thiết lập và quản lý hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại công ty cổ phần elan& co

Các lãnh đạo doanh nghiệpViệt Nam đang phải đối mặt với vấn đề khai thác tối đa năng suất lao động của nhân viên,với vấn đề tạo động lực làm việc cho nhân viên nhằm đạt được hiệu quả kin

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI: THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ELAN&CO

Giảng viên hướng dẫn : TRẦN KIM DUNG

Sinh viên thực hiện :TÔN LINH GIANG

TRẦN QUỐC VIỆT HUỲNH THỊ THÙY LINH ĐINH THỊ NHUNG

PHẠM THÀNH LUÂN

Lớp : NGÀY 02, K20

Nhóm : 08

Môi trường kinh tế đang thay đổi nhanh chóng, sự hội nhập kinh tế quốc tế trong thế giớitoàn cầu hóa khiến cho tính chất cạnh tranh ngày càng khốc liệt Các lãnh đạo doanh nghiệpViệt Nam đang phải đối mặt với vấn đề khai thác tối đa năng suất lao động của nhân viên,với vấn đề tạo động lực làm việc cho nhân viên nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.Làm sao có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc nhân viên một cách chính xác và hiệuquả nhất? Làm sao có thể sử dụng các nguồn lực hạn chế của doanh nghiệp của mình để độngviên, kích thích động lực làm việc của đội ngũ nhân viên? Chính sách lương thưởng như thếnào là hợp lý? Cơ chế thị trường đã xóa bỏ cơ chế tuyển dụng suốt đời, các lãnh đạo doanhnghiệp phải đối mặt với vấn đề thu hút – duy trì – phát huy tối đa hiệu quả làm việc củanhân viên mình Vấn đề đặt ra là cần thiết lập được phương pháp đánh giá hiệu quả thựchiện công việc của nhân viên để động viên nhân viên làm việc tích cực hơn, gắn bó lâu dài

với tổ chức Vì thế, đề tài “Thiết lập và quản lý hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại công ty TNHH ELAN & CO” được chọn Hy vọng kết quả nghiên cứu của đề tài

này sẽ giúp lãnh đạo công ty ELAN & CO có thể tìm được các biện pháp đ ánh giá chínhxác hiệu quả làm việc của nhân viên, thông qua đó cũng giúp cho nhóm làm đề tài hiểu rõhơn về cách giải quyết một vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực

B Mục đích của đề tài

Đề tài này nhằm tìm được các biện pháp đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viênlàm cho nhân viên gia tăng mức độ gắn kết của họ với tổ chức; từ đó giúp cho lãnh đạo công

ty có cơ sở khoa học để phát huy tối đa hiệu quả nguồn nhân lực của công ty mình

Nghiên cứu cần phải giải quyết các vấn đề:

Đánh giá thực trạng tình hình đánh giá công việc tại ty ELAN & CO

o Hiệu quả chưa cao

o Còn tồn tại nhiều mặt hạn chế

o Đánh giá qua loa, không đúng năng lực

o Chỉ tiêu đánh giá không rõ ràng, thiếu thuyết phục

Đề nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá công việc và chính sách nhân

sự tạo động lực tại ELAN & CO

C Phạm vi và phương pháp nghiên cứu

Đề tài này được nghiên cứu tại công ty cổ phần ELAN & CO, với cơ cấu tổ chức gọn nhẹgồm 05 bộ phận Nghiên cứu này nhằm đưa ra các hướng giải quyết đang tồn tại ở 04 bộ phận:Marketing, Kinh doanh, Sản xuất, Thiết kế

D Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đ ầu, cấu trúc của đề tài bao gồm 2 chương:

Chương I: Thực trạng về quy trình đánh giá công việc và sơ lược chính sách lương

thưởng tại công ty ELAN & CO

Chương II: Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá công việc tại công

ty ELAN & CO

Phỏng vấn các vấn đề nhân viên

đang quan tâm ở các phòng

Marketing, phòng Kinh doanh,

phòng Sản xuất, phòng Thiết kế

Phỏng vấn một số lãnh đạo quản

lý ở các bộ phận

Nghiên cứu các văn bản, tài liệu

liên quan cũng như phân tích thực

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ SƠ LƯỢC CHÍNH SÁCH LƯƠNG THƯỞNG

TẠI ELAN & CO1.1 Giới thiệu sơ lược về ELAN & CO:

