Trên thực tế, sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ rời theo khuôn mẫu quy định, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên cơ sở số li
Trang 17/ Nghiệp vụ 7a 7/ Nghiệp vụ 7c
Nợ TK 511 : 60.000.000 Nợ TK 911 : 10.450.000 Có TK 911 : 60.000.000 Có TK 641 : 4.380.000
Có TK 642 : 6.070.000
Nghiệp vụ 7b Nghiệp vụ 7d
Nợ TK 911 : 37.000.000 Nợ TK 911 : 12.550.000 Có TK 632 : 37.000.000 Có TK 421 : 12.550.000
Trang 2
CHƯƠNG 5 SỔ KẾ TOÁN
5.1 SỔ KẾ TOÁN 5.1.1 Khái niệm
Về mặt lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện cụ thể của phương pháp tài khoản
và ghi kép với những yêu cầu về thông tin kế toán nói chung trong quá trình quản lý của đơn vị Hay nói cách khác, cơ sở để xây dựng sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ kế toán là phương pháp tài khoản và ghi kép với những yêu cầu về thông tin kế toán nói chung trong quá trình quản lý của đơn vị
Trên thực tế, sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ rời theo khuôn mẫu quy
định, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán
Theo khoản 1, điều 25 của Luật Kế toán có quy định:
“ Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.”
Sổ kế toán có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác kế toán và công tác quản lý của các đơn vị Nhờ có sổ kế toán mà thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được phản ánh một cách đầy đủ, chính xác theo trình tự thời gian, địa điểm và nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho nhà quản lý
Căn cứ vào sổ kế toán, các nhà quản lý có thể theo dõi, nắm bắt được tình hình biến động về tài sản, về nguồn hình thành tài sản và tình hình hoạt động của đơn vị
Cuối kỳ kế toán, dựa vào số liệu được cung cấp từ việc kết xuất trên sổ kế toán, kế toán sẽ lập các báo cáo tài chính, cung cấp thông tin về kết quả hoạt động và tình hình tài chính trong kỳ đến các đối tượng quan tâm
5.1.2 Nội dung sổ kế toán
5.1.2.1 Quy định chung
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán (thường là thủ trưởng đơn vị); số trang; đóng dấu giáp lai
Trang 35.1.2.2 Nội dung chủ yếu của sổ kế toán
+ Ngày, tháng, năm ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
+ Số dư cuối kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ;
5.1.3 Phân loại Sổ kế toán
Để phản ánh tính đa dạng, phong phú của đối tượng kế toán và phục vụ cho những yêu cầu quản lý khác nhau người ta xây dựng khá nhiều loại sổ kế toán khác nhau Có thể phân loại sổ kế toán theo những tiêu thức sau:
5.1.3.1 Theo hình thức bên ngoài
Theo hình thức bên ngoài sổ kế toán được chia làm hai loại:
- Sổ kế toán dạng quyển (dạng đóng tập)
- Sổ kế toán tờ rời
a Sổ quyển
Là sổ mà các trang sổ được đóng thành tập Trang đầu sổ ghi tên đơn vị kế toán;
tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên người giữ và ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác
Các trang sổ được đánh theo số thứ tự và giữa hai trang sổ được đóng dấu của đơn vị (dấu giáp lai)
b Sổ tờ rời
Là loại sổ được thiết kế theo từng trang riêng biệt nhau Đầu sổ cũng ghi tên đơn vị; số thứ tự từng tờ sổ; tên sổ; ngày, tháng sử dụng; họ tên người giữ và ghi sổ
Loại sổ này có ưu điểm là cơ động nhưng lại có nhược điểm là tính an toàn không cao và dễ bị thất lạc
5.1.3.2 Theo phương pháp ghi chép, hệ thống hoá số liệu trên sổ
Theo phương pháp ghi chép, hệ thống hóa số liệu, sổ kế toán được chia thành sổ Nhật ký, sổ Cái, sổ liên hợp
a Sổ Nhật ký
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán, trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó
Trang 4Đặc trưng cơ bản của sổ Nhật ký là:
- Đề cao về thời gian của thông tin;
- Không phân loại theo đối tượng phản ảnh trên sổ;
- Không phản ảnh số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản;
- Chỉ phản ảnh số biến động tăng, giảm của các đối tượng ;
- Thông tin từ chứng từ được đưa vào sổ một cách nguyên vẹn, có hệ thống
Mẫu Sổ Nhật ký thường được thiết kế như sau:
Chứng từ Số hiệu tài
khoản
Số tiền Ngày
ghi sổ
Số hiệu N.tháng
Diễn giải
Nợ Có Nợ Có
Ghi chú
b Sổ Cái
Sổ Cái là sổ dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán sử dụng ở đơn vị
Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ảnh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị
Đặc trưng của sổ cái:
- Sổ Cái mở cho từng tài khoản trong toàn bộ tài khoản sử dụng ở đơn vị
- Sổ Cái ghi chép cả số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số biến động tăng giảm của đối tượng mở sổ;
- Thông tin được đưa vào Sổ Cái là thông tin đã được phân loại, hệ thống hoá theo đối tượng mở sổ
Trang 5Mẫu sổ Cái thường được thiết kế như sau:
Địa chỉ: Tài khoản: Số hiệu:
Chứng từ Số tiền Ngày
tháng ghi sổ
Số hiệu Ngày
tháng
Diễn giải
Tài khoản đối ứng Nợ Có
Ghi chú
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ
Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ
c Sổ liên hợp:Là sổ kết hợp giữa Nhật ký và sổ Cái gọi tắt là Nhật ký -sổ Cái
Nhật ký - sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo đối tượng kế toán) Đây chính là sổ kết hợp giữa sổ Nhật ký và sổ Cái trong cùng một sổ
5.1.3.3 Theo kết cấu bên trong của sổ
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia làm ba loại:
- Sổ kết cấu hai bên kiểu tài khoản
- Sổ kết cấu nhiều cột chi tiết cho một bên
- Sổ kết cấu kiểu bàn cờ
a Sổ kết cấu hai bên kiểu tài khoản
Là loại sổ có kết cấu hai cột Nợ, Có theo dạng kết cấu tài khoản Kiểu sổ này được thiết kế theo hai cách:
+ Cách thứ nhất:
Là thiết kế đầy đủ thông tin cho số tiền Nợ, số tiền Có của tài khoản Cách thiết kế này thường được dùng cho việc theo dõi công nợ