3 Thực trạng Kế toán bàng hàng tại Công ty lâm đặc sản Hà Nội

3 Thực trạng Kế toán bàng hàng tại Công ty lâm đặc sản Hà Nội

Lời mở đầu

Bớc sang thế kỷ 21 xu hớng quốc tế hoá và toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang ngày càng phổ biến Trong xu hớng đó mỗi một quốc gia dù lớn hay nhỏ đều phải tham gia vào sự phân công lao động trong khu vực và quốc tế Chính hoạt động thơng mại quốc tế là sợi dây kết nối nền kinh tế các nớc tạo ra hiệu quả chung trong quá trình phát triển Đối với một nớc đang phát triển nh Việt Nam thì việc nhận thức đầy đủ mối quan hệ hữu cơ giữa kinh tế trong nớc

và mở rộng quan hệ kinh tế với bên ngoài đang có một tầm quan trọng hơn bao giờ hết

Ngày nay, hoạt động thơng mại quốc tế không chỉ mang ý nghĩa đơn thuần

là buôn bán với bên ngoài mà thực chất là cùng với các quan hệ kinh tế đối ngoại khác tham gia vào sự phân công lao động quốc tế, từ khi thực hiện chính sách mở cửa Việt Nam đã thiết lập nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế, chính trị, thơng mại, khoa học kỹ thuật, với nhiều nớc trên thế giới Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn

Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, Việt Nam có thể đón nhận những thành tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống nhân dân, từng bớc thực hiện công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc

Để có thể quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán là một công cụ không thiếu Nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua công tác kế toán nhập khẩu Doanh nghiệp biết đợc thị trờng nào, mặt hàng mà mình kinh doanh có hiệu quả Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trờng

đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu mà mình

đạt ra nh lợi nhuận, thị phần thị trờng, uy tín kinh doanh,

Xuất phát từ nhận thức trên và qua thời gian thực tập tại công ty lâm đặc sản Hà Nội, em thấy rằng Nhập khẩu là một trong những hoạt động chính của

công ty và hiện nay công ty đang dần thích ứng với cơ chế thị trờng nhng kết quả

Nhập khẩu là một trong những hoạt động chính của công ty và hiện này công ty đang dần thích ứng với cơ chế thị trờng nhng kết quả kinh doanh cha đ-

ợc vững chắc, một phần do việc tổ chức hạch toán kinh doanh nhập khẩu cha

đ-ợc quan tâm đúng mức, cha tìm ra một lối đi có hiệu qủa cao

Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần chính sau:

PhầnI: Cơ sở lý luận chung của tổ chức kế toán bán hàng tại công ty lâm đặc sản, Hà Nội.

PhầnII: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bàng hàng tại công ty lâm đặc sản Hà Nội.

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng nhập khẩu tại công ty lâm đặc sản Hà Nội.

PhầnI: Cơ sở lý luận chung của tổ chức kế toán bán hàng tại công ty lâm đặc sản Hà Nội.

I Đặc điểm chung về tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty lâm đặc sản Hà Nội.

1 Những vấn đề chung về bán hàng.

1.1 Khái niệm chung về bán hàng.

- Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là chuuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ

và hình thành kết quả bán hàng Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh

- Giá bán (giá đơn vị hàng hoá): căn cứ tính doanh thu bán hàng thực hiện trong kỳ là giá bán thực tế tức là giá bán ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán

- Doanh thu bán hàng thuần: là số chênh lệch doanh thu bán hàng với các khoản giám giá, chiết khấu bán hàng Doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

+ Doanh thu bán hàng: là giá trị của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ

mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng ( đã đợc thực hiện) Gía trị hàng hoá đợc thoả thuận nh trên hợp đồng kinh tế về mua bán và cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã đợc ghi trên hoá đơn bán hàng hàng hoặc ghi trên các chứng từ khác có liên quan đến việc bán hàng hoặc là sự thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán

- Ngoài ra theo thống kê số 100 (1998/TT - BTC) quy định

* Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng cung ứng dịch

vụ (cha có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng

* Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng,

Tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuê giá trị gia tăng) (GTGT)

+ Chiết khấu bán hàng: là toàn bộ số tiền giảm trừ cho ngời mua hàng do việc ngời mua đã thanh toán số tiền mua hàng hoá, lao vụ dịch vụ trớc thời hạn thanh toán đã thoả thuận hoặc do ngời mua với số lợng lớn hàng hoá trong một thời gian nhất định hay trong một đợt

+ Giảm giá hàng hoá: là khoản giảm trừ đợc ngời bán chấp nhận một cách

đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán ra kém phẩm chất hay không

đúng quy cách, không đúng thời gian, địa điểm nh trong hợp đồng kinh tế

+ Hàng hoá bịu trả lại: là giá trị của số hàng hoá, dịch vụ đã đợc coi là tiêu thụ bị ngời mua từ chối trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: hàng hoá bị mất kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách

+ Thuế:

- Thuế giá trị gia tăng: là thuế gián thu tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lu thông đến tiêu dùng và do ngời tiêu dùng cuối cùng chịu

- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là loại thuế gián thu tính trên một số loại hàng hoá dịch vụ đặc biệt do nhà nớc quy định nhằm mục đích hớng dẫn tiêu dùng,

điều tiết thu nhập của ngời có thu nhập cao và góp phần bảo vệ nền sản xuất nội

địa với một số mặt hàng nhất định

- Thuế xuất khẩu: là thuế thu vào hoạt động xuất khẩu hàng hoá Các doanh nghiệp xuất khẩu thì thuế xuất khẩu sẽ đợc ghi giảm trừ doanh thu vào cuối tháng, quý khi xác định kết quả bán hàng

