hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty tnhh sản xuất và thương mại tổng hợp cao sơn

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kiểm soát bán hàng trongdoanh nghiệp kết hợp với tình hình thực tiễn tại công ty TNHH sản xuất và thươngmại tổng hợp Cao Sơn.. Với m

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP CAO SƠN

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu

Ngày 01/01/2007 là ngày đóng dấu một sự kiện trọng đại của nước Việt Nam- làngày mà đất nước chúng ta trở thành một thành viên chính thức của Tổ chức Thươngmại thế giới (WTO) Nền kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển, các doanh nghiệp

đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng đắn

về phương hướng phát triển kinh tế của Đảng, Nhà nước cũng thể hiện được các mụctiêu, chiến lược phát triển của các doanh nghiệp Nó góp phần thúc đẩy quá trình côngnghiệp hóa , hiện đại hóa đất nước và đưa nước ta đi theo đúng định hướng xã hội chủnghĩa

Nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới Hìnhảnh cũng như thế lực cả về kinh tế, chính trị, văn hóa Việt Nam Đang được cải thiệntrong mắt bạn bè quốc tế Các nhà đầu tư quốc tế đã tin tưởng hơn vào điểm đầu tư đầytiềm năng và hấp dẫn này Điều này cho phép chúng ta vươn lên tầm cao của thế giới,sánh vai với các cường quốc năm châu Nó mang lại cho chúng ta nhiều cơ hội, đồngthời cũng đem đến nhiều thách thức cho chúng ta Và sự cạnh tranh giữa các doanhnghiệp diễn ra hết sức gay gắt và khốc liệt Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải không ngừng có sự cải tiến và đổi mới trong hoạt động kinh doanh

mà trong đó hoạt động kiểm soát bán hàng đóng vai trò rất quan trọng Nó là một hoạtđộng cụ thể gắn liền với nghiệp vụ tác nghiệp nhằm thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm củadoanh nghiệp đã đang và sẽ gặp phải trong hoạt động bán hàng là điều kiện tiên quyếtgiúp cho doanh nghiệp đi lên Đồng thời việc nghiên cứu vấn đề này sẽ tạo điều kiệngiúp cho sinh viên ra trường có thể nắm bắt và có sự hiểu biết hơn nữa về kiểm soátbán hàng nhất là đối với sinh viên chuyên ngành quản trị

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kiểm soát bán hàng trongdoanh nghiệp kết hợp với tình hình thực tiễn tại công ty TNHH sản xuất và thươngmại tổng hợp Cao Sơn Do vậy trong quá trình thực tập tại công ty em đã lựa chọn đề

tài : “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn” làm chuyên đề của mình với mong muốn được đóng

góp ý kiến, đưa ra những giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác kiểm soát bánhàng để từ đó phát triển hơn nữa thị phần của công ty

1.2 Xác lập và tuyên bố trong đề tài

Là sinh viên chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp đã được nhà trường trang bịcho những kiến thức, lý luận và nghiên cứu công tác Quản trị Trong thời gian thực tậptốt nghiệp tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn, em đã khảosát và tìm hiểu thêm những vấn đề của thực tiễn hoạt động kinh doanh, đặc biệt lànhững khó khăn trong hoạt động bán hàng của Công ty trong cơ chế thị trường

Về mặt lý thuyết: Chuyên đề tập trung giải quyết vấn đề kiểm soát bán hàng tạiCông ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn Đồng thời cũng nghiên cứucác nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát bán hàng

Về mặt thực tiễn: Chuyên đề đi nghiên cứu thực trạng vấn đề kiểm soát hoạtđộng bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn Phát hiện

ra những tồn tại và các nguyên nhân của những tồn tại đó trong việc kiểm soát hoạtđộng bán hàng này là gì Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạt độngbán hàng cho Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn

Với mong muốn được đóng góp những ý kiến, đưa ra những giải pháp giúp công

ty hoàn thiện công tác quản trị hoạt động bán hàng để từ đó có thể củng cố và phát

triển hơn nữa thị phần của Công ty, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Tổng hợp Cao Sơn”.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này nhằm mục đích:

