hoàn thiện thủ tục kiểm soát của một số hoạt động tại nhà máy đường quảng phú – công ty cổ phần đường quảng ngãi

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó v à được sự đồng ý của Khoa Kinh tế, c ùngvới sự chấp nhận của ban lãnh đạo nhà máy đường Quảng Phú, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện thủ tục kiểm soát của m

: Hướng của quá trình

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Bảng tóm tắt các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 15

Bảng 1.2: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát việc chi tiền 20

Bảng 1.3: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải thu 23

Bảng 1.4: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải trả 26

Bảng 1.5: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại đơn vị 30

Bảng 2 1: Tình hình vốn của nhà máy 39

Bảng 2.2: Tình hình lao động tại nhà máy 39

Bảng 2.3: Tình hình tài sản cố định tại nhà máy 40

Bảng 2.4: Bảng tổ chức luân chuyển chứng từ tại nh à máy 42

Bảng 2.5: Bảng danh mục hệ thống tài khoản sử dụng tại nhà máy 45

Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền tại nh à máy 63

Bảng 2.7: Bảng đánh giá về việc kiểm soát tiền 64

Bảng 2.8: Bảng câu hỏi kiểm soát việc mua h àng – trả tiền 71

Bảng 2.9: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với việc mua h àng 73

Bảng 2.10: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với h àng tồn kho 89

Bảng 2.11: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho 90

Bảng 2.12: Bảng đánh giá khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ tại nh à máy 92

Bảng 3.1: Bảng minh hoạ kiểm soát cho nghiệp vụ mua hàng 106

Bảng 3.2: Bảng minh hoạ kiểm soát nghiệp vụ chi tiền 108

Bảng 3.3: Bảng minh hoạ kiểm soát việc nhận tiền nhận tiền 109

Bảng 3.4: Bảng minh họa kiểm soát xử lý l ương 110

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong nhà máy 35

Hình 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất đường 36

Hình 2.3: Cơ cấu sản xuất của nhà máy 37

Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong nhà máy 41

Hình 2.5: Sơ đồ hình thức kế toán tại nhà máy 48

Hình 2.6: Quy trình tính và chi lương 52

Hình 2.7: Quy trình chi tiền đầu tư mía 55

Hình 2.8: Quy trình chi tiền mua nguyên liệu đầu vào 57

Hình 2.9: Quy trình chi tiền mua ngoài(dịch vụ) 59

Hình 2.10: Quy trình thu tiền mặt 61

Hình 2.11: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu 67

Hình 2.12: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền trả nợ 69

Hình 2.13: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ nhập kho vật tư 77

Hình 2.14: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ nhập kho thành phẩm 79

Hình 2.15: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ xuất vật tư để sản xuất đường 81

LỜI NÓI ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt, đòi hỏi các doanhnghiệp không ngừng phấn đấu để hoàn thiện mình Một trong những yếu tố tạo ra

sự thành công cho các doanh nghi ệp đó là hạn chế rủi ro và sai phạm xảy ra trongcông tác quản lý trong đơn vị Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng cho m ìnhmột hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh nhằm hỗ trợ công việc quản lý đạt hiệu quảtốt hơn Ban quản lý nhà máy đường Quảng Phú cũng nhận thức đ ược tầm quantrọng của yêu cầu đó, cho nên trong những năm vừa qua đã có nhiều sự đổi mới hệthống quản lý trong nhà máy Tuy nhiên hệ thống kiểm soát của nhà máy vẫn còntồn tại nhiều hạn chế, chưa được hoàn thiện

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó v à được sự đồng ý của Khoa Kinh tế, c ùngvới sự chấp nhận của ban lãnh đạo nhà máy đường Quảng Phú, em đã chọn đề tài

“Hoàn thiện thủ tục kiểm soát của một số hoạt động tại nhà máy đường Quảng Phú – Công ty cổ phần đường Quảng Ngãi” với mục tiêu là khảo sát thực tế hệ

thống kiểm soát nội bộ tại nhà máy, đánh giá các ưu nhược điểm của hệ thống Qua

đó đề xuất các giải pháp khả thi để phần n ào khắc phục được các hạn chế của hệ

thống nhằm góp phần cho sự phát triển của nh à máy.

2 Nội dung của đề tài:

Nội dung của đề tài ngoài phần lời mở đầu và kết luận còn bao gồm:

- Chương 1: Cơ sở lý luận

- Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà máy đườngQuảng Phú

- Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại nh à máy đườngQuảng Phú

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Chủ yếu là nghiên cứu hệ thống kiểm soát của một số hoạt động - quy trìnhnhư: Quản lý tiền, quản lý nghiệp vụ mua h àng - nợ phải trả, quản lý hàng tồn kho

- Địa điểm thực hiện đề tài: Nhà máy đường Quảng Phú - Công ty cổ phầnđường Quảng Ngãi.

