thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -sở tài nguyên môi trường nhà đất hà nội

Đặc biệt trong điều kiện hiện nay , việc đầu t xây dựng nhà ở căn hộ cao tầng tại các khu đô thị mới có cơ sở hạ tầng đồng bộ để đáp ứng nhu cầu nhà ở cho các đối tợng chính sách , những

Lời mở đầu

Thủ đô Hà Nội là trung tâm đầu não chính trị – hành chính quốc gia , trungtâm về văn hoá , khoa học , giáo dục , kinh tế và giao dịch quốc tế của cả n ớc Mộttrong những hoạt động nhằm góp phần xây dựng thủ đô , xây dựng xã hội chủ nghĩagiàu đẹp , văn minh , thanh lịch , hiện đại , đảm bảo vững chắc an ninh , chính trị ,quốc phòng , bảo tồn và phát huy tinh hoa văn hoá của thủ đô ngàn năm văn hiến ,nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân đó là phát triển nhà ở HàNội Nhận thức đợc vai trò và ý nghĩa to lớn trên , từ năm 1998 Thành phố Hà Nội đãthực hiện và phát triển các nhà ở theo chơng trình và kế hoạch Kết quả phát triểnnhà ở Hà Nội trong những năm gần đây đã có những chuyển biến đáng kể cả về khốilợng , quy mô đầu t và chất lợng ở - tạo tiền đề và mở ra một hớng phát triển chonhững năm sau Để góp phần vào những kết quả đã đạt đợc ở trên Sở Tài nguyên Môitrờng & Nhà đất Hà Nội đã đề ra một loạt các biện pháp cụ thể, tích cực nhằm mụctiêu phát triển đồng bộ và từng bớc hiện đại hoá hệ thống kết cấu hạ tầng đô thị , tăngcờng quản lý hạ tầng đô thị Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp - SởTài nguyên Môi trờng & Nhà đất thành phố Hà Nội ra đời trong mục tiêu chung ấy

và đã phát huy đợc vai trò tích cực của mình Đặc biệt trong điều kiện hiện nay , việc

đầu t xây dựng nhà ở căn hộ cao tầng tại các khu đô thị mới có cơ sở hạ tầng đồng bộ

để đáp ứng nhu cầu nhà ở cho các đối tợng chính sách , những ngời có thu nhậpthấp , thu nhập trung bình , tạo quỹ nhà cho việc di dân , giải phóng mặt bằng đang làmột trong những hớng u tiên , trọng tâm của chơng trình phát triển nhà ở Thành phố Mặc dù ra đời trong một thời gian cha lâu nhng ban đã đạt đợc những thành tựu vôcùng đáng khâm phục , quản lý và vận hành hàng loạt các công trình dự án trọng

điểm theo kế hoạch của thành phố Tuy nhiên , trong những năm tới để có thể đạt đợchiệu quả cao nhất công tác quản lý dự án tại ban thì một vấn đề đặt ra mang tính chấtthiết yếu , then chốt đó là phải nâng cao năng lực hoạt động ,hoàn thiện phơng phápquản lý , vận hành dự án

Trong quá trình thực tập tại BQLDA , nhờ sự quan tâm giúp đỡ của tập thể cán

bộ ban và sự hớng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hà em đã đợc trực tiếptìm hiểu tình hình thực tế của công tác quản lý dự án và hoàn thành đợc bản chuyên

đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản

lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Sở Tài nguyên Môi trờng Nhà đất Hà Nội ”

Chuyên đề bao gồm 3 chơng :

Chơng I : Lý luận chung về dự án đầu t và quản lý dự án

Chơng II : Thực trạng công tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộcNVNS cấp thời gian qua

Chơng III : Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự ántại Ban.

Trong quá trình nghiên cứu chắc chắn còn tồn tại nhiều thiếu sót , kính mong côgiáo và các bạn đọc , góp ý để em hoàn thiện bài viết

tế quốc dân những sự tăng trởng đáng tự hào thông qua việc thực hiện các dự án đầu

t , tuy nhiên trớc khi đi vào tìm hiểu các đặc điểm cũng nh lợi ích cuả đầu t , chúng

ta cần phải nắm đợc dự án đầu t là gì ?

1 Khái niệm dự án đầu t

Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích khác nhau mà có thể xemxét dự án đầu t trên các góc độ nh : xem xét về hình thức , về nội dung

Tuy nhiên trên phơng diện quản lý thì có thể định nghĩa dự án nh sau:

“Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duynhất.”

Nh vậy dự án đầu t là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn , vật t ,lao động đểtạo ra các kết quả tài chính , kinh tế xã hội trong một thời gian dài

Nhng dù có xét trên khía cạnh nào thì bao giờ một dự án đầu t cũng gồm bốnthành phần chính đợc minh hoạ qua sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 1: Các thành phần của một dự án đầu t

2 Đặc điểm của dự án

-Dự án có mục đích , mục tiêu rõ ràng

-Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn

-Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tơng tác phức tạp giữa các bộ phận quản lýchức năng với quản lý dự án

-Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc , độc đáo

-Môi trờng hoạt động va chạm

-Tính bất định và rủi ro cao

3.Tác dụng của dự án đầu t

-Đối với các cơ quan quản lý nhà nớc : dự án đầu t là cơ sở để thẩm định và ra quyết

định đầu t

-Trên góc độ các định chế tài chính : dự án đầu t là cơ sở để ra quyết định tài trợ vốncho dự án

-Trên góc độ chủ đầu t : dự án đầu t là căn cứ để xin phép đầu t và giấy phép hoạt

động , xin phép nhập khẩu máy móc vật t kỹ thuật , xin hơnggr các khoản u đãi đầu , xin gia nhập các khu chế xuất , khu công nghiệp , xin vay vốn của các định chế tàichính trong và ngoài nớc , là căn cứ để kêu gọi góp vốn hoặc phát hành các cổ phiếu ,trái phiếu…

t-4 Chu kỳ dự án đầu t

Chu kỳ của dự án đầu t là các bớc hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trảiqua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án đợc hoàn thành chấm dứthoạt động

Có thể minh hoạ sơ đồ chu kỳ của dự án đầu t nh sau :

Hoạt động

Nguồn lực

Sơ đồ 2 : Sơ đồ chu kỳ của dự án đầu t

Chu kỳ một dự án đầu t đợc thể hiện thông qua ba giai đoạn:

-Giai đoạn tiền đầu t (Chuẩn bị đầu t )

-Giai đoạn đầu t ( Thực hiện đầu t )

-Giai đoạn vận hành các kết quả đầu t (Sản xuất kinh doanh -sử dụng)

Mỗi giai đoạn lại đợc chia làm nhiều bớc , ta có thể minh hoạ bằng sơ đồ sau

thi(lập

dự án luận chứng kinh tế)

-Đánh giá và quyết

định(T hẩm

định DA)

Đàm phán và

ký kết các hợp

đồng

Thiết

kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình

Thi công xây lắp công trình

Chạy thử và nghiệm thu sử dụng

Sử dụng cha hết công suất

Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất

Công suất giảm dần và thanh lý

Sơ đồ 3: Các bớc trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án đầu t

Có thể thấy trong ba giai đoạn thì giai đoạn tiền đầu t tạo tiền đề và quyết định

sự thành công hay thất bại ở hai giai đoạn sau, đặc biệt là giai đoạn vận hành các kếtquả đầu t Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu t là việc xây dựng dự án đầu t Trong đó vấn đề chất lợng , tính chính xác của các kết quả nghiên cứu tính toán và dựtoán là quan trọng nhất

Đến giai đoạn thực hiện đầu t thì vấn đề thời gian là vấn đề quan trọng hơn vì

đây là yếu tố có ảnh hởng mang tính chất quyết định đến khả năng về vốn , thời cơcạnh tranh của sản phẩm …

Giai đoạn vận hành các kết quả đầu t thì việc tổ chức quản lý phát huy tác dụngcác kết quả của dự án là quan trọng vì nó ảnh hởng trực tiếp đến thời gian tồn tại cuả

dự án , hiệu quả của quá trình vận hành…

5 Phân loại dự án đầu t

Trong quá trình theo dõi , quản lý và đề ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệuquả của hoạt động đầu t ,ngời ta tiến hành phân loại các dự án đầu t theo các tiêuthức dựa trên đặc điểm hoạt động của chúng.Có các cách phân loại sau đây :

5.1 Theo cơ cấu tái sản xuất

Theo cách phân loại này thì dự án đầu t đợc phân thành dự án đầu t theo chiềurộng và dự án đầu t theo chiều sâu Trong đó đầu t theo chiều rộng có vốn lớn để khe

đọng lâu , thời gian thực hiện đầu t và thời gian thu hồi vốn lâu , tính chất kỹ thuậtphức tạp , độ mạo hiểm cao Còn đầu t theo chiều sâu đòi hỏi khối lợng vốn ít hơn ,thời gian thực hiện đầu t không lâu , độ mạo hiểm cũng thấp hơn so với đầu t theochiều rộng

5.2 Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội của dự án đầu t

Có hai loại chính là dự án đầu t phát triển sản xuất kinh doanh và dự án đầu tphát triển cơ sở hạ tầng , khoa học kỹ thuật Hai lĩnh vực dự án này có mối quan hệchặt chẽ ,bổ sung , tơng hỗ lẫn nhau Dự án đầu t phát triển khao học kỹ thuật và cơ

sở hạ tầng tạo điều kiện cho các dự án đầu t phát triển sản xuất kinh doanh đạt hiệuquả cao ,ngợc lại các dự án đầu t phát triển sản xuất kinh doanh sẽ tạo tiềm lực chocác dự án đầu t phát triển khoa học kỹ thuật , cơ sở hạ tầng

5.3 Theo giai đoạn hoạt động trong quá trình tái sản xuất xã hội

Ngời ta phân chia ra các dự án đầu t thơng mại và các dự án đầu t sảnxuất Tuy nhiên trong thực tế cũng nh trong công tác quản lý ngời ta thòng thích đầu

t vào dự án thuộc lĩnh vực thơng mại do vốn ít hơn thời gian thực hiện nhanh , độ rủi

ro ít hơn , thu hồi vốn đầu t nhanh , dự đoán dễ đạt độ chính xác cao Còn dự án đầu

t sản xuất do có vốn đầu t lớn , thời gian hoạt động dài hạn (>5 năm ), khả năng thuhồi vốn chậm , thời gian thực hiện đầu t lâu , độ mạo hiểm cao , tính chất kỹ thuậtphức tạp , chịu tác động của nhiều yếu tố bất định trong tơng lai nên yêu cầu phảichuẩn bị kỹ Nhng trong nền kinh tế , đứng trên giác độ điều tiết vĩ mô thì cả hai loạihình dự án trên đều cần phải đầu t cho hợp lý

