Hệ thống quản lý nhân khẩu (huyên- quận, xã- phường)

Hệ thống quản lý nhân khẩu (huyên- quận, xã- phường)

Lời nói đầu

Như các bạn đã biết trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn có thể thấyviệc ứng dụng công nghệ thông tin vào đơi sống càng ngày càng thiệt thực vàtrở nên quan trọng hơn bao giờ hết Việc sự dụng công nghệ thông tin vào đờisống tao nên sự đa dạng trong cách làm việc Mỗi một ứng dụng là một phầnmềm đi kèm theo đó Phần mềm giúp con người làm việc hiệu quả nâng caođược năng suất, đảm bảo được sự chính sác, giúp con người giảm thiệu được sứclao đông, thời gian phải bỏ ra thấp

Đối với một xã chúng ta có thể thấy được số lượng người cư trú rấtnhiều việc quản lý sẽ rất khó khăn đối với các cấp ngành Việc quản lý đó có thểkhó khăn hơn nếu việc quản lý đó không được khoa học và chặt chẽ Ta thấyđược rằng việc tạo ra một phần mềm trong lúc này sẽ làm giảm được sự khókhăn trong quản lý, hiệu quả của nó mang lại sẽ là rất lớn, giảm thiểu được côngsức lao động bỏ ra

Nhóm một chúng em quyết định chon đề tài “Hệ thống quản lý nhânkhẩu (huyên- quận, xã- phường) để có thể phần nào giải quyết vấn đề trên

Mục lục

Lời nói đầu 1

Phần 1: Khảo sát nghiệp vụ đề tài 3

Phần 2: Phân tích hệ thống 5

I - Hoạt động của hệ thống 5

II - Lập mô hình phân cấp chức năng 6

III - Mô hình dữ liệu mức khung cảnh 10

IV - Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 11

V - Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 12

VI - Lập mô hình liên kết thực thể 14

VII - Lập từ điển dữ liệu 15

VIII - Mô hình dữ liệu vật lý 17

IX Thiết kế giao diện 18

X - Thiết kế tài liệu xuất 20

PHẦN 1: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI

I - Hệ thống quản lý Nhân khẩu xã Minh Khai - Từ Liêm - Hà Nội:

Gồm:

- Cán bộ chuyên trách

- Ban công an

- Bộ phận quản lý thông tin nhân khẩu (thuộc công an)

II - Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống quản lý nhân khẩu

xã Minh Khai - Từ Liêm - Hà Nội

*) Cán bộ chuyên trách:

Quản lý đăng ký nhân khẩu sau khi ban công an đã làm xong nhiệm vụ.Kiểm tra việc quản lý nhân khẩu sau khi ban công an kết thúc nhiệm vụ.Quản lý thống tin nhân khẩu của xã phường thị trấn

*) Ban công an:

- Thực hiện các trách nhiệm được quy định tại luật cư trú

- Thực hiện việc đăng ký, quản lý cư trú trên địa bàn phụ trách theo quy địnhcủa Luật Cư Trú và quy định của Bộ Công An

- Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về cư trútheo thẩm quyền

- Tập hợp, báo cáo tình hình, số liệu cư trú về Công an cấp huyện theo quyđịnh

- Tổ chức tuyên truyền pháp luật về cư trú

- Quản lý lưu trữ hồ sơ đăng ký và quản lý tạm chú theo quy định của BộCông an

Thực hiện các việc khác về quản lý cư trú theo quy định của Công an cấptrên

*) Bộ phận quản lý thông tin nhân khẩu:

- Sau khi ban công an và lãnh đạo UBND xã thực thi xong nhiệm vụ củamình bộ phận quản lý nhân khẩu có trách nhiệm kiểm tra và nhập lại thông tin

- Quản lý thông tin từng hồ sơ của nhân khẩu, hộ khẩu

- Xoá bỏ thông tin hộ khẩu khi hộ đó chuyển đi nơi khác sống.