- Thời gian thực hiện: Từ ngày 02/08/2007 đến ngày 30/11/2007

4 Phương pháp nghiên cứu:

 Phương pháp phân tích

 Phương pháp tổng hợp

 Phương pháp đối chiếu

Bên cạnh những phương pháp trên, đồ án còn sử dụng các phương pháp đểthu thập thông tin về kiểm soát nội bộ nh ư:

 Bảng tường thuật

 Bảng câu hỏi

 Lưu đồ

5 Những đóng góp của đề tài:

Đề xuất các giải pháp khả thi để phần n ào khắc phục được các hạn chế của

hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm góp phần cho sự phát triển của nh à máy

Vì thời gian và kiến thức của em còn nhiều hạn chế trong khi công tác kếtoán cần phải nghiên cứu kỹ nên trong quá trình thực hiện đề tài này còn nhiều saisót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô v à các bạn để đề tài đượchoàn thiện hơn

Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy Võ Văn Cần đã quan tâm, giúp đỡ,hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài này Đồng thời xin chânthành cảm ơn quý thầy cô khoa Kinh Tế, trường Đại học Nha Trang đã tận tình chỉdạy, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm trong thời gian em theo học tại tr ường.Nhân đây, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo nhà máy đường QuảngPhú – Công ty cổ phần đường Quảng Ngãi đã tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ emhoàn thành đề tài này

Xin chân thành c ảm ơn

Sinh viên thực hiện

Nguy ễn Thị Phương

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG

VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

- Cung cấp những thông tin đáng tin cậy

- Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều h ành

- Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ

Từ định nghĩa trên ta thấy, kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm huy độngmọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ lànhân tố quyết định mọi thành quả chung

1.1.1.2 Phân loại

Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:

- Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được haimục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy

- Kiểm soát quản lý: là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh v à khuyếnkhích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý

1.1.1.3 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Đối với báo các tài chính, kiểm toán nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực

và tin cậy, vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chínhphù hợp với một chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ tr ước hết phải đảm bảo hợp lýviệc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệmcủa người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bêncạnh đó, kiểm soát nội bộ c òn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vàoviệc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ của đ ơn vị, qua đó đảm bảo đạtđược những mục tiêu của đơn vị …

Như vậy các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng baotrùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại v à phát triểncủa đơn vị Tại những công ty có quy mô lớn th ì kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩaquan trọng Vì rằng quy mô càng lớn thì quyền hạn và trách nhiệm càng phân chiacho nhiều bộ phận, nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận trở n ên phức tạp, tàisản được phân tán ở nhiều nơi, nhiều hoạt động … Do đó phải đòi hỏi hệ thốngkiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn

1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữacác đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu

… của từng nơi, từng đơn vị Thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ n ào cũngphải bao gồm những bộ phận cơ bản Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soátnội bộ bao gồm các bộ phận sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin truyền thông

- Giám sát

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của đ ơn vị, nó chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận kháccủa kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi tr ường kiểm soát là:

* Tính chính trực và giá trị đạo đức:

- Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chínhtrực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểmsoát Để đáp ứng được yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩnmực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thànhviên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phảilàm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quyđịnh đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác để nâng cao tính chính trực v à sự tôn trọng các giá trị đạo đức

là phải loại trừ giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân vi ên cónhững hành vi thiếu trung thực

* Đảm bảo về năng lực:

Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết đểthực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không có thể họ sẽ thực hiện nhiệm vụđược giao không nhanh chóng và hiệu quả Do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụngcác nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao,

và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

* Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm v à nhận thức của nhà quản lý, phongcách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn

vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo t ài chính và quan tâm đếnviệc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt động kinhdoanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số nhà quản lýrất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt giữa triết lý quản lý và phongcách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việcthực hiện các mục tiêu của đơn vị Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũngđược phản ảnh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệvới cấp dưới Có những nhà quản lý trong quá trình điều hành lại thích tiếp xúc và

trao đổi trực tiếp với các nhân viên Ngược lại những nhà quản lý chỉ thích điều hànhcông việc theo một trật tự đã xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.

* Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việctuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen th ưởng, kỷ luậtnhân viên Chính sách nhân s ự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môitrường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực v à các giá trị đạođức….Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình

độ, kinh nghiệm, chính trực, và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những vềnăng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất lớn đến mọi hoạt động của doanhnghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ tin cậy của báo cáo tài chính

hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo

* Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Đó là sự cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trongcác hoạt động của đơn vị, giúp mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể

gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào trong việc hoàn thành mụctiêu Do đó khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về nhữngnhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

* Kế hoạch và dự toán:

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi,mua sắm … đặc biệt là kế hoạch tài chính nếu được lập một cách khoa học vànghiêm túc sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ Để g iới hạn được rủi

ro ở mức chấp nhận được người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị,nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm soát đ ược rủi ro

- Xác định mục tiêu của đơn vị:

Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêuchiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay d àihạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bảnhoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày của người quản lý

- Nhận dạng rủi ro:

Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán … rủi ro cóthể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động tr ước khi gây ảnh hưởng dâychuyền đến toàn đơn vị Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiềuphương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích dữ liệuquá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệpnhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách h àng,ngân hàng … hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro:

Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau đây:ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục ti êu của đơn

vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro v à những biện pháp có thể sử dụng để đối phó vớirủi ro Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bả n chất hoạt động của đơn vị hoặc từyếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ V ì vậy, việc xem xét các rủi ro nàythường được các kiểm toán viên quan tâm rất nhiều

1.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách v à thủ tục này giúp thực thinhững hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đanghay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể thực hiện

và dưới đây là những hoạt động kiểm soát củ yếu trong đ ơn vị:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp vụ chonhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyềnlực Thông qua cơ cấu tổ chức công việc của một thành viên, một bộ phận này được kiểmsoát tự động bởi vì công việc của một nhân viên khác, bộ phận khác Phân chia tráchnhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận

Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi tách biệt giữa các chức năng như: chứcnăng bảo quản tài sản với chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chứcnăng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán

- Kiểm soát qua trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quátrình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng: phải kiểm soát c hặc chẽ hệ thống chứng từ,

sổ sách, việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

- Kiểm soát vật chất:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách v à tài sản kể cả những ấnchỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cậnvới các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu, chỉ những người được uỷquyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị Việc so sánh đối chiếu với tàisản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ ch ênhlệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện đượcnhững yếu kém về các thủ tục bảo vệ t ài sản và sổ sách có liên quan

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân thực hiệnnghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm các sai sót, gian lận Mặc dù sự phân chiatrách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhi ên trong hoạt độngnhưng kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ m à người quản lý xétthấy trọng yếu và rủi ro cao

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện:

Là việc so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ tr ước và các dữliệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất t ài chính, đồng thờicòn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Thủ tụcnày giúp mau chóng phát hiện các sai sót, gian lận hoặc có biến động bất th ường đểkịp thời xử lý

1.1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiếtlập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thànhcác báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động t ài chính và sự tuân thủ, bao gồm cảcho nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của mọi tổ chức v ì giúp cho việc đạt đượccác mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin đ ược cung cấp thông qua hệ thốngthông tin truyền thông Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nh ưngđược nêu ra để nhấn mạnh vai trò của truyền đạt thông tin

Trong hệ thống thông tin kế toán là một phần hệ quan trọng Hệ thống thôngtin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau l à hệ thốngthông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị

1.1.2.5 Giám sát

Giám sát là một quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thốngkiểm soát Điều quan trọng trong giám sát l à phải xác định kiểm soát nội bộ có vậnhành đúng như thiết kế hay không? Và phải cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù

hợp với từng giai đoạn phát triển của đ ơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt nhàquản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát th ường xuyên hay định kỳ.

- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ýcủa khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động v à phát hiệncác biến động bất thường

- Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định

kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

Sau đây là bảng tóm tắt các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trongđơn vị được nêu ở bảng 1.1

Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố

Môi

trường

kiểm

soát

Tạo ra một sắc thái chung cho một tổ chức

chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi

người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả

các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ

Đơn vị phải nhận biết được và đối phó các

rủi ro bằng cách thiết lập các mục tiêu của

là những chỉ thị của nhà quản lý được thực

hiện và có các hành động cần thiết đối với

các rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu của

đơn vị.

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.

 Kiểm soát vật chất

 Kiểm tra độc lập và thực hiện.

 Phân tích soát xét lại việc thực hiện.

Thông

tin và

truyền

thông

Hệ thống này được thiết lập để mọi thành

viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và

trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều

hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động.

 Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng thông tin.

 Truyền thông đảm bảo các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu.

Giám sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải được

giám sát và điều chỉnh khi cần thiết Hệ

thống này phải có khả năng phản ứng

năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi

trường bên trong và bên ngoài.

Giám sát thường xuyên.

Giám sát định kỳ.

1.1.3.Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành

hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể ho àn toàn hữu hiệu Dù đã được xây dựng

hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tuỳ thuộc v ào nhân

tố chủ yếu là con người Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể g iúphạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từnhững nguyên nhân sau:

- Do yêu cầu của các nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệuquả, nghĩa là phải tốn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vìthế khó thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất th ường

- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao l ãng, sai lầmtrong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với b ênngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thayđổi…

Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến chokiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, m à chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạtđược các mục tiêu của mình

1.1.4 Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.

1.1.4.1 Mục đích nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp V ìthế nó tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đối với công việc của kiểm toán vi ên, cụ thể:

- Nhờ tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ v à các bộ phận, kiểm toán viênđánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu của kiểm soát nội bộ nói chung, cũngnhư trong từng bộ phận từng khoản mục

- Trên cơ sở đó kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp củacông việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát

- Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi để kiểm tra,thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian v à lực lượng nhân sự cần thiếttrong kế hoạch và chương trình kiểm toán.

1.1.4.2 Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ.

Để nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp, cần phảithông qua các bước sau:

- Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các b ước:

+ Tìm hiểu cách thiết kế và sự vận hành của kiểm soát nội bộ thông quaphương pháp phỏng vấn và quan sát nhân viên

+ Mô tả hệ thống để giúp nhận thức đ ược các khía cạnh cơ bản của hệthống kiểm soát nội bộ Công cụ d ùng để mô tả là bản tường thuật, bảng câuhỏi và lưu đồ

+ Kiểm tra lại

- Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát

+ Nhận diện các mục tiêu kiểm soát và xác định các loại sai phạm có thể xảy

ra đối với báo cáo tài chính

+ Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm, nghĩa l à xem xét tính hữu hiệucủa kiểm soát nội bộ

+ Đánh giá rủi ro kiểm soát

- Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng để chứngminh rằng kiểm soát nội bộ là hữu hiệu

- Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản

1.1.5 Các phương pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ

Các phương pháp mô tả hệ thống kiểm soát bao gồm:

- Bảng tường thuật

- Bảng câu hỏi

- Lưu đồ

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TỪNG HOẠT ĐỘNG – QUY TRÌNH 1.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với tiền.