5.4 Theo thời gian thực hiện và phát huy tác dụng

Ta có thể phân chia thành dự án đầu t ngắn hạn (dự án đầu t thơng mại ) và dự

án đầu t dài hạn (dự án đầu t sản xuất , đầu t phát triển khoa học công nghệ kỹ thuật, cơ sở hạ tầng )

5.5 Theo phân cấp quản lý

Điều lệ quản lý đầu t và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999/NĐ-CPngày 8/7/1999 của Thủ tớng Chính phủ phân chia dự án thành 3 nhóm A,B,C tuỳtheo tính chất và quy mô của dự án Trong đó dự án nhóm A do Thủ tớng chính phủquyết định , nhóm B và C do Bộ trởng , thủ trởng cơ quan ngang Bộ , cơ quan trựcthuộc chính phủ , UBND cấp tỉnh (và thành phố trực thuộc trung ơng ) quyết định 5.6 Theo nguồn vốn

Dựa vào cơ cấu nguồn vốn thì có thể phân chia dự án đầu t thành dự án đầu t

có vốn huy động trong nớc và dự án đầu t có vốn huy từ nớc ngoài.Việc phân loạinày cho thấy khả năng huy động vốn từ mỗi nguồn và vai trò của mỗi nguồn đối với

sự phát triển kinh tế xã hội của đất nớc

5.7 Theo vùng lãnh thổ

Cách phân loại dự án đầu t này sẽ là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền cóchính sách đầu t hợp lý và hiệu quả tạo ra sự đồng bộ trong đà phát triển kinh tế của

đất nớc

II Quản lý dự án đầu t

Trong những năm gần đây , khái niệm “dự án đầu t ” đã không còn là một thuậtngữ xa lạ đối với các nhà quản lý các cấp Có rất nhiều công việc trong các tổ chức ,cơ quan , doanh nghiệp đợc thực hiện dới hình thức dự án và điều đó đồng nghĩa vớiyêu cầu đặt ra là phải có đợc một hệ thống quản lý với các phơng pháp quản lý dự ánhiệu quả nhất Bởi lẽ trong quá trình thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế , sảnxuất kinh doanh và đời sống xã hội , dự án đầu t có một tầm quan trọng đặcbiệt Chính vì vậy đi kèm với nó phải xác định rõ quản lý dự án đầu t là gì ? Để hiểu

rõ đợc về quản lý dự án đầu t chúng ta hãy bắt đầu từ khái niệm quản lý dự án đầu t

1.Khái niệm quản lý dự án đầu t

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch , điều phối thời gian , nguồn lực và giámsát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thờihạn , trong phạm vi ngân sách đợc duyệt và đạt đợc các yêu cầu đã định về kỹ thuật

và chất lợng sản phẩm dịch vụ , bằng những phơng pháp và điều kiện tốt nhất chophép

Quản lý dự án bao gồm ba chức năng chủ yếu :

Lập kế hoạch

Điều phối thực hiện dự án

Giám sát

Các chức năng của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động

từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát , sau đó phản hồi cho việctái lập kế hoạch dự án nh sơ đồ dới đây

Sơ đồ 4 : Chu trình quản lý dự án

Trong đó :

Lập kế hoạch : Là giai đoạn xây dựng mục tiêu , xác định những công việc cần

đợc hoàn thành , nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một

kế hoạch hành động theo trật tự lô gic mà có thể biểu diễn dới dạng sơ đồ hệ thống

Điều phối thực hiện dự án : Là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiềnvốn , lao động , thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quan rlý về tiến độ thờigian ở giai đoạn này, các công việc của toàn bộ dự án sẽ đợc chi tiết hoá thời hạnthực hiện ,qua đó có thể biết đợc khi nào thì một công việc bắt đầu khi nào thì kếtthúc …

Giám sát : là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án , phân tích tình hìnhhoàn thành , giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

2.Đặc điểm của quản lý dự án đầu t

Quản lý dự án có những đặc điểm chủ yếu sau đây:

Thứ nhất : Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời Tổ chức quản lý dự án đợchình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Trong thời gian tồn tại dự

án , nhà quản lý dự án thờng hoạt động độc lập với phòng chức năng , sau khi kếtthúc dự án cần phải tiến hành phân công lại lao động , bố trí lại máy móc thiết bị Thứ hai :Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng Ngời đứng

đầu dự án và nhóm tham gia dự án là những ngời có trách nhiệm phối hợp mọi

Lập kế hoạch

-Thiết lập mục tiêu -Điều tra nguồn lực -Xây dựng kế hoạch

Giám sát

Đo l ờng kết quả

So sánh với mục tiêu

Báo cáo

Giải quyết các vấnđề

Điều phối thực hiện

Điều phối tiến độ thời gian

Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên

nguồn lực , mọi ngời từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mọi mụctiêu của dự án Nhng trong thực tế giữa họ thờng nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân

sự , chi phí , thời gian và mức độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật

3 Tác dụng của quản lý dự án

Phơng pháp quản lý dự án đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố nh sự nỗ lực ,tính tập thể , yêu cầu hợp tác…vì vậy nó có tác dụng rất lớn , dới đây xin đợc trìnhbày một số tác dụng chủ yếu nhất

-Liên kết tất cả các công việc , các hoạt động của dự án

-Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thờng xuyên , gắn bó giữa nhóm quản

lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

-Tăng cờng sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thànhviên tham gia dự án

-Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vớng mắc nảy sinh và điều chỉnhkịp thời trớc những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán đợc Tạođiều kiện choviệc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng

-Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lợng cao hơn

4 Những nhân tố ảnh hởng đến quản lý dự án

Quản lý dự án chịu ảnh hởng của rất nhiều yếu tố , tuy nhiên có thể tóm gọnphân loại hai hớng tác động đến quản lý dự án

4.1 Các nhân tố bên trong

Các nhân tố bên trong ảnh hởng đến công tác quản lý dự án bao gồm :

-Trình độ của cán bộ tham gia quản lý dự án

-Thông tin truyền tải trong quá trình thực hiện dự án

-Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý

-Mô hình quản lý tại đơn vị

Trong đó trình độ của cán bộ quản lý là quan trọng nhất đối với công tác quản

lý dự án bởi vì một dự án có thành công hay không là phụ thuộc vào trình độ chuyênmôn , năng lực tổ chức quản lý và kinh nghiệm thực tế của cán bộ quản lý Các yếu

tố thông tin cũng góp một phần không nhỏ vào quá trình quản lý Nếu thông tin sailệch , thiếu chính xác , hay bị chậm trễ thì dự án sẽ không thể đạt đợc các tiêu chuẩn

kỹ thuật cũng nh tiến độ thời gian.Dựa vào các thông tin nhận đợc từ các cán bộ thamgia dự án , các tổ chức t vấn , nhà thầu hay thông tin từ bên ngoài , nhà quản lý sẽnắm bắt đợc thực trạng của dự án từ đó có những điều chỉnh kịp thời các sai sót hoặc

đa ra các giải pháp khắc phục nhanh chóng nhất Bên cạnh đó cơ sở vật chất phục vụquá trình quản lý dự án cũng là một nhân tố ảnh hởng đến quá trình quản lý Nhàquản lý chỉ có thể thực hiện tốt công tác quản lý dự án khi có đủ các vật chất cầnthiết bởi vì quá trình quản lý dự án là một quá trình diễn ra trong một thời gian dài

và đòi hỏi sử dụng nhiều đến các phơng tiện vật chất Tuy nhiên , một yếu tố khôngthể không kể đến đó là việc áp dụng mô hình tổ chức quản lý dự án Tuỳ thuộc vàoquy mô dự án , thời gian thực hiện ,công nghệ sử dụng , nguồn lực , chi phí dự án …

mà lựa chọn mô hình quản lý cho phù hợp nhằm đảm bảo một mô hình quản lý năng

động , hiệu quả , phù hợp với những thay đổi của môi trờng cạnh tranh , công nghệquản lý và yêu cầu quản lý

4.2 Nhân tố bên ngoài

Bao gồm :

-Môi trờng luật pháp , chính sách

-Sự phối hợp của các cơ quan có liên quan

Có thể thấy rằng các nhân tố bên ngoài cũng có ảnh hởng không nhỏ đến côngtác quản lý dự án Môi trờng luật pháp ổn định , không có sự chồng chéo của các vănbản , không có hiện tợng nhũng nhiễu ,tiêu cực thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi chocông tác quản lý dự án Hơn nữa ,các chính sách về tài chính tiền tệ, về tiền l ơng …cũng ảnh hởng lớn đến quá trình quản lý Dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ ,

đảm bảo chất lợng hay không cũng phụ thuộc nhiều vào sự kết hợp của các cơ quan ,các cấp ngành có liên quan , nếu sự phối hợp đó là chặt chẽ , có khoa học thì sẽ là cơ

sở vững chắc góp phần tạo nên hiệu quả quản lý dự án

5 Nội dung quản lý dự án

Để quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất , ngời ta tiến hành xem xét trên rấtnhiều góc độ khác nhau , dới đây là những nội dung chính:

5.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án

a) Quản lý vĩ mô đối với dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý của nhà nớc đối với dự án bao gồm tổng thể cácbiện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành , hoạt động và kếtthúc dự án Nhà nớc tiến hành quản lý trên các nội dung nh quản lý tài chính : banhành các chính sách tài chính tiền tệ , lãi suất , thuế , lợi nhuận …hoặc quản lý quyhoạch , kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của ngành , vùng , nền kinh tế , đầu t Bêncạnh đó nhà nớc cũng ban hành các chính sách về lao động nh lơng , bảo hiểm xã hội, các nghĩa vụ lao động ,tiến hành các biện pháp quản lý về môi trờng nhằm đảm bảocho dự án đóng góp tích cực vào sự phát triển của đất nớc

b) Quản lý vi mô đối với dự án

Là quá trình quản lý những hoạt động cụ thể của dự án nh quản lý về thời gian ,

chi phí , nguồn vốn đầu t , rủi ro , quản lý hoạt động mua bán … Qúa trình quản lýnày đợc thực hiện trong suốt các giai đoạn của dự án từ khi chuẩn bị đầu t , thực hiện

đầu t đến giai đoạn vận hành các kết quả đầu t Khi tiến hành quản lý nhà quản lý

đều dựa trên ba mục tiêu cơ bản nhất đó là thời gian , chi phí và kết quả hoàn thành