ELAN & CO là thương hiệu tiên phong trong sản xuất các sản phẩm sô-cô-la theo tiêu chuẩnchất lượng quốc tế , được chế biến từ nguyên liệu sô-cô-la hàng đầu của Bỉ, theo công nghệhiện đại của Châu Âu ( Áo)

Chocolate nghệ thuật 2D: in Logo, hình ảnh, thông điệp

Chocolate nghệ thuật 3D: in hình nổi 3D và tạo hình khối 3D

Chocolate tươi

ELAN & CO Coffee

THỊ TRƯỜNG

B2B

Bakery: Logo bakery, Thank you message, Lovely Messages, Xmas…

Horeca: logo cho cafe, hotel, resort, Seminar, X’mas, Haloween, Business day, PillowChocolate, Bar, Thank you…

Wedding: Quà tặng cho khách, in hình cô dâu, chú rể, lời chúc, menu cưới, Tranh chândung, hình cưới, thông điệp tình yêu…

Corporations: Thành lập công ty, quà tặng khách hàng, Promotional , Ngày doanh nhân,Sinh nhật, Trung thu, lễ, Tết…

Các sản phẩm khác: Tourism, Occasional Gift, Catering Service,…

B2C

Hệ thống ELAN & CO Coffee ở Hà Nội và thành phố HCM phục vụ café, socola tươi, thức ănnhẹ và các sản phẩm quà tặng cho khách lẻ

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty:

Ban Giám Đốc

Phòng Kinh Doanh Bộ phận Marketing Phòng Thiết Kế Phòng Sản Xuất Phòng Kế Toán

Phòng Kinh Doanh

Phòng Thiết Kế

Các ngày lễ khácLogo Công ty

sạn và café Nhóm Bussiness phân phối sản phẩm quà tặng cho doanh nghiệp Vào cácmùa lễ tết cả phòng tập trung vào sản phẩm dịp lễ.

Phòng Thiết Kế gồm một trưởng phòng thiết kế, một nhân viên đảm nhận phần thiết kếlogo công ty, một nhân viên đảm nhận thiết kế quà cưới, một nhân viên thiết kế quà sinhnhật, một nhân viên thiết kế valentines, một nhân viên thiết kế các dịp lễ như 8/3, 20/11,mother day, father day,…

Phòng Sản Xuất gồm phó giám đốc sản xuất phụ trách việc xuất khuôn, một giám sát tạiphòng sản xuất, và 10 nhân viên Trong đó có một nhân viên đảm nhận phần hộp và thắt

nơ, một quản lý phần xuất hàng, còn lại làm socola

ý với mẫu thiết kế báo cho phòng thiết kế gửi file lên phòng khuôn, phòng khuôn khắckhuôn và cho sản xuất theo đơn hàng

Phòng thiết kế thực hiện ý tưởng từ bộ phận marketing và yêu cầu thiết kế của khách hàng

từ nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh doanh nhận yêu cầu của khách, chuyển quaphòng thiết kế Sau khi thiết kế xong gửi lại cho nhân viên kinh doanh để xác nhận vớiKhách hàng Khi khách hàng chấp nhận mẫu thiết, nhân viên kinh doanh báo cho phòngthiết kế để chuyển file lên phòng sản xuất để xuất khuôn và sản xuất theo đơn hàng.Phòng sản xuất sau khi nhận file từ phòng thiết kế sẽ tiến hành khắc khuôn và sản xuấttheo đơn hàng Sau khi sản xuất xong phòng sản xuất cho người giao hàng theo địa điểm

và thời gian trên đơn hàng

1.5 Chính sách lương thưởng hiện tại của nhân viên kinh doanh ELAN & CO:

Nhân viên kinh doanh sẽ được trả lương theo kinh nghiệm, mỗi nhân viên có mức lươngkhác nhau Chính sách thưởng cho các nhân viên kinh doanh như sau:

CHÍNH SÁCH THƯỞNG CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH

Tiêu chí thưởng theo doanh số so với Định mức(ĐM) Tiêu chí thưởng theo chất lượng thực

hiện công việc của tổng 15%

nhó m

Mức lươn g theo các chỉ tiêu công việc

Đạt 100

%

Trên 100%

Trên 100

40%

Đảmbảosalesasociateđềuthựchiện

30%

Không

có công

nợ quáhạn trên5%

doanh số

và quá

Sẽ phạtkhi cókhiếunại củakháchhàng

đúngchứcnăng vàđạt chỉtiêu từ85% trởlên

target =3%

phần vượtdoanh sốĐMCN

Đạt từ130%

ĐMCN trởlên đượchưởngthêm 5% từphần vượt130%

doanh số

50%

Đảm bảo

số lượngsales callstrên thángvới hiệuquả đạt từ20% (cóđặt hàng

và thanhtóan)

