Ban Kiểm soát báo cáo quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban nh- sau: I... Việc thực hiện các quy định của Điều lệ Công ty và của pháp luật trong hoạt động của HĐQT : HĐQT Côn
Trang 1Số: /XMHM-BKS Hoàng Mai, ngày 09 tháng 4 năm 2013
Báo cáo Hoạt động của Ban Kiểm soát
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Kiểm soát đ-ợc qui
định trong Điều lệ Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai;
Căn cứ vào báo cáo quyết toán tài chính đã đ-ợc kiểm toán cho kỳ hoạt
động từ ngày 01/01/2012 đến hết ngày 31/12/2012 do đơn vị (Công ty) xuất trình cho Ban Kiểm soát
Ban Kiểm soát báo cáo quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban nh- sau:
I Kết quả giám sát thực hiện nghị quyết đại hội đồng cổ đông năm 2012:
- Công ty đã thực hiện phân phối lợi nhuận năm 2011và đã trả cổ tức 10%/năm cho cổ đông theo đúng Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn;
- Công ty đã thực hiện trích quỹ dự phòng tài chính và quỹ dự trữ bổ sung vốn theo Điều lệ Công ty là : 6.478.829.912 đồng
- Công ty đã thực hiện trích, th-ởng cho Ban điều hành: 500.000.000 đồng
- Công ty đã trích Quỹ đầu t- phát triển: 30.390.481.618 đồng
- Công ty đã trích Quỹ Khen th-ởng, phúc lợi: 23.586.902.500 đồng
- Lựa chọn đơn vị Kiểm toán: Công ty đã chọn Công ty TNHH kiểm toán
An Phú, thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính năm 2012
- Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu năm 2012:
thông qua
Kết quả
thực hiện
Tỷ lệ %
Trang 2II Đánh giá quá trình hoạt động của Hội đồng quản trị
1 Việc thực hiện các quy định của Điều lệ Công ty và của pháp luật trong hoạt động của HĐQT :
HĐQT Công ty đã tổ chức họp theo hình thức nghị sự trực tiếp các cuộc họp
định kỳ và một số cuộc họp bất th-ờng, để bàn thảo những vấn đề quan trọng cấp bách
Thành phần và số l-ợng thành viên dự họp, chuẩn bị tài liệu và gửi tài liệu, bàn thảo và biểu quyết thông qua quyết định tại cuộc họp nghị sự trực tiếp đ-ợc thực hiện theo quy định
Một số quyết định HĐQT thông qua theo hình thức nghị quyết luân chuyển thực hiện đảm bảo theo quy trình Điều lệ quy định
2 Các quyết định thông qua về tổ chức bộ máy:
Năm 2012 HĐQT đã ban hành một số Quyết định về tổ chức bộ máy và nhân
sự của Công ty để phù hợp với tình hình thực tế và quá trình phát triển Công ty:
- Điều chỉnh tổ chức bộ mỏy của Cụng ty từ 19 đơn vị thành 21 đơn vị thành th m 2 đơn vị): Phũng Cụng nghệ Thụng tin và Phũng Kỹ thu t An toàn Trong 21 đơn vị trực thuộc Cụng ty cú 2 đơn vị Xớ nghiệ ) tổ chức bộ mỏy với hỡnh thức bỏo sổ:
+ Xớ nghiệ Ti u thụ;
+ Xớ nghiệ B tụng và Xõy dựng
- Quy định ại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số đơn vị và xõy dựng mới chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc đơn vị mới thành
