phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm

Ngoài việc hỗ trợ trong công việc, khi một nhóm hiệu quả đạt đến mức độ cao, các thành viên trong nhóm trở nên gắn bó khăng khít, người lãnh đạo sẽ còn là người giúp các thành viên san s

TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO

Đề tài: Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm

Giảng viên: Ts Lê Thị Thu Thủy

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hồng Nhung

Số báo danh: 075

Lớp: Cao học QTKD K6.2

Hà Nội, tháng 06/2010

LỜI MỞ ĐẦU 1 U

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT: 2

1.1 Một số khái niệm cơ bản: 2

1.1.1 Định nghĩa nhóm: 2

1.1.2 Thế nào là một nhóm hiệu quả: 2

1.1.3 Ý nghĩa của nhóm trong một tổ chức: 2

1.2 Vai trò và ý nghĩa của người lãnh đạo nhóm: 3

1.2.1 Vai trò của người lãnh đạo nhóm: 3

1.2.2 Các kỹ năng cần thiết để trở thành lãnh đạo nhóm giỏi: 4

II CÁC BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM 5

2.1 Thiết lập mối quan hệ gần gũi, thân mật với các thành viên của nhóm: 5

2.2 Hoàn thiện bản thân với các kỹ năng mềm: 6

2.3 Trang bị cho bản thân kiến thức của nhiều lĩnh vực, ngành nghề: 7

III ỨNG DỤNG VÀO THỰC TẾ: 8

3.1 Ứng dụng trong học tập: 8

3.2 Ứng dụng trong công việc: 9

KẾT LUẬN 11

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, làm việc nhóm đã trở nên quen thuộc với mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp Không chỉ được áp dụng trong công việc, mô hình này cũng đang được áp dụng rộng rãi trong các trường đại học, các tổ chức, đoàn thể…

Những lợi ích mà làm việc nhóm đem lại là không thể phủ nhận Tuy nhiên, tình trạng những nhóm làm việc chung với nhau nhưng không tìm được tiếng nói chung, gây nên những trì trệ, thậm chí là những thất bại vẫn còn tồn tại Nhiều trường hợp sau khi các thành viên trong nhóm đã cùng nhau đạt được mục tiêu chung, khi tan rã, họ thậm chí không thèm nhìn mặt nhau Với những tình huống như vậy, vai trò của người lãnh đạo nhóm càng trở nên quan trọng

Tuy làm việc nhóm đã trở nên phổ biến, nhưng không phải ai cũng biết cách làm việc nhóm sao cho hiệu quả, hay không phải người trưởng nhóm nào cũng biết phải làm sao để quản lý tốt nhóm của mình

Nhận thức được ý nghĩa thực tiễn cũng như tầm quan trọng của việc phát triển cá kỹ năng lãnh đạo nhóm, em đã lựa chọn đề tài “Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm” làm đề tài nghiên cứu cho mình

Do còn nhiều hạn chế trong kiến thức, cũng như giới hạn khuôn khổ của bài tiểu luận, bài làm của em có thể còn tồn tại một số thiếu sót Em rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của cô giáo để có thể hoàn thiện hơn bài làm của mình

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT:

1.1 Một số khái niệm cơ bản:

1.1.1 Định nghĩa nhóm:

Một nhóm có thể được định nghĩa là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng làm việc thường xuyên với nhau để đạt được những mục tiêu chung Trong một nhóm thực thụ, các thành viên phụ thuộc lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung, và họ phối hợp với những người khác để theo đuổi những mục tiêu đó trong một giai đoạn thời gian liên tục Các nhóm không những mang lại lợi ích cho các tổ chức mà còn mang lại lợi ích cho chính các thành viên của nhóm Nhóm sẽ giúp đạt được các mục tiêu quan trọng và duy trì lực lượng lao động chất lượng cao

1.1.2 Thế nào là một nhóm hiệu quả:

Một nhóm hiệu quả là nhóm đạt được các thành tích cao, các thành viên trong nhóm được thỏa mãn ở cấp độ cao và khả năng duy trì nhóm cũng được giữ

ở mức độ cao

1.1.3 Ý nghĩa của nhóm trong một tổ chức:

Các nhóm hoạt động hiệu quả sẽ giúp các tổ chức đạt được những nhiệm vụ quan trọng Đặc biệt, các nhóm hiệu quả sẽ mang tới tiềm năng về hợp lực to lớn,

có nghĩa là hợp lực được tạo ra bởi cả tổ chức sẽ hiệu quả hơn khi cộng các cá nhân lại Khi sự hợp lực xuất hiện, các nhóm sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn tổng khả năng của các thành viên cộng lại Trong bối cảnh cạnh tranh năng động như hiện nay, hợp lực của nhóm là điều kiện cần thiết cho một tổ chức để trở nên cạnh tranh và đạt được thành tích cao trong dài hạn Chúng ta có thể tổng kết lại một số lợi ích mà nhóm mang lại cho một tổ chức như sau:

o Hoạt động theo nhóm giúp tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa các thành viên

o Hoạt động theo nhóm giúp cải thiện khả năng sáng tạo

o Hoạt động theo nhóm có thể đưa ra các quyết định tốt hơn

o Hoạt động theo nhóm có thể làm tăng mức độ bền vững của các quyết định

o Hoạt động theo nhóm giúp kiểm soát các thành viên trong nhóm

o Hoạt động theo nhóm giúp hỗ trợ hoạt động quản lý cho các tổ chức

có quy mô lớn

1.2 Vai trò và ý nghĩa của người lãnh đạo nhóm:

1.2.1 Vai trò của người lãnh đạo nhóm:

Vai trò của người lãnh đạo nhóm cũng giống như vai trò của một người giám đốc khi điều hành một công ty

Người lãnh đạo nhóm trước hết là người khởi xướng trong nhóm Hay nói cách khác, lãnh đạo nhóm phải là người tiên phong cho mọi hoạt động của nhóm

Ví dụ như đề ra các quy định chung cho nhóm, phân công công việc, đặt ra mốc thời gian cho công việc… Với vai trò này, người lãnh đạo cũng đồng thời là người định hướng hoạt động cho nhóm

Người lãnh đạo còn là người cung cấp các thông tin tới mọi thành viên trong nhóm Thông tin ở đây không chỉ dừng lại ở thông tin từ cấp trên đưa xuống,

mà còn là những thông tin trong nội bộ nhóm, như nhắc nhở mọi người thời hạn hoàn thành công việc, cung cấp thông tin về kiến thức mới, hay các thông tin ngoài lề khác để các thành viên trong nhóm có sự gắn kết, không ai cảm thấy như

bị lẻ loi

Một vai trò nữa của người lãnh đạo là vai trò điều hành nhóm Lãnh đạo nhóm chính là người đảm bảo các nguyên tắc chung của nhóm được tuân thủ, các mục tiêu cần đạt được theo đúng tiến độ thời gian đã định, hay tổ chức các hoạt động hội họp trong nhóm…

Vai trò thứ tư của người lãnh đạo nhóm là vai trò của người hỗ trợ Chính người lãnh đạo nhóm phải là người giúp đỡ các thành viên trong việc lập kế hoạch, thực hiện hoạt động và đạt được các mục tiêu cá nhân của mỗi thành viên

Ngoài việc hỗ trợ trong công việc, khi một nhóm hiệu quả đạt đến mức độ cao, các thành viên trong nhóm trở nên gắn bó khăng khít, người lãnh đạo sẽ còn là người giúp các thành viên san sẻ các gánh nặng khác ngoài công việc, như gánh nặng về gia đình, hay gánh nặng về việc học tập…

Một vai trò khác không kém phần quan trọng của người lãnh đạo, đó là vai trò kiểm tra, giám sát Mỗi công việc được thực hiện xong cần có một người đứng

ra kiểm chứng về chất lượng, quy trình, hay tiến độ thực hiện Bên cạnh việc đánh giá các mục tiêu chung của nhóm, người lãnh đạo cũng cần phải đánh giá được mức độ hoàn thành công việc và mức độ đóng góp của các thành viên trong nhóm Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, đánh giá, người lãnh đạo nhóm và cả nhóm sẽ cùng ngồi lại, tổng kết về những thành tựu, cũng như những tồn đọng trong thời gian cùng nhau hoạt động vừa qua, để từ đó đặt ra các mục tiêu, các kế hoạch cho thời gian tiếp theo