25%

Đạt chỉtiêu sốlượngkháchhàngmới códoanhsốthángtốithiểutrên sốthấpnhấtđang có

25%

Không

có nợquá hạntrên 5%

doanh số

và quá

10 ngày

Sẽ phạtkhi cókhiếunại củakháchhàng

40%

Thựchiệnnhập sốliệuchính

30%

Hỗ trợsalesmanagerkhi vắngmặt, giải

Sẽ phạtkhi cókhiếunại củakháchhàng

ĐMCN trởlên đượchưởngthêm 5% từphần vượt130%

doanh số

xác,đúnghạn chocác bộphậnliênquan

quyếtcác côngviệcđượcđiềuphối

Thu nhập của nhân viên phòng bán hàng bao gồm :

Tổng thu nhập của nhân viên = lương cứng + thưởng theo chỉ tiêu công việc + thưởng theodoanh số

 Lương cứng là phần lương được nhận không đổi hàng tháng

 Lương thưởng theo chỉ tiêu công việc ( thay đổi theo mức độ hoàn thành chỉ tiêu của từng

vị trí hàng tháng và các chỉ tiêu được xác định hàng tháng)

 Thưởng theo doanh số bán hàng bằng tương ứng với phần trăm thực hiện ĐM

1 Thưởng Doanh số:

 Nhân viên kinh Doanh:

Nhân viên đạt mức Doanh số hàng tháng được thưởng 1 % trên toàn bộ Doanh số củatháng

Thưởng nóng: áp dụng cho nhân viên hoàn thành vượt mức chỉ tiêu tháng Mức thưởngnóng dựa trên giá trị hợp đồng nhân viên mang lại cho công ty và do BGD quyết định mứcthưởng trong từng trường hợp cụ thể

 Phòng kinh Doanh:

 Đạt và vượt chỉ tiêu Doanh số của cả phòng

2 Phạt Doanh số:

 Doanh số dưới 85% Doanh số cá nhân : trừ 15% lương

 3 tháng liên tiếp không đạt Doanh số, BGD sẽ cân nhắc lại HĐLĐ với nhân viên kinhdoanh đang làm việc tại ELAN & CO

 Tổng thu nhập dự tính là mức thu nhập mà ELAN & CO xác định có tính cạnh tranh trênthị trường và được xác định theo các bậc phụ thuộc vào mức độ năng lực của mỗi nhânviên

Nhân viên phòng thiết kế, marketing, kế toán trả lương cố định hàng tháng, không phụcấp, không thưởng phạt

Nhân viên phòng sản xuất cũng được trả lương cố định Vào những mùa cao điểm sẽ đượcchia thành 2 ca, 5 nhân viên làm ca 1 từ 7 đến 4 giờ 5 nhân viên làm ca 2 từ 13h đến

20h30

1.6 Thực trạng về quy trình đánh giá công việc tại ELAN & CO :

Hiện tại hầu như không có bất kỳ tiêu chí nào đánh giá hiệu quả công việc cho nhân viêncác phòng ban

Riêng nhân viên phòng kinh doanh sẽ được đánh giá dựa vào doanh số bán hàng theotháng

1.7 Một số tồn đọng trong quy trình đánh giá công việc tại ELAN & CO:

Kết quả là chưa bao giờ có nhân viên đạt được target, nhân viên không muốn làm việc,thường xuyên có nhân viên nghỉ việc, doanh số không có Đó là một nguy cơ của công ty.Vào những mùa cao điểm, đơn hàng thường xuyên bị trễ, có rất nhiều lý do trễ, phòng thiết

kế không gửi file lên sản xuất đúng hạn, hoặc là phòng sản xuất không làm kịp, hoặc

không có người giao hàng Khách hàng thường xuyên complain về việc này

Marketing thường xuyên tổ chức events, triễn lãm, quảng cáo Kết quả hoạt động

Marketing hiện ko được đánh giá về mức độ hiệu quả

Phòng sản xuất chỉ có 2 nhân viên chính, còn lại vừa học vừa làm, nhân viên phòng sản

xuất cũng thay đổi thường xuyên Luôn bị động với đơn hàng, thường xuyên trễ tiến độ.Không định ra năng suất làm việc cho mỗi nhân viên Không có tiêu chí để đánh giá kếtquả làm việc Sản xuất quá nhiều hàng lỗi Nhân viên không phục quản lý, tinh thần làmviệc rất tệ.

