Nghiên cứu và ứng dụng mô hình ERP trong quản trị ngân hàng thương mại tại việt nam

Chất lượng luôn luôn là một trong những nhân tố quan trọng nhất, quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, mang tính quốc tế như hiện nay, chất lượng được coi là một giải pháp cơ bản có lợi rất lớn, một vũ khí tham gia cạnh tranh. Nhờ tăng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, vị thế của doanh nghiệp ngày càng được củng cố và mở rộng. Uy tín, danh tiếng giúp cho doanh nghiệp thu hút được khách hàng, tăng doanh thu, phát triển sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho cải tiến, đổi mới sản phẩm và cơ cấu sản phẩm, làm cho chúng ngày càng thích ứng với những mong đợi của khách hàng. Đó là cơ sở của sự phát triển lâu dài.Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu hiệu kết hợp thống nhất các lợi ích của doanh nghiệp, người tiêu dùng, xã hội và người lao động. Chính vì vậy, quản lý chất lượng đóng vai trò ngày càng quan trọng trong giai đoạn hiện nay bởi vì quản lý chất lượng một mặt làm cho chất lượng sản phẩm – dịch vụ thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý. Quản lý chất lượng có tác dụng giảm chi phí trên cơ sở quản lý, sử dụng tốt hơn các yếu tố sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.

LỜI MỞ ĐẦU

Chất lượng luôn luôn là một trong những nhân tố quan trọng nhất, quyếtđịnh khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh ngàycàng gay gắt, mang tính quốc tế như hiện nay, chất lượng được coi là một giảipháp cơ bản có lợi rất lớn, một vũ khí tham gia cạnh tranh Nhờ tăng chất lượngsản phẩm hoặc dịch vụ, vị thế của doanh nghiệp ngày càng được củng cố và mởrộng Uy tín, danh tiếng giúp cho doanh nghiệp thu hút được khách hàng, tăngdoanh thu, phát triển sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho cải tiến, đổi mới sảnphẩm và cơ cấu sản phẩm, làm cho chúng ngày càng thích ứng với những mongđợi của khách hàng Đó là cơ sở của sự phát triển lâu dài

Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu hiệu kết hợp thống nhấtcác lợi ích của doanh nghiệp, người tiêu dùng, xã hội và người lao động Chính

vì vậy, quản lý chất lượng đóng vai trò ngày càng quan trọng trong giai đoạnhiện nay bởi vì quản lý chất lượng một mặt làm cho chất lượng sản phẩm – dịch

vụ thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả củahoạt động quản lý Quản lý chất lượng có tác dụng giảm chi phí trên cơ sở quản

lý, sử dụng tốt hơn các yếu tố sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩmgiúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn

Trên thế giới, có rất nhiều phương pháp quản lý chất lượng đã được nhânloại áp dụng Một trong số đó là mô hình ERP (Enterprise Resource Planning

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Có nhiều doanh nghiệp đã

áp dụng thành công mô hình ERP và đạt được thành công trong khi không ítdoanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc triển khai ERP ở một khâu nào đó Nhưvậy, mô hình ERP là gì? Vai trò của mô hình này đối với hoạt động quản lý chấtlượng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng như ngân hàng thương mại

như thế nào? Đó chính là lý do nhóm tác giả lựa chọn “Nghiên cứu và ứng dụng mô hình ERP trong quản trị ngân hàng thương mại tại Việt Nam” làm

đề tài của bài thuyết trình này

Chương 1: Tổng quan về mô hình ERP

1.1 Khái niệm chung

Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning –

ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một

doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chứcnăng cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợinhuận, tổ chức phi chính phủ v.v Như vậy, ý nghĩa của 3 từ ERP là gì?

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính,

nhân lực, công nghệ) Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên.Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữliệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vàoquản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tàinguyên, cụ thể là:

- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồnlực phục vụ cho doanh nghiệp

- Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộphận có sự phối hợp nhịp nhàng

- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cáchchính xác, kịp thời

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời

kỳ thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp, đòi hỏi sự hợp tácchặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn Đây là giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu.Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếmphần lớn chi phí đầu tư cho ERP

P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản

trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kếhoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh

trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn,ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗiđơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năngcung ứng Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫnkhông để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn ERP còn hỗ trợ lên kế hoạchtrước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh Chẳnghạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán raphương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu Cách này giảmthiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp) Đây chính là đích đến thật sự của ERP.

ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công tyvào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầuquản lý khác nhau của từng phòng ban ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng

lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và dự trữ, thay thế chúng bằng mộtchương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khácnhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ Các bộ phận tài chính, sảnxuất và dự trữ vẫn sẽ có phần mềm riêng ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ đượcnối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của bộphận dự trữ để xem đơn hàng đã xuất chưa Hầu hết các nhà cung cấp phần mềmERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việcmua toàn bộ Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản

lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau

Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanhnghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực củamình Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lýnhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống Ngoài ra ERP còncung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theochuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cholãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của ERP

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 Hồi đó ERP mới đóng vai trò nhưmột hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể

từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai tròquản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material

Requiements Planning) Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng caohiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phươngthức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với

các câu hỏi như:Sản xuất cái gì? Để sản xuất những cái đó thì cần những gi?

Hiện nay đã có trong tay nhưng gì? Những gì cần phải có nữa để sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệthống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp cáccông cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu đồngthời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch

đó Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù vàphản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể

được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource

Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giaiđoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của cáccông ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việchoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏngkhả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kếhoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kếhoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cungứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu Kết quả của cácchức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kếhoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo khohàng,…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource

Planning (ERP)

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP Về cơ bản thì ERPcũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn,quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thốngtài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng chophép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, … Mục tiêu của ERP: Giảmchi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp

vụ Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung

ứng (SCM)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh

doanh

1.3.Tác dụng của mô hình ERP

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụngnhiều PM quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lýbảo hành ) là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các modulecủa nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc,nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp.Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do cácmodule có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tincậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiềunguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán

có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác

có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty) Với hệthống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất

cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực

Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữliệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau mộtcách dễ dàng

Giảm lượng hàng tồn kho

Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theodõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó

mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh

Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lýnhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp

sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệthống tính lương Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau,

bộ phận Hành chính nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản

để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyềnlợi ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó

Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công

ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toánthủ công Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán

bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân

hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểmsoát nội bộ chất lượng

Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự độnghóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đếnkhi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn Chẳng thà bạnlấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệthống khác nhau của từng phòng ban Hệ thống phần mềm ERP giúp công tybạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinhdoanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm

Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thứccông ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanhthu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillmentprocess) Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vôhình ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cungcấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lýnày) Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường

đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình

xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất

Khi nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, nhânviên này sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tíndụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn khocủa công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳnghạn) Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin vàcập nhật chúng Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thôngtin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác Nếubạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào

hệ thống ERP và theo dõi chúng Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tiasét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sóthơn trước kia Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trìnhkinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tàichính…

Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công

ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sảnxuất Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạchsản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểmthắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết côngsuất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụngmột hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trênmỗi đơn vị sản phẩm

Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trìnhkinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rốirắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công

ty Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa Đứngtrước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khảnăng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nướcngoài tràn vào Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệpkhông có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khảnăng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước Việc ứng dụng một hệ thốngquản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khaiERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảngthời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lêntrên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí…

Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn

Muốn đạt được các lợi ích kể trên, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải thỏamãn các điều kiện sau:

- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức

năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ cómodule đặt hàng (Purchase) Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng(Sale & Distribution), v.v Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ Với thiết

kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng

- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa

thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật

xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp

vụ giữa các phòng ban

- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa

trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó,đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập khoứng với toàn bộ nguyên vật liệu, một công trình, một đơn hàng, một nhà vậnchuyển hay một sản phẩm Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuấtkinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích Ví dụ phân tích hiệu quả kinhdoanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từngđơn hàng Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP

- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số

hóa quy trình nghiệp vụ Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số đểthích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống) Thông qua thay đổi thông số, ngườidùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp Với cách nàydoanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần Tính mởcòn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều

cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống

Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin Do đó, cùng vớiquy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver) Mặt tích cực này cho phépdoanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình, từ

đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiếntrong tương lai

Chương 2: Ứng dụng mô hình ERP trong quản trị ngân hàng

Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác đượcthực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file ) với năng suất thấp vàkhông có tính kiểm soát Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, bannhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tácnghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình Thông tin được luân chuyển tựđộng giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trênphần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từnhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quảquản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp

Nhìn chung việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp cần trải qua bốnbước sau: xác định nhu cầu doanh nghiệp; lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp

dịch vụ triển khai; triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp; phát triển hệthống sau khi triển khai ERP.