1.2.2 Các kỹ năng cần thiết để trở thành lãnh đạo nhóm giỏi:

Sau nhiều năm nghiên cứu, các chuyên gia đã chỉ ra rằng kỹ năng lãnh đạo nhóm tốt là kết quả của việc áp dụng một cách thận trọng mười một kỹ năng mà bất kỳ một người lãnh đạo nhóm nào cũng cần phải học tập Các kỹ năng, kiến thức mà một nhà lãnh đạo nhóm cần phải có là:

• Nhận thức được nhu cầu và tính cách của mỗi thành viên trong nhóm

• Am hiểu và sử dụng các nguồn lực của nhóm

• Kỹ năng truyền thông

• Kỹ năng lập kế hoạch

• Kỹ năng kiểm soát năng lực làm việc của nhóm

• Kỹ năng đánh giá

• Kỹ năng thiết lập ví dụ

• Kỹ năng tư vấn

• Kỹ năng đại diện nhóm

• Kỹ năng đào tạo hiệu quả

Các kỹ năng, kiến thức này đòi hỏi người lãnh đạo nhóm phải dành nhiều thời gian cho nhóm, cũng như có một kiến thức sâu rộng trên nhiều lĩnh vực Sau khi đã có được những kỹ năng, kiến thức kể trên, người lãnh đạo nhóm cần tiếp tục giữ vững và phát triển các kỹ năng, kiến thức đó, để không bị bất ngờ trước những biến động và kịp thời nắm bắt thời cơ

II CÁC BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM

2.1 Thiết lập mối quan hệ gần gũi, thân mật với các thành viên của

nhóm:

Việc thiết lập mối quan hệ gần gũi, thân mật với các thành viên của nhóm

là điều kiện đầu tiên và kiên quyết mà người lãnh đạo nhóm cần phải làm Trước hết, thông qua hoạt động này, người lãnh đạo nhóm sẽ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, gắn bó, và mỗi thành viên sẽ tăng mức độ cam kết cũng như những đóng góp của bản thân họ cho mục tiêu chung của nhóm Với một môi trường làm việc như vậy, các thành viên sẽ dễ dàng chia sẻ cuộc sống, công việc, hay thậm chí

là cả những bí mật cá nhân Thông qua đó, người lãnh đạo có thể nắm bắt được những ước muốn, những khát khao hay tính cách, quan điểm của mỗi thành viên

Không chỉ có vậy, một môi trường cởi mở, thân thiện, nơi mọi người dễ dàng chia sẻ, cũng chính là một môi trường tốt cho các nhà lãnh đạo để có thể am hiểu tường tận và sử dụng hiệu quả các nguồn lực cá nhân Chúng ta có thể thấy rằng việc nắm bắt được nhu cầu hay mong muốn của các thành viên là điều vô cùng quan trọng đối với người lãnh đạo nhóm Chỉ khi nào người lãnh đạo hiểu được các thành viên muốn gì, thì từ đó mới có thể đưa ra các biện pháp nhằm khuyến khích động viên các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả Ngoài ra, khi các nhu cầu cá nhân được đáp ứng, các thành viên trong nhóm sẽ tập trung cao

độ hơn vào mục tiêu chung của nhóm Không chỉ có tác dụng trong việc động viên, khuyến khích các thành viên trong nhóm, thông qua việc tạo lập môi trường

làm việc mở, người lãnh đạo nhóm sẽ dễ dàng để phát hiện các nguồn lực của nhóm Từ đó, người lãnh đạo sẽ có kế hoạch để sử dụng, kết hợp và phát huy các nguồn lực đó một cách hợp lý và hiệu quả

2.2 Hoàn thiện bản thân với các kỹ năng mềm:

Ngày nay, trình độ học vấn và các bằng cấp chưa đủ để một người có thể trở thành lãnh đạo nhóm giỏi Ngoài việc có đủ năng lực chuyên môn, những người là lãnh đạo nhóm cũng cần có được các yếu tố cá nhân như kỹ năng, sự nhạy bén trong xử lý công việc và giao tiếp của mỗi người lao động, các yếu tố này được người ta gọi là “Kỹ năng mềm”

