lý thuyết chuỗi cung ứng và thực trạng chuỗi cung ứng tại hệ thống kho hàng deitheim việt nam

b Mô hình chuỗi cung ứng: c Quản trị chuỗi cung ứng: Quản trị chuỗi cung ứng là hoạch định, thiết kế và kiểm soát luồng thông tin và nguyênvật liệu theo chuỗi cung ứng nhằm đạt được các

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

-TIỂU LUẬN

Đề tài:

LÝ THUYẾT CHUỖI CUNG ỨNG VÀ THỰC

TRẠNG CHUỖI CUNG ỨNG TẠI HỆ

THỐNG DEITHELM VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn : TS HỒ TIẾN DŨNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HIỀN

TPHCM – 03/2009

MỤC LỤC

3 Phương pháp nghiên cứu: trang 1

2 Tầm quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng (SCM): trang 5

3 Sự phối hợp giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng: trang 6

4 Đo lường hiệu quả thực hiện chuỗi cung ứng: trang 8

Chương III: Họat động của chuỗi quản trị cung ứng tại công ty

1 Giới thiệu tổng quan Công Ty TNHH Diethelm Việt Nam trang 15

2 Thực trạng kho dược phẩm tại công ty Diethelm Việt Nam trang 15

3 Các quy trình hoạt động chính tại kho hàng DIETHELM trang 16

3.5 Qui trình quản lý kho (dòng thông tin) trang 21

3.5.2 Phương pháp kiểm tra công việc nhập (lên) và lấy (soạn) hàng trang 22

3.6 Quản lý hệ thống tồn kho (dòng thông tin) trang 23

3.6.1 Tổng quan phần mềm eBPCs quản lý kho hàng - nguyên vật liệu: trang 23

3.6.2.Các chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý kho hàng trang 25

Chương IV: Đánh giá của chuỗi quản trị cung ứng kho hàng tại công ty

1.Đánh giá của khách hàng(principals): trang 29

1.1 Kiểm soát nhiệt độ: trang 29

1.2 Dán nhãn và đóng gói: trang 29

1.3 Kho và phân phối: trang 29

2.Điểm Mạnh (Strengths) trang 29

2.1 Nhà kho - trang thiết bị: trang 29

2.2 Các quy trình bảo quản: trang 30

Chương V: Tính khả thi của việc ứng dụng quản trị chuỗi cung ứng vào

3 Xét về tính hiệu quả sau khi ứng dụng mô hình trang 34

Chương VI: Đề xuất ứng dụng của việc ứng dụng quản trị chuỗi cung ứng vào

1 Giai đoạn 1 : Hoàn thiện hoạt động dịch vụ kho hàng hiện tại trang 35

1.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật (dòng vật chất) trang 37

1.1.2 Phương Pháp Thực Hiện: trang 37

Kết luận

Đề tài:

LÝ THUYẾT CHUỖI CUNG ỨNG VÀ THỰC TRẠNG

CHUỖI CUNG ỨNG TẠI HỆ THỐNG

DEITHELM VIỆT NAM Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục tiêu đề tài:

 Hệ thống hóa lại các lý luận cơ bản về chuỗi cung ứng, như các khái niệm, tầm quantrọng, tiêu chuẩn đo lường giao hàng, chất lượng, thời gian, chi phí, đồng thời trải nghiệmcác phương pháp cải tiến cấu trúc chuỗi cung ứng Để từ đó cơ bản nắm vững về lý thuyếtquản trị chuỗi cung ứng

 Xem xét việc ứng dụng lý luận quản trị chuỗi cung ứng vào thực tiễn của Vissan Từ

đó rút ra được những hiệu quả của công tác quản trị chuỗi cung ứng

2 Giới hạn đề tài:

 Phạm vi nghiên cứu của tiểu luận là chú trọng phân tích các khái niệm, thành phần tạo

nên một chuỗi cung ứng của doanh nghiệp và một số phương thức cải tiến, thay đổi vềcấu trúc, bộ phận của chuỗi cung ứng nhằm đem lại hiệu quả cao hơn

 Tiểu luận chỉ dừng ở việc phân tích hiện trạng kho hàng chuỗi cung ứng củaDEILTHEM VIỆT NAM Từ đó rút ra một mô hình riêng cho việc xây dựng quản trịchuỗi cung ứng cho một doanh nghiệp

3 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp phân tích dịch vụ kho:

Đối tương nghiên cứu của phân tích dịch vụ kho là chính quá trình quản lý kho Quá trình này

có các mối liên hệ, nội dung và kết cấu phức tạp được biểu hiện bằng những thông tin, số liệu diễn ra hằng ngày tưởng như ngẫu nhiên nhưng che dấu bên trong sự tác động của các quy luật kinh tế khách quan, che dấu bản chất của quá trình đó Để nhận thức và cải tạo được chúng phù hợp với thực tế khách quan và mang lại hiệu quả kinh tế cao, đòi hỏi phải có phương pháp nghiên cứu khoa học Đó là phương pháp luận và các phương pháp tính toán kỹ thuật dùng trong phân tích

Phương pháp luận của phân tích dịch vụ kho:

Phương pháp luận của phân tích dịch vụ kholà cách nhận thức đối với việc

nghiên cứu quá trình thay đổi dịch vụ kho trong mối quan hệ biện chứng với các sự kiện, các hiệntượng kinh tế bao quanh Cơ sở phương pháp luận của phân tích này là phép duy vật biện chứng của C.Mác và F Aênghen Ngoài ra cơ sở lý luận của phân tích dịch vụ kho còn là các môn học về kinh tế họcchuyên ngành Khi nghiên cứu một hiện tượng, một quá trình kinh tế nào đó cần nắm được những đặc trưngkinh tế chung nhất, đồng thời phải nắm được đặc điểm của ngành, của nơi mà đối tượng đó được hình thành vàphát triển

Trong phần phương pháp phân tích chủ yếu đi vào phương pháp tính toán kỹ thuật của phântích

Phương pháp tính toán kỹ thuật của phân tích:

Cùng với sự phát triển của nhận thức các hiện tượng kinh tế cũng như sự phát triển các môn khoa học kinh tế và toán học ứng dụng, hình thành nên phương pháp tín toán kỹ thuật được sử dụng trong khoa học phân tích kinh tế Để đạt được mục đích phân tích, có thể sử dụng các phương pháp phân tích khác nhau và mội phương pháp đều có thế mạnh và hạn chế của nó, đòi hỏi phải có trình độ vận dụng thanh thạo mới đạt được mục đích đặt ra Sau đây là các phương pháp tính toán kỹ thuật thường dùng trong phân tích dịch vụ kho

ta lựa chọn phương án tối ưu

Phương pháp loại trừ: ( hay còn gọi là phương pháp thay thế)

