Quy trình thủ tục của hoạt động công chứng tư ở Việt Nam thực trạng và giải pháp

A. PHẦN MỞ ĐẦU 1.Giới thiệu vấn đề Công chứng tư là một hoạt động khá mới mẻ ở Việt Nam hiện nay. Tuy đưa hoạt động này vào thực tế chưa lâu song bản thân nó đã mang lại những kết quả tích cực, nhưng xem xét hoạt động này trên phương diện thủ tục hành chính thì những đánh giá về nó còn nhiều điều cần phải trao đổi. Với vai trò là sinh viên đã có một số hiểu biết về nền hành chính Việt Nam, cũng như đang trong quá trình học tập và tìm hiểu về “thủ tục hành chính” chúng tôi đã lựa chọn đề tài tiểu luận này với mong muốn nâng cao hiểu biết cũng như mong muốn đóng góp một số quan điểm về một vấn đề được chú ý từ lâu nhưng vẫn chưa hết tính thời sự này. 2.Tính cấp thiết của vấn đề. Công chứng là một họat động diễn ra hàng ngày, phổ biến và quan trọng trong nền hành chính nước ta. Bản thân nền hành chính không chỉ của mỗi quốc gia trên thế giới mà của cả Việt Nam luôn luôn vận đông, luôn luôn tìm đến sự mới mẻ, hiệu quả. Cải cách hành chính là điều được Đảng và nhà nước ta chú ý từ lâu với cải cách thủ tục hành chính là một trong 4 trọng tâm. Vì thế công chứng tư đã ra đời như một giải pháp giúp giảm áp lực cho nền hành chính nhà nước, bên cạnh đó việc ra đời loại hình công chứng tư cũng nhằm đáp ứng những đòi hỏi khách quan của nước ta. Vì vậy, việc nâng cao công tác nghiên cứu tìm hiểu về những vấn đề liên quan đến công chứng tư là điều vô cùng quan trọng nhằm đóng góp những quan điểm những kiến giải về vấn đề này. Đó cũng chính là lý do tại sao nhóm sinh viên lại chọn đề tài “quy trình thủ tục của hoạt động công chứng tư ở Việt Nam thực trạng và giải pháp” làm nội dung nghiên cứu. 3.Tình hình nghiên cứu. Thủ tục hành chính và những vấn đề liên quan nói chung đã được không ít tác giả nghiên cứu. Tuy nhiên các đề tài thường chỉ tập trung một cách khái quát những nội dung cơ bản về vấn đề này mà chưa có một đề tài nào nghiên cứu cụ thể đầy đủ về hoạt động công chứng tư do vậy nhóm sinh viên lựa chọn vấn đề này với hy vọng có thể giải thích và đóng góp một chút quan điểm về vấn đề khá mới mẻ này. 4.Mục đích, nhiệm vụ của đề tài. Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hoạt động công chứng nói chung và công chứng tư nói riêng. Khảo sát thực trạng hoạt động quy trình công chứng tư hiện nay từ đó đưa ra những đánh giá thực trạng, chỉ ra những điểm tích cực hay tiêu cực tìm ra nguyên nhân đúc kết bài học kinh nghiệm. Từ các kết quả đã khảo sát được, vận dụng cơ sở lý luận, cơ sở khoa học và những kiến thức đã học được đưa ra những giải pháp khuyến nghị giúp tăng cường hiệu quả hoạt động công chứng nói chung và hoạt động công chứng tư nói riêng. 5.Đối tượng nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “quy trình thủ tục cuả hoạt động công chứng tư” với tư cách là một thủ tục hành chính. 6.Phương pháp nghiên cứu. Vận dụng phương pháp duy vật biện chứng. Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu liên quan. Phương pháp mô hình hóa, đối chiếu, so sánh…. Phương pháp chuyên gia nhằm thấm định những quy định hiện hành về công chứng cũng như công chứng tư. Phương pháp quan sát. Phương pháp xã hội học thông qua phỏng vấn, phân tích số liệu. 7.Bố cục bài tiểu luận. Bài tiểu luận được chia làm ba phần chính như sau : phần mở đầu : giới thiệu về đề tài, tình hình nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu… phần nội dung : + Một số khái niệm chung. + Cơ sở pháp lý. + Cơ sở thực tiễn. + nội dung trình tự thủ tục hoạt động công chứng tư. + Thực trạng. + Một số nhận xét so sánh giữa công chứng nhà nước( công chứng công) và công chứng tư. + Nhân xét những mặt còn tồn tại. + khuyến nghị và đề xuất giải pháp. Phần tổng kết.

A PHẦN MỞ ĐẦU

1.Giới thiệu vấn đề

Công chứng tư là một hoạt động khá mới mẻ ở Việt Nam hiện nay Tuy đưahoạt động này vào thực tế chưa lâu song bản thân nó đã mang lại những kếtquả tích cực, nhưng xem xét hoạt động này trên phương diện thủ tục hànhchính thì những đánh giá về nó còn nhiều điều cần phải trao đổi Với vai trò

là sinh viên đã có một số hiểu biết về nền hành chính Việt Nam, cũng như

đang trong quá trình học tập và tìm hiểu về “thủ tục hành chính” chúng tôi

đã lựa chọn đề tài tiểu luận này với mong muốn nâng cao hiểu biết cũng nhưmong muốn đóng góp một số quan điểm về một vấn đề được chú ý từ lâunhưng vẫn chưa hết tính thời sự này

2.Tính cấp thiết của vấn đề.

