quy trình thanh toán bằng lc khi xuất khẩu khoáng sản tại công ty xuất nhập khẩu khoáng sản đông dương

Nhận thức được điều này, cùng với yêu cầu kiến tập của nhà trường, em quyết định chọn đề tài: “Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dươn

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, Việt Nam đã và đangtừng bước hội nhập một cách sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu Kể từ năm 1986, vớichủ trương xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thì các hoạtđộng xuất nhập khẩu ngày càng được chú trọng, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lầnlượt ra đời và đảm nhận nhiệm vụ là cầu nối giữa người tiêu dùng trong nước và ngườitiêu dùng nước ngoài

Hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và xuất khẩu nói riêng phải trải qua rấtnhiều giai đoạn: tìm đối tác, đàm phán, kí hợp đồng, thực hiện hợp đồng, khiếu nại.Trong đó thanh toán là khâu tương đối phức tạp và quyết định trực tiếp đến việc luânchuyển nguồn vốn nhanh hay chậm, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh xuấtnhập khẩu Khi tham gia hoạt động ngoại thương, doanh nghiệp có thể lựa chọn rấtnhiều phương thức thanh toán như: ghi sổ, chuyển tiền, L/C ( tín dụng thư) tùy thuộcvào mối quan hệ của các bên hay tập quán thương mại Ngày nay, người ta không chỉgiao dịch với những khách hàng lân cận mà còn hướng cả tới những khách hàng ởnhiều đất nước khác nhau Vì thế, khi giao dịch và đặc biệt là trong khâu thanh toán,người ta đa phần hướng đến sự an toàn, ít rủi ro Và phương thức thanh toán bằng thưtín dụng đã trở thành phương thức thanh toán phổ biến nhất hiện nay nhờ vào sự antoàn và chắc chắn của nó

Nhận thức được điều này, cùng với yêu cầu kiến tập của nhà trường, em quyết

định chọn đề tài: “Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương” gồm 3 phần:

Chương 1: Tổng quan về Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương

Chương 2: Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương

Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cám ơn Ban Giám Đốc và phòngkinh doanh Xuất Nhập Khẩu công ty XNK Khoáng sản Đông Dương đã tạo điều kiệnthuận lợi cho em kiến tập tại công ty trong thời gian qua Đặc biệt em xin gửi lời cám

ơn tới các cô chú và các anh chị: Vũ Ngọc Hưởng, Lê Thị Tuyến, Nguyễn Thị Hà đãnhiệt tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ và chỉ dạy nhữngkinh nghiệm quý báu trong quá trình em kiến tập tại công ty

Em xin chân thành cám ơn thầy Nguyễn Cương – người đã hết lòng hướng dẫn,đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong quá trình viết đề tài

Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian kiến tập ngắn cùng với

sự hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo kiến tập này không tránh khỏi những sai sót.Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2012

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Vân Anh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XNK KHOÁNG SẢN ĐÔNG DƯƠNG

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương

Tên tiếng Anh: DONG DUONG MINERAL IMPORT EXPORT COMPANY

LIMITED

Loại hình: công ty trách nhiệm hữu hạn

Địa chỉ: số 5/56 ngõ 105 phố Doãn Kế Thiện, phường Mai Dịch, Cầu Giấy, HàNội

Mã số thuế : 0105283726

Số giấy phép đăng ký kinh doanh : 0105283784

Ngày đăng ký kinh doanh : 16/05/2011

Người đại diện : Nguyễn Văn Tuân

Liên hệ: + Điện thoại : 008-4-73035888

+ Fax : 008-4-37938083

Lĩnh vực hoạt động : Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

Danh mục các sản phẩm kinh doanh: Ferro Silicon dạng cục; Ferro Manganese,Silicon Metal, Silicon Carbide

Email: dongduong.imex@gmail.com.

