Chuyên đề kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp

chuyên đề dành cho các sinh viên năm cuối ngành kế toán hoặc kế toán kiểm toán.kiểm soát chi phí xây lắp trong một doanh nghiêp.tìm hiểu các chi phí để hoàn thành một công trình trong một doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng táisản xuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân, nó tạonên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước.Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thịtrường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanhnghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanhtối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, đòihỏi các doanh nghiệp XBCB phải kiểm soát được các chi phí bỏ ra sao cho thấpnhất và có lãi

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, vấn đề quan tâm hàng đầu là lợinhuận bởi để tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay, họ phải tự khẳng địnhmình, tự tìm con đường kinh doanh có hiệu quả nhất mà lợi nhuận chính là thước

đo cho sự thành công của doanh nghiệp đó Cách giải quyết cho vấn đề trên làgiảm thiểu chi phí ở mức thấp nhất nếu có thể nhưng đồng thời phải nâng cao chấtlượng sản phẩm sản xuất ra nhằm tối đa hoá doanh thu và lợi nhuận Như thế cóthể thấy rằng, chi phí đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh củacác doanh nghiệp bởi khoản mục này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanhnghiệp đó

Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trongdoanh nghiệp, cùng với nhận thức tình hình thực tế tại công ty em đã chọn đề tài:

“Kiểm soát chi phí xây lắp tại CN.Công ty TNHH MTV ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309

Đề tài gồm 3 phần:

Phần 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh ngiệp xây lắp Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại CN.Công ty TNHH 1 thành viên ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309

Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại CN.Công ty TNHH 1 thành viên ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309

PHẦN 1 - LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH

NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ

1.1.1 Khái niệm chung về chi phí

Khi bàn về chi phí, có thể nói rằng chi phí luôn là một trong những thôngtin quan trọng đối với các nhà quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào Chi phí tăngthêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì thế, các nhàquản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh của doanh nghiệp

Nền sản xuất xã hội của bất kỳ phương thức sản xuất nào cũng gắn liền vớivận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất Đối với doanhnghiệp sản xuất vật chất, để tiến hành quá trình hoạt động sản xuất cần phải kếthợp cả ba yếu tố, đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Cácyếu tố này tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất hình thành và hình thành nêncác chi phí tương ứng: chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động và chi phí

về lao động sống Các chi phí này phát sinh thường xuyên trong suốt quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh và tồn tại của doanh nghiệp

1.1.2 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống

và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong một kỳ kinh doanh nhất định đểthực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm khác nhau theo mục đíchkinh doanh cũng như theo hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết

Chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương, thưởng, phụ cấp

và các khoản trích theo lương của người lao động Chi phí lao động vật hóa baogồm chi phí sử dụng TSCĐ, chi phí NVL, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ… nhữngchi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới các hìnhthái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính

Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp cố định tại nơi thi công, có giá trị lớn…nên phát sinh thêm một số chi phí như lán trại, vận chuyển…

Chi phí xây lắp công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc,

hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhànước phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ vàđược quản lý theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng

1.1.3.Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.

Sản phẩm trong xây lắp là các công trình, hạng mục công trình vì vậykhông có chi phí bán hàng, chỉ có 2 loại chi phí:

- Chi phí sản xuất kinh doanh:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bảnchiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty Chi phínguyên vật liệu chỉ liên quan đến 1 công trình, hạng mục công trình

+ Chi phí nhân công trực tiếp: Doanh nghiệp xây lắp thường trả lương cho côngnhân viên theo các hình thức:

 Trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng hoặc trả theo hợpđồng giao khoán

 Trả lương theo hợp đồng giao khoán

 Đối với công nhân vận hành máy thi công áp dụng trả lương theo ca máy thựctế

Trong chi phí nhân công trực tiếp không phản ánh chi phí trích bảo hiểm xãhội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

+ Chi phí máy thi công: Các chi phí liên quan đến máy thi công như chi phínguyên vật liệu cho máy hoạt động, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất liên quan

đến hoạt động của xe, máy thi công, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máythi công…

+ Chi phí sản xuất chung tại doanh nghiệp xây lắp được tập hợp từ các yếu tố chiphí phát sinh trong quá trình xây lắp mà không thuộc ba khoản mục chi phí trênnhư: Chi phí nhân viên đội, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác…

- Chi phí quản lý

Bao gồm các khoản chi phí như: Chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, kinhphí công đoàn, thuế môn bài, thuế đất, tiền điện thoại, tiền điện, khấu hao TSCĐ ở

bộ phận quản lý doanh nghiệp, các chi phí khác: công tác phí, họp hành…

1.2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôngiữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệthống gồm các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằmcung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: đảm bảocông tác bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy và sự trung thực của cácthông tin; khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp vàcác quy định; đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ làcác quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán tự xây dựng và ápdụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra,kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài chính trungthực, hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, các thủ tục kiểm soát đặc thù

do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để thựchiện các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin,bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả, hiệu năng của cáchoạt động

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị,

tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm

ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra củađơn vị

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Bảo đảm công tác bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất: tài sản vô hình và tài sản hữuhình, tài sản phi vật chất khác nhau như sổ sách, các tài liệu quan trọng… có thể bị

đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không đượcbảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản là công việcthường xuyên doanh nghiệp quan tâm.