Công chứng là một họat động diễn ra hàng ngày, phổ biến và quan trọngtrong nền hành chính nước ta Bản thân nền hành chính không chỉ của mỗiquốc gia trên thế giới mà của cả Việt Nam luôn luôn vận đông, luôn luôn tìmđến sự mới mẻ, hiệu quả

Cải cách hành chính là điều được Đảng và nhà nước ta chú ý từ lâu với cảicách thủ tục hành chính là một trong 4 trọng tâm Vì thế công chứng tư đã rađời như một giải pháp giúp giảm áp lực cho nền hành chính nhà nước, bêncạnh đó việc ra đời loại hình công chứng tư cũng nhằm đáp ứng những đòihỏi khách quan của nước ta Vì vậy, việc nâng cao công tác nghiên cứu tìmhiểu về những vấn đề liên quan đến công chứng tư là điều vô cùng quantrọng nhằm đóng góp những quan điểm những kiến giải về vấn đề này Đó

cũng chính là lý do tại sao nhóm sinh viên lại chọn đề tài “quy trình thủ tục của hoạt động công chứng tư ở Việt Nam thực trạng và giải pháp” làm nội

dung nghiên cứu

3.Tình hình nghiên cứu.

Thủ tục hành chính và những vấn đề liên quan nói chung đã được không íttác giả nghiên cứu Tuy nhiên các đề tài thường chỉ tập trung một cách kháiquát những nội dung cơ bản về vấn đề này mà chưa có một đề tài nào nghiêncứu cụ thể đầy đủ về hoạt động công chứng tư do vậy nhóm sinh viên lựachọn vấn đề này với hy vọng có thể giải thích và đóng góp một chút quanđiểm về vấn đề khá mới mẻ này.

4.Mục đích, nhiệm vụ của đề tài.

- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hoạt động công chứng nói chung

và công chứng tư nói riêng

- Khảo sát thực trạng hoạt động quy trình công chứng tư hiện nay từ đó

đưa ra những đánh giá thực trạng, chỉ ra những điểm tích cực hay tiêu cựctìm ra nguyên nhân đúc kết bài học kinh nghiệm

- Từ các kết quả đã khảo sát được, vận dụng cơ sở lý luận, cơ sở khoa

học và những kiến thức đã học được đưa ra những giải pháp khuyến nghịgiúp tăng cường hiệu quả hoạt động công chứng nói chung và hoạt độngcông chứng tư nói riêng

5.Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “quy trình thủ tục cuả hoạt động côngchứng tư” với tư cách là một thủ tục hành chính

6.Phương pháp nghiên cứu.

- Vận dụng phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu liên quan

- Phương pháp mô hình hóa, đối chiếu, so sánh…

- Phương pháp chuyên gia nhằm thấm định những quy định hiện hành vềcông chứng cũng như công chứng tư

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp xã hội học thông qua phỏng vấn, phân tích số liệu

7.Bố cục bài tiểu luận.

Bài tiểu luận được chia làm ba phần chính như sau :

- phần mở đầu : giới thiệu về đề tài, tình hình nghiên cứu, đối tượng nghiên

cứu, phương pháp nghiên cứu…

1.2 khái niệm công chứng.

Thuật ngữ Notaruat ( công chứng ) có gốc Latin là “ Notarius”_ nhưngkhông thể hiểu Notariat một cách sơ khai như nó có trong Luật La Mã ( năm

452 trước công nguyên ) Công chứng là một nghế đã tồn tại hàng trăm nămnay Đến nay, đó là một nghề được tổ chức chặt chẽ và rất phát triển ỞCộng Hoà Pháp, công chứng hiện đại đã có từ hơn hai trăm năm nay

Ở nước ta, nội dung thuật ngữ công chứng đã được nêu từ Nghị định số45/HĐBT ngày 27/02/1991 về tổ chức và hoạt động của công chứng nhànước và Nghị định số 75/200/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứngthực, Việc thể hiện cụ thể nội dung thuật ngữ này trong các Nghị định có sựkhác nhau nhưng về cơ bản là giống nhau, thống nhất

Một cách chung nhất, công chứng được quan niệm : công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.( Điều 2 Luật Công Chứng ).

Trong cuộc sống đời thường, cũng như trong dân sự, kinh tế, thương mạidiễn ra không có suôn sẻ thì các đương sự tìm kiếm chứng cứ, hoặc là đểbênh vực cho lý lẽ của mình hoặc là bác bỏ lập luận của đối phương Để

phòng ngừa tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịchdân sự, kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia, ho cần đến chứng cứcông chứng là loại chứng cứ xác thực, đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờkhông có công chứng hoặc chỉ được trình bày bằng miệng.

