Không có hệ thống máy vi tính nào chỉ phục vụ riêng cho việc đặt buồng mà là một phần của hệ thống quản lý tích hợp của khách sạn.. Hệ thống này tạo ra chu trình phục vụ khách điện tử, t
Trang 1thống phổ biến trước khi máy vi tính được dùng trong công việc này Hiện nay, nhiều khách sạn ở Việt Nam vẫn sử dụng kết hợp hệ thống này và hệ thống máy vi tính
Danh sách khách dự định đến trong ngày là đanh sách theo thứ tự chữ cái cho thấy lượng khách đang đến, thời gian nghỉ và các yêu cầu đặc biệt của họ
và thường được chuẩn bị một ngày trước khi khách đến Nếu sử dụng hệ thống đặt buồng Whitney, người ta sẽ xây dựng danh sách khách đến đơn giản bằng cách photo giá đựng thẻ khách đến
Biểu 8.2 Danh sách khách dự định đến trong ngày Mẫu
DANH SÁCH KHÁCH DỰ ĐỊNH ĐẾN TRONG NGÀY
Ngày tháng năm Tổng số
TT khách buổng | buồng Địachỉ | Ghi chú
227
Trang 22 Hé théng dat buéng bang may vi tinh
Nhiều khách sạn ở Việt Nam sử dụng hệ thống máy vi tính cho việc đặt buồng và các ứng dụng khác Máy vi tính được coi như “phòng lưu trữ số Hiệu điện tử” và rất phù hợp với việc giải quyết một số lượng thông tỉn lớn cần được xử lý theo nhiều phương pháp Đặc biệt hệ thống máy vi tính cho phép phân tích sâu hơn thông tin vê khách san so với hệ thống thủ công Hệ thống máy vi tính và phần mềm có thể khác nhau nhưng chúng cùng thực hiện một chức năng
* Các yếu tố trong hệ thống đặt buông được vi tính hóa
Các yếu tố cơ bản của hệ thống đặt buồng sử dụng hệ thống thủ công vẫn phải thỏa mãn khi dùng bằng máy vi tính Nghĩa là vẫn cần phải có “hồ sơ chuẩn bị”, “tham khảo trực giác”, “thông tin chỉ tiết” và một hệ thống có thể
sửa đổi được để thích nghỉ
Tất cả các thông tin đặt buồng được lưu giữ trong một file đặc biệt Các thông tin về khách và các cuộc đặt buồng cá nhân, ngày tháng và các chỉ tiết khác có thể lấy ra theo yêu cầu Hệ thống máy vi tính có thể ghỉ lại các cuộc đặt buồng, những thay đổi và hủy bỏ đặt buồng và có thể phối hợp/ hòa nhập với các chương trình khác Nó có thể hiện lại các thông tin theo các tiêu chí khác nhau bằng phương pháp hiệu quả - ví dụ: ngày khách đến, thời gian khách đến loại khách (cá nhân, tập thể, hãng hàng không), quốc tịch, các yêu cầu đặc biệt
Không có hệ thống máy vi tính nào chỉ phục vụ riêng cho việc đặt buồng
mà là một phần của hệ thống quản lý tích hợp của khách sạn Hệ thống này tạo
ra chu trình phục vụ khách điện tử, tức là việc quản lý thông tin về khách đều qua các bộ phận trong khách sạn
* Chu trình phục vụ khách điện tử
- Khi khách liên hệ để tìm hiểu thông tin qua mạng:
Hệ thống đặt buồng được vi tinh hóa là bước đầu tiên trong hồ sơ điện tử theo khách suốt quá trình lưu trú tại khách sạn, thu thập thông tin để tính toán hóa đơn và giúp bộ phận quản lý có cơ hội tìm hiểu xu hướng tiêu dùng của khách (họ thường tiêu tiền vào đâu) và tìm ra cách thức phục vụ tốt nhất
- Khách đặt buồng: Mở trang nhật ký khách hàng, ghi lại các thông tin lai lịch của khách và mở tài khoản ghi dat cọc (nếu có)
- Khách đến khách sạn:
228
Trang 3+ Nếu khách đặt buồng trước thì nhân viên lễ tân ghi số buồng của khách
và mở tài khoản ghi các chỉ phí của khách qua hệ thống máy vi tinh
+ Nếu khách không đặt buồng trước: Nhân viên lễ tân sẽ mở trang nhật ký khách hàng và mở tài khoản để ghi các chỉ phí của khách
- Trong thời gian lưu trú: Cập nhật các chỉ phí dịch vụ vào tài khoản của khách và các giao dịch khác vào nhật ký khách hàng
- Khi khách thanh toán: Nhật ký khách hàng với tổng hợp chỉ phí trở thành nhật ký thanh toán và căn cứ vào đó để in hoá đơn thanh toán
- Sau khi khách trả buồng: Nhật ký khách hàng sẽ lưu lại các thông tin cần thiết để biết nhu cầu, sở thích, xu hướng tiêu dùng của khách
Hệ thống có thể nối với máy tính trung tâm của công ty mẹ, do đó những thông tin vẻ khách có thể được trao đổi giữa cả nhóm khách sạn Thông tin về các cuộc đặt buồng, hệ thống quản lý tài chính và các vấn đề khác được phân tích theo mức độ từng khách sạn riêng lẻ hoặc cả nhóm khách sạn
229
Trang 4Mot sé thong tin bán buông qua mạng của các khách sạn Hà Nội
SOFITEL METROPOLE HANOI Sofitel Metropole Hotel, Hanoi hotels, Vietnam Hotels
* Rates shown are inclusive of all taxes and service charges
« Allrates in US Dollars are per room (single or twin occupancy)
«Rates here are available only for bookings made with this website, and are not available from the hotel directly
Booking Now Location:
In the heart of the capital, within walking distance of the auministrative, business and retail centers The oldest French style hotel in Hanoi
The venue of politicians, businessmen & famous people in the world
Member of the most famous hotels in the world