Một chỉ tiêu kinh tế chịu sự tác động của nhiều nhân tố Ví dụ chỉ tiêu dịch vụ kho ít nhất chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi hai nhân tố: chất lượng dịch vụ và chi phí Cho nên thông qua phương pháp loại trừ cho phép các nhà phân tích nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố lên chỉ tiêu cần phân tích

Chương II: TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT

1 Các khái niệm:

a) Chuỗi cung ứng :

Là một tổng thể giữa hàng loạt các nhà cung ứng và khách hàng được kết nối với nhau,trong đó mỗi khách hàng đến lượt mình lại là nhà cung ứng cho tổ chức tiếp theo cho đến khithành phẩm đến tay người tiêu dùng Chuỗi này được bắt đầu từ việc khai thác các nguyênliệu nguyên thủy, và người tiêu cùng là mắt xích cuối cùng của chuỗi

Nói cách khác chuỗi cung ứng là chuỗi thông tin và các quá trình kinh doanh cung cấpmột sản phẩm hay một dịch vụ cho khách hàng từ khâu sản xuất và phân phối đến người tiêudùng cuối cùng

b) Mô hình chuỗi cung ứng:

c) Quản trị chuỗi cung ứng:

Quản trị chuỗi cung ứng là hoạch định, thiết kế và kiểm soát luồng thông tin và nguyênvật liệu theo chuỗi cung ứng nhằm đạt được các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả ởthời điểm hiện tại và trong tương lai

Ngoài ra, “quản trị chuỗi cung ứng” được hiểu ở đây có khác biệt với chuỗi cung ứng.Quản trị chuỗi cung ứng đòi hỏi sự chú ý đến cả luồng thông tin và nguyên vật liệu Sự phảnhồi của thông tin thì quan trọng đối với việc quản trị chuỗi cung ứng Sự trì hoãn về thông tin

có thể dẫn đến sự thay đổi bất thường của các đơn đặt hàng và sự vận chuyển không hiệu quảcủa nguyên vật liệu

d) Kênh phân phối:

Kênh phân phối là quá trình từ nhà sản xuất đến khách hàng thông qua nhà phân phối

Nó là một phần của chuỗi cung ứng từ nhà sản xuất đến khách hàng Như vậy nói kênhphân phối là nói đến các hệ thống bán hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng

e) Quản trị nhu cầu:

Quản trị nhu cầu là quản lý nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ theo chuỗi cung ứng Nhucầu có thể được quản lý thông qua cơ chế như là sản phẩm, giá cả, khuyến mãi và phân phối,nhìn chung đây là những nhiệm vụ chủ yếu thuộc về marketing

Các Nhà Kho

Nhà Bán Lẻ

Khách Hàng

Quản trị nhu cầu thì khá quan trọng nhưng thường hay bị bỏ sót trong quá trình quản trịchuỗi cung ứng Nó thật sự là một bộ phận nhỏ của quản trị chuỗi cung ứng và nó cần thiếttrong việc kiểm soát các mức nhu cầu của hệ thống Chúng ta phải xem xét quản trị nhu cầu

có vai trò quan trọng như quản trị luồng nguyên vật liệu và dịch vụ trong quản trị chuỗi cungứng

f) Quản trị Logistics:

Theo nghĩa rộng: Quản trị Logistics là quản trị chuỗi cung ứng

Theo nghĩa hẹp: Khi chỉ liên hệ đến vận chuyển trong và phân phối ra bên ngoài thì nóchỉ là một bộ phận của quản trị chuỗi cung ứng

2 Tầm quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng (SCM):

Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầuvào của doanh nghiệp một cách hiệu quả Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầuvào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thểgiúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giảipháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyếtđịnh sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toánlượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo

Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp(4P: Product, Price, Promotion, Place) Chính SCM đóng vai trò then chốt trong việc đưa sảnphẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp Mục tiêu lớn nhất của SCM làcung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất

Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹntừng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho chiến lượcthương mại điện tử phát triển Đây chính là chìa khoá thành công cho B2B Tuy nhiên, nhưkhông ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khoá này chỉ thực sự phục vụcho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trongnhững mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng

Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyền cung ứng: thứnhất là các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những thông tin tậptrung vào khách hàng và yêu cầu của họ; thứ hai là bản thân chức năng sản xuất, tập trung

vào những phương tiện, thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất; thứ ba

là tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thông tin tậptrung vào khách hàng và yêu cầu của họ

Trong dây chuyên cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năng sản xuất cógiới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất - những công việc đòi hỏi tính dữ liệu chínhxác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.Khu vực nhà máy sản xuất trong công ty của bạn phải là một môi trường năng động, trong đó

sự vật được chuyển hoá liên tục, đồng thời thông tin cần được cập nhật và phổ biến tới tất cảcác cấp quản lý công ty để cùng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác SCM cung cấpkhả năng trực quan hoá đối với các dữ liệu liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyềncung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu hoá sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp vàlên kế hoạch Nó cũng mang lại hiệu quả tối đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu,quản lý nguồn tài nguyên, lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty

Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thậpđược và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục đíchliên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu thịtrường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng Có thể nói, SCM là nền tảng của một chươngtrình cải tiến và quản lý chất lượng - Bạn không thể cải tiến được những gì bạn không thểnhìn thấy

3 Sự phối hợp giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng:

Một trong những cách tốt nhất để đạt được những thay đổi cần thiết trong việc quátrình quản trị chuỗi cung ứng một cách hiệu quả là tăng sự phối hợp trong bộ phận và giữacác tổ chức, có thể đơn cử một ví dụ sau đây làm minh chứng:

Ví dụ: trong ngành kinh doanh hàng tạp hóa nhu cầu tiêu thụ vào mùa hè của hầu hếtcác loại hàng rất ổn định Với mức bán lẻ, nhu cầu chỉ tăng giảm trong khoảng 10% qua cáctuần Tuy nhiên nhu cầu với mức bán sỉ và các nhà cung cấp thì thay đổi từ 2 đến 4 lần donhiều nhân tố ảnh hưởng, điều này do tác động của các biện pháp gia tăng doanh số và việckhông sử dụng hiệu quả các yếu tố đầu vào gây ra Chẳng hạn như, thông thường những thayđổi đặc biệt về giá cả của hàng tạp hóa sẽ làm nhu cầu tăng mạnh trong một tuần nhưng sangtuần sau nhu cầu giảm xuống lại Ngành hàng tạp hóa nhận ra rằng vấn đề này có thể đượcgiải quyết bằng sự phối hợp và hợp tác giữa mọi người trong ngành Vì thế ngành hàng tạp

hóa sẽ hình thành hội các nhà bán lẻ, các nhà bán sỉ và các nhà sản xuất để chương trình nàytập trung vào việc quản lý cả nhu cầu và chuỗi cung ứng.