Được chính thức thành lập vào năm 2011, nhưng Công ty XNK Khoáng SảnĐông Dương đã nhanh chóng trở thành một trong những công ty có uy tín tại Việt Namchuyên kinh doanh các dòng sản phâm về Fero Tuy chỉ mới thành lập nhưng nhờ vàophương châm lấy chữ tín làm trọng, lấy quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng làmmục tiêu hàng đầu cùng với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và có trình độ chuyên môncao, công ty đã từng bước ổn định và phát triển lớn mạnh, đáp ứng được hầu hết nhữngyêu cầu khắt khe của thị trường

1.2 Các dòng sản phẩm chủ yếu và khả năng cung ứng của công ty

1.2.1 FeSi 75%:

Hàm lượng Si tối thiểu là 75%, hàm lượng Al tối đa là 2.0%, hàm lượng C tối

đa là 0.2%, hàm lượng S-0.02%, hàm lượng P tối đa là 0.04%

1.2.2 FeSi 72%:

Hàm lượng Si tối thiểu là 72%, hàm lượng Al tối đa là 2.0%, hàm lượng C tối

đa là 0.2%, hàm lượng S-0.02%, hàm lượng P tối đa là 0.04%

1 2.3 FeSi 65%:

Hàm lượng Si tối thiểu là 65%, hàm lượng Al tối đa là 2.0%, hàm lượng C tối

đa là 0.2%, hàm lượng S-0.02%, hàm lượng P tối đa là 0.04%

Khả năng cung ứng FeSi của công ty là : 2000 MT/tháng

BAN GIÁM ĐỐC

P TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

P.XUẤT NHẬP KHẨU

2 Bộ máy tổ chức hành chính của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng

Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương tổ chức theo môhình trực tuyến chức năng, quyền quyết định tập trung chủ yếu ở Ban giám đốc, tráchnhiệm quản lý do các phòng ban chức năng, các trưởng phòng thực hiện

NHÂN VIÊN LÀM CHỨNG TỪ

NHÂN VIÊN HIỆN TRƯỜNG

Để thống nhất công tác quản lý, tạo sự xuyên suốt trong quá trình điều hànhhoạt động cũng như nâng cao tính hiệu quả từng chức năng và nhiệm vụ của các phòngban, Ban lãnh đạo được qui định như sau:

2.1 Ban giám đốc

Trực tiếp tổ chức và điều hành những hoạt động của công ty theo đúng luật,đúng điều lệ của công ty Đồng thời xác định mục tiêu, xây dựng phương hướng pháttriển của công ty ở mọi lĩnh vực công tác kế hoạch, tài chính, đầu tư phát triển

2.2 Bộ phận kế toán

Ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo quy định củapháp luật, phản ánh chân thực chính xác các số liệu về tình hình hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty

Tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhànước theo quy định của pháp luật, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc sử dụng vốn, tàisản và vật tư sai mục đích

Quản lý ngân sách các phòng ban, theo dõi tình hình hoạt động của công ty dựavào các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận

Tiến hành các hoạt động nhằm chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hànghiện tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác những khách hàng tiềm năng khác

Phòng xuất nhập khẩu chia làm 2 mảng nhỏ là nhân viên chuyên hàng container

và nhân viên chuyên hàng lẻ Mỗi loại có các nhân viên chứng từ ở văn phòng và nhânviên đi thực tế

CHƯƠNG 2

QUY TRÌNH THANH TOÁN BẰNG L/C KHI XUẤT KHẨU

KHOÁNG SẢN TẠI CÔNG TY XNK KHOÁNG SẢN ĐÔNGDƯƠNG

Trong hầu hết các hợp đồng xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sảnĐông Dương thì khâu thanh toán chủ yếu là bằng phương thức L/C (phương thức tíndụng chứng từ) và tất cả đều dùng L/C không huỷ ngang để thanh toán Trong phươngthức này, ngân hàng không chỉ là người trung gian thu hộ chi hộ mà còn là người đạidiện bên nhập khẩu và thanh toán tiền hàng cho công ty Nhờ những ưu điểm đó,phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đã trở thành phương thức thanh toán hữuhiệu cho cả hai bên Phương thức thanh toán tín dung chứng từ là một sự thỏa thuận màtrong đó một Ngân hàng (ngân hàng mở tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (ngườixin mở tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho người thứ ba (người hưởnglợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trongphạn vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từthanh toán phù hơp với những quy định đề ra trong thư tín dụng Qua quá trình tìmhiểu thực tế, em xin phân tích quy trình thanh toán bằng L/C khi thực hiện hợp đồngxuất khẩu số DD/WH01- 2012 ngày 25/05/2012

1 Giới thiệu chung về hợp đồng số DD/WH01- 2012

 Hợp đồng: xuất khẩu FeSi số DD/WH01- 2012 ngày 15/05/2012, ngày hết hạn32/12/2012

 Bên bán: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương

 Bên mua: STRONG CROWN TRADING LIMITED (Đài Loan)

 Tên hàng, quy cách phẩm chất: Fero silic dạng cục hàm lượng Si >=75%, hàngmới 100%, mã số hàng hoá là 72022100 có xuất xứ từ Trung Quốc với số lương 100mét tấn( +/-5%)

 Giá cả: 1273 USD/ mét tấn

 Đặc điểm chuyên chở: chở bằng 5 container 20 feet.

