Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán Nguyễn Bích Liên

Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán Nguyễn Bích LiênChia sẻ: wide_12 | Ngày: 28072014Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán nhằm giúp sinh viên hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán, hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu tích hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ), hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu, ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán.

Mục tiêu

You can briefl y add outl ine of this slide pa ge in this text box.

1 Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán

2 Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tíchhợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ)

3 Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu

4 Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán

Khái niệm tổ chức dữ liệu

của hệ thống theo những nguyên tắc nhất

định tại các nơi lưu trữ dữ liệu

• Dữ liệu:

5

• Cơ sở dữ liệu: là tất cả các dữ liệu của một tổ

chức (hay một phạm vi nào đó) được sử dụngtrong hệ thống xử lý thông tin của tổ chức hay phạm vi đó

lưu trữ ở đâu? Trong môi trường bằng máy,

dữ liệu được lưu ở đâu? Theo nguyên tắc nào?

Kế toán bằng máy

Ví dụ

Ký tự Vùng dữ liệu Tập tin dữ liệu

Cơ sở dữ liệu

 Các tập tin trong CSDL có quan hệ với nhautheo những nguyên tắc nhất định Ví dụ ?

Sự phát triển của kỹ thuật CSDL

Nguyễn Bích Liên 7

Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và truy cập dữ liệu

1960s Dịch vụ thông tin trực

tuyến

Quản trị văn bản (text managemant)

CSDL gồm các văn bản, (từ tạp chí, báo), hình ảnh,

giọng nóiv.v Người sử dụng truy cập qua HT dịch vụ

mạng trực tuyến

1970s Hệ chuyên gia (expert

systems)

Suy luận, suy đoán CSDL về các qui luật ra

quyết định, logic ra quyết định

1970s Lập trình hướng đối

tượng 1980s Hypetext systems Tìm kiếm thông qua các kết

nối trong CSDL 1990s Intelligent database

systems

Kết hợp tất cả các

kỹ thuật trên

Các kỹ thuật CSDL trong kế toán

 Tổ chức dữ liệu kế toán thủ công thế nào? Tậptrung loại dữ liệu gì?

Kế toán đã sử dụng các mô hình tổ chức dữ liệu nào? Trong điều kiện ứng dụng CNTT ra sao?

Mô hình sổ kế toán Tập tin thông thường

Hệ quản trị CSDL

Sử dụng kế toán thủ công

Phần mềm ứng dụng

& dữ liệu gắn chặt với nhau; trùng lặp, không chuẩn hóa

Phần mềm ứng dụng

& dữ liệu độc lập

Hệ thống máy tinh lớn

(mainframe)

Sổ theo thời gian- đối tượng

Hệ quản trị CSDL:

Tổ chức tập tin thông thường theo từng ứng dụng

Nguyễn Bích Liên 9

Chương trình ứng dụng 2- (ví

dụ hàng tồn kho)

Sự kiện E (vd xuất kho)

Đối tượng B

(VD HTK)

Sự kiện D (VD nhập kho)

Người

sử dụng

 Được sử dụngtrong môi trường

Dữ liệu lưu trữriêng biệt theotừng ứng dụng Nhược điểm?

Module gửi hàng

Module…

….

Đặc điểm của môhình tổ chức dữliệu này

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Truy vấn dữ liệu (DQL- Data Query Language)

• Tạo thông tin, báo cáo theo yêu cầu người

• Cập nhật dữ liệu

Định nghĩa cấu trúc CSDL:

Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)- DBMS

Người sử dụng 1

Người sử dụng 2

Người sử dụng 3

DBMS kế toán

DBMS kế toán

DBMS kế toán

Schema or (database model)

Database

Kiến trúc của Cơ sở dữ liệu

Mô hình cấu trúc dữ liệu:

• Hình cây hay gọi là phân

technique)…

Mô hình dữ liệu khái niệm: mối liên kết thực thể

- entities relationship

 Mô hình mối liên kết thực thể là công cụ mô tả mối quan

hệ giữa các thực thể (các đối tượng cần thu thập và lưu trữ

thông tin) trong CSDL

Mối quan hệ/liên kết giữa các thực thể 1:1 1- nhiều nhiều - nhiều

Mô hình dữ liệu cấp khái niệm: mối liên kết thực thể

Thuộc

Thực thể 2

Thuộc tính 2

Thuộc tính 1

Thuộc tính …

 Ký hiệu

Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán

 Trong kinh tế và kế toán, các thực thể (entities) được phân thành các nhóm theo mô hình REAL