Vậy kỹ năng mềm là những kỹ năng nào? Các kỹ năng này ngày càng phổ biến trong đời sống văn phòng Kỹ năng mềm là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới… là những thứ thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, không thể sờ nắm, không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người

Một số kỹ năng mềm cần thiết cho người quản lý nhóm như:

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng viết

- Khả năng tập trung

- Kỹ năng giải quyết vấn đề, khủng hoảng

- Kỹ năng đặt câu hỏi

- Kỹ năng gây ảnh hưởng

- Kỹ năng định lượng

- Kỹ năng đào tạo, huấn luyện

- Kỹ năng quản lý thời gian

Ngoài một số kỹ năng kể trên, người lãnh đạo nhóm cũng cần học hỏi thêm những kỹ năng khác cho phù hợp với yêu cầu trong bối cảnh mới Hầu hết các nhà

lãnh đạo và những người giàu kinh nghiệm đều khẳng định: cách duy nhất để trau dồi kỹ năng “mềm” là phải luyện tập, học hỏi thường xuyên, tạo cho mình một phản xạ tức thời mỗi khi gặp các tình huống cần thiết

Những người là lãnh đạo nhóm cần xác định được những kỹ năng mềm còn thiếu của bản thân, để từ đó lập kế hoạch học tập và nghiên cứu Do là những kỹ năng mềm, không phải là kiến thức có thể thu lượm được từ việc đọc sách hay nghe giảng, nên người lãnh đạo nhóm cần chú trọng tới việc bồi dưỡng và phát triển các kỹ năng mềm của bản thân, nhằm đảm bảo cho sự thích nghi với những thay đổi mới, hay kịp thời tận dụng những cơ hội mới Ngoài ra, các kỹ năng mềm cũng sẽ giúp người lãnh đạo nhóm thu phục được nhân tâm của các thành viên, khiến các thành viên biết lắng nghe và tuân thủ theo đúng những quy định chung của nhóm

2.3 Trang bị cho bản thân kiến thức của nhiều lĩnh vực, ngành nghề:

Một nhà quản lý nói chung, hay một người lãnh đạo nhóm nói riêng muốn

có được sự tôn trọng và nghe lời từ các thành viên trong công ty hay trong nhóm đều cần phải có một khối lượng kiến thức sâu rộng, không chỉ trên lĩnh vực mà mình nghiên cứu, làm việc, mà cả những lĩnh vực khác nữa

Trước tiên, một người lãnh đạo nhóm cần có hiểu biết trên nhiều mảng kiến thức, cũng như nắm bắt được thông tin cập nhật của nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống Có như vậy, người lãnh đạo nhóm mới có thể tạo ra được uy tín cũng như sự kính nể trong mắt các cá nhân trong nhóm

Ngoài ra, việc có được thông tin sâu rộng trên nhiều lĩnh vực cũng giúp người lãnh đạo có những cái nhìn xác thực, đúng đắn về công việc, hay về kỹ năng của mỗi cá nhân trong nhóm, để từ đó, người lãnh đạo nhóm có thể đưa ra các kế hoạch làm việc hợp lý, hay phân công đúng người, đúng việc Không những vậy, với kiến thức rộng lớn, người lãnh đạo nhóm cũng sẽ đưa ra những đánh giá về năng lực làm việc của các cá nhân trong nhóm một cách chính xác

III ỨNG DỤNG VÀO THỰC TẾ:

3.1 Ứng dụng trong học tập:

Hiện tại, với việc theo đuổi khóa học cao học tại trường Đại Học Ngoại Thương, em đã và đang có những nhóm cùng làm việc cho mỗi môn học Do lớp

có quá đông thành viên, và việc sắp xếp nhóm là ngẫu nhiên, nên việc thống nhất giữa các thành viên trong nhóm, hay tạo bầu không khí làm việc hăng say trong nhóm còn gặp khá nhiều khó khăn Trong những hoàn cảnh như vậy, em thường là người đầu tiên lên tiếng kêu gọi các thành viên còn lại bắt đầu làm việc, và được mọi người tín nhiệm bầu làm trưởng nhóm Trong quá trình làm việc, em nhận ra rằng kỹ năng lập kế hoạch, việc nhận thức được nhu cầu và tính cách của mỗi thành viên trong nhóm, và kiểm soát năng lực làm việc của nhóm là những kỹ năng vô cùng quan trọng