Nh vậy tiêu thụ hay bán hàng là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đa hàng hoá từ nhà sản xuất đến ngời tiêu dùng Tiêu thụ là khâu lu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất phân phối và một bên

là tiêu dùng Đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng thì tiêu thụ đợc hiểu theo nghĩa rộng hơn: Tiêu thụ là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu trừ việc nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Vai trò của bán hàng (tiêu thụ hàng hoá)

Trong nền kinh tế thị trờng khi mà các doanh nghiệp phải tự mình quyết

định 3 vấn đề trọng tâm (sản xuất cái gì, sản xuất nh thế nào, sản xuất cho ai).Phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh thì tiêu thụ có ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp Chỉ có tiêu thụ đợc hàng hoá thì mới có thu nhập

để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh

Về phơng diện xã hội, tiêu thụ hàng hoá là một khâu quan trọng của các quá trình lu thông hàng hoá, là yếu tố tất yếu của quá trính sản xuất Tiêu thụ có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu Bởi vì nền kinh tế quốc dân là một thể thống nhất giữa những cân bằng, những tơng quan tỷ lệ nhất định, sản phẩm của các doanh nghiệp tiêu thụ đợc tức là hoạt động kinh doanh của họ diễn ra bình thờng, trôi chảy, tránh đợc sự mất cân đối, giữ đợc ổn định trong xã hội

Thông qua tiêu thụ có thể dự đoán đợc nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng khu vực và trên toàn xã hội Qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới đợc thực hiện Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nớc, lập cáo quỹ xí nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thờinó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm nh: các nhà đầu t, các ngân hàng, các nhà cho vay đặc biệt trong điều kiện này các doanh nghiệp không còn có chế độ bao cấp mà trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trờng thì việc xá định đúng kết quả tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho các nhà quản

lý doanh nghiệp để lựa chọn phơng án kinh doanh có hiệu quả nhất, mà xét trên tầm vĩ mô nó còn cung câp thông tin cho các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thếu phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành cá chế độ chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế.

Có các trờng hợp bán hàng trực tiếp sau:

1.2.1.1 Trờng hợp xuất kho hàng hoá, bên mua đến nhận trực tiếp

Căn cứ vào hợp đồng mua bán dã ký kết, bên mua cử ngời đến nhận hàng tại kho củabên bán

1.2.1.2 Trờng hợp giao hàng thẳng không quakho

Thep phơng pháp này, doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp rồn bán hàng thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp

1.2.1.3 Phơng thức bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng

1.2.1.4 Trờng hợp xuất hàng hoá trả lơng cho công nhân viên

Doanh nghiệp sử dụng hàng hoá để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho các bộ công nhân viên

1.2.1.5 Trờng hợp đổi hàng

Trờng hơp này ngời mua không trả bằng tiền mà trả bằng hàng hoá vật t khác

1.2.2 Phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng (phơng thức gửi bán).

Theo phơng thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng đã ký kết Khi cha đợc ngời mua chấp nhận thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hũ của đơn vị, chỉ khi nào ngời mua chấp nhận thì lợng hàng mới chính thức đợc coi là tiêu thụ

1.2.3 Phơng thức bán hàng đại lý (ký gửi).

1.2.3.1 Đối với bên giao hàng đại lý:

Hàng giao cho đơn vị đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Hàng đợc coi là bán và đợc ghi nhận doanh thu chỉ khi nhận đợc tiền thanhtoán của bên nhận đaị lý hay đã đợc chấp nhận thanh toán

Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế đối với khách hàng gửi bán và trả tiền hoa hồng cho bên nhận đại lý, khoản hoa hồng này coi nh một phần của chi phí bán hàng

1.2.3.2 Đối với bên nhận đại lý

Bên nhận đại lý có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, bán hộ và đợc hởng hoa hồng theo hợp đồng đã ký

1.2.4 Phơng thức bán hàng trả góp:

Theo phơng thức này hàng hoá coi kẽ đã bán kho giao hàng cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán một phần số tiền trả ngay tại thời điểm mua số còn lại trả dần ở các kỳ sau Thực chất phơng thức này bán hàng trực tiếp kết hợp với nghiệp vụ cho khách hàng vay vốn Vì vậytiền thu bán hàng đợc chia làm hai phần: doanh thu bán hàng (tính theo giá bán thu tiền một lần cha có thuế GTGT) và phần lãi cho khách hàng trả góp tính vào thu nhập từ hoạt động tài chính

1.3 Các phơng thức thanh toán:

Cùng với đa phơng thức bán hàng thì các doanh nghiệp cùng áp dụng đa phơng thức thanh toán Việc thanh toán theo phơng thức nào là do hai bên mua

và bán tự thoả thuận, lựa chọn sao cho phù hợp Phơng thức thanh toán thể hiện

sự tín nhiệm lẫn nhau giữa hai bên đồng thời nó cũng gắn liền với sự vận động giữa hàng hoá với tiền vốn đảm bảo cho bên muavà bên bán cùng có lợi

Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng một số phơng thức sau:

1.3.1 Thanh toán bằng tiền mặt.

1.3.2 Thanh toán không dùng tiền mặt.

Có nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, việc vận dụng hình thức nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của cá doanh nghiệp

- Thanh toán bằng séc.

