5.2 CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN 5.2.1 Khái niệm về hình thức sổ kế toán Công tác kế toán của các đơn vị cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau để hạch toán.. Mỗi đơn vị có
Trang 1- Ghi âm (bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc) Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : (200.000.000)
Có TK Vay ngắn hạn (311) : (200.000.000)
- Ghi lại định khoản đúng:
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : 200.000.000 Có TK Vay dài hạn (341) : 200.000.000
5.1.4.4 Kỹ thuật khoá sổ
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ khác theo quy định của pháp luật như: kiểm kê tài sản định kỳ, đột xuất theo yêu cầu thanh tra, kiểm tra; đánh giá tài sản trước khi tham gia liên doanh - liên kết hoặc trước khi giải thể, phá sản
Đối với sổ kế toán ghi bằng máy vi tính, sau khi khóa sổ phải in ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm
Ví dụ: Vào ngày 31/12/NN, trên Sổ Cái tài khoản hàng hoá của đơn vị có các số
liệu như sau:
- Số dư đầu kỳ: 9.000.000 đ
- Cộng số phát sinh từ đầu kỳ đến 31/12/NN Bên Nợ : 36.000.000đ Bên Có: 37.500.000đ
Số liệu trên được thể hiện trên Sổ Cái tài khoản Hàng hoá khi khoá sổ vào ngày 31/12/NN như sau:
+ Tính số dư cuối kỳ của tài khoản
Cộng SPS 37.500.000
SDCK 7.500.000
SDĐK: 9.000.000
Cộng SPS 36.000.000
Trang 2+ Thực hiện bút toán khoá sổ, tức là chuyển cột của số dư tài khoản để cho hai bên Nợ, Có của tài khoản cân đối
+ Sang niên độ kế toán sau, ta chuyển ghi số dư cuối kỳ năm NN thành số dư đầu kỳ năm NN +1 theo đúng cột cũ của nó
5.2 CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN 5.2.1 Khái niệm về hình thức sổ kế toán
Công tác kế toán của các đơn