Giữa phòng kinh doanh và phòng thiết kê thường xuyên xảy ra mâu thuẫn về việc chậm trễtrong thiết kế hoặc thiết kế không đúng theo yêu cầu của khách Phòng kinh doanh khônghiểu rõ kỹ thuật thiết kế trên socola nên tư vấn cho khách không đúng hoặc nhận nhữngđơn hàng không thể thiết kế được

Giữa phòng kinh doanh và phòng sản xuất cũng thường xuyên xảy ra xung đột giao hàngkhông đúng thời gian, hàng lỗi nhiều khách hàng trả lại hoặc complain

Giữa phòng sản xuất và phòng thiết kế cũng xảy ra vấn đề là phòng thiết kế những mẫuphòng sản xuất không làm được hoặc tỉ lệ sản phẩm hư quá nhiều

CHƯƠNG II: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC TẠI ELAN & CO

Từ tất cả những tồn tại trên & thực trạng của công ty, nhóm có đánh giá rằng nguyên nhân cơbản nhất để xảy ra tình trạng trên (một cách chủ quan theo thảo luận của nhóm) là:

Thiếu việc xác định rõ chức trách nhiệm vụ, yêu cầu trình độ và tiêu chuẩn thực hiện chotừng công việc

Thiếu hoặc chưa tiêu chuẩn hóa việc đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên trong côngty

Không thể hiện được đầy đủ mối quan hệ giữa tiền lương và giá trị công việc

Thiếu căn cứ trong việc định ra mức đánh giá kết quả hoạt động Không đủ căn cứ đánhgiá cho việc chỉ ra những yêu cầu cần thiết cho từng công việc mà bản chất là thiếu việcđịnh nghĩa rõ ràng về từng công việc và các yêu cầu của nó

Trong đó, nguyên nhân cơ bản làm cho tất cả các nguyên nhân trên gây ra tác động đối vớidoanh nghiệp hiện tại chính là thiếu sự phân công, mô tả rõ ràng trách nhiệm, nhiệm vụ, yêucầu tiêu chuẩn thực hiện cho từng công việc & không có sự đánh giá giá trị công việc mộtcách hợp lý trong mối quan hệ với tiền lương

Giải pháp nhóm đưa ra trong trường hợp này bao gồm các mặt sau:

Xây dựng hoàn thiện hệ thống phân công công việc dựa trên các thông tin chính xác từ lưutrình công việc trong công ty

Đặt ra các hệ thống đánh giá, các chỉ tiêu đánh giá hợp lý đối với từng bộ phận Trong đó,

bộ phận marketing & bộ phận kinh doanh phải có các chỉ tiêu hợp lý theo thị trường

2.1 Thiết kế lại bảng mô tả công việc hợp lý

Nhằm mục đích thiết kế bảng mô tả công việc, chúng ta sẽ tiến hành phân tích công việc theoqui trình làm việc hiện tại của công ty (có điều chỉnh hợp lý những lưu trình còn bất cập nếucần thiết), sau đó, dựa trên sự phân tích công việc để có được bảng mô tả công việc hợp lý

Trong đó, dựa vào qui trình làm việc và phỏng vấn các trưởng bộ phận, cũng như sự quan sát

& mô tả của một thành viên trong nhóm thực hiện, nhóm đưa ra bảng phân tích công việcdưới dạng liệt kê những việc cần thực hiện cho các vị trí nhân viên kinh doanh, nhân viênmarketing, nhân viên thiết kế & nhân viên sản xuất như sau

Bảng mô tả công việc cho nhân viên kinh doanh:

Phân tích công việc:

Bảng phân tích công việc Ngày x/y/z Vị trí Nhân viên kinh doanh Tần suất

Lập hồ sơ khách hàng, lưu vào cơ sở dữ liệu công ty x

Hỗ trợ bộ phận thiết kế xác nhận yêu cầu khách hang sau khi hoàn chỉnh thiết kế

x

Kết hợp với Marketing để phát triển khách hàng x

Đề xuất các phương án nâng cao hoạt động KD x

Thiết bị sử dụng thường xuyên?