Thực tiễn thực hiện, áp dụng pháp luật cho thấy, tranh chấp trong xã hộingày càng phát triển, trong đó có nguyên nhân là không có bằng chứng xácthực Do vậy, tạo sự ổn định trong quan hệ xã hội, giao dịch dân sự, kinh tế,thương mại là điều kiện đặc biệt quan trọng nhằm phát triển kinh tế, xã hội.Trong tinh thần đó, Bác Hồ đã nói rất sâu sắc rằng: xét xử đúng là tốt, khôngphải xét xử là tốt hơn Cho nên đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật làcần thiết, song tăng cường hơn nữa các biện pháp, công cụ thực hiện phápluật cũng cần thiết không kém Công chứng là một hoạt động quan trọng,một thể chế không thể thiếu được của nhà nước pháp quyền Tham gia hoạtđộng công chứng và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh pháp luật trở thànhhiện thực sôi động của đời sống xã hội, thành hành vi sử xự theo đúng phápluật

Do đó, xét trên bình diện công dân thì văn bản công chứng là một công cụhữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp, tạo

ra sự ổn dịnh của giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỷ cương Mặtkhác, về phương diện nhà nước thì văn bản công chứnglà một bằng chứngxác thực, kịp thời không ai có thể phản bác, chối cãi, trừ trường hợp có ýkiến của người thứ ba và được quá trình tố tụng cho là không đúng

2 cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của công chứng tư.

2.1 cơ sở pháp lý.

Công chứng tư là 1 lĩnh vực hoạt động mới trong quản lý nhà nước, xuấthiện trong những năm gần đây hoạt động công chứng tư chưa được quyđịnh nhiều trong các văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu vẫn hoạt động

theo quy định của luật công chứng và các văn bản điều chỉnh lĩnh vực côngchứng công:

Công chứng tư được gọi bằng một cái tên khác đó là “ văn phòng côngchứng” được quy định trong Luật công chứng Số:82/2006/QH11 Điều 26,Điều 27, Điều 28, Điều 29, Điều 30 và Điều 34 quy định về tên gọi ,trụ sở,con dấu, tài khoản riêng, cách thức thành lập và hoạt động và chấm dứt hoạtđộng của văn phòng công chứng,cụ thể như sau:

Điều 26 Văn phòng công chứng

1 Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập

Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức vàhoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân Văn phòng công chứng dohai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loạihình công ty hợp danh

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Vănphòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên

2 Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt độngtheo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp củacông chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợppháp khác

Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng

3 Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưngphải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng", không được trùng hoặc gâynhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sửdụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức vàthuần phong mỹ tục của dân tộc

Công chứng tư còn được quy dinh trong Nghị định 02/2008/NĐ-CP củachính phủ về việc hướng dẫn thi hành một số điều của luật công chứngSố:82/2006/QH11 Tại Điều 4, Điều 7 và Điều 8 của nghị định này quy định

cụ thể về trụ sở, con dấu và lệ phí của văn phòng công chứng:

Điều 4 Trụ sở Văn phòng công chứng.

1 Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và bảo đảm

về diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, tiếp người yêu cầucông chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật

2 Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì ngoài việc phải đáp ứngcác yêu cầu theo quy định tại khoản 1 Điều này trong hồ sơ làm thủ tục đăng

ký hoạt động Văn phòng công chứng phải kèm theo bản sao Hợp đồng thuê,mượn nhà có thời gian tối thiểu là ba năm kể từ ngày làm thủ tục đăng kýhoạt động Văn phòng công chứng

Điều 8 Con dấu của Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng

1 Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không cóhình quốc huy

Bộ Công an quy định mẫu dấu của Phòng Công chứng và Văn phòng côngchứng

2 Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của PhòngCông chứng và Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định củapháp luật về con dấu.

3 Phòng Công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết địnhthành lập

4 Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi được cấpGiấy đăng ký hoạt động

5 Phòng Công chứng đang hoạt động theo quy định của Nghị định số75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng,chứng thực được khắc và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định nàysau khi có quyết định chuyển đổi sang đơn vị sự nghiệp

Ngoài ra Văn phòng công chứng còn hoạt động dựa trên cơ sở các văn bảnquy phạm pháp luật quy định về Công chứng tư như:

+ Nghị định 75/2000/NĐ-CP của chính phủ về công chứng, chứng thực+ Nghị định 79/2007/NĐ-CP của chính phủ về công chứng, chứng thực.+ Thông tư liên tịch Số:93/2001/TTLT-BTC-BTP của Bộ tài chính và Bộ tưpháp về việc thu lệ phí công chứng, chứng thực

+ Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP

Để đảm bảo hoạt động công chứng trong Văn phòng công chứng đúng phápluật Văn phòng công chúng cần phải thực hiện theo quy định của các vănbản quy phạm pháp luật đã quy định

2.2 cơ sở thực tiễn.