• Nguồn lực (Resources): TS DN sở hữu

• Vị trí (Locations): xẩy ra sự kiện, nơi lưu nguồn

lực, nơi/vị trí tác nhân

• Sự kiện (Events):

• Tác nhân/đối tượng tham gia (Agents)

Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán

Tác nhân bên

trong

Tác nhân bên ngoài (nếu cần)

Sự kiện

Nguồn lực Tác nhân bên trong

Tác nhân bên ngoài (nếu cần)

Cấu trúc dữ liệu: cấp logic – cấu trúc quan hệ - relational structures

 Các dữ liệu trong CSDL được lưu trữ dưới dạng

bảng dữ liệu 2 chiều: cột, dịng

01 Nguy ễ n Vă n A xx xx 300

02 cty TNHH Hoa Huyề n xx xx 500

SỐ H Đ M A Õ KH NGA Ø Y BA Ù N HÀ NG Đ K T HANH T OA Ù N

K H A Ù C H H A Ø NG C ost omer Relat ion

BÁ N HA Ø NG Sale Relat ion

C H I T I Ế T BA Ù N HA Ø NG (Det ail Sale R elat ion)

H A Ø NG H Ó A -GI A Ù VỐ N(goods R elat ion)

Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán

Nguyễn Bích Liên

19

Ch2 Tổ chức dữ liệu

 Mối liên kết giữa các thực thể mô tả vấn đề gì?

Tập trung vào các khía cạnh hoạt động kinh tếhay tập trung vào ảnh hưởng tới TK kế toán?

 Dựa vào đâu xác định các thực thể? Dựa vào đâu xácđịnh các thuộc tính thực thể? Dựa vào đâu xác địnhmối liên kết giữa các thực thể?

 Cách tiếp cận để phân tích HĐ kinh tế nhằm xâydựng mô hình REA?

Cấu trúc dữ liệu: cấp vật lý

 Ở cấp độ vật lý, các bảng dữ liệu được lưu trữ tronghình thức các files dữ liệu phù hợp với các kiểu truycập dữ liệu:

Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

 Tập tin chính (Master files):

o Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí.

o Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái (General Ledger Control Accounts)

Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan

kế toán

 Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ

dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ Vì dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v

 Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai Vd các nghiệp vụ được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước.

II Qui trình xử lý dữ liệu

Thu thập dữ liệu đầu vào 1

Hoạt động Xử lý dữ liệu trên tập tin chính 2

Thu thập dữ liệu

 Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL hoạt động

kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để

thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu

Thẻ từ v.v Tập tin dữ liệu

Xử lý dữ liệu trên tập tin chính

Thay đổi giá trị thuộc tính

mô tả (VD tên, …)

Hủy dữ liệu

Deleting

Bỏ một mẩu tin (VD

khách hàng) nếu không còn cần trong CSDL (nếu không còn giao dịch với DN)

 Kiểm soát các hoạt động xử lý này:

mục tiêu KS, hoạt động KS?

Ví dụ hoạt động cập nhật dữ liệu

Tập tin nghiệp vụ

Mã KH

Kiểu NV

Ngày NV

Số ch.từ

Số tiền

…

Số dư

• Kiểm tra dữ liệu chính xác

• Tìm kiếm khóa chính tương ứng (match)

• Cộng (add) số tiền nghiệp vụ vào số dư hiện hành

• So sánh số dư mới và giới hạn bán chịu

• Lặp lại bước 1 cho tất cả các nghiệp vụ

• In báo cáo

Hình thức trình bày

• Văn bản

• Bảng biểu

• Đồ thị

Kết xuất- tạo nhật ký, sổ cái, các báo cáo

 Nhật ký: lấy dữ liệu từ các bảng dữ liệu sự kiệnliên quan

 Sổ cái: lấy dữ liệu số dư đầu kỳ từ tập tin lưutrữ sổ cái; Số PS lấy từ các dữ liệu trên bảng

sự kiện ảnh hưởng và sồ dư hiện hành từ tậptin chính sổ cái hiện hành

 Báo cáo: tùy thông tin có thể lấy từ tập tin chính hoặc tập tin nghiệp vụ hoặc kết hợp cảhai