- Bảo đảm độ tin cậy và sự trung thực của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứquan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy các thôngtin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy vềthực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu củamọi hoạt động kinh tế, tài chính Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quyđịnh của pháp luật Nếu thông tin tài chính không trung thực, người quản lý có thểchịu trách nhiệm trước pháp luật hoặc các bên thứ 3 về tổn thất gây ra cho họ

- Khuyến khích sự tuân thủ luật pháp và các quy định

Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trong đơn vị phải bảo đảm cácquyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức

Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt độngcủa doanh nghiệp

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trongmọi hoạt động của doanh nghiệp

+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tàichính trung thực và khách quan

 Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được xây dựng nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sửdụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ cácnhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp; được thực hiệnvới cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng caokha năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.2.3 Bản chất của kiểm soát nội bộ về chi phí

Việc kiểm soát được hiểu là tổng hợp các chính sách để làm cơ sở quản lý

và điều hành doanh nghiệp Trong công việc quản lý, điều quan trọng không phải

là nhà quản lý nhận diện được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà nhà quản

lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra những biện phápkiểm soát thích hợp Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hànhđộng và thủ tục cần thiết để bảo đảm những hành động thích hợp và ngăn ngừanhững hành động không thích hợp Kiểm soát chi phí giúp cho nhà quản lý nắmbắt được tình hình sử dụng các nguồn lực hiệu quả cũng như kết quả đạt được Từ

đó có những điều chỉnh hợp lý hay hoạch định những phương án tốt hơn

Như vậy, chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu không có các mục tiêu,kiểm soát tồn tại như một "khâu" độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thờilại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó

1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 yếu tố chính:môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

1.3.1 Đặc điểm của hoạt động xây lắp

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, cónhững đặc điểm riêng biệt khác các ngành sản xuất khác, cụ thể như sau :

- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc… có quy mô lớn, kếtcấu phức tạp, mang tích chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâudài, do đó tổ chức quản lý và hạch toán có khác biệt so với các ngành khác:

+ Sản phẩm xây lắp phải lập dự toán: dự toán thiết kế, dự toán thi công,.Trong quá trình sản xuất phải lấy dự toán làm thước đo, phải so sánh với dự toán.+ Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán (giá thanh toán với bênchủ đầu tư ) hoặc giá thoả thuận với bên chủ đầu tư hoặc giá trúng thầu

+ Tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ vì đã quyđịnh giá cả, người mua, người bán trước khi xây dựng thông qua hoạt động giaothầu

- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện khác của sản xuấtnhư: xe máy, thiết bị thi công, người lao động… phải di chuyển theo địa điểm đặtsản phẩm, do đó công tác quản lý, sử dụng và hạch toán vật tư rất phức tạp vì chịuảnh hưởng lớn của thiên nhiên, thời tiết, dễ mất mát, hư hỏng

- Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp lâu dài cho nên phải tổ chức hạch toán

và quản lý sao cho chất lượng công trình phải đảm bảo dự toán, thiết kế…

1.3.2 Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí xây lắp

Một yêu cầu quan trọng nhất của công tác quản lý doanh nghiệp là phải tiếtkiệm chi phí vì chi phí có quan hệ chặt chẽ đối với lợi nhuận Muốn tiết kiệm đượcchi phí trước hết các nhà quản lý phải kiểm soát được chi phí; trong đó việc kiểmsoát chi phí xây lắp sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm Bên cạnh đó, sảnphẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp,thời gian thi công dài, địa điểm thi công phân tán nếu kiểm soát tốt chi phí sẽchống được lãng phí cũng như đánh giá được tình hình thực hiện công tác dự toán,tiến độ thi công và chất lượng công trình

Vì vậy kiểm soát chi phí xây lắp thể hiện năng lực điều hành, quản lý củaban lãnh đạo và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành, tạo lợi thế cạnhtranh; mặt khác còn tạo dựng uy tín cho công ty trước sự nhìn nhận của các nhàđầu tư

1.3.3 Quy trính kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp

1.3.3.1 Tổ chức lập dự toán chi phí

Một trong những cơ sở để công trình được khởi công xây dựng là dự toáncông trình được duyệt Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiết choviệc đầu tư xây dựng công trình thuộc dự án được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết

kế kỹ thuật Tổng dự toán công trình được xác định dùng để khống chế và quản lýcác chi phí trong quá trình thực hiện dự án Để có mức giá khống chế khi giao thầuhoặc đấu thầu phải xác định giá trị dự toán một cách chi tiết cho từng hạng mụcxây dựng phù hợp với các quy định cho từng khu vực hoặc địa điểm xây dựng cụthể

1.3.3.2 Tổ chức kiểm soát chi phí trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình

a, Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu

Đối với doanh nghiệp xây lắp thì việc xây dựng thường diễn ra trong thờigian dài, nguyên vật liệu đưa vào sử dụng lớn nên việc thất thoát là rất dễ xảy ra.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời nhữnglãng phí, mất mát hoặc khả năng tiết kiệm vật liệu Qua đó xác định nguyên nhân

và người chịu trách nhiệm để xử lý, khen thưởng hoặc xử phạt kịp thời, góp phầntiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm xây lắp mang lại lợi nhuậncao cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và phù hợp với dựtoán lập ra

- Các chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát: Hợp đồng mua sắm, Hóa đơn

mua hàng, Hóa đơn chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, lưu kho, Phiếu đề nghịcung ứng vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ, Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho…

- Hệ thống sổ kế toán: Tùy vào từng hình thức hạch toán hàng tồn kho mà

doanh nghiệp áp dụng mà ta sử dụng các loại sổ sách sau:

