Tài liệu đào tạo nghệ thuật lãnh đạo

Tài liệu đào tạo nghệ thuật lãnh đạo, tài liệu đào tạo theo chuyên đề về nghệ thuật lãnh đạo, được tập hợp khá chi tiết trong tài liệu này, một tài liệu hay dành cho các bạn tham khảo, nghiên cứu trong quá trình học của mình.

Centre Franco-Vietnamien de formafion à la Gestion

Trung tãm Pháp Việt Đào tạo về Quản lý

KHÓA ĐÀO TẠO

NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO

16-18/04/2002 và 23-24/04/2002

Các giảng viên :

- Cô Dominique Blu, Tiến sĩ

- Cô Nguyễn Thế Hạnh, Thạc sĩ Cao học (DEA)

- ÔNG Võ Hiệp Hiếu, Thạc sĩ

- Cô Võ Sáng Xuân Hoàng, Cao học (DEA)

Trung Tâm Pháp - Việt Đào Tạo Về Quản Lý / Centre Franco - Vietnamien de Formatiea à la Gestion

 Trường Đại Học KinhTế Quốc Dân –Đường Giải Phóng-HN - Tel: (84-4) 869.10.66 - Fax :(84-4)869.17.93 – Email : cfvghn@cfvghn.org.vn

 54 Nguyễn Văn Thủ - Q.1 - TP Hồ Clú Minh - Tel : (84-8) 824 10 80 - 822 96 45 - Fax : (84-8) 824 18 86 - Email : cfvghcm@hcm.vnn.vn

Buổi 1 :

LÃNH ĐẠO

Chúng ta không đặt trọng tâm định nghĩa lãnh đạo là gì, mà tập trung xem xét những gì mà người lãnh đạo làm Chúng ta sẽ đề cập đến không chỉ người lãnh đạo, mà còn những yêu cầu của công tác lãnh đạo, tập thể được lãnh đạo và các cá nhân hình thành nên tập thể đó Chúng

ta cũng đi xa hơn một bước khi xem xét những yêu cầu này trong mối tương quan với ba mặt hoạt động : hoạch định, điều hành và kiểm tra

Một khuôn khổ cho hoạt đông lãnh đạo

Phương pháp lãnh đạo thiên về hành dộng được nhiều công ty và cơ quan lớn chấp nhận Phương pháp này không chú trọng đến lãnh đạo là gì mà hướng nhiều hơn về việc người lãnh đạo làm gì Tập trung vào những hành động của người lãnh đạo cho thấy rõ ràng rằng những

người lãnh đạo có thể tự hoàn thiện Vì vậy chúng tôi cho rằng những phẩm chất của người lãnh đạo sẽ ít ảnh hưởng và chỉ nên tập trung vào việc nhận dạng các hoạt động chủ yếu trong

ba lĩnh vực có liên quan với nhau nhằm đảm bảo cho việc lãnh đạo có hiệu quả Các lĩnh vực rày được trình bày trong sơ đồ dưới đây

Hình 1-1

Ba nhu cầu có liên quan với nhau

Trước tiên, có một nhu cầu phải hoàn thành công việc, đó cũng là mục tiêu mà vì nó mà nhóm mới hiện hữu Thứ hai, có một nhu cầu gắn bó những người trong nhóm Thứ ba là có những nhu cầu và đòi hỏi mà các cá nhân thành viên mang theo họ vào trong nhóm Được “ở cùng nhau” và tự hào cũng như vui sướng khi là thành viên của nhóm vì vậy có liên quan chặt chẽ với việc lãnh đạo nhóm

Hoàn thành công tác

Hoàn thành công tác là nhân tố quyết định cho sự thành công của nhóm Nhiệm vụ của bạn là hoàn thành những công tác và nhiệm vụ được giao Đây là nhiệm vụ chủ yếu, tuy nhiên nếu như một số nhà quản lý quên đi những thu cầu khác thì hiệu quả làm việc của nhóm sẽ bị tổn hại

Sự gắn bó trong nhóm

Nếu nhóm muốn hoàn thành công tác, nó phải được gắn kết với nhau: Đây có thể là một thách thức khó đối với người lãnh đạo Nếu như mỗi người quyết định làm việc riêng của mình, thì tổng hợp những nổ lực của các cá nhân lại chưa chắc đã bằng với khối lượng công việc yêu cầu Ví dụ, một đội bóng phải hoạt động như một đơn vị thống nhất – điều này không có nghĩa là mọi cầu thủ đều phải làm cùng một nhiệm vụ, mà là những vai trò của họ bổ sung cho nhau,

