hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần thông quảng ninh

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Với những yêu cầu cấp thiết trên kết hợp với những kiến thức em đã được học ởtrường và tình hình thực tế ở Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh, e

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN THÔNG QUẢNG NINH”

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, mỗi doanh nghiệp đều thực hiệnnhững mục tiêu nhất định Để thực hiện những mục tiêu đó, trong đó doanh nghiệp đòihỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình hoạt động của mình Mỗi doanhnghiệp là một chủ thể, là một tế bào của nền kinh tế, giúp nền kinh tế phát triển.Ngược lại nền kinh tế là cái nôi để doanh nghiệp phát triển, nó cung cấp những điềukiện thuận lợi để doanh nghiệp phát huy nội lực của mình, cũng có thể gây ra nhữngtrở ngại làm cản trở quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp

Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức kinh tế thếgiới WTO, hội nhập nền kinh tế thế giới, hội nhập nền kinh tế thị trường, xu thế toàncầu hóa diễn ra mạnh mẽ Nhiều doanh nghiệp có điều kiện thuận lợi để phát triển,kinh doanh và hợp tác…Nhưng bên cạnh đó, có rất nhiều thử thách gây cản trở, tácđộng không tốt đến doanh nghiệp

Trong các vấn đề đặt ra để doanh nghiệp tồn tại và phát triển như: doanh nghiệpcần định hướng phát triển như thế nào? Doanh nghiệp thay đổi yếu tố nào? Cơ cấu bộmáy quản trị của doanh nghiệp? Chính sách nhân sự? Chiến lược Marketing? thì vấn

đề doanh nghiệp cần quan tâm đầu tiên và thật sự quan trọng, cấp thiết đó là : Hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Vì xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộmáy quản trị là xây dựng đội ngũ lãnh đạo điều hành doanh nghiệp Bộ máy quản trị

có mạnh thì doanh nghiệp mới vững mạnh, phát triển, hoạt động tốt và đúng hướng

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhằm phát huy hết vai trò năng lựclãnh đạo và quản lý của bộ máy quản trị đối với hoạt động của doanh nghiệp Bộ máyquản trị là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản trị Hoàn thiện bộ máyquản trị là việc làm cho bộ máy vững mạnh hơn, phù hợp với quy mô sản xuất kinhdoanh, thích ứng với tác động của các yếu tố

Công cuộc đổi mới, phát triển kinh tế xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế đangđặt ra những yêu cầu câp bách về nâng cao chất lượng bộ máy quản trị Cán bộ quản

trị vẫn là khâu quan trọng nhất trong việc xây dựng và phát triển kinh tế đất nước nóichung và doanh nghiệp nói riêng.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là hình thức tồn tại của tổ chức, của doanhnghiệp Khi doanh nghiệp có điều kiện để phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanhcủa mình thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới có điều kiện để hoàn thiện hơn phùhợp với xu thế phát triển của thời đại Môi trường hoạt động của doanh nghiệp baogồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài doanh nghiệp Trên thực tế, môitrường hoạt động không đứng yên mà luôn luôn biến đổi không ngừng, chính vì vậy

cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp cũng phải thay đổi sao cho phù hợp

Bước vào nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp có thể có được những cơ hộikinh doanh thuận lợi, tạo nên những bước tiến vượt bậc, nhưng đồng thời cũng phảichịu nhiều khó khăn và trở ngại, thách thức Cơ chế thị trường đem theo sự cạnh tranhgay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách phát huy tốt nhất nguồn nội lực, đồngthời phải chủ động tìm kiếm cơ hội thuận lợi, tránh rủi ro từ các nhân tố ảnh hưởng

Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trên thị trường cần phải thực sự chútrọng đến công tác tổ chức bộ máy quản trị vững mạnh, vì đây là cơ sở, tiền đề đểdoanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt và đúng hướng

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh em đã nhậnthấy một số vấn đề còn tồn tại, cần khắc phục trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trịcủa công ty Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là khâu quantrọng trong chiến lược phát triển lâu dài của công ty, giúp công ty vững mạnh và hoạtđộng kinh doanh tốt hơn

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Với những yêu cầu cấp thiết trên kết hợp với những kiến thức em đã được học ởtrường và tình hình thực tế ở Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh, em xin chọn đề tài

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh”

làm chuyên đề tốt nghiệp của mình

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Làm rõ một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty Cổphần Thông Quảng Ninh

Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần ThôngQuảng Ninh.

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công

ty Thông Quảng Ninh

1.4 Phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Phạm vi thời gian

Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị Công tyThông Quảng Ninh trong thời gian 03 năm (2007, 2008, 2009), đề xuất giải pháp hoànthiện cơ cấu bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh nhằm đáp ứng sựphát triển của Công ty đến năm 2015

ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.

1.5.1 Một số khái niệm, định nghĩa, vai trò cơ bản, đặc điểm , yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Công tác tổ chức là một quá trình gắn liền với phân công lao động khoa học,việc phân quyền và xác định tầm hạn quản trị Kết quả của công việc tổ chức là xáclập được một cấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh, dựa trênmột mô hình đã lựa chọn

Công tác tổ chức có vai trò đặc biệt trong doanh nghiệp bởi vì:

- Tạo ra “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho quản trị nóiriêng

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải cần có sự sắp xếp bố trí côngviệc gắn với người, đối tượng cụ thể nào đó, từ đó thấy vai trò to lớn của công tác tổchức

Việc xác định đúng công việc cần làm, việc nào làm trước, việc nào làm sau đó

là vấn đề quan trọng của tổ chức Công tác tổ chức tốt đem lại hiệu quả cao và ngượclại, nếu công tác tổ chức yếu kém thì phải làm đi làm lại một công việc, thậm chíkhông hoàn thành, gây lãng phí công sức của người lao động

- Khi công tác tổ chức được tiến hành một cách có khoa học và thực tiễn, cóhiệu quả thì sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng một cách triệt để các nguồn lực của tổchức, nhất là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật (máy móc, trang thiết bị kỹthuật…) Đồng thời việc tổ chức hợp lý sẽ giúp người lao động trong doanh nghiệp cóthể phát huy tốt nhất năng lực sở trường của họ, nâng cao hiệu quả công việc

- Tạo ra văn hóa tổ chức – nền tảng của sự kết hợp giữa các thành viên trong tổchức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Các cá nhân trong doanh nghiệpxác định được ý thức trách nhiệm và khả năng của mình để phấn đấu xây dựng doanhnghiệp vững mạnh, là một yếu tố cấu thành trong văn hóa công ty