+ Thẻ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sử dụng đểtheo dõi tình hình nhập-xuất-tồn Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghi chép, bảoquản Kế toán vật tư sẽ sử dụng làm tài liệu đối chiếu và ký xác nhận

+ Sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp,các tài liệu khác có liên quan

- Các bộ phận tham gia kiểm soát:

+ Phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kỹ thuật, phòng kế toán

+ Bộ phận kho

+ Các bộ phận thi công

- Các thủ tục kiểm soát:

*Khâu yêu cầu và thu mua vật tư:

Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, các phiếu nàyphải được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu công việc vàkhối lượng thi công Sau đó thủ kho sẽ xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng

đủ hay không, nếu không đủ thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật

tư Công việc này là phần chính của khâu yêu cầu mua vật tư vì nó đảm bảo chovật tư được mua theo đúng mục đích, số lượng, tránh mua thừa hoặc không cầnthiết gây ứ đọng, lãng phí vốn Khi phiếu đề nghị mua vật tư được xét duyệt phảilập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại vật tư, các thông tin liên quan đếnvật tư cần mua và phải được đánh số nhất quán Các chứng từ mua vật tư như Hóađơn giá trị gia tăng, Hóa đơn vận chuyển… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp Cácchứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụmua vật tư, chức năng mua vật tư, chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư Mọinghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập Phiếu

đề nghị mua vật tư

Bên cạnh đó, cần thực hiện các chính sách mua vật tư:

+ Mua vật tư theo hình thức đấu thầu hoặc đấu giá nhằm tạo sự cạnh tranh giữacác nhà cung cấp, như vậy công ty sẽ mua được với giá rẻ mà vẫn đảm bảo chấtlượng và chủng loại, mua trực tiếp từ nơi sản xuất vật tư có thể giảm chi phí quakhâu trung gian… Hoặc ít nhất khi lựa chọn nhà cung cấp phải có 3 bảng báo giácủa các nhà cung cấp để so sánh về giá

+ Các thủ tục mua vật tư: mọi nghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộphận mua hàng và phải lập phiếu đề nghị mua vật tư Trong một số trường hợp khithực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung

ứng vật tư nhằm đảm bảo việc thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của các bên thamgia hợp đồng.

*Khâu nhập- xuất- tồn vật tư:

+ Nhập vật tư:

Khi nhận vật tư, đòi hỏi phải có quá trình kiểm soát thích hợp, đó là phảithực hiện kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến… có đúngnhư đã ghi trên hóa đơn trước sự chứng kiến của thủ kho và bộ phận thu mua Sau

đó, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan vàcho nhập kho, thủ kho chịu trách nhiệm quản lý số vật tư trên, phiếu nhập khođược gửi tới phòng kế toán 1 liên, tại kho 1 liên

+ Xuất vật tư: Thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất khovật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký duyệt của trưởng phòngvật tư và thủ trưởng đơn vị Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tưđược duyệt và ghi vào Phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán

và giá trị, kiểm tra sự thừa thiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chiphí dự trữ thấp nhất

*Khâu sử dụng vật tư:

Vật tư khi được đưa vào sử dụng trong thi công xây lắp cần phải được quản

lý, theo dõi chặt chẽ bởi tất cả các bộ phận có liên quan vì đây là giai đoạn xảy ranhiều gian lận và sai sót nhất, vật tư có thể bị sử dụng không đúng theo quy định(pha trộn không đúng theo định mức, yêu cầu kỹ thuật), sử dụng lãng phí, bị mấtcắp… Đây là những yếu tố chủ quan làm cho chi phí xây lắp tăng và chất lượngcông trình kém

Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiếtnguyên vật liệu cả số lượng và giá trị Cuối kỳ kế toán sẽ lên báo cáo chi phínguyên vật liệu trực tiếp Cần phải so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho,phiếu xuất kho với biên bản kiểm kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có bịthất thoát hay không và kịp thời xử lý

Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quảgiữa thực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến độngtrên 2 mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung

b, Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

Nhằm ngăn chặn và phát hiện các sai phạm như thanh toán lương cho cácnhân viên, đảm bảo hoàn thành một khối lượng công việc ghi chép và tính toán rất

lớn trong một thời gian ngắn để có thể thanh toán kịp thời và chính xác tiền lươngcho nhân viên, đồng thời, tuân thủ các văn bản pháp lý về lao động và tiền lương.

- Các chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát:

 Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sởcho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng lúc cuối quý hoặc cuối năm

 Hợp đồng làm khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán

về một công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bênthực hiện hợp đồng

 Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành

 Thẻ thời gian: là hình thức phổ biến được sử dụng tại các doanh nghiệp nướcngoài nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi ngày của nhânviên

- Các sổ sách kế toán: Sổ kế toán chi tiết và các sổ tổng hợp tùy vào hình thức kế

toán áp dụng tại công ty

- Các bộ phận tham gia kiểm soát:

 Bộ phận nhân sự

 Bộ phận quản lý thi công

 Bộ phận kế toán tiền lương

- Thủ tục kiểm soát:

Để kiểm soát chi phí tiền lương một cách hiệu quả là hoạch định và theodõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương Mỗi bộ phận đều cần lập dự toánchi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ Hàng tháng, kế toán sẽ tổng hợp chiphí phát sinh, so sánh chi phí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho cácnhà quản lý Mọi sự biến động cần được phát hiện kịp thời và tìm hiểu nguyênnhân cũng như biện pháp xử lý Mặt khác, phải phân chia trách nhiệm giữa cácchức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảnglương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương

+ Thuê và tuyển dụng nhân viên: Việc tuyển dụng và thuê nhân viên được tiến

hành bởi bộ phận nhân sự, tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê phải đượcghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi Ban quản lý Mức lương phải đượcghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý chokhấu trừ vào lương về các khoản thao chế độ Sau đó, một bộ hồ sơ gồm quyếtđịnh phân công, mức lương, văn bản đồng ý cho khấu trừ phải được gởi cho bộphận tính lương Bộ phận nhân sự cũng được gửi một bản sao quyết định phâncông cho bộ phận sử dụng lao động

Mỗi khi có thay đổi về mức lương: trong thời gian ngắn nhất, bộ phận nhân

sự phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng laođộng

Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự, bộ phận nhân

sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tínhlương

+ Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian

lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả

lương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương Để nâng cao tính hữu hiệu củakiểm soát nội bộ có thể sử dụng các thủ tục sau:

 Người quản lý các bộ phận phải lập bảng chấm công

 Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên Thẻ ghi giờcủa các nhân viên phải được phải được theo dõi, giám sát bởi một nhân viên độclập bằng hệ thống thông tin tự động và phải báo cáo tình hình thẻ theo tuần

 Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kếtquả của máy ghi giờ, hoặc giữa báo cáo sản lượng, khối lượng công việc hoànthành với kết quả thẩm định công trình thi công

Đối với các nhân viên gián tiếp, có thể không dùng máy ghi giờ, nhưng đểkiểm soát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sửdụng để thực hiện các nhiệm vụ

Tất cả các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đều phải có phiếunghỉ ốm, Phiếu nghỉ thai sản hay Phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứngnhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo

ký hiệu riêng

+ Tính và lập bảng lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ chính là tính toán về

số lượng tiền phải trả cho từng nhân viên Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệukhông cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự, theodõi lao động hay trả lương Bộ phận tính lương phải đảm bảo rằng:

 Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đốikhông được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương

 Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận tínhlương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảmlương, xóa tên…

Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả côngviệc,sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng cánhân để làm cơ sở chi lương, trong đó phải ghi rõ tiền lương và các khoản khấutrừ

 Ghi sổ nhật ký lương và các khoản trích theo lương, thuế TNCN

 Ghi sổ theo dõi lương của từng nhân viên

 Lập bảng phân bổ tiền lương vào các loại chi phí

 Lập báo cáo về vấn đề tiền lương cho các cơ quan Nhà nước có liên quan

+ Thanh toán lương: Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với

phòng nhân sự, theo dõi lao động tiền lương Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảnglương để phát lương cho nhân viên

Khi nhận được Phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo Bảng thanh toán tiềnlương, thưởng thì nhân viên phát lương phải kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền nhậnđược giữa Phiếu chi hoặc sec chi lương với danh sách trên Bảng thanh toán tiềnlương, thưởng Các Phiếu chi hoặc sec chi lương phải được ký duyệt bởi ngườikhông trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương

Sau khi kiểm tra xong Phiếu chi hoặc sec chi lương thì tiến hành chi lươngcho nhân viên và yêu cầu người nhận ký vào Phiếu chi hoặc sec chi lương, đồng

thời nhân viên phát lương phải đóng dấu “Đã chi tiền”và ký vào các phiếu Cácphiếu chi hoặc sec chi lương phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trìnhthanh toán.

Đối với những Phiếu chi hoặc sec chi chưa được thanh toán thì được lưu trữcẩn thận và đồng thời phải được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ kế toán Đốivới các Phiếu chi hoặc sec chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm bảo đảm

và ngăn ngừa các Phiếu chi hoặc sec giả mạo

Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là

sử dụng dịch vụ ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kểcông việc của phòng tài vụ và hạn chế khả năng sai phạm xảy ra Cần có sự đốichiếu giữa bảng chấm công với bảng thanh toán lương xem có trùng khớp haykhông

c,Chi phí máy thi công.

Chi phí sử dụng máy thi công là khoản chi phí lớn trong giá thành công tác xâydựng Máy thi công là các loại máy phục vụ trực tiếp cho sản xuất xây lắp nhưmáy trộn bê tông, cần trục, cần cẩu tháp, máy ủi, máy xúc… Đơn vị phải xuất phát

từ đặc điểm và tình hình sử dụng máy thi công mà hạch toán và kiểm soát chi phí

sử dụng máy cho phù hợp

- Chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát:

 Các hóa đơn mua nhiên liệu, hóa đơn sửa chữa, bảo hành…

 Bảng tính và phân bổ khấu hao máy thi công

 Nhật ký ca máy…

 Bảng chấm công công nhân điều khiển máy

 Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công

 Bảng trích trước chi phí sử dụng máy thi công

 Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công

- Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết và các loại sổ tổng hợp.