Văn phòng công chứng ra đời đáp ứng yêu cầu khách quan của đời sống xãhội , cùng với sự phát triển của đời sống kinh tế các vấn đề trong xã hội cũngthay đỏi theo, từ đó việc quản lý nhà nước cũng có sự đổi mới đáng kể

Đời sống kinh tế phát triển, đặc biệt là nền kinh tế nước ta đã và đang hoànhập cùng với nền kinh tế thế giới, kinh tế không ngừng phát triển từ đó cácyêu cầu để giải quyết vấn đề xã hội cũng nhiều hơn.

- Thực trạng của hoạt động công chứng, chứng thực trong cơ quan nhànước:

Các vấn đề kinh tế xã hội mà nhân dân cần côngchứng , chứng thực thì ngàycàng tăng, tuy nhiên các cơ quan nhà nước làm việc còn chậm chễ, thủ tụcrườm rà gây khó khăn cho người dân khi đến giải quyết công việc, có khingười dân chỉ muồn cônghứng một giấy tờ nào đấy phải đi rất nhiều lần vàchờ đợi rất lâu, từ đó làm mất lòng tin của nhân dân vào nhà nước

- Yêu cầu của hoạt động cải cách hành chính:

thực hiện chương trình cải cách hành chính của chính phủ trong đó có việccải cách thủ tục hành chính nhà nước từ đó để giảm tải công việc trong cơquan nhà nước, giải quyết công việc nhanh chóng cho người dân, nhà nước

ta đã chủ trương, giao 1 phần thẩm quyền của mình cho các văn phòng côngchứng thực hiện

3 Quy trình công chứng tư ở việt nam hiện nay:

Với quy định về việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng, có thể nó

đã có sự phân biệt rạch ròi trong quan điểm về nhận thức rằng về bản chất,công chứng chỉ là hoạt động bổ trợ tư pháp Cho nên, việc cho phép cácthành phần kinh tế tham gia là cần thiết tuy nhiên việc thành lập các vănphòng công chứng sẽ được thực hiện theo các bước đi phù hợp để nhằm đảmbảo chất lượng công tác công chứng

Mọi hoạt động của văn phòng công chứng đều được niêm yết tại nơi làmviệc của văn phòng để cho người có yêu cầu đến văn phồng có thể biết vềthẩm quyền công chứng, thủ tục, thời gian, lệ phí…

- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất có tàisản gắn liền với đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền vớiđất

- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tàisản khácTheo các văn bản quy định về công chứng thì Văn phòng côngchúng được công chứng trong các lĩnh vực sau:

- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất có tàisản gắn liền với đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền vớiđất

- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tàisản khác

- Công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê tài sản

- Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai khai nhận disản

- Công chứng hợp đồng vay tiền

- Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản

- Công chứng hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh

- Công chứng di chúc

- Công chứng văn bản khai nhận di sản

- Công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài

- Các loại công chứng, hợp đồng giao dịch khác theo quy định của pháp luật

3.1 Trình tự,thủ tục công chứng:

3.1.1 yêu cầu chung.

Bước 1: người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các loại giấy tờ theo hướng

dẫn ( bản photo và bản gốc để đối chiếu ) và nộp tại văn phòng tiếp nhận hồsơ

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ.

Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm

Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành

soạn thảo hợp đồng giao dịch Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ đượcchuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại,

và chuyển cho các bên đọc lại

Bước 4: các bên sẽ ký, điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng ( theo hướng

dẫn ) Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu

hồ sơ và trả hồ sơ

Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công

chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng

Lưu ý: Bình thường thời gian hoàn tất thủ tục công chứng từ khi nhân đủ hồ

sơ hợp lệ đến khi đóng dấu và trả hồ sơ cho khách hàng khoảng 30 phút ( trừtrường hợp hồ sơ phức tạp hoặc đông khách chờ)

3.1.2 yêu cầu đối với một số loại công chứng.

Thủ tục giấy tờ công chứng di chúc:

- Có chứng minh nhân dân, hộ khẩu người lập di chúc

- Các giấy tờ về quyền sở hữu tài sản cá nhân như: giấy chứng nhận quyền

sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổtiết kiệm, đăng ký xe, cổ phần, cổ phiếu… hoặc các giấy tờ chứng minhquyền sở hữu đối với tài sản hoặc quyền tài sản khác (nếu có)

- Bản di chúc đã viết sẵn

- Chứng minh nhân dân của người làm chứng (trong trường hợp cần cóngười làm chứng) Người làm chứng phải đủ các yêu cầu sau: đủ 18 tuổi, cónăng lực hành vi dân sự phù hợp theo quy định của pháp luật, không cóquyền lợi và nghĩa vụ liên quan đén nội dung di chúc và không thuộc diệnthừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật đối với tài sản được định đoạt trong

di chúc

Người yêu cầu công chứng phải nộp bản photo (không cần chứng thực bảnsao) các giấy tờ nói trên và mang bản chính để đối chiếu khi đến ký côngchứng tại văn phòng Văn phòng công chứng sẽ soạn thảo hợp đồng, giaodịch theo yêu cầu của khách hàng

Thủ tục giấy tờ công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản.