HOÀN THÀNH CÔNG TÁC

SỰ GẮN BÓ TRONG NHÓM

NHU CẦU CÁ NHÂN

và chính một phần nhiệm vụ của người lãnh đạo là làm sao đạt được mức độ gắn kết cao trong nhóm

Nhu cầu cá nhân

Những nhu cầu mà các cá nhân mang vào trong nhóm rất phức tạp Nó có mối liên hệ chặt chẽ với sự động viên, thành tích, tiếng tăm, trách nhiệm và hứng thú nghề nghiệp

Điều phốí các lãnh vực

Nếu bạn hoàn thành công tác, hiệu quả của nó là tạo ra một cảm giác đoàn kết trong nhóm và thoả mãn cá nhân vì những lý do đã nêu trên đây Nếu các thành viên hoàn toàn tham gia và được động viên, họ sẽ có thể đóng góp nhiều hơn cho nhóm và nhóm sẽ có nhiều khả năng hoàn thành công tác

Ngược lại, nếu một trong những yếu tố trong hình chữ thật bị đổ vỡ nó sẽ ảnh hưởng đến hai yếu tố kia Ví dụ như, không có sự gắn bó trong nhóm sẽ ảnh hưởng đến hoàn thành công tác và thỏa mãn nhu cầu các cá nhân Người lãnh đạo, vì vậy, phải ý thức được công việc, nhu cầu của nhóm và nhu cầu cá nhân, và ông ta phải thực hiện những hành động để thỏa mãn những

nhu cầu này Nói cách khác, ông ta phải hành động.

Các hoạt động lãnh đạo

Những hoạt động của nhà quản lý có thể mô tả dưới ba đề mục lớn là hoạch định, điều hành và

kiểm tra Những hoạt động chính này cho chúng ta một số ý niệm về trọng tâm hoạt động lãnh

đạo

Ở dưới mỗi hoạt động được liệt kê là những hành động mà người lãnh đạo có thể thực hiện Để hướng dẫn một cách tổng quát, chúng ta chia nhỏ các hành động này thành ba loại : các hoạt động thiên về công tác, các hành động phục vụ nhóm và các hành động thiên về cá nhân

Bạn thấy rằng nhiều hoạt động không đơn thuần thuộc về một trong những định hướng (công tác, nhóm hoặc cá nhân) hoặc một lĩnh vực hoạt động của nhóm (hoạch định, điều hành kiểm tra) Hơn nữa, không phải tất cả các hành động đều liên quan đến tất cả tình huống

Khuôn khổ các hoạt động này được trình bày để chỉ ra những hành động khả dĩ liên quan đến những định hướng hoặc hoạt động nào đó, và từ đó bạn có thể nhận ra những lĩnh vực đã bị bỏ sót hoặc cần phải lưu ý

Nhiệm vụ của người lãnh đạo đã hòa quyện trong ba lĩnh vực có tương quan này Ông ta phải phác thảo ra và hoàn thành công tác ; phải xây dựng và điều phối một nhóm người ; phải thỏa mãn và phát triển các cá nhân Mô hình này đòi hỏi phải nhận thức được tất cả ba khía cạnh để đạt được sự thành công lâu dài

Hình 1-2

CÁC HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO

Hoạch định (tiếng Pháp là prévoir) TRƯỚC KHI THỰC HIỆN

- Giải thích công việc

- Yêu cầu đóng góp ý tưởng

- Đánh giá các kỹ năng

- Phân công công việc và trách nhiệm

- Thiết lập các mục tiêu

Điều hành (tiếng Pháp là maitriser) TRONG KHI THỰC HIỆN

- Giám sát (surveiller)

- Theo dõi (contrôler)

- Phối hợp công việc

- Trợ giúp

Kiểm tra (tiếng Pháp là faire le point) SAU KHI THỰC HIỆN

- Suy gẫm (remise en cause)

- Đánh giá kết quả thực hiện

- Xem xét lại kế hoạch (có cần thay đổi nó hay không ?)