- Các bộ phận tham gia kiểm soát:

 Bộ phận quản lý máy thi công

 Bộ phận vận hành máy thi công

 Bộ phận theo dõi hoạt động của máy

 Bộ phận ghi chép sổ sách

- Thủ tục kiểm soát:

Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức nhưngkhông tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì người quản lý phải có tráchnhiệm kiểm soát số ca máy hoạt động và kiểm soát các chi phí liên quan đến máythi công

Người quản lý cần quan sát kỹ thời gian sử dụng máy nhằm thu thập nhữngthông tin về số lượng và nguyên nhân những tổn thất thời gian làm việc trong ca.Nên đột xuất kiểm tra máy thi công trên công trường để tránh việc máy không hoạtđộng hay hoạt động không đủ ca Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp khắc phục,trừ bỏ những tổn thất thời gian trong việc sử dụng máy thi công

+ Đối với chi phí nhiên liệu, năng lương (xăng, dầu, điện, khí nén, dầu mỡ bôitrơn) phải tuân theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khi bộ phận có nhu cầuyêu cầu vật tư đến khi phê duyệt, cung ứng, sử dụng và bảo quản Các chứng từ cóliên quan như: Giấy đề nghị cung ứng vật tư, Phiếu xuất kho, Hóa đơn mua hàng,

… phải được phê duyệt ký nhân của người có thẩm quyền, được hạch toán và bảoquản

+ Đối với chi phí tiền lương thợ điều khiển máy Công tác chấm công, theo dõi sốgiờ máy hoạt động phải được đảm nhận bởi bộ phận quản lý một cách công khai,chặt chẽ + Công tác kiểm kê, sửa chửa và bảo hành máy thi công được tiến hànhđều đặn và thường xuyên nhằm hạn chế và khắc phục các sự cố hỏng hóc, hư hại,đảm bảo tiến độ thi công Nhu cầu sửa chữa, thay thế phụ tùng phải được phêduyệt bởi bộ phận quản lý sau khi kiểm định và khảo sát

+ Việc tính khấu hao máy thi công phải tuân theo các quy định của pháp luật.Cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công, thời gian tính khấu hao và cách phân

bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí

Cần quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩncủa các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến máy thi công như: mua mới, thanh lý,nhượng bán… Nên tách biệt công tác bảo quản với việc ghi chép nghiệp vụ, việcquản lý với kế toán TSCĐ Phân chia trách nhiệm liên quan đến máy thi côngnhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau như: quản lý, theo dõi hoạt động máy, ghi chép sổsách, thanh toán lương, cấp nguyên vật liệu cho máy…

d, Chi phí sản xuất chung :

Kiểm soát chi phí sản xuất chung nhằm hạn chế các sai sót và gian lận đốivới các khoản chi phí có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi côngcủa các đội thi công xây lắp và các đội ở các công trường Bên cạnh đó, chi phísản xuất chung có liên quan đến nhiều loại chi phí khác nên trong quá trình kiểmsoát chi phí này sẽ góp phần làm cho thủ tục kiểm soát các chi phí khác chặt chẽ,hiệu quả

Tùy vào loại chi phí phát sinh liên quan mà căn cứ vào các chứng từ sổ sách khácnhau:

+ Tiền lương trả cho Ban quản lý đội được căn cứ vào Bảng chấm công, Bảngthanh toán lương…

+ Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý thì căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư,Phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan khác

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định phân bổ cho quản lý đội thì căn cứ vào Bảngtính và phân bổ khấu hao cho công trình

+ Chi phí bằng tiền khác thì dựa vào Phiếu chi, Giấy tạm ứng, Giấy báo nợ củangân hàng

+ Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho thi công thì kế toán sẽ phân

bỏ chúng theo quy định của công ty

- Các bộ phận tham gia kiểm soát :

+ Bộ phận kỹ thuật

+ Bộ phận quản lý đội xây dựng

+ Phòng kế toán

- Thủ tục kiểm soát:

Vì đây là khoản chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận nhưcác khoản về giao dịch, công tác phí… Vì thế nhà quản lý cần tăng cường kiểmsoát thông qua một số thủ tục sau:

+ Đối với các chi phí nhân viên đội xây lắp: cần thiết lập các thủ tục kiểm soát

tương tự như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm việc chấm công, theodõi giờ làm của nhân viên ban quản lý đội xây lắp Việc chấm công phải côngkhai, chính xác, đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định Phải tách biệt giữa các chứcnăng theo dõi nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động với chức năng lậpbảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương của ban quản lý đội

Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như: Bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đều phải được tính dựa trên các quy định củapháp luật hiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người laođộng

+ Đối với chi phí về nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xây lắp: phải

tuân thủ các thủ tục tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu từ khi yêu cầuvật tư cho đến khi sử dụng, hạch toán Khi có yêu cầu sử dụng vật tư, giấy đề nghịvật tư phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, căn cứ vào số lượng đượcduyệt và phiếu xuất kho, thủ kho sẽ xuất vật tư Các chứng từ như: phiếu xuất kho,hóa đơn phải được hạch toán và bảo quản tai phòng kế toán Cần phải lưu ý đếncông cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần và phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác

+ Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động của đội: phương pháp tính

khấu hao phải phù hợp và được áp dụng nhất quán, giá trị khấu hao phải được xácđịnh hợp lý,thời gian sử dụng và thanh lý phải được tính hợp lý ,việc tính khấu haophải chính xác Phải căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ để theo dõi tình hìnhTSCĐ dùng cho đội thi công từ đó có công tác kiểm soát phù hợp Các chi phímua ngoài,chi phí bằng tiền khác phải được phê duyệt,ký nhận của người có thẩmquyền

PHẦN 2 - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CN.CÔNG TY TNHH MTV ĐTXD VẠN TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309

2.1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CN.CÔNG TY TNHH MTV ĐTXD VẠN

TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309 2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lí tại CN.Công ty TNHH MTV ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309

2.1.1.1 Giới thiệu về công ty

Công ty Đầu tư Xây dựng Vạn Tường là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tưlệnh Quân khu 5 theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và chính thức đi vào hoạt động từ năm 1996

Năm 2009 công ty chuyển sang mô hình công ty TNHH MTV Vạn Tường

Qua 15 xây dựng và trưởng thành, công ty đã không ngừng khẳng định vị trí và thương hiệu của mình, nhất là trong bối cảnh hội nhập hiện nay.