Để có được những cải tiến, điều quan trọng là phải tăng cường sự phối hợp cả trongnội bộ các công ty và giữa các công ty với nhau Các công ty có thể tổ chức nhiều nhóm chứcnăng, những nhóm chức năng này sẽ quản lý những mảng khác nhau trong chuỗi cung ứng

Ví dụ, phòng mua hàng sẽ chăm sóc các nhà cung cấp và quản lý tồn kho nguyên vật liệu;phòng điều hành sản xuất sẽ chịu trách nhiệm về sản xuất hàng hóa và lượng hàng thànhphẩm Khi các phòng ban này thiếu sự phối hợp sẽ gây ra một kết quả tồi tệ trong chuỗi cungứng đó cũng như đối với các đối tác khác

Có một vài cách để tăng cường sự phối hợp, bao gồm lập các đội nhóm giữa các đơn

vị chức năng, tạo mối quan hệ hợp tác với khách hàng và với nhà cung cấp, cải tiến hệ thốngthông tin tốt hơn, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ hơn…Mỗi bộ phận trong cơ chế này nhằm hướngcon người làm việc tập thể với nhau vì một mục tiêu chung hơn là vì mục tiêu của cá nhânhay của phòng ban riêng biệt Khi làm được điều đó những cải tiến chủ yếu trong chuỗi cungứng sẽ đạt hiệu quả tốt

Nhiều doanh nghiệp vẫn xem quản trị chuỗi cung ứng như một phần của kiểm soát chiphí, họ cho rằng mỗi nhà quản trị chuỗi cung ứng khác nhau thì mục tiêu quản lý chi phícũng khác nhau Quản trị chuỗi cung ứng như vậy chắc chắn sẽ thất bại Điều cần thiết phảithực hiện chính là sự phối hợp tổng thể của các nhà lãnh đạo của các tổ chức trong chuỗicung ứng và sự điều chỉnh cách thức hình thành và quản trị chuỗi cung ứng

Trong quản trị chuỗi cung ứng của một số ngành, cần chú ý là việc bổ sung hàng hóachiếm thời gian quá lâu, trong vài trường hợp thời gian này kéo dài đến cả năm Vấn đế nàylàm tăng các chi phí cho những sản phẩm giao đến khách hàng, chi phí này không chỉ baogồm chi phí ban đầu mà còn cộng them các chi phí vận chuyển, bảo hành, vận chuyển, chiphí trả hàng, chi phí hàng tồn kho trong thời gian hàng luân chuyển trong chuỗi cung ứng vàchi phí cho các khoản nợ chưa trả Nhận thức về tầm quan trọng của vấn đề trên, các nhàquản trị hiểu rằng giải pháp duy nhất là tăng sự hợp tác giữa các bộ phận có liên quan trongchuỗi cung ứng như một hệ thống thống nhất

4 Đo lường hiệu quả thực hiện chuỗi cung ứng:

a) Tiêu chuẩn giao hàng:

Tiêu chuẩn này đề cập đến giao hàng đúng hạn được biểu hiện bằng tỉ lệ phần trăm củacác đơn hàng được giao đầy đủ về số lượng và đúng ngày khách hàng yêu cầu trong tổng sốđơn hàng Chú ý rằng các đơn hàng không được tính là giao hàng đúng hạn khi chỉ có mộtphần đơn hàng được thực hiện và khi khách hàng không có hàng đúng thời gian yêu cầu Đây

là một tiêu thức rất chặt chẽ, khắt khe và khó nhưng nó đo lường hiệu quả thực hiện trongviệc giao toàn bộ đơn hàng cho khách khi họ yêu cầu

b) Tiêu chuẩn chất lượng:

Chất lượng được đánh giá ở mức độ hài lòng của khách hang hay là sự thỏa mãn của kháchhàng về sản phẩm Đầu tiên chất lượng có thể được đo lường thông qua những điều màkhách hàng mong đợi

Một tiêu chuẩn đánh giá liên quan mật thiết với chất lượng là lòng trung thành của kháchhàng Tiêu chuẩn này có thể đo lường bằng tỷ lệ phần trăm khách hàng vẫn mua hàng sau khi

đã mua ít nhất một lần Đây là một vấn đề mà mọi công ty cần quan tâm vì tìm kiếm kháchhàng mới thì tốn kém hơn nhiều so với giữ khách hàng hiện tại

Các công ty cần so sánh lòng trung thành và mức độ hài lòng của khách hàng của mình sovới đối thủ cạnh tranh, từ đó xem xét cải tiến chuỗi cung ứng của công ty một cách liên tục

c) Tiêu chuẩn thời gian: cần xem xét 2 chỉ tiêu:

+ Tổng thời gian bổ sung hàng được tính trực tiếp từ mức độ tồn kho Nếu chúng ta có mộtmức sử dụng cố định lượng hàng tồn kho này, thì thời gian tồn kho bằng mức độ tồn kho chiamức sử dụng Thời gian tồn kho sẽ được tính cho mỗi mắt xích trong chuỗi cung ứng (nhàcung cấp, nhà sản xuất, người bán sỉ, bán lẻ) và cộng hết lại để có thời gian bổ sung hàng lại.+ Thời gian thu hồi công nợ Nó đảm bảo cho công ty có lượng tiền để mua sản phẩm và bánsản phẩm tạo ra vòng luân chuyển hàng hóa Thời gian thu nợ phải được cộng thêm cho toàn

hệ thống chuỗi cung ứng nhu là một chỉ tiêu thời hạn thanh toán

+ Tổng thời gian của một chu kỳ kinh doanh để tạo ra sản phẩm và nhận được tiền:

Chu kỳ kinh doanh= số ngày tồn kho+ số ngày công nợ.

d) Tiêu chuẩn chi phí:

Có 2 cách để đo lường chi phí:

+ Công ty đo lường tổng chi phí bao gồm chi phí sản xuất, phân phối, chi phí tồn kho và chiphí công nợ Thường những chi phí riêng biệt này thuộc trách nhiệm của những nhà quản lýkhác nhau và vì vậy không giảm được tối đa tổng chi phí

+ Tính chi phí cho cả hệ thống chuỗi cung ứng để đánh giá hiệu quả giá trị gia tăng và năngsuất sản xuất

Phương pháp đo lường hiệu quả như sau:

Doanh số - Chi phí nguyên vật liệuHiệu quả =

Chi phí lao động + chi phí quản lý

Điều quan trọng đối với nhà quản lý là đặt ra mục tiêu cho 4 chỉ tiêu đo lường này Bằngcách làm như vậy, chuỗi cung ứng có thể được cải thiện bằng những giá trị đáng quan tâmtrong hầu hết các tổ chức

5 yếu tố có khả năng tác động trực tiếp đến công suất và hiệu quả của chuỗi cung ứng: + Sản xuất:

Là nói đến năng lực của chuỗi cung ứng để sản xuất và tồn trữ sản phẩm Lãnh đạo doanhnghiệp cần trả lời các câu hỏi: Thị trường muốn loại sản phẩm nào? Cần sản xuất bao nhiêuloại sản phẩm nào và khi nào? Hoạt động này bao gồm việc lập kế hoạch sản xuất chính theocông suất nhà máy, cân đối công việc, quản lý chất lượng và bảo trì thiết bị

Để đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh, cần xây dựng các phương tiện có công suất thừanhiều và các kỹ thuật sản xuất linh động hoặc xây dựng các nhà máy nhỏ gần với nhómkhách hàng lớn để thời gian giao hàng ngắn hơn

Nếu chú trọng đến tính hiệu qua, công ty có thể xây dựng nhà máy với công xuất thừa rất ít

và các nhà máy được tối ưu hóa sản xuất dòng sản phẩm nhất định Bằng cách tập trung sảnxuất nơi các nhà máy trung tâm lớn sẽ đạt được tính hiệu quả cao hơn để giảm chi phí sảnxuất

+ Hàng tồn kho:

Hàng tồn có mặt trong suốt chuỗi cung ứng và bao gồm mọi thứ từ nguyên liệu đến bánthành phẩm đến thành phẩm mà được các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ trongchuỗi cung ứng nắm giữ Giám đốc doanh nghiệp cần xác định các vấn đề sau: Ở mỗi giaiđoạn trong một chuỗi cung ứng cần tồn kho những mặt hàng nào? Cần dự trữ bao nhiêunguyên liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm? Mục đích trước tiên của hàng tồn nhằm đápứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, việc trữ hàng tồn kho rất

tốn kém Do đó, nhà quản lý cần tính toán đâu là mức độ tồn kho và điểm mua bổ sung tốiưu.

Để đáp ứng nhanh, có thể trữ nhiều hàng tồn kho cho dòng sản phẩm phổ biến hoặc trữ hàngtại nhiều nơi để có hàng tồn gần nơi khách hàng và luôn có sẵn cho họ

Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả, cần giảm mặt hàng tồn, đặc biệt là những mặt hàngkhông bán được thường xuyên Tương tự, có thể giảm chi phí sản xuất và tiết kiệm chi phíbằng cách trữ hàng tồn chỉ ở một vài nơi tập trung

+ Vị trí:

Là việc chọn địa điểm về mặt địa lý của các phương tiện trong chuỗi cung ứng Nó cũng baogồm các quyết định liên quan đến việc các nhà máy sản xuất và kho lưu trữ hàng tồn cầnđược đặt ở đâu? Đâu là vị trí hiệu quả nhất về chi phí cho sản xuất và lưu trữ hàng tồn? Cónên sử dụng các nhà máy có sẵn hay xây mới?

Khi chọn lựa vị trí, nhà quản lý cần xem xét các yếu tố: chi phí phương tiện, chi phí nhâncông, kỹ năng sẵn có của lực lượng lao động, các điều kiện cơ sở hạ tầng, thuế và thuế quan,

sự gần gũi với nhà cung cấp và khách hàng

Nếu nhấn mạnh vào tính đáp ứng nhanh, công ty cần mở ra nhiều vị trí gần nơi khách hàng

Ví dụ như McDonald tập trung mở ra các cửa hàng tại các thị trường đông dân

Nhưng nếu chú trọng đến tính hiệu quả thì nên kinh doanh tại 1 vài vị trí và tập trung cáchoạt động ở các vị trí chung Ví dụ như Dell- chỉ chuyên phục vụ cho các thị trường rộng lớn

về mặt địa lý, từ 1 vài vị trí trung tâm thực hiện hàng loạt hoạt động

+ Vận chuyển:

Là việc di chuyển mọi thứ từ nguyên liệu cho đến thành phẩm giữa các điều kiện khác nhautrong chuỗi cung ứng Chi phí vận chuyển có thể chiếm 1/3 tổng chi phí kinh doanh củachuỗi cung ứng nên việc quyết định các vấn đề sau rất quan trọng:

Làm thế nào để vận chuyển hàng tồn từ vị trí chuỗi cung ứng này đến vị trí chuỗi cung ứngkhác? Phương tiện vận chuyển nào là phù hợp?

+ Thông tin:

Là nền tảng đưa ra quyết định liên quan đến bốn yếu tố trên Phải thu thập bao nhiêu dữ liệu

và chia sẻ bao nhiêu thông tin? Thông tin chính xác và kịp thời sẽ giúp lời cam kết hợp táctốt hơn và quyết định đúng hơn Có được thông tin tốt, người ta có thể có những quyết địnhhiệu quả về việc sản xuất gì và bao nhiêu, về nơi trữ hàng và cách vận chuyển tốt nhất

Công ty sẽ đạt được mức đáp ứng nhanh khi nó thu thập và chia sẻ dữ liệu chính xác và đúnglúc các thông tin về nhu cầu khách hàng, kế hoạch sản xuất, mức hàng tồn…

Khi hiệu quả được coi trọng hơn, có thể thu thập thông tin về các hoạt động ít hơn Tuynhiên, nếu biết các tối đa hóa việc sử dụng thông tin, các công ty có thể giành được thị phần

và lợi nhuật cao nhất

Các yếu tố trong chuỗi cung ứng:

