+ Mục tiêu tổng kim ngạch nhập khẩu mặt hàng linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2004 là 78100 bộ tăng 32924 bộ so với năm 2003 để đạt được những
Trang 1Trường hợp này rất hiếm xảy ra tại công ty vì công ty chon những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường
7 Thanh toán :
Sau khi hận được thông báo của nghân hàng mở LC thường là nghân hàng ngoại thương việt nam mời công ty đến ngân hàng thanh toán phần còn lại số tiền ghi trên LC tại nghân hàng cán bộ phòng nhập khẩu của công ty đến thanh toán cho nghân hàng để nhận bộ chứng từ về đi nhận hàng hoá
Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu linh kiện xe gắn máy tại công ty:
I Mục tiêu và phương hướng của công ty đối với hoạt động nhập khẩu linh kiên xe gắn máy phục vụ sản xuất kinh doanh:
A Mục tiêu:
+ Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ chủ yếu kinh doanh các mặt hàng thực phẩm và xe gắn máy các loại, xu hướng của công ty trong thời gian tới giữ vững thị trường các mặt hàng trên Mặt khác công ty phát triển thêm một số mặt hàng kinh doanh khác như cung cấp thêm các loại dịch vụ trong nhiều lĩnh vực như: Hoạt động vận tải, thành lập khu vui chơi giải trí để đáp ứng đủ nhu càu của người dân
+ Mục tiêu của công ty đề ra trong thời gian tới là tiếp tục giữ vững và phát huy khai thác thị trường hiện tại, ngoài ra công ty đầu tư về chiều sâu những thị trường mà công ty chưa xâm nhập đặt biệt một số thị trường phía bắc như:Nghệ an, thanh hoá và một số thị trường ở đồng bằng đông và tây nam bộ, nhàm đưa sản phẩm của công ty có mặt khắp mọi miền đất nước
Trang 2+ Mục tiêu tổng kim ngạch nhập khẩu mặt hàng linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2004 là 78100 bộ tăng 32924
bộ so với năm 2003 để đạt được những mục tiêu trên thì công ty phải có một kế hoạch cụ thể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình
+ Kế hoạch của công ty trong thời gian đến: không ngừ kiện toàn bộ máy kinh doanh và quản lý để tiếp tục đa dạng hoá các nghành hàng, mặt hàng trong kinh doanh
+ Tiếp tục đầu tư theo chiều sâu về đội ngũ lao động, về mạng lưới kinh doanh tạo cơ hội khai thác triệt để các cơ hội trên thị trường, phấn đấu đưa công ty phát triển vững chắc và có uy tín trên thị trường
+ Tiếp tục đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ hoạt động sản xuất và lắp ráp xe máy
Để đạt được mục tiêu trên yêu cầu lãnh đạo công ty và các phòng ban phải phối hợp với nhau một cách có hiệu quả phải chọn được những thị trường cung ứng
và thị trường tiêu thụ sản phẩm mục tiêu
B Phương hướng phát triển của công ty:
Với đà phát triển của mình công ty luôn mở rộng mạng lưới kinh doanh thâm nhập thị trường nhằm đem lại lợi nhuận nhiều hơn , tìm đối tác nhập khẩu lâu dài ổn định đây là một phương hướng quan trọng và cũng là mục tiêu của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty
+ Tận dụng cơ sớ hạ tầng của công ty hiện có để mở rộng thêm qui mô sản xuất , phát triển rộng rãi hình thức liên doanh liên kết
Trang 3+ Tăng cường kiểm tra chống lãng phí việc thực hiện việc tiết kiệm trong việc nhập khẩu linh kiện xe máy Để tực hiện tốt các phương hướng đề ra công ty cần phải tăng cương kiểm tra hoạt động tài chính, thu chi, hoạt động nhập khẩu linh kiện xe máy nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
+ Mở rộng quan hệ đối ngoại để phát triển kinh doanh nhằm thu hút đầu tư
và nguồn ngoại tệ nước ngoài để có thể cải tiến thiết bị nấng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường
II.Nội dung hoàn thiện hoạt động nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
1.Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh :
Là căn cứ quan trọng để xác định kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy phù hợp Mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh là sản xuất sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực của công ty Trên cơ sở đó phối hợp với các hoạt động của cấ nhân bộ phận trong công ty để thực hiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt đúng qui trình
đã tính với tổng chi phí thấp nhất , như vậy để xây dựng kế hoạch nhập khẩu xe máy phù hợp ta phải dựa vào chương trình lập kế hoạch sản xuất
+ Tính toán sơ bộ : căn cứ vào nhu cầu thị trường đơn đặt hàng của khách hàng và năng lực sản xuất của công ty bộ phận kế hoach của công ty sẽ sản xuất bao nhiêu sản phẩm để từ đó có kế hoach nhập khẩu cho phù hợp
+ Lập kế hoạch tổng thể trên phương thức tổng hợp: căn cứ vào đơn đặt của khách hàng trong từng thời kỳ và kết qủa dự báo của công ty ta sẽ xác định một cách tổng thể nhu cầu về số lượng linh kiện cần phải có
Trang 4+Lập trình sản xuất chi tiết trên cơ sở kế hoạch tổng thể ta lập kế hoạch chi tiết cho từng chủng loại cụ thể căn cứ vào thời hạn giao hàng của đơn hàng theo tháng theo qưúi và năng lực sản xuất của công ty sẽ xác định rõ loại linh kiện nào cần sản xuất trong thời điểm cụ thể nào, từ đó ta có thể xác định linh kiện nào cho phù hợp với số lượng bao nhiêu chất lượng như thế nào
+ Phát đơn đặt hàng giao cho từng bộ phận sản xuất trực tiếp trên cơ sở kế hoach sản xuất chi tiết đã được lậpbộ phận kế hoạch sẽ giao cho xí nghiệp lắp ráp theo như mẫu đơn đặt hàng
+Gíam sát việc thực hiện kế hoạch và hiệu chỉnh kế hoạch toàn bộ việc lập
kế hoạch sẽ được giám sát chặt chẽ nhằm phát hiện nhưng sai sót kịp thời để sử lý
+Tóm lại kế hoạch sản xuất và nhập khẩu linh kiện có mối quan hệ chặt chẽ nhau Độ chính xác của kế hoạch nhập khẩu linh kiện càng lớn và ngược lại
A Căn cứ vào hoá đơn đặt hàng:
Nhu cầu linh kiện cần nhập khẩu được xuất phát từ kết quả thủ tục xem xét đơn đặt hàng ngoài ra nhu cầu nhập khẩu linh kiện còn được xuất phát từ việc sản xuất từ các dự án nội bộ của công ty
+Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng:
B.Đánh giá khả năng sản xuất của công ty:
Để có kế hoạch nhập khẩu phù hợp không chỉ xem xét kế hoạch sản xuất , đơn đặt hàng mục tiêu phương hướng phát triển công ty mà còn căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty như thế nào liệu có khả năng đáp ứng nhu câu khách hàng không
+ khả năng về nguồn lực của công ty
Trang 5+ con người đóng vai trò rất quan trong trong sản xuất tạo ra sản phẩm việc sản xuất có thành công có thoã mãn nhu cầu khách hàng hay không phụ thuộc rất lớn vào nguồn lực lao động
Do vậy công tác đào tạo chuyên môn cho cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu rất là quan trọng
2 Kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy trong năm 2004:
+ Qua phân tích thực trạng tình hình tiêu thụ xe máy tại công ty trong năm vừa qua, phòng kinh doanh đã có kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ sản xuất kinh doanh như sau:
nhập khẩu
Ngày nhập khẩu
Số lượng (bộ)
1 Động cơ máy tay ga và các chi tiết
điện
Hàn quốc 23/12/2004 15000
2.Bộ linh kiên trừ động cơ va chi tiết
điện
Hàn quốc 10/09/2004 18000
3 Động cơ m áy trung quốc và chi tiết
điện
Trung qu
ốc
25/5/2004 30000
4.Linh kiện trừ động cơ v à chi tiết đi ện Trung qu
ốc
02/02/2004 15100
3.Bố trí nhân sự chuẩn bị cho hoạt động nhập khẩu của công ty:
Trang 6Sau khi đã có kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiếp hành công việc bố trí nhân sự để thực hiện hoạt động nhập khẩu, việc bố trí nhân sự đòi hỏi phải căn nhắc kĩ lưỡng và phân công việc rõ ràng cho từng cán bộ nghiệp vụ thông thường trong một thương vụ nhập khẩu công ty thường
bố trí 5 nhân sự cho hoạt động này cụ thể như sau:
4.Lựa chọn nhà cung cấp:
Việc lựa chọn đối tác knh doanh phù hợp là rất quan trọng, nếu làm tốt khâu này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian giao dịch đàm phán, giảm bớt các khoản chi phí không cần thiết, đông thời việc ký kết hợp đông cung nhanh chống đạt hiệu quả
A.Lựa chọn thương nhân giao dịch truyền thống trên thị trường mục tiêu: + Việc duy trì và cũng cố mối quan hệ buôn bán với bạn hàng củ luôn là hướng ưu tiên hàng đầu của công ty Khi làm ăn lâu dài với bạn hàng củ có rất nhiều ưu điểm: bảo đản sự ổn định của người cung cấp đặt biệt trong những thời điểm thị trường xe máy biến động về giá cả thì nhà cung cấp bao giờ cung ưu tiên cho bạn hàng truyền thống của mình, điều này sẽ giảm cho công việc nghiên cứu tiềm hiểu nhà cung cấp, giảm các chi phí giao dịch, đàm phán đơn giản hơn và tiết kiệm được thời gian
Trang 7+ Với những lợi thế như vậy công ty phải thường xuyên theo dõi quá trình thực hiên hợp đồng nhập khẩu của các nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả làm ăn của họ, từ đó nên tiếp tục duy trì và mở rộng buôn bán với nhà cung cấp đó hay không
+ Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ là một công ty xuất nhập khẩu lớn tại miền trungcó uy tín hợp tác cùng một lúc với nhiều nhà cung ứng Riêng đối với mặt hàng xe máy công ty nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc và Hàn Quốc.Hiện nay nhà cung ứng nước ngoài mà công ty nhập linh kiện về lắp ráp trong nước là tập đoàn xe máy LIFAN và chiếm độc quyền với nhãn hiệu của chính nhà cung cấp và một số nhà cung cấp khác như: LONCIN, MIXING, ngoài ra công ty còn cung ứng
từ các nhà cung ứng khác như: DAELIM, DAEHAN Đối với nhập khẩu mặt hàng nào thường gắn liền với từng thị trường cụ thể Vì vậy việc duy trì mối quan hệ với bạn hàng củ đồng thời công ty cũng không coi nhẹ việc nghiên cứu tìm hiểu bạn hàng mới là cần thiết tại công ty Bởi vì muốn hoạt đông sản xuất kinh doanh đ ạt hi
ệu quả cần phải có những nguồn hàng cung cấp dự phòng, những chào hàng giá mới, những quan hệ mới để công ty không phải lệ thuôc và một số khách hàng nhất định, công ty phải chủ động hơn trong việc nhập khẩu, hiện nay với sự phát triển của nghành công nghệ thông tin do đó mà công ty sẽ có rất nhiều nguồn thông tin
để kiếm bạn hàng mới: có thể qua mục quản cáo trên kên truyền hình, các tạp chí kinh tế, the saigon times… hoặc tham khảo một số ý kiến của đồng nghiệp, ý kiến của một số chuỵên gia kinh tế Một hình thức đuợc xem là khá phổ biến là tham dự hội chợ quốc tế, hội chợ này sẽ tập trung nhiều doanh nhân rất thuận lợi cho việc tìm kiếm đối tác mà không nhất thiết phải đến đó Chỉ cần gọi điện hoặc fax qua
Trang 8công ty họ Để việc lựa chọn khách hàng mới đạt hiệu quả công ty cần tiến hành các bước sau:
Bước 1:
+ Loại bỏ ban đầu : công ty cùng một lúc có thẻ nhận nhiều thư chào hàng
từ nhà cung cấp khác nhau ,từ đó thông qua một số chỉ tiêu cơ bản công ty loại bỏ ban đầu những thư chào hàng không đáp ứng nhu cầu của công ty để tránh mất thời giang và chi phí do tìm hiểu sâu hơn các tiêu chuẩn như : Khách hàng ở xa khi công
ty chưa bao giờ quan hệ mua bán rủi ro cao trong công tác vận chuyển giá chào hàng cao
Bước 2: Đánh giá chào hàng trước khi chọn hàng thông qua một số chỉ tiêu
cụ thể như thời gian giao hàng khả năng cung cấp tín dụng điều kiện thanh toán, uy tín chất lượng sản phẩm tiến hành đánh giá đơn chào hàng thông qua sơ tuyển có nhiều cách như ướt lượng chủ quan theo ý kiến của công ty hoặc lấp bảng so sánh chi tiết hoặc cho điểm theo từng chỉ tiêu
Khách hàng cung ứng mặt hàng linh kiện xe máy:
Khách hàng
Doanh nghiệp 2
Doanh nghiệp 3
1.khả năng cung ứng Rất tốt Tương đối Rất tốt 2.giá cả và khả năng ưu
đãi
4.Tác phong kinh doanh Có uy tín trên 1/2 Tạm Uy tín trên ½ 5.Thuận tiện trong giao
dich
Thuận tiện Thuận tiện Thuận tiện