5.2 Quản lý theo lĩnh vực , theo yếu tố quản lý

Quản lý dự án bao gồm những nội dung sau:

-Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian

-Xác định công việc -Dự tính thời gian -Quản lý tiến độ

-Đảm bảo chất l ợng -Quản lý chất l ợng

Quản lý nhân lực

-Lập kế hoạch nhân lực

-Tuyển dụng -Phát triển nhóm

-Phản ứng đối với rủi ro

Quản lý hoạt động cung ứng

-Kế hoạch cung ứng -Lựa chọn nhà cung ứng

-Quản lý hợp đồng -Quản lý tiến độ cung ứng

Trong đó :

Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tựlogic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể vàhoạch định một chơng trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnhvực quản lý khác nhau của dự án đã dợc kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

Quản lý phạm vi dự án là việc xác định , giám sát việc thực hiện mục đích ,mục tiêu của dự án , xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện ,công việc nào ngoài phạm vi của dự án

Quản lý thời gian dự án bao gồm việclập kế hoạch , phân phối và giám sát tiến

độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án

Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí , giám sát thực hiện chi phí theotiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án , là việc tổ chức , phân tích số liệu vàbáo cáo những thông tin về chi phí

Quản lý chất lợng dự án : là quá trình triển khai , giám sát những tiêu chuẩnchất lợng cho việc thực hiện dự án , đảm bảo chất lợng sản phẩm dự án phải đáp ứngmong ,muốn của chủ đầu t

Quản lý nhân lực là việc hớng dẫn , phối hợp những nỗ lực của mọi thành viêntham gia dự án vào việc hoàn thành những mục tiêu mà dự án cần thực hiện ,qua đó

có thể thấy đợc hiệu quả sử dụng lao động của dự án

Quản lý thông tin :là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cáchnhanh chóng nhất chính xác giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khác nhauQuản lý rủi ro : là việc xác định các yếu tố rủi ro dự án , lợng hoá mức đọ rủi ro

và có kế hoạch đối phó cũng nh quản lý từng loại rủi ro

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán : bao gồm việc lựa chọn , thơng lợng ,quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị , dịch

vụ… cần thiết cho dự án Qúa trình quản lý này đảm bảo cho dự án nhận đợc hànghoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án , tiến độcung , chất lợng cung nh thế nào?

5.3 Quản lý theo chu kỳ dự án

Dự án là một thực thể thống nhất , thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất

định nên các tổ chức , đơn vị thờng chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý cóhiệu quả Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm một số công việc nhất định và tổng hợp của các giai

đoạn này sẽ là một chu kỳ dự án Khi tiến hành quản lý theo chu kỳ dự án , các nhàquản lý tiến hành theo một số cách phân chia chu kỳ dự án chủ yếu dới đây:

*Phơng pháp 1:

Sơ đồ 6 : quản lý theo chu kỳ dự án (phơng pháp 1)

Phơng pháp này thờng đợc các nhà tài trợ áp dụng

*Phơng pháp 2:

Ngời ta chia chu kỳ dự án ra làm 5 giai đoạn và tiến hành quản lý từng giai

đoạn dự án Ta có thể xem xét sơ đồ dới đây:

1 Xác định dự

án 2 Lập kế hoạch

3.Tổ chức thực hiện dự án 4 Điều hành dự án 5 Kết thúc dự án

-Ước lợng thời gian , chi phí -Xây dựng sơ đồ mạng công việc -Đờng GANTT -Đánh giá dự án

-Xây dựng sơ

đồ tổ chức -Đào tạo cán bộ quản lý dự án -Xác định gói công việc

-Xác định loại hình quản lý

-Xác định công cụ quản lý

-Chuẩn bị các mẫu báo cáo

-Xem xét các bản kế hoạch

-Giải quyết vấn đề lao

Thẩm định dự án

Sơ đồ 8: Quản lý theo chu kỳ dự án ( phơng pháp 3)

Thông thờng chu kỳ của một dự án đầu t đợc chia làm 4 giai đoạn nh trên , và cácnhà quản lý tiến hành quản lý theo 4 giai đoạn cụ thể nh sau

 Giai đoạn xây dựng ý tởng : là giai đoạn bao gồm các bớc :

-Xác định mục tiêu , kết quả cuối cùng và phơng pháp thực hiện kết quả đó -Tập hợp số liệu , xác định nhu cầu , đánh giá độ rủi ro , dự tính nguồn lực , sosánh lựa chọn phơng án

-Phác thảo các kết quả và phơng pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế vềnguồn lực

-Phân công những cán bộ quản lý có đủ nhiệm vụ , chức năng quản lý dự án

 Giai đoạn phát triển

-Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết

-Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu

-Xin phê chuẩn thực hiện

 Giai đoạn triển khai

-Xem xét yêu cầu kỹ thuật cụ thể , so sánh đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị kỹthuật , mua các thiết bị chính

Chi phí

(lao động )

Thời gian

-Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án

-Kiểm tra lại sổ sách kế toán , tiến hành bàn giao và báo cáo

-Thanh quyết toán tài chính

-Bàn giao sổ tay hớng dẫn lắp đặt , các bản vẽ chi tiết

-Bàn giao dự án

-Bố trí lại công việc cho những ngời từng tham gia dự án

-Giải phóng và bố trí lại thiết bị

6 Các công cụ và phơng tiện quản lý dự án đầu t

6.1 Các công cụ quản lý dự án

6.1.1 Các công cụ quản lý vĩ mô của nhà nớc bao gồm

-Hệ thống pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu t : luật đầu t , luật xây dựng, luật đất đai, các nghị định của chính phủ , các quy chế quản lý đầu t xây dựng , quychế đấu thầu Bên cạnh đó , các Bộ chuyên ngành , UBND các tỉnh , thành phố cũngban hành các thông t , chỉ thị , quyết định hớng dẫn thực hiện quản lý đầu t

-Các chính sách và các đòn bẩy kinh tế nh chính sách giá cả , tiền lơng , các quy

định xuất nhập khẩu , thuế , tài chính tín dụng , tỷ giá hối đoái

-Các quy hoạch tổng thể và chi tiết của ngành và địa phơng về đầu t , về xâydựng , các danh mục kế hoạch dự án đầu t

-Các định mức và tiêu chuẩn quan trọng có liên quan đến lợi ích của toàn xã hội-Các thông tin về tình hình cung cầu , kinh nghiệm quản lý , giá cả , luật phápcủa nhà nớc và các vấn đề có liên quan đến đầu t

6.1.2.Các công cụ quản lý vi mô

-Chủ trơng , nội dung đầu t dự án (Quyết định đầu t ) đã đợc lập và phê chuẩnbởi các cơ quan có thẩm quyền trong đó là mục tiêu đầu t , nguồn vốn , quy mô dự án, tổng mức đầu t dự án , phơng thức và thời gian thực hiện cùng với sự phân côngtrách nhiệm cho các cơ quan và đơn vị có liên quan

-Các hợp đồng ký kết với các cá nhân và đơn vị trong quá trình thực hiện từngcông việc cụ thể của dự án

-Các báo cáo tình hình thực hiện dự án (giám định đầu t ) của từng tháng , quý ,năm và các tài liệu liên quan đến việc phân tích đánh giá kết quả , hiệu quả của hoạt

tựu của nó nh sử dụng hệ thống máy tính với các phần mềm chuyên dụng , hệ thống

lu trữ và xử lý thông tin hiện đại, hệ thống bu chính viễn thông , thông tin liên lạc …

7 Các hình thức quản lý dự án đầu t

Khi nói đến tổ chức chúng ta sẽ hình dung đến cơ cấu , bộ phận cũng nh tráchnhiệm , quyền hạn , có sự thống nhất về mục tiêu từ đó thống nhất trong hoạt độngnhằm mang lại hiệu quả trong công việc Để quản lý dự án các nhà quản lý sử dụngmột trong số 4 hình thức quản lý dự án đầu t theo quy định về quản lý đầu t và xâydựng nh sau :

7.1.Hình thức 1 : Chủ đầu t trực tiếp quản lý và thực hiện dự án

Đây là mô hình không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếptham gia điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếp quản lý điều hành Các nhà quản lý

dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kếtquả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn , t vấn cho chủ đầu t

Sơ đồ 9: Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án

Mô hình này đợc áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ , tính chất kỹ thuật đơngiản , không phức tạp lắm, phù hợp với chuyên môn của chủ đầu t , chủ đầu t có đủkhả năng , lực lợng , kỹ năng cho việc thực hiện dự án .Chi phí thực hiện ít hơn ,thông tin trực tiếp từ chủ đầu t đến ngời thực hiện Chủ đầu t chịu trách nhiệm trựctiếp về kết quả của mình

Sơ đồ 10 : Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

Đây là mô hình trong đó chủ đầu t giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủnhiệm điều hành dự án hoặc thuê một tổ chức có chuyên môn , có khả năng để điềuhành dự án Ban quản lý dự án đợc xem nh một khâu trung gian , mọi quyết địnhcủa chủ đầu t đến đơn vị thực hiện đều qua ban quản lý dự án Nói cách khác banquản lý dự án đợc xem nh một pháp nhân đại diện cho chủ đầu t ký hợp đồng , thanhtoán Khi áp dụng mô hình này chi phí quản lý sẽ tăng do phát sinh chi phí thuê vănphòng , chi phí cho việc trả tiền lơng cho nhân viên quản lý , đờng thông tin sẽ dàihơn do phải đi qua nhiều khâu trung gian ,tuy nhiên ban quản lý sẽ chịu trách nhiệmtrớc chủ đầu t về kết quả thực hiện dự án .Mô hình này áp dụng cho những dự ánquy mô đầu t lớn , đặc điểm kỹ thuật phức tạp , thời gian thực hiện đầu t kéo dài ởViệt Nam mô hình này thờng hay đợc áp dụng

7.3.Mô hình 3 : Mô hình chìa khoá trao tay

Sơ đồ 11: Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay

Trong công tác lập dự án chủ đầu t có thể tự lập dự án hoặc thuê t vấn Hìnhthức này đợc áp dụng khi chủ đầu t đợc phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiệntổng thầu tại một dự án Tổng thầu này có thể giao một số phần việc cho các nhàthầu phụ.Chất lợng công trình phụ thuộc rất lớn vào việc lựa chọn tổng thầu Hìnhthức này đợc áp dụng với những dự án có quy mô lớn , đặc điểm kỹ thuật phứctạp Chủ đầu t không phải giành nhiều thời gian cho việc điều hành dự án