* Thủ tục đối với bên thế chấp, cầm cố và vay vốn ( nếu có )

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc giấychứng nhận quyền sử dụng đất

- đăng ký xe, hóa đơn chứng từ hợp pháp có liên quan đến tài sản cầm cố,thế chấp

- Biên bản định giá tài sản

- Chứng minh nhân dân, hộ khẩu( đối với cá nhân )

- Đăng ký kinh doanh và biên bản họp sáng lập viên, biên bản hợp hội đồngquản trị ( đối với pháp nhân )

- Các giấy tờ cần thiết khác để xác định quan hệ sở hữu như: đăng ký kếthôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, quyết định hoặc bản án ly hôn, vănbản thừa kế, hợp đồng tặng cho, văn bản thỏa thuận về tài sản chung hoặcriêng

* Thủ tục đối với bên nhận thế chấp, nhận cầm cố

- Chứng minh thư, sổ hộ khẩu ( đối với cá nhân )

- Giấy tờ pháp nhân ( đối với tỏ chức tín dụng )

- Đăng ký dâu mẫu, chữ ký của người ký công chứng đối với ngân hànghoặc tổ chức tín dụng( nếu có ).

Người yêu cầu công chứng phải nộp bản photo ( không cần chứng thực bảnsao ) các giấy tờ nói trên và mang bản chính để đối chiếu khi đến côngchứng Văn phòng công chứng sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịchtheo yêu cầu của khách hàng

Thủ tục giấy tờ công chứng văn bản ủy quyền:

* Thủ tục giấy tờ công chứng bên ủy quyền:

- Chứng minh thư hoặc hộ chiếu

- Đăng ký kinh doanh, biên bản họp sáng lập viên, biên bản họp hội đồngquản trị( đối với tổ chức )

- Căn cứ pháp lý để thực hiện việc ủy quyền như: giấy chứng nhận quyền sửdụng đất, các loại giấy tờ sở hữu tài sản khác và các giấy tờ có liên quan…

- Bản sao sổ hộ khẩu gia đình (trường hợp đối tượng của ủy quyền là bấtđộng sản)

* Thủ tục giấy tờ công chứng của bên được ủy quyền:

- Chứng minh thư hoặc hộ chiếu

- Sổ hộ khẩu gia đình (đối với trường hợp ủy quyền là bất động sản)

- Đăng ký kinh doanh, biên bản họp sáng lập viên hoặc biên bản họp hộiđồng quản trị( đối với tổ chức)

Người yêu cầu công chứng nộp bản photo(không phải chứng thực bản sao)các giấy tờ kể trên và mang bản chính để đối chiếu khi đến ký công chứng.Văn phòng công chứng sẽ soạn thảo hợp đồng giao dịch theo yêu cầu củakhách hàng

3.2 Thời gian thực hiện:

Văn phòng công chứng sẽ cố gắng hoàn tất thủ tục công chứng từ khi nhận

đủ hồ sơ hợp lệ đến khi đóng dấu và trả hồ sơ cho khách khoảng 30 – 45phút ( trừ trường hợp hờ sơ phức tạp và đông khách đang chờ )

3.3 Về lệ phí công chứng:

Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP của BộTài chính - Bộ Tư pháp ban hành ngày 17/10/2008 hướng dẫn về mức thu,chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng thì phí công chứng đượctính như sau: Mức thu phí công chứng quy định tại Thông tư này được ápdụng thống nhất đối với Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.Trường hợp đơn vị thu phí là Văn phòng công chứng thì mức thu phí theoquy định tại Thông tư này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng ( nếu có ) theoquy định của Luật thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành.Trường hợp đối tượng nộp phí bằng ngoại tệ trên cơ sở quy đổi đồng ViệtNam ra ngoại tệ theo tỷ giá trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng nhà nướcViệt Nam công bố tại thời điểm thu phí

Các việc công chứng hợp đồng, giao dịch mà mức phí được xác định theogiá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch bao gồm:

- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất , gópvốn bằng quyền sử dụng đất( tính trên giá trị quyền sử dụng đất )

- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất có tàisản gắn liền với đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền vớiđất ( tính trên tổng giá trị sử dụng đất và giá trị tài sản gắn liền với đất)

- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tài sảnkhác( tính trên giá trị tài sản)

-Công chứng hợp đồng thuê sử dụng đất, thuê tài sản( tính trên tổng số tiềnthuê)

- Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản(tính trên giá trị di sản).