Bước 1: Xác định nhu cầu

Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phùhợp với tình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ

và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiếnlược thông qua việc thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong

đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo; xác địnhhiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện trạng về CNTT; xác định chiến lược pháttriển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn

có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinh doanh cũng như các phần mềmERP Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:

Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúpdoanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách trunglập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ Đôi khi nhà tư vấncòn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các lãnhđạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp

Công ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triểnkhai cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phínhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sảnphẩm và dịch vụ mình cung cấp

Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phầnmềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai Trong trường hợp doanh nghiệp mờinhà tư vấn độc lập, nhà tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầumột cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộcdoanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thểtrao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm;

đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất Để tránh lựa chọn sai giảipháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây:

- Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình

- Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất

- Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt

- Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai

- Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụngsản phẩm

Bước 3: Triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp

Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặctrực tiếp quản lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình Cácnhà thầu triển khai tiến hành các bước sau:

- Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp

- Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng vàcác thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu

- Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp

- So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụsản xuất – kinh doanh thực tế

- Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểmcòn vướng mắc

Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếpcận với những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện đểthích nghi với quy trình làm việc hiện đại

Bước 4: Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP

Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà

hệ thống ERP (ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chứcđánh giá mức độ thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dựán) Một nhà tư vấn khác sẽ được đề nghị đảm nhận những công việc sau đây:

- So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự áncũng như những lợi ích mà dự án mang lại).

- Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức

- Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát choviệc triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM)

- Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chứcnăng mới

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, các quy trình sẽ đượcthể hiện rõ nét nhất Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành cácquy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ Các quy trình sảnxuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP.Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam, cho dù đã hoạt độngnhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động củamình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tưvấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO

Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp cácnhà cung ứng giảm đáng kể thời gian cung cấp các module ERP Quá trình triểnkhai nhanh chóng này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứkhông tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mớiđược gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS).Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là toàn bộ nguồn nhânlực (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truycập vào các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay còn gọi là các ứng dụngERP chia sẻ) bằng cách kết nối Web Do phần mềm này không cần phải đượccài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên thời gian triểnkhai có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụngERP theo yêu cầu

Có thể khẳng định, triển khai hệ thống ERP là xu hướng tất yếu, cũng nhưquá trình phát triển của một xã hội, đến một giai đoạn nào đó thì doanh nghiệp

bắt buộc phải thay đổi nếu không sẽ bị đào thải do không thích nghi nổi với thờiđại Tuy nhiên, thời điểm, mô hình, cách thức triển khai như thế nào cho phùhợp thì mỗi doanh nghiệp cần được tư vấn kỹ càng, chuẩn bị đầy đủ trước khiquyết định “vượt vũ môn” Mặt khác, nếu ứng dụng thành công ERP, cũng như

“cá chép hóa rồng”, doanh nghiệp sẽ thực sự lột xác, không chỉ nâng tầm doanhnghiệp mà còn cho tất cả thành viên của doanh nghiệp, sẵn sàng hội nhập vào

“biển lớn”

Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản Tàichính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gìsai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của ngườikhác Điều này sẽ không còn nữa Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng

sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máytính Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanhthực sự ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ

bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho Liệu khách hàng

có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó

là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết địnhtrước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòngban trong công ty Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng– người cần phải được thức tỉnh Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồnkho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tinlên mạng hết Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìntrên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báovới khách hàng là không đủ hàng tồn kho

2.2 Ứng dụng mô hình ERP trong quản trị ngân hàng thương mại

2.2.1 Mô hình ERP trong các ngân hàng thương mại

Nói đến ngân hàng là nói đến các hoạt động liên quan đến tiền như tiền gửi,tiền vay, lãi suất, chuyển tiền, Đồng thời bản thân ngân hàng cũng có nhữnggiao dịch thông thường như quản lý công nợ phải thu, các khoản phải trả, quản

lý tài sản cố định, quản lý chi phí Ngoài ra, ngân hàng còn có rất nhiều cáclĩnh vực kinh doanh khác như dịch vụ cho thuê tài chính (leasing), dịch vụ kinhdoanh chứng khoán hay kinh doanh bảo hiểm, bất động sản.