+ Nhà sản xuất: Là các công ty làm ra sản phẩm, bao gổm các nhà sản xuất nguyên vật liệu

và các công ty sản xuất thành phẩm

+ Nhà phân phối (nhà bán sỉ): là các công ty mua lượng lớn sản phẩm từ các nhà sản xuất vàphân phối sỉ các dòng sản phẩm cho khách hàng và bán sản phẩm với số lượng lớn hơn sovới số lượng người tiêu dung thông thường mua Các nhà phân phối điều phối các dao động

về nhu cầu sản phẩm cho các nhà sản xuất bằng cách trữ hàng tồn và thực hiện nhiều hoạtđộng kinh doanh để tìm kiếm và phục vụ khách hàng Đối với khách hàng, các nhà phân phốiđưa sản phẩm đến tay khách hàng khi khách hàng muốn và đến nơi khách hàng cần

+ Nhà bán lẻ

+ Khách hàng: là bất kỳ cá nhân/ công ty nào mua và sử dụng sản phẩm

+ Nhà cung cấp dịch vụ: là những công ty cung cấp dịch vụ cho các nhà sản xuất, nhà phânphối, nhà bán lẻ và khách hàng, tập trung phục vụ một hoạt động đặc thù mà chuỗi cung ứngcần Chẳng hạn như: cung cấp dịch vụ hậu cần (dịch vụ vận chuyển, dịch vụ kho); dịch vụ tàichính (cho vay, phân tích tín dụng, thu nợ quá hạn); công ty nghiên cứu thị trường; thiết kếsản phẩm hay công nghệ thông tin

5 Cải tiến cấu trúc chuỗi cung ứng

a thay đổi cấu trúc chuỗi cung ứng.

* Thống nhất từ khâu đầu đến khâu cuối theo quy trình khép kín.

Cách thức này chỉ ra việc sở hữu trong chuỗi cung ứng Nếu một nhà sản xuất quyết định mua một công ty phân phối và phân phối sản phẩm của mình chỉ qua công ty đó thôi, thì

sự thống nhất này là hướng về thị trường Mặt khác, nếu nhà sản xuất mua một công ty cung ứng sản phẩm, thì sự thống nhất nay là lùi về phía sau của chuỗi cung ứng Nếu một công ty sở hữu cả chuỗi cung ứng thì công ty này được hợp nhất theo chiều dọc Lợi ích của việc thâm nhập theo chiều dọc là quản lý được chuỗi cung ứng và thu được lợi nhuận của nhà phân phối hay nhà cung cấp Tuy nhiên, công ty có thể mất sự linh hoạt trong

việc thay đổi công nghệ hoặc có thể thiếu thích nghi đối với những thay đổi của thị

trường

* Đơn giản hóa quá trình chủ yếu:

Phương thức này được sử dụng để cải tiến chuỗi cung ứng khi quá trình quá phức tạp hay quá lỗi thời khi đó cấn sự thay đổi Trong quá trình này người ta điều chỉnh lại những chỗ

bị lỗi mà không cần quan tâm đến quá trình hiện tại Việc này dẫn đến những thay đổi lớn

về trình tự và nội dung các công việc được tiến hành trong quá trình cũng như những thayđổi về hệ thống

*Thay đổi số lượng nhà cung cấp, nhà máy, nhà kho, cửa hàng bán lẻ.

Đôi khi hệ thống phân phối không còn giữ đúng hình thức như ban đầu Công ty nhận định rằng họ có quá nhiều nhà cung cấp và họ hướng đến việc giảm số lượng nhà cung cấp bằng cách chọn những nhà cung cấp tốt nhất để đảm bảo giao hàng đúng hạn, và cungcấp nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng

Khi thì trường có sự thay đổi, nhiều công ty nhận rằng họ cần có vài nhà máy và nhà kho

ở địa điểm khác, do vậy họ định hình lại hệ thống phương tiện sản xuất và phân phối

* Thiết kế sản phẩm chính:

Phương thức này thường đước sử dụng để cải tiến chuỗi cung ứng Trong thực tế, nhiều công ty nhận thấy họ có quá nhiều chủng loại hàng hóa, có vài loại trong số đó bán rất chậm, vì vậy các sản phẩm này phải được chọn lọc và thiết kế lại

* Chuyển quá trình hậu cần của công ty cho bên thứ ba.

Chọn phương án tốt nhất chuyển tất cả các khâu từ quản lý tồn kho, phân phối và hậu cần cho bên thứ ba

b Thay đổi các bộ phận chuỗi cung ứng

Mục tiêu của việc thay đổi bộ phận của chuỗi cung ứng cũng tương tự như thay đổi trong cấutrúc đó là hoàn thiện những hạn chế không rõ ràng, không chắc chắn từ chuổi cung ứng có

05 các thực hiện

- Sử dụng đội chức năng chéo

Phương thức này áp dụng rộng rãi trong nhiều công ty hiện nay Mục đích của nó là để phối hợp các chức năng đan chéo của rất nhiều phòng ban và bộ phận chức năng của một công ty, bao gồm đại diện của các bộ phận như tiếp thị, sản xuất, nhân sự, kế toán tài chính Đội có nhiệm vụ dự báo nhu cầu trong tương lai, lập kế hoạch về công suất sản xuất và kế hoạch đặt

hàng của khách hàng Khi đó chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong đội phải được phân định rõ ràng nhằm thực hiện tốt công việc đã đề ra.

- Thực hiện sự cộng tác mang tính đồng đội

Tính hợp tác giữa những nhà cung cấp và khách hàng mang đến sự phối hợp các công ty chéo giống như đội chức năng chéo thực hiện sự phối hợp trong công ty Tính hợp tác giữa các công ty bắt đầu bởi các hợp đồng liên kết bền chặt được thiết lập trong mối quan hệ kinh doanh lâu dài gắn liền với lợi ích của nhau Các đối tác phải được xây dựng trên sự tin tưởng nhau để thực hiện công việc này Cũng như trên, các đối tác sẽ thiết lập những đội chức năng của các nhân viên từ nhiều công ty khác nhau, làm việc cùng với nhau trong những dự án cải tiến quan trọng

- Giảm thời gian khởi động của máy móc thiết bị

Trong việc cải thiện chuỗi cung ứng, giảm thời gian khởi động của trang thiết bị thật là cần thiết để cho những lô sản phẩm nhỏ hơn có thể tiết kiệm được chi phí sản xuất Ngay khi kích thước của lô hàng giảm, tồn kho sẽ giảm, hàng hóa sẽ được luân chuyển nhanh hơn, từ