- Công chứng hợp đồng vay tiền( tính trên giá trị khoản vay)

- Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản (tính trên giá trị tàisản, trường hợp trong hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản có ghi giá trịkhoản vay thì tính trên giá trị khoản vay)

- Công chứng hợp đồng kinh tế thương mại đầu tư kinh doanh ( tính trên giátrị hợp đồng )

Đối với các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, tài sản có giá quyđịnh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì giá trị quyền sử dụng đất, giátrị tài sản tính phí công chứng được xác định theo thoả thuận của các bêntrong hợp đồng, giao dịch đó; trường hợp giá đất, giá tài sản do các bên thoảthuận thấp hơn mức giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định ápdụng tại thời điểm công chứng thì giá trị tính phí công chứng được tính nhưsau: giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí công chứng = diện tíchđất, số lượng tài sản ghi trong hợp đồng, giao dịch Giá đất, giá tài sản do cơquan nhà nước có thẩm quyền quy định

1 Mức thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch tài sản( xác định ttreo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch) được tính như sau:

4 trên 5.000.000.000 đồng 3.800.000 đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản

hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá5.000.000.000 đồng (mức thu tối đa không quá10.000.000 đồng/trường hợp)

2 Mức thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị tài sảnhoặc giá trị hợp đồng, giao dịch được quy định như sau:

(đồng/trường hợp)Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất

nông nghiệp

50.000

Công chứng văn bản bán đấu giá bất động sản 100.000

Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch

(trừ việc sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản hoặc giá trị

hợp đồng, giao dịch thì áp dụng mức thu theo quy định

tại điểm a)

40.000

Công chứng việc huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch 20.000

Công chứng văn bản từ chối nhận di sản 20.000

Các việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác 40.000

3 Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100.000 đồng/trường hợp

4 Mức thu phí cấp bản sao văn bản công chứng: 5.000 đồng/trang, từ trangthứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng nhưng tối đa không quá 100.000đồng/bản

Văn phòng công chứng không nhận bất cứ khoản tiền nào khác ngoài cáckhoản phí công chứng do nhà nước quy định tại thông tư 91/2008

TTLT/BTC-BTP và các khoản phí dịch vụ tự nguyện theo yêu cầu củakhách hàng Tất cả các khoản phí này được niêm yết công khai tại trụ sở

4 Một số điểm khác biệt giữa công chứng nhà nước và công chứng tư.

Việt Nam là một trong những quốc gia có nền kinh tế thị trường đang pháttriển sôi động nhất trên thế giới.Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đấtnước các hợp đồng giao dịch dân sự,kinh tế diễn ra từng giờ,từng phút ngàycàng đa dạng và phức tạp.Hoạt động công chứng nói chung đã thể hiện vaitrò rất quan trọng trong đời sống kinh tế,xã hội đất nước,góp phần thúc đẩynền kinh tế thị trường đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch của các tổchức,cá nhân trong và ngoài nước

Hiện nay mỗi tỉnh bình quân có 2 phòng công chứng, một số thành phố lớn

có 5 phòng công chứng.Cả nước hiện có 350 công chứng viên làm việc tai

121 phòng công chứng.Với thực tế như vậy thì các phòng công chứng nhànước không đủ sức phục vụ một lượng nhu cầu rất lớn của người dân cùngvới trình tự và nguyên tắc cứng nhắc gây phiền hà,chờ đợi cho người dân.Vìvậy xã hội hoá hoạt động công chứng là đòi hỏi chính đáng trong bối cảnhcác phòng công chứng nhà nước đang quá tải và thiếu tínhcạnh tranh

Các văn phòng công chứng ra đời theo luật công chứng,cơ sở pháp lý về mặt

tổ chức của văn phòng công chứng được quy định cụ thể trong luật côngchứng và không có sự phân biệt nào về những văn bản,hợp đồng được chứngnhận bởi các văn phòng công chứng hay các phòng công chứng nhà nước.Sựkhác biệt duy nhất là phòng công chứng được sự bảo trợ về tài chính của nhànước còn văn phòng công chứng phải tự chủ về tài chính.Tuy nhiên với tâm

lý vẫn mang nặng cái gì thuộc về nhà nước thì yên tâm hơn nên người dânvẫn còn e ngại khi đến với các văn phòng công chứng

Hầu hết các văn phòng công chứng đều được công chứng các lĩnh vực hợpđồng giao dịch,tuy nhiên có một số lĩnh vực bị hạn chế giao dịch hoặc cấmgiao dịch đặc biệt là động sản và bất động sản Nguyên nhân là do các vănphòng công chứng vẫn chưa có hệ thống kết nối với các cơ quan tố tụng vềnhững động sản và bất động sản Hơn nữa,1 số cán bộ văn phòng côngchứng mới ra trường được nhận vào làm việc nên kinh nghiệm thẩm định hồ

sơ, giấy tờ chưa có nhiều, không cẩn thận là các đối tượng lợi dụng sơ hở đểlừa đảo

Điểm đáng nói nữa là hệ thống thông tin của văn phòng công chứng hiệnnay với kho dữ liệu là quá nghèo nàn so với phòng công chứng Do không

đủ thông tin kết nối về các loại giao dịch đã được công chứng hoặc chưa đủđiều kiện công chứng nên văn phòng công chứng không nhận các trườnghợp đó

Dù cho rằng không có sức ép nào từ việc ra đời các văn phòng công chứng,nhưng có lẽ đây cũng là thời điểm các phòng công chứng phải nhìn lại mình

từ việc áp dụng,thực hiện các bước trong qui trình thủ tục công chứng đếnthái độ và cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công chứng