-Địa chỉ:418 Nguyễn Tri Phuơng-Q.Hải Châu-TP.Đà Nẵng

-Số điện thoại:0511.3634376

2.1.1.3 Mục tiêu, nhiệm vụ của công ty

Nhiệm vụ chính của đơn vị là làm công tác đầu tư- xây dựng, Công ty Vạn Tường luôn coi trọng thị trường và không ngừng mở rộng ngành nghề hoạt động như: xâydựng nhà các loại, các công trình kỹ thuật dân dụng; xây dựng và sửa chữa các công trình cầu tàu, bến cảng, các công trình biển, thông tin liên lạc, đường dây và trạm biến áp 110KV; thi công đường cáp quang, san lấp mặt bằng; khảo sát thiết

kế và tư vấn xây dựng, trang trí nội- ngoại thất; khảo sát, dò tìm, xử lý bom mìn, vật nổ; khai thác đá và các loại vật liệu xây dựng; chế biến gỗ và các sản phẩm từ

gỗ, tre, nứa; vận tải đường bộ; duy tu, tôn tạo, sửa chữa, nâng cấp các công trình bảo tồn, bảo tàng và di tích lịch sử văn hóa; dịch vụ nhà khách, kinh doanh nhà; gia công cơ khí; hoạt động dịch vụ hỗ trợ tiếp cho vận tải đường bộ; cho thuê máy móc, thiết bị ngành xây dựng và đào tạo nghề

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý tại công ty.

2.1.2.1 Bộ máy quản lý tại công ty.

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

+ Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có trách nhiệm quản

lý, phê duyệt kế hoạch sản xuất, phân phối kinh phí, vật tư, trang thiết bị, phêduyệt thanh quyết toán, giám sát mọi hoạt động về tài chính của công ty và chịutrách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của công ty, chủ trương mọiphương hướng hoạt động chung cho toàn công ty trên cơ sở thảo luận bàn bạc vớicấp dưới

+ Phó giám đốc – Bí thư Đảng ủy: là người chủ trì công tác Đảng, công tác chính

trị của công ty Chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban giám đốc công ty về mọimặt công tác Đảng, công tác chính trị và công tác phổ biến giáo dục pháp luật Chỉđạo công tác cán bộ, tuyển dụng đào tạo, tổ chức biên chế và công tác cải cáchhành chính

Phòng

Kế hoạch kinh doanh

Ban tổ chức lao động tiền lương

Phòng Đấu thầu

kỹ thuật thi công

+ Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật như quản lý

thiết bị, nghiên cứu phương án đấu thầu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật,tính toán giá trị công trình, nghiệm thu công trình

+ Phòng chính trị hành chính: quản lý các tổ chức chính trị của công ty như

công đoàn, thanh niên, phụ nữ…, đề xuất sắp xếp công tác cho cán bộ công nhânviên trong công ty, phụ trách công tác hành chính, quản lý trang thiết bị, cơ sở vậtchất Căn cứ vào tình hình và nhiệm vụ của công ty để tổ chức nhiệm vụ và côngviệc cho từng cán bộ công nhân viên tinh gọn và hợp lý Tổ chức quản lý bồidưỡng, bố trí sử dụng lao động phù hợp hơn, trên cơ sở này xây dựng đơn giá tiềnlương, tiền thưởng cho từng cấp bậc lao động hợp lý và đảm bảo yêu cầu về côngtác hành chính quản trị, phục vụ tốt điều kiện làm việc và công tác trong quá trìnhsản xuất – kinh doanh của công ty

+ Phòng Tài chính – kế toán: tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán tài

chính theo đúng pháp luật, kiểm tra, giám sát tình hình vay và sử dụng vốn cho cáccông trình thi công, tổ chức tham mưu quá trình sử dụng vốn hiệu quả hơn, theodõi tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn vốn, tổng hợp, quyết toán tài chính quý,năm, lập báo cáo theo quy định, phản ánh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanhtại công ty và ở các đơn vị trực thuộc, xác định kết quả cuối cùng của một kỳ kinhdoanh, xác định giá trị của tất cả các tài sản và nguồn vốn của công ty tại các thờiđiểm cần thiết… Ngoài ra, còn đại diện cho công ty thực hiện nghĩa vụ với Nhànước trong việc nộp ngân sách, cung cấp thông tin chính xác cho phòng kinhdoanh và kế hoạch chung của toàn công ty Đồng thời phối hợp với phòng kế toántài chính đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục nhữngđiểm yếu, phát huy những thế mạnh của công ty

+ Phòng đấu thầu kỹ thuật thi công: có trách nhiệm thực hiện công tác đấu thầu,

kiểm tra kỹ thuật các công trình, thường xuyên tổ chức kiểm tra giám sát kỹ thuật

đề xuất các phương án thi công

+ Ban tổ chức lao động tiền lương: quản lý về tiền lương và các khoản trích theo

lương, đồng thời theo dõi giờ công lao động, ngày làm việc, tăng ca, nghỉ phép,cho cán bộ công nhân viên của công ty