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

- Thanh toán bằng th tín dụng

Thanh toán không dùng tiền mặt rất thuận tiện trong trờng hợp bên bán và bên mua ở rất xa nhau, thúc đẩy việc chấp hành kỷ luật thanh toán, nói chung thanh toán qua ngân hàng đợc áp dụng vớí các đơn vị bán buôn còn đối với bán

lẻ vì đôí tợng chủ yếu là tiêu dùng cá nhân nên thờng áp dụng thanh toán bằng tiền mặt

1.3.3 Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng:

Nêú nh hai phơng thức thanh toán trên ngời bán chỉ nhận đợc tiền sau khi giao hàng hoá cho đơn vị mua thì ngợc lại, thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận đợc tiền trớc khi giao hàng hoá cho đơn vị mua, tuy nhiên số tiền ứng trớc chỉ 1/2 đến 1/3 trị giá hàng hoá xuất bán Số tiền còn lại sẽ đợc thanh toán sau khi giao hàng

2 Kế toán bán hàng.

2.1 Nghiệp vụ của kế toán bán hàng:

Trong doanh nghiệp thơng mại hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lu động cũng nh trong toàn bộ vốn kinh doanh, củadoanh nghiệp cho bên: kế toán hàng hoá là khâu quan trọng nhất đồng thời nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ quyết định sự sống còn đối với mỗi doanh nghiệp Do tính chất quan trọng của tiêu thụ vậy nên đòi hỏi kế toán bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức theo dõi, phản ánh đầyđủ, chính xác và giám sát chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hoá trên các mặt hiện vật cũng

nh giá trị (hiện vật đợc thể hiện cụ thể bởi số lợng và chất lợng của hàng hoá, giá trị của hàng hoá chính là giá nhập kho hay giá vốn của hàng hoá đem bán)

- Theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và thu nhập bán hàng

- Tính toán xác định chính xác kết quả

- Tính toán xác định đúng thuế GTGT đầu ra

- Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan

- Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán tiêu thụ (bán hàng ) cần chú ý các điểm sau:

+ Muốn quản lý tốt quá trình bán hàng cần phải nắm chắc sự vận động của từng loại hàng hoá trong qúa trình nhập, xuất, tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng, chất lợngvà giá trị

+ Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịpthời lập báo cáo bán hàng, báo cáo thờng xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế Nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn

đốc việc nộp tiền bán hàng vốn quỹ

+ Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp

lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ, luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý, tránh trùng lặp bỏ sót

2.2 Kế toán tổng hợp bán hàng.

2.2.1 Tài khoản sử dụng:

Kế toán tổng hợp bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu nh:

+ Tài khoản 156: Hàng hoá

+ Tài khoản 157: Hàng gửi bán

+ Tài khoản 632: Giá vốn hàng hoá

+ Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại

+ Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng

+ Tài khoản 532: Giảm giá hang hoá

2.2.1.1 Tài khoản 156: hàng hoá dùng phản ánh quá trình nhập xuất tồn kho hàng hoá

- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 156

Bên nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua vào

-Trị giá hàng thuê gia công chế biến nhập kho

- Chi phí thu mua hàng

- Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại, hàng phát hiện thừa

- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi nhận

Bên có: - Trị giá thực tế của hàng xuất kho

- Trị giá hàng hoá trả lại ngời bán

- Chiết khấu, giảm giá mua đợc hởng

- Trị giá hàng hoá bị thiếu hụt, h hỏng mất mát

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D nợ Trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 156 có 2 tiểu khoản cấp 2

TK 1561 -Giá mua hàng hoá

TK 1562 - Chi phí hàng hoá

2.2.1.2 Tài khoản 157 -hàng gửi bán:

Sử dụng để theo dõi giá trị hàng hoá xuất bán theo phơng thức chuyển hàng hoặc bán đại lý ký gửi

- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 157

Bên nợ: - Trị giá hàng hoá gửi bán.

-Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng cha đợc chấp nhận thanh toán

- Kết chuyển trịgiá hàng hoá gửi bán còn lại cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Bên có: - Trị giá hàng hoá, dịch vụ đã đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Trị giá của hàng gửi bán bị trả lại

- Kết chuyển trị giá hàng gửi bán tồn đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D nợ: - Trịgiá hàng hoá đã đợc gửi đi cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán

2.2.1.3 Tài khoản 632- giá vốn hàng bán:

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ xuất bán trong kỳ

- Kết chuyển và nội dung phản ánh của TK 632

Bên nợ: - Trị giá vốn hàng tồn kho đầu kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Trị giá vốn của hàng đã cung cấp

Bên có: - Trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Kết chuyển trị giá của hàng xuất bán sang tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh tài khoản 632 không có số d cuối kỳ

2.2.1.4 Tài khoản 531- hàng bán bị trả lại

Tài khoản này phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ

lợ khách hàng trả lại do nguyên nhân lỗi về doanh nghiệp

- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 531

Bên nợ: - Tâp hợp doanhthu hàng bán bị trả lại trong kỳ

Bên có: - Kết chuyển doanh thu hàng hoá bị trả lại vào TK 511

Taì khoản 531 không có số d cuối kỳ

2.2.1.5 Tài khoản 532- giảm giá ty hàng bán.

Tài khoản này phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ

- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532

Bên nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho ngời mua.Bên có: Kết chuyển các khoản giảm giá hàng hoá sang TK 511 tài khoản