- Hệ thống hoá một số lý thuyết cơ bản về bán hàng, và kiểm soát bán hàng tạidoanh nghiệp thương mại Đi sâu vào việc nghiên cứu hoạt động kiểm soát bán hàng,quy trình kiểm soát bán hàng Xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động bán hàngtại doanh nghiệp Từ đó làm cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng sau này

- Phân tích thực trạng về kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuấtThương mại Tổng hợp Cao Sơn, đưa ra vấn đề mà công ty đang gặp phải, phát hiện ranhững thành công và hạn chế của công ty

- Từ đó hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng cho Công ty TNHH Sản xuấtThương mại Tổng hợp Cao Sơn nghiên cứu nhằm đáp ứng những mục tiêu chiến lượcphát triển của công ty, của ngành Thương mại thành phố trong giai đoạn công nghiệphoá hiện đại hoá, và hội nhập kinh tế quốc tế.

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của kiểm soát bán hàng

1.5.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản.

1.5.1.1 Khái niệm quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp là sự tác động của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị(tập thể người lao động) để tổ chức phối hợp hoạt động của họ trong quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

Hay Quản trị doanh nghiệp là điều khiển quản lý sự hoạt động của doanh nghiệpnhằm thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất

1.5.1.2 Khái niệm quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra,duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức nhắm đạtđược những mục tiêu của doanh nghiệp

1.5.1.3 Khái niệm quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng,

tổ chức triển khai bán hàng, kiểm soát bán hàng (hoạt động tiêu thụ sản phẩm), nhằmthực hiện mục tiêu xác định của doanh nghiệp

1.5.1.4 Khái niệm kiểm soát

Là quá trình đo lường quả thực hiện, so sánh các tiêu chuẩn phát hiện sai lệch vànguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp vớimục tiêu đã xác định

1.5.1.5 Khái niệm kiểm soát bán hàng

Như ta đã biết: “Kiểm soát bán hàng vừa là quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa làviệc theo dõi các ứng xử của đối tượng”

Từ khái niệm trên ta có thể thấy kiểm soát bán hàng là quá trình hai mặt vừa chủđộng vừa bị động Chủ động thể hiện ở việc đo lường các kết quả, các chỉ tiêu khi mọiviệc đã rồi, nhưng chủ động ở việc luôn luôn hướng về tương lai của kiểm soát, đó làphát hiện những sai lệch giữa kết quả thực hiện và kết quả mong muốn từ đó làm rõnhững nguyên nhân để điều chỉnh đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu đã xácđịnh Chính vì vậy, nếu xét cả quá trình thì kiểm soát là hoạt động mang tính chủđộng của nhà quản trị

1.5.2 Phân định nội dung

Phân định nội dung nghiên cứu kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.5.2.1 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng

Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng

1.5.2.2 Nội dung của quy trình kiểm soát bán hàng

1.5.2.2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng

Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát

Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng

Điều chỉnh hoạt động bán hàng

Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán hàng bao gồm nhóm tiêuchuẩn phản ánh đầu ra và nhóm tiêu chuẩn phản ánh đầu vào của hoạt động bán hàng.

* Tiêu chuẩn đầu ra: Đó là các tiêu chuẩn như: Doanh thu từ hoạt động bán hàng,khách hàng, lợi nhuận hoạt động bán hàng, đơn đặt hàng

* Tiêu chuẩn đầu vào (Tiêu chuẩn nền tảng): Một số tiêu chuẩn đầu vào tiêu biểu

kể đến bao gồm: các cuộc tiếp xúc, chi phí bán hàng, số lần điện thoại

Các tiêu chí đo lường kết quả hoạt động bán hàng cung cấp một số nguồn thôngtin dồi dào cho công tác đánh giá Các chỉ tiêu này được sử dụng để so sánh giữa cácnăm, so sánh với tiêu chuẩn hạn ngạch đã xây dựng, so sánh với số liệu trung bình củangành và số liệu của các đổi thủ cạnh tranh Tương quan so sánh sẽ cho phép tìm ranhững sai lệnh và nguyên nhân của sai lệch là cơ sở quan trọng để tiến hành hoạt độngđiều chỉnh phù hợp

b Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng

* Yêu cầu đánh giá kết quả hoạt động bán hàng

Thứ nhất, kết quả đánh giá phải hữu ích có nghĩa là quá trình đánh giá phải chophép nhà quản trị bán hàng tiến hành đánh giá kết quả bán hàng và tổ chức hoạt độngđiều chỉnh thích hợp Muốn vậy, nó cần được tổ chức một cách đơn giản và thích hợpvới điều kiện, nhiệm vụ và yêu cầu của người có liên quan