1.2.1.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, các đ ơn vị cần thiết lập kiểm soátnội bộ đối với tiền, bởi vì bản thân tiền có những đặc điểm sau:

+ Tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động, được sử dụng đểphân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp

+ Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quantrọng như doanh thu, chi phí, công nợ …

+ Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn

+ Tiền là một tài sản nhạy cảm, khả năng xảy ra gian lận biển thủ cao

Hệ thống này có thể chia làm hai loại:

+ Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chitiền Thí dụ như chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng

+ Kiểm tra độc lập thông qua kiểm k ê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng.Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những y êu cầu sau:+ Thu đủ;

+ Chi đúng;

+ Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý

1.2.1.2 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền như sau:

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

- Áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Tập trung đầu mối thu

- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số liệu

- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng

- Có biện pháp khuyến khích các ng ười nộp tiền yêu cầu cung cấp biên laihay phiếu thu tiền

- Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi tiền bằng tiền mặt

- Cuối mỗi tháng, đối chiếu số liệu tr ên sổ sách và thực tế.

1.2.1.3 Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

Kiểm soát nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi tuỳ theo từng loại h ìnhđơn vị và tuỳ theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, nh ư thutrực tiếp từ bán hàng, thu từ nợ của khách hàng và nhiều khoản thu khác Sau đây làmột vài thủ tục kiểm soát điển hình:

1.2.1.3.1 Trường hợp thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ.

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời chức năng bánhàng và thu tiền

- Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền, kh uyến khích kháchhàng nhận phiếu chi

- Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong

sổ sách

- Nhân viên thu tiền nộp vào quỹ cuối mỗi ngày

1.2.1.3.2 Trường hợp thu nợ khách hàng

- Khuyến khích khách hàng yêu cầu được cấp phiếu thu hoặc biên lai khi thanh toán

trực tiếp, thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng để chống biển thủ gối đầu

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năngquản lý công nợ và chức năng thu tiền giữa các chức năng: lập hoá đ ơn bán hàng –theo dõi công nợ - đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về công nợ - mở thư vàliệt kê các séc nhận được - nộp các séc vào ngân hàng – thu tiền

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

1.2.1.4 Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền

Một số thủ tục đối với kiểm soát nội bộ th ường được sử dụng đối với chi quỹnhư sau:

- Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng các khoản tiền lớn, hạnchế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán

- Vận dụng đúng nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi

- Đối chiếu hàng tháng với ngân hàng.

Sau đây là bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát về việc quản lý tiền

Bảng 1.2: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát việc chi tiền

GHI CHÚ

1 Đơn vị có phân chia trách nhiệm giữa thủ

quỹ và kế toán không?

2 Các phiếu thu và chi có được đánh số liên

tục không?

3 Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu

chi trước khi thu và chi tiền không?

4 Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng

dấu xác nhận lên chứng từ không?

5 Việc ghi sổ có được thực hiện đầy đủ

không?

6 Cuối ngày có kiểm kê quỹ không?

7 Thủ quỹ có nộp ngay số tiền thu đ ược vào

quỹ không?

8 Định kỳ có đối chiếu giữa số liệu của thủ

quỹ với số liệu của kế toán không?

9 Có các quy định xét duyệt các khoản thu chi

trong doanh nghiệp không?

10 Việc thu chi tiền có được thường xuyên

thực hiện qua ngân hàng không?

11 Đơn vị có lập kế hoạch thu chi hay không?

12 Định kỳ có đối chiếu giữa số tiền gửi ngân

hàng với sổ phụ ngân hàng không?

1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu khách hàng

1.2.2.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Các khoản nợ phải thu khách hàng phải có thực và được ghi chép đầy đủ,tránh nhầm lẫn

- Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu tổn thất

- Khoản mục doanh thu từ bán hàng cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghinhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

- Hạn chế các khoản phải thu (bị bên ngoài chiếm dụng) ở mức vừa phải

1.2.2.2 Các nguyên tắc của kiểm soát nội bộ

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ tránh nhầm lẫn

- Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm r àng buộc khách hàng

- Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách của công ty với kháchhàng

1.2.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải thu, cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộcủa toàn bộ chu trình bán hàng Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bánhàng, thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộphận khác nhau phụ trách Tuỳ theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cáchthức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau Thôngthường chu trình bán hàng được phân chia thành các chức năng sau:

- Lập và kiểm tra hoá đơn

- Theo dõi thanh toán

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá

- Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được

Sau đây là bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ nợ phải thu tại đ ơn vị:

Bảng 1.3: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải thu

GHI CHÚ

1 Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước

khi gửi hàng không?

2 Các chứng từ gửi hàng có được đánh số liên

tục trước khi sử dụng không?

3 Các hóa đơn bán hàng có được đánh số liên

tục trước khi sử dụng không?

4

Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo

rằng mọi hàng hóa gửi đi đều đã được lập hóa

đơn hay không?

5 Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền

trên hóa đơn hay không?

6 Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước khi

gửi hàng đi hay không?

7 Hàng tháng có gửi một bảng sao kê công nợ

cho khách hàng hay không?

8 Việc nhận hàng trả lại có sự phê duyệt của

người có thẩm quyền hay không?

9

Đơn vị có thực hiên đối chiếu giữa tài khoản

chi tiết về các khách hàng với tài khoản nợ

phải thu khách hàng trên sổ cái, và việc đối

chiếu này thực hiện khi nào ?

