tuy nhiên nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiềucông sức, tính toán nhiều lần

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng vật liệu nào nhập trớc sẽ xuất trớc.Mới đến nhập lần sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Phơng pháp nàyphù hợp với trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm và doanh nghiệp

có ít danh điểm vật liệu Số lần nhập mỗi loại không nhiều, việc sử dụng vậtliệu đòi hỏi cao về mặt chất lợng và thời gian dự trữ

 Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Theo phơng pháp này giả định vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớctiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sauxuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

(tồn kho cuối kỳ) (tồn kho cuối kỳ)

4 Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp:

Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở các doanh nghiệp nói chung

và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng đang áp dụng ba phơng pháp hạchtoán chi tiết vật liệu là:

Phơng pháp thẻ song song

Phơng sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp sổ số d

Tuỳ theo điều kiện của doanh nghiệp mà vận dụng một trong ba phơngpháp.

4.1 Phơng pháp thẻ song song

Tại kho:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho sẽ tghi số ợng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho theo từng chứng từ Thẻ kho đợc mở theotừng danh điểm vật liệu, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng vào thẻ kho

l-Cuối tháng thủ kho phải tính ra từng lọng vật liệu nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồntrên từng thẻ kho, thẻ kho đợc lập theo mẫu ở bảng sau:

(Xem biểu đồ 4 – Kế Toán phần phụ lục) Tại phòng kế toán:

Kế toán vật t sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hìnhbiến động của vật liệu ở từng kho cho từng thời điểm Sổ (thẻ) này đợc mở t-

ơng ứng cho từng danh điểm vật liệu mà thủ kho ghi ở thẻ kho, mỗi chứng từghi một dòng và kế toán phản ánh cả về mặt giá trị lẫn hiện vật, cuối tháng,sau khi đối chiếu kiểm tra với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chitiết nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồn vật liệu và làm căn cứ để tiến hành đối chiếu kiểm travới kế toán tổng hợp

Sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồn vật liệu đợc lậptheo mẫu

(Xem biểu số 5 và biểu số 6)

Ta có thể khái quát quá trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng phápthẻ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Qúa trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song

song theo sơ đồ sau

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu kiểm tra

 u điểm: Dễ làm, đơn giản, dễ kiểm tra, dễ phát hiện sai sót

 Nhợc điểm:

Do sổ kế toán chi tiết phải mở theo từng danh điểm vật liệu nên khidoanh nghiệp có nhiều danh điểm thì công tác hạch toán kế toán chi tiết trởnên phức tạp và tốn nhiều công sức

Ghi chép trùng lặp, tốn nhiều thời gian làm tăng khối lợng ghi chép của

kế toán

 Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp

có chủng loại vật liệu ít, khối lợng nhập xuất không nhiều và không đòi hỏitrình độ chuyên môn cao

4.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

 Tại kho:

Tơng tự nh phơng pháp thẻ song song, thủ kho vẫn mở thẻ kho để ghichép, theo dõi về mặt lợng tình hình nhập – Kế Toán xuất kho vật liệu hàng ngày

 Tại phòng kế toán:

Không mở sổ kế toán chi tiết vật liệu mà mở sổ đối chiếu luân chuyển

để phản ánh tình hình nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồn theo từng danh điểm vật t ở từngkho Sổ này đợc ghi vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, các bảng kêxuất và ghi cả về mặt số lợng lẫn giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mởtheo mẫu sau:

(Biểu số 12 – Kế Toán Phần phụ lục)

Có thể khái quát quá trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ

đối chiếu luân chuyển bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Quá trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối

chiếu luân chuyển

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà

Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Kế toán tổng hợp

Ghi chú: Ghi hàng ngày

 u điểm: So với phơng pháp thẻ song song thì phơng pháp này giảm đợc

công việc lập thẻ và giảm nhẹ công việc ghi chép của kế toán, không bị phụthuộc vào số lợng danh điểm vật liệu