Hội đồng quản trị thực hiện giám sát đối với Giám đốc điều hành và các cán
bộ quản lý Công ty thông qua chế độ báo cáo th-ờng kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu
III Đánh giá hoạt động của Ban Giám đốc và bộ máy quản lý Công ty
Ban giám đốc đã tổ chức thực hiện các Nghị quyết do Đại hội đồng cổ đông
và HĐQT ban hành
Hàng thỏng, hàng quý Ban điều hành Cụng ty đó hõn tớch nguy n nhõn àm tăng giảm ợi nhu n đối với kế hoạch thỏng, quý trước nhằm tỡm biện hỏ khắc hục nguy n nhõn àm giảm ợi nhu n và hỏt huy yếu tố àm tăng ợi nhu n, từ
đú xõy dựng kế hoạch SXKD thỏng và quý sau
1 Tổ chức bộ máy và nhân sự
Theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh từng thời kỳ khác nhau, năm
2012 Hội đồng quản trị:
- Bổ nhiệm 9 người giữ chức vụ trưởng hũng, hụ trỏch hũng, quyền trưởng hũng và tương đương 10 người giữ chức vụ hú trưởng hũng và tương đương, uõn chuyển 12 ượt người à trưởng, hú hũng và tương đương, miễn nhiệm 02 trưởng hũng và tương đương;
Trang 3- Tuyển dụng 15 người cú trỡnh độ chuy n mụn cao, cú15 người chấm dứt hợ đồng ao động đến ngày 31/12/2012 tổng số ao động à 979 người
- Thi hành kỷ u t ao động: 21 ượt người, trong đú: 15 ượt người khiển trỏch, 3 ượt người chuyển àm cụng việc khỏc cú mức ương thấ hơn; 3 ượt người cỏch chức, trong đú cỏch chức 1 trưởng hũng và 1 hú trưởng hũng, nhằm đảm bảo thực hiện nghi m nội quy ao động và cỏc quy định của Cụng ty;
Quy trình, thủ tục ban hành quyết định của HĐQT của Giám đốc điều hành,
đúng quy định của Điều lệ và các quy định nội bộ của Công ty
2 Tổ chức vận hành thiết bị :
Toàn bộ nhà máy trong năm 2012 hoạt động không ổn định, vì:
- Cụng đoạn ũ: dừng lò xây gạch nhiều lần, số lần dừng lò trong năm 60 lần (với tổng thời gian khoảng 1.200 giờ, tương đương 50 ngày) trong đó: 32 lần do sự số điện, 28 lần do sự cố công nghệ và do sự cố cơ
- Cỏc cụng đoạn khỏc : nghiền iệu, nghiền than và nghiền xi măng, hoạt động bỡnh thường
- Năng suất trung bỡnh của từng cụng đoạn đạt được năng suất thiết kế
- Mỏc nền C inker b/quõn tương đối thấ (47,58N/), trong năm cú sự khiếu kiện của khỏch hàng về việc mỏc nền C inker thấ , CTy đó cú biện hỏ khắc hục
3 Công tác sửa chữa thiết bị:
Ngân sách sửa chữa thiết bị năm 2012, Tổng công ty phê duyệt là 73,4 tỷ
đồng, trong đú sửa chữa ớn: 38,1 tỷ đồng và sửa chữa thường xuy n: 35,2 tỷ đồng Cụng ty thực hiện chi phí sủa chữa là 56,8 tỷ đồng, trong đó :
- Chi phí SCL là quyết toỏn năm 2012 : 26,2 tỷ đồng; hõn bổ sang năm
2013 à 8,3 tỷ đồng
- Chi phí SCTX là : 22,3 tỷ đồng
Nh- vậy chi phí sữa chữa của Công ty đã giảm đáng kể và thấp hơn so với ngân sách duyệt là 16,6 tỷ đồng