532 không có số d

2.2.1.6 Tài khoản 511- doanh thu bán hàng: dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt

động sản xuất kinh doanh

Kết cấu và nội dung của TK 511

Bên nợ: - Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng hoá và doanh thu của số hàng bán bị trả lại

- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 - xác định kết quả kinh doanh

Bên có: - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thực hiện trong kỳ hạch toán

TK 511 không có số dNgoài ra kế toán bán hàng còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh:

Tài khoản 111: Tiền mặtTài khoản 112: Tiền gửi ngân hàngTài khoản 333: thuế và các khoản phải nộp cho nhà nớcTài khoản 131: phải thu của khách hàng

Giá bán cha thuế

* Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

2.3 Kế toán chi tiết bán hàng:

Để theo dõi quá trình bán hàng cần tổ chức một số hệ thống sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Thông thờng, ngời ta tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng theo từng nhóm hàng, từng ngành hàng, từng cơ sở đại lý và theo dõi trên các sổ chi tiết nh:

TK 3331Thuế GTGT phải nộp

Kc hàng tồn

kho đầu kỳ

Xuất bán hàng hóa

K/c giá vốn cuối kỳ

K/c doanh thu cuối kỳ

Giá bán cha thuế

TK 3331

Thuế GTGT phải nộp

- Hình thức nhật ký sổ cái.

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ nhật ký - sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết

+ Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa

sổ nhật ký - sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết)

+ Về nguyên tắc sổ phát sinh nợ, số phát sinh có và số d cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký - sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tơng ứng

Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính

+ Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng sổ phát sinh có trên bảng cân đối sổ phát sinh phải bằng tổng số phát sinh, nợ và tổng số phát sinh có trên

sổ nhật ký chung cùng kỳ

- Hình thức chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chúng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào

sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số d

nợ và tổng số d có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số

d của từng tài khoản tơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinhdoanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan

Cuối tháng khoá sổ, cống số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ, kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.

Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng

từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính

Sơ đồ trình tự ghi sổ kê toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợpchứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra

Ghi hàng tháng

Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty lâm đặc sản Hà Nội.

I Đặc điểm chung về tổ chức quản lý kinh doanh và tổ chức hạch toán của công ty lâm đặc sản Hà Nội.

1 Quá trình hình thành và nhiệm vụ kinh doanh của công ty lâm đặc sản Hà Nội.

- Năm 1992 do đòi hỏi trong quá trình kinh doanh của tổng công ty sản xuất và xuất nhập khẩu lâm sản I( tên giao dịch quốc tế là Nayorimex) công ty vật t thiết bị bao bì xuất khẩu lâm sản đã đợc hình thành theo quyết định số 127

- - 143/ HĐCP ngày 4 - 2 - 1992

- Đầu năm 1995, do chính sách của nhà nớc vĩ mô thay đổi, bộ lâm nghiệp, bộ thuỷ lợi và bộ nông nghiệp sát nhập lấy tên là bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, do đó các đơn vị thuộc bộ cũng thay đổi về cơ cấu tổ chức Tổng cong ty sản xuất và xuất khẩu lâm sản I sát nhập với công ty khác trong ngành lâm nghiệp thành lập nên công ty lâm nghiệp Việt Nam (VINĐFOR) trực thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Trớc sự thay đổi trên các đơn vị thành viên trong tổng công ty cũng có sự thay đổi Công ty lâm đặc sản Hà Nội ra đời theo QĐ số 73/NN TTCB - QĐ ngày 23/01/1996 của bộ công nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở sát nhập công ty vật t thiết bị bao bì xuất khẩu lâm sản với xí nghiệp lâm đặc sản Ngọc Khánh

- Công ty lâm đặc sản Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là: TORPRODEX Hà Nội, có trụ sở chính tại số 6 Ngọc Khánh - Ba Đình - Hà Nội

- Công ty lâm đặc sản Hà Nội là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập trên cơ sở lấy thu bù chi và có nghĩa vụ nộp các khoản với ngân sách nhà nớc

- Về mặt hành chính, công ty là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc đơn vị chủ quản là VINĐFOR chịu sự quản lý của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Từ một đơn vị phụ trách kho vận cho tổng công ty đến nay, công ty đã trở thành một doanh nghiệp độc lập, công ty có đơn vị trực thuộc là xí nghiệp

đặc sản lâm nghiệp Hà Đông có trụ sở chính tại xã Tây Mỗ, Từ Liêm và một kho trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Câù Tiên có diện tích gần 10.000 km2 tại khu vực Cầu Tiên - giáp bát

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:

2.1 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh và quan hệ giữa các đơn vị.

- Công ty lâm đặc sản Hà Nội ra đời trong điều kiện nền kinh tế vừa đổi mới còn gặp nhiều khó khăn Nhà nớc đa ra một số chính sách mới về khai thác tài nguyên rừng, hạn chế khai thác xuất khẩu một số mặt hàng quan trọng, trong

kh lâm sản là một mặt hàng chủ lực của công ty Công ty đã gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh Ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhan viên công ty

đã nỗ lực tìm mọi giải pháp để tồn tại và phát triển nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ tổng công ty giao phó, đồng thời đảm bảo đời sống ổn định cho cán

bộ công nhân viên

+ Vì vậy bên cạnh việc xuất khẩu những mặt hàng lâm sản truyền thống nh: quế, hồi, sa nhân, long nhãn, hoa hèo sang các nớc nh Đài Loan, Hàn Quốc và tổng công ty đã nhập khẩu nh bình nóng lạnh, điều hoà từ các nớc

nh Mỹ, ITALIA, để đáp ứng nhu cầu trong nớc về trang thiết bị phục vụ đời sống và phục vụ cho ngành lâm nghiệp, đồng thời nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận, và nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên

- Để phù hợp với cơ chế thị trờng, từng bớc đâỷ mạnh kinh doanh xuất khẩu, kinh doanh nội địavà kinh doanh dịch vụ có hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm và chủ động của cán bộ công nhân viên trong sản xuất kinh doanh Công ty lâm đặc sản Hà Nội đã thực hiện tốt những nguyên tắc sau:

+ Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phải đảm báo chế độ quản lý hiện hành của nhà nớc, đảm bảo thu đủ bù chi và có lãi trong từng hợp

đồng kinh tế

+ Trong quan hệ kinh tế: quan hệ với mọi thành phần kinh tế quốc dân, quan hệ mua bán, dịch vụ kinh doanh chủ yếu bằng hợp đồng kinh tế, khi quan

hệ với các thành phần kinh tế t nhân thì họ phải có đăng ký cho các mặt hàng

mà công ty có quan hệ mua bán và dịch vụ

Công ty vừa xuất nhập khẩu nội địa, vừa kèm dịch vụ nh vậy tạo điều kiện cho cán bộ nghiệp vụ nâng cao kiến thức am hiểu thực tế

- Cán bộ cóthể trực tiếp xúc đàm phán với khách hàng nớc ngoài, xây dựng phơng án kinh doanh, trên cơ sở bàn bạc với bộ phận có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện các phơng án nh:

Phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, phơng án phải có tính khả thi mới đợc duyệt thực hiện Mỗi phơng án kinh doanh phải có hợp đồng cung ứng

và tiêu thụ cụ thể tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá trong kho gây lãng phí vốn

- Trong hợp đồng kinh doanh mua - bán và hợp đồng dịch vụ kho vận hành

đều phải có những ràng buộc về kinh tế nh: đặc cọc, thế chấp tài sản, bảo lãnh Tuỳ theo tính chất từng mặt hàng mà quy định các điều kiện kinh tế trên để đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa các bên để đạt đợc kết quả có lợi cho hai bên trong kinh doanh

2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

- Công ty có nhiệm vụ kinh doanh đúng ngàng, đúng nghề đã đăng ký, bảo tồn và phát triển vốn, tăng cờng điều kiện vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng cho công ty làm nền tảng cho sự phát triển lâu bền và vững chắc của công ty đồng thời phaỉ tuân thủ pháp lệnh, hạch toán và báo cáo trung thực theo pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành

Ngoài ra nhiệm vụ quan trọng của công ty là phải chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán boọ công nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp và bảo vệ môi trờng

Theo pháp lệnh công ty có quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh nh tuyển dụng lao động, liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nớc Chủ động tổ chức sản xuất, chủ động xây dựng các phơng

án kinh doanh và tìm kiếm thị trờng tiêu thụ

2.3 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh và nguồn vốn của công ty từ năm 1998 đến năm 2000:

Trong các năm gần đây doanh số của công ty không đợc ổn định Năm

1998, hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là xuất khẩu các mặt hàng dợc liệu, sản phẩm gỗ đồng thời nhập các mặt hàng nh: xe máy, lỡi ca với số lợng hàng cha nhiều Tuy doanh thu không nhỏ nhng năm 1998, công ty bị lỗ khá lớn trong đó bao gồm Cả lỗ của công ty, lỗ của các đơn vị trực thuộc và phần lỗ chịu trong liên doanh với nớc ngoài tại khách sạn Ngọc Khánh Vì khoản lỗ tại công ty và xí nghiệp nguyên nhana chính là d chi phí quản lý của công ty quá lớn: 3.526.875.103đ chiếm 7,2% doanh thu

Sang năm 1999, công ty đã đẩy mạnh việc xuất khẩu các loại mặt hàng dựa trên các mặt hàng chủ lực, công ty luôn chuẩn bị để có thể đáp ứng mọi mặt

mà phía đối tác nớc ngoài có nhu cầu rong phạm vi nhà nớc cho phép Chính vì

điều đó mà doanh thu năm 1999của công ty tăng vọt đạt 64.700.000 đ gấp 1,34 lần so với năm 1998, nộp ngân sách của công ty trong năm 1999 cao hơn nhiều

so với năm 1998, đạt đợc 5.900.000.000đ, thanh toán các khoản nợ ngân sách tồn đọng từ năm trớc Trong năm 1999 nhờ áp dụng các biện pháp thích hợp mà công ty đã đạt đợc mức lợi nhuận 254.000.000đ

Để đạt đợc nh vậy là do công ty thực hiện triệt để cơ chế khoán làm cho các phòng có mục tiêu phấn đấu rõ ràng để có cơ sở đánh giá hoạt dộng công tác của từng phòng làm căn cứ để thởng phạt công minh, thực hiện khoán chi tiêu cho các phòng trên cơ sở phân bổ kế hoạch hàng năm của toàn công ty, thông qua việc khoán các chỉ tiêu, số lãi kim ngạch cũng nh chỉ tiêu doanh số thì bắt buộc các phòng phải phát huy hết mọi mặt hình thức để có hiệu quả