1.5.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hợp các bộ phận( đơn vị, cá nhân) cómối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyềnhạn, trách nhiệm nhất định, được bố trí theo các cấp, các khâu khác nhau nhằm thựchiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định

Cơ cấu tổ chức phản ánh cấu tạo và hình thức bên trong mỗi hệ thống, là hìnhthức tồn tại của mỗi tổ chức, doanh nghiệp, biểu thị sự sắp đặt giữa các bộ phậnchuyên môn ở trình độ nhất định Trong cơ cấu tổ chức có hai mối quan hệ cơ bản làmối quan hệ chiều ngang và mối quan hệ chiều dọc Chiều ngang cơ cấu tổ chức chiathành các khâu quản lý, chiều dọc cơ cấu tổ chức chia thành các cấp quản lý

Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị :

Trong doanh nghiệp bộ máy quản trị đóng vai trò hết sức quan trọng, nó đượccoi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh

nghiệp, nó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, nó phản ánh sựphát triển của doanh nghiệp.

Bộ máy quản trị không chỉ tác động đến năng suất và hiệu quả kinh tế của tổchức mà còn tác động đến sự hài lòng với công việc của người lao động Cơ cấu phảiđược được thiết kế nhằm khuyến khích sự tham gia chủ động của các thành viên trong

tổ chức, do đó tác động đến việc cải thiện hoạt động của tổ chức

Những thiếu sót của cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến những động lực và tinh thần laođộng thấp, những quyết định chậm trễ và không thích hợp, những xung đột và thái độthiếu hợp tác, sự kém nhạy cảm với các thay đổi và thách thức bên ngoài, làm tăng chiphí cho hoạt động sản xuất và kinh doanh

1.5.1.3 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp có ba đặc điểm:

a Tính tập trung : Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung ( hay phân tán)

quyền lực cuả tổ chức hay bộ phận

b Tính phức tạp : Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức Nếu có

nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói tổ chức có tính phức tạpcao Và ngược lại, nhiều cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cơ cấu tổ chức cótính phức tạp thấp

c Tính tiêu chuẩn hóa : Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc của các hoạt

động, hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách thủ tục, quy tắc,hay các nội quy quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì ta nói tính tiêuchuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức

1.5.1.4 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

a Tính tối ưu: Giữa các bộ phận và các cấp tổ chức đều thiết lập những mối

quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn

đi sát và phù hợp với mục đích đề ra của tổ chức

b Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ

cua các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó phối hợp tốt các hoạt động vànhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức

c Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả năng linh hoạt thích ứng với bất

kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức và ngoài môi trường Mỗi doanh nghiệp phải

chịu tác động của rất nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có cả yếu tốkhách quan và chủ quan Chính vì vậy mà doanh nghiệp phải đổi mới với nhiều tìnhhuống phức tạp, rất khác nhau do đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải có tính linhhoạt.

d Tính hiệu quả (kinh tế): Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục

tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất Khi chi phí quản lý thấp nhất sẽ làm giảm giáthành của sản phẩm và thu nhập doanh nghiệp sẽ tăng lên, do đó kết quả hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp sẽ được đánh giá tốt

1.5.2 Một số mô hình cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp cơ bản

1.5.2.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến.

Sơ đồ 1.1: Cấu trúc tổ chức trực tuyến.

Đặc điểm : Đây là cơ cấu giản đơn nhất, một cấp dưới có một thủ trưởng cấp

trên mà thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi Người lãnh đạo trực tuyến phải thựchiên tất cả các chức năng về quản lý Mối liên hệ được thực hiện theo chiều dọc

Ưu điểm : Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng , linh hoạt , chi phí quản lý thấp , ít và

có thể mang lại hiệu quả cao, việc kiểm soát và điều chỉnh các bộ phận, các hoạt độngbên trong doanh nghiệp dễ dàng, có thể hạn chế được mức thấp nhất tình trạng quanliêu giấy tờ

Nhược điểm: đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, thuộc nhiều

lĩnh vực khác nhau, không tận dụng dưới sự giúp đỡ tư vấn của các chuyên gia và khicần thiết liên hệ giữa các thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin theo

Tổng giám đốc

Giám đốc tuyến

1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4

đường vòng, có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu

sự phối hợp giữa chúng

1.5.2.2 Cấu trúc tổ chức theo chức năng.

Sơ đồ 1.2: Cấu trúc tổ chức theo chức năng

Đặc điểm: Theo cấu trúc tổ chức này, hoạt động quản trị được phân thành các

chức năng và mỗi chức năng được giao cho một người quản lý Những người thừahành mệnh lệnh nhận được mệnh lênh từ các người quản trị chức năng khác nhau.Mệnh lệnh của thủ trưởng toàn doanh nghiệp được truyền xướng cấp cơ sở chủ yếuqua bộ phận quả trị chức năng

Ưu điểm : Thu hút được ý kiến của các chuyên gia phụ trách các chức năng

quản trị vào việc giải quyết vấn đề sản xuất - kinh doanh Các vấn đề được giải quyếtthành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng doanh nghiệp

Hạn chế : Những người thừa hành phải nhận nhiều mệnh lệnh ở các bộ phận

chức năng khác nhau nên dễ chồng chéo, tính thống nhất và tập trung bị giảm sút Thủtrưởng phải kết hợp sự lãnh đạo của các bộ phận chức năng một cách vấ vả và phứctạp Cơ cấu tổ chức này vi phạm chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tính trạng thiếutrách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ

Tổng giám đốc

Giám đốc thương

mại

Giám đốc tài chính

Giám đốc nhân

sự marketingGiám đốc

1.5.2.3 Cấu trúc tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh

Sơ đồ 1.3: Cấu trúc tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh

Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho lạo hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng

ngoại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các nhánh, mỗi nhánh sẽđảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định.Người ta vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc đội ngũ các chuyen gia caocấp theo chuyên môn tập trung xung quanh tổng giám đốc để hỗ trợ hay giúp việc

Ưu điểm : Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng

đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường Cơ cấu này tạo cho các giám đốc

bộ phận có thể xử lý linh hoạt các tình huống khó khăn hoặc phản ứng nhanh với cáckhó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh mình phụ trách.Đảm bảo sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanhnghiệp

Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động công việc có thể bị trùng lặp trong các bộ

phận khác nhau dẫn tới chi phí, giá thành tăng cao Cơ cấu có thể làm hạn chế khảnăng cạnh tranh về chất lượng của các đối thủ cạnh tranh có cơ cấu tổ chức theo chứcnăng

1.5.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Tổng giám đốc

Giám đốc ngành

hàng A

Giám đốc ngành hàng B

Giám đốc ngành hàng C Giám đốc ngành hàng D

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp được thiết lập ra không phải domục đích tự thân mà là để thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý và từ đó làm tiền đề cho bộ máy quản trị doanhnghiệp hoạt động có hiệu quả thì việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức bộ máy quản trị doanh nghiệp

1.5.3.1 Nhân tố bên trong

a Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

Chiến lược là kế hoạch tổng quát nhất của doanh nghiệp, trong đó xác địnhnhững mục tiêu cơ bản, những định hướng cho sự phát triển chung của donh nghiệp;trong đó cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp lại được xây dựng để đảm bảo cho việcthực hiện định hướng chung, cho việc hoàn thành các mục tiêu chung, vì vậy khôngthể xây dựng một cơ cấu mà không xuất phát từ những yêu cầu của chiến lược

b Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Những tính chất của môi trường như tính phức tạp, tính tích cực và mức độ thayđổi có ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú vềnguồn lực, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc raquyết định mang tính tập trung với những chỉ thị nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn cóthể mang lại hiệu quả cao Ngược lại, tổ chức muốn thành công trong điều kiện khanhiếm về nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng

cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính phitập trung với các tổ đội chức năng

c Các nhiệm vụ của doanh nghiệp

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc chứcnăng cụ thể Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phươngtiện kỹ thuật và quy trình công nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau

và cách thức khác nhau trong việc sử dụng nguồn lực đó Cơ cấu tổ chức phải thể hiệnđược những cái khác nhau đó Một điều rõ ràng là một doanh nghiệp thương mại có

mô hình cấu trúc khác với một doanh nghiệp sản xuất hay một doanh nghiệp dịch vụ

d Quy mô của doanh nghiệp

Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản trịdoanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ chức càng phức tạp

hơn Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn phải hình thành nhiều cấp quản trịhơn và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều vị trí làm việc Tổ chức có quy mô lớn, thựchiện những hoạt động phức tạp có mức độ chuyên môn hóa cao, tiêu chuẩn hóa vàhình thức hóa cũng cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn vào các hình thức nhỏ, thựchiện những hoạt động không quá phức tạp.

e Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản lý

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ cần sửdụng một số ít nhân lực nhưng vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc với chất lượngcao hơn so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên ít được đào tạo

Trang thiết bị máy móc cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quảntrị bởi một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thuầnthục hệ thống máy tính làm giảm rất lớn thời gian thực hiện một nhiệm vụ quản trị cụthể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều, do đó cơ cấu tổchức quản lý cũng đơn giản hơn

1.5.3.2 Nhân tố bên ngoài

a Luật lao động của nhà nước

Pháp luật lao động quy định quyền và nghĩa vụ của người lao động và củangười sử dụng lao động, các tiêu chuẩn lao động, các nguyên tắc sử dụng và quản lýlao động, góp phần thúc đẩy sản xuất, vì vậy luật lao động có vị trí quan trọng trongđời sống xã hội và trong hệ thống pháp luật của quốc gia

Pháp luật lao động được áp dụng và thực hiện đầy đủ là một trong các nhân tốgóp phần quan trọng vào sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệpliên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng nhiều laođộng Luật lao động là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tuyển dụng nhân lựccủa công ty, ảnh hưởng tới bố trí lao động , chính vì vậy nó ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức bộ máy quản trị trong công ty

b Hội nhập kinh tế quốc dân và gia nhập WTO

Gia nhập WTO đưa lại nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp ViệtNam Các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội tiếp thu những tiến bộ của khoa học côngnghệ, có thể thu hút vốn đầu tư, học hỏi kinh nghiệm quản lý và gia tăng thương mạiđẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp Công nghệ có ảnh hưởng trực tiếp

đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, nó là diều kiện để cơ cấu tổ chức linh hoạt và gọnnhẹ hơn Cụ thể khi gia nhập WTO vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp phải làm thếnào để tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệptrong nước và nước ngoài

d Văn hóa dân tộc

Văn hóa có thể hiểu là một tổng thể về các thành tựu, những giá trị vật chất vàtinh thần do con người kiến tạo trong quá trình quan hệ với tự nhiên, xã hội và đờisống tinh thần có tính đặc thù của mỗi dân tộc Như vậy văn hóa là những biểu hiện cơbản của con người trong quá tình sinh tồn và phát triển, vừa là những biến đổi xã hộicủa môi trường xung quanh mình Yếu tố văn hóa quy định hành vi, cách ứng xử giữacon người với con người, ảnh hưởng tới các mối quan hệ trong doanh nghiệp, ảnhhưởng tới sự phân công công việc trong doanh nghiệp, nó ảnh hưởng tới tính cách vàquá trình ra quyết định của nhà quản trị và qua đó tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH

THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY

CỔ PHẦN THÔNG QUẢNG NINH

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công

ty Cổ phần Thông Quảng Ninh.

Để nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổphần Thông Quảng Ninh, chuyên đề đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu, phươngpháp logics, phương pháp thống kê, phương pháp duy vật biện chứng và phương phápphân tích dữ liệu Trong đó em sử dụng hai phương pháp chủ yếu là phương pháp thuthập dữ liệu và phân tích dữ liệu

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1 Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là các thông tin lần đầu được thu thập Mục đích của các phươngpháp thu thập dữ liệu sơ cấp, tìm hiểu thông tin ban đầu có liên quan đến cơ cấu tổchức của công ty và tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quảntrị của công ty trong ba năm 2007, 2008, 2009

a Phương pháp điều tra.

Phương pháp này sử dụng các phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế sẵn, pháttới đối tượng cần điều tra để các đối tượng này tiến hành nghiên cứu và trả lời các vấn

đề được hỏi tới trong phiếu điều tra Sử dụng phiếu điều tra nhằm thu thập các thôngtin cần thiết cho quá trình nghiên cứu đánh giá các vấn đề đã thực hiện tốt và vấn đềcòn tồn tại trong hoạt động của công ty hay tình hình thị trường, qua đó lựa chọn cácthông tin phục vụ cho việc nghiên cứu

b Phương pháp phỏng vấn.