7.4 Mô hình 4: Hình thức tự thực hiện , tự làm

Với hình thức này chủ đầu t không thuê các nhà quản lý dự án chuyên tráchlàm t vấn hoặc với vai trò trực tiếp quản lý điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếpthực hiện mọi công việc Chủ đầu t có đủ năng lực, kỹ năng chuyên môn để thực hiệncác công việc Chủ đầu t chịu trách nhiệm trớc pháp luật về kết quả , về chất lợng sảnphẩm Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô nhỏ nh dự án sửa chữa , cảitạo , nâng cấp hoặc những dự án có tính chất cụ thể nh nông nghiệp , thuỷ lợi

Chủ đầu t –chủ dự án

Thuê t vấn hoặc tự lập

dự án

Chọn tổng thầu (chủ nhiệm điều hành

dự án )

Tổ chức thực hiện dự án I hiện dự ánTổ chức thực II

Chủ đầu t

Tổ chức thực hiện

Tuy nhiên đối với lĩnh vực đầu t và xây dựng thì thờng chỉ áp dụng bốn mô hình

đầu tiên , 4 mô hình đó sẽ làm rõ vai trò , trách nhiệm giữa chủ đầu t với các nhàquản lý dự án chuyên nghiệp và đợc triển khai , xem xét trong qúa trình thực hiện

đầu t

Chơng II :Thực trạng công tác quản lý dự án đầu t tại

ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp

Sở Tài nguyên Môi trờng & Nhà đất Hà Nội

I Khái quát về ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp

1 Lịch sử hình thành và phát triển của BQLDA

sự ra đời của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp đợc căn cứ trên luật

tổ chức HĐND và UBND ,căn cứ vào nghị định số 42/CP ngày 16/7 /1996 của chínhphủ về việc ban hành điều lệ quản lý đầu t và xây dựng Bên cạnh đó còn dựa trên sự

đề nghị của trởng ban tổ chức chính quyền thành phố và giám đốc Sở nhà đất Hà Nội

và nhu cầu cần thiết để thực hiện đạt hiệu quả cao nhất các dự án đầu t và xây dựngthuộc nguồn vốn ngân sách cấp

1.2 Hình thức quản lý thực hiện dự án :

Ban quản lý dự án chuyên ngành tổ chức quản lý dự án theo hình thức chủ đầu

t trực tiếp quản lý và thực hiện dự án

1.3 Những thay đổi chính

Ban quản lý dự án đợc giao quản lý vốn từ nguồn vốn ngân sách Thành phốcấp để thanh toán cho các tổ chức : t vấn khảo sát ,thiết kế ,xây lắp ,cung ứng vật t- ,thiết bị …theo quy định tại điều lệ quản lý đầu t và xây dựng ban hành kèm theoNĐ số 42/CP Ngay sau khi có quyết định thành lập ban quản lý dự án ngày02/4/1998 ,ngày 2/6/1998 ,UBND thành phố Hà Nội , sở nhà đất lại tiếp tục ban hànhquy chế tạm thời về chức năng nhiệm vụ , tổ chức bộ máy và mối quan hệ của banquản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp cho Sở nhà đát Hà Nội , quy chế này đ-

ợc ban hành kèm theo QĐ số 1354/1998/QĐ -UB ngày 2/6/1998 của giám đốc Sởnhà đất Hà Nội Mặc dù ra đời trong một thời gian cha lâu nhng ban quản lý dự án

đã liên tục nhận đợc sự quan tâm của UBND thành phố Hà Nội cũng nh Sở nhà đất vàcác cấp chính quyền Ngày 13/5/2003 , UBND thành phố Hà Nội tiếp tục ra quyết

định số 62/ 2003 /QĐ -UB nhằm xác định lại chức năng , nhiệm vụ và tổ chức bộ

máy của ban quản lý dự án Bên cạnh đó , bản thân ban quản lý dự án cũng khôngngừng hoàn thiện công tác nhằm nâng cao hiệu quả công việc Ngày 22/9/2003 , banquản lý dự án đã ra thông báo số 660/TB –BQLDA về việc tăng cờng chế độ tráchnhiệm cá nhân của cán bộ công chức viên chức đối với công việc đợc giao

Từ khi thành lập , ban quản lý dự án là cơ quan tổ chức trực thuộc Sở nhà đất

Hà Nội , nhng đến năm 2003 , thực hiện quyết định số 45/2003/QĐ -TTg ngày02/04/2003 của Thủ tớng Chính phủ, ngày 28 /8/2003 UBND thành phố Hà Nội cóQĐ số 101 /2003 /QĐ -UB về việc thành lập Sở Tài nguyên Môi trờng và nhà đất HàNội thì ban quản lý dự án là cơ quan trực thuộc Sở tài nguyên môi trờng và nhà đất

Hà Nội Sau khi Sở tài nguyên Môi trờng và nhà đất Hà Nội đợc thành lập , ngày28/9/2004 , giám đốc Sở tài nguyên môi trờng và nhà đất Hà Nội đã ra quyết định số975/QĐ -TNMT&NĐ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ban quản

lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp đồng thời ban hành quy chế kèm theo trongcùng ngày Sự ra đời của ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp đã đóng góp một phầnkhông nhỏ trong sự thành công của các dự án đầu t xây dựng tạo nên đà phát triểnchung của toàn thành phố

2 Mối quan hệ công tác của ban quản lý dự án

- Với các sở ,ngành liên quan : ban quản lý dự án với t cách pháp nhân vànhiệm vụ đợc giao quan hệ với các sở ,ban, ngành , quận , huyện để triển khai cácnhiệm vụ , công tác khi có liên quan , đợc đề nghị giúp đỡ khi có yêu cầu

-Với các phòng địa chính –quản lý nhà quận , huyện , phờng xã để thực hiệnnhiệm vụ có liên quan và xử lý các vớng mắc trong quá trình triển khai dự án

- Với các phòng , ban cơ quan văn phòng Sở : Ban quản lý dự án có tráchnhiệm cùng với các phòng ban ,cơ quan văn phòng sở để phối hợp các hoạt độngphục vụ cho nhiệm vụ công tác đợc giao Các phòng ban có nhiệm vụ hớng dẫn , thụ

lý các văn bản có liên quan đến dự án trình Giám đốc Sở xác nhận trớc khi trìnhUBND thành phố phê duyệt ( thực hiện chức năng quản lý nhà nớc của cơ quan quản

lý chủ đầu t )

-Với các công ty quản lý nhà và kinh doanh xây dựng nhà : Ban quản lý dự ánphối hợp với các công ty , đợn vị thuộc sở để triển khai các nhiệm vụ đợc giao Cáccông ty có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi giúp dỡ ban quản lý dự án và thực hiệncác nhiệm vụ nh:

+Hàng năm các công ty quản lý nhà tập hợp nhu cầu sửa chữa nhà của năm tiếptheo thuộc quỹ nhà công ty quản lý theo biểu mẫu quy định của Sở tài nguyên môitrờng nhà đất Hà Nội gửi sang ban quản lý dự án của sở trong tuần cuối tháng 8 củanăm để ban tổng hợp nhu cầu vốn toàn ngành phối hợp với phòng kinh tế kế hoạch

sở , đề nghị giám đốc sở nhà đất bố trí sửa chữa cho vào kế hoạch của năm sau

+Các công ty quản lý nhà giới thiệu cho ban quản lý dự án những địa điểm ,những nhu cầu , khu vực có khả phát triển đợc quỹ nhà cho thành phố để ban quản lý

dự án điều tra tổng hợp đề nghị sở bố trí vốn đầu t chuản bị , vốn thực hiện cho các

dự án

+Các công ty quản lý nhà có trách nhiệm phối hợp thực hiện nhiệm vụ điều tracơ bản ban đầu và tham gia hội đồng giải phóng mặt bằng cung ban quản lý dự án

đối với những dự án phát triển nhà trên diện tích nhà cũ thuộc công ty quản lý

+Các công ty quản lý nhà có trách nhiệm giám sát việc thi công sửa chữa nhàcho thuê thuộc công ty quản lý với t cách là chủ nhà và đợc hổng chi phí t vấn giámsát có giấy phép hành nghề của công ty

+Các công ty quản lý nhà đợc u tiên nhận thầu các phần việc : điều tra , lập thiết

kế dự toán , giám sát thi công và thi công các dự án cải tạo phát triển diện tích nhà

đúng với giấy phép hành nghề của công ty

3 Cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án

3.1 Vị trí của ban quản lý dự án trong Sở tài nguyên môi tr ờng nhà đất Hà Nội Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp Sở tài nguyên môi trờng nhà

đất thành phố Hà Nội là một tổ chức sự nghiệp kinh tế , có t cách pháp nhân , đợc sửdụng con dấu riêng , mở tài khoản tại kho bạc theo quy định của nhà nớc và chịutrách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động của mình

Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp là một đơn vị sự nghiệptrực thuộc Sở tài nguyên môi trờng nhà đất Hà Nội Ta có thể xem xét vị trí của Bantrong Sở Tài nguyên Môi trờng Nhà đất Hà Nội qua sơ đồ dới đây :

Sơ đồ 13 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trờng Nhà đất Hà Nội

3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án

Giám đốcSở

Phó giám đốc

Các phòng ,ban -Phòng tổ chức hành chính

-Phòng quản lý tài nguyên

Phòng quản lý môi tr ờng

vụ hành chính

-Ban quản lý dự

án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp

-Trạm quan trắc môi tr ờng

-Trạm quan trắc

n ớc ngầm

Các doanh nghiệp trực thuộc quản lý nhà n ớc của Sở

-Công ty kinh doanh nhà số 1 -Công ty kinh doanh nhà số 2 -Công ty kinh doanh nhà số 3 -Công ty khảo sát và đo đạc Hà Nội

-Công ty địa chính Hà Nội

Sơ đồ 14: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban

3.3 Cụ thể cơ cấu tổ chức nh sau:

* Ban quản lý dự án có Giám đốc và một số Phó giám đốc

- Giám đốc ban quản lý dự án do UBND thành phố bổ nhiệm theo đề nghị của

sở Địa chính –Nhà đất Hà Nội

- Phó giám đốc ban quản lý dự án ,do sở địa chính -nhà đất Hà Nội bổ nhiệmtheo đề nghị của giám đốc ban và thực hiện theo quy trình hiện hành của nhà nớc vàthành phố

- Giám đốc , phó giám đốc và trởng phó phòng chuyên môn nghiệp vụ của banquản lý dự án đợc hởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo theo chế độ hiện hành của nhà nớc