III - Đặt câu hỏi phỏng vấn các đối tượng:

*) Cán bộ chuyên trách:

1 Anh (chị) hãy cho biết cán bộ chuyên trách quản lý nhân khẩu dưới nhữnghình thức nào?

2 Anh (chị) hãy cho biết những hình thức lưu trữ hồ sơ, thông tin về nhânkhẩu?

3 Anh (chị) hãy cho biết những phương thức giải quyết thắc mắc của nhândân về quản lý nhân khẩu

4 Anh (chị) hãy cho biết những điểm đặc biệt gì trong việc quản lý nhânkhẩu của xã Minh Khai trong việc quản lý nhân khẩu

*) Ban công an:

1 Anh (chị) hãy cho biết thủ tục đăng ký tạm trú gồm những gì?

2 Anh (chị) hãy cho biết thủ tục đăng ký tạm vắng gồm những gì?

3 Anh (chị) hãy cho biết thủ tục xin cấp sổ hộ khẩu gồm những gì?

4 Anh (chị) hãy cho biết thủ tục xin chuyển khẩu, tách khẩu gồm những gì?

5 Anh (chị) hãy cho biết thủ tục đăng ký thường trú gồm những gì?

6 Anh (chị) cho biết thủ tục đăng ký kết hôn gồm những gì?

7 Anh (chị) cho biết thủ tục đăng ký khai sinh gồm những gì?

*) Bộ phận quản lý thông tin nhân khẩu:

1 Anh (chị) hãy cho biết các cách để quản lý hồ sơ về nhân khẩu?

2 Anh (chị) hãy cho biết cách tìm kiếm thông tin của đối tượng cụ thể?

3 Anh (chị) hãy cho biết cách tổng hợp thông tin về nhân khẩu một cáchnhanh nhất khi được yêu cầu?

4 Anh (chị) hãy cho biết những phương thức lưu trữ thông tin nhân khẩu?

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I - Hoạt động của hệ thống :

Hoạt động quản lý nhân khẩu xã Minh Khai - Từ Liêm - Hà Nội bao gồm:

- Bộ phận quản lý nhân khẩu: Thực hiện thêm nhân khẩu, sửa thông tin nhânkhẩu, xoá nhân khẩu Các thông tin về nhân khẩu gồm: Chứng minh nhân dân, họtên nhân khẩu, địa chỉ, giới tính

- Bộ phận quản lý sổ hộ khẩu: Thực hiện thêm thông tin hộ khẩu, sửa thôngtin hộ khẩu, xoá thông tin hộ khẩu Các thông tin về hộ khẩu gồm: Mã số sổ hộkhẩu, họ tên chủ hộ và thành viên trong gia đình, địa chỉ, giới tính, tôn giáo, nămsinh

- Bộ phận quản lý tạm vắng: Thực hiện kiểm tra sổ hộ khẩu khi có đối tượngxin cấp giấy tạm vắng, kiểm tra chứng minh nhân dân (bản gốc) của đối tượng,thêm đối tượng xin tạm vắng khi đã cấp giấy tạm vắng cho đối tượng, sửa thông tinđối tượng tạm vắng khi có thay đổi về đối tượng đã tạm vắng, xoá đối tượng tạmvắng khi đối tượng đã về địa bàn quản lý và đã đến khai báo, cấp giấy tạm vắng.Các thông tin về giấy tạm vắng bao gồm: Họ tên đối tượng, ngày tháng năm sinh,địa chỉ, số chứng minh thư nhân dân, thời gian tạm vắng

- Bộ phận quản lý tạm trú: Thực hiện thêm váo danh sách tạm trú khi có đốitượng đến xin tạm trú tại địa bàn, kiểm tra chứng minh nhân dân (bản gốc) của đốitượng, kiểm tra phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, bản khai nhân khẩu (đốivới nhân khẩu từ 14 tuổi trở lên), giấy chứng minh chỗ ở hợp pháp, cấp giấy tạmtrú Các thông tin về giấy tạm trú bao gồm: Họ tên đối tượng tạm trú, ngày thángnăm sinh, địa chỉ, số chứng minh thư nhân dân, dân tộc, tôn giáo, nơi cư trú trướckhi đến, chỗ ở hiện nay, thời gian tạm trú

- Bộ phận quản lý chuyển khẩu: Thực hiện thêm vào danh sách chuyển khẩukhi có đối tượng đến xin chuyển khẩu, kiểm tra phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhânkhẩu của đối tượng, kiểm tra sổ hộ khẩu (hoặc sổ hộ khẩu gia đình, giấy chứngnhận nhân khẩu tập thể đã được cấp trước đây), cấp giấy chuyển hộ khẩu

- Bộ phần Quản lý nhân viên: Thực hiện thêm vào thông tin về nhân viênmới, sửa thông tin nhân viên, xoá thông tin nhân viên Các thông tin về nhân viêngồm: Mã NV, họ tên nhân viên, địa chỉ nhân viên, điện thoại

- Bộ phận báo cáo thống kê: Để quản lý một cách tốt nhất hệ thống nhânkhẩu, hàng tháng bộ phận thống kê sẽ thống kê đối tượng tạm vắng, đối tượng tạmtrú, đối tượng xin chuyển khẩu và lập thành báo cáo gửi về lãnh đạo UBND xã.