Thông qua tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm tại các bộ phận, phòng ban củacông ty em thấy được các vấn đề cấp thiết mà doanh nghiệp đang gặp phải và cần phảigiải quyết Nhưng để hiểu rõ hơn về lý do của những vấn đề đó thì việc phỏng vấn các

đối tượng có liên quan trực tiếp đến vấn đề sẽ giúp cho việc tìm kiếm thông tin mộtcách chính xác và đầy đủ hơn cho quá trình điều tra

2.1.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu sơ cấp chỉ cung cấp được phần nào thông tin cho vấn đề nghiên cứu, vìvật để có được đầy đủ thông tin và các thông tin xác thực cần phải thu thập thông tintrong các tài liệu:

- Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh trong ba năm

2007, 2008, 2009

- Tạp trí kinh tế, thương mại, các bài viết đăng trên các tạp trí khác cung cấp cácthông tin phục vụ cho việc tìm hiểu các kiến thức phục vụ cho việc thực hiện chuyênđề

- Các trang web có thông tin liên quan tới vấn đề nghiên cứu trong thời đạibùng nổ thông tin thì Internet là kho thông tin khổng lồ, lưu trữ thông tin về mọi vấnđề

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là dựa vào các dữ liệu thu thập được thông qua các phươngpháp khác nhau để tiến hành tổng hợp đánh giá tìm ra vấn đề, nguyên nhân của vấn đề,

từ đó là cơ sở để tìm ra giải pháp khắc phục

2.1.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp

Tại Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh em tiến hành phát 10 phiếu điều tratrong đó có 5 phiếu cho nhà quản trị, 5 phiếu cho nhân viên và số phiếu thu về là 10phiếu Các câu hỏi trong phiếu điều tra tập trung xoay quanh tìm hiểu đánh giá của cáđối tượng về các nhân tố ảnh hưởng tới bộ máy quản trị của công ty, các mặt yếu mặtmạnh về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty

Em cũng đã tiến hành phỏng vấn một số nhà quản trị công ty Thông qua việcphỏng vấn trực tiếp giúp lám sáng tổ hơn những vấn đề cần giải quyết, thuộc bộ phậnnào, cần phải giải quyết ở những khía cạnh nào Từ đó rút ra vấn đề nào cần giữ vữngphát huy, vấn đề nào cần thay đổi cho phù hợp đề giúp doanh nghiệp phát huy mặtmạnh, hạn chế mặt yếu, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trongthời gian tới

2.1.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp

Trong chuyên đề em có sử dụng các bảng biểu về số lượng, kết cấu lao động,trình độ học vấn, kỹ năng, phẩm chất của nhà quản trị và nhân viên để làm căn cứđánh giá tổ chức bộ máy quản trị, cũng từ đó để rút ra được những nhận xét về nhữngthành công và hạn chế trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Cổ phầnThông Quảng Ninh.

Em đã lập bảng thống kê số liệu về kết quả kinh doanh với các chỉ tiêu: doanhthu, lợi nhuận, chi phí quản lý doanh nghiệp…

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

2.2.1 Tổng quan tình hình về Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

2.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Công ty cổ phần Thông Quảng Ninh tiền thân là một cơ sở sản xuất nhỏ thuộclâm trường Thống Nhất cũ với hơn 30 cán bộ công nhân viên Do trình độ tay nghềcòn non yếu, cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, chủ yếu là chế biến thủ công Quátrình hình thành và phát triển đã trải qua nhiều bước thăng trầm, gắn liền với bối cảnhcủa nền kinh tế đất nước qua các giai đoạn

Do yêu cầu phát triển của nền kinh tế và đời sống của CBCNV lâm trường ngày14/11/1979 Uỷ ban Nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Ninh ra quyết định 166/TC - UBthành lập xí nghiệp nhựa Thông Uông Bí trên cơ sở tách từ phân xưởng chế biến thuộcLâm trường Thống Nhất

Sau một thời gian tìm hiểu tinh thần thiện chí hai bên cùng có lợi Ngày7/4/1990 Ủy ban Nhà nước về hợp tác đầu tư đã chính thức cấp giấy phép cho xínghiệp Thông được liên doanh với công ty TOMEN của Nhật Bản và ngày 7/11/1990UBND tỉnh Quảng Ninh đã ký quyết định thành lập xí nghiệp liên doanh mang tên “Xínghiệp chế biến Tùng hương Quảng Ninh – TOMEN” trong thời hạn 10 năm vớiphương thức góp vốn 50/50 Phía Nhật Bản sẽ cung cấp thiết bị tiên tiến, đầu tư côngnghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong nước và xuấtkhẩu

Từ ngày 14/2/1999 UBND tỉnh Quảng Ninh ra quyết định cho phép thành lậpdoanh nghiệp nhà nước và vẫn mang tên xí nghiệp Thông Quảng Ninh

Từ tháng 5/2001 xí nghiệp được UBND tỉnh Quảng Ninh ra quyết định đổi tên

xí nghiệp Thông Quảng Ninh thành công ty Thông Quảng Ninh

Thực hiện chủ trương của Nhà nước về việc chuyển đổi Doanh nghiệp Nhànước thành Công ty cổ phần, ngày 17/12/2003 quyết định số 4647/QĐ – UB củaUBND tỉnh Quảng Ninh “V/v phê duyệt phương án cổ phần hóa” và chuyển Công tyThông Quảng Ninh thành Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Trụ sở giao dịch chính: phường Thanh Sơn, thị xã Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh.Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

Vốn điều lệ: 14.000.000VNĐ ( Mười bốn tỷ đồng VN)

2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh chủ yếu kinh doanh, khai thác và thu muanhựa thông để chế biến ra hai loại sản phẩm: Tùng hương và Dầu thông, phục vụ nhucầu trong nước và xuất khẩu, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế quốc dân Kinh doanh

và xuất nhập khẩu than đá, nông sản…

Thực hiện tốt các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý tàichính, sử dụng có hiệu quả vật tư tiền vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhànước

Quản lý sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả, không ngừng nâng cao về trình độcủa cán bộ công nhân viên, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên

Điều này thể hiện ở kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên tụctăng khả quan trong 3 năm 2007,2008, 2009

2.2.2 Đánh giá tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh năm 2007, 2008, 2009

Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh có tiền thân là một doanh nghiệp nhànước, sau dần chuyển đổi thành công ty cổ phần nên công ty vẫn còn gặp nhiều khókhăn trong việc tổ chức, quản lý nhân viên thay đổi theo nền kinh tế thị trường nhanhnhạy Công ty Cổ phần Thông Quang Ninh cũng đã có nhiều giải pháp như tuyển mới,đào tạo nhằm làm cho bộ máy quản trị vững mạnh để công ty hoạt động tốt hơn nhưngthành tích đạt được chưa như mong muốn

Cùng với sự năng động của cấp ủy Đảng, Ban Giám đốc xí nghiệp cùng với sự

nỗ lực phấn đấu của tập thể CBCNV trong nhiều năm đã vượt qua khó khăn vất vả.Đứng trước những khó khăn Ban lãnh đạo và tập thể CBCNV công ty cùng đoàn kết,suy nghĩ tìm hiểu và cân nhắc; mạnh dạn thay đổi phương thức sản xuất cũ; chủ động

tổ chức lại cơ cấu bộ máy, sắp xếp lại các bộ phận cho phù hợp với điều kiện thực tếsản xuất của xí nghiệp Cử đi đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho những cán

bộ quản lý, đào tạo nâng cao bậc thợ cho công nhân sản xuất trên các lĩnh vực khaithác và chế biến nhựa thông

Bộ máy điều hành của công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh được tổ chức theo

mô hình chức năng thực hiện các chức năng quản lý Công ty Cổ phần Thông QuảngNinh là một doanh nghiệp tương đối lớn, nên công ty xây dựng mô hình tổ chức chứcnăng là hợp lý Trong 3 năm 2007, 2008, 2009 mô hình này đã phát huy được năng lựcchuyên môn của các phòng ban chức năng ở trong công ty, tạo điều kiện cho nhân viêncác phòng ban quản trị phát huy được năng lực, sở trường, nâng cao trình độ và kinhnghiệm công tác Mô hình tổ chức này đảm bảo quyền chỉ huy cao nhất thuộc về lãnhđạo cấp cao, nhưng đồng thời còn có sự phân chia quyền lực, quyền hạn và chức năngcho các phòng ban để thu thập, xử lý thông tin rồi sau đó báo cáo lên nhà quản trị cấpcao Theo cơ cấu này bộ máy có sự thống nhất, đề cao được vai trò của người lãnh đạolại có vai trò chuyên môn hóa chức năng vào công tác quản lý, cho phép quản lý đồngthời dài hạn bằng chức năng và ngắn hạn bằng các quyết định thi hành

Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã tìm hiểu mô hình tổ chức bộ máy củadoanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, thu thập các số liệu về kết cấulao động, sự biến đổi lao động của doanh nghiệp, các báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh, bảng cân đối kế toán, tìm hiểu trình độ, tuổi tác, giới tính, sự đáp ứng công việccủa từng người, thời gian và áp lực làm việc, cơ sở hạ tầng, điều kiện làm việc của bộmáy quản trị của doanh nghiệp

2.2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

2.2.2.1 Nhân tố bên trong ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Bảng 2.1 Thứ tự quan trọng của các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Đơn vị tính: Số phiếu,%

quan trọng

4 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị 5/5 100 4

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

a Chiến lược kinh doanh của công ty

Chiến lược kinh doanh được đánh giá là nhân tố quan trọng nhất, 100% các nhàquản trị khi được hỏi đều đồng ý với ý kiến này

Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh có quá trình hình thành và phát triển lâuđời có tiền thân là một lâm trường nhỏ của nhà nước, và mới chính thức được cổ phầnhóa từ năm 2003 nên công ty còn gặp khá nhiều khó khăn trong việc tìm chỗ đứng trênthị trường để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, cũng như còn khá nhiều vấn đề trongviệc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp Hiện tại Công ty Cổphần Thông Quảng Ninh đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

b Nhiệm vụ kinh doanh của công ty

Trong thứ tự mức độ quan trọng của các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến cơcấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh thì nhiệm vụ kinhdoanh xếp ở vị trí thứ 2, sau chiến lược kinh doanh của công ty 100% các nhà quản trịđồng ý với ý kiến trên

Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phù hợp với chức năng nhiệm vụ của công ty Khicông ty có sự thay đổi về nhiệm vụ kinh doanh thì cơ cấu cũng phải thay đổi theo chophù hợp Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh có lịch sử lâu đời, trải qua nhiều giaiđoạn nên nhiệm vụ kinh doanh của công ty thay đổi theo từng năm, từng thời kỳ.Nhiệm vụ của công ty chủ yếu là tìm kiếm khách hàng, tạo lập uy tín trên thị trường,phát triển cơ sở vật chất sản xuất, mô hình cơ cấu theo chức năng, phân công nhiệm vụ

cho từng phòng ban chịu trách nhiệm về từng công việc cụ thể, giám đốc là người điềuhành cao nhất sẽ giúp cho công việc của công ty không bị chồng chéo và đạt hiệu quảcao nhất.

c Quy mô của công ty

100% các nhà quản trị đồng ý với ý kiến quy mô của công ty là nhân tố đượcxếp thứ 3 trong thứ tự các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty Quy môcàng lớn thì cơ cấu tổ chức của công ty càng phức tạp và tình hình phân quyền càngkhó khăn Số lượng lao động của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh khá lớn, 334người , điều này thể hiện quy mô của công ty khá lớn

Bảng 2.2: Quy mô của công ty

Đơn vị tính: Người

Chỉ tiêu Năm

2007

Năm 2008

Năm 2009

2008/2007 2009/2008 Giá trị % Giá trị %

Năm 2009 tổng số lao động tăng thêm so với năm 2008 là 28 người trong đó sốlao động trực tiếp tăng 22 người tương đương tỷ lệ 7,9%, số lao động gián tiếp tăng 6người, tương đương tăng 24%

Vì Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh là doanh nghiệp trực tiếp sản xuất sảnphẩm nên hàng năm công ty tuyển dụng thêm lao động trực tiếp để mở rộng quy môsản xuất, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty

Sự bố trí lực lượng lao động làm cho hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệptăng lên và là tiêu chuẩn để đánh giá trình độ, năng lực của bộ máy quản trị công ty

d Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

100% các nhà quản trị đồng ý với ý kiến trình độ quản trị viên và trang thiết bịquản trị được đánh giá là nhân tố quan trọng thứ 4

Trình độ quản lý được thể hiện ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngành nghề,học vấn Trong điều kiện khi nền kinh tế thị trường đang phát triển và mở rộng, trình