Thứ hai, kết quả đánh giá phải đáng tin cậy Để có thể so sánh được theo thời gian

và so sánh giữa các đơn vị, các chỉ tiêu liên quan, các kết quả cần phải đánh giá mộtcách “thuần nhất”

Thứ ba, kết quả đánh giá phải không lạc hậu hay nói cách khác là kết quả có thể

sử dụng được phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời

Thứ tư, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế.Trong đánh giá, cần phải chú ý đến yếu tố chi phí Cần phải tìm ra “điểm dừng” thíchhợp trong khoảng cách giữa đánh giá quá nhiều và quá ít, trong đó tiêu chuẩn cơ bản làlợi ích của công ty và chi phí để có nó

* Phương pháp đánh giá kết quả hoạt động bán hàng

- Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát các dữ liệu: Các dữ kiện định lượng,tài chính, kế toán, là những dữ kiện dễ đo lường nhất, nên chúng thường được chú

trọng Tuy nhiên cần phải nhấn mạnh, là không được “bỏ quên” những dữ liệu địnhtính, vì chúng tuy khó đo lường nhưng lại thường được cung cấp những thông tin lýthú, bất ngờ và rất có ý nghĩa đối với công việc đang kiểm soát Cần phải đảm bảonăm yêu cầu sau: thứ nhất việc đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn, thứ haicác đơn vị sử dụng trong đánh giá phải thống nhất, thứ ba các quy tắc sử dụng trọng hệthống thông tin kiểm soát phải thống nhất, thứ tư các công cụ đo lường phải đồng nhất,thứ năm không thay đổi người kiểm soát, điều này càng quan trọng hơn khi dùng cáctiêu chuẩn định tính để quan sát.

- Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: cần phải dựđoán trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu, “triệu chứng” báo hiệu những trụctrặc của hoạt động bán hàng Sự “trục trặc” mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết cóthể do những nguyên nhân chủ quan, có thể do nguyên nhân khách quan Cần phảiphân tích cụ thể từ trường hợp

- Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phươngpháp này cho phép nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực tế và cảm nhận đượcnhững vấn đề còn tiềm tàng ở dạng khả năng Vì sắc thái cử chỉ, ngữ điệu giọng nóicủa nhân viên bán hàng cung cấp cho ta những thông tin và cảm nhận mà các phươngtiện khác không có Khi tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bán hàng còn giúp người đánhgiá có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc của họ và kiểm tra lại chính hệ thốngkiểm soát Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp này cũng cần chú ý công việc kiểmsoát có nguy cơ trở nên quá tải và chi phí kiểm soát có thể rất cao

- Phương pháp đánh giá bằng việc dự báo: Dự báo thay thế cho việc đánh giánhững kết quả cuối cùng trong nhiều trường hợp cho phép phản ứng nhanh chóng, kịpthời và do vậy tăng cường hiệu quả của kiểm soát

Bên cạnh những phương pháp đánh giá truyền thống đã nên trên, hiện nay cáctrung tâm thương mại hiện đại thường kết hợp với các phương pháp có sử dụng cácloại thiết bị hiện đại để theo dõi và kiểm soát hoạt động bán hàng trực tiếp vào thờigian trước, trong và sau khi bán hàng như: hệ thống thẻ từ, hệ thống camera theo dõi,

hệ thống kiểm soát mã vạch, hệ thống thiết bị báo động,… Sự kết hợp này đã làm cho

* Một số công cụ sử dụng đánh giá kết quả bán hàng

- Kết quả hoạt động bán hàng: những số liệu phản ánh kết quả hoạt động bán hàng

là một công cụ quan trọng để đánh giá, được biểu hiện trong báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh

- Hoá đơn bán hàng: thường được nhân làm 2 liên, một liên giao cho khách hàng,một liên lưu tại doanh nghiệp Cách này khiến cho việc kiểm soát hoạt động bán hàngđược cả hai bên thực hiện sát sao

- Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: Số lượng thư khiếu nại tỷ lệ nghịchvới hiệu quả hoạt động bán hàng, và tỷ lệ thuận với những nỗ lực cải tiến hoạt độngbán hàng

- Thư góp ý: thường được soạn thảo theo mẫu sẵn, được để ở vị trí thuận tiện, dễlấy thường ở gần cửa ra vào

c Điều chỉnh hoạt động bán hàng

Điều chỉnh hoạt động bán hàng được thực hiện xuất phát từ nguyên nhân dẫn đếnsai lệch giữa kết quả hoạt động bán hàng được đánh giá ở trên với tiêu chuẩn kiểm soáthoạt động bán hàng đã xây dựng Có một số cách thức điều chỉnh hoạt động bán hàngđược hình thành gắn liền với nguyên nhân cuả sai lệch

Quá trình kiểm soát phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đãđược hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung, hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hìnhthực tế Hoạt động điều chỉnh ở đây sẽ là điều chỉnh mục tiêu bán hàng dự kiến, điềuchỉnh chính sách bán hàng

Kết quả kiểm soát cho thấy vấn đề xuất hiện là nguyên nhân dẫn tới sai lệch xuấtphát từ quá trình hành động để triển khai công việc Điều chỉnh hoạt động bán hàng ởđây là điều chỉnh chương trình hoạt động

Khi tiến hành so sánh kết quả kiểm soát với tiêu chuẩn kiểm soát là xuất hiệnnhững khoảng cách rất lớn giữa những gì mong muốn với kết quả trong tương lai cóthể đạt được, là do sự thay đổi lớn của môi trường kinh doanh, sự thay đổi vượt xa sovới dự toán và trù tính ban đầu Điều chỉnh hoạt động bán hàng ở đây là tiến hànhnhững hoạt động dự phòng nhằm chuyển hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đếnkết quả công việc giai đoạn sau

Một vấn đề đã được khẳng định là khả năng tự điều chỉnh của đối tượng kiểm soát,

do vậy trong số trường hợp, vấn đề xuất hiện rồi tự nó “mất đi” vì nó được “giảiquyết” Trong nhiều trường hợp không làm gì cả, chỉ chờ đợi một biện pháp “điềuchỉnh” hiệu nghiệm nhất Điều quan trọng là phải nhận biết chính xác lúc nào, ởtrường hợp nào thì áp dụng biện pháp này

1.5.2.2.2 Đánh giá mức độ hoàn thành công viêc của lực lượng bán hàng

a Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc

* Hệ thống tiêu chuẩn định lượng (dựa trên kết quả): Đây là các tiêu chuẩn được

sử dụng một cách thường xuyên nhất Các đơn vị đo lường kết quả chi làm hai loại:đơn vị đo lường trực tiếp và tỷ lệ

- Đơn vị đo trực tiếp: là những đơn vị phản ánh trực tiếp kết quả hoạt dộng bánhàng của nhân viên thường có đơn vị tình bằng tiền hoặc đơn vị tính bằng khách hàng

- Đơn vị tỷ lệ: là những đơn vị xác định trên cơ sở so sánh theo tỷ lệ phần trămgiữa doanh số bán với một đơn vị khác phản ánh kết quả hoạt động bán hàng Các đơn

vị tỷ lệ bao gồm: thị phần, tỷ lệ thực hiện định mức, tỷ lệ luân chuyển bán hàng, doanh

số bán trên một khách hàng, trị giá trung bình cho một đơn đặt hàng, tỷ lệ thành côngvới đối tượng khách hàng, vòng quay của tài sản

* Hệ thống tiêu chuẩn định chất: (dựa trên hành vi ứng xử): cho phép nhà quản trịbán hàng tập trung và đánh giá hành vi ứng xử của nhân viên bán hàng và qua đó cóthể đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện hành vi ứng xử của nhân viên Các tiêuchuẩn này được xác định không cần thông qua sự kiểm soát trực tiếp việc thực hiệncủa nhân viên bán hàng của doanh nghiệp Chỉ tiêu đo lường được áp dụng để đánh giáhành vi ứng xử của nhân viên là số lần nói chuyện về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và

cả những vấn đề liên quan đến hoạt động bán với khách hàng Đây chính là chỉ tiêuđịnh tính để đánh giá nhân viên bán hàng

b Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng cũng sẽ gúp cho cácnhà quản trị bán hàng kiểm soát được quá trình bán hàng và có cơ sở để tiến hànhtuyển dụng, huấn luyện và đãi ngộ lực lượng này Mô hình phản ánh vai trò của đánh