 Cảng xếp hàng: cảng Hải Phòng, Việt Nam

 Cảng dỡ hàng: cảng Kaohsiung, Đài Loan

 Điều kiện giao hàng: CNF

 Loại hình: XTA20 Tái xuất (hàng tạm nhập tái xuất)

 Phương thức thanh toán: bằng L/C không huỷ ngang, trả ngay bằng điện/điệnbáo thông qua một ngân hàng có uy tín tại Đài Loan và L/C phải được mở trong vòng 8ngày kể từ ngày kí hợp đồng

2 Quy trình thanh toán bằng L/C tại Công ty XNK Khoáng Sản Đông Dương

Sơ đồ 2.1 Quy trình tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ

(2)

(1) (3)

(6)(5)

(4) Chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng phát hành ở nước người mua

(5) Tiến hành thủ tục thanh toán

(6) Chuyển bộ chứng từ giao hàng cho người mua đi nhận hàng

Theo như sơ đồ trên, khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, yêu cầu thanh toán bằngL/C thì công ty phải tiến hành các công việc sau:

2.1 Tiếp nhận thông báo L/C và sửa đổi L/C (nếu có)

Sơ đồ 2.2 Quy trình thông báo L/C

yêu cầu phát hành L/C

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp) Trong đó:

 Ngân hàng phát hành là LAND BANK của Đài Loan

 Ngân hàng trung gian là CITIBANK, địa chỉ 17 Ngô Quyền, Hà Nội

 Ngân hàng thông báo là Ngân hàng TMCP Quân Đội MBBANK, chi nhánhThăng Long, địa chỉ 164 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội

Sau khi kí hợp đồng, công ty phải nhanh chóng giục người mua mở L/C Ngânhàng phát hành (mở) L/C sẽ mở L/C theo yêu cầu của người mua và thông qua ngânhàng trung gian ở Việt Nam là CITIBANK chuyển bản L/C gốc cho ngân hàng thôngbáo là ngân hàng TMCP Quân Đội MBBANK Khi nhận được điện thông báo thư tíndụng cùng bản L/C gốc, MBBANK sẽ chuyển toàn bộ nội dung thư tín dụng đã nhậnđược cho công ty dưới hình thức văn bản

Ngân hàng thông báo chỉ phải chịu trách nhiệm chuyển nguyên văn bản bứcđiện đó Ở cuối bức điện có ghi rõ: “This is solely an advice and conveys no

NGÂN HÀNG

PHÁT HÀNH

NGÂN HÀNGTRUNG GIAN

NGÂN HÀNGTHÔNG BÁO

CÔNG TY

NGƯỜI MUA

engagement by us” (thông báo này cùng với thư tín dụng gửi tới quý công ty khôngkèm theo bất kì cam kết nào từ phía chúng tôi) Công ty cần phải theo dõi các bức điệnbáo, telex, fax hàng ngày để nhận được thông báo một cách kịp thời Công ty phải trảphí thông báo cho ngân hàng TMCP Quân Đội (đã bao gồm VAT) là 55USD.

Thông báo này phải tuân thủ “Quy tắc thực hành thống nhất về Tín dụng chứngtừ” bản sửa đổi năm 2007, số 600 của Phòng Thương mại Quốc Tế (UCP 600)

2.2 Kiểm tra tính pháp lí của L/C

Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tíndụng chứng từ Nếu không phát hiện được sự phù hợp giữa L/C với hợp đồng mà công

ty cứ tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì sẽ không đòi được tiền, ngược lại nếu giaohàng theo yêu cầu của L/C thì sẽ vi phạm hợp đồng Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồngmua bán đã thoả thuận giữa công ty và bên Đài Loan Công ty cần phải đối chiếu kĩ vớihợp đồng xem có điều khoản nào khác với các quy định trong hợp đồng họăc có gâybất lợi cho mình không Trong trường hợp không đồng ý với bất cứ điều khoản hayđiều kiện nào hoặc vì một lý do nào đó mà không có khả năng thực hiện bất cứ mộtđiều khoản nào của Thư tín dụng thì công ty phải cử người liên hệ ngay với người yêucầu phát hành Thư tín dụng và yêu cầu họ sửa đổi cho phù hợp

