Chuyên đề: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Nguyễn Bích Liên

Chuyên đề: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Nguyễn Bích LiênChia sẻ: wide_12 | Ngày: 28072014Chuyên đề: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm trình bày về tổng quan tổ chức hệ thống thông tin: qui trình, các tiếp cận, tổ chức các thành phần hệ thống kế toán, tổ chức các thành phần hệ thống kế toán, sau khi học xong bài giảng sinh viên có kỹ năng ứng dụng trong việc phân tích và thiết kế hệ thống kế toán.

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nguyễn Bích Liên

2

 Hiểu các tiếp cận & các

bước trong giai đoạn tổ chức hệ thống KT

 Hiểu các nguyên tắc cơ

bản tổ chức các thành phần trong hệ thống kế toán

Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin

 Ở nghĩa hẹp, tổ chức HTTT chỉ gồm các quá trình phân tích, thiết kế và thực hiện HTTT nhằm tạo ra một HT sẵn sàng cho việc sử dụng

Vận hành HT

Phân tích hệ thống

Thiết kế

HT

Thực hiện HT

 Thông tin/ truyền thông

• Đặc điểm kinh doanh Y/C thông tin người sử dụng

• Chiến lược/KH phát triển HT Môi trường k.thuật/công nghệ

Các phương thức tiếp cận phát triển HT

Phát triển theo giai đoạn

 Phát triển theo từng giai

đoạn, phát triển có cấu trúc

 Người quản lý xem xét, đánh

giá sau từng giai đoạn để

quyết định phù hợp cho giai

 Phương pháp này thíchhợp với hệ thống, tuổi thọngắn, có nhu cầu thông tinthường thay đổi

Các bước thực hiện Prototyping

Nguyễn Bích Liên

7

Phân tích ban đầu

Tạo mẫu ban đầu dựa trên thông tin thu thập do phỏng vấn người sử dụng

 Tạo một cơ sở dữ liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm

 Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng

 Phát triển Module chức năng thực hiện quá trình xử lýcủa HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.)

Thử nghiệm và hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm Thử và sửa mẫu thử nghiệm cho tới khi người sử dụng hài lòng

Tạo mô tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT

Thành phần tham gia phát triển HT

Nguyễn Bích Liên

8

 Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp

 Ban quản lý dự án phát triển hệ

thống thông tin (Information

Systems Steering Committee)

 Đội dự án (Project Development

Team)

o Kế toán, kiểm toán

o Người phân tích, (lập trình), nhà tư

vấn triển khai

o Các người sử dụng liên quan

Trong dự án pháttriển HT Kế toángồm những thànhphần nào tham gia?

Vai trò ban quản lý cấp cao DN trong quá

DN trong dự ánphát triển/tổ

chức HTTT KT

Vai trò ban quản lý dự án

 Hướng dẫn, kiểm soát hoạt động của dự án trong phát triển HT: chi phí, thời gian, công việc

 Làm cầu nối giữa BQL cấp cao DN và nhà tư vấn, triển khai/ đội dự án

 Lập kế hoạch chi tiết thực hiện theo kế hoạch dự án

 Thực hiện công việc theo kế hoạch

 Báo cáo tình trạng dự án cho ban quản lý DN và ban quản lý dự án

 Lập hồ sơ dự án; Truyền thông với người sử dụng về dự án: huấn luyện, chạy thử

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nguyễn Bích Liên

12

 Các nội dung cần tổ chức

Con người

Dữ liệu

Công cụ

Qui trình xử lý

Thông tin

Môi trường hệ thống

Phân tích HT: tìm hiểu và thu thập thông tin

Nguyễn Bích Liên

13

 Đặc điểm và qui trình sản xuất, kinh doanh: xem xét

theo qui trình – chu trình kinh doanh

 Yêu cầu thôngtin phục vụ quảnlý

 Yêu cầu kiểm soát : hoạt động – xử lý thông tin

 Pháp lý: kếtoán/luật thuế/

v.v

 Kế hoạch chiếnlược phát triểnDN

 Chiến lược- kế hoạch phát triển HTTT & ứng dụng CNTT

 Giải pháp phát triển: phương thức; nội dung

phần HT) phương thức phát triển (tự làm/thuê ngoài v.v.)