Sơ đồ 1.2: Đánh giá nhân viên trong hoạt động quản trị bán hàng

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng là cần thiết cho cảdoanh nghiệp và bản thân nhân viên bán hàng Tuy nhiên việc đánh giá này khôngphải là công việc đơn giản

* Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng được thực hiệntheo quy trình gồm các bước cơ bản sau:

Sơ đồ 1.3: Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhân viên hàng hàng

Xác định mục tiêu đánh giá

Ấn định kỳ vọng công việc

Xem xét công việc được thực hiện

Đánh giá sự hoàn thành công tác

Thảo luận việc đánh giá với nhân viên

Thăng tiếnKhông thăng tiếnThay đổi

ẢNH HƯỞNG LÊN CÁ NHÂNPhản hồi

Đề ra mục đíchHành vi ứng xử công việc

Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá.

Trong bước này nhà quản trị cần xác định rõ mục tiêu đánh giá trên các khíacạnh: công việc nào cần đánh giá, các kỹ năng nào cần đánh giá, kết quả nào cần đánhgiá, mối liên quan giữa chúng với các mục tiêu của doanh nghiệp

Bước 2: Ấn định kỳ vọng công việc

Đây là việc xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ kỹ năng cần thiết đểthực hiện công việc của nhân viên bán hàng với một kỳ vọng đối với nhân viên Các

kỳ vọng về kết quả công việc là thước đo đánh giá mức độ hoàn thành công việc Đốivới hầu hết các vị trí, các kỳ vọng được thể hiện ở ba phạm trù: chất lượng, số lượnghoặc năng suất lao động, thời hạn

Bước 3: Xem xét công việc được thực hiện

Trên cơ sở mục tiêu đánh giá đo lường công việc thực hiện của nhân viên Điềuquan trọng trong bước này là nhà quản trị phải lựa chọn được phương pháp xem xétphù hợp Không có phương pháp tốt nhất nào cho mọi đối tượng mỗi tổ chức

Bước 4: Đánh giá sự hoàn thành công tác

Tiến hành so sánh giữa kết quả với mục tiêu qua đó cho phép nhà quản trị bánhàng đánh giá được mức độ hoàn thành của mỗi nhân viên bán hàng với các mức như:điểm tốt, tiềm năng, tồn tại và chưa thống nhất

Bước 5: Thảo luận việc đánh giá với nhân viên

Đây là công việc cuối cùng nhưng cũng là một mắt xích rất quan trọng trong tiếntrình đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên bán hàng bởi qua đó giúpnhà quản trị cũng như nhân viên nhìn lại một cách khách quan và đầy đủ hơn trước khi

sử dụng kết quả của quá trình này Việc trao đổi giữa nhà quản trị và nhân viên bánhàng diễn ra cả về nội dung, phạm vi và kết quả và họ có thể cùng nhau đưa ra nhữnggiải pháp khắc phục những tồn tại, phát huy tiềm năng mang lại hiệu quả cao tronghoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuỳ theo mục đích của cuộc thảo luận và đốitượng nhân viên nhà quản trị có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau:

Thoả mãn – thay đổi: Áp dụng đối với NVBH đã hoàn thành tốt công việc hiệntại nhưng không có điều kiện thăng tiến Các nhà quản trị lúc này phải tìm ra các biệnpháp khuyến khích nhân viên để họ tiếp tục duy trì và nâng cao kết quả thực hiện côngviệc bằng cách tạo môi trường làm việc thuận lợi, tặng quà, khen thưởng

Không thoả mãn - thay đổi: Áp dụng đối với những NVBH không đáp ứng đượccác tiêu chuẩn mà phân tích công việc đã nêu, không thực hiện được hạn ngạch, khảnăng tiếp xúc khách hàng kém Nhà quản trị có các cách giải quyết: hướng dẫn nhânviên cách sửa chữa, điều chỉnh sai sót, đào tạo lại, chuyển sang công việc khác.