10 ………

1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng tr ên báo cáo tài chính đối vớinhững đơn vị sử dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu Những sai lệch về

nợ phải trả có thể gây ảnh h ưởng trọng yếu đến báo cáo t ài chính Trongdoanh nghiệp có thể có nhiều khoản nợ phải trả cho các đối t ượng khác nhau.Tuy nhiên chúng ta chủ yếu nghiên cứu hai khoản nợ là phải trả người bán vàcác khoản vay

1.2.3.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Các khoản nợ phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn

- Các khoản nợ được ghi chép phải có thật

- Các khoản nợ phải trả được trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ

- Duy trì mức độ phải trả ở mức hợp lý

- Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ

1.2.3.2 Nguyên tắc của kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải đầy đủ khả năng và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu của doanh nghiệp với khách h àng

1.2.3.3 Kiểm soát nội bộ nợ phải trả người bán

Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản n ày, chủ yếu là nghiên cứu

về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền Chu trình mua hàng có thểđược phân chia theo các chức năng sau:

a Lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật t ư, kế hoạch mua hàng

Công việc này do kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị

và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng

b Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng

Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhucầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nh à cung cấp, chấtlượng, giá cả … Sau đó tiến hành lập đơn đặt hàng

c Tiếp nhận hàng.

Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng, cân, đo,đếm … Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu nhập kho có chữ ký củangười giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho … Và được chuyển đến cho các bộphận liên quan

d Ghi nhận giá trị hàng mua, ghi nhận nợ phải trả

e Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn nợ phải trả

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ng ười bán sẽ do bộ phận tài vụ thựchiện Sự tách rời giữa hai chức năng l à kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xétduyệt chi quỹ thanh toán sẽ là một biện pháp thanh toán hữu hiệu

f Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiếtngười bán với sổ cái, đối chiếu với khách h àng, nhà cung cấp

1.2.3.4 Kiểm soát nội bộ với các khoản vay

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắt uỷquyền và phê chuẩn Đối với các khoản vay nhỏ hay có tính chất tạm thời, BanGiám Đốc có thể quyết định theo chính sách của đ ơn vị Còn đối với các khoản vaylớn hay dài hạn thì cần phải được sự chấp nhận của hội đồng quản trị hoặc ngườiđược ủy quyền

Các khoản vay phải được theo dõi trên sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ v àtheo từng khoản vay Hàng tháng số liệu này phải được đối chiếu với sổ cái và định

kỳ phải đối chiếu với sổ nợ

Sau đây là bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống kiểm soát việc mua hàng - nợ phải trả:

Bảng 1.4: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản nợ phải trả

GHI CHÚ

Mọi nghiệp vụ mua hàng có được

dựa trên yêu cầu hay đề nghị mua

hàng không?

4

Đơn vị có phân chia trách nhiệm

giữa người quản lý sổ sách với

người bảo quản hàng tồn kho

không?

5 Mọi yêu cầu mua hàng có được sự

chấp nhận của giám đốc hay không?

6 Khi xuất nhập kho có sự ký duyệt

của giám đốc hay không?

7 Các chứng từ có được đánh dấu, ký

duyệt, xác nhận rõ ràng không?

8

Mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng

tồn kho có được lập chứng từ đầy

đủ hay không?

9 Đơn vị có chính sách, quy định về

chế độ xử phạt nếu gian lận xảy ra?

10 Cuối tháng có tiến hành kiểm kê lại

14 Kế toán có mở sổ theo dõi theo dõi

chi tiết cho từng vật tư hay không?

15 Bộ phận mua hàng có độc lập với

bộ phận xét duyệt mua hàng không?

16

Có thường xuyên đối chiếu số liệu

giữa kế toán chi tiết với kế toán

tổng hợp không?

1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

1.2.4.1 Đặc điểm của hàng tồn kho

Trong doanh nghiệp hàng tồn kho thường được đánh giá là một khoản mụctrọng yếu và có rủi ro tiềm tàng cao Vì những lý do :

- Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong t ài sản của đơn vị, những sai phạmtrên khoản mục hàng tồn kho dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí v à kết quảkinh doanh

- Số lượng và chuẩn loại của hàng tồn kho phong phú, số nghiệp vụ phát sinhthường xuyên và với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ nên việc quản

lý và ghi chép hàng tồn kho rất phức tạp

- Giá trị hàng tồn kho dễ bị thay đổi (thường bị giảm do những nguyên nhânkhách quan) Do đó liên quan đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cónhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.

- Hàng tồn kho được bố trí phân tán ở nhiều nơi, nhiều bộ phận Sự tiếp xúctài sản dưới nhiều dạng khác nhau, do đó việc kiểm soát trở n ên phức tạp, gặp nhiềukhó khăn

1.2.4.2 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Kiểm soát nội bộ ngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí tài sản

- Đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng các khoản mục h àng tồn kho, phục

vụ hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra l iên tục

- Duy trì giá trị tồn kho đối với từng loại hợp lý

- Kiểm soát chi phí liên quan đến hàng tồn kho ở mức độ hợp lý

1.2.4.3 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính

- Kiểm soát quá trình vận động vật chất của hàng tồn kho

- Xây dựng hệ thống định mức hợp lý

- Kiểm soát quá trình vận động chi phí liên quan đến hàng tồn kho

- Ghi chép chính xác, hợp lý

- Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách

1.2.4.4 Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho.