Best business hotel in Hanoi try Alimony on 4 years consecutive (1997-2000) The best business hotel in Vietnam by Business Asia and CNBC Asia in 1998 The best luxury hotel and best service hotel in Hanoi by Vietnam Economic Times in 1999
Rates are inclusive of
» American Breakfast
Daily Newspaper
Tea and coffee-making facilities
Entitled to bonus points for Frequent Flyers
Programmed of Kris Flyer, Enrich and Asia Miles
Late check-out till 1S00hrs (subject to availability)
Facilities & Service:
« 244 rooms including 22 suites
« Allrooms have TV (23 satellite channels), mini-bar,
« Air-conditioning, direct dial telephone {voice mail), hairdryer, coffee and tea making facilities, personal safety box
« Bar, restaurant, room service, private parking, non-smoking rooms, conference rooms, shops at hotel, safe, currency exchange, swimming pool, fitness room, garden, babysitting, nightclub and karaoke
« 24-hour room service
„ Facilities for the disabled
230
Trang 50 The luxurious Melia Hanoi is located right in
the city center of Hanoi, the diplomatic & financial
district and close to the main tourist attractions:
Quan Su Pagoda (100m), Hanoi Grand Cathedral
(500m), the Hoan Kiem lake (500m), the Opera
House (500m) and the Ho Chi Minh Mausoleum
(1,5km) The Hanoi Metrople Center and the
International Center are located at 500m distance,
the Daeha Business Center is 3km away While in
Hanoi, visit as well other nearby points of interest,
such as: Han (28km), the Perfume Pagoda (70km),
the ancient capital city Hoa Lu (100km), Tam Do
mountain resort (10km) or the Halong Bay-one of
the world’s natural wonders and a UNESCO-
designated World Heritage Site-, The hotel is well
communicated by train (500m) and airplane; the
International Airport of Hanoi is 28km away In
addition, the Melia Hanoi is the only hotel in Hanoi
with a Heliport
Accommodation: The hotel disposes of 306
deluxe rooms, 68 of which are elegantly decorated
Executive Suites All of the rooms
Services: “El
Patio"
International Buffet-style Dining Restaurant “The Lotus” Thai &
Chinese
restaurant, Lobby
Bar Poolside bar
Fresh water swimming-poll with integrated
jacuzzi
Completely equipped Fitness
Center
Special offers for
231
Trang 6Daewoo Hotel, Hanoi hotels, Vietnam Hotels
Rates shown are inclusive of all taxes and service charges
` All rates in US Doltars are per room (single or twin occupancy) Rates here are available only for bookings made with this
website, and are not available from the hotel directly
Booking Now Location:
Hanoi Daewoo hotel is a modern five-star hotel park of the Daeha Business center complex which also consists of a 15- storey apartment building and an 15- storey office tower
The Daeha Business Centre is a joint venture with a total investment of 177 million dollars between the South Korean industriat giant Daewoo and the state- run Hanoi Electronic Company (Hanel} The joint venture was signed on a 38- year term The Korean partner holds a 70-percent stake while the Vietnamese contributes the rest:
The construction of the project began in December 1993 and the complex, including the hotel, was brought inte operation in April 1996, six months ahead of the plan Since April 1997, the hotel has been accepted as a member of the Leading Hotels of the World, a hotel chain that includes 312 deluxe hotels around the world
Hanoi Daewoo Hotel has in total 411 rooms including 33 suites, designed and built with highest architectural standards It also contains eight F&B outlets, including four excellent restaurants-Café Promenade (international cuisine), Silk Road (Chinese restaurant), La Paix (italian restaurant) and Edo (Japanese restaurant)-, a Fitness Centre, a swimming pool of 80 metres and a luxurious garden To serve every business need, the hotel offers a sophisticatedly equipped Business Centre and the largest to date in Hanoi Grand Ballroom which can handle conferences for up to 800 people
232
Trang 7r
Bao Son Hotel
Tha 4-Star Hanoi Baoson Intemnatanal Hotel is conveniently located ia fast developmy zone of Hanui The sie is bordered by Nguyen Chi Thanh Strbet assuring easy access to Embassies, Goverment Offices, Cammercial Institutions, Tourist Altractions and
‘nearby Giang Vo Exhibition Center, just 30 minutes from Awport You will feel friendly and warmly righl the mmute you enter our
Wanquil and serene lobby
* 302 Lưxutious reams and Sultes
“ Lai Lai Chingsa Restaurant
* My Lover's Coffee Shop (sarving Westem dishes)
* Bora Bora Pool side Restaurant (Vietnamese food)
* Business Center
In-door Goo! and Warm Swimming Poo!