Trớc mắt giao biên chế là 15 ngời , căn cứ vào tình hình thực tế của từng giai

đoạn triển khai thực hiện dự án cho phép ban đợc thực hiện chế độ ký hợp đồng lao

động nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Việc tiếp nhận cán bộ côngnhân viên chức và ký hợp đồng lao động thực hiện đúng quy định hiện hành của nhànớc và thành phố

4 Chức năng- nhiệm vụ của ban quản lý dự án

4 1 Chức năng nhiệm vụ khái quát

1 Ban quản lý dự án thực hiện các chức năng , nhiệm vụ của chủ đầu t về quản

lý thực hiện dự án từ khi lập , phê duyệt dự án đến khi bàn giao đa công trình vàokhai thác sử dụng

2 Ban quản lý dự án đợc giao quản lý vốn từ nguồn vốn ngân sách thành phốcấp để thực hiện dự án

3 Ban quản lý dự án hoạt động theo quy chế quản lý đầu t và xây dựng banhành kèm theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 và Nghị định số209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ và các văn bản quy định hiện hànhcủa nhà nớcvà thành phố về quản lý đầu t và xây dựng

4.2 Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Ban :

1.Ban quản lý dự án trực tiếp quản lý và thực hiện dự án theo các giai đoạn :

- Chuẩn bị đầu t

- Chuẩn bị thực hiện - Thực hiện đầu t

- Kết thúc đầu t ( nghiệm thu , bàn giao đa công trình vào sử dụng )

2.Ký hợp đồng với các tổ chức t vấn xây dựng để thực hiện các công việc sau :

- Điều tra khảo sát , lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (đối với dự án nhóm A), báo cáo khả thi các dự án đầu t (các dự án nhóm A còn lại ,dự án nhóm B, C)

- Lập thiết kế kỹ thuật –tổng dự toán các dự án đã đợc phê duyệt báo cáonghiên cứu khả thi hoặc danh mục công trình sửa chữa của cấp có thẩm quyền

- Lập kế hoạch đấu thầu

- Lập hồ sơ mời thầu xây lắp , mua sắm vật t thiết bị

3 Trình cấp có thẩm quyền phê duỵêt báo cáo nghiên cứu tiền khả thi , khả thi các

dự án đầu t hoặc danh mục công trình sửa chữa , hồ sơ thiết kế kỹ thuật – tổng dựtoán và kế hoạch đấu thầu dự án

4 Giải quyết các thủ tục có liên quan đến vấn đề đền bù giải phóng mặt bằng , cấp

đất và xin giấy phép xây dựng

5.Tổ chức đấu thầu và trình cấp có thẩm quyền công nhận đơn vị trúng thầu , kýhợp đồng thực hiện với các đơn vị đợc công nhận trúng thầu

6.Theo dõi kiểm tra và quyết toán hợp đồng kinh tế với các tổ chức nhận thầu củatất cả các giai đoạn

7.Tổ chức nghiệm thu , bàn giao đa công trình vào khai thác sử dụng Quản lý hồ sơhoàn công và giao hồ sơ có liên quan cho đơn vị đợc sử dụng , khai thác công trình

8 Lập báo cáo thực hiện vốn đầu t hàng quý , hàng tháng , hàng năm , quyết toánvốn đầu t công trình hoàn thành với chủ nhiệm điều hành dự án , giám đốc Sở tàinguyên môi trờng nhà đất Hà Nội và các cấp các ngành liên quan có thẩm quyền…

9 Công tác kế hoạch :

Ban căn cứ vào khả năng thực hiện kế hoạch của giám đốc Sở tài nguyên môitrờng nhà đất Hà Nội giao trong năm để xây dựng kế hoạch cho các năm tiếp theo vớicác mục tiêu cụ thể :

+ Kế hoạch vốn đầu t cho các dự án chuyển tiếp

+Kế hoạch vốn cho các dự án đã đủ điều kiện thực hiện

+Kế hoạch vốn cho các dự án sửa chữa các công trình đã đợc thẩm duyệt thiết

10 Chế độ thanh quyết toán :

- Mở sổ sách kế toán , theo dõi chính xác toàn bộ quá trình nhận vốn thanhtoán hoặc hoàn chỉnh thủ tục để cơ quan cấp phát vốn thanh toán cho các đơn vị theohợp đồng đã ký đúng chế độ kế toán hiện hành

- Thờng xuyên kiểm tra , đối chiếu tình hình thanh toán hoặc hoàn thành thủtục thanh toán của từng dự án để thanh toán kịp thời đúng quy định của các cơ quanquản lý nhà nớc

-Báo cáo kịp thời các trờng hợp vớng mắc hoặc mới phát sinh với cấp có thẩmquyền để có quyết định xử lý

- Lập và gửi báo cáo quyết toán năm các nguồn vốn theo đúng quy định củacác cơ quan quản lý tài chính theo quy định hiện hành của nhà nứơc , giám đốc banphải chịu trách nhiệm về tính chính xác , tính trung thực của các báo cáo

4.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ

*Phòng kế hoạch : Là bộ phận tham mu giúp việc cho lãnh đạo Ban về công tác kế

hoạch Các nhiệm vụ chính :

-Lập kế hoạch tác nghiệp quý , năm và chủ trì phối hợp với phòng quản lý giám sát

dự án thực hiện các công việc cho công tác chuẩn bị và thực hiện đầu t đối với dự án-Chủ trì thơng thảo hợp đồng kinh tế , phối hợp với phòng tổ chức hành chính (bộphận tài vụ )kiểm tra tính pháp lý , điều kiện cần và đủ khi trình giám đốc Ban ký cácloại hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhận thầu , khảo sát thiết kế , cung ứng vật t thiết

bị , xây lắp , t vấn

-Thực hiện công tác đấu thầu : chuẩn bị tài liệu pháp lý , kiểm tra hồ sơ mời thầu do

đơn vị t vấn lập hoặc soạn thảo hồ sơ mời thầu , tiếp nhận hồ sơ dự thầu , làm th kýhội đồng đấu thầu Chủ trì phối hợp với phòng tổ chức hành chính lập giá đấu thầutrình duyệt

-Thống kê theo dõi việc triển khai hợp đồng , điều chỉnh kịp thời chỉ tiêu kế hoạch ,

bố trí đủ vốn cho công trình

-Tổng hợp báo cáo tuần , tháng , quý, năm của toàn Ban

-Phối hợp với cán bộ quản lý giám sát dự án tiếp nhận nghiệm thu hồ sơ thiết kế , về

số lợng , tính đầy đủ , pháp lý của hồ sơ , lu giữ hồ sơ thiết kế , hợp đồng các văn bản

có liên quan đến kế hoạch đầu t

-Là thành viên của Ban trong các buổi nghiệm thu chuyển giai đoạn xây lắp , cácbuổi nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành

-Cùng phòng quản lý giám sát dự án lên kế hoạch tiến độ từng dự án , đôn đốc thựchiện tiến độ các dự án

*Phòng tổ chức hành chính :Tham mu giúp việc cho lãnh đạo Ban trong các công

tác : Tổ chức cán bộ , hành chính , quản trị , tài chính kế toán Nhiệm vụ cụ thể :

-Về tổ chức cán bộ , hành chính , quản trị : Lập các phơng án tổ chức cán bộ ,đề xuấtphơng án điều chỉnh , bổ sung cán bộ của các phòng trong Ban Giúp việc cho lãnh

đạo Ban trong công tác khen thởng , kỷ luật , chế độ tiền lơng đồng thời phối hợpvới các trởng phòng đề xuất với Giám đốc Ban phơng án giao việc cho từng cán bộphù hợp với từng giai đoạn từng bớc nâng cao điều kiện làm việc , công cụ làm việccủa cán bộ công nhân viên chức trong Ban

-Công tác tài chính kế toán :

+ Lập kế hoạch tài chính trong năm và từng giai đoạn theo quy định hiện hành

+ Giải quyết các vấn đề về định mức , đơn giá , chế độ chính sách và các vớng mắckhác để thực hiện tốt công tác thanh quyết toán

+Chịu trách nhiệm ký trình , kiểm tra thủ tục tạm ứng , thanh toán vốn đầu t Kiểmtra quyết toán công trình về thực hiện đơn giá , thực hiện chế độ thống kê , kế toán vàbáo cáo tình hình thực hiện đầu t theo quy định

+ Quản lý chi tiêu của Ban , lu giữ hồ sơ tài liệu kinh tế tài chính có liên quan đếncông tác tài chính của Ban

+ Là thành viên của Ban trong các buổi nghiệm thu chuyển giai đoạn xây lắp , cácbuổi nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành

*Phòng quản lý và giám sát dự án : Giúp lãnh đạo Ban về công tác quản lý chất

l-ợng , khối ll-ợng các dự án đảm bảo đúng điều lệ quản lý đầu t xây dựng và điều lệgiám sát kỹ thuật của chủ đầu t

-Tổ chức triển khai nhiệm vụ giám sát kỹ thuật , nghiệm thu khối lợng và chất lợngcông tác duy tu , xây lắp trong quá ttrình thực hiện dự án (kể cả trờng hợp Ban thuê

* Phòng giải phóng mặt bằng : Triển khai các công việc của chủ đầu t liên quan đến

-Phối hợp với phòng tổ chức hành chính thực hiện chi trả tiền đền bù GPMB , bố trítái định c cho ngời bị thu hồi đất

-Thực hiện các công việc khác để hoàn thành phần việc GPMB của các dự án

5 Chế độ làm việc nội bộ và chế độ giải quyết công việc

5.1.Chế độ giải quyết công việc:

Theo nguyên tắc tập trung dân chủ : Giám đốc ban chịu trách nhiệm phápnhân trớc cấp trên và cơ quan quản lý về mọi hoạt động của ban Phó giám đốc giúpviệc chịu trách nhiệm trớc giám đốc về những công tác đợc phân công và chủ độngtriển khai công việc đợc phân công Cụ thể chế độ giải quyết công việc nh sau :Giám đốc , phó giám đốc ban thảo luận và quyết định các vấn đề :

+ Chơng trình kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đợc giao quý , năm

+ Công tác tổ chức triển khai các nhiệm vụ mới đợc giao

+ Xây dựng và điều chỉnh các chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong ban + Công tác khen thởng và kỷ luật cán bộ

+ Báo cáo thực hiện nhiệm vụ truớc sở và tổ chức sơ kết tổng kết hàng năm

5 2 Chế độ làm việc của các phòng nghiệp vụ :