đó hàng hóa sẽ đáp ứng được với nhu cầu thị trường

Giảm thời gian sắp đặt đòi hỏi khả năng sáng tạo và có thể thực hiện bởi bất cứ phần nào của thiết bị sản xuất bởi sự giản đơn cho sự thay đổi thiết bị trước khi máy móc dùng lại và thực hiện sự thay đổi nhanh chóng ngay khi máy không còn chạy nữa, vì vậy nó có thể đưa vào sản xuất càng sớm càng tốt

- Hoàn thiện hệ thống thông tin

Cải tiến hệ thống thông tin là vấn đề quan trọng trong chuỗi cung cấp Một trong những thay đổi xảy ra trong công nghệ là việc dành lấy dữ liệu kinh doanh từ khách hàng và phát triển thông tin này đưa trở lại phục vụ cho chuỗi cung ứng Nhà cung cấp không chỉ biết nhận đơn hàng của khách hàng của mình mà cũng phải biết nơi kinh doanh và vị trí kho của khách hàng

- Xây dựng các trạm giao hàng chéo

Hàng hóa giao đan xen ở nhiều trạm là một cuộc cách mạng trong vận chuyển đối với nhiều công ty Ý tưởng căn bản là việc giao hàng của nhà cung cấp được diễn ra từ nhiều trạm khácnhau Những công việc này không tiêu tốn thời gian cho việc kiểm kê kho, nó cũng đơn giản cho việc di chuyển từ trạm này sang trạm khác

c Hiệu quả của việc vừa cải tiến cấu trúc, vừa cải tiến bộ phận của chuỗi cung ứng

Vừa cải tiến cấu trúc vừa cải tiến cơ sở hạ tầng có thể tạo ra sự thay đổi chính trong chuỗi cung ứng Nó có thể giúp doanh nghiệp làm giảm tình trạng không chắc chắn, không rõ ràng hay giảm thời gian cung ứng Những sự thay đổi này rất có hiệu quả nhưng đòi hỏi sự phối hợp rộng khắp vừa bên trong công ty và thông qua nhiều công ty khác nhau Có như vậy việccải tiến mới thành công một cách trọn vẹn

Chương III: HỌAT ĐỘNG CỦA CHUỖI QUẢN TRỊ CUNG

ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH DEITHELM VIỆT NAM

1 Giới thiệu tổng quan Công Ty TNHH Diethelm Việt Nam

Giấy phép đầu tư : Số 019/GP-KCN-VS Ngày cấp:24/02/1999 Nơi cấp: Ban uản

lý KCN Việt nam- Singapore

Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp dịch vụ kho bãi, vận chuyển và dịch vụ tiếp thị các sản phẩm

dinh dưỡng, sản phẩm chăm sóc sức khỏe con người, dược phẩm, hoá chất, thuốc thú y, sản phẩm

vế cơ khí, thiết bị văn phòng, chất phụ gia dùng cho dầu nhớt, các bộ phận của thắng xe hơi, bình

điện và pin dùng cho máy ảnh, thiết bị điện tử và thiết bị tẩy rửa Dịch vụ đóng gói và dán nhãn lại sản

phẩm Thu mua các loại thủy sản tại Việt Nam để xuất ra nước ngoài Xuất các sản phẩm dược

tại Việt nam sang Campuchia

Công ty Diethelm Vietnam là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài tại Việt Nam

thuộc tập đoàn DKSH Thụy sĩ, Muehlebachstrasse 20, 8032 Zuerich, với 5 nhà kho tại TP

Hồ Chí Minh, Bình Dương, Hà Nội, Đà nẳng và Cần thơ với 146 nhân viên kho

2 Thực trạng kho dược phẩm tại công ty Diethelm Việt Nam

Yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật tồn trữ bảo quản dược phẩm (dòng vật chất) :

Nguyên tắc tồn trữ/ bảo quản Phải bảo quản nguyên liệu và dược phẩm theo điều kiện phù hợp như trên nhãn đã ghi (điều kiện này dựa trên dữ liệu về độ ổn định).Điều kiện bảo quản thường là khô mát, nhiệt

độ 15-25 oC (có khi đến 30 oC), tránh ánh sáng trực tiếp hay nguồn gây nhiễm (mùi).Điều kiện bảo quản đặc biệt đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm cụ thể tùy theo đối tượng:-tủ lạnh sâu (-10 oC)-tủ lạnh (2 -8 oC)-kho lạnh (< 8 oC)-kho mát (8 -15 oC)-kho có máy điều hòa không khí (15 -30 oC)-kho có máy khử độ ẩm Phải hiểu

rõ ý nghĩa của các yêu cầu bảo quản ghi trên nhãn: Yêu cầu trên nhãn Điều kiện bảo quản Không để nơi cao hơn 30 oC Từ 2 oC đến 30 oC không để nơi cao hơn 25 oC Từ 2 oC đến 25 oC Không để nơi cao hơn 15 oC Từ 2 oC đến 15 oC Không để nơi cao hơn 8 oC Từ 2 oC đến 8 oC Không để nơi thấp hơn 8 oC Từ 8 oC đến 25 oC Tránh ẩm: Độ ẩm không quá 60% tránh ánh sáng Cung cấp thuốc cho bệnh nhân trong lọ chống ánh sáng Phải có hồ sơ theo dõi điều kiện bảo quản như nhiệt độvà độ ẩm Các thiết bị theo dõi nhiệt độ và độ ẩm phải được kiểm định trước khi dùng và kiểm tra lại định kỳ Phải lưu các hồ sơ theo dõi nhiệt độ và độ ẩm một

năm sau khi nguyên liệu hay thành phẩm hết hạn dùng

Phải bảo quản tất cả nguyên liệu hay dược phẩm trong các thùng chứa hay bao bì sao cho tránh được sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài hay sự nhiễm khuẩn (đặc biệt đối với thuốc vô trùng) Phải dán nhãn rõ ràng trên tất cả các thùng chứa và ghi rõ các chi tiết (không được ghi các từ viết tắt, tên hay mã số không chính

thức): -tên nguyên liệu -số lô sản xuất -hạn dùng (hay hạn thử lại) -điều kiện bảo quản -theo tiêu dược điển nào Thực hiện việc bảo quản và cấp phát theo quy trình và có hồ sơ

Nhìn chung, công ty Diethelm đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, tuy nhiên chưa có sơ đồ thống kê nhiệt

độ (temperature mapping) tại tất cả ûkhu vực bảo quản trong nhà kho và tại các khu vực nhiệt độ dao động chưa đặt thiết bị theo dõi, khu vực hàng độc (toxic) chưa đáp ứng quy định, chưa tách biệt hoàn toàn khu vực này