Thoả mãn – thăng tiến: Áp dụng đối với NVBH có tiềm năng, được đánh giá làmức độ hoàn thành vông việc tốt Nhà quản trị sẽ thảo luận với họ về: kế hoạch nghềnghiệp, các chương trình hành động cụ thể để nâng cao trình độ chuyên môn tạo điềukiện để nhân viên thực hiện những công việc hoặc chức vụ cao

* Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc

- Phương pháp mức thang điểm: Còn gọi là bảng điểm được đánh giá thông quamột đồ thị hay thông qua một bảng điểm mẫu liệt lê những yêu cầu chủ yếu đối vớinhân viên bán hàng khi thực hiện công việc Người đánh giá điền vào mẫu in sẵn bằngcách ghi ký hiệu vào mức độ của mỗi yếu tố và ghi lời nhận xét

- Phương pháp xếp hạng: Đây là phương pháp đơn giản, được sử dụng tương đốiphổ biến Có thể thực hiện so sách cặp hay xếp hạng luân phiên Phương pháp nàygiúp nhà quản trị dễ dàng phân biệt bằng cách so sánh những thái cực giỏi nhất, tồinhất

- Phương pháp ghi chép – lưu trữ: Nhà quản trị ghi lại những biểu hiện quantrọng của nhân viên: tích cực và tiêu cực trong qúa trình thực hiện công việc Vào thờiđiểm cần thiết khi đánh giá nhân viên những thông tin đó sẽ được sử dụng Phươngpháp này cũng có ý nghĩa rất lớn khi phát hiện những sai sót của nhân viên thì có thểgiúp họ khắc phục và sửa chữa kịp thời

- Phương pháp đánh giá quan sát hành vi: Được thực hiện trên cơ sở quan sát cáchành vi thực hiện công việc của NVBH căn cứ vào hai yếu tố là số lần quan sát và tầnsuất nhắc lại của các hành vi Theo phương pháp này các hành vi đối với công việcđược mô tả khách quan hơn và được trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng

- Phương pháp định lượng: Được tiến hành với trình tự 4 bước:

Bước 1: Xác định các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc

Bước 2: Phân loại mức độ thoả mãn yêu cầu khi thực hiện công việc

Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thựchiện công việc của nhân viên

Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI VÀ TỔNG HỢP CAO SƠN

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp: Để biết về kết quả kinh doanh vàthực trạng công tác kiểm soát bán hàng đối với sản phẩm của công ty

- Phương pháp bản hỏi: Bản hỏi được thiết kế theo phiếu trắc nghiệm, dùng đểthu thập các thông tin về công ty, về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, cụthể là đi sâu về vấn đề kiểm soát bán hàng của công ty

- Phương pháp phỏng vấn: Các câu hỏi phỏng vấn chính là: hỏi về vấn đề kiểmsoát bán hàng của công ty, những nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát bán hàng,những khó khăn trong kiểm soát, quy trìng kiểm soát của công ty

Mục đích là để nắm bắt rõ hơn, cụ thể hơn về hoạt động kiểm soát bán hàng củacông ty, từ đó phục vụ cho việc viết chuyên đề

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn

2.2.1 Giới thiệu tóm lược về công ty

2.2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại tổng hợp Cao Sơn

Địa chỉ:

Trụ sở :Km 11+ 200 Phạm Văn Đồng- Cổ Nhuế- Từ Liêm- Hà Nội

Showroom: 305 Trường Chinh- Phương Mai- Thanh Xuân- Hà Nội

Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn là doanh nghiệp đượcthành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên Số: 0102027596 Ngày 04 tháng 08 năm 2006

Thay đổi lần 2 vào ngày 29/10/2008

Số vốn của công ty là 1.500.000.000 đồng

Thay đổi lần 3 bổ sung vốn 3.400.000.000 đồng

Tổng số vốn điều lệ của công ty cuối năm 2009 là:4.900.000.000đồng

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn là một đơn vị hoạchtoán độc lập về quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty áp dụng chế độ một giám đốc với bộ máy tham mưu là các trưởng phóphòng ban và quản lý phân xưởng Trình độ quản lý ở trình độ cao, quản lý của công

ty đều được đào tạo qua các trường đại học Công ty có bộ máy tổ chức phù hợp vớihoạt động sản xuất kinh doanh của mình