Cỏc oại v t tư c sau khi sửa chữa đều được nh ại kho, cú hiếu nh
đ y đủ, khi thanh ý đ ng quy chế, quy định của Cụng ty
4 Tổ chức thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật:
Cỏc chỉ ti u, tiờu hao :
- Tiờu hao than 899,95 KCL /T.clk, cao hơn so với định mức Tổng cụng ty giao 870 KCL/T.clk
- Ti u hao d u FO 0,86 kg/T.clk, thấ hơn so với định mức đề ra à 1,1 kg/T.clk
- Cỏc chỉ ti u ti u hao khỏc như: Quặng sắt, thạch cao vv… đều thấ hơn
so với định mức
Trang 45 Chất l-ợng sản phẩm:
Chất l-ợng Clinker đã đ-ợc nâng cao nh-ng vẫn ch-a đáp ứng đ-ợc yêu cầu của Công ty và vẫn cũn cú sự hản ỏnh của khỏch hàng
Chất l-ợng xi măng sản xuất đảm bảo tiêu chuẩn Việt Nam, màu sắc xi măng đã đó đỏ ứng được thị hiếu của người ti u dựng
6 Công tác cung ứng vật t- phụ tùng thiết bị năm 2012:
- Kế hoạch mua sắm vật t- phụ tùng theo ngân sách là: 38,65 tỷ đồng
- Tổng số vật t- phụ tùng thực tế đã mua sắm là : 39,5 tỷ đồng, trong đó :
+) Phụ tùng cơ khí : 19,4 tỷ đồng
+) Phụ tùng điện : 6,1 tỷ đồng
+) Phụ tùng xe máy mỏ : 11,5 tỷ đồng
+) V t tư khỏc : 2,5 tỷ đồng
Vật t- phụ tùng mua sắm trong năm 2012 tăng là 0,85 tỷ đồng
- Tổng giá trị vật t- phụ tùng tồn kho đến 31/12/2012 là : 208,5 tỷ đồng Trong đó : Phụ tùng thiết bị cơ là : 120,0 tỷ đồng
Phu tu ng điện : 55,6 tỷ đồng
Sắt thép : 4,2 tỷ đồng
Phu tu ng xe máy mỏ : 28,7 tỷ đồng
7 Công tác tiêu thụ:
Năm 2012 Công ty tiêu thụ đạt 98% so với kế hoạch Tình hình thị phần tiêu thụ tăng, giảm ở từng địa bàn, nh- sau:
- Địa bàn giảm: Nam Trung bộ (-9%), Bắc Trung bộ (- 45%), Trung Trung
bộ (-25%)
- Địa bàn tăng: Hà Tĩnh (+6%), Nghệ An (+5%), Thanh Hóa (+1%), Phía Bắc (+37%)
8 Giải quyết đơn th- khiếu nại, tố cáo :
- Năm 2012 Công ty có 01 đơn th- khiếu nại, tố cáo của ng-ời lao động đối với Ban điều hành quản lý Công ty Việc giải quyết đơn th- này, HĐQT Cụng ty
đó thành tổ kiểm tra, xỏc minh nội dung đơn thư tố cỏo, kết quả xỏc minh HĐQT đó bỏo cỏo về Tổng cụng ty CN MX N; đồng thời Thanh tra BXD đó cú
và thực hiện Quyết định xỏc minh nội dung đơn thư tố cỏo quyết định số
3 8/QĐ-TTr ngày 20/12/2012 của Thanh traBXD), kết quả xỏc minh, Thanh tra BXD đó cú kết u n xỏc minh số 28/K -TTr ngày 04/02/2013; trong kết u n của
08 nội dung đơn thư tố cỏo, trong đú: cú 03 nội dung đơn nờu à cú cơ sở, nhưng
h u quả khụng cú gỡ nghi m tr ng và 05 nội dung đơn nờu à khụng cú cơ sở; ý kiến y u c u của Thanh tra BXD (đối với 03 nội dung đơn nờu à cú cơ sở), Cụng
ty kiểm điểm, r t kinhh nghiệm và chấn chỉnh, hoàn thiện một số thủ tục hỏ ý
để đảm bảo nhiệm vụ SXKD của Cụng ty
Trang 5IV Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và cẩn trọng
trong công tác kế toán thống kê và lập báo cáo tài chính
1 Công tác kế toán :
Báo cáo quyết toán tài chính của Công ty đ-ợc Công ty TNHH Kiểm toán
An Phú kiểm toán và đ-a ra ý kiến nhận xét nh- sau:
“Báo cáo tài chính đã phản ánh trung thực và hợp lý, trên các khía cạnh
trọng yếu, tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Vicem xi măng Hoàng Mai tại
ngày 31/12/2012 cũng nh- kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình l-u chuyển
tiền tệ cho năm tài chính kết thúc cùng ngày phù hợp với các Chuẩn mực kế toán
Việt Nam, chế độ kế toán Việt Nam và các quy định pháp lý có liên quan tới việc
lập và trình bày báo cáo tài chính”
2 Công tác kiểm kê tài sản :
Năm 2012 Công ty tổ chức kiểm kê và xử lý kiểm kê vật t-, sản phẩm, tiền
vốn, tài sản hiện có của Công ty theo định kỳ ngày 30/6 và ngày 31/12 cuối năm
3 Kết quả sản xuất kinh doanh:
Doanh thu thuần về bán hàng : 1.526.575.678.017 đ
Giá vốn hàng bán: 1.168.408.507.847 đ Doanh thu hoạt động tài chính: 4.344.283.821 đ
Chi phí tài chính : 103.665.209.517 đ
Trong đó : chi phí lãi vay : 103.372.878.328 đ
Chi phí bán hàng : 65.727.433.327 đ
Chi phí quản lý doanh nghiệp : 65.393.479.320 đ
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh : 127.725.331.827 đ
Thu nhập khác : 7.971.544.564 đ
Chi phí khác : 3.237.993.368 đ
Lợi nhuận khác : 4.733.551.196 đ
Tổng lợi nhuận kế toán tr-ớc thuế: 132.458.883.023 đ
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp: 112.709.291.971 đ
Lãi cơ bản trên cổ phiếu : 1.628 đ
4 Số d- tài sản và các quĩ tại thời điểm 31/12/2012
a, Tiền
- Tiền mặt và tiền gửi : 101.497.734.557 đ
b, Hàng tồn kho :
N iệu, iệu, CCDC, CPhớ SXKD dd, Th.Ph m : 425.014.596.128 đ
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho : (2.577.903.405) đ
c,Tài sản ngắn hạn khác :
d, Tài sản cố định
Trang 6Tài sản cố định hữu hình : 1.370.082.259.248 đ
- Nguyên giá : 2.760.807.209.510 đ
- Hao mòn luỹ kế : (1.390.724.950.262) đ
Tài sản cố định vô hình : 230.037.420 đ
- Nguyên giá 516.315.370 đ
- Hao mòn luỹ kế : (286.277.950) đ
Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 5.878.325.539 đ
e, Tài sản dài hạn khác :
- Chi phí trả tr-ớc dài hạn : : 55.361.919.310 đ
5 Tình hình công nợ thời điểm 31/12/2012
a Công nợ phải thu 157.139.633.834 đ
- Phải thu khách hàng : 143.758.967.584 đ
- Trả tr-ớc cho ng-ời bán : 9.407.173.717 đ
- Các khoản phải thu khác : 6.631.931.865 đ
- Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 2.658.439.332) đ
b, Công nợ phải trả: 1.213.163.238.055 đ
- Vay và nợ ngắn hạn : 607.069.780.331 đ
- Phải trả ng-ời bán : 150.730.387.205 đ
- Ng-ời mua trả tiền truớc : 2.537.154.168 đ
- Thuế và các khoản phải nộp nhà n-ớc : 18.306.097.827 đ
- Phải trả ng-ời lao động : 22.779.196.133 đ
- Chi phí phải trả : 27.719.043.686 đ
- Các khoản phải trả phải nộp khác : 31.004.092.645 đ
- Quỹ khen th-ởng phúc lợi : 11.299.337.011 đ
- Vay và nợ dài hạn : 326.227.277.494 đ
- Thuế thu nhập hoãn lại phải trả: 15.490.871.555 đ
6, Vốn chủ sở hữu : 931.668.903.590 đ
- Vốn đầu t- chủ sở hữu : 720.000.000.000 đ
- Thặng d- vốn cổ phần : 19.138.086.811 đ
- Cổ phiếu quỹ : (28.199.462.462) đ
- Quĩ đầu t- phát triển : 85.906.072.577 đ
- Quĩ dự phòng tài chính : 22.114.914.693 đ
- Lợi nhuận ch-a phân phối : : 112.709.291.971 đ
Trang 7
V Nhận xét và kiến nghị
1 Về sản xuất kinh doanh :
Công ty c n quan tõm hơn việc nghiên cứu làm chủ kỹ thuật, kiểm soát
đ-ợc các sự cố, hạn chế các lỗi dẫn đến phải dừng lò, để chạy lò ổn định, dài ngày
và duy trì mác nền clinker ở mức cao cho phép
- Giữ vững và phát triển thị tr-ờng cốt lõi cú hiệu quả kinh tế, duy trỡ cỏc thị tr-ờng mục tiêu để tăng doanh thu
- Tiếp tục nâng cao chất l-ợng phối liệu, chất l-ợng vận hành trung tâm, theo dõi sát tình hình hoạt động của các thiết bị để phòng ngừa sự cố, xử lý nhanh
sự cố, có ph-ơng án sửa chữa thiết bị sát với thực tế, phòng ngừa và xác định trách nhiệm đối với từng đơn vị, từng cá nhân khi để xảy ra sự cố
2 Quản lý chi phí, công nợ và cơ cẩu tổ chức của Công ty:
- ề cụng tỏc quản ý mua sắm v t tư, hụ tựng, thiết bị ẻ, đề nghị Cụng ty
c n thực hiện đ y đủ, kị thời nội dung y u c u tại cụng văn số 1508/XM N-TTrPCTN ngày 18/10/2012 của Tổng Cụng ty Cụng nghiệ xi măng iệt Nam, theo đú Công ty c n tiế tục rà soát toàn bộ v t tư tồn kho và có biện pháp xử lý triệt để số vật t- tồn kho, nhất là đối với số vật t- tồn đọng quỏ lớn, quỏ lõu khụng
cú nhu c u sử dụng hoặc khụng sử dụng được Đồng thời sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế cụ thể để gắn trỏch nhiệm, chế tài đối với t thể cỏ nhõn trong việc thực hiện xõy dựng ngõn sỏch và mua sắm v t tư để trỏnh tỡnh trạng dự trữ quỏ mức, gõy ứ đ ng vốn của Cụng ty
- Đề nghị Công ty tiếp tục quan tâm đến việc thu hồi công nợ, trỏnh để khách hàng lạm dụng tiền vốn của công ty
- Đề nghị Công ty cú biện hỏ thực hiện việc thu hồi tiền nợ đối với Cụng
ty Cổ h n xi măng Puzolan theo quyết định số 10/2012/KDTM-ST ngày 29/6/2012 của Tũa ỏn nhõn dõn Huyện Qu nh ưu
- Đề nghị Cụng ty tiế tục thực hiện ý kiến của Ban kiểm soỏt tại văn bản
số 06/XMHM-BKS ngày 19/12/2012 về việc xử ý trỏch nhiệm tài chớnh đối với
CB CN vi hạm kỷ u t gõy thiệt hại tài sản của ụng ty
3 Phân phối lợi nhuận:
Ban Kiểm soát thống nhất với ph-ơng án phân phối lợi nhuận của HĐQT
báo cáo tr-ớc đại hội cổ đông./
- HĐQT công ty;
- Ban GĐ công ty;
- Các thành viên BKS;
- Th- ký Cty;
- L-u VT, BKS
Trần Trung Tại