Các nhân viên , cán bộ trong Ban chịu trách nhiệm cá nhân về những công tác

và phần việc đợc phân công hoặc đợc uỷ quyền trớc giám đốc Trong quá trình giảiquyết công tác đợc phân công có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo ban huy động các

bộ phận chức năng có liên quan để cùng thực hiện nhiệm vụ , chủ động lập phơng án

và kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đợc giao Thờng xuyên báo cáo tình hình thực hiệnnhiệm vụ với ban giám đốc và theo định kỳ giao ban

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu có vấn đề gì liên quan đến phần việccủa bộ phận khác phụ trách thì chủ động bàn bạc giải quyết hoặc báo cáo với bangiám đốc để giải quyết Cụ thể nh sau:

Mỗi phòng chuyên môn nghiệp vụ của ban là một bộ phận trong bộ máyquản lý của ban , đợc tổ chức để giúp việc giám đốc ban thực hiện chức năng nhiệm

vụ của UBND thành phố và sở giao

Các phòng nghiệp vụ của ban làm việc dới sự chỉ đạo , đôn đốc , hớng dẫntrực tiếp của giám đốc ban và phó giám đốc ban

Mỗi cán bộ CNVC làm việc dới sự chỉ đạo trực tiếp của trởng phòng , đồngthời khi cần thiết cán bộ CNVN có thể trực tiếp gặp và báo cáo giám đốc và phó giám

đốc ban theo chức trách của mình

Khi cán bộ của ban báo cáo trực tiếp công việc với giám đốc ban phải báo cáo

đầy đủ các ý kiến của phó giám đốc phụ trách trực tiếp công trình và ý kiến của trởnghoặc phó phòng Sau khi giám đốc ban đã cho ý kiến chỉ đạo giải quyết cán bộ của

ban có trách nhiệm phải báo cáo phó giám đốc ban và truởng phòng biết ý kiến củagiám đốc ban đã giải quyết

Phó giám đốc ban , trởng phòng nghiệp vụ có ý kiến đề xuất khác thì gặpgiám đốc báo cáo ngay , nếu không có ý kiến gì coi nh đã nắm bắt đợc ý kiến chỉ đạocủa giám đốc ban và phải có trách nhiệm triển khai kịp thời

Trong khi giải quyết công việc giữa các bộ ban của ban , trởng , phó phòngnghiệp vụ , phó giám đốc ban có những vấn đề không thống nhất thì phải báo cáongay giám đốc ban để giám đốc ban thống nhất hớng giải quyết

5.3 Chế độ trách nhiệm cá nhân :

Các cá nhân cụ thể là giám đốc , phó giám đốc , trởng các phòng nghiệp vụ ,cán bộ ban chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ cũng nh quyền hạn của mìnhtruớc các cấp lãnh đạo trực tiếp liên quan nhằm đảm bảo cho công việc đợc tiến hànhtốt nhất

6 Đặc điểm của các dự án do ban quản lý

Các dự án do ban quản lý là các dự án xây dựng , nguồn vốn chủ yếu là nguồnvốn ngân sách cấp Các dự án này nhằm phát triển quỹ đất quỹ nhà của thành phố vìvậy mang tính kinh tế xã hội rất cao , quy mô vốn lớn ở đây để có cái nhìn bao quát, đầy đủ nhất về các dự án do ban quản lý , có thể xem xét theo các cách phân loại

dự án khác nhau

6.1 Xét theo nội dung đầu t

-Các dự án chuẩn bị quỹ đất , giải phóng mặt bằng phục vụ cho kế hoạch mởrộng quỹ đất , tái định c , chuẩn bị cho các dự án xây dựng mới

-Các dự án xây dựng mới nhà ở chung c, các khu cao tầng phục vụ các mục tiêuphát triển của thành phố

-Các dự án xây dựng cải tạo , sửa chữa , chỉnh trang các khu nhà đã xuống cấp 6.2 Xét theo cơ cấu , tính chất nguồn vốn

-Các dự án đầu t sử dụng vốn sự nghiệp kinh tế

-Các dự án đầu t sử dụng vốn đầu t xây dựng cơ bản

6.3 Xét theo tiến độ thời gian thực hiện dự án

-Dự án chuyển tiếp từ năm trứơc sang

-Dự án đã đủ điều kiện thực hiện khởi công trong năm

-Dự án sửa chữa các công trình đã đợc thẩm duyệt thiết kế dự toán

-Dự án chuẩn bị thực hiện các công trình đã đợc phê duyệt BCNCKT

-Chuẩn bị thực hiện các công trình sửa chữa đã đợc phê duyệt dự án

6.4 Xét theo quy mô vốn của dự án

Khi xét theo tiêu thức này , có thể thấy rằng các dự án do ban quản lý đa số làcác dự án nhóm B,C , chỉ có một số dự án nhóm A Hiện tại Ban đang cố gắng hoànthiện công tác để có thể đảm nhận đợc tốt các dự án có quy mô vốn lớn hơn so vớinhững dự án mà ban đang quản lý

7 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý dự án tại ban

Để hoà nhập vào với nhịp tăng trởng , phát triển cũng nh phong cách làm việccủa thời kỳ mới hiện nay , Ban phải không ngừng tự hoàn thiện công tác quản lý củamình Vậy , để có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý thì một vấn đề đặt ra làphải có đợc phơng pháp quản lý phù hợp nhất Phải nhận biết đợc tầm quan trọngcủa công việc này bởi lẽ đây là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định đến

sự thành công hay thất bại của một dự án đầu t Từ khâu chuẩn bị đầu t cho đến khâucuối cùng của dự án là vận hành các kết quả đầu t đều cần phải có công việc quản lý

đi cùng Nhờ thế mà có thể đảm bảo cho dự án đầu t đáp ứng đợc cả yêu cầu về thờigian , chi phí cũng nh chất lợng dự án Hơn thế nữa , đối với các dự án do ban quản

lý là các dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách cấp nên càng cần thiết phải nâng caohiẹu quả quản lý để tránh thất thoát cũng nh thiệt hại cho nhà nớc ,từ đó mà giảmnhững tổn thất xuống mức thấp nhất cho nền kinh tế quốc dân

Một lý do nữa cần xem xét nâng cao hiệu quả quản lý dự án là để có thể đápứng đợc các yêu cầu về công việc trong tơng lai Trong thời gian tiếp theo , các dự án

do ban quản lý sẽ ngày càng nâng cao hơn về quy mô vốn cũng nh về tính chất kỹthuật , đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ hiện đại đã là độnglực cần thiết và tích cực thúc đẩy Ban phải tự hoàn thiện công tác quản lý của mìnhmới có thể tạo ra những công trình có chất lợng cao trong điều kiện các nguồn lựccòn hạn chế

Nh vậy nâng cao hiệu quả quản lý dự án là một trong những yêu cầu cấp bách

đối với hoạt động của Ban , nhất là trong điều kiện hiện nay của đất n ớc khi mà nềnkinh tế mới đang trên đà phát triển , các nguồn lực còn hạn chế ,nhu cầu của ngời dân

về sinh hoạt , giải quyết chỗ ở còn đặt ra nhiều đòi hỏi cấp thiết Vì vậy, Ban cần phảikhông ngừng hoàn thiện mình , khắc phục những điểm còn thiếu sót , phát huy nhữngmặt mạnh , để có thể làm tốt công tác quản lý đồng thời có thể giải quyết đợc nhữngkhó khăn vớng mắc phức tạp nảy sinh , góp phần vào quá trình xây dựng hình ảnhThủ đô giàu đẹp , văn minh , hiện đại

Ii giới thiệu hệ thống văn bản có liên quan đến công tác qlda của ban

Trong qúa trình hoạt động BQLDA đã dựa trên các văn bản sau đây làm căn cứ

1 Luật xây dựng

2 Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của Chính phủ về quản lý dự án

6.Nghị định của chính phủ số 66/2003/NĐ-CP về việc sửa đổi , bổ sung một số

điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định của chính phủ số 88/1999

NĐ-CP ngày 1/9/1999 và Nghị định số 14/2000/NĐ-NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ

7 QĐ số 22/2003/QĐ -BXD ngày 11/9/2003 của bộ trởng bộ Xây Dựng về việc

ba hành quy chế quản lý thu nộp và sử dụng lệ phí thẩm định đầu t do BXD thực hiện

8 Quyết định số 18/QĐ -BXD ngày / / của Bộ xây dựng về việc ban hành quychế quản lý chất lợng xây dựng công trình

9 Thông t số 06/1999/TT -BKH ngày 24/11/1999 của Bộ Kế Hoạch và đầu t ớng dẫn về nội dung tổng mức đầu t , hồ sơ thẩm định dự án đầu t và báo cáo đầu t

10 Thông t số 04/2003/TT -BKH ngày 17/6/2003 của Bộ Kế Hoạch và đầu t ớng dẫn về thẩm tra , thẩm định dự án đầu t ; sửa đổi bổ sung một số điểm về tổngmức đầu t , hồ sơ thẩm định dự án đầu t và báo cáo đầu t

11 Thông t số 05/2003/TT -BKH ngày 22/7/2003 của Bộ Kế Hoạch và đầu t ớng dẫn về nội dung , trình tự lập , thẩm định và quản lý các dự án quy hoạch pháttriển ngành và quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế –xã hội lãnh thổ

……

III Thực trạng công tác quản lý dự án tại ban TRONG THờI GIAN QUA.