độ của cán bộ quản lý không những bao gồm trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khảnăng giao tiếp, sử dụng ngoại ngữ mà còn cả tác phong làm việc của cán bộ quản lý.Người có thâm niên càng cao thì càng có kinh nghiệm nhưng một số công việc lại đòihỏi sự năng động nhiệt tình của người trẻ tuổi Như vậy trình độ quản trị có ảnh hưởngmạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Trình độ của quản trị viên cao thìhiệu quả công việc rất tốt mà chỉ cần dùng ít người vào trong quá trình quản trị màchất lượng công việc vẫn đảm bảo

Tổng số CBCNV của công ty hiện có 334 người, trong đó có 48 người có trình

độ đại học, 01 người trình độ thạc sỹ, 2 cao đẳng, 20 trung cấp chuyên ngành, 20 trungcấp nghề, 86% cán bộ công nhân viên tốt nghiệp phổ thông cơ sở Hội đồng quản trịgồm 7 người Các cán bộ quản trị phòng ban đều có trình độ thạc sỹ, đại học, có kinhnghiệm làm việc và đều được đào tạo các lớp huấn luyện nghiệp vụ quản trị, lý luậncấp cao…

e Công nghệ kinh doanh của công ty

Trong số các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trịthì nhân tố công nghệ kinh doanh của công ty được xếp ở vị trí thứ 5, được đánh giá lànhân tố ít ảnh hưởng nhất

Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh là doanh nghiệp vừa trực tiếp sản xuất sảnphẩm vừa phân phối sản phẩm nên công ty cần chú trọng đặc biệt về vấn đề phát triểncông nghệ kinh doanh của công ty Công ty cần chú trọng mua thêm các máy móc,tranh thiết bị tiên tiến, và đào tạo thêm đội ngũ công nhân viên có năng lực và trình độchuyên môn để nâng cao thêm hiệu quả hoạt động kinh doanh và tổ chức cơ cấu bộmáy của công ty được hoàn thiện hơn

2.2.3.2 Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Bảng 2.3 Thứ tự quan trọng của các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Đơn vị tính: phiếu, %

quan trọng

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

a Hội nhập kinh tế quốc tế và gia nhập WTO

Hội nhập kinh tế quốc tế và gia nhập WTO được đánh giá là nhân tố bên ngoàiquan trọng nhất ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần ThôngQuảng Ninh 100% các nhà quản trị đều đồng ý với ý kiến trên

Khi Việt Nam là thành viên của tổ chức thương mại thế giới, trong tiến trình hộinhập các doanh nghiệp Việt Nam vừa có những cơ hội để phát triển kinh doanh , vừaphải đối mặt với các thách thức khó khăn của nền kinh tế thế giới, Công ty Cổ phầnThông Quảng Ninh đang thật sự rất nỗ lực để có thể tồn tại và phát triển Gia nhậpWTO, Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh có điều kiện để tiếp cận máy móc, côngnghệ hiện đại, liên kết kinh doanh với các doanh nghiệp khác trên thế giới, đặc biệtcác nhà quản trị của công ty có điều kiện đi công tác, bồi dưỡng thêm nhiều kiến thức

và kỹ năng, để nâng cao trình độ quản lý của mình

b.Luật lao động của Nhà nước

Luật lao động của nhà nước được đánh giá là nhân tố bên ngoài quan trọng thứ

2 ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần Thông Quảng Ninh.100% các nhà quản trị đều đồng ý với ý kiến trên

Trong luật lao động có quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của ngườilao động và người sử dụng lao động Luật lao động của Nhà nước có tác động trực tiếpđến vấn đề tổ chức lao động tuyển dụng của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh Bất

kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải dựa trên khuôn khổ của pháp luật hiện hành, đặcbiệt là các vấn đề liên quan đến người lao động, lương bổng, bảo hiểm xã hội…Chính

vì vậy luật lao động ảnh hưởng tới quá trình tuyển dụng nhân sự trong Công ty Cổphần Thông Quảng Ninh, ảnh hưởng đến các mối quan hệ ở trong công ty, do đó khiếncho cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty cần thay đổi theo sao cho phù hợp vớiluật lao động hiện hành

c Văn hóa dân tộc

Văn hóa dân tộc được đánh giá là nhân tố bên ngoài quan trọng thứ 3 ảnhhưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần Thông Quảng Ninh 80%các nhà quản trị đồng ý với ý kiến này, còn 20% cho rằng văn hóa dân tộc sẽ khôngảnh hưởng nhiều đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Yếu tố văn hóa ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị củadoanh nghiệp Văn hóa quy định hành vi ứng xử của mỗi người, mỗi nền văn hóa khácnhau lại có những con người khác nhau ảnh hưởng đến cách ứng xử trong môi trường

xã hội là vấn đề về giới tính và khoảng cách quyền lực Trong công ty văn hóa hìnhthành nên cá tính của người lãnh đạo mà những người này biết làm cho mình nổi bậtlên Vai trò của người lãnh đạo ảnh hưởng đến các mối quan hệ , bầu không khí làmviệc, cơ cấu tổ chức bộ máy quản tị của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

d Lạm phát toàn cầu

100% các nhà quản trị cho rằng lạm phát toàn cầu là nhân tố ít ảnh hưởng nhấttrong số các nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Năm 2008 thế giới rơi vào cuộc khủng hoảng tài chính, Việt Nam cũng rơi vàotình trạng lạm phát đáng báo động Doanh nghiệp Việt Nam cũng bị ảnh hưởng lớnvào thời kỳ này Theo báo cáo tài chính của công ty năm 2008, tuy doanh thu và lợinhuận thấp hơn 2009 nhưng công ty vẫn duy trì được mức ổn định các kế hoạch tàichính, lực lượng cán bộ công nhân viên không bị cắt giảm đi

2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập về thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phân Thông Quảng Ninh.

2.3.1 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh, em đã thựchiện thu thập ý kiến, phát phiếu điều tra, và đặt một số câu hỏi phỏng vấn đến ban lãnh

một số nhân viên kinh doanh, nhân viên phòng tổ chức, kế hoạch về các chế độ chínhsách của Công ty nói chung cũng như quyền hạn, trách nhiệm và khả năng làm việccủa bộ máy quản trị Công ty nói riêng.