2.2.1.3 Nghành nghề kinh doanh của công ty.

Nhà phân phối ốp nhôm Alcorest

* Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

* Trang trí nội, ngoại thất công trình (Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)

Giám Đốc Phó Giám Đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế

toán

Kho nhôm nhựa

Xưởng

cơ khí

Phân Xưởng Phòng kỹ

thuật

* Sản xuất, chế tạo, gia công các sản phẩm cơ khí, thiết bị máy xây dựng, máynông nghiệp, máy chế biến lâm sản.

* Chuyên sản xuất gia công chế tạo cột dây co và tự đứng

* Thi công, xây lắp các công trình phục vụ cho ngành xây dựng, nghành viễnthông

* Kinh doanh sắt thép, kim khí và các loại khoáng sản

* Kinh doanh vật liệu xây dựng

* Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

* Chuyên nhận đóng máy cắt tôn, lốc tôn, lốc ống, máy gấp

* Công ty chủ yếu là bán tấm ốp nhôm nhựa và xưởng cơ khí chuyên làm cột thu phát sóng, hàng rào sắt

2.2.1.4 Kết quả sản xuất công ty trong 3 năm

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn thể hiện qua bảng sau

Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2007- 2009)

Nhận xét:

Nhìn vào bảng ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau:

Doanh thu của công ty tăng nhanh qua các năm

- Năm 2008 so với năm 2007: tổng doanh thu tăng 12.686.962.628 đồng (tươngứng 288.31%), trong đó tổng chi phí tăng12.571.986.660 đồng (231.48%) Doanh thu

và chi phí đều tăng, nhưng tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của chiphí nên LNTT của công ty tăng 114.975.968 đồng (131.68%) và LNST tăng82.782.697 đồng

- Năm 2009 so với năm 2008: Tổng doanh thu tăng 20.519.148.803 đồng (tươngứng 120.08%), trong đó tổng chi phí tăng 20.284.673.371 đồng (120.13%) Doanh thu

và chi phí đều tăng, nhưng tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của chiphí nên LNTT của công ty tăng 234.475.423 đồng(115.91%) và LNST tăng168.822.311 đồng

Trong 3 năm vừa tuy có sự cạnh tranh gay gắt với nhiều công ty khác trên thịtrường cùng kinh doanh mặt hàng này song công ty TNHH sản xuất và thương mạitổng hợp Cao Sơn luân hoàn thành các định mức đề ra Tăng doanh thu, tăng lợinhuận, tăng thu nhập cho người lao động

Thông qua đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH sản xuất vàthương mại tổng hợp Cao Sơn ta thấy các chỉ tiêu công ty đè ra tăng đều và nhanh quacác năm đã tạo điều kiện cho công tác quả lý và xây dựng các chiến lược kinh doanhđạt hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy hoàn tiện công tác kiểm soát bán hàng

2.3 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp

2.3.1 Kết quả điều tra sơ cấp

Số phiếu phát ra là 10, số phiếu thu về là 10

Sau khi sử lý kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn các trưởng bộ phận vàgiám đổc trong công ty đã thu được kết quả như sau:

- 100% Số ý kiến được điều tra cho biết kiểm soát bán hàng là rất quan trọng đốivới hoạt động của công ty

- Có 60% ý kiến cho biết là tình hình kiểm soát bán hàng tại công ty là tốt, 40%

- Có 10% ý kiến cho biết là chất lượng NVBH trong công ty là rất tốt, 60% là tốt,30% là bình thường.