 Vẽ DFD hệ thống: hiện hành – chỉnh sửa (bước đầu thiết kếHT)

Lưu ý: mức độ ứng dụng CNTT ảnh hưởng tổ chức

HTTT Kế toán (HT KT đơn lẻ riêng biệt- HT KT mở

rộng – KT thông tin tích hợp toàn doanh nghiệp – ERP)

Qui trình luân chuyển (3a)

Y/c quản lý & nhu cầu thông

tin/Yc KS (1)

Xác định nội dung báo cáo/

lưu trữ ; nội dung chứng từ/

(3b)

Xác định tài khoản; Xác định danh mục đối tượng quản

lý chi tiết ->

Mã hóa (5)

Hoạt động kinh doanh;

Đặc điểm ứng dụng

CNTT

Mô hình

dữ liệu phù hợp (4)

Điều chỉnh/bổ sung kiểm soát -> Hệ thống phù hợp -> hồ sơ

HT

Mô hình

dữ liệu phù hợp

Nhân sự

Phân tích HT: Mô tả yêu cầu thông tin (1)

Người s.dụng th.tin

Mục tiêu của thông tin Nội dung thông tin BP

c.cấp

Doan

h thu

Bán hàng (khg bán nội bộ;

khg CK)

GĐBH Đánh giá DT bán hàng theo

SP và theo các kênh bán hàng (buôn, lẻ, qua đại lý, siêu thị), DT theo nhân viên bán hàng -> XD chính sách bản & mở rộng thị trường;

XD chính sách quản lý nhân viên và lương, thưởng

Doanh thu theo Sản phẩm (chi tiết

Doanh thu kênh bán hàng (chi tiết …) Doanh thu theo nhân viên bán hàng (chi tiết …)

Theo dõi công nợ

Công nợ theo đối tượng khách hàng Công nợ theo thời hạn nợ

Lưu ý: Trình bày mô tả yêu cầu thông tin

• Sắp xếp theo thứ tự các cấp quản lý theo chu trình, theo

từng loại hoạt động (kể các hoạt động chưa ảnh hưởng tìnhhình TC)

• Theo Thứ tự mức độ thông tin từ tổng hợp- chi tiết

Mô tả DFD – xây dựng dòng thông tin

phù hợp (2)

Nguyễn Bích Liên

17

 Cách vẽ mô tả

 Cách đánh giá dòng thông tin luân chuyển

 Cách xây dựng lại dòng thông tin phù hợp

Tổ chức dữ liệu lưu trữ và thu thập (4)

Nguyễn Bích Liên

18

 Yêu cầu: Phục vụ nhu cầu thông tin -> kết xuất;

 DL được lưu trữ trong thực thể/ tập tin dữ liệu theo

mô hình E-R, chi tiết theo REAL

 Xây dựng DL lưu trữ và thu

thập theo từng chu trình;

Trình tự sự kiện kinh tế;

theo các đối tượng nguồn

lực và đối tượng tác nhântham gia; đối tượng vị trí;

đối tượng kế toán phù hợp

kế toán tài chính (tươngứng các tài khoản trong HT

Tổ chức lưu trữ dữ liệu- đối tượng kế toán; đối tượng nguồn lực, tác nhân, vị trí (4;5)

Danh mục đối tượng quản lý chi tiết (nguồn lực/tác nhân/vị trí)

Danh mục Tài khoản kế toán

Ví dụ xác định danh mục đối tượng Kế

toán; đối tượng quản lý chi tiết

Nguyễn Bích Liên

20

 Lấy lại Ví dụ đã phân tích nhu cầu thông tin tại slide 16- Hãy xác định danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết

Số TT Đối tượng Yêu cầu quản lý Đối tượng quản lý chi tiết

1 Doanh thu

1.1 Theo hoạt động bán buôn Hàng hóa, khách hàng

1.2 Theo hoạt động bán lẻ Hàng hóa, khách hàng

Theo nhân viên bán hàng Hàng hóa, nhân viên bán

hàng Phải thu Theo khách hàng Khách hàng, siêu thị, đại lý

Theo thời gian

Ví dụ xác định danh mục tài khoản và

danh mục đối tượng quản lý chi tiết

Nguyễn Bích Liên

21

Danh mục đối

tượng KT

Yêu cầu quản lý Nhận xét

Doanh thu Doanh thu theo bán buôn từ

hàng hóa

Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan

và tương ứng từ loại KH mua sỉ;

Doanh thu bán lẻ Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan

và tương ứng từ loại KH mua lẻ;

Doanh thu qua đại lý Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan

và tương ứng từ từ nhóm KH là đại lý Doanh thu bán qua siêu thị Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan

và tương ứng từ từ nhóm KH là siêu thị Doanh thu theo nhân viên BH Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan

và tương ứng từ nhân viên bán hàng Phải thu Phải thuTheo khách hàng Theo dõi theo đối tượng quản lý chi tiết KH;

đối tượng cố số lượng lớn, hay thay đổi Phải thu theo thời hạn nợ Theo dõi qua thông tin về thời hạn thanh toán

trên TT sự kiện bán hàng & thu tiền -> thông tin qua chứng từ

Cách xác định danh mục tài khoản

Nguyên tắc xác định danh mục tài khoản

Yêu cầuquản lý chi tiết ?

Sắp xếp yêu cầu quản lý theophân cấp cao thấp/ phụ thuộc

y/c quản lý chi tiết của đối tượng KT

Danh mục đối tượng quản lý chi tiết

Ví dụ xác định danh mục tài khoản và

danh mục đối tượng quản lý chi tiết

24

Danh mục đối tượng

kế toán:

 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết

(đối tượng chi tiết)

Xây dựng mã cho đối tượng quản lý chi

tiết (đối tượng chi tiết)

Xây dựng chứng từ và luân chuyển

 Thu thập/ghi nhận thông tin

 Truyền thông tin : ML/ủy quyền; Thực hiện

 Bằng chúng pháp lý

 Phân loại chứng từ

 Chứng từ ML/ủy quyền

 Chứng từ T.H (kế toán )

Yêu cầu xây dựng và luân chuyển chứng từ

Nguyễn Bích Liên

27

 Tuân thủ qui định pháp lý (luật kế toán 03/2003/QH11 )

 Phù hợp với yêu cầu quản lý/yêu cầu thông tin doanh

nghiệp

 Phù hợp đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chứcDN

 Phù hợp yêu cầu và đặc điểm ứng dụng CNTT của DN

 -> Đảm bảo kiểm soát chứng từ

Nguyễn Bích Liên

28

Phân tích hoạt động theo chu trình:

 Đặc điểm/qui trình hoạt động KD

 Yêu cầu quản lý/ yêu cầu thông tin

 Yêu cầu kiểm soát

 Đảm bảo môi trường

Đây là đặc điểm quan trọng của ứng dụng CNTT với tổ chức kế

toán

Tổ chức bộ máy kế toán

Nguyễn Bích Liên

30

Ảnh hưởng CNTT tới tổ chức bộ máy kế toán: Tiếp cận

dữ liệu, kiểm soát

• Người thu thập dữ liệu

• Người xử lý dữ liệu

• Người tạo và cung cấp báo cáo

Ảnh hưởng CNTT tới hình thức tổ chức bộ máy kế

toán:

• Người khai báo, nhập liệu nghiệp vụ, cập nhật DL (xử lý lô)

• Nhập liệu nghiệp vụ: Tách biệt các hoạt động trong mỗi

chu trình

Xây dựng bảng mô tả và phân công công việc

Chu trình Khai báo

… Nhập liệu/xử lý Hoạt động 1 Hoạt động 2

Xây dựng qui trình xử lý theo nhân viên