Như vậy, cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, các ngân hàng đều có nhucầu đánh giá hiệu quả hoạt động của mình, cũng như trả lời được các câu hỏi:mảng kinh doanh nào hiện đang cho hiệu quả lớn nhất, hệ thống khách hàng cóđược kiểm soát chặt chẽ và tối ưu hóa trong việc khai thác sử dụng dịch vụ haykhông Với ý nghĩa đó, việc ứng dụng mô hình ERP trong quản trị ngân hàngthương mại đang dần trở thành nhu cầu cấp thiết của các ngân hàng thương mạihiện nay, đặc biệt là tại các ngân hàng tổ chức quản lý tập trung nhưng có mức

độ phân tán về địa lý cao

* Những thuận lợi khi triển khai ERP tại ngân hàng:

- Đã từ lâu, các ngân hàng rất coi trọng việc ứng dụng CNTT trong hoạtđộng của mình Hầu hết các phần mềm lõi tác nghiệp (Core Banking) đều đãsớm được ứng dụng từ những năm 90 và liên tục được nâng cấp Gần đây, việcứng dụng phần mềm quản lý nội bộ đã được áp dụng tại các ngân hàng quốcdoanh và các ngân hàng thương mại lớn như BIDV, VCB, ICB, MSB,…

- Các ngân hàng thương mại luôn có nhu cầu đánh giá hiệu quả của cácmảng hoạt động kinh doanh của mình

- Kết hợp với các thành tựu của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạngmáy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu như kho dữ liệu, cơ sở dữliệu phân tán, mô hình ERP trong các ngân hàng có lợi thế khi tổ chức quản lýtập trung đối với các ngân hàng phân tán về địa lý

* Mô hình ERP trong các ngân hàng thương mại:

Trong các ngân hàng thương mại, hệ thống ERP được xây dựng theo hai

mô hình như sau:

Trước tiên, mô hình được ứng dụng phổ biến nhất trong các ngân hàngthương mại là mô hình được mô tả ở hình 2.1.

Hình 2.1 Mô hình ứng dụng ERP trong ngân hàng

Theo mô hình này, hệ thống ERP cho ngân hàng sẽ chia các mảng ứngdụng theo các loại hình hoạt động và kinh doanh khác nhau của ngân hàng như:

kinh doanh ngân hàng, ứng dụng nội bộ, quản lý thuê mua tài chính, quản lýchứng khoán, quản lý nợ và khai thác tài sản, quản lý khai thác bất động sản…

Từ đó, các số liệu sẽ được tổng hợp và tập trung tại một lõi, mà bản chất là một

hệ thống sổ cái tổng hợp (general ledger) Từ hệ thống sổ cái này, ngân hàng cóthể khai thác số liệu qua hệ thống báo cáo tác nghiệp, báo cáo quản lý, các báocáo phải nộp cho Ngân hàng Nhà Nước và các báo cáo phục vụ lãnh đạo

Bên cạnh đó, cũng trong mô hình này, ngân hàng vẫn cần các hệ thốngERP mở rộng khác như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phân tích và đánhgiá hiệu năng hoạt động thông qua quản lý rủi ro (Risk Management), quản lýquan hệ nhà cung cấp (SRM), quản lý giá (FTP)