1 Tổng quan về công tác quản lý dự án tại ban

Ra đời trong một thời gian cha lâu xong ban đã phát huy đợc vai trò của mình và

đã thực hiện đợc nhiều dự án trọng điểm Đặc biệt trong những năm gần đây , côngtác quản lý dự án đã ngày càng có đợc những thành tựu đáng khích lệ Dới đây làbảng một số các công trình dự án đã đợc ban quản lý dự án thực hiện qua các năm :Bảng 1 : Danh mục các dự án thực hiện qua các năm của BQLDA

Công trình Quyết định đầu t Quyết định phê duyệt Quy mô Tiến độ thời gian

Nhà tình nghĩa

Tơng Mai (giai

đoạn 2)

5103/QĐ -UB ngày 10/1/2002

TKKT-TDT 373/QĐ -UB

13,772tỷ hoàn thành năm 2003

-GTCCngày 31/5/2002

xây dựng 300 m ờng

đ-hoàn thành năm 2003

Cải tạo sửa chữa

trụ sở liên đoàn

lao động thành

phố

301/QĐ -UB /11-10-2002

TKKT-TDT 1418/QĐ -XD /3- 10-2003

TKKT-TDT 974/QĐ -XD/30-7- 2004

-TKKT-TDT 783/QĐ-XD /10/6/2003

2,55 Tỷ 10/2004 hoàn thành

Giải phóng mặt

bằng tại Cống Vị

diện tích đất 4730và 10000m 2

san lấp và xây tờng rào bảo vệ12/2003.Năm 2004trả tiền

đền bù GPMB Cải tạo , sửa chữa

10/2004 hoàn thành

Nguồn : Báo cáo tình hình thực hiện dự án tại ban năm 2003 - 2004

Qua bảng danh mục cácdự án thực hiện trên có thể thấy rằng các dự án do Ban quản

lý là các dự án xây dựng nhằm mục đích mở rộng quỹ đất , quỹ nhà của thành phố phục vụ các đối tợng chính sách , di dân giải phóng mặt bằng , tái định c Đa số đây

-là các dự án xây dựng mới và cải tạo chỉnh trang nhà ở chung c , các khu cao tầng tạicác đô thị mới vì vậy mang tính kinh tế xã hội rất lớn , phục vụ cho mục tiêu pháttriển hạ tầng đồng bộ của Thủ đô

2 Quản lý dự án theo nội dung

2.1.Quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án xét theo giai đoạn

Khi tiến hành quản lý thời gian và tiến độ dự án xét theo giai đoạn , thông ờng ban sẽ xem xét trên các khâu chủ yếu sau đây :

T vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi ,

thiết kế kỹ thuật –tổng dự toán

↓Trình lên các cấp thẩm định và trình duyệt

↓

Công tác thoả thuận chuyên ngành, xin cấp đất , GPMB

↓Công tác xây lắp , mua sắm lắp đặt vật t thiết bị

↓Giám sát các nhà thầu thi công xây lắp trong việc thực hiện tiến độ dự án

↓Quyết toán công trình

Sơ đồ 15 : Các công việc chủ yếu ban quản lý tiến độ

Công tác quản lý tiến độ do phòng kế hoạch kết hợp với phòng quản lý giám sát

dự án đảm nhận Tiến độ dự án do phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát hoặc

do các nhà thầu lập dựa trên đặc trng cụ thể của từng dự án Qua bảng tiến độ thicông dự án mà Ban có thể tiến hành công tác kiểm tra giám sát của mình và kịp thời

có những điều chỉnh cũng nh các biện pháp xử lý khi cần thiết đối với các sai phạm

do lỗi của các nhà thầu Phơng pháp quản lý chủ yếu của Ban ở nội dung này là quasơ đồ GANTT và hệ thống các báo cáo tiến độ đợc theo dõi qua từng tuần ,tháng ,quý , năm Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lậpcác báo cáo cụ thể,phòng kế hoạch sẽ tổng hợp và trình lên Ban giám đốc ,nếu có cácvấn đề phát sinh về tiến độ trong phạm vi quyền hạn của mình Ban sẽ đa ra các hớngyêu cầu giải quyết Có thể xem minh chứng dới đây về kế hoạch tiến độ một dự án

cụ thể đợc Ban lập tạo cơ sở cho việc quản lý tiến độ dự án tại Ban

Nguồn : Báo cáo kế hoạch tiến độ dự án 4F – Khu đô thị Trung Yên

Qua bảng kế hoạch tiến độ trên, Ban sẽ tiến hành các công việc bám sát theotiến độ đặt ra nhằm đảm bảo thời gian của dự án đợc hoàn thành theo đúng kế hoạch

2.1.1.Công tác t vấn lập Báo cáo nghiên cứu khả thi , Thiết kế kỹ thuật –Tổng dự toán, quy hoạch chi tiết

Thông thờng các dự án ban tiến hành quản lý là các dự án lớn do đó khối lợng côngviệc nhiều , kỹ thuật phức tạp , vì vậy đối với các tổ chức t vấn cũng phải đáp ứng đợcyêu cầu thực tế công việc

Ta có thể xem xét các quy định cụ thể về lập các BCNCKT, TKKT-TDT,QHCT từ đó có thể thấy đợc tầm quan trọng của t vấn trong các lĩnh vực trên để đảmbảo tiến độ dự án

-Hiện nay BCNCTKT chỉ đợc lập đối với những dự án nhóm A do Thủ Tớngchính phủ quyết định : các dự án về nhà ở và khu đô thị có giá trị đầu t ≥200 tỷ

-Những dự án nhóm B và C thì không phải lập BCNCTKT mà có thể lậpngayBCNCKT

Quy định cụ thể : Dự án nhóm B có giá trị vốn đầu t từ 8 tỷ -200 tỷ thì UBNDthành phố hoặc bộ quyết định, dự án nhóm C có giá trị vốn đầu t từ 3 tỷ – 8 tỷ thì

có thể uỷ quyền cho sở, ban ngành (dới cấp thành phố và bộ ) quyết định, dự án nhỏhơn 3 tỷ là những dự án quy mô nhỏ

Do những quy định nh trên nên đối với công tác t vấn lập BCNCKT , TDT, QHCT cần thiết phải đợc chú trọng nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự

TKKT-án Một dự TKKT-án có tính khả thi cao , các BCNCKT, TKKT-TDT, QHCT đảm bảo chấtlợng sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án , ngợc lại , nếu không đảm bảoyêu cầu sẽ dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều lần , làm cho tiến độ dự án bị chậmlại Hiện nay , do quy mô dự án xây dựng lớn , khối lợng công việc nhiều , kỹ thuậtphức tạp nên không phải đơn vị t vấn nào cũng có thể dễ dàng đáp ứng đợc yêu cầucông việc Nếu t vấn không đủ khả năng sẽ dẫn dến sản phẩm t vấn không dạt yêucầu về tiến độ thời gian Hơn nữa , các đơn vị t vấn chuyên ngành có kinh nghiệmlại không nhiều Các đơn vị t vấn nội bộ có trình độ chuyên môn cao tuy nhiên cáccông việc nhiều nên việc giải quyết công việc bị hạn chế , họ không thể đáp ứng đ ợc

yêu cầu về thời gian Đối với các đơn vị t vấn bên ngoài thì tồn tại một thực tế là :ngoài những đơn vị có năng lực thì một số mới thành lập cha có kinh nghiệm hoặcmột số thì năng lực thấp Điều này dẫn đến nếu không có sự lựa chọn kỹ càng và phùhợp thì sản phẩm t vấn sẽ phải điều chỉnh rất nhiều lần , không đáp ứng đợc các yêucầu thẩm định và trình duyệt của các cơ quan chức năng có thẩm quyền ,do đó sẽkhông thể triển khai thực hiện dự án đúng tiến độ Chúng ta có thể xem xét một số ví

dụ các dự án chậm tiến độ dới đây :

Ví dụ 1: dự án cải tạo và chỉnh trang khu tập thể thấp tầng Tân Mai

T vấn thiết kế (Công ty t vấn thiết kế xây dựng dân dụng Việt Nam –Bộ xâydựng ) đã hoàn chỉnh hồ sơ QHCT 1/500 trình ở Quy hoạch kiến trúc thẩm định vàUBND thành phố phê duyệt từ ngày 16/9/2002 nhng quy hoạch chi tiết đã lập vàchỉnh sửa nhiều lần trong một thời gian dài (từ năm 2000) nhng do cha đạt yêu cầunên không đợc phê duyệt Đến nay ý tởng về quy hoạch không còn phù hợp với xu h-ớng phát triển của thành phố thiên về cải tạo xây dựng mới đồng bộ hiện đại toàn khuvực hơn là chỉnh trang quy hoạch Nếu tiếp tục thực hiện theo đồ án quy hoạch đã lậpthì lỗi thời mà theo hớng mới thì cha có chủ trơng nên không thể tiến hành tiếp đ-

ợc Điều này ảnh hởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án

Ví dụ 2 : Dự án điều chỉnh quy hoạch khu tập thể Thành Công –Trung Tự

Chủ đầu t , T vấn thiết kế (công ty t vấn kiến trúc đô thị Hà Nội –Sở xây dựng ,công ty thiết kế và xây dựng nhà -Tổng công ty đầu t phát triển nhà Hà Nội ) đã hoànchỉnh hồ sơ QHCT (1/500) trình Sở quy hoạch kiến trúc Hà Nội thẩm định từ năm

2003 , tuy nhiên do cha đảm bảo yêu cầu đặt ra :QHCT không gắn với QHCT các ờng , các giải pháp về hạ tầng kỹ thuật không khớp nối với khu vực nên không đợcphê duyệt Mãi đến năm 2004 , UBND thành phố Hà Nội lại giao việc điều tra xãhội học , khảo sát đánh giá hiện trạng , nghiên cứu lập QHCT cho công ty số 1-Sởxây dựng đảm nhận

ph-Ngoài ra còn một số dự án nh B4, B6 Thành Công : phơng án kiến trúc đã đợclập nhiều lần song không thể đáp ứng yêu cầu thực tế nên không thể thực hiện tiếp ,phải chờ các biện pháp tháo gỡ Hoặc dự án cải tạo , sửa chữa 17 nhà gỗ ,có quyết

định thực hiện dự án từ ngày 15/5/2003 nhng đến cuối năm 2004 vẫn cha hoàn thành

đúng tiến độ do bản vẽ xác định chỉ giới đỏ còn nhiều thiếu sót

Nh vậy có thể thấy rằng các dự án chậm tiến độ là do rất nhiều nguyên nhân tuynhiên ở nội dung này thì lý do chủ yếu là chất lợng t vấn và thời gian thẩm định , phêduyệt Ban cần thiết phải nhận thức đợc thực tế này để từ đó tìm ra phơng án giảiquyết tối u nhất

2.1.2 Công tác thẩm định và trình duyệt

Có thể xem sơ đồ trình duyệt và thẩm định dới đây:

Sơ đồ 15: Sơ đồ trình duyệt và thẩm định dự án

Cụ thể : có thể thấy quy trình thẩm định , trình duyệt nh sau :

1 Căn cứ danh mục, chủ trơng của UBND thành phố Hà Nội về việc đầu t xâydựng cơ bản trên địa bàn thành phố Hà Nội

2.Căn cứ chức năng nhiệm vụ của sở Tài nguyên Môi trờng và Nhà đất,BQLDA:

- Sở Tài nguyên môi trờng nhà đất và BQLDA lập tờ trình lên UBND thành phố( qua Sở Kế hoạch và Đầu t thụ lý) xin chủ trơng đầu t

- UBND thành phố có công văn chấp thuận giao cho sở Tài nguyên Môi trờng vàNhà đất chỉ đạo BQLDA lập dự án đầu t (giao chủ đầu t)

- Sở Tài nguyên môi trờng nhà đất và BQLDA lập tờ trình trình uỷ ban xin phêduyệt: chủ đầu t, đơn vị t vấn, vốn chuẩn bị đầu t dự án