2.3.1.1 Về cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Qua quá trình điều tra với nhà quản trị ( 05 người, bao gồm: Giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng tổ chức hành chính, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng

kỹ thuật) và đối với nhân viên( 05 người, bao gồm: 02 nhân viên phòng kinh doanh,

02 nhân viên phòng tổ chức hành chính, 01 nhân viên phòng kỹ thuật) em thu thậptổng hợp được một số ý kiến như sau:

a Về mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh: 100%

các nhà quản trị trả lời : cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty Cổ phần Thông QuảngNinh theo mô hình chức năng 100% nhân viên khi được hỏi cũng đồng ý với ý kiến

cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty theo mô hình chức năng và nó hoàn toàn phù hợpvới công ty

b Về cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức: 100% các nhà quản trị khi được hỏi thì

đều trả lời, để thiết kế bộ máy tổ chức cần dựa vào những cơ sở sau đây: mục tiêu vàchiến lược kinh doanh, môi trường vĩ mô và vi mô của công ty, công nghệ hoặc kỹthuật sản xuất ra các sản phẩm, các nguồn lực của công ty đặc biệt là nguồn nhân lực,tiến trình của chức năng tổ chức

c Về quy mô của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh : 100% nhà quản trị đều

cho rằng công ty có quy mô lớn và bộ máy tổ chức hiện tại của công ty là tương đốihợp lý 100% nhân viên khi được hỏi cũng đồng ý là họ đang có được làm việc trongmột công ty lớn, có điều kiện để làm việc và cống hiến cho công ty

d Về mức độ chuyên môn hóa chuyên môn hóa trong cơ cấu tổ chức của Công

ty Cổ phần Thông Quảng Ninh: 20% các nhà quản trị có ý kiến cho rằng công việc

được chuyên môn hóa ở mức độ tốt, 80% ý kiến cho rằng công việc được chuyên mônhóa ở mức độ khá Còn 100% nhân viên trả lời công việc được chuyên môn hóa ở mức

độ khá

e Về mức độ phối hợp hoạt động của các phòng ban: 40% ý kiến cho rằng ở

mức độ tốt, 40% ý kiến cho rằng phối hợp ở mức độ khá, 20% ý kiến cho rằng sự phốihợp giữa các phong ban ở mức độ trung bình

f Về điều kiện làm việc: 60% ý kiến nhân viên cho rằng họ đang làm việc ở môi

trường làm việc tốt, 40% ý kiến nhân viên cho rằng họ đang làm việc ở môi trườngkhá Trong khi đó 100% các nhà quản trị nói họ đang làm việc tại một môi trường tốt

g Về tác phong làm việc của nhân viên : 40% ý kiến cho rằng nhân viên có tác

phong làm việc tốt, 60% ý kiến cho rằng nhân viên có tác phong làm việc khá

h Về năng lực, sở trường, chuyên môn : 100% nhân viên cho rằng họ đang

được phân công việc đúng với khả năng chuyên môn, năng lực sở trường và sở thíchcủa họ 100% nhà quản trị cho rằng họ đã bố trí nhân viên phù hợp với công việc mà

họ được đào tạo và có năng lực

i Về cấp trên : 60% ý kiến nhân viên cho rằng họ thường xuyên được cấp trên

quan tâm, khích lệ và động viên, 40% ý kiến cho rằng họ ít được quan tâm Trong khi

đó 80% ý kiến nhà quản trị trả lời rằng họ thường xuyên quan tâm tới nhân viên vàkhích lệ, khen thưởng họ làm việc

2.3.1.2 Về các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

a Về các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị: khi

được hỏi các nhà quản trị cho rằng có rất nhiều yếu tố bên trong ảnh hưởng đến cơ cấu

tổ chức bộ máy quản trị, cụ thể: chiến lược kinh doanh của công ty, công nghệ kinhdoanh của công ty, trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị, quy mô của công ty,nhiệm vụ kinh doanh của công ty

b Về các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị :

khi được hỏi các nhà quản trị cho rằng có rất nhiều yếu tố bên trong ảnh hưởng đến cơcấu tổ chức bộ máy quản trị, cụ thể: Luật lao động của nhà nước, hội nhập kinh tếquốc tế và gia nhập WTO, lạm phát toàn cầu, văn hóa dân tộc

Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tới cơcấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh, thông qua phiếuđiều tra, em thu được kết quả tổng hợp như sau:

Bảng 2.4 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

I Nhân tố bên trong

1 Chiến lược kinh doanh của

công ty

x

4 Trình độ quản trị viên và trang

thiết bị

x

II Nhân tố bên ngoài

Qua bảng trên em thấy nhân tố chiến lược kinh doanh của công ty và hội nhậpWTO là có tác động mạnh nhất tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty Thực

tế cho thấy cơ cấu tổ chức chính là công cụ để thực hiện chiến lược của công ty, chúngluôn có sự gắn kết và đi dôi với nhau, có sự tác động qua lại với nhau Nhân tố cũng

có ảnh hưởng không nhỏ đến cơ cấu tổ chức là nhiệm vụ kinh doanh và Luật Lao độngnhà nước, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến con người và số lượng thành viên trong từngphòng ban của Công ty, từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

2.3.1.3 Kết quả phỏng vấn

Qua quá trình phỏng vấn nhà quản trị em thu thập được các thông tin sau đây:

a Các nhà quản trị cho biết hiện tại Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh đang

áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

b.Trong quá trình đưa ra các tiêu chí để xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức

bộ máy quản trị của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh, các nhà quản trị cho biếttrong số các tiêu chí như tính linh hoạt, tính tối ưu, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bímật thì tính linh hoạt là tiêu chí quan trọng nhất Vì: Cơ cấu tổ chức quản lý phải cókhả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong công ty cũng nhưngoài môi trường Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp phải chịuảnh hưởng của rất nhiều yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp tác động Vì thế, doanh

nghiệp phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp, rất khác nhau do đó đòi hỏi cơ cấu

tổ chức quản lý phải có tính linh hoạt

c Để có thể thiết kế bộ máy tổ chức thì cần dựa vào một số cơ sở nhất địnhnhư: mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty,môi trường vĩ mô và vi mô, côngnghệ, các nguồn lực, tiến trình của chức năng tổ chức Trong quá trình phỏng vấn, emđược biết trong số các cơ sở đó thì mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty là cơ

sở quan trọng nhất để thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

2.3.2 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp

2.3.2.1 Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Bảng 2.5 Cơ cấu lao động của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

Qua bảng số liệu về cơ cấu lao động của công ty trên cả 3 phương diện là : tổng

số lao động, trình độ, giới tính thì ta nhận thấy các năm đều có sự thay đổi

Tổng số lao động tăng thêm qua các năm, năm 2008 tăng thêm 6 người so vớinăm 2007 chiếm 1,9%, năm 2009 tăng thêm 28 người so với năm 2008 chiếm 8,8%.Năm 2009 công ty tuyển thêm số người nhiều vượt hơn so với năm 2008 vì công ty

mở thêm một phân xưởng sản xuất đồ thủ công mỹ nghệ làm các sản phẩm có xuấtnguồn từ thông.