- Phân chia trách nhiệm: áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bấtkiêm nhiệm nhằm ngăn chặn gian lận

- Chính sách mua hàng: bao gồm chính sách về đặt hàng, giá cả và chấtlượng hàng mua, về việc lựa chọn nhà cung cấp … cần hành thành các chính sáchbằng văn bản chính thức để đảm bảo việc mua h àng nằm trong tầm kiểm soát củaBan Giám Đốc

- Thủ tục kiểm soát việc mua hàng: mỗi khi có nhu cầu cung ứng hàng, các

bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng

Để đảm bảo việc mua hàng là phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận, phiếu đề nghịmua hàng thường phải được trưởng bộ phận đề xuất xem xét và ký đề nghị.

- Lập đơn đặt hàng: căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàngkiểm tra xét duyệt, sau đó tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi nhà cung cấp

- Kiểm soát việc nhận hàng: để ngăn ngừa gian lận, phải phân công nhânviên tiếp nhận độc lập với kho hàng và phòng kế toán,và điều quan trọng là phảikiểm soát chặt chẽ khi nhận hàng cho đến khi chuyển hàng vào kho

- Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho: Từ khi nhận hàng về, lưu giữ chođến khi xuất ra để sản xuất, do đó cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ giảmhao hụt, không bị mất phẩm chất Đồng thời phải duy trì mức tồn kho hợp lý

- Kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm: cần phải hạn chế việc tiếp xúc vớinguyên liệu, thành phẩm, bán thàng phẩm trong giai đoạn chế biến tại phân x ưởng.Đồng thời theo dõi quá trình giao nhận vật tư để sản xuất sản phẩm

- Kiểm soát kho thành phẩm: cần phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng sảnphẩm, nguyên liệu từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất kho mhằm hạn chế sai phạmgian lận xảy ra, đồng thời có biện pháp xử lý kịp thời

- Kiểm soát quá trình tiêu thụ

- Kiểm soát hàng tồn kho và xử lý chênh lệch: mỗi năm kiểm kê ít nhất mộtlần, do người có năng lực trách nhiệm thực hiện, nhằm xử lý chêch lệch kịp thời

- Kiểm soát quá trình ghi chép hàng tồn kho: cần phải mở sổ theo dõi chi tiếtcho quá trình nhập xuất hàng tồn kho Cuối kỳ thực hiện kiểm kê đối chiếu sổ sách

Sau đây là bảng câu hỏi để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại đơn vị:

Bảng 1.5: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại đơn vị

GHI CHÚ

Mọi nghiệp vụ mua hàng có được

dựa trên yêu cầu hay đề nghị mua

hàng không?

4

Đơn vị có phân chia trách nhiệm

giữa người quản lý sổ sách với người

bảo quản hàng tồn kho không?

5 Mọi yêu cầu mua hàng có được sự

chấp nhận của giám đốc hay không?

6 Khi xuất nhập kho có sự ký duyệt

của giám đốc hay không?

7 Các chứng từ có được đánh dấu, ký

duyệt, xác nhận rõ ràng không?

8

Mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng

tồn kho có được lập chứng từ đầy đủ

hay không?

9 Đơn vị có chính sách ,quy định về

chế dộ xử phạt nếu gian lận xảy ra?

10 Cuối tháng có tiến hành kiểm kê lạihàng tồn kho không?

11 Có tiến hành kiểm kê kho định kỳkhông?

12 Có tiến hành kiểm kê kho bấtthường không?

13 Khi nhập kho có bộ phận giám sátkhông?

14 Kế toán có mở sổ theo dõi theo dõichi tiết cho từng vật tư hay không?

15 Bộ phận mua hàng có độc lập với bộphận xét duyệt mua hàng không?

16

Có thường xuyên đối chiếu số liệugiữa kế toán chi tiết với kế toán tổnghợp không?

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC

HOẠCH TOÁN KẾ TOÁN - HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG QUẢNG PHÚ

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ MÁY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ển của nhà máy.

- Cùng với sự phát triển chung của cả n ước, Quảng Ngãi là một tỉnh nhỏthuộc vùng duyên hải miền Trung cũng đang chuyển mình hòa vào sự phát triển đó.Nhờ vào nguồn tiềm năng kinh tế, lợi thế vào sản phẩm nông nghiệp là chính, đặcbiệt là cây mía Từ lợi thế đó, Quảng Ngãi đã khởi công xây dựng nhà máy đườngvào năm 1965, với tổng diện tích đất quy hoạch ban đầu 256.963 m2 được hoànthành và đưa vào chạy thử năm 1972 với công suất 150 0 tấn/ngày do hãngHiTaChifonlen của Nhật Bản thiết kế

- Năm 1975 khi đất nước hoàn toàn được giải phóng, nhà máy chịu sự quản lýcủa liên hiệp mía đường II Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm

- Năm 1994 nhà máy được nâng cấp thành Công ty đường Quảng Ngãi theoquyết định số 932/NN/TCTT – QĐ của Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm

- Ngày 16/11/2004 chính phủ ban hành Nghị định số 187/ NĐ – CP về việcchuyển đổi công ty nhà nước thành công ty cổ phần Trên cơ sở đó ngày 30/09/2005UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành Quyết định số 475 về việc doanh nghiệp nh ànước công ty đường Quảng Ngãi thành công ty cổ phần đường Quảng Ngãi Ngày01/01/2006 công ty đường Quảng Ngãi chính thức trở thành công ty cổ phần đườngQuảng Ngãi, đóng tại 02 Nguyễn Chí Thanh – Thành phố Quảng Ngãi, có nhiều nhàmáy trực thuộc như: nhà máy đường, nhà máy bia, nhà máy bánh kẹo, nhà máy sữa,nhà máy cồn rượu, nhà máy nha