+ 4 đội xây dựng: được sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và các bộ phận về công

tác chuyên môn Mỗi đội có một tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý, phân côngnhiệm vụ hàng ngày cho từng thành viên trong đội và đội cũng trực tiếp xây dựngcác công trình do công ty nhận thầu, thực hiện đúng quy định chất lượng côngtrình theo hợp đồng và đảm bảo kế hoạch đặt ra

 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng( Kiêm trưởng phòngtài chính)

 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

+ Kế toán trưởng ( Kiêm trưởng phòng tài chính): có nhiệm vụ giám sát công

việc của các nhân viên trong phòng kế toán Theo dõi, hướng dẫn các nhân viên kếtoán làm theo mệnh lệnh của cấp trên, phân tích tình hình tài chính, kết quả củahoạt động sản xuất kinh doanh trong kì, cung cấp cho giám đốc những thông tincần thiết Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về tình hình tài chính củacông ty

+ Phó phòng kế toán ( Kiêm kế toán thuế): là người giúp việc cho kế toán

trưởng, thay mặt cho kế toán trưởng ký duyệt một số giấy tờ do kế toán trưởng ủyquyền và chịu trách nhiệm về những công việc được giao Bên cạnh đó, căn cứvào hóa đơn, chứng từ để tổng hợp thuế của công ty đối với Nhà nước

+ Kế toán ngân hàng ( Kiêm thủ quỹ): phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình

tiền gửi và tiền vay ngân hàng Theo dõi, đôn đốc các đơn vị cơ sở báo cáo số liệuhàng tháng, tổng hợp và lập báo cáo với cơ quan ngân hàng định kỳ theo yêu cầu.Đồng thời có trách nhiệm theo dõi, bảo quản tiền và căn cứ vào phiếu thu, phiếuchi tiền hợp lệ để thu đủ tiền và phát đủ tiền tận tay người được nhận, phản ánh

Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán

( Kiêm kế toán vật tư)

Kế toán các đội xây lắp

Kế toán ngân hàng

( Kiêm thủ quỹ)

Phó phòng kế toán( Kiêm kế toán thuế)

Chú thích:

: Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ chức năng

đầy đủ vào sổ quỹ tiền mặt làm cơ sở để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên các sổsách kế toán có liên quan trong kỳ và đối chiếu với tiền mặt hiện có tại quỹ.

+ Kế toán tổng hợp: là người tham mưu và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng

về những sai sót tronh quá trình lập báo cáo kế toán Tổng hợp, xử lý các chứng từ

để phản ánh vào sổ kế toán theo chế độ quy định của Nhà nước và quân đội.Căn

cứ sổ sách chi tiết và các sổ tổng hợp lập báo cáo cho bộ phận văn phòng, nhậncác báo cáo từ các đơn vị trực thuộc, lập báo cáo chung cho toàn công ty Thamgia công tác kiểm tra thường xuyên, định kỳ các đơn vị cơ sở trong công ty theo sựphân công của người phụ trách, tham gia lập và thanh lý các hợp đồng kinh tế nội

bộ giao khoán về xây lắp cho các đơn vị thi công của công ty Thanh quyết toántheo mẫu quy định về các khoản chi ngoài giá thành: quyết toán bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, kinh phí khác…

+ Kế toán thanh toán ( Kiêm kế toán vật tư): phản ánh và theo dõi chính xác

đầy đủ các khoản thanh toán của công ty, theo dõi các khoản phải thu, phải trả vớikhách hàng và các đơn vị trực thuộc, lọc chứng từ thu chi kết hợp với thủ quỹkiểm tra báo cáo quỹ hàng ngày Đồng thời quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp,bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

+ Kế toán các đội xây lắp: theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

định kỳ nộp báo cáo cho công ty

 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty

Công ty sử dụng hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ, được thể hiện qua sơ đồsau:

SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY

Hệ thống các chứng từ, biểu mẫu ghi chép hạch toán ban đầu như: hóa đơnGTGT, phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, phiếu thu, chi… được quy định rõ dựatrên hệ thống các chứng từ do Nhà nước ban hành Mọi chứng từ ban đầu phát sinhđều phải có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng thì mới có giá trị pháp lý vàlàm cơ sở cho việc hạch toán vào các sổ sách có liên quan

Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Chứng Từ- Ghi Sổ Các loại

sổ sách được sử dụng tạo công ty bao gồm: sổ, thẻ chi tiết, các bảng tổng hợp chitiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ- ghi sổ, sổ cái và các loại sổ sách cầnthiết khác

Trình tự ghi sổ của công ty như sau:

Chứng từ gốc

chứng từ gốc

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phátsinh vào chứng từ ghi sổ Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượngchứng từ lớn, từ chứng từ gốc kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc trước khilập chứng từ ghi sổ Đối với các đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, căn cứ vàochứng từ gốc, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào các sổ, thẻ chi tiết có liênquan.

Định kỳ, chứng từ ghi sổ sau khi được đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái

Cuối tháng, từ các sổ, thẻ chi tiết, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết rối đốichiếu với số liệu trên Sổ Cái Sau khi đối chiếu khớp đúng, từ Sổ Cái, kế toán lậpbảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính

Hiện nay để thuận tiện cho công tác kế toán, tại công ty đang sử dụng phầnmềm kế toán Fast Accounting của công ty cổ phần phần mềm kế toán Fast.Chương trình được thiết kế ghi sổ tự động hoàn toàn Công tác quan trọng nhấtcủa chương trình này là cập nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào, sau đó máy sẽ tựđộng xử lý tất cả các số liệu đến kết quả cuối cùng Cuối tháng hoặc cuối quý sẽ

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối sốphát sinh

tiến hành in các sổ sách cần thiết và báo cáo tài chính của công ty theo yêu cầu củaban lãnh đạo.