Năm 2000, doanh thu của công ty lại giảm xuống chỉ còn 47.000.000.000đ chỉ đạt 72% so với năm 1999 Nguyên nhân là do một số yếu tố khách quan nh chính sách về xuất khẩu của nhà nớc thay đổi, nhiều doanh nghiệp nhà nớc cũng nh t nhân đợc phép xuất khẩu trực tiếp, do đó tạo sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng, các luật đợc ban hành ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, luật thuế GTGt mới ra đời có ảnh hởng trực tiếp đến các doanh nghiệp nói chung, trong giai đoạn đầu, một số công ty trong đó có công ty lâm đặc sản

Hà Nội khó tránh khỏi những khó khăn vớng mắc

Ngoài ra trong năm 2000 do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng công ty mất một số bạn hàng quan trọng, một số đối tác mất khả năng thanh toán làm cho công ty phải chịu một khoản thiệt hại lớn

Sau năm 2001 ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty đang nỗ lực tìm cách khắc phục những khó khăn hiện tại Đồng thời phát huy mọi khả năng để thích ứng với cơ chế mới hiện nay

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Hiện nay công ty có 86 cán bộ công nhân viên Trong đó có 36 nhân viên làm việc tại văn phòng công ty, số cán bộ công nhân viên còn lại làm việc dới các đơn vị trực thuộc

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: 1 giám đốc và 5 phòng ban

- Phòng tổ chức hành chính: 12 nhân viên

- Phòng kế toán tài chính: 7 nhân viên

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1: 6 nhân viên

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2: 6 nhân viên

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 3: 5 nhân viên

- Trạm Cầu tiên: 20 nhân viên

Bộ máy quản lý của công ty đợc thể hiện dới dạng sơ đồ sau:

Hệ thống bộ máy quản lý của công ty lâm đặc sản Hà Nội

Giám đốc

3.1* Giám đốc công ty:

- Là ngời đại diện cao nhất của một pháp nhân kinh tế, đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn doanh nghiệp, là ngời tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc tổng công ty và nhà nớc về mọi sự hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mà mình phụ trách

- Là ngời quyết định việc hợp tác đầu t, liên doanh, quy định các vấn đề về

tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao và là ngời quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ công ty

- Là ngời quyết định chuyển nhợng mua bán cầm cố các loại tài sản chung của công ty theo quy định của nhà nớc, quyết định đề cử phó giám đốc, kế toán trởng của công ty, bổ nhiệm bổ miễn trởng phòng, phó phòng, các chức danh lãnh đạo của đơn vị trực thuộc

* Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:

- Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch đã đặt ra, các phòng, ban đợc phân ra

đều đảm nhiệm những những chức năng nhất định và thể hiện rõ ràng trong quy chế quản lý của công ty Cụ thể nh sau:

PhòngNVKD3

Trạm SXKD DV Cầu Tiên đặc sản Hà ĐôngXí nghiệp lâm

- Phòng này có nhiệm vụ tham mu trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty.

- Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên toàn công ty giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc

- Quản lý lao động tiền lơng cán bộ công nhân viên toàn công ty cùng với phòng kế toán tài chính xây dựng quỹ lơng và xét duyệt phân bổ quỹ lơng, kinh phí hành chính cho công ty và đơn vị trực thuộc

- Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu thực hiện công tác

lu trữ tài liệu, xây dựng lịch trình công tác, giao ban hội họp sinh hoạt định kỳ

và bất thờng

3.3 Phòng kế toán tài chính:

- Có trách nhiệm giúp giám đốc trong mọi công việc về vấn đề điều tiết tài chính của công ty, tổ chức công tác hạch toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháplệnh kế toán thống kê hiện hành

- Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống, sự diễn biến của các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các nguồn vốn phục vụ cho việc xuất nhập khẩu của công ty

- Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh đề xuất kế toán thu chi tiền mặt

và hình thức thanh toán khác nhau thực hiện công tác thanh toán nội bộ và thanh toán quốc tế

- Thực hiện quyết toán quỹ, 6 tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ của công ty để thanh toán lỗ lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp kế toán công ty nắm chắc nguồn vốn lợi nhuận của toàn công ty

3.4 Phòng kinh doanh nghiệp vụ 1:

Cung với các phòng kinh doanh khác, phòng kinh doanh nhập khẩu lập kế hoạch về tình hình nhập khẩu để tìm ra những bạn hàng nớc ngoaì để liên kết kinh tế cung cấp những mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu

3.5 Phòng kinh doanh nghiệp vụ 2:

- Quản lý hàng hoá vật t xuất khẩu, làm thủ tục về hàng xuất khẩu vì hàng xuất khẩu cần sử dụng vốn nhiều nên phòng nghiệp vụ kinh doanh xây dựng kế hoạch đồng bộ về hàng xuất khẩu để phòng kế toán tài chính có thời gian lên kế hoạch sử dụng nguồn vốn.

3.6 Phòng kinh doanh nghiệp vụ3:

Cùng với phòng kinh doanh 1 và 2 phòng kinh doanh nghiệp vụ 3 có nhiệm vụ chuyên kinh doanh vàlàm dịch vụ những mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu

Tìm kiếm đầu ra và đầu vào ở thị trờng trong nớc, hỗ trợ và phối hợp với các phòng kinh doanh khác trong các nghiệp vụ kinh doanh

3.7 Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông:

- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng mà sản phẩm do công ty quy định, gia công chế biến các mặt hàng nh: ép dầu, hoá mỹ phẩm, nớc giải khát

3.8 Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên.