Xét về trình độ của CBCNV trong những năm gần đây số lượng lao động củacông ty có xu hướng tăng lao động có trình độ làm trong các phòng ban, lao động phổthông làm việc tại các phân xưởng chế biến So sánh giữa các năm thì lao động cótrình độ thạc sỹ và lao động có trình độ cao đẳng được giữ nguyên Trình độ đại họcnăm 2008 so với năm 2007 tăng 2 người chiếm 5% ; năm 2009 tăng so với năm 2008

6 người chiếm 14,2% Năm 2008 so với năm 2007 thì trình độ trung cấp và lao độngdưới phổ thông giữ giữ nguyên không tăng không giảm, còn lao động phổ thông tăngthêm 1 người tương đương tăng 0,5%

Xét về cơ cấu giới tính thì năm 2008 nam tăng 3 người chiếm 1,3%, nữ tăng 3người chiếm 3,1% Năm 2009 nam tăng 8 người chiếm 3,6%, nữ tăng 20 người chiếm17,3% Vì Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh là doanh nghiệp chuyên về khai thác

và sản xuất các sản phẩm làm từ thông, bảo vệ và tái tạo rừng nên trong cơ cấu laođộng giới tính nam chiếm cao hơn giới tính nữ Năm 2009 công ty có tuyển thêm 20lao động nữ là vì công ty mở thêm một phân xưởng sản xuất đồ thủ công mỹ nghệ làmcác sản phẩm có xuất nguồn từ thông, công việc này yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn thận và khéotay, phù hợp với lao động nữ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh

(Nguồn: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh)

Bảng 2.6 Cơ cấu Ban Giám đốc

Đơn vị tính: Người

Số lượng

Thời gian công tác

Thời gian giữ chức vụ

Đại học Kinh tế quốc dân 01 21 năm 8 năm

(Nguồn: Báo cáo cơ cấu lao động của phòng Tổ chức_ Hành chính)

a Hội đồng Quản trị

Giám đốc _ Chủ tịch Hội đồng Quản trị Ông Dương Văn Thơm

Giám đốc Dương Văn Thơm là người gắn bó lâu năm với công ty, kể từ ngàycông ty còn là một cơ sở xí nghiệp nhỏ phụ thuộc vào vốn nhà nước

P Kinh doanh_ Mar

P Bảo vệ tài nguyên

TP

Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ những hoạt độngcủa công ty Giám đốc là người quyết định hầu hết mọi hoạt động và chiến lược kinhdoanh của công ty, điều hành và giám sát mọi hoạt động của các phòng ban trong côngty.

Vị trí: giám đốc chịu trách nhiệm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty, đời sống của các cán bộ công nhân viên công ty…

Trách nhiệm : Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động củacông ty và tình hình thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, xã hội, đồng thời chịutrách nhiệm về hậu quả sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh đã được cổ phần hóa, giám đốc kiêm luônchức vụ là chủ tịch hội đồng quản trị, ngoài ra còn có 1 phó giám đốc và các cổ đôngkhác cũng có chung quyền lợi và nhiệm vụ, cố vấn và đưa ra ý kiến để điều hành hoạtđộng của công ty

b.Phòng Hành chính – Tổ chức (1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 4 nhân viên)

( Nguồn: Báo cáo cơ cấu lao động của phòng Tổ chức_ Hành chính)

Trưởng phòng : Ông Đồng Thế Linh

Phòng hành chính tổ chức có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về tổ chức laođộng, quản lý sử dụng lao động và tiền lương, thực hiện các chính sách, chế độ xã hộiđối với người lao động trong công ty

- Quản lý nhân sự, hồ sơ CBCNV, quản lý lao động thời vụ…

- Giúp giám đốc quản lý, sắp xếp, bố trí các công việc trong công ty

c Phòng Kế toán – Tài chính ( 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 7 nhân viên)

Bảng 2.8 Cơ cấu phòng Kế toán_ Tài chính

Đơn vị tính: Người

( Nguồn: Báo cáo cơ cấu lao động của phòng Tổ chức_ Hành chính)

Trưởng phòng : Ông Trần Văn Sơn

Chức năng nhiệm vụ:

- Quản lý công tác hạch toán kế toán của công ty

- Quản lý tài chính và mọi vấn đề liên quan đến tài chính

- Quản lý toàn bộ hệ thống máy tính, mạng, phần mềm…

- Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lưu giữ hóa đơn chứng từ theo đúngquy định của nhà nước

Bảng 2.9 Cơ cấu phòng Kinh doanh_Marketing

Đơn vị tính: Người

( Nguồn: Báo cáo cơ cấu lao động của phòng Tổ chức_ Hành chính)

Trưởng phòng : Ông Trần Việt Hùng

Chức năng nhiệm vụ:

- Lập chiến lược kinh doanh, bán hàng qua mạng

- Theo dõi bám sát giá cả thị trường để tham mưu kịp thời cho giám đốc

- Lập kế hoạch mua và cung ứng vật tư phục vụ cho việc sản xuất và tiêu thụhàng hóa

- Thiết lập, tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước

Hiện tại Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh đang rất chú trọng mở rộng tậpthị trường quốc tế, đặc biệt là các nước trong khu vực Châu Á như: Trung Quốc, NhậtBản, Hàn Quốc…nhân viên kinh doanh- marketing của công ty đang kiêm nhiệm rấtnhiều công việc, từ việc thiết lập, xây dựng đến phát triển quan hệ khách hàng Hơnnữa nhân viên trong phòng quá ít ( cả cấp lãnh đạo là 05 người) nên gây tâm lý áp lực

và dồn ứ công việc Trong tương lai công ty nên thành lập 1 phòng nhỏ là phòng quan

hệ khách hàng, vì công ty chủ yếu muốn tiếp thị sản phẩm của mình ra thị trường bênngoài nên cần lưu ý đến điều này

e Phòng kỹ thuật (1 trưởng phòng và 3 nhân v iên)

Bảng 2.10: Cơ cấu phòng kỹ thuật