- 100% số ý kiến cho rằng doanh thu bán hàng của công ty vượt mục tiêu đề ra

- 100% cho rằng hệ thống kiểm soát bán hàng của công ty hoạt động hiệu quả

- Qua điều tra cho biết rằng công ty có sử dụng quy trình đánh giá mức độ hoànthành công việc của nhân viên bán hàng

- 40% ý kiến cho biết là quy trình kiểm soát của công ty khá phức tạp, 60% cho

là bình thường

- 50% ý kiến cho là quy trình kiểm soát bán hàng của công ty khiến họ làm việctốt hơn, 30% nhận xét là phương pháp kiểm soát hiện tại không tác động gì đến họ,20% cho là chỉ tác động được 1 phần, không làm thay đổi hiệu quả của nhân viên

- 70% ý kiến cho rằng khi nhân viên mắc sai lầm trong công tác bán hàng công ty

có tiến hành điều chỉnh, 30% cho rằng công ty không tiến hành điều chỉnh

2.3.2 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp

2.3.2.1 Quy trình kiểm soát bán hàng của công ty

Sơ đồ 2.2: Quy trinh kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn

2.3.2.1.1 Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát

Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn là công ty chuyên phânphối tấm ốp hợp kim nhôn nhựa và sản xuất cơ khi Để kiểm soát được bán hàng đòihỏi công ty phải xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát thông qua đó để đánh giá một cáchchính xác và tiến hành các hoạt động điều chỉnh kịp thời

Các tiêu chuẩn được công ty sử dụng để kiểm soát bán hàng sản phẩm cơ khí

Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát

Đánh giá kết quả hoạt động bán

hàngĐiều chỉnh hoạt động bán hàng

* Tiêu chuẩn đầu ra:

- Doanh thu hoạt động bán hàng

Bảng 2.2: Tiêu chuẩn bán hàng về doanh thu từ năm 2007-2009

- Năm 2007 tổng doanh thu mặt hàng dự kiến bằng 1,038% tổng doanh thu toàncông ty (3.400.000.000 đồng) Năm 2008 tổng doanh thu mặt hàng dự kiến bằng5,056% tổng doanh thu toàn công ty(16.000.000.000 đồng) Năm 2009 tổng doanh thumặt hàng dự kiến bằng 15.36% tổng doanh thu toàn công ty(30.000.000.000 đồng)

- Khách hàng: Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn củacông ty, là nhân vật trung tâm của mọi hoạt động doanh nghiệp Số lượng khách hàngđến với doanh nghiệp là một yếu tố quyết định đến kết quả bán hàng, đến doanh thu

Có thẻ là khách hàng truyền thống, khách hàng đến lần đầu tiên…có thể xem xét sốlần khách hàng đến với doanh nghiệp

- Để quá trình tiêu thụ sản phẩm diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả,công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn đã kết hợp nhiều hệ thồngphân phối bao gồm: hệ thống kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp thể hiện qua sơ đồ

Sơ đồ 2.3: Hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty

(Nguồn: phòng kinh doanh)

* Các tiêu chuẩn đầu vào.

- Các cuộc tiếp xúc: Hàng tháng ban lãnh đạo công ty tổ chức một buối giao lưutrao đổi kinh nghiệm giữa các phòng ban, lấy ý kiến của các nhân viên, đồng thời tổchức phỏng vấn thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng phục vụ cho công tác bánhàng của công ty

- Chi phí bán hàng: Liên quan đến việc đo lường bằng tiền, chúng gắn liền giá trịbằng tiền với đơn vị các khoản chi phí khác Xác định các tiêu chuẩn về chi phí củacông ty là xác định vấn đề về lao động, tiền lương, chi phí cho sản xuất của công ty,chi phí mua hàng, chi phí marketting, và một loạt các chi phí khác giúp cho việc tiêuthụ hàng hóa thuận lợi, đạt hiệu quả cao

- Số lần điện thoại: để đảm bảo cho hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi công ty

đã tiến hành chiến dịch khảo sát thị trường nhằm thu thập các thông tin về khách hàng

để từ đó có chính sách theo dõi chăm sóc chu đáo duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài

Số lần khách hàng gọi còn thể hiện sự quan tâm của khách hàng tới sản phẩm củadoanh nghiệp, cũng như của doanh nghiệp tới khách hàng của mình

Người tiêu dùng cuối cùng Người bán lẻ

2.3.2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất bán hàng

Bảng 2.3: Kết quả hoạt động bán hàng theo kết cấu mặt hàng

- Năm 2007: 37.650.000 (toàn doanh nghiệp 4.400.445.000 đồng )

- Năm 2008: 900.743.200 (toàn doanh nghiệp 17.087.407.628 đồng)