“Executive Mesting Facilities
+ Fitness Center
* Souvenir Shop
“Thai Sauna & Massage
“Luxurious and Modern Karaoke Rooms
" Far airport transportation, our air-conditioned Deawoo, Mercedez, Mishubishi are available, Simply click the box and indicate your
flight number and arrival time `
For long-term guests, our Health Club issues comprehensive Memberships Irom one month to one year with favorable prices from USS 159 lo USS 1.600 Please see rates below and contact us lor details
Membership Price List
Price in USS Membershin Tyee TiviOne | Free Mas Swimming Your Heaun
Three-month 800 | 360 550 _delemiMlevkoAer BxbgWayASclj vàn, Xa toà ,460 260
‘Superior uss 75 Deluxe Supeior USS S0 Executive Studio Sule USS 100 Đaluxe Suite Uss 120 Extra Bed/ Double occupancy |U8 10*~
Trang 8HI CAC UNG DUNG CUA CONG NGHE THONG TIN
Bộ phận phục vụ buồng có thể đưa thẻ chìa khóa cho nhân viên được giao nhiệm vụ quét đọn buồng Thẻ chìa khóa này chỉ mở được cửa của chính buồng đó
Đối với khu vực thường xuyên có người sử dụng, hệ thống này được dùng
để ra vào cửa của khu vui chơi giải trí vì khách sạn có chương trình hội viên đành cho những người không nghỉ ở khách sạn hoặc để mở cửa vào các khu đành cho khách quan trọng Các nhân viên quản lý có thể sử dụng loại chìa
234
Trang 9khóa này cho những khu vực khác trong khách san, nơi lãnh đạo khách sạn muốn hạn chế người ra vào như nhà kho hoặc khu văn phòng
2 Quản lý năng lượng
Các khách sạn hiện đại thường đòi hỏi cải thiện tình hình sử dụng nguồn năng lượng nhằm làm giảm chỉ phí hoạt động, tiết kiệm được náng lượng và gìn giữ môi trường Lượng năng lượng tiêu thụ chính của khách sạn ở Việt Nam được dùng vào việc chạy hệ thống điều hòa nhiệt độ Trong mùa đông, sưởi ấm buồng cũng tiêu tốn nhiều năng lượng của khách sạn
Các buồng trong khách sạn được nối mạng với máy vi tính của bộ phận lễ tân sao cho đèn và điều hòa nhiệt độ trong buồng sẽ bật lên khi khách làm thủ tục nhận buồng ở quầy lễ tân khách sạn và sẽ tắt khi khách rời buồng
3 Lập hóa đơn các dịch vụ tại buổng
Các dịch vụ khác có thể nối từ buồng khách tới máy vi tính của bộ phận lễ tân và tài khoản của khách Trong đó phổ biến nhất vẫn là mini-bar hoặc hệ thống video trong buồng phải trả tiền khi yêu cầu Hệ thống này sé ghi vào tài khoản của khách những khoản chỉ phí tương ứng có liên quan đến những mặt hàng đã được lấy ra từ mini-bar
Khách có thể sử dụng hệ thống điện thoại để xác nhận rằng mình muốn trả tiền để xem các kênh có tính phí trên vô tuyến hoặc để xem lại đoạn phim nào
mà lúc chiếu ban đầu không xem được
4 Tài khoản khách hàng
Dịch vụ cung cấp thông tin cho khách có thể được đưa tới buồng của khách bằng máy vi tính nối với máy tính của bộ phận lễ tân và nối với vô tuyến trong buồng Thông tin có thể là những lời chúc mừng ngắn gọn chào mừng khách đã tới khách sạn trong đó có ghi tên của khách Qua hệ thống này, khách có thể
xem tài khoản của mình, đọc lời nhắn gửi cho mình hoặc thanh toán tài khoản
thẻ tín dụng
5 Xử lý văn bản và số liệu