Điện thoại bàn Máy tính Máy fax

Địa bàn hoạt động?

Khu vực HCM

Kiến thức, kỹ năng cần thiết?

Có kiến thức trong lĩnh vực thương mại điện tử, dịch vụ GTGT trên mạng Internet.

Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng, sử dụng Internet hiệu quả.

Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập kế hoạch, phân tích số liệu.

Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Có kiến thức tốt về sản phẩm của công ty

Bảng mô tả công việc:

chuẩn bị

Người kiểm tra

Nhóm công việc

Phòng

Chức danh: Nhân viên kinh doanh Báo cáo trực tiếp cho: Phan C

Thời gian làm việc 7:00-11:30AM & 1:30– 5:00PM

Mô tả nhiệm vụ:

Tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng, nhận yêu cầu thiết

kế khách hàng chuyển qua bộ phận sản xuất

Nhiệm vụ chính (90%)

- Tìm kiếm khách hàng mới Phát triển mở rộng thị trường.

- Lập chiến lược kinh doanh sản phẩm trong phân khúc phụ trách

- Tư vấn, Chăm sóc các khách hàng đang có Nhận các phản hồi của khách hàng

về sản phẩm & dịch vụ mà công ty cung cấp.

- Điều phối các công việc liên quan, lập và ký các hợp đồng kinh doanh

- Chịu trách nhiệm về doanh thu bán hàng hàng tháng.

Nhiệm vụ phụ (10%)

- Lập báo cáo kinh doanh báo cáo lên cấp trên vào cuối tháng, quý, năm

- Lập cơ sở dữ liệu khách hàng, lưu vào cơ sở dữ liệu chung của công ty

Các mối quan hệ

- Báo cáo cho Phan C

- Làm việc với phòng Thiết Kế để đáp ứng nhu cầu mẫu mã sản phẩm của khách

hàng

- Làm việc với phòng Marketing để phát triển doanh số bán hàng

Bảng mô tả công việc cho nhân viên Marketing:

Phân tích công việc:

Bảng phân tích công việc

Ngày x/y/z Vị trí Nhân viên Marketing Tần suất

Lên ý tưởng, tổ chức, triển khai thực hiện các chương trình khuyến mại, khuyến mãi, quảng cáo, nâng cao hình ảnh, phát triển thương hiệu

x

Xây dựng thương hiệu, quảng bá thương hiệu, xúc tiến

cụ thề các phương tiện marketing

x

Lập kế hoạch ngân sách cho các hoạt động x

Tìm kiếm & làm việc với đối tác tổ chức sự kiện x

Lập kế hoạch marketing ngắn hạn & dài hạn x x X

Kết hợp với phòng Thiết kế, phòng Sản xuất phục vụ công tác tổ chức sự kiện

x

Kết hợp với phòng Kinh doanh phát triển khách hàng x

Đề xuất các phương án nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing

x

Khảo sát nhu cầu khách hàng về thị trường Chocolate x

Đưa ra ý tưởng về sản phẩm sau khi có kết quả khảo sát x

nhu cầu thị trường

Phân tích thị trường, nghiên cứu sản phầm cạnh tranh x

Thiết bị sử dụng thường xuyên

Kiến thức-kỹ năng cần thiết

Có kinh nghiệm giao tiếp tốt

Biêt sử dụng các công cụ marketing online

Có kiến thức trong hoạt động khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm, triển khai

và giám sát thi công hình ảnh quảng cáo

Bảng mô tả công việc:

chuẩn bị

Người kiểm tra

Nhóm công việc Phòng

Chức danh: Nhân viên Marketing Báo cáo trực tiếp cho: Phan B

Thời gian làm việc 7:00-11:30AM & 1:30– 5:00PM

Mô tả nhiệm vụ:

Khảo sát thị trường, tìm ý tưởng sản phẩm, bao bì cho sản phẩm,

Tổ chức events, triển lãm, quảng cáo trên truyền hình, báo chí …nhằm nâng cao

hình ảnh thương hiệu

Thúc đẩy doanh số bán hàng thông qua các hoạt động Marketing

Nhiệm vụ chính (90%)

- Lên ý tưởng, tổ chức, triển khai thực hiện các chương trình khuyến mại, khuyến

mãi, quảng cáo, nâng cao hình ảnh, phát triển thương hiệu