Thang điểm được xây dựng như sau:
Trang 9 Rất tốt : 4
Khá cao: 3
Tương đối: 2
Tạm: 1 Ghi chú: DN1:Hợp tác xã “CHUNG QUING MING XING MANY FACTUER.ltd.co” cung ứng linh kiện xe máy hiệu MING XING LIFAN(Trung Quốc)
DN2:Tập đoàn “CHONG QUING ZONGSHEN MOTORCYCLE GROUP” cung ứng linh kiện xe máy ZONGSHEN(TRUNGQUỐC)
DN3: Tập đoàn “HANSUN” cung ứng linh kiện xe máy HANSUN Đánh giá khách hàng cung ứng linh kiện lắp ráp xe máy
Qua bảng trên ta thấy hai doanh nghiêp (DN1) &(DN3) vẫn chiếm số điểm cao nhất là 38 điểm (DN) chỉ 20 điểm Vậy hai nhập khẩu chủ lực của công ty hiện nay là (DN1) và (DN3).tuy nhiên không có nghĩa là công ty không nhập khẩu linh kiện xe máy của doanh nghiệp 2 mặc dù tổng số điểm thấp hoặc từ các nguồn cung cấp khác để có thể đáp ứng một cách tố nhất yêu cầu của thị trường nôi địa :
Trang 104 Xác định qui mô thời điểm nhập khẩu cụ thể : Trong năm 2004
QU
Ý
khẩu
Số lượng (bộ)
I Linh kiện xe máy trung quốc trừ động cơ
và chi tiết điện
Trung quốc 15100
II Động cơ xe máy và chi tiết điện Trung quốc 30000
III Bộ linh kiện trừ động cơ và chi tiết điện
xe máy hàn quốc
IV Động cơ xe may tay ga + các chi tiết điện Hàn quốc 15000
4.1 Định hưóng giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng :
Quá trình giao dịch là một khâu quan trọng trước khi hai bên tiến hành kinh doanh ,thông qua giao dịch đàm phán công ty sẽ nắm bắt được các thông ty cần thiết và đối với đối tác nước ngoài họ cũng đánh giá công ty qua các lần giao dịch .vì vậy quá trình giao dịch không những thu được những thông tin cho công ty mà tạo được nhận thức tốt về công ty của đối tác nước ngoài và để đạt được mục tiêu chủ yếu của quá trình giao dịch đàm phán tức là đạt được sự thống nhất về các điều kiện giao dịch của mỗi bên thì doanh nghiệp cần phải cố gắn tao ra được một cuộc giao dịch của mỗi bên thì doanh nghiệp cần phải cố gắn tạo ra được một cuộc giao dịch đàm phán mua bán có hiệu quả trên cơ sở thõ mãn nhu cầu của nhau chính vì vậy bên cạnh những chuẩn bị kỷ lưỡng các nội dung giao dịch, thì vấn đề các hình thức đàm phán có hiệu quả cũng là một vấn đè quan trọng dẫn đến thành công trong doanh nghiệ ma doanh nghiệp cần chú trọng
Trang 114.2 Công tác giao dịch , đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty:
+ Công tác giao dịch đàm phán:
Công ty là một doanh nghiệp rất có uy tín được nhiều khách hàng ngoài nước tín nhiệm , các khách hàng phần lớn đã có quan hệ lâu dài, tin cậy nên việc đàm phán ký kết hợp đồng nhìn chung không có gì khó khăn Tuỳ vào từng điều kiện mà công ty linh hoát sử dụng các hình thức giao dịch đàm phán cho phù hợp
Trong công ty trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu được giám đốc uỷ quyền thực hiện các giao dịch , công ty giao dịch đàm phán chu yếu qua FAX, TELEX , thư tín … Các hình thức giao dịch gặp mặt trực tiếp hầu như công ty ít sử dụng Tuy nhiên trong trường hợpthật cần thiết và khẩn cấp để xác định một vài chi tiết nhỏ trong hợp đồng , công ty mới sử dụng điện thoại cho tiện lợi và nhanh chóng Để thực hiện hoạt động nhập khẩu của mình công ty thường tiến hành giao dịch đàm phán như sau
Sau khi nắm bắt được nhu cầu của thị trường về mặt hàng linh kiện xe máy công ty tiến hành hởi giá cho một số đối tác có khả năng cung ưng một số mặt hàng linh kiện xe máy ma công ty cần nhập khẩu, đối tác ncung ứng sau khi nhận thư hỏi giá của công ty sẽ tiến hanh gởi cho công ty bảng báo giá của mình Nhiều lúc đây
la bước đầu tiên trong giao dịch, tức là đối tác chủ động gởi thư chào hàng cho công
ty theo định kỳ Khi nhận được thư chào hàng nếu chấp nhận công ty sẽ gửi đơn đặt hàng cho đối tác nếu không chấp nhận hoàn giá với chào hàng công ty sẽ tién hành trả giá để thương lượng một số điều kiện giao dịch cho đến khi hai bên chấp nhận