• Xử lý theo lô (batch processing): hoạt động cập nhật được thực hiện định kỳ

• Xử lý trực tuyến theo thời gian thực (on-line Real- time processing)

Kiểm soát

hệ thống xử lý

Kiểm soát hoạt động

xử lý

Nguuyễn Bích Liên 30

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô -Batch Processing

Nhập lônghiệp vụSắp xếptập tin

Tập tin ngh.vụ (lơ nghiệp vụ)

Cập nhật

lơ dữ liệu(định kỳ) Báo cáo

Tập tin ngh.vụ (lơ nghiệp vụ)

Cập nhật

lơ dữ liệu(định kỳ)

Báo cáo

•TT

chính

Nguuyễn Bích Liên 32

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý ngay theo thời gian thực Online – Real time Processing

Nhậpnghiệp vụkinh tế

Tập tin ngh.vụ

Cập nhật

dữ liệu(thực hiệnngay khinhập liệu

Báo cáo

•TT

chính

Sự khác nhau giữa 2 phương pháp xử lý

Nguyễn Bích Liên 33

Có khoảng cách thời gian

Không có khoảng cách thời gian

Nguồn lực Về cơ bản yêu cầu

nguồn lực ít hơn: thiết bị, phát triển hệ thống, khả năng (capacity) sử dụng hoạt động máy tính

Hiệu quả hoạt động

(operational Efficiency)

Hiệu quả hơn cho hoạt động xử lý dữ liệu vì xử

lý định kỳ, theo khối lượng lớn

Kết luận: Khi thiết kế, lựa chọn

phương pháp xử lý cần cân nhắc giữa hữu hiệu

và hiệu quả xử lý

Giải thích hiệu quả hoạt động xử lý thông

tin trong xử lý theo lô

 Ví dụ: xử lý hoạt động xuất bán hàng/ lập hóađơn bán hàng

 Tập tin chính phảnánh sự hoạt động

o Hàng tồn kho (mặthàng bán)

o Khách hàng (kháchhàng đang giao dịch)

 Tập tin chính phảnánh kế toán -GL

o Tài khoản doanhthu bán hàng

o Tài khoản giá vốnhàng bán

o TK hàng tồn kho

o Tài khoản phải thuKH

 Khi mẩu tin được truy cập để xử lý thì nó sẽ bị

HT khóa tạm đối với các truy cập khác

Lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu

 Tùy mức độ yêu cầu, khả năng nguồn lực và tàichính, HT có thể lựa chọn xử lý theo lô- xử lýtheo lô thu thập DL trực tuyến – xử lý theo thờigian thực – hoặc kết hợp tất cả

Nguyễn Bích Liên

35

Ch2 Tổ chức dữ liệu

 Nguyên tắc:

o Thông tin thuộc hệ thống nào cần cập nhật kịp

thời thì sử dụng xử lý theo thời gian thực;

Thông tin nào có thể cung cấp định kỳ -> lô

o Cân nhắc hiệu quả xử lý hoạt động: khối lượngnghiệp vụ kinh tế phát sinh;

o Nếu xử lý theo lô thì cân nhắc số lượng nghiệpvụ/lô (yêu cầu kiểm soát lô nghiệp vụ - lô càngnhỏ càng dễ kiểm soát)

III Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu – Sơ đồ REA

Nguyên tắc tích hợp 1

Ví dụ minh họa 2

Tích hợp các sơ đồ REA

 Các thực thể xuất hiện trong nhiều chu trình

 Inventory xuất hiện trong revenue và expenditure cycles.

 Cash disbursements xuất hiện trong expenditure và payroll cycles.

 Employees (agent) và cash (resource) xuất hiện trong

Tại sao cần tích hợp các sơ đồ mô hình dữ liệu?