- Là nơi để kho hàng của công ty, ngoài ra trạm còn có nhiệm vụ tìm bạn hàng thuê kho, lãi đồng thời cũng là nơi gia công chế biến những hàng lâm sản.Vậy việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ nh trên, công ty đã triển khai và thực hiện tốt với từng mặt hàng bằng cách phân theo từng phòng chức năng tạo điều kiện để có thể tìm hiểu sâu sắc về thị trờng sản phẩm Từ đó nâng cao hiệu quả trong kinh doanh, giảm đợc giá thành thu mua sản phẩm

* Mối quan hệ của các phòng ban trong công ty

- Nằm trong cơ cấu quản lý của công ty và cùng chung mục đích kinh doanh và phát triển lên các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau, cùng phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh, và các chỉ tiêu kinh tế mà ban lãnh đạo công ty đã đề ta và thông qua hội nghị công nhân viên chức hàng năm

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán công ty:

4.1 Mô hình tổ chức kế toán của công ty:

- Hiện nay công tác kế toán tại công ty lâm đặc sản Hà Nội đợc tổ chức theo hình thức hỗn hợp, nửa tập trung, nửa phân tán, công ty hiện có hai đơn vị

trực thuộc là xí nghiệp đặc sản Hà Đông và trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên.

+ Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông là tổ chức hạch toán độc lập tại xí nghiệp, theo định kỳ (hàng quý) gửi quyết toán tới cho công ty

+ Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên đợc coi là một bộ phận kinh doanh của công ty, hàng tháng gửi các số liệu, chứng từ báo cáo lên phòng kế toán của công ty để ghi chép, tại trạm không tổ chức hạch toán với tổng công ty những khoản nộp theo quy định

- Phòng kế toán tài chính của công ty hiện có 7 ngời trong đó 1 trởng phòng kiêm kế toán trởng và 1 phó phòng

Chức năng nhiệm vụ của phòng đợc phản ánh theo quy chế quản lý của công ty, phòng kế toán vừa làm nhiệm vụ thống kê tổng hợp để phản ánh các thông tin về kinh tế đợc chính xác, kịp thời, giúp cho lãnh đạo có cơ sở đa ra các quyết định đúng đắn, vừa có chức năng quản lý tài chính nói chung, ghi chép, tính toán các số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh

* Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty lâm đặc sản Hà Nội

(Trang bên)

4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng ngời trong phòng:

Phòng kế toán của công ty đợc phân công công việc theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể nh sau:

4.2.1 Kế toán trởng:

- Là ngời giúp giám đốc trực tiếp chỉ đạo toàn bộ các vấn đề về tài chính của công ty ký các chứng từ văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc

Theo dõi, hớng dẫn các đơn vị trong việc lập kế hoạch, lập báo cáo, bồi ỡng, hớng dẫn nghiệp vụ kế toán cho cán bộ công ty và các đơn vị trực thuộc

d-Và là ngời chiụ trách nhiệm trớc nhà nớc về giám đốc tài chính đơn vị

4.2.2 Phó phòng kế toán tài chính:

- Do một nhân viên đảm nhiệm ngời này thay mặt kế toán trởng giải quyết các công việc đợc phân công khi kế toán trởng vắng mặt, ký duyệt các phiếu nhập - xuất vật t, hàng hoá Ngoài ra phó phòng còn kiêm luôn kế toán tổng hợp , có nhiệm vụ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo kết oán theo mẫu quy định của

Kế toán trởng

Phó phòng kế toán

Kế toán ngân hàng Kế toán hàng hoá Thủ quĩ

bộ tài chính ban hành theo quyết định số 441/TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 cụ thể gồm:

+ Bảng cân đối kế toán (lập theo tháng, quý, 6 tháng, năm)

+ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh( lập theo tháng, quý, 6 tháng, năm).+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (lập theo quý)

4.2.3 Kế toán thanh toán và các khoản khác.

Đồng thời trực tiếp hạch toán khâu thanh toán với ngời mua, thanh toán với ngời bán, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thực tế phát sinh lên bảng kê chi tiết từng ngày và đối chiếu với thủ quỹ để báo cáo tiền mặt, công nợ hàng ngày cho kế toán trởng, theo dõi các tài khoản 111, 112, 131, 338, 141,

331, hàng tháng lập các sổ chi tiết số 2 (sổ chi tiết thanh toán với ngời mua,

ng-ời bán), ngng-ời bán thanh toán bằng ngoại tệ (nếu có)và sổ chi tiết số 4(sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán) ngời bán thanh toán bằng VNĐ Sổ chi tiết tiêu thụ vàg hàng tháng căn cứ vào doanh thu và số lợng tiêu thụ để tính thuế nộp nhà nớc, thếu GTGT và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán theo dõi tài khoản

511, 333, 632, 642, 711, 721, 811, 821, 911, trên các sổ chi tiết, sổ theo dõi tài khoản, sổ cái tài khoản có liên quan

Ngoài ra kế toán thanh toán còn phải thanh toán lơng, BHXH và các khoản trích theo lơng, hàng tháng tính tiền lơng cho các bộ công nhân viên và phân bổ cho các đối tợng đợc hởng lơng, trích theo BHXH, tỷ lệ theo quy định hiện hành

kế toán phải lập bảng phân bổ tiền lơng và BHXH theo tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động tiền lơng trong tháng Kế toán tiền lơng theo dõi TK 334,

Tk 338 (3382, 3383, 3384) và các tài khoản có liên quan

4.2.4 Kế toán TSCĐ và công nợ:

Có nhiệm vụ theo dõi kế toán tài sản cố định và theo dõi công nợ, thực hiện công tác thanh toán đòi nợ, cuối tháng tính lỗ lãi và đối chiếu với các kế toán viên có tài khoản liên quan

4.2.5 Kế toán ngân hàng:

- Ngời này có nhiệm vụ làm chứng từ xuất - nhập khẩu hàng hoá và theo dõi công tác thanh toán quốc tế, phụ trách về ngân hàng trên TK 112 cùng các chứng từ có liên quan đến ngân hàng.