3 Các quy trình hoạt động chính tại kho hàng DIETHELM

3.1 Quy trình nhận hàng

a.Mục đích

Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng nhận phù hợp với chứng từ nhập và được nhập vào hệ thống sẵn sàng để bán

b Phạm vi: Tất cả hàng nhận tại kho DVL CDC

c Trách nhiệm: Giám sát kho & Tổ trưởng tổ nhận hàng, nhân viên nhận hàng

d Định nghĩa và thuật ngữ: BU- Bộ phận kinh doanh, EDP- Xử lý dữ liệu điện tử,GRA- Thông báo nhập hàng,RRC- Bộ phận đóng gói,GRN- Báo cáo nhập hàng

e Tài liệu liên quan: Biên bản nhập hàng, DVLCDC.CLM.REC.13; Hoá đơn mua hàng; Danh sách đóng gói

f Quy trình

f.1 BU sẽ thông báo cho giám sát kho có liên quan các thông tin về hàng nhập :tên hàng, hãng, thời gian đến dự kiến , số lượng & điều kiện tồn trữ

f.2 Giám sát kho sắp xếp chuẩn bị nhân lực, vị trí để tiếp nhận lô hàng

f.3 Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng phải tiến hành kiểm tra hàng đúng như theo hướng dẫn công việc nhập hàng DVLCDC.WHS.WI.02-01 và việc kiểm tra phải được tiến hành theo đúng như danh sách kế hoạch kiểm hàng trong phần 8 của quy trình này Nhân viên kiểm hàng phải kiểm đếm,ø ghi chép vào phiếu kiểm hàng DVLCDC.WHS.REC.74 và sau đó đưa phiếu kiểm đếm cho thư ký kho để kiểm lại so với chứng từ nhập Thư ký kho phải đảm bảo chứng từ nhập đầy đủ như : hoá đơn, phiếu báo giá, hợp đồng, tờ khai hải quan và danh sách hàng nhập Những sai lệch (nếu có )phải được ghi nhận trong biên bản DVLCDC.WHS.REC.13

f.4 Sau khi những công việc trên đã hoàn tất Tổ nhận hàng phải chất xếp tất cả hàng hoá lên palét theo quy cáchchuẩn Hàng hư hỏng sẽ được tách riêng và dán nhãn “Unqualified” đúng theo như hướng dẫn côngviệc nhập hàng (DVLCDC.WHS.WI.02-01) Tổ trưởng tổ nhận hàng sẽ giao biên bản nhập hàng cùng

với hàng hư hỏng tới bộ phận Claim để xử lý đúng như theo quy trình (DVLCDC.WHS.SOP.08) đốivới hàng nội địa không cần đóng gói và dán nhãn sẽ được dán nhãn xanh “ released” đối với hàng cầnđóng gói và dán nhãn sẽ được chuyển tới bộ phận đóng gói để tiến hành

Sau khi đã hoàn tất những quy trình trên theo như mục f.4 tổ trưởng tổ giao nhận sẽ giao GRA và toàn bộ chứng từ đến bộ phận EDP để nhập vào hệ thống

Dựa vào những thông tin trên EDP sẽ lập GRN, và đưa cho tổ trưởng tổ giao nhận và giám sát kho xác nhận

g Chứng từ và báo cáo: Thông báo nhập hàng thuốc GRA,

DVLCDC.EDP.REC.17, Thông báo nhập hàng tiêu dùng

DVLCDC.EDP.REC.59 ,GRN, DVLCDC.EDP.REC.16

h Kế hoạch kiểm hàng của DVLCDC

Số lượng lô hàng Số lượng lấy

Bảng :Kế hoạch lấy mẫu dựa trên ANSI/ASQC Z1.4-1993

Một mẫu bao gồm 1 hay nhiều đơn vị lấy ta từ lô hàng Mẫu được lấy ngẫu nhiên, phân tán Số đơn vị mẫuphải cùng kích thước

Quyết định để chấp nhận lô hàng bao gồm những tiêu chuẩn sau:

+ Số lượng mẫu kiểm tra phải giống như trong danh sách lấy mẫu

+Nếu số lượng đơn vị lỗi trong mẫu bằng hoặc nhỏ hơn số lượng chấp nhận, chấp nhận lô hàng

+ Nếu số lượng đơn vị lỗi trong mẫu bằng hoặc lớn hơn số từ chối, lô hàng sẽ được giữ lại chờ hãng kiểm tra Định nghĩa lỗi: bất cứ SKU với vỏ thùng bị hư, sai lệch trọng lượng, niêm phong bị rách, có dấu hiệu

đã mở không còn tình trạng nguyên thuỷ, rò rỉ,gặm mòn, xây xát ,vết cắt,biến dạng, dán nhãn pháp định v v…

3.2 Quy trình lên hàng và lưu trữ

a.Mục đích: Đảm bảo đặt hàng theo đúng vị trí quy định

b Phạm vi: Bao gồm tất cả hàng hoá được lưu trữ tại kho DVLCDC

c Trách nhiệm: Giám sát kho Tổ trưởng, nhân viên kho

d Chứng từ liên quan: Phiếu dời hàng

e Định nghĩa và thuật ngữ: DVLCDC- Bộ phận kho vận Diethelm Việt Nam, Trung tâm phân phối, SKU: Đơn vị lưu trữ,

f Quy trình:

f.1 EDP in phiếu lên hàng DVLCDC.WHS.REC.44 và gửi tới kho thuốc sau khi

đã nhận được thông báo nhập hàng từ kho để đặt hàng vào hệ thống kệ

f.2 Giám sát kho thuốc chịu trách nhiệm luân chuyển hàng hoá trong kho theo hệ thống quản lý kho của DVL.CDC

f.3 Tất cả hàng phải được xếp trên pallet nhựa /pallet gỗ theo đúng quy cách nhằm làm tăng khả năng dự trữ và tránh hàng bị nhiểm bẫn

f.4 Mỗi sản phẩm được chất xếp chuẩn trên pallet nhựa /pallet gỗ , cần chú ý đến khối lượng và kích thước thùng tránh chất hàng quá nặng lên kệ Chiều cao tối đa của kiện hàng không quá 1.6m Mỗi sản phẩm sẽ được phân biệt theo tên, đơn vị lưu trữ #, Lô #, Khối lượng, số lượng Giám sát kho /nhân viên kho có trách nhiệm phải đảm bảo nhãn sản phẩm hướng ra ngoài để dễ nhận biết trong khi soạn hàng Tất cả hàng sau khi được đóng gói lại sẽ được dán nhãn phân biệt DVLCDC.RRC.REC.42 như ngày đónggói,hạn dùng, số lượng… Hồ sơ: Phiếu dời hàng, DVLCDC.WHS.REC.44