II - Lập mô hình phân cấp chức năng:

Bước 1: Quản lý nhân khẩu xã Minh Khai - Từ Liêm - Hà Nội.

- Quản lý nhân khẩu:

+ Thêm thông tin nhân khẩu

+ Sửa thông tin nhân khẩu

+ Xoá thông tin nhân khẩu

- Quản lý sổ hộ khẩu:

+ Thêm thông tin hộ khẩu

+ Sửa thông tin hộ khẩu

+ Xoá thông tin hộ khẩu

- Quản lý tạm vắng:

+ Kiểm tra sổ hộ khẩu

+ Kiểm tra chứng minh nhân dân

+ Cấp giấy tạm vắng

- Quản lý tạm trú:

+ Kiểm tra phiếu báo thay đổi nhân khẩu

+ Kiểm tra chứng minh thư

+ Kiểm tra giấy chứng nhận chỗ ở hợp pháp

+ Cấp giấy tạm trú

- Quản lý chuyển khẩu:

+ Kiểm tra sổ hộ khẩu

+ Kiểm tra phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

+ Ghi bản khai nhân khẩu

+ Cấp giấy chuyển khẩu

- Quản lý nhân viên:

+ Thêm thông tin nhân viên

+ Sửa thông tin nhân viên

+ Xoá thông tin nhân viên

- Báo cáo - Thống kê

+ Thống kê số hộ khẩu, nhân khẩu

+ Thống kê đối tượng tạm vắng

+ Thống kê đối tượng tạm trú

+ Thống kê đối tượng chuyển khẩu

Bước 2: Mô hình phân cấp chức năng

Bước 3: Mô tả chức năng lá

Quản lý

nhân khẩu

Quản Lý Hộ khẩu, Nhân khẩu

Quản lý chuyển khẩu

Quản lý tạm trú

Kiểm tra phiếu báo thay đổi

hộ khẩu, nhân khẩu

Kiểm tra phiểu báo thay đổi

hộ khẩu

Kiểm tra giấy chứng nhận chỗ

ở hợp pháp

Cấp giấy tạm trú

Kiểm tra sổ

hộ khẩu

Kiểm tra chứng minh nhân dân

Thống

kê số hộ khẩu, nhân khẩuKiểm tra

chứng minh nhân dân

Ghi bản khai nhân khẩu

Cấp giấy chuyển khẩu

Thống

kê đối tượng tạm vắng

Thống

kê đối tượng tạm trú

Thống

kê đối tượng chuyển khẩu

Quản lý

sổ hộ khẩu

Thêm thông tin

hộ khẩu

Sửa thông tin

Thêm thông tin nhân viên

Sửa thông tin nhân viên

Xoá

thông tin nhân viên

1) Quản lý nhân khẩu:

- Thêm thông tin nhân khẩu: Khi hộ gia đình đến khai báo gia đình cóthêm nhân khẩu thì bộ phận quản lý nhân khẩu sẽ nhập thêm thông tin về nhânkhẩu mới Thông tin về nhân khẩu mới gồm: Tên nhân khẩu, ngày tháng nămsinh, giới tính

- Sửa thông tin nhân khẩu: Khi thông tin về nhân khẩu bị sai hoặc thiếuthì sẽ được bộ phận quản lý nhân khẩu bổ sung hoặc sửa lại cho đúng

- Xoá thông tin nhân khẩu: Khi nhân khẩu tách hộ khẩu hoặc qua đời thì

bộ phận quản lý nhân khẩu sẽ xoá bỏ tên nhân khẩu

2) Quản lý tạm vắng: Khi có công dân đến xin tạm vắng để đi xa một thờigian thì bộ phận quản lý tạm vắng sẽ kiểm tra sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhândân Sau khi kiểm tra hoàn tất và không có gì vướng mắc thì sẽ cấp giấy tạmvắng cho công dân đó