4.2.6 Kế toán hàng hoá:

- Ngời này theo dõi về hàng hoá, chứng từ nhập - xuất kho, hàng ngày vào

sổ sách, thẻ kho, và các chứng từ có liên quan

Cuối tháng theo dõi đối chiếu với thủ kho về số lợng còn giá trị đối chiếu với các tài khoản có liên quan

4.2.7 Thủ quỹ.

- Do một nhân viên phụ trách là ngời duy nhất đợc giao nhiệm vụ thu, chi tiền mặt và bảo quản tiền: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi để nhập, xuất tiền ra khỏi két và lên báo cáo quỹ để báo cáo cho kế toán trởng

- Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, tuy nhiên chỉ có phó phòng kiêm kế toán tổng hợp sử dụng để tổng hợp thông tin và lập báo cáo và số lợng máy ít còn một số kế toán khác vẫn phải thực hiện theo phơng pháp thủ công

5 Hệ thống các tài khoản sổ sách kế toán phản ánh hoạt động bán hàng nhập khẩu của công ty lâm đặc sản Hà Nội.

- Là một công ty kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu với quy mô không lớn, các hình thức thanh toán và bán rất đơn giản, do đó mà số lợng nhập khẩu

và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Công ty lâm đặc sản Hà Nội sử dụng một số tài khoản sau:

TK 111- Tiền mặt

TK 1111- Tiền Việt Nam

TK 1112 - Tiền mặt ngoại tệ

TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

TK 1121 - Tiền Việt Nam, chi tiết theo từng ngân hàng

TK 1122 - Ngoại tệ, chi tiết tại từng ngân hàng

TK 131- Phải thu khách hàng, chi tiết từng khách hàng

TK 133- thuế GTGT đợc khấu trừ

TK 1331 - thuế GTGT khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.

TK 138 - phải thu khác, chi tiết từng khách hàng

TK 156 - hàng hoá

TK 157 - Hàng gửi bán

TK 311- Vay ngắn hạn

RK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc

TK 331 - Phải trả ngời bán, chi tiết từng khách hàng

TK 821 - Chi phí bất thờng

TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

- Trớc đây công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ để phản ánh nghiệp

vụ kế toán nhng do hình thức này có nhiều bất cập, ngày càng không phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty nên từ năm 1999 công ty chuyển sang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác kế toán đợc đồng đều, dễ

đối chiếu, dễ kiểm tra Hiện nay sổ sách của công ty bao gồm:

- Sổ chi tiết tài khoản: Hàng ngày ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn

cứ vào các chứng từ gốc, kế toán mở sổ chi tiết các tài khoản nh: TK 156, TK

111, TK 112, các sổ chi tiết này kế toán mở chi tiết theo từng khoản mục hay từng đối tợng thanh toán nh: sổ theo dõi chi tiết TK 331, TK 131 theo từng đối tợng thanh toán nh: sổ theo dõi chi tiết TK 156, TK 511 theo mặt hàng, sổ theo dõi TK 331, TK 131 theo từng đối tợng thanh toán (hoặc theo từng nớc đối với các đối tợng thanh toán là ngời nớc ngoài)

- Sổ theo dõi tài khoản: để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công

ty mở sổ theo dõi tài khoản thay thế cho chức năng của chứng từ ghi sổ, sổ theo dõi tài khoản phản ánh cả bên nợ và bên có của từng tài khoản, đợc lập theo quý

để ghi nghiệp vụ phát sinh theo thời gian, căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc

- Sổ cái tài khoản: sổ cái tài khoản đợc mở theo mấu sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ, đợc mửo rộng cho từng tài khoản Cuối kỳ kế toán căn cứ vào

sổ theo dõi tài khoản, kế toán vào sổ cái Từ đó tính ra tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có của từng tài khoản trên sổ cái

- Các báo cáo kế toán công ty:

+ Bảng cân đối tài sản - mấu số BQ1 - DN

+ Báo cáo hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02 - DN (đối với báo cáo lu chuyển tiền tệ đợc lập theo phơng pháp trực tiếp)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính - mấu số B09 - DN Các báo cáo trên đợc

kế toán công ty lập hàng quý theo mẫu biểu trong pháp lệnh kế toán công ty lập hàng quý theo mấu biểu trong pháp lệnh kế toán

Trình tự ghi sổ kế toán quá trình bán hàng nhập khẩu tại công ty lâm đặc sản Hà Nội đợc thể hiện trên sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức hạch toán bán hàng nhập khẩu tại công ty lâm đặc sản

Báo cáo kết quả

kinh doanh

Sổ kế toán chi tiết

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Bộ máy hạch toán kế toán của công ty là tơng đói đồng đều cả về trình độ

và khả năng Họ có thể đáp ứng đầy đủ, kịp thời với yêu cầu nhiệm vị kinh doanh trong giai đoạn hiện nay

* Khái quát một số phần hành kế toán của công ty

Năm

đa

Số hiệu

Nguyên giá

Khấu hao Khấu

Mức khấu hao

Số hiệu

Ngày tháng

* Biên bản giao nhận tài sản

* Hoá đơn giá trị gia tăng