Bộ phận lễ tân sử dụng các phần mềm Microsolf Office và Excel để xử lý văn bản và các số liệu Các phần mềm này được nối với hệ thống quản lý khách sạn để tạo ra thư xác nhận cho cuộc đặt buồng của khách Phần xử lý số liệu giúp cho các thông tin từ hệ thống quản lý khách sạn hiển thị một cách rõ ràng
để phân tích quản lý
235
Trang 10Xử lý văn bản rất có ích cho việc viết thư trả lời những yêu cầu của khách liên quan đến khách sạn mà phải gửi bằng đường bưu điện hoặc gửi fax tới cho khách
6 Dịch vụ khách hàng
Ở một số quốc gia, đa số các thành phố lớn có sắn dịch vụ liên quan đến tắc nghẽn giao thông trên trục đường chính trong và xung quanh thành phố Các thông tin nay được hiển thị trên màn hình vi tính ở khu vực lễ tân khách sạn để thông báo cho khách đi từ khách sạn Tương tự, các thông tin về hàng không cũng được làm như vậy mặc dù dịch vụ này thường có ở khách sạn sân bay
IV QUAN LY THONG TIN
1 Hồ sơ về khách
Mội số khách đã từng nghỉ tại khách sạn nhiều lần, do đó khách sạn có thể nắm được các thói quen, yêu cầu của khách khi thuê buồng Những thông tỉn này được lưu lại trong hồ sơ khách hàng Khi khách gọi điện đến đặt buồng, nhân viên nhận đặt buồng đã biết thông tin về khách đã từng nghỉ tại khách sạn này Những thông tin về khách mà khách sạn có được bao gồm:
- Tên khách địa chỉ, điện thoại, Fax
- Kiểu buồng khách thích
- Khách muốn dùng kiểu buồng đặc biệt nào
- Mức giá buồng
- Giá tiên buồng khách đã thuê lần trước
- Thông tin cá nhân: ngày sinh, ngày cưới của khách để gửi thiệp chúc mừng hoặc gửi hoa vào thời điểm phù hợp
Nhân viên lễ tân còn sử dụng hồ sơ của khách để cung cấp các dịch vụ cho phù hợp với sở thích của khách, làm thoả mãn tối đa nhu cầu của khách và tăng đoanh thu cho khách sạn Những thông tin đó bao gồm:
- Loại báo khách thường đọc
- Khách thích đùng trà hay cà phê vào buổi sáng
- Khách thường thích ăn món gì, uống loại rượu nào
- Khách thường nhờ báo thức lúc mấy giờ
- Các yêu cầu đặc biệt của bộ phận phục vụ buồng: gối lông chim, cung cấp thêm chăn, cung cấp thêm đồ dùng văn phòng
236
Trang 11Nhân viên lễ tân biết rõ lần nghỉ cuối của khách tại khách sạn là khi nào,
có thé ding thong tin nay để chào mừng khách khi khách quay lại khách sạn
2 Hệ thống bán hàng bằng thiết bị điện tử
Các bộ phận khác trong khách sạn gửi các khoản chỉ phí vào tài khoản của khách từ các nơi khách sử dụng hàng hoá, dịch vụ và sau đó chuyển qua bộ phận thanh toán hoá đơn thuộc hệ thống tài khoản của lễ tân và trong buồng của khách
Các bộ phận này bao gồm:
- Các quầy bán lẻ
- Nhà hàng
- Quay Bar
- Trung tam dich vu
- Trung tâm vui chơi giải trí
Hệ thống này còn được sử dụng để cung cấp thông tin và số liệu thống kê cho các phòng ban khác liên quan đến việc kiểm soát hàng dự trữ, thông tin kinh doanh hàng ăn uống cho biết mặt hàng nào bán chay và loại hàng nào bán
rất chậm Các phòng ban nhận thông tin này bao gồm:
- Ban quần lý đồ ăn uống
- Bộ phận kiểm tra đồ ăn uống
- Các kho hàng dự trữ
- Bộ phận thanh toán tài khoản
- Nhà bếp
Câu hỏi và bài tập kiểm tra
1 Trình bày hệ thống tiếp nhận thông tin đặt buồng thường dùng của bộ phận lễ tân
3 Trình bày hệ thống quản lý thông tin trong khách sạn
4 Giới thiệu phần mềm hệ thống quản lý khách sạn
237