Nguyên tắc tích hợp các sơ đồ này thế nào?

Mô hình REA cho Revenue Cycle

Inventory

Call on Customer

Take Cust

Orde r

Employees (Sale sperson)

Customer

Employees (Sale sperson)

Employees (Cashier) Rece ive Cash

Cash

Mô hình REA cho Expenditure Cycle

Orde r Inventory Employees

Supplie rs

Inventory

Rece ive Inventory Supplie rs

Employees (Cashier)

Disburse

Mô hình REA cho Payroll Cycle

Employees (Supervisor)

Disburse

Employee Time Time Worke d

Employees (as Payees)

41

Employees

(Supervisor)

Orde r Inventory Employees

Supplie rs

Inventory

Call on Customer

Take Cust

Orde r

Employees (Sale sperson)

Customer

Employees (Sale sperson)

Employees

(as Payees)

Kết hợp các sơ đồ REA của ba chu trình

IV Mã

Các loại mã 1

Nguyên tắc xây dựng mã 2

3

43

Ứng dụng mã

Mã khối

Nguyễn Bích Liên

C2- tổ chức

o Khơng phản ánh thơng tin chi tiết đối tượng mã

o Khĩ sửa chữa, thay đổi do mức độ ảnh hưởng tớicác mã đối tượng khác

Mã nhóm

 Ví dụ mã số nhân viên 01 001 bao gồm nhóm 2 ký tự đầu là mã chỉ phòng ban (KT 01, SX 02); 3 ký tự sau chỉ số thứ tự của NV;

 Đặc điểm mã nhóm: mô tả thông tin chi tiết về đối tượng được mã hoá Việc sửa chữa hoặc thay đổi nội dung của một nhóm thì nội dung các nhóm còn lại không thay đổi

 Là mã số bao gồm nhiều nhóm ký tự, vị trí mỗi

nhóm ký tự mô tả một loại thông tin về đối tượng

được mã hoá Trong mỗi nhóm người ta dùng mã

trình tự để phân biệt từng đối tượng cụ thể

 Áp dụng

Nguyễn Bích Liên

C2- tổ chức

47

Mã phân cấp

 Ví dụ mã số điện thoại; Mã số tài khoản kế tốn VN

 Đặc điểm mã phân cấp: giống mã nhĩm

 Là một dạng mã nhĩm Trong đĩ các nhĩm thơng tin phụ thuộc lẫn nhau và vị trí nhĩm bên phải mơ

tả thơng tin phụ thuộc vào thơng tin nhĩm bên trái Như vậy mỗi nhĩm mơ tả một cấp độ thơng tin

Mã gợi nhớ

Ví dụ mã số gợi nhớ

 Đặc điểm mã gợi nhớ: gợi nhớ, phụ thuộc vào

ngôn ngữ và văn hóa từng vùng Dễ tạo lầm lẫn về

ý nghĩa

Là mã sử dụng các ký tự chữ để gợi nhớ một thông tin nào đó Ví dụ PX gợi nghĩa“phân xưởng” Mã gợi nhớ được dùng kết hợp với mã nhóm

 Ứng dụng

Nguyễn Bích Liên

C2- tổ chức

49

Mã vạch

Là một dạng mã nhĩm nhưng thay vì sử dụng các ký

tự thì người ta sử sụng các thanh/vạch hoặc các

điểm Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn của các thanh/vạch hoặc điểm để mơ tả các nội dung thơng

tin Phải cĩ thiết bị tạo và đọc mã vạch

encoded in Code 128 A series of numbers encoded in UPC

encoded in Code 93 encoded in the DataMatrix 2D

barcode

hợp với đặc điểm đối

tượng được xây dựng

1 Phân tích thơng tin mong muốn (yêu cầu quản lý), đặc điểm đối tượng XD mã liên quan, kế hoạch phát triển

Nguyễn Bích Liên

C2- tổ chức

51

Ứng dụng xây dựng hệ thống mã

trong hệ thống thơng tin kế tốn

Thảo luận

 Tổ chức và xử lý dữ liệu đã ảnh hưởng tới hệthống AIS thế nào? Chức năng xử lý cung cấpthông tin, kiểm soát hệ thống