 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Hệ thống chứng từ sổ sách và báo cáo

kế toán của công ty được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày20/03/2006

2.2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CN.CÔNG TY TNHH MTV ĐTXD VẠN TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309 2.2.1 Quản lý chi phí tại công ty

2.2.1.1 Đặc điểm chi phí xây lắp tại công ty

Chi phí xây lắp tại công ty mang những đặc điểm chung của chi phí ngànhxây dựng như: Chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, quátrình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn cónhững chi phí khác nhau, chi phí phát sinh tại nhiều nơi, nhiều bộ phận, công tácxây lắp có tính lưu động cao, chi phí rất khó kiểm soát và rất dễ nảy sinh nhiềugian lận và sai sót…

Đặc điểm cụ thể của chi phí xây lắp tại doanh nghiệp như sau:

+ Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp: những chi phí về Nguyên vật liệu chính,

nguyên vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận tách rời cũng như việc luânchuyển: các loại gạch, gỗ, xi măng, sắt, thép, cát, sỏi…

Để có Nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình, công ty tạm ứng tiềncho các đội xây dựng, nhân viên các đội xây dựng sẽ tiến hành mua Nguyên vậtliệu, thuê vận chuyển, thuê bốc xếp (giá thực tế đích danh) Chi phí Nguyên vậtliệu tiêu hao cho công trình nào thì kế toán hạch toán trực tiếp cho công trình đócăn cứ vào Phiếu xuất kho

+ Chi phí nhân công trực tiếp: tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp tham

gia quá trình thi công công trình tại công ty và người lao động thuê ngoài, côngnhân ký hợp đồng ngắn hạn theo từng loại công việc bao gồm lương chính, lươngphụ, phụ cấp, không bao gồm tiền ăn ca và các khoản trích nộp

+ Chi phí máy thi công: là toàn bộ chi phí liên quan đến việc sử dung máy thi công

gồm Chi phí Nguyên vật liệu cho máy, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữamáy thi công…

+ Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí công cụ dụng cụ nhỏ lẻ, chi phí

tiếp khách, nghiệm thu công trình, chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt độngsản xuất xây lắp công trình và các khoản trích BHXH,BHYT, KPCD tính trên tiềnlương công nhân trực tiếp xây lắp công trình

2.2.1.2 Quản lý chi phí tại công ty

Để có thể ký hợp đồng xây dựng các công trình thì công ty phải tham giađầu thầu và phải thắng thầu Đấu thầu chính là quá trình lựa chọn nhà thầu đápứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sởđảm bảo tính cạnh tranh, công bằng minh bạch và hiệu quả kinh tế Gói thầu cóthể chỉ là một phần của dự án nhưng cũng có thể là cả dự án Khi tham gia đấu

thầu, công ty phải lập “Bảng đơn giá dự thầu” hay còn gọi là dự toán, đây cũng

chính là một cách quản lý chi phí của công ty

Ngoài ra, công ty có áp dụng hệ thống quản lý chi phí rất bài bản thông qua

áp dụng tiêu chẩn ISO 9001-2008 đã được tổ chức QUACERT cấp chứng nhận

hợp chuẩn cho lĩnh vực xây dựng Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã giúp công ty

nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến độ, chất

lượng công trình với giá thành hợp lý

2.2.2.Tình hình kiểm soát chi phí tại công ty

2.2.2.1 Giai đoạn lập dự toán

Để chuẩn bị đấu thầu cho một công trình, công ty tiến hành lập hồ sơ dự

thầu, nếu trúng thầu thì đó là dự toán công trình, hạng mục công trình

Dựa vào định mức cụ thể do Bộ xây dựng ban hành cùng với khối lượng

ước lượng từ bản vẽ, hồ sơ thiết kế kỹ thuật công ty tiến hành lập dự toán về chi

phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi

công, chi phí sản xuất chung

+ Thu nhËp chÞu thuÕ tÝnh tríc TN (T+CPC)*5,5% 56,711.4

+ Thu nhËp chÞu thuÕ tÝnh tríc TN (T+CPC)*5,5% 96,695.1

+ Thu nhËp chÞu thuÕ tÝnh tríc TN (T+CPC)*5,5% 96,695.1

2.2.2.2 Giai đoạn thi công công trình, hạng mục công trình

a, Kiếm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

 Kiểm soát kế toán:

Nguyên vật liệu dùng cho công trình không do công ty trực tiếp mua mà

khoán hoàn toàn cho đội Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và giá trị sản xuất thực tế

của từng công trình thì hàng tháng kế toán đội lập kế hoạch ứng vốn để trang trải

cho các công trình, công ty căn cứ vào kế hoạch đó sẽ cấp vốn cho đội thi công

Với số tiền đã ứng từ công ty, đội chủ động mua vật tư phục vụ công trình, kế toán

lập kế hoạch vật tư công trình trên cơ sở dự toán vật tư tổng thể Nếu chênh lệch

lớn hơn so với dự toán nếu ngoài tỉ lệ hao hụt cho phép thì ban quản lý phải chịu

hoàn toàn trách nhiệm

Căn cứ vào dự toán kỹ thuật thi công sẽ dự tính lượng vật tư phục vụ cho

thi công công trình trong một khoảng thời gian nhất định, kế toán đội để lập “Giấy