 Nhợc điểm:+ Việc ghi chép còn trùng lập

+ Dồn công việc ghi chép vào cuối kì do đó có ảnh hởng

đến việc cung cấp thông tin cần thiết

 Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có

quy mô nhỏ, chủng loại vật liệu ít, khối lợng nhập xuất xảy ra không thờngxuyên

4.3 Phơng pháp sổ số d:

 Tại kho:

Ngoài những công việc giống hai phơng pháp trên, định kì theo quy

định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập xuất riêng (theo từngdanh điểm) rồi nhập phiếu giao nhận chứng từ nộp cho kế toán

Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn ghi số lợng vật t tồn kho theo từngdanh điểm vào sổ số d

 Tại phòng kế toán:

Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tìnhhình nhập, xuất Từ bảng kê nhập, xuất rồi từ các bảng luỹ kế kế toán lập bảngtổng hợp nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêugiá trị Cuối tháng, khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào

số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính ghi ở số d và đơn gía hạch toán tính giagiá trị kho để ghi vào cột “Tồn kho cuối kỳ” của nhó, loại vật liệu tơng ứngtrên “trên bảng kê tổng hợp nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồn” cuối kỳ

(Xem biểu số 13 – Kế Toán Phần phụ lục)

Sau đó tiền này đợc chuyển sẽ đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập – Kế Toán xuất vậtt

(Xem biểu số 14 – Kế Toán Phần phụ lục)

Cuối tháng số liệu ở bảng luỹ kế sẽ đợc dùng để đối chiếu số d (lấy số ợng x đơn giá hạch toán) và đối chiếu với kế toán tổng hợp

l-Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

Sơ đồ 3: Khái quát quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo

phơng pháp sổ số d

 u điểm:

So với hai phơng pháp thì phơng pháp này đã khắc phục đợc việc ghitrùng lặp và giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp sốliệu, tạo điều kiện và tăng cờng chức năng quan sát của kế toán với việc nhập– Kế Toán xuất – Kế Toán tồn vật t cũng nh việc ghi chép của thủ kho

và hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết

5 Kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp

Trong các doanh nghiệp có hai phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu làphơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kì Nhng theo

Bảng kê tổng hợp N– Kế ToánX-T

chế độ kế toán hiện nay, trong các doanh nghiệp xây lắp chỉ đợc áp dụng

ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên có độ chính xác cao và cung cấp thôngtin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này tại bấtkì thời điểm nào kế toán cũng xác định đợc lợng nhập – Kế Toán xuất – Kế Toán tồn kho từngloại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng

Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t thì phơngpháp này tốn rất nhiều công sức

5.1 Tài khoản kế toán sử dụng:

* Tài khoản 152: Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm củacác nguyên vật liệu theo giá thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu qua kho, cóthể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơngtiện tính toán

* Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng

Tài khoản này dùng để theo xoi các loại vật liệu, công cụ dụng cụ, hànghoá… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu củadoanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi ở kho ngờibán)

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK liênquan khác nh TK 133,111,112,11,621,623…

Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX đợc

biểu hiện qua sơ đồ sau (Sơ đồ 01 – Kế Toán Phần phụ lục)

5.2 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:

Hiện nay, các doanh nghiệp xây dựng đang sử dụng hệ thống chứng từ,

kế toán ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998

Để phục vụ cho công việc hạch toán vật liệu, doanh nghiệp cần cácchứng từ sau:

 Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – Kế Toán VT)

 Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – Kế Toán VT)

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – Kế Toán VT)

 Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04 – Kế Toán VT)

 Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 – Kế Toán VT)

 Thẻ kho (Mẫu số 06 – Kế Toán VT)

 Phiếu báo vật t còn lại cuối kì (Mẫu số 07 – Kế Toán VT)

 Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 – Kế Toán VT)

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

5.3 Sổ kế toán tổng hợp vật liệu:

Tùy theo mỗi hình thức kế toán có thể khác nhau để ghi chép, hệ thốnghoá thông tin, số liệu theo trình tự và đặc điểm riêng của hình thức kế toán đó,hiện nay có bốn hình thức sổ kế toán:

5.3.1 Các loại sở chủ yếu trong hình thức Nhật ký chung:

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau đây:

 Sổ Nhật ký chung

 Sổ cái (TK 152, TK 331, và một số sổ kế toán tổng hợp liên quan)

 Sổ Nhật ký đặc biệt và các sổ kế toán chi tiết

5.3.2 Sơ đồ kế toán trong hình thức Nhật ký chung

Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung đợc thể hiện

ở sơ đồ sau: (Xem sơ đồ sau)

6 Công tác kiểm kê vật liệu

Định kỳ, các doanh nghiệp đều phải kiểm kê tài sản nói chung vànguyên vật liệu nói riêng Vật liệu đợc phát hiện mất mát, thừa thiếu trong khohoặc tại nơi bảo quản phải xác định nguyên và trách nhiệm vật chất đối vớinhững ngời chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng rồ tuỳ theo nguyên nhân cụthể và quyết định xử lý, kế toán ghi sổ từ trờng hợp sau:

 Phơng pháp hạch toán thừa, thiếu phát hiện khi kiểm kê đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Báo cáo tài chính

Sổ nhật ký đặc

biệt (Sổ nhật ký

mua hàng)

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp chi tiết TK 152,331

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Khoa Tµi ChÝnh – KÕ To¸n KÕ To¸n Trêng §H QLKD - Hµ Néi

PhÇn hao hôt mÊt m¸tVËt liÖu tæ chøc c¸ nh©n ph¶i båi th êng

TK 152

Gi¸ trÞ vËt liÖu MÊt m¸t hao hôt

TK 151, 157

Hµng mua ®ang ®i

® êng vµ hµng göi ®i

BÞ mÊt m¸t, hao hôt chê xö lý

TK 632

PhÇn hao hôt, mÊt m¸t vËt liÖu

® îc tÝnh vµo gÝa vèn hµng b¸n

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập,có t cách phápnhân,có con dấu riêng và mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng đầu t và pháttriển Hà Nội.

Công ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị Hà nội ra đời cơbản đáp ứng đợc nhu cầu về xây dựng nhà ở ,xây dựng các khu đô thị mới củathành phố.Bên cạnh đó công ty còn liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhânnớc ngoài để phát triển sản xuất,quản lý và thực hiện các dự án đầu t xâylắp,góp phần hiện đại hoá các công trình thuộc mọi lĩnh vực trong nền kinh tếquốc dân

2.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình quản lý trực

tuyến trên 3 cấp độ:cấp công ty,cấp xí nghiệp và cấp tổ

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

Đứng đầu là giám đốc công ty:Phụ trách chung về mọi mặt trực tiếpchỉ đạo thựchiện nhiệm vụ toàn công ty , xây dựng kế hoạch sản xuất kinhdoanh,cảI thiện điều kiện lao động cho CBCNV và công nhân

Phó giám đốc phụ trách chất lợng kỹ thuật :Chịu trách nhiệm trớcgiám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật,chất lợng

Phó giám đốc phụ trách khối hành chính và tổ chức :Chỉ đạo,thi côngquản lý thiết bị xe máy ,quản lý khối văn phòng cônh ty chịu trách nhiệm vềcông tác hành chính và công tác tổ chức

Các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn có trách nhiệm giúp giám đốctrong công tác điều hành tại công ty

Phòng hành chính : Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chínhquản trị trong công ty , phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòngban ,đơn vị ,các tổ chức đoàn thể và CBCNV thực hiện tốt nhiệm vụ đợcgiao.Cụ thể là:bố trí,sắp xếp nơI làm việc ,quản lý trang thiết bị ,mua sắm vănphòng phẩm ,quản lý sử dụng ô tô con theo điều động của giám đốc côngty,thực hiện công việc văn th lu trữ

Phòng kinh tế – Kế Toán kế hoạch:Tham mu cho giám đốc trong công tác quản

lý kế hoạch ,công tác dự án ,kinh doanh và quản lý kinh tế trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty

động

Phòng hành chính Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tài vụ

Các đơn vị trực thuộc

Phòng tổ chức lao động:tham mu giúp giám đốc về công tác tổ chức bộmáy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty nh :công tác cán bộ, công táclao động,công tác tiền lơng,đào tạo nâng cao tay nghề cho CBCNV.