Để áp dụng mô hình này vào trong thực tiễn, các ngân hàng nên bắt đầuthực hiện từ việc ứng dụng quản lý các tác nghiệp nội bộ, bao gồm: tài chính kếtoán nội bộ, quản lý tài sản cố định, quản lý mua sắm, quản lý nhân sự - lương,quản lý kho (dành cho các tài sản thế chấp) Việc ứng dụng này nên được ápdụng cho tất cả các đơn vị thành viên, bao gồm mảng ngân hàng, chứng khoán,quản lý thuê mua tài chính, quản lý nợ và khai thác tài sản Đi cùng với nó là

bộ giao tiếp với các hệ thống tác nghiệp lõi (Core Banking, Core Security, CoreLeasing ) Với việc triển khai đồng bộ này, ngân hàng không những sẽ giảiquyết ngay nhu cầu trước mắt của các phòng tác nghiệp nói trên, giảm tải cácchức năng thừa tại các phần mềm lõi mà còn tạo ra bức tranh tổng thể cho hệthống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo cấp cao

Đặc thù của ngân hàng là thực hiện việc đóng sổ vào cuối ngày Như vậy,

cả hệ thống ứng dụng quản lý ngân hàng (core banking) và hệ thống ứng dụngERP sẽ đóng sổ vào cuối ngày và đồng bộ dữ liệu sang hệ thống sổ cái Vấn đề

ở đây là việc lựa chọn sổ cái của hệ thống nào làm cơ sở dữ liệu chính Trướcđây, nhiều ngân hàng đã coi hệ thống ứng dụng quản lý ngân hàng là hệ thốngchính, và họ lựa chọn sổ cái của hệ thống ứng dụng quản lý ngân hàng làm hệthống sổ cái trung tâm Điều đó đồng nghĩa với việc các ứng dụng ERP khác sẽtiến hành kết chuyển số liệu sang sổ cái của hệ thống Core Banking Tuy nhiên,

điều này là đi ngược với cách nhìn của quản lý ngân hàng hiện đại Các tácnghiệp ngân hàng chỉ là một loại hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng thôi,

và nó không đại diện 100% cho các hoạt động của ngân hàng Chính vì vậy, việclựa chọn sổ cái của hệ thống ERP làm trung tâm sẽ giúp cho việc tổng hợp sốliệu từ các ngành nghề hoạt động kinh doanh của ngân hàng được dễ dàng, thuậntiện và chính xác hơn

Bên cạnh mô hình ứng dụng ERP trong các ngân hàng thương mại nhưtrên, hiện nay, một số ngân hàng thương mại cũng đang ứng dụng mô hình ERPvới các phân hệ như sau:

- Phân hệ quản lý cấp tín dụng

- Phân hệ quản lý tiền gửi

- Phân hệ quản lý thanh toán

- Phân hệ quản lý tài chính

- Phân hệ quản lý nhân sự

- Phân hệ quản trị hệ thống

- Phân hệ tự động văn phòng

- Phân hệ quản lý hành chính

- Phân hệ hỗ trợ thông tin lãnh đạo

Tuy nhiên, có thể thấy việc áp dụng cách quản lý theo phân hệ như trên sẽkhó có thể giúp ngân hàng trong việc quản lý các lĩnh vực kinh doanh khác củangân hàng như kinh doanh bất động sản, dịch vụ cho thuê tài chính và dịch vụkinh doanh chứng khoán

Hình 2.2 Mô hình tích hợp các phân hệ ERP cho quản lý nội bộ và các hoạt động khác của ngân hàng

2.2.2 Những lợi ích thu được từ việc ứng dụng hệ thống ERP vào trong quản

trị ngân hàng thương mại

 Tính an toàn thông tin cao

Trong hệ thống quản lý tài chính nội bộ, các bút toán được sinh ra một cách

tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế hạnchế được những sai sót về định khoản Tuy nhiên, với ý nghĩa là một hệ thốngphản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh, hệ thống không chophép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống Tất cảnhững gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán điều chỉnh Với đặcđiểm này, số liệu kế toán do hệ thống cung cấp luôn có độ tin cậy cao

Nâng cao hiệu quả làm việc

Mỗi quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, tươngứng với các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán Để quản

lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống sử dụng các tàikhoản trung gian và các quy tắc hạch toán ngầm định đảm bảo các cặp bút toánnày thống nhất với nhau Việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung giankhông làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của ngân hàng và cán bộ kế toán