1.3 Những hoạt động của công tác lãnh đạo

HOẠCH ĐỊNH CÔNG TÁC

Giải thích công tác cho đồng nghiệp

Xác định thời gian sẵn có

Tháo gỡ các khó khăn

Liệt kê những hạn chế, ràng buộc

Yêu cầu các thông tin hỗ trợ liên

quan

Lĩnh hội lời khuyên của các chuyên

gia

Kiểm tra các nguồn lực có sẵn

Thiết lập thứ tự ưu tiên

Nghiên cứu hậu quả của các hành

động

Xác định tiêu chuẩn hoàn thành công

tác

Trình bày những việc khả dĩ có thể

xảy ra

HOẠCH ĐỊNH HOẠT ĐỘNG NHÓM

Giải thích lý do làm nền tảng công tác

Yêu cầu đề xuất các ý tưởng Xây dựng các đề nghị

Đưa ra các phương án Xây dựng giải pháp cho nhóm Phân công trách nhiệm

Phân công các công tác đặc biệt Đưa ra các nguồn lực

Tóm tắt các lời bình phẩm cho nhóm

HOẠCH ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CÁ

NHÂN

Kiểm tra những kỹ năng Yêu cầu cá nhân đóng góp ý tưởng Yêu cầu các kinh nghiệm có liên quan Lắng nghe tất cả những đóng góp Tối ưu hóa các kỹ năng cá nhân Xác định vai trò và tiêu chuẩn

ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC

Tiếp tục thảo luận trên công việc

Thúc giục các thành viên đi đến

quyết định

Quan sát sự tiến triển của công tác

ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG NHÓM

Hãy nhận biết những sự khác biệt về

ý kiến Can thiệp hoặc hỗ trợ

ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁ NHÂN

Cung cấp các đề nghị xây dựng cho các cá nhân

Hỗ trợ cho cá nhân

Kiểm tra xem các hoạt động có liên

quan đến mục tiêu

Kiểm tra các tiêu chuẩn hoàn thành

công tác

Tác động đến không khí làm việc

Hòa giải các xung đột Duy trì không khí làm việc tập thể

Hướng dẫn và huấn luện Trấn an

KIỂM ĐIỂM CÔNG TÁC

Tóm tắt các tiến bộ

Rà soát lại các mục tiêu

Yêu cầu thiết lập lại kế hoạch

Thử thách các giải pháp được ưu

chuộng

KIỂM ĐIỂM HOẠT ĐỘNG

NHÓM

Xác nhận và bình phẩm các thành công

Giúp nhóm học tập từ các thất bại Thuyết phụ nhóm tự đánh giá

KIỂM ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CÁ

NHÂN

Đánh giá đóng góp cá nhân Đánh giá hiệu quả công tác cá nhân Cung cấp ý kiến phản hồi cho cá nhân

Tình huống thảo luận

MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC HUY

Như mọi hôm, Huy rời khỏi nhà từ 7gi5 sánga2 máy hóa chất BÌNH HÒA, nơi anh làm Giám đốc từ hai năm này Đoạn đường này Huy đi chỉ mất khoảng 15 phút, nên anh có thể bắt đầu ngày làm việc của mình từ 7g30, sớm hơn giờ làm việc chính thức là nửa giờ Khoảng thời gian nửa giờ này thường được anh dành để suy nghĩ về những việc cần làm trong ngày mà không rlgại bị ngắt quãng bởi những việc bất chợt khác cần phải giải quyết Thật ra, Huy cũng có thể tìm được một căn nhà khác ở gần nhà máy hơn, nhưng với ngôi nhà hiện anh đang ở, Huy nghĩ rằng mình đã có một sự lựa chọn tốt nhất khi vẫn đáp ứng được những nhu cầu của gia đình (khung cảnh sống, láng giềng, trường học cho con, chợ gần nhà, v.v.), và yêu cầu của bản thân anh cần phải tốn thời gian ít nhất cho việc đi đến chỗ làm mỗi ngày

Nhà máy BÌNH HÒA là một đơn vị thuộc ngành thuốc nhuộm của công ty ANH QUÂN chuyên sản xuất và kinh doanh trong lãnh vực hóa chất Những năm gần đây, việc mất đi một số thị trường lớn đã làm giảm hẵn một số hoạt động của công ty và dẫn tới việc tinh giản lao động trong một số đơn vị Chính Huy khi vừa nhận chức Giám đốc Nhà máy BÌNH HÒA cũng đã phải giảm hẵn số lượng nhân viên từ 200 còn 150 người

Việc cắt giảm số lượng nhân viên vừa qua đã gặp không ít khó khăn, và Huy đã tỏ ra linh hoạt nhưng kiên quyết Do đó, anh đã giảm thiểu đến mức tối đa những xáo trộn trong nội bộ nhà máy Sự kiện này diễn ra cũng đã được sáu tháng và hiện nay, Huy đang cố gắng xây dựng lại trong nhà máy một tinh thần làm việc mang tính đồng đội và tập thể cao

