Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, Công ty đang sử dụng có kết cấu đơn giản, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi n
Trang 1Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, Công ty đang sử dụng có kết cấu đơn giản, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng như có kế hoạch thu hồi nợ hợp
lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng Theo em Công ty nên thiết kế mẫu sổ sau
để theo dõi:
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tên khách hàng : Lê Hồng
Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn phải thanh toán Số tiền Số dư cuối tháng Thời hạn thanh toán
Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn Quá hạn
Dựa vào sổ chi tiết trên ta biết được thời hạn thanh toán của từng khách hàng, khách hàng nào thanh toán trước hạn, quá hạn hoặc đúng hạn như thế sẽ thuận tiện cho Công ty theo dõi và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ một cách hợp lý hơn Đồng thời qua đó Công ty cũng biết được tình hình thanh toán của từng khách hàng để có chính sách tín dụng hợp tốt hơn
- Đối với chứng từ ghi sổ
Như phần 2 đã trình bày hiện nay Công ty đang sử dụng chứng từ ghi sổ được thiết kế theo kiểu 2 bên ở cột số tiền gồm cả cột Nợ và Có như vậy là thừa một cột Điều này
đã làm cho khối lượng ghi chép tăng lên không cần thiết và tốn công ghi 2 lần Vì đối tượng ghi sổ chỉ theo mặt Nợ hoặc Có của một đối tượng kế toán và dĩ nhiên là số tổng hợp cộng trên chứng từ ghi sổ là tổng số phát sinh Nợ hoặc Có của đối tượng đó Vậy Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trang 2để đơn giản và gọn nhẹ hơn trong ghi chép nhưng vẫn đảm bảo được tính pháp lý ta có thể thiết kế lại mẩu chứng từ ghi sổ sau đây :
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ : 9
Đơn vị : Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng
Kèm theo chứng từ :
Định khoản và trích yếu Kí hiệu TK Số tiền
Bán hàng chưa thu tiền 131 511
3331 5.815.472.772
295.696.758
Cộng 7.401.183.530
- Sổ chi tiết tiền vay
Khoản tiền vay là khoản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của Công ty Do đó
kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản vay ngắn hạn, dài hạn và chi tiết riêng cho từng ngân hàng Tuy nhiên cách thiết kế của Công ty không thể biết được ngày đến hạn thanh toán của khoản tiền doanh nghiệp vay Vậy để cho doanh nghiệp chủ động trong việc thanh toán khoản nợ vay ngân hàng kế toán cần thiết kế sổ chi tiết tiền vay ngân hàng theo mẫu sau :
SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY
Tài khoản : 311
Đối tượng cho vay : Ngân Hàng Công Thương
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trang 3Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số dư cuối tháng Ngày đến hạn thanh toán
SDĐK
Sổ phát sinh
Trả một phần nợ vay KƯ
Trả tiếp nợ vay KƯ
Vay TM chi lương
Cộng 604.811.899 200.000.000 3.166.480.179
2.Biện pháp đẩy nhanh việc thu hồi nợ
Để đẩy nhanh sản lượng tiêu thụ, mở rộng thị phần thì một trong những chính sách có tác động mạnh là chính sách bán chịu, bán hàng trả chậm, trả góp Từ đó dẫn đến những khoản nợ quá hạn, nợ phải thu khó đòi Làm thế nào để giải quyết tốt vấn đề công nợ mà vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển, doanh thu không bị ảnh hưởng theo chiều hướng xấu là một bài toán khó đối với ban lãnh đạo Công ty
Ngoài các nguyên nhân làm phát sinh công nợ phải thu như đã trình bày ở trên thì còn một nguyên nhân nữa đó là dường như việc đưa chính sách tín dụng của Công ty chỉ mang tính chất đơn thuần chưa thể hiện được tính cụ thể và cơ chế khuyến khích khách hàng trả nợ ít phát huy tác dụng
Do vậy, Công ty cần phải lập một chính sách tín dụng tối ưu và quản lý hữu hiệu các khoản phải thu để tránh các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh Để giải quyết vấn đề trên theo em Công ty có thể áp dụng chính sách tín dụng sau đây:
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trang 42.1.Aïp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên và khách hàng tiềm năng
Như chúng ta đã biết một chính sách tín dụng tối ưu là một địn bẩy cĩ tác dụng thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của đơn vị Vì vậy một chính sách tín dụng hợp lý được chúng ta đưa ra thì nĩ sẽ tăng được thị phần, kích thích nhu cầu, tăng sản lượng, tăng lợi nhuận mà lại hạn chế được những rủi ro như phát sinh nợ phải thu khĩ địi Do đĩ khi đưa ra một chính sách tín dụng cần phải cân nhắc và lựa chọn một cách kỹ lưỡng Nội dung của một chính sách tín dụng bao gồm :
• Tiêu chuẩn tín dụng :
Cĩ nghĩa là chúng ta xác định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và cĩ thể chấp nhận được của từng khách hàng Trước khi đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng cho từng loại khách hàng thì Cơng ty cần phải điều tra tìm hiểu kỹ tình hình tài chính, đạo đức kinh doanh , thĩi quen trả nợ của khách hàng thơng qua các Cơng ty tài chính, ngân hàng cũng như các đối tác mà khách hàng quan hệ trước đây chẳng hạn đối với những khách hàng cĩ tài chính mạnh thì giá trị tín dụng được cấp càng cao Tuy nhiên chúng ta khơng chỉ dừng lại ở đây mà cịn xem xét đến các khía cạnh khác