- Nhà máy đường Quảng Phú là đơn vị trực thuộc công ty cổ phần đườngQuảng Ngãi Nhà máy đã không ngừng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, và

uy tín trên thị trường Để tiếp tục mở rộng sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh.Nhà máy đã mở rộng diện tích trồng mía và ước tính sản lượng mía thu vào trongnăm 2007 là 325.000 tấn để đáp ứng nhu cầu sản xuất v à tạo điều kiện làm việc chocán bộ công nhân viên nhà máy, không ngừng cải thiện cơ sở vật chất để công tyngày càng hoạt động tốt hơn.

- Hiện nay tổng vốn kinh doanh nhà máy là 268.822.000.000 đ ồng Trong đóvốn ngắn hạn: là 184.590.000.000 đồng,vốn dài hạn: 84.232.000.000 đồng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.

2.1.2.1 Chức năng

Nhà máy đường Quảng Phú có chức năng sản xuất ra sản phẩm đ ường RSnhằm đáp ứng nhu cầu nội bộ của công ty đ ường, đồng thời đáp ứng nhu c ầu tiêudùng trên thị trường Nhà máy đã huy động được hàng trăm lao động, tạo công ănviệc làm cho nhân dân, làm giảm tỷ lệ thất nghiệp cho tỉnh nói ri êng và cho cả nướcnói chung Đồng thời tăng tích luỹ, tăng thu nhập cho ngân sách nh à nước của tỉnh

lực của các phòng ban nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao S ơ đồ tổ chức bộ máyquản lý của nhà máy được thể hiện trong sơ đồ hình 2.1 dưới đây

- Phó giám đốc nguyên liệu và đầu tư: trực tiếp điều hành phòng nguyên liệu

và đầu tư, đội xe và thay mặt cho giám đốc điều hành phụ trách công việc đầu tư thumua, vận chuyển mía

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong nhà máy

Phòng tổ chức hành

chính

Phòng kế hoạch kinh doanh

Phòng tài chính kế toán

Đội xe

Phòng nguyên liệu vật tư

PGĐ NGUYÊN LIỆU

VÀ ĐẦU TƯ

- Phòng kỹ thuật chất lượng: kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, sản phẩmđầu ra phù hợp với tiêu chuẩn ban hành cung cấp, xác nhận các số liệu đầu vào đầu ra củadây chuyền, đồng thời thực hiện các công việc về kỹ thuật sản xuất của nhà máy.

- Phân xưởng đường: quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ quản lý chung chotoàn bộ quá trình sản xuất kỹ thuật, quản lý lao động của phân x ưởng

- Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch về sản xuất kinh doanh của nh àmáy, kế hoạch sản xuất, kế hoạch lao động, cung ứng vật tư thiết bị theo đúng kếhoạch

- Phòng tổ chức hành chính: quản lý nhân sự, tiền lương và chế độ chínhsách đối với người lao động, quản lý, chuẩn bị các văn bản, hồ s ơ về hành chínhquản trị doanh nghiệp

- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức hoạch toán quá trình sản xuất kinh doanh,tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, lập biểu báo cáo kế toán,thực hiện các nhiệm vụ thu chi, cách quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo vốn cho quátrình sản xuất

- Phòng nguyên liệu và đầu tư: lập kế hoạch và triển khai thực hiện các côngviệc từ ban đầu đến thu mua mía cho phân x ưởng sản xuất

- Đội xe: thực hiện nhiệm vụ vận chuyển mía từ v ùng nguyên liệu về nơi chếbiến, và thực hiện các nhiệm vụ khác theo y êu cầu

2.1.3.2 Quy trình công nghệ sản xuất.

NL Mía

Khoan mía ký mẫu

Hình 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất đường

2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất.

Nhà máy đường Quảng Phú chuyên sản xuất ra một loại sản phẩm duy nhất

là đường RS Sản phẩm được sản xuất trên dây chuyền hiện đại của Nhật Bản Từđặc điểm quy trình công nghệ này nhà máy đã tổ chức cơ cấu sản xuất phù hợpđược thể hiện trong hình 2.3:

Hình 2.3: Cơ cấu sản xuất của nhà máyGhi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ phối hợp

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty

2.1.4.1 Điều kiện tự nhiên.

Nằm ở khu vực Miền Trung là nơi thường xuyên xảy ra thiên tai lũ lụt, thờitiết khắc nghiệt làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất cũng như hoạt động kinhdoanh của nhà máy:

+ Làm giảm về chất lượng của nguồn nguyên liệu mía và cũng không đảmbảo đủ về số lượng cho hoạt động sản xuất của nhà máy

+ Đường xá đi lại bị hư hỏng, làm chi phí vận chuyển tăng lên

Chính vì vậy mà làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gặpnhiều khó khăn

2.1.4.2 Môi trường kinh doanh.

- Nằm ở khu vực Miền Trung, xa cách các t rung tâm kinh tế, là vùng kinh tếchưa phát triển cho nên không chụi sự tác động bởi các doanh nghiệp khác, đồngthời không thu hút được nguồn đầu tư

- Nguồn nhân lực ở miền trung còn khá nhiều hạn chế, trình độ tay nghề của cán bộcông nhân viên đa phần là không cao.Vì vậy mà trình độ cán bộ công nhân viên khôngcao, không tác động đến sự phát triển của nhà máy.