Bối cảnh này làm Huy nghĩ đến những việc cần làm trong ngày Ưu tiên số một cần giải quyết của anh là tổ chức lại phân xưởng số 4 vì đó là vấn đề sống còn của nhà máy Huy nhớ là tuần trước, anh có đề cập đến đề tài này với một trong những Giám đốc chuyên môn của Công ty Ông này hỏi thăm việc tiến hành công tác cải tổ hiện đến đâu và nhấn mạnh cần phải hoàn

thành việc sắp xếp lại trước cuối năm Thời gian chỉ còn chín tháng để hoàn tất công việc cải tổ hầu đạt đến những kết quả khả quan bắt đầu từ năm sau

Thật ra, Huy đã có ý định tổ chức lại phân xưởng này từ những tháng đầu tiên sau khi nhận chức Giám đốc nhà máy Nhưng những khó khăn nảy sinh từ việc tinh giản bộ máy đã gây cho anh không ít vấn đề phải giải quyết Hơn nữa, việc xây dựng những mối quan hệ cá nhân với các nhân viên nhằm tạo ra một tinh thần gắn bó đã chiếm rất nhiều thời gian của anh Đương nhiên là vẫn còn công việc hằng ngày cần phải giải quyết Do đó mà Huy vẫn còn ngần ngừ chưa tiến hành bước thứ hai trong việc cải tổ bộ máy, vì việc này đòi hỏi phải suy nghĩ thật thấu đáo, phải dự báo nhân sự cần điều động, phải thay đổi thói quen làm việc của nhiều người v.v…

Hôm nay thì Huy cho rằng đã đến lúc anh phải xem xét vấn đề một cách nghiêm túc và thấu đáo Nhưng vừa bước vào cửa tòa nhà dành cho bộ phận hành chánh, Huy đã gặp Bạch, quản đốc phân xưởng số 2, với vẻ lo lắng hiện rõ trên nét mặt

“Chào anh Bạch, hôm nay tình hình thế nào ?” Huy hỏi.

“Không tốt lắm”, Bạch trả lời “Tôi có một máy trộn hóa chất bị hư từ tối qua mà các anh bên bảo trì còn chưa thấy tới Ngoài ra, sáng nay khi thay ca, tôi phát hiện ra là mình thiếu một công nhân”.

“Thế cái máy trộn hóa chất của anh có vấn đề gì ?”

“Ồ anh biết đấy, đây không phải là đầu tiên nó bi hư Loại máy này dược thiết kế để chạy ban ngày mà thôi Từ khi chúng ta chuyển sang sản xuất liên tục, kể cả buổi tối, thì chúng thường xuyên bị trục trặc”.

“Vậy anh hãy hỏi ý kiến các anh bên bảo trì”.

“Tôi mới vừa đặt một Phiếu sửa chữa lên bàn của bộ phận bảo trì, nhưng tôi biết hiện họ còn đang bận rộn sửa máy phân xưởng số 3 và không dễ gì họ cử một anh đến chổ chúng tôi trước ngày mai hoặc ngày mốt”.

“ Nếu vậy thì anh để tôi giải quyết dùm cho, và anh sẽ thấy là sự việc sẽ không kéo dài đâu !”.

“ Tôi còn thiếu một công nhân và anh cũng biết là việc tinh giản bộ máy không làm công việc của chúng tôi nhẹ hơn để mà làm choàng việc cho nhau !”.

“ Thôi được rồi, anh Bạch, anh thế nào cũng tìm ra được cách giải quyết mà ! Đây đâu phải là lần đầu tiên anh gặp chuyện này đâu !” Huy nói với Bạch và bắt đầu cảm thấy bực bội.