3) Quản lý tạm trú: Khi có công dân từ nới khác đến ở lại địa bàn một thờigian thì bộ phận quản lý tạm trú sẽ kiểm tra phiếu báo thay đổi nhân khẩu,chứng minh thư nhân dân và giấy chứng nhận chỗ ở hợp pháp Nếu các giấy tờcủa công dân đó là hợp pháp đúng yêu cầu thì sẽ cấp cho họ giấy tạm trú

4) Quản lý chuyển khẩu: Khi có công dân đến xin chuyển khẩu thì bộphận quản lý nhân khẩu tiến hành kiểm tra số hộ khẩu, phiếu báo thay đổi nhânkhẩu, hộ khẩu của công dân đó Khi các giấy tờ của công dân hợp lệ thì bộ phậnquản lý nhân khẩu sẽ ghi đầy đủ nội dung về chuyển khẩu vào bản khai nhânkhẩu rồi cấp giấy chuyển khẩu cho công dân

- Thêm thông tin nhân viên: Khi có nhân viên mới được tuyển vào thì bộphận quản lý nhân viên sẽ tiến hành thêm thông tin về nhân viên đó Các thôngtin về nhân viên như: Họ tên, ngày thàng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, giớitính, tôn giáo

- Sửa thông tin nhân viên: Khi thông tin về nhân viên bị sai hoặc thiếu thìsẽ được bộ phận quản lý nhân viên bổ sung hoặc sửa lại cho đúng

- Xoá thông tin nhân viên: Khi có nhân viên xin nghỉ việc hoặc bị xa thảithì bộ phận quản lý nhân viên sẽ xoá thông tin về nhân viên đó

7) Báo cáo - Thống kê:

Hàng tháng, hàng quý bộ phận báo cáo thống kế sẽ thống kê số hộ khẩu,nhân khẩu, số lượng tạm vắng, tạm trú, số lượng chuyển khẩu trên địa bàn thuộcsự quản lý và lập thành báo cáo cụ thể gửi về lãnh đạo UBND

III - Mô hình dữ liệu mức khung cảnh:

Cán bộ chuyên trách

Thông tin xin cấp giấy tạm vắng

Thông báo không thực hiện chuyển khẩu

Thông tin xin chuyển khẩu

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỘ KHẨU, NHÂN KHẨU

Người

dân

Thông tin cấp giấy tạm trú

Thông tin xin cấp giấy tạm trú

Thông báo không thể cấp giấy tạm trú, tạm vắng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ

HỘ KHẨU, NHÂN

KHẨU

IV - Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh:

Thông tin xin chuyển khẩu

Quản lý nhân khẩu

Quản lý

sổ hộ khẩu

Quản lý tạm vắng

Quản lý tạm trú

Quản lý chuyển khẩu

Quản lý nhân viên

Báo cáo – thống kê

Thông báo không cấp sổ tạm trú

Thông tin xin cấp sổ tạm trú

Thông tin nhân khẩu mới Thông tin nhân khẩu thay đổi Thông tin nhân khẩu bị xoá

Thông tin nhân viên mới Thông tin nhân viên thay đổi Thông tin nhân viên bị xoá

Báo cáo thống kê đối tượng tạm trú

Báo cáo thống kê đối tượng tạm vắng Báo cáo thống kê hộ khẩu, nhân khẩu

Thông tin nhân khẩu

Phiếu báo thay đổi nhân khẩu Nhân viên

Sổ quản lý hộ khẩu Nhân viên

V - Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

* Luồng dữ liệu của tiến trình: “Quản lý nhân khẩu”.

* Luồng dữ liệu của tiến trình: “Quản lý sổ hộ khẩu”.

Luồng dữ liệu của tiến trình: “Quản lý chuyển khẩu”.

Luồng dữ liệu của tiến trình: “Quản lý tạm vắng”

Nhân viên

Quản lý nhân khẩuNgười dân

Thông tin của công dân

Lập Sổ hộ khẩu

Nhân khẩu

Quản lý

sổ hộ khẩu

Người dân

Thông tin xin cấp giấy tạm vắng

Giấy tạm vắng Thông báo không cấp giấy tạm vắng

Nhân khẩu

Phiếu khia báo tạm vắng

Quản lý chuyển khẩuNgười dân

Thông tin xin chuyển khẩu Thông tin thực hiện chuyển khẩu Thông báo không thực hiển chuyển khẩu

Sổ hộ khẩu

Nhân khẩu

Luồng dữ liệu của tiến trình: “Quản lý tạm trú”.

