Giáo trình quan chế cấu trúc chuyên môn trong hệ thống xử lý thông tin với cấp độ xử lý giao dịch p2 potx

Môi trường bên ngoài Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội chủ yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bưu điện, công ty là một công ty con

+ Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu

3.Môi trường hệ thông thông tin

Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi trường trong suốt mà nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó cũng ảnh hưởng đến các nhân tố đó, tập hợp những nhân tố đó được gọi là dàng buộc hệ thống

Môi trường bên ngoài

Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội chủ yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bưu điện, công ty là một công ty con của công ty mẹ đó là tổng công

ty bưu chính viễn thông việt nam(Viet Nam Data Communication),và cùng với những khó khăn của công ty mẹ, cùng với sự mở cửa thịo trường thì công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội đang đứng trước những cơ hội mới và những thách thức mới

Cơ hội:

Trước sự tăng trưởng kinh tế của nước ta ngày càng có nhiều khách hàng đăng ký thuê bao điện thoại, dần dần điện thoại đã trở thành thiết bị cần thiết trong mỗi gia đình vậy nên công ty ngày càng có nhiều thuê bao hơn, thêm vào đó với sự mở cửa thị trường công ty có nhiều cơ hội hợp tác với các công ty nước ngoài một cách dễ dàng hơn, các đối tác kinh tế đến với công ty ngày một tăng tuy nhiên công ty cũng phải đứng trước những thách thức mới do cơ chế thị trường gây ra

Thách Thức:

Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho

vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát

để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nước chưa sản suất được công việc này thật khó

Môi trường tổ chức

Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức năng khácnhau

Mô tả chức năng các phòng :

Phòng kế toán

phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế toán, tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối

kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi

để chi tiền mua sắm các thiết bị

Mô hình chức năng phòng kế toán

Phòng kế toán

ngoại tệ

Nhận

Tiền mặt

Các phương thức thanh toán

Ngân hàng Thẻ tín dụng

Khách hàng

Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)

Trả tiền các khoản

Phải

Thu đã

Kiểm tra

Phải

thu

Trước

thuế

D3 kho hoá đơn

Báo

Cáo

Gửi đến

Gửi

đến

Khách

tiền phải thu

2.0 Tính các khoản phải thu

3.0 Tính VAT

Bộ tài chính 5.0 Lập báo

cáo

Ban giám đốc

4.0 Lập phiếu thu

Yêu cầu chi tiền 6.0 Viết phiếu phê duyệt chi

Viết phiếu chi

Gửiđến

c.chức năng phòng kỹ thuật

Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ

phải sửa chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc

phục sự cố các thiết bị trong công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra

phòng kỹ thuật còn phải chịu trách nhiệm đó là khi công ty mua các

thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi kiểm định chất lượng các

thiết bị mà bên bạn đã giao cho

Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):

Yêu cầu

gửi đi

thực hiện

Phân

Công

Trả

lại

thông

2.0Kiểm tra yêu cầu 1.0Tiếp nhận

yêu cầu

4.0 Thực hiện sửa chữa

Khách hàng

3.0 Phân công sửa chữa,nắp đặt

5.0 Thu tiền sửa chữa

6.0Viết hoá đơn

Phòng kế toán

báo

yêu

cầu

gửi đến

D1 Kho hoá đơn

Sơ đồ hệ thông trả lương phòng kế toán(DFD):

Ngày công

Ngày công

đã kiểm tra

phiếu lương

phiếu lương

Tổng hợp Tổng hợp

Thu Nhập trước thuế

D1:HS thu nhập

Thu

Nhân viên

Giám đốc

Tra ngày công

Tính các khoản khấu trừ

Nhân viên

Nhập

sau

thuế

Phiếu thuế

Phiếu thuế

D1 Nhân viên

sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD):

Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, thể thao thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đưa ra )

ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ khác như là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu

tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát nhanh (dịch vụ nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn của mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành cho bạn mình một điều bất ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu khách hàng theo số 1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một

bó hoa theo ý mình đến địa chỉ mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của anh ta sau khi nhận được yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở hoa đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trường hợp khách hàng ở xa địa điểm của công ty ví dụ như khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bưu điện Đà Nẵng để bưu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo địa chỉ của công ty) chi phí cho những lần đặt hoa sẽ được nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông báo trước khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán chi phí sẽ được nhân viên điện thoại khi thu tiền điện thoại sẽ thu (trong trường hợp thuê bao điện thoại cố định)

Còn những trường hợp khác thì người đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc đặt trước một khoản tiền cho đại lý bưu điện ở gần nơi mình ở

Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp

đáp ứng đáp ứng

D1 kho dữ liệu lấy dữ liệu đáp ứng

đáp ứng đáp

ứng

đáp ứng

Hình 3.4

Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách

hàng phải thực hiện

Yêu cầu khác

Phòng trả lời những thắc

mắc

Khách hàng yêu cầu thông tin kinh tế xã hội .

Yêu cầu điện hoa

Những thắc mắc

về dịch vụ bưu điện

kể chuyện cho thiếu

nhi

Yêu cầu tìm địa chỉ

Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng

Yêu cầu

Thực hiện

Thực hiện

Truy cập

D1:Khodữliệu

Gửiđến

2.0 Xem xét và tìm kiếm

Phòng trả lời yêu

cầu

3.0 Lưu trữ dữ liệu tìm thấy

1.0Xem xét đáp ứng dịch vụ đặt hàng Khách

Hàng