Phòng tài vụ :Có nhiệm vụ theo dõi ,phản ánh tình hình sản xuất của

đơn vị ,quản lý thống nhất công tác quản lý tài chính,thực hiện nghiệp vụ kếtoán,thành lập hệ thống sổ sách,chứng từ theo yêu cầu hạch toán phù hợp vớitình hình thực tế và pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nớc

Phòng kỹ thuật chất lợng :Quản lý chất lợng công trình và sản phẩmvật liệu xây dựng ,quản lý xe máy,thiết bị thi công,an toàn lao động của côngty.Cụ thể là nghiên cứu hồ sơ thiết kế ,đề xuất các giảI pháp kỹ thuật,biệnpháp an toàn kỹ thuật ,hớng dẫn về công tác kỹ thuật ,chất lợng an toàn báo hộlao động,tính toán cấp hạn mức vật t cho công trình ,kiểm tra xử lý các saiphạm

Các đơn vị trực thuộc công ty có chức năng và nhiệm vụ nh nhau đó làcùng đảm nhận công việc xây dựng công trình do xí nghiệp t nhân hay docông ty giao cho

Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp:Quản lý trực tiếp về công tác kỹthuật,chất lợng,an toàn lao động.Chịu trách nhiệm trực tiếp trớc công ty vàpháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình

Chủ nhiệm kỹ thuật công trình:Kiểm tra giám sát việc thực hiện cácquy trình về kỹ thuật trong thi công

Cán bộ kỹ thuật thi công sản xuất kinh doanh:Đôn đốc tổ chức ,kiểmtra cá nhân ,tổ chức sản xuất thực hiện về kỹ thuật công trình và an toàn tronglao động

3.Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty:

Bộ máy kế toán của công ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

đợc thể hiện theo sơ đồ sau:

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

KT doanh thu và các khoản phảI thu của khách hàng

KT tập hợp chi phí sản xuất và tính giá

thành

KT thanh toán các khoản phải trả

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc

4.Đặc điểm công tác kế toán của công ty:

Hệ thống kế toán : Hệ thống kế toán của công ty đợc áp dụng theo chế

độ kế toán 1864/1998/QĐ-BTC- của Bộ tài chính ban hành ngày 16/12/1998

Hình thức tổ chức kế toán :Công ty đầu t xây dựng hạ tầng và giaothông đô thị áp dụng hình thức kế toán tập trung

Phòng kế toán các xí nghiệp trực thuộc có trách nhiệm theo dõi tất cảmọi chi phí, tổng hợp số liệu và tổ chức công việc kế toán từ xử lý chứng từban đầu đến việc báo cáo kế toán gửi về phòng tài vụ công ty

-Hình thức ghi sổ kế toán:Đợc công ty áp dụng là hình thức Nhật kýchung

-Phơng thức tính thuế giá trị gia tăng:công ty tính thuế giá trị gia tăngtheo phơng pháp khấu trừ

-Phơng pháp hạch toán tổng hợp vật liệu :Phơng pháp kê khai thờngxuyên

-Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu:Phơng pháp ghi thẻ song song.-Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho:Đánh giá hàng tồn kho theo giá vốnthực tế

-Niên độ kế toán :Từ ngày 01/01/N đến 31/12/N

-Kỳ báo cáo kế toán :Theo quý

-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ kế toán :VNĐ

Trình tự ghi sổ theo phơng pháp Nhật ký chung đợc khái quát nh sau:

(Xem sơ đồ trang sau)

5.Một số chỉ tiêu kinh tế trong vài năm gần đây:

II.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

1.Đặc điểm và phân loại vật liệu:

Là một công ty xây dựng nên vật liệu chính mà công ty dùng để xây lắp

là đá,cát , sắt thép ,xi măng các loại….Những vật liệu nay đợc nhập từ nhiềunguồn khác nhau(nguồn trong nớc và nguồn nớc ngoài )

Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

Ghi chú :

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

1.2.phân loại vật liệu:

ở công ty vật liệu rất phong phú ,đa dạng về chủng loại và vật liệu ờng hay có biến động lớn về giá cả ,chất lợng….Do vậy , việc phân loại vậtliệu là rất cần thiết,nhng việc phân loại vật liệu cũng phảI dựa vào một tiêuthức nhất định

Bảng tổng hợp chi tiếtChứng từ

gốc

- Vật liệu chính:Là đối tợng chủ yếu của công ty, nó cấu thành nên

thực thể của sản phẩm ,bao gồm các loại:sắt ,thép,xi măng,cát vàng,cát đen…

- Vật liêu phụ:Bao gồm rất nhiều loại không cấu thành nên thực thể của

sản phẩm nhng nó có tác dụng nhất định cần thiết cho quá trình sản xuất sảnphẩm nh:vôi,sơn quét tờng,bột matít và các phụ gia khác…

- Nhiên liệu:Xăng, dầu,dầu bôI trơn.

- Phụ tùng thay thế sửa chữa:Các loại phụ tùng chi tiết của các loại máy

móc thiết bị nh:vòng bi,lốp dây culoa…

2 Đánh giá vật liệu:

2.1 Xác định thực tế vật liệu nhập kho:

Tại công ty vật liệu dùng cho sản xuất chủ yếu đợc mua ngoài.Kế hoạchnhập vật liệu đợc lập và duyệt theo từng tháng,quý dựa vào kế hoạch và tiên

độ sản xuất tháng,quý tại công ty

Đối với vật liệu mua ngoài thì chi phí vận chuyển bốc dỡ đợc tính vàogiá thực tế vật liệu nhập kho.Nếu công ty mua vật liệu mà chi phí vận chuyển

do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn giá trịgia tăng(giá mua cha có thuế).Nếu chi phí vận chuyển ,bốc dỡ do công ty chịuthì đợc cộng vào giá thực tế nhập kho.Từ đó ta có công thức sau:

Gía trị thực Gía trị thực tế ghi trên Chi phí vận

tế vật liệu = hoá đơn (cha có + chuyển,bốc

nhập kho thuế GTGT) dỡ (nếu có)

Ví dụ:-Trích phiếu nhập kho số 107 ngày 16/11/2002, chị Nga mua dầudiezen của công ty xăng dầu chất đốt Hà Nội với số lợng 40 lít,đơn giá 3754,55

đồng/lít,thành tiền là 150.182 đồng Chi phí vận chuyển số hàng trên tới côngtrình là 12.000 đồng(cha bao gồm thuế GTGT 5%).Nh vậy ta sẽ có:

Gía thực tế dầu nhập kho=150.182+12.000=162.182 đồng

2.2.Xác định trị giá VL xuất kho :

Công ty xác định giá thực tế xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đíchdanh.Ta có

Công thức sau:

Trị giá vốn Số lợng Đơn giá thực tế vật

thực tế vật = vật liệu x liệu nhập kho theo

liệu xuất kho xuất kho tng lần nhập

Ví dụ: -Trích phiếu xuất kho số 115 ngày 22/11/2002 xuất 15.000 kgthép vuông 20,đơn giá 3810 đồng/kg.Vậy ta có:

Gía thực tế thép xuất kho =15.000kg x 3810 = 57.150.000 đồng

3 Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

Khoa Tài Chính – Kế Toán Kế Toán Trờng ĐH QLKD - Hà Nội

Để tiện cho việc theo dõi tình hình Nhập – Kế Toánxuất – Kế Toán tồn kho của vật liệutheo từng loại số lợng,chất lợng ,chủng loại,Công ty sử dụng phơng pháp thẻsong song để tiến hành hạch toán vật liệu.

Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp “thẻ song song”

tại công ty nh sau:

Sơ đồ 1: Qúa trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp

thẻ song song theo sơ đồ sau

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp chi tiết nhập – Kế Toán tồn nguyên vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu kiểm tra

Theo phơng pháp này quy định quy hạch toán chi tiết nguyên vật liệucủa công ty đợc tiên hành nh sau:

Tại kho:Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hìnhnhập kho-xuất – Kế Toán tồn của từng thứ ,loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số l-ợng.Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao chothủ kho ghi chép

Cách ghi thẻ kho:Căn cứ vào chứng t nhập- xuất- tồn kho thủ kho ghi

số lợng nhập xuất vật liệu vào thẻ kho của từng loại vật liệu có liên quan.Mỗichứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho , cuối ngày thủ kho tính ra số lợnghàng tồn để ghi vào cột “Tồn” của thẻ kho.Chứng từ này sau khi sử dụng đểghi thẻ kho đợc thủ kho sắp xếp phân loại phiếu nhập ,xuất riêng theo thứ tự

số phiếu để giao cho kế toán phòng tài vụ công ty.Khi nhập kho vật liệu , kếtoán không mở sổ danh điểm vật liệu để theo dõi từng loại vật t và không lậpbiên bản kiểm nghiệm vật t để đảm bảo yêu cầu của công tác quản lý vật t khimua vật t về nhập kho

Tại phòng tài vụ công ty:Định kỳ khi nhận đợc các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến , phòng kế toán kiểm tra rồi căn cứ vào cácchứng từ xuất- nhập để ghi vào sổ chi tiết vật liệu.Mỗi loại vật liệu đợc mở

nhập-một sổ chi tiết để theo dõi tình hìng nhập- xuất – Kế Toán tồn kho theo số lợng vàthành tiền.

Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho của từngthứ vật liệu để đối chiếu với thẻ kho Sau khi đối chiếu với thẻ kho kế toáncộng sổ phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn để tính ra số lợng ,đơn giáthành tiền của vật liệu tồn kho cuối tháng

(Theo mẫu thẻ kho – Kế Toán Xem biểu số 4)

Ví dụ: Xem sổ chi tiết vật liệu TK 152 “ thép ỉ 6 “

(Biểu số 5 – Kế Toán Phần phụ lục)

3.1.Chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn GTGT - Xem biểu số 1

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Xem biểu số 2

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT) - Xem biểu số 3

- Thẻ kho (Mẫu 06- VT) - Xem biểu số 4

4 Kế toán tổng hợp nhập – Kế Toán xuất vật liệu tại công ty

4.1 Hệ thống sổ sách kế toán dùng cho hạch toán vật liệu tại Công

ty đầu t xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị

Với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung, công ty dùng các loại sổsau để hạch toán vật liệu:

- Sổ Nhật ký chung : Dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh

tế đã phát sinh trong kỳ kế toán Kế toán không mở sổ Nhật ký mua hàng đểtheo dõi riêng các nghiệp vụ mua hàng

- Sổ cái tài khoản 152 và một số sổ cái của các tài khoản liênquan: Dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập- xuất khovật liệu trong kỳ

4.2.3.Trình tự kế toán nhập vật liệu:

ở công ty vật liệu chủ yếu là mua ngoài nhập kho nên khi các xí nghiệp

có nhu cầu mua vật t sử dụng cho thi công thì các xí nghiệp gửi hợp đồng muavật t ,dự toán công trình , kế hoạch cung cấp vật t của tháng , quý về phòngkinh tế kế hoạch Phòng kinh tế kế hoạch căn cứ vào dự toán đợc lập và kếhoạch về tiến độ thi công của từng công trình để lập kế hoạch cung cấp vật t

và giao nhiệm vụ sản xuất thi công , kế hoạch cung cấp vật t của xí nghiệp chocông trình và nhu cầu vật liệu cho từng giai đoạn thi công , chủ nhiệm côngtrình đợc phép uỷ quyền của công ty chủ động đi mua vật t về nhập kho nhằmcho nhu cầu thi công