Luồng dữ liệu của tiến trình: “Quản lý nhân viên”.

Luồng dữ liệu của tiến trình: “Báo cáo thống kê”.

Quản lý nhân viên

Nhân viên

Thông tin nhân viên mới Thông tin nhân viên thay đổi Thông tin nhân viên bị xóa

Báo cáo thống kê

Nhân viên

Mã nhân viênTên nhân viênĐịa chỉ

Số ĐT

Nhân khẩuTên công dân

Số CMNDNgày sinhGiới tínhĐịa chỉ

Số ĐT

C ó

C ó

L ập

L ập

C ó

VI - Lập mô hình liên kết thực thể

Bước 1: Xác định các thực thể và các định danh thực thể:

Sổ hộ khẩu: Mã sổ hộ khẩu, tên chủ hộ khẩu, thành viên

Sổ tạm trú: mã sổ tạm trú, tên người đăng ký tạm chú, số hiệu đăng ký

Giấy tạm vắng: mã giấy tạm vắng, tên người đăng ký tạm vắng, số hiệu đăng kýNhân viên: mã nhân viên, tên nhân viên, mã phòng, tên phòng

Nhân khẩu: số CMND, tên công dân, giới tính

Cán bộ chuyên trách: tên cán bộ, mã cán bộ

Bước 2: Xác định liên kết giữa các thực thể:

Sổ hộ khẩu - Nhân khẩu (1 - N)

Sổ tạm trú - Nhân khẩu (1 - 1)

Giấy tạm vắng - công dân (1 - 1)

Nhân viên - sổ hộ khẩu (1 - N)

Nhân viên - sổ tạm trú (1 - N)

Nhân viên - giấy tạm vắng (1 - N)

Bước 3: Xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể

*) Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic:

Nhân khẩu (Số CMND, Họ tên, Địa chỉ, Điện thoại)

Sổ hộ khẩu (Mã SHK, Tên chủ hộ, CMND chủ hộ)

Sổ tạm trú (Mã sổ, Họ tên, CMND, Ngày cấp, Mã NV)

Giấy tạm vắng (Mã giấy, Họ tên, CMND, Ngày cấp, Mã NV)

Nhân viên (Mã NV, Họ tên NV, Địa chỉ NV, ĐTNV)

Thiết kế CSDL vật lý

VII - Lập từ điển dữ liệu:

Ràng buộc

Khoá chính/khoá

+ Bảng Sổ hộ khẩu:

S

TT thuộc tính Tên (Độ rộng) Kiểu Ràng buộc Khoá chính/khoá phụ (PK/FK) Mô tả

TT thuộc tính Tên (Độ rộng) Kiểu Ràng buộc Khoá chính/khoá phụ (PK/FK) Mô tả

+ Bảng Giấy Tạm Vắng:

S

TT thuộc tính Tên (Độ rộng) Kiểu Ràng buộc Khoá chính/khoá phụ (PK/FK) Mô tả

+ Bảng Nhân Viên:

S

TT thuộc tính Tên (Độ rộng) Kiểu Ràng buộc Khoá chính/khoá phụ (PK/FK) Mô tả

VIII - Mô hình dữ liệu vật lý:

16

Cong DanCMNDTenCDNgaySinhGioiTinhDiaChiTTNguyenQuanDanTocTonGiaoDT

TenCMNDNgayCapMaNV

Giay Tam Vang

MaGiay

Ten

CMND

Nhan VienMaNVTenNV

IX Thiết kế giao diện.

Giao diện đăng nhập cho admin và nhân viên

Menu hệ thống

Giao diện quản lý nhân khẩu:

Giao diện quản lý: Thông tin giấy tạm vắng.

Giao diện quản lý: Thông tin sổ hộ khẩu

Giao diện quản lý: Thông tin nhân viên

Giao diện quản lý: Thông tin tạm trú.

Giao diện quản lý: Xuất báo cáo

X Thiết kế tài liệu xuất.

Báo cáo tạm trú tạm vắng