Lập kế hoạch luôn là khâu đầu tiên, và quan trọng nhất của cả nhóm Thông qua việc lập kế hoạch, nhóm em đã đề ra những dấu mốc trong quá trình làm việc

mà nhóm cần đạt được, ví dụ như ngày nào sẽ hoàn thành khối lượng công việc nào…Từ đó, nhóm luôn kiểm soát được tiến độ công việc và đạt được mục tiêu chung đúng thời hạn

Sau bước lập kế hoạch, nhóm cần phải phân chia công việc cho hợp lý Lúc này, việc nhận thức được nhu cầu và tính cách của mỗi người lại nổi lên thành vấn

đề trọng tâm Khi đã hiểu được nhu cầu và tính cách của các thành viên, em bắt đầu có những cân nhắc về phân chia công việc Trong một số bài tập, do có nhiều thành viên trong một nhóm, mà khối lượng công việc lại không nhiều, nhóm em

đã sắp xếp để các thành viên làm việc thành từng nhóm nhỏ hơn Việc chọn nhóm nhỏ làm việc được dựa trên nguyên tắc mỗi nhóm nhỏ sẽ có một thành viên nòng cốt nhằm đảm bảo nhóm nhỏ đó hoạt động định hướng mục tiêu chung của nhóm lớn và tuân thủ theo những quy tắc, kế hoạch chung mà nhóm lớn đã thống nhất

Trong quá trình thực hiện công việc, em luôn dành thời gian để đánh giá năng lực làm việc của nhóm để có thể đưa ra các điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với hoàn cảnh mới Việc nắm bắt được năng lực làm việc nhóm giúp em biết được

khả năng hoàn thành công việc, hiệu quả làm việc và mức độ cam kết với công việc của mỗi cá nhân Từ đó, em có thể đưa ra những biện pháp hỗ trợ đối với những thành viên có dấu hiệu tụt lại so với nhóm

3.2 Ứng dụng trong công việc:

Với công việc hiện tại ở công ty, em là người có thời gian gắn bó với công việc lâu hơn so với các thành viên còn lại trong nhóm, do đó đã được chọn làm trưởng nhóm Với vai trò trưởng nhóm của một nhóm bốn người có cùng chức năng công việc, em đã vận dụng kỹ năng kiểm soát năng lực làm việc của nhóm,

kỹ năng tư vấn, kỹ năng đại diện nhóm và kỹ năng đào tạo hiệu quả

Khác với kỹ năng kiểm soát năng lực làm việc của nhóm được áp dụng trong học tập, trong công việc, em sử dụng kỹ năng này nhằm mục tiêu đề ra hệ thống chỉ tiêu năng lực làm việc cho nhóm mình một cách hợp lý Do cùng chức năng thực hiện công việc, việc nắm bắt được năng lực của các thành viên khác trong nhóm giúp em biết được năng lực chung của cả nhóm, để có thể cùng người quản lý của cả đội đặt ra những mục tiêu khả thi, vừa nhằm khuyến khích tăng hiệu quả công việc, vừa giúp các thành viên tự thiết lập những mốc mới để phấn đấu

Kỹ năng đại diện nhóm cũng được thể hiện trong việc là cầu nối giữa nhóm

và người quản lý đội Do sức ép từ trên xuống, nên nhiều khi người quản lý đội luôn muốn đưa ra những chỉ tiêu khó hoàn thành và có mức độ thử thách cao Là nhóm trưởng, em đã đại diện nhóm để có thể thương lượng với người quản lý đội điều chỉnh các chỉ tiêu cho khả dĩ hơn Ngoài ra, em cũng đã có những tiếng nói đại diện cho các thành viên trong nhóm để đề đạt tới người quản lý cấp trên những vấn đề về quy trình làm việc và phối hợp giữa các nhóm nhỏ trong đội, hay giữa nhóm của em với các phòng ban khác trong công ty

Do là thành viên có thâm niên công tác lâu năm nhất trong nhóm, em cũng

đã phải vận dụng kỹ năng đào tạo đối với các thành viên mới của nhóm mình Tuy