Các nội dung L/C cần kiểm tra kỹ:

(1) Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C

Mỗi L/C đều có số hiệu riêng dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên qua đến L/

C và để ghi vào các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ thanh toán Số hiệu L/Ctheo hợp đồng này là 2XOBU1/00142/051

Ðịa điểm mở L/C: có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranhchấp ( nếu có), theo thông báo công ty nhận được thì địa điểm mở là Đài Loan (nướcngười nhập khẩu)

Ngày mở L/C : là căn cứ để công ty kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở L/Cđúng hạn hay không Ngày phát hành là 23/5/2012 đã đúng như yêu cầu trong hợpđồng (L/C phải được mở trong vòng 8 ngày kể từ ngày kí hợp đồng 15/5/2012)

(2) Tên ngân hàng mở L/C (opened by )

Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra xem tên và địa chỉ ngân hàng mở L/C có thật

không Còn công ty kiểm tra xem L/C có được mở đúng tại ngân hàng như đã thoảthuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không Theo như bản thông báo thì L/

C được mở tại ngân hàng LAND BANK của Đài Loan, và hoàn toàn phù hợp với yêucầu của hợp đồng là L/C phải được mở tại một ngân hàng có uy tín

(3) Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo

Ngân hàng thông báo là ngân hàng TMCP Quân Đội MBBANK, chi nhánhThăng Long, địa chỉ 164 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội, mã SWIFT:MSCBVNVX

(4) Tên và địa chỉ người thụ hưởng (in favor of )

Công ty phải kiểm tra tên và địa chỉ của mình có chính xác không Trong bản

thông báo là DONG DUONG MINERAL IMPORT EXPORT (Công ty TNHH Xuất

Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương, số 5/56 ngõ 105 phố Doãn Kế Thiện, phườngMai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội) là hoàn toàn phù hợp

(5) Tên và địa chỉ người mở L/C (by order of )

Theo bản thông báo là công ty nhập khẩu STRONG CROWN TRADINGLIMITED tại Đài Loan mở

(6) Số tiền của L/C ( amount)

Số tiền của L/C vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và đã thống nhất với nhau.Tên của đơn vị tiền tệ ghi rõ ràng, công ty phải kiểm tra kỹ xem có phù hợp với hợpđồng không Trong bản thông báo là 127300 USD và trong hợp đồng là 127300 USD(+/- 5%)

(7) Loại L/C ( form of documentary credit)

Trong mục 10A (form of doc credit) có ghi rõ loại L/C là irrecocable (L/Ckhông huỷ ngang) Điều này hoàn toàn trùng khớp với bản hợp đồng và không gây ra

bất cứ khó khăn nào cho công ty cũng như đảm bảo sự an toàn cho lô hàng Với loại L/

C này công ty có thể yên tâm rằng L/C muốn được sửa đổi thì phải được sự đồng ý củacông ty

(8) Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C

Khi kiểm tra phải lưu ý: Ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày mở L/C ( date

of issue) và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý, thường được tính bằngkhoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người bán,cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng

mở L/C Trong đó:

- Ngày mở L/C là 23/5/2012

- Ngày giao hàng muộn nhất là 15/6/2012

- Ngày hết hiệu lực của L/C là 15/7/2012

- Thời gian lập bộ chứng từ của công ty trung bình khoảng 4-6 ngày

- Thời gian lưu giữ chứng từ tại MBBANK là 2 ngày

- Số ngày chuyển chứng từ bằng chuyển phát nhanh DHL từ Việt Nam đi ĐàiLoan mất khoảng 3-4

- Số ngày chuyển chứng từ bằng thư đảm bảo từ VIệt Nam đến Đài Loan hết 6-8ngày

Như vậy khoảng thời gian từ khi giao hàng đến khi ngân hàng phát hành nhậnđược bộ chứng từ của công ty nhiều nhất mất 20 ngày trong khi đó 30 ngày sau ngàygiao hàng muộn nhất thì L/C mới hết hiệu lực Điều này cho thấy công ty hoàn toàn cóthể thực hiện được hợp đồng này

Ðịa điểm hết hiệu lực : in beneficiary country (tại nước người thụ hưởng hay tạiViệt Nam)

(9) Thời hạn giao hàng ( shipment date or time of delivery)

Công ty cần phải kiểm tra xem thời gian giao hàng quy định hợp đồng và trongL/C có trùng khớp với nhau không Nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty đã