3.3 Quy trình soạn, đóng gói và giao hàng

a.Mục đích: Đảm bảo tất cả hàng hoá được soạn, đóng gói đúng 100% trước khi giao cho khách hàng

b Phạm vi: Bao gồm tất cả hoạt động soạn, đóng gói hàng tại kho DVL CDC

c Trách nhiệm: Giám sát kho thuốc và kho tiêu dùng, Trưởng nhóm & Nhân viên kho

d Định nghĩa và thuật ngữ: HEC - dược phẩm EDP- Xử lý dữ liệu

e Chứng từ liên quan: Hoá đơn bán hàng

f Quy trình

f 1 Kho nhận Phiếu xuất kho, hoá đơn từ EDP trước 1 giờ chiều để soạn hàng

f 2 Giám sát kho xem xét đơn hàng, trong trường hợp bị lỗi phải thông báo cho bộ phận EDP giảiquyết f.3 Nhân viên soạn hàng tiến hành soạn theo từng Phiếu xuất kho Nhân viên kho phải đảmbảo soạn hàng theo nguyên tắc cận hạn dùng xuất trước (FEFO), số lượng hàng soạn đúng với Phiếuxuất kho và ký tên lên Phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác

f.4 Nhóm đóng gói hàng phải đảm bảo đóng gói theo đúng Phiếu xuất kho, hoá đơn và kiểm tra mặt hàng, số lượng, lô + hạn dùng + visa & toa so với hoá đơn

f.5 Giám sát kho phải đảm bảo hàng được đóng gói và sẵn sàng để xuất theo đúng như lịch xuất hàng tạiVSIP DVLCDC.PRC.REC.40

f.6 Nhóm trưởng nhóm đóng gói giao hàng cho nhân viên giao hàng và lấy chữ ký xác nhận đã nhận hànglên trên bảng kê hàng hoá & hoá đơn

f.7 Một bản sao sẽ được lưu và một bản sẽ được gửi tới bộ phận kinh doanh liên quan

g Hồ sơ :Phiếu xuất kho, DVLCDC.WHS.REC.45, Bảng kê DVLCDC.PRC.REC.58A

Lịch xuất hàng DVLCDC.PRC.REC.40

3.4 Kiểm soát và quản lý tồn kho

a Mục đích: Đảm bảo hàng hoá trong kho được kiểm và không bị thất thoát

b Phạm vi:bao gồm tất cả hàng hoá tại kho DVLCDC và quy trình hoạt động

kho

c Trách nhiệm: Giám sát kho, giám sát EDP, Giám đốc kho vận

d Định nghĩa và thuật ngữ :WHSE- Kho; EDP- Xử lý dữ liệu điện tử;WMS- Hệ

thống quản lý kho.DVL CDC- Bộ phận kho vận Diethelm Việt nam, Trung tâm

phân phối SKU- Đơn vị lưu trữ

e Tài liệu liên quan: Phiếu kiểm kho f Quy trình

f.1 Quản lý tồn kho

f.1.1Giám sát kho chịu trách nhiệm lưu trữ hàng trong kho và báo cáo chính

xác số lượng mất mát/hư hỏng

f.1.2 Giám sát kho chịu trách nhiệm lưu hành và sử dụng các chứng từ

f.1.3 Tất cả sự sắp xếp, dời hàng, di chuyển hàng phải được cập nhật trong hệ thống theo quy

định, nhưng không được quá 24 giờ

f.1.4 Kho phải đảm bảo xử lý hàng dựa trên nguyên tắc cận hạn dùng xuất

trước (OSFO: Oldest Stock First Out) có nghĩa là hàng cận hạn dùng nhất trong kho sẽ đượcxuất trước, trừ phi có những thoả thuận khác của hãng

f.1.5 Kho phải kiểm tra thường xuyên các hàng hoá tồn kho lâu để đề phòng

hàng bị hư hỏng

f.1.6 Các mặt hàng khác nhau không được để chung palét

f.1.7 Tất cả sự tái bố trí, di chuyển palét hàng trong kho phải được thường

xuyên cập nhật vào hệ thống

f.2 Kiểm kho thực tế

f.2.1 Kiểm kho tất cả hàng hoá

f.2.1.1 Mục đích của việc kiểm đếm kho hàng ngày là để kiểm đếm hàng tồn

kho thực so với hệ thống

f.2.1.2 Việc xử lý đơn hàng sẽ hoàn tất vào khoảng 15:00 chiều mỗi ngày để tất

cả nhập-xuất được cập nhật vào hệ thống tồn kho của DVL - WMS

f.2.1.3 Nhân viên bộ phận EDP sẽ tiến hành in phiếu kiểm kho, DVLCDC.EDP REC.22 và giao cho giám sát kho/ trưởng nhóm để tiến hành kiểm kho Mỗi nhân viên được chỉ định kiểm kho phải đảm bảo: Viết bằng viết mực số lượng mặt hàng trên phiếu kiểm kho; Nêu ra những thay đổi về chất lượng sản phẩm như : Hư hỏng, dơ bẩn…

f.2.1.4 Sau khi kết thúc, trưởng nhóm sẽ đưa phiếu kiểm kho cho bộ phận EDP để nhập sốđếm thực tế vào hệ thống để tìm ra sự khác biệt giữa số liệu trong thực tế và trên hệ thống

f.2.1.5 Sau khi nhận được báo cáo sai lệch từ bộ phận EDP giám sát kho sẽ tiến hành kiểm tra lý

do sai lệch Giám sát kho làm báo cáo hàng hư hỏng với sự chấp thuận của giám đốc khovận Báo cáo hàng hư hỏng sau khi được chấp thuận và báo cáo sai lệch sẽ được gửi tới trưởng

bộ phận Claims để xử lý theo quy trình xử lý hàng hư hỏng

f.2.2 Kiểm kê quý tất cả hàng hoá

f.2.2.1 Kho sẽ tiến hành kiểm kê kho theo từng quý dưới sự giám sát của đại

diện do công ty chỉ định

f.2.2.2 Kho phải đảm bảo việc kiểm đếm dựa trên các tài liệu của hệ thống, và

đảm bảo không cản trở công việc kinh doanh của công ty

f.2.2.3 Trong thời gian kiểm kê, kho phải ngừng hoạt động kể từ thời gian quy