Nếu như ở bứơc 1 trong qui trình là tiếp nhận yêu cầu của người dân, trongkhi công chứng tai các phòng công chứng nhà nước người dân buộc phải đếntận nơi gửi yêu cầu xếp hàng và chờ đợi thì ở các văn phòng công chứngngười dân có thể ngồi tại nhà gọi điện thoại và thực hiện công chứng nhanhchóng không mất nhiều thời gian Ngoài ra, mỗi văn phòng công chứng đều

có trang web riêng giúp cho việc công khai các thủ tục hành chính,tư vấnnhững hồ sơ giấy tờ cần thiết cần mang theo khi đi người dân đi công chứng.Như vậy người dân có thể chuẩn bị tốt và không mất nhiều thời gian đi lạiquá nhiều vì lý do thiếu giấy tờ

Cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động công chứng cho rằng, luật đã quyđịnh quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên như nhau nên họ phải chịutrách nhiệm trước pháp luật về các văn bản pháp lý mà mình đã “chứng”.Gíátrị pháp lý của các văn bản trên trước cơ quan tố tụng là như nhau không cóđiều gì phải e ngại Mô hình văn phòng công chứng sẽ là mô hình thay thếcho các phòng công chứng hiện nay.

5 Thực trạng thực hiên quy trình công chứng tư

5.1 Thực trạng thực hiện công chứng công ở Việt Nam hiện nay:

Hiện nay, nhu cầu công chứng của người dân là lớn, đậc biệt là cấp xã,phường Người dân có nhu cầu công chứng trong rất nhiều lĩnh vực, nhiềuvấn đề như: công chứng về thừa kế, ủy quyền, giao dịch hợp đồng về bấtđộng sản, giao dịch mua bán tài sản và các loại giao dịch dân sự khác…Trong những năm gần đây, hoạt động công chứng của các tỉnh, thành phốtrực thuộc trung ương đã có những chuyển biến tích cực Việc mở rộngphạm vi công chứng đã đáp ứng nhu cầu đa dạng, phong phú về giao dịchdân sự, kinh tế của cá nhân, tổ chức

Điểm nổi bật trong thời gian qua là các việc công chứng theo quy định củapháp luật đã được triển khai thực hiện một cách tích cực theo đúng trình tự

và thẩm quyên được quy định Số lượng việc công chứng đều tăng ở hầu hếtcác Phòng công chứng Kể từ khi thực hiện Nghị định về công chứng, chứngthực thì các phòng công chứng đã công chứng được hơn một triệu hợpđồng, giao dịch Trong đó các yêu cầu công chứng hợp đồng bất động sảnngày càng tăng như: chuyển nhượng, mua bán, thế chấp….về bất động sản.Nhiều phòng công chứng đã tranh thủ sự lãnh đạo của các cấp uỷ, Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân của các địa phương, dự hướng dẫn, chỉ đạo của

Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, đặc biệt là đã tích cực chủ động phối hợp với các

cơ quan hữu quan như tài nguyên môi trường, xây dựng, thuế, ngân hàng…

để triển khai nhiệm vụ theo quy định Các Phòng công chứng cũng đã triểnkhai áp dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động công chứng Việcsoạn thảo tự động các hợp đồng, giao dịch trên phần mềm Master đã rútngắn thời gian công chứng.

Tuy nhiên, bên cạnh những điểm nổi bật trên thì tại các Phòng công chứnghiện nay vẫn xảy ra tình trạng người dân phải xếp hàng đợi công chứng hoặccông chứng viên gây phiền hà, cản trở người dân có thể hoàn tất được thủtục hồ sơ, giấy tờ cần thiết Tình trạng các phòng công chứng thường xuyên

bị quà tải là hiện tượng phổ biến ở rất nhiều nơi Một phần là do tốc độ pháttriển kinh tề và công nghiệp cao kéo theo nhu cầu về công chứng nên ngườidân có nhu cầu công chứng hàng nghìn người phải bỏ công sức để chờ đợitại các phòng công chứng Bên cạnh đó, nếu đến làm thủ tục công chứng tạicác phòng công chứng thì người dân cũng gặp phải không ít khó khăn vềtrình tự thủ tục các bước cũng như hồ sơ, giấy tờ vì không đựơc công chứngviên giải thích và hướng dẫn rõ ràng, cụ thể Tại một số Phòng công chứngthì còn có những công chứng viên còn non kém về nghiệp vụ nên dẫn đếnkhông nắm vững các quy định của pháp luật công chứng nên cũng không thểthực hiện công việc một cách co hiệu quả cũng như có thể giải thích, hướngdẫn cụ thể, rõ ràng cho người dân được