2.1.4.1 Khách hàng.

Đường của nhà máy cung cấp một lượng lớn cho các nhà máy trong công ty

và trên thị trường tiêu thụ của cả nước Chính vì vậy mà nó góp phần thúc đẩy sựphát triển của nhà máy, cũng như sự phát triển của công ty đường.Tuy nhiên, thịtrường tiêu thụ của nhà máy chủ yếu là nội địa, chưa chiếm lĩnh được thị trường bênngoài do đó mà doanh thu tiêu thụ cũng như phát triển của nhà mang về cho nhàmáy vẫn còn hạn chế

2.1.4.2 Đối thủ cạnh tranh.

Đây là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty từ khâu mua nguy ên liệu đầu vào đến khâu tiêu thụ sảnphẩm Đặc biệt trong những năm gần đây nhi ều nhà máy đường được hìnhthành như nhà máy đường Phổ Phong và các nhà máy khác ở Tây Nguyên nên

sự cạnh tranh ngày càng gây gắt không những cạnh tranh đầu v ào mà cả đầu

ra nữa Đối với khâu tiêu thụ sản phẩm thì hiện nay nhiều loại đường, đặc biệt

là đường nhập từ Trung Quốc cạnh tranh khốc liệt l àm ảnh hưởng đến tìnhhình tiêu thụ của nhà máy Còn đối với tình hình nguyên liệu đầu vào thì hiệnnay do hình thành nhiều nhà máy mì ở Quảng Ngãi nên giá mì tăng cao nênngười dân đã không trồng mía mà chuyển sang trồng mì, hoặc một số câykhác làm cho nguyên liệu đầu vào không đáp ứng đủ nhu cầu

2.1.4.3 Vốn và máy móc thiết bị

Tình hình vốn nói chung và máy móc thiết bị nói riêng của nhà máy còn khánhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp sự phát triển của công ty, của nền kinh tế thịtrường Vốn của công ty c òn hạn hẹp nên ảnh hưởng rất nhiều đến việc đổimới khoa học công nghệ, máy móc thiết bị cho nh à máy.Số liệu cụ thể đượcminh họa cụ thể thông qua bảng 2.1 và 2.2

Bảng 2.1: Tình hình vốn của nhà máy

ĐVT:Triệu đồng

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Bảng 2.2: Tình hình tài sản cố định tại nhà máy

ĐVT: triệu đồngNăm

So sánh2006/2005

Quý I2007/2006

Giá trị còn lại TSCĐ 141.535 110.528 84.232 31.207 -26.096 Hao mòn lũy kế 158.465 216.768 216.768 32.522 25.781

(Nguồn:Phòng tài chính kế toán)Qua số liệu trên, nhìn chung tình hình vốn của nhà máy đã giảm xuống, cụthể năm 2006 giảm 29.175 triệu đồng so với năm 2005, quý I năm 2007 giảm 3.812triệu đồng so với năm 2006 Trong đó vốn ngắn hạn của nhà máy lại tăng, cụ thểnăm 2006 tăng 2.032.triệu đồng so với năm 2005, quý I năm 2007 tăng 29.908 triệuđồng so với năm 2006.Còn vốn dài hạn thì ngược lại giảm dần trong các năm, cụthể: năm 2006 giảm 31.007 triệu đồng so với năm 2005; quý I năm 2007 giảm

26.096 triệu đồng so với năm 2006 Vốn ngắn hạn tăng là do nguồn tiền hỗ trợ cho

So sánhNăm

nông dân đầu tư mía tăng lên nhiều Trong khi đó trong những năm vừa qua nh àmáy không chú trọng đến đầu tư máy máy thiết bị để mở rộng quy mô sản xuất, v ìvậy mà vốn dài hạn của nhà máy không tăng trong những năm vừa qua Nguyênnhân cũng có thể do nhà máy có nguồn vốn còn quá hạn hẹp, điều kiện kinh tế chưathu hút được sự đầu tư của các nhà đầu tư, cho nên không có nguồn để đầu tư máymóc thiết bị.

Do đó trong thời gian tới nhà máy cần chú trọng đến việc đầu tư máy mócthiết bị, thiết lập các chính sách nhằm thu hút đầu tư nguồn vốn của các nhà đầu tư,nhằm mở rộng sản xuất nâng cao hiệu quả kinh tế cho nh à máy nói chung ,cho toàncông ty nói riêng

2.1.4.4 Lao động.

Nguồn nhân lực của miền trung nói chung v à nhà máy nói riêng có trình độkhông cao, còn bị ảnh hưởng bởi sự bao cấp Vì vậy mà nhà máy không thu hútđược các cán bộ công nhân viên có tay nghề cao, làm cán bộ công nhân viên trongnhà máy bị hạn chế về trình độ, cho nên nhà máy không có được nhiều các chiếnlược phát triển tốt thúc đẩy cho sự phát triển của nhà máy Số liệu cụ thể về tìnhhình lao động của nhà máy thể hiện ở bảng 2.3

Bảng 2.3: Tình hình lao động tại nhà máy

ĐVT: Người

So sánhNăm

Cụ thể lao động thường xuyên của nhà máy giảm là 2006 giảm 181 người so với