• Thời hạn tín dụng :
Đĩ là khoản thời gian mà Cơng ty chấp thuận cho khách hàng kể từ khi mua hàng cho đến khi trả tiền
Xác xuất về tình trạng khách hàng khơng trả tiền là điều khơng tránh khỏi Điều này rất quan trọng vì khi mở rộng chính sách tín dụng thì chúng ta phải chấp nhận rủi ro khách hàng khơng trả nợ Và rủi ro đĩ được đưa vào chi phí và sẽ được tính tốn cân nhắc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trang 5trước khi đưa ra hay mở rộng chính sách tín dụng Để hạn chế được rủi ro không trả nợ của khách hàng thì chúng ta phải tính toán được những khoản nợ không trả được của khách hàng Tuy nhiên đây là vấn đề khó, mặc dù có những cơ sở để tính toán nhưng
nó vẫn phát sinh Để có thể ước tính được khách hàng không trả nợ, ta tiến hành phân loại khách hàng theo đối tượng khách hàng :
- Đối với khách hàng thường xuyên, uy tín, có mức rủi ro thấp, tình hình tài chính vững mạnh thì nên áp dụng những điều kiện tín dụng mở rộng thời hạn tín dụng dài hơn
- Đối với khách hàng thanh toán không đúng hạn thường có rủi ro cao thì nên áp dụng thời hạn thanh toán ngắn hơn
- Đối với khách hàng tiềm năng thì chúng ta cần đưa ra chính sách tín dụng hợp lý nhằm thu hút khách hàng về lâu dài
- Đối với những khách hàng thường xuyên nhưng lại thanh toán không đúng hạn hay gia hạn nợ với doanh nghiệp thì ta nên cấp tín dụng ngắn nhất đến mứt có thể
Giả sử ước tính khả năng không trả nợ được khách hàng, PKDTT đã tiến hành một cuộc thử nghiệm điều tra để đánh giá vị thế tín dụng của 100 khách hàng Kết quả cuộc điều tra cho thấy : Có 90% khách hàng có đủ tìm lực tài chính, làm ăn có hiệu quả và
đủ khả năng trả nợ, chưa hề mất khả năng chi trả 10% khách hàng còn lại lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán Để tránh khách hàng chiếm dụng thường xuyên ngân quỹ Công ty cần phải phân loại khách hàng :
Loại khách hàng Tỷ lệ Số lượng khách hàng Xác xuất khách hàng không trả được nợ Số lượng KH phá sản dự kiến
1 Có khả năng trả nợ 90% 90 0% 0
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trang 62 Khơng cĩ khả năng trả nợ 10% 10 100% 10
Tổng 100% 100 10% 10
Với kết quả phân tích trên, chúng ta sẽ nhận diện được những khách hàng khơng cĩ khả năng trả nợ, khả năng trả nợ là khơng cao, hoặc khơng cĩ khả năng trả nợ Để từ
đĩ đưa ra phương án cấp tín dụng thích hợp từ chối cấp tín dụng nhằm tránh thiệt do hại khách hàng chiếm dụng vốn của Cơng ty, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn
2.2 Chính sách khuyến khích khách hàng trả nợ trước thời hạn
Đĩ là các chiết khấu thanh tốn mà khách hàng được hưởng do thanh tốn trước hạn Chính sách này được áp dụng nhằm gia tăng tốc độ thu tiền bán hàng mà tiền hàng đang nằm trong thời hạn thanh tốn Khi xây dựng chính sách này cần xem xét so sánh giữa chi phí đầu tư vào khoản phải thu và chi phí chiết khấu mà Cơng ty chấp thuận cho khách hàng
Chiếc khấu thanh tốn là sự giảm trừ trên hố đơn được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh tốn tiền sớm hơn so với thời hạn Mỗi khi
tỷ lệ chiếc khấu đưa ra cĩ tác dụng tích cực tức là nhà máy đã đưa ra một hình thức thanh tốn thích hợp với khách hàng từ đĩ làm cho khoản phải thu khách hàng giảm xuống và lơi kéo khách hàng ngày càng nhiều về phía doanh nghiệp Và một chính sách chiếc khấu đưa ra ta phải xem xét đến yếu tố là phải làm sao để khi áp dụng chiết khấu sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì
Aïp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn khơng những tăng số vịng quay khoản phải thu đáp ứng nhu cầu tài chính của Cơng ty mà cịn giảm được khoản nợ quá hạn của Cơng ty
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Trang 7Nhưng để đưa ra được một chính sách chiết khấu hợp lý Công ty phải xét xem chi phí chiết khấu lớn hơn hay nhỏ hơn xảy ra đối với doanh nghiệp khi không chiết khấu
BẢNG PHÂN LOẠI NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tháng 10/2003
Tên khách hàng Số tiền Trong hạn thanh toán Quá hạn thanh toán
30 ngày 60 ngày 90 ngày 6 tháng 9 tháng 12 tháng > 1năm
C.ty CTGT 525
C.ty xe khách Xavin
Bệnh viện Da Liễu ĐN 19.660.000
3 Công ty cần thực hiện các biện pháp phân tích để quản lý công nợ và khả năng thanh toán của Công ty
Việc phân tích tình hình công nợ sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định đúng đắn và kịp thời về tình hình quản lý công nợ của Công ty Phân tích tình hình công nợ có ý nghĩa rất lớn và là cơ sở để đánh giá và tìm ra nguyên nhân làm phát sinh công nợ ngày càng cao, từ đó có biện pháp xử lý đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng khách hàng chiếm dụng
Qua bảng phân tích tình hình công nợ ta có thể thấy được tình hình phải thu, phải trả, các khoản thanh toán nội bộ của Công ty ra sao Giả sử Công ty muốn biết khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng khoản phải thu và khoản phải Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com