Hàng ngày , kế toán căn cứ vào phiếu nhập,hoá đơn ,bảng kê chi tiếtnhập, chứng từ nhập….Kế toán ghi sổ nhật ký chung

a.Tr ờng hợp mua vật liệu về nhập kho , định khoản vào Nhật ký chung,ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 133

Có TK 111,112,131,141…

Sau đó kế toán lấy số liệu đã ghi ở sổ nhật ký để ghi vào sổ cái TK 152

Ví dụ 1: Ngày 22/11/2002,ông Ngôn dùng tiền tạm ứng của công tymua 15.000 kg thép vuông 20 của cơ sở cán thép Phú Cờng về nhập kho , theophiếu nhập kho số 115 với đơn giá là 3810 đông /kg ,thành tiền là 57.150.000

đồng(bao gồm cả cớc vận chuyển ).Kế toán vào sổ Nhật ký chung theo địnhkhoản :

Nợ TK152 57.150.000

Nợ TK133 2.857.000

Có TK 141 60.007.500

(Xem biểu 7c – Kế Toán Phần phụ lục)

Định khoản sau đó đợc chuyển vào sổ cái TK 152

(Xem biểu số 8 – Kế Toán Phần phụ lục)

Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu

(Xem biểu 7a- Phần phụ lục)

Ví dụ 4: Ngày 16/11 cô Thơm mua thép của công ty TNHH Thơngmại Ngọc Bích với tổng khối lợng là 2043 kg nhập kho số 109 , số tiền là tổnggiá thanh toán (cha có thuế GTGT 5%),số tiền là 8.956.853.Kế toán địnhkhoản:

Nợ TK 152 8.956.853

Nợ TK 621 40.363.636

Nợ TK 133 4.036.364

Có TK 331 44.400.000

(Xem biểu 7c – Kế Toán Phần phụ lục)

Trong tháng 11 năm 2002 Công ty có sổ chi tiết các khoản công nợ sau

(Xem biểu số 9- Phần phụ lục)

Cùng với việc ghi sổ chi tiết các TK công nợ thì căn cứ vao sổ Nhật

ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK 331

(Biểu số 10 – Kế Toán Phần phụ lục)

4.3.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu:

4.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng:Tại Công ty sử dụng các chứng từ sau:

+ Hoá đơn GTGT

+ Phiếu đề nghị xuất kho

+ Phiếu xuất kho

4.3.2.Tài khoản kế toán sử dụng:

TK 152 và các TK liên quan nh :TK 621,623…

TK 621: Xuất cho công trình

TK 623:Xuất cho bộ phận máy thi công

Hàng ngày , căn cứ vào phiếu xuất vật t, hoá đơn mua hàng ,kế toán ghi

sổ Nhật ký chung theo định khoản:

Cuối kỳ,kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chung để ghi vào sổcái từng tàI khoản.

Số liệu cụ thể ngày16/11/2002 đến 26/11/2002 Phòng tài vụ-Kế toáncông ty nhận đợc các chứng từ liên quan đến xuất chi phí vật liệu cho côngtrình cải tạo hạ tầng kỹ thuật Hồ Thành Công

Ví dụ:Phiếu xuất kho số 108,xuất 60.000 viêb gạch chỉ xây với giá565,29 đ/viên,số tiền là 33.917.400.Kế toán định khoản :

Nợ TK 621 33.917.400

Có TK 152 33.917.400

(Xem biểu 7b- Phần phụ lục)

Nh vậy cũng giống nh trờng hợp nhập kho,kế toán ghi các nghiệp vụvào sổ nhật ký chung ,cổ cái….Việc ghi sổ các nghiệp vụ nhập – Kế Toán xuất vật liệu

đợc trình bày cụ thể qua những biểu hiện sau :

Công tác kiểm kê vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác quản

lý vật liệu, thế nhng hiện nay Công ty cha tiến hành kiểm kê vật liệu một cáchchặt chẽ theo định kỳ , nh vậy Công ty cha phát sinh việc kiểm kê thừa ,thiếuvật liệu và cũng không làm phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