“Chính vì không phải là lần đầu nên tôi lại càng phải báo cho anh biết”, Bạch trả lời, nhưng lúc

này thì Huy đã vào tới phòng của anh rồi

Vào phòng làm việc, Huy nhìn lướt qua xấp giấy tờ cô thư ký của anh đã chuẩn bị sẵn trên khay Sau đó, anh đọc lại bản báo cáo anh vừa soạn tối qua để gửi cho Ban Giám Đốc ngành thuốc nhuộm của công ty Lúc thảo xong thì đã 20 giờ nên Huy muốn đọc lại lần nữa, vì bản báo cáo này khá quan trọng

Huy vẫn còn đang sửa bản báo cáo thì lúc 8g05, cô thư ký bước vào phòng để hỏi xem anh có cần cô giúp gì không Chuông điện thoại reo và Huy phải nhấc máy vì không có thư ký trực tổng đài để chọn lọc Trong điện thoại là ông Ân, Trưởng phòng nhân sự, cần có ý kiến của anh về một đơn xin thuyên chuyển Huy trả lời ông Ân và sẵn dịp cũng đề cập đến vấn đề thiếu nhân sự tại phân xưởng 2 Sau đó Huy kết thúc giao việc cho cô thư ký và anh gọi điện cho Trưởng bộ phận bảo trì để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy ở phân xưởng 2 Lại một lần nữa, anh này tỏ vẻ khó khăn :

“Nhưng anh cũng biết là phân xưởng 3 cũng có máy đang hư”.

“Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy Dù sao đi nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất chú không phải là ngược lại”, và Huy giận dữ cúp máy.

Đây không phải là lần đầu trên Trưởng bộ phận bảo trì gây khó khăn cho công việc chung Có lẽ vì ngay từ khi mới nhậm chức, Huy đã tinh giản bộ máy trước tiên là ở bộ phận này

Sau đó, Huy bắt đầu đọc và giải quyết các công văn Anh yêu cầu cô thư ký cung cấp thông tin để trả lời một số thư, và chừa lại những công văn quan trọng để có thời gian suy nghĩ và trả lời sau Một trong số các công văn này từ Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm, yêu cầu nộp kế hoạch sản xuất Vì thế Huy gọi điện thoại cho Trưởng phòng sản xuất để biết kết quả sản xuất

tối hôm trước và nhờ anh này mời kỹ sư phụ trách ca tối cùng đến làm việc chung Trong khi chờ đợi, Huy lợi dụng chút thời gian rỗi để sắp xếp thứ tự các hồ sơ, vừa suy nghĩ về những khó khăn trong công tác lãnh đạo :

“Vấn đề của một giám đốc là lúc nào cũng phải giải quyết những khó khăn của những người khác mà không còn thời gian để suy nghĩ về công việc của chính mình, cụ thể là sự phát triển trong dài hạn”.

Sau đó, Huy có một cuộc họp ngắn trong vòng 15 phút với Trưởng phòng sản xuất và kỹ sư trưởng ca đêm Cuộc họp này giúp anh nắm rõ những con số thực hiện bởi ca đêm, nhấn mạnh một số điểm yếu xảy ra tối qua Một lần nữa, Huy nhận thấy rằng phần điện tiêu thụ là quá cao, và điều này khiến anh phải thảo luận với các cộng sự về biện pháp điều chỉnh đường dẫn hơi nước ở phân xưởng 4

Đến 8g45, Huy đi một vòng nhà máy như mọi hôm Anh cố gắng dành thời gian thực hiện việc này, nhằm mục đích thiết lập những mối quan hệ trực tiếp với nhân viên, nắm bắt những mối quan tâm lo lắng của họ Trên đường đi, Huy dừng lại trò chuyện với một kỹ sư phòng qui trình công nghệ mà anh đánh giá là rất có triển vọng và muốn động viên Huy đề cập với anh này việc điều chỉnh đường dẫn hơi nước ở phân xưởng 4

Ngoài ra, Huy còn gặp người phụ trách bộ phận giao hàng và hỏi ông này về những khó khăn gặp phải Sau cùng, anh còn gặp và nghe ông đại diện công đoàn than phiền rằng công nhân không hài lòng về cách mà các quản đốc giải quyết vấn đề thay người Do cách trình bày của

vị đại diện công đoàn đầy ý chỉ trích, Huy chuyển ông ta đến làm việc với Trưởng phòng nhân sự

Quay về phòng làm việc của mình, Huy có một cuộc họp hàng tuần với các cán bộ chủ chốt của nhà máy Anh tóm lược kết quả làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước ở trụ sở công ty Huy cũng nhấn mạnh tới nhuận cần đạt được của ngành, và nhất là của nhà máy BÌNH HÒA Sau đó, anh trả lời các câu hỏi thắc mắc của Trưởng phòng thí nghiệm Một câu hỏi của Trưởng bộ phận bảo trì kế đó dẫn đến cuộc thảo luận về sự cần thiết áp dụng một hệ thống Phiết đăng ký sửa chữa mới Đúng lúc đó thì cô thư ký bước vào