5.2 Thực trạng công chứng tư ở Việt Nam hiện nay:

Từ tháng 6-2008, văn phòng công chứng tư chính đã thức hoạt động, đếnnay đã có nhiều văn phòng công chứng tư giải quyết các nhu cầu về côngchứng cho tổ chức, cá nhân Đặc điểm đối của công chứng viên làm việctrong Văn phòng công chứng thì họ không phải là công chức Nhà nước, cóbằng cử nhân luật,qua đào tạo và có nhu cầu thì sẽ được bổ nhiệm làm côngchứng viên Điều kiện để thành lập Văn phòng công chứng ở nước ta là: phải

là công chứng viên, là công dân Việt Nam, tối thiểu 5 năm làm công tác

pháp luật, cử nhân luật, học nghề công chứng tối thiểu 6 tháng tại Học viện

Tư pháp Qua thời gian tập sự 18 tháng mới được bổ nhiệm làm công chứngviên Sau khi được bổ nhiệm cần lập đề án thành lập Văn phòng công chứngtrình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét và phê duyệt cho thành lập Sau khithành lập phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp

Văn phòng công chứng phải có ít nhất bảy người, gồm công chứng viên,chuyên viên pháp lý, nhân viên văn thư lưu trữ, kế toán, thủ quỹ, nhân viênbảo vệ… ;có trụ sở riêng với địa điểm cụ thể bảo đảm diện tích làm việccho công chứng viên, nơi tiếp nhận người yêu cầu công chứng, lưu trữ hồsơ… Mô hình công chứng tư tuy còn mới mẻ nhưng được người dân ủng hộbởi vì nó thuận lợi hơn cho người dân Hiện nay các văn phòng công chứngnhận làm dịch vụ công chứng vào các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứsáu Để thuận tiện cho người dân có nhu cầu công chứng, các Văn phòngcông chứng làm việc cả ngày thứ 7 Ngoài ra, nếu người dân yêu cầu, cácvăn phòng công chứng này sẵn sàng đến tận nhà xác minh, giám định các hồ

sơ tài liệu liên quan đến việc công chứng.

Hiện nay thời gian giải quyết hồ sơ công chứng được quy định như sau:Đối với hợp đồng công chứng thì thời hạn công chứng không quá ba ngàylàm việc; đối với hợp đồng phức tạp không quá 10 ngày làm việc; đối vớihợp đồng đặc biệt phức tạp không quá 30 ngày làm việc kể từ khi thụ lý.Riêng đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhà là 5- 7 ngày làmviệc

Đối với các hồ sơ yêu cầu công chứng khác nếu hồ sơ đầ đủ được nhận vàgiải quyết ngay trong ngày

Hiện nay thời gian giải quyết hồ sơ tại các Văn phòng công chứng đã đượclinh hoạt tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của hợp đồng và đối với những hợpđồng đơng giản thì người dân có thể đợi và lam xong thủ tục ngay sau đó

Như vậy, tại các văn phòng công chứng hiện nay thì thời gian giải quyết đã

có sự linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cũng như giảm được sự chờ đợikhông cần thiết của người dân

Như vậy, tại các Văn phòng công chứng thì trình tự thủ tục đã đựơc thựchiện một cách nhanh chóng và thuận tiện cho người dân khi đến công chứng

và cũng không phải mât nhiều thời gian vì đã được các công chứng viên giảithích và hướng dẫn cụ thể, chi tiết và nhiệt tình Các yêu cầu, giấy tờ này cóthể thẩm định luôn và nếu đầy đủ thì có thể công chứng lấy ngay Các vănphòng công chứng tư hoạt động đáp ứng phục vụ người đi công chứng bảođảm nhanh chóng, thuận tiện, chính xác và an toàn về pháp luật

Tại các Văn phòng công chứng thì thái độ của nhân viên vô cùng niềm nở,

thân thiện Phòng chờ, phòng tiếp nhận hợp đồng, thanh toán phí đều liền

nhau, bố trí hợp lý nên khách hàng không phải chạy đi chạy lại nhiều Thái

độ làm việc của nhân viên trong văn phòng công chứng tạo cho người đicông chứng thoải mái, tin cậy không có sự hách dịch cửa quyền tại vănphòng công chứng Theo số liệu điều tra công bố cách đây không lâu của Bộ

Tư Pháp, cả nước hiện có 113 văn phòng công chứng tư đang chính thứchoạt động Việc đưa Luật Công chứng vào cuộc sống đã mang lại nhiều kếtquả khả quan, đã tách bạch được công chứng và chứng thực, nâng cao khảnăng cạnh tranh lành mạnh trong hoạt động công chứng (như công tácchuyên môn, thái độ phục vụ ) Thực tế, văn phòng công chứng ra đời đãgiải quyết được tình trạng quá tải của các phòng công chứng Nhà nước, chỉtính ở 19/42 văn phòng công chứng trong vòng 6 tháng lại đây đã côngchứng được tới hơn 15.301 hợp đồng, tổng số tiền lệ phí đã thu được gần 5

tỷ đồng Không những thế, các Văn phòng công chứng được thành lập cũng

đã góp phần giúp cho công chứng công phải hoàn thiện trình tự thủ tục côngchứng cũng như thái độ tiếp đón của công chứng viên Tuy nhiên, hiện