Căn cứ vào danh mục, qui mô đã đợc nghiên cứu, chủ đầu t lập dự toán vốnchuẩn bị

Căn cứ quyết định của UBND, BQLDA làm tờ trình trình sở xây dựng (cơ quanquản lý nhà nớc chuyên ngành xây dựng thành phố)

UBND tp Hà Nội

Các sở liên quan: Sở KHĐT, sở QHKT

Sở TNMTNĐHN Ban quản lý dự án

T vấn

+ Lập qui hoạch tổng mặt bằng dự án (1 : 50)

+ Lập phơng án kiến trúc của dự án: ở đây cụ thể là nhà ở nên sẽ xem xét cơ cấucăn hộ, tầng cao, tổng diện tích sàn, diện tích đất xây dựng, kiến trúc…

Trình Sở Quy hoạch kiến trúc xin thoả thuận

- T vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi và phơng án kiến trúc đợc duyệt trình lênUBND thành phố Hà Nội

- Sở kế hoạch và đầu t tổ chức hội đồng thẩm định dự án đầu t xây dựng cơ bảnthành phố để thẩm định dự án và ra thông báo thẩm định yêu cầu chủ đầu t và t vấn

bổ sung các nội dung theo thông báo Sau đó chủ đầu t và t vấn bổ sung bằng cách:trình BCNC KT bổ sung và tờ trình bổ sung

- UBND thành phố ra quyết định đầu t dự án

Chúng ta có thể xem sơ đồ quy trình thẩm định và trình duyệt trong trang 45

Nh vậy có thể thấy công tác thẩm định và trình duyệt dự án có ảnh hởng quantrọng đến tiến độ dự án Chỉ cần chậm trễ trong một khâu của công tác này thôi cũng

sẽ làm cho tiến độ thực hiện dự án phải chậm lại

Ví dụ nh : Dự án chuẩn bị quỹ đất hai bên đờng tuyến phố Kim Liên -Ô ChợDừa có chủ trơng đầu t từ năm 2003 nhng đến năm 2004vẫn bị vớng về QHCT 1/500

do sở QHKT làm chủ đầu t cha đợc phê duyệt nên dự án đã lập không nộp thẩm định

đợc , do đó tiến độ dự án không đẩy nhanh lên đợc

Hay dự án xây dựng hạ tầng phục vụ đấu giá quyền sử dụng đất tại đờng5 kéodài (200) : ban đã trình thành phố tờ trình xin đợc phê duyệt nhiệm vụ và vốn chuẩn

bị đầu t , nhng thành phố không giao và có chủ trơng giao cho Quận thực hiện gâynên sự lãng phi về công sức cũng nh thời gian ảnh hởng đến các công việc khác

Sơ đồ 16: quy trình thẩm định và trình duyệt

* Nguyên nhân của những hiện tợng nói trên là :

-Tồn tại hiện tợng nhiều cửa , nhiều cấp quản lý rờm rà dẫn đến chậm trễ trongphê duyệt

-Năng lực của t vấn còn hạn chế do đó chất lợng của các sản phẩm t vấn không

đảm bảo dẫn đến phải làm đi làm lại nhiều lần , kéo theo nó yêu cầu phải trình duyệtnhiều lần cũng là nguyên nhân chậm tiến độ

-Năng lực của các cán bộ tại các cơ quan chức năng có trách nhiệm còn hạn chế

Xin chủ tr ơng đầu t UBND thành phố QĐ

Xin phê duyệt chủ đầu

t ,t vấn ,vốn CBĐT

UBND thành phố QĐ

Lập dự toán vốn CB, lập tờ trình xin thẩm

định vốn CB

Sở xây dựng thẩm định

vốn CB

Ký hợp đồng đo đạc khảo sát , xin cắm mốc

giao đất

Sở TNMTNĐ, UBND thành phố QĐ

Lập quy hoạch tổng mặt bằng , ph ơng án kiến trúc của dự án

Sở quy hoạch kiến trúc

QĐ

Lập BCNCKT trình lên UBND thành phố HN

Sở KHĐT lập HĐTĐ

Trình BCNCKT bổ sung Sở KHĐT thẩm định

UBND thành phố QĐ

đầu t dự án

-Cơ cấu tổ chức tại các cơ quan này còn cha phù hợp , nhân sự còn thiếu dẫn đến

sự quá tải công việc tại các cấp có thẩm quyền

2.1.3 Công tác thoả thuậnchuyên ngành , xin cấp đất , giải phóng mặt bằng

Quy trình xin cấp đất và giải phóng mặt bằng tại ban quản lý dự án nh sau :

* Quy trình xin cấp đất và các thoả thuận chuyên ngành :

Giới thiệu địa điểm , cấp chứng chỉ quy hoạch

↓Xác nhận của Sở Tài nguyên Môi trờngNhà đất Hà Nội

↓Quyết định giao đất

↓Thoả thuận địa điểm của địa phơng

↓Xác định chỉ giới đỏ và cấp số liệu

↓Thoả thuận quy hoạch mặt bằng và xác nhậnphơng án kỹ thuật sơ bộ về kiến trúc

↓Một số thoả thuận khác: Quy hoạch kiến trúc,Cấp điện ,

Cấp nớcThoát nớc , PCCC ,Môi trờng …

Sơ đồ 17 : Quy trình xin cấp đất và các thoả thuận chuyên ngành

* Quy trình giải phóng mặt bằng :

Sau khi có quyết định đầu t , ban quản lý dự án xin phép thành lập hội đồnggiải phóng mặt bằng quận , tổ công tác giải phóng mặt bằng (dự án nằm trên địa bànquận nào thì xin quận đó thành lập hội đồng)

- Quận ra quyết định thành lập HĐGPMB và tổ công tác

- Tổ công tác tiến hành đo đạc , đánh giá giá đất , tài sản trên đất , lập

ph-ơng án đền bù , hỗ trợ từng hội đồng

- Chủ tịch hội đồng ra quyết định đền bù giải phóng mặt bằng

 Thực tế công tác giải phóng mặt bằng của ban quản lý dự án :

Công tác GPMB các dự án có nhiều khó khăn , phức tạp nhng qua các nămban quản lý dự án đã làm tốt công tác nhờ đó đẩy nhanh tiến độ triển khai thực hiệncác dự án Đặc biệt trong năm 2003, công tác giải phóng mặt bằng đã đợc thực hiệncho các dự án nh dự án đờng hạ tầng ngoài nhà tình nghĩa Tơng Mai , dự án 4586m2

đất Cống Vị , dự án tạo quỹ đất , quỹ nhà thực hiện quyết định 20/2000 của thủ t ớngchính phủ Ban quản lý dự án đã tập trung giải quyết triệt để các khó khăn v ớng mắc

trong công tác giải phóng mặt bằng các dự án nhà B4, B14 Kim Liên , dự án tạo quỹ

đất hai bên tuyến phố Kim Liên Ô Chợ Dừa Kết quả dự án nhà B4,B14 Kim Liên cơbản đã điều tra khảo sát xong , đang tiến hành lập phơng án đền bù , dự án tạo quỹ

đất hai bên tuyến phố Kim Liên Ô Chợ Dừa đã điều tra khảo sát đợc gần 1000 hộ ,

đơn vị t vấn đã lập xong báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án để trình thành phố phêduyệt Tuy nhiên bên cạnh những mặt đạt đợc thì vẫn còn nhiều vớng mắc trongcông tác giải phóng mặt bằng, nh dự án cải tạo , sửa chữa 17 nhà gỗ phờng Chơng D-

ơng Để hoàn thành dự án thì phải di chuyển một khối lợng lớn hộ dân đã xây dựnglấn chiếm gần hết xung quanh diện tích đất cuả dự án , nhng công tác GPMB gặpkhó khăn do số hộ tái định c tăng thêm , việc bố trí lại các hộ phức tạp , kéodài Hoặc dự án thu hồi chuẩn bị quỹ đất tại Cống vị : HTX đã giao đất , Ban đã tổchức san lấp mặt bằng và bảo vệ tháng 12/2003 nhng đến cuối năm 2004 vẫn cha cótiền đền bù giải phóng mặt bằng cho HTX gây bức xúc cho các xã viên …Trongnăm 2004 , ban quản lý dự án đã chủ trì phối hợp với các cấp có thẩm quyền , góp ýxây dựng qui chế thực hiện các dự án mua nhà đã xây dựng và đặt hàng mua nhàphục vụ di dân giải phóng mặt bằng của thành phố

Nh vậy , ngoài những thành công đã đạt đợc trong công tác GPMB thì những ớng mắc tồn tại vẫn là điều làm trăn trở các cấp chính quyền quản lý Có thể thấynguyên nhân chính của vấn đề này nh sau :

v Về điều kiện tự nhiên : Do địa bàn Hà Nội chật hẹp , dân số đông , giá đất caonên việc xin cấp đất , GPMB thi công gặp nhiều cản trở

-Về chính sách đền bù : Các đơn giá đền bù còn cha phù hợp , so với đơn giá thịtrờng còn có sự chênh lệch lớn dẫn đến việc thu hồi đất gặp nhiều khó khăn , nhiều

hộ gia đình không chịu di dời vì cha đợc đền bù thoả đáng Việc giải quyết chỗ ở chongời dân sau khi thu hồi đất còn tồn tại nhiều thiếu sót

-Công tác tuyên truyền vận động và thoả thuận với ngời dân cha đợc chú trọng -ý thức ngời dân cha tốt : nhiều hộ gia đình cố tình gây khó khăn trong việcnhận kinh phí đền bù , có các hành động nh trì hoãn hay gian lận trong diện tích đấtchỉ để có thể nhận đợc nhiều tiền đền bù hơn

-Ngoài ra , đối với những công trình xây dựng trên đất nông nghiệp , đất canhtác : ngời dân mất đất đồng nghĩa với việc mất công cụ để sản xuất - ảnh hởng đếnvấn đề giải quyết công ăn việc làm và ảnh hởng đến đời sống -đây cũng là một yếu tốgây khó khăn đến công tác xin cấp đất , giải phóng mặt bằng

-Trách nhiệm của chính quỳên địa phơng : Một số địa phơng còn cha thực sựquan tâm đến công tác đền bù GPMB, hội đồng GPMB chủ yếu thực hiện công việc

điều tra và lập phơng án đền bù , còn thực tế việc giải quyết đền bù nh thế nào đềugiao phó cho Chủ đầu t để thơng thuyết , giải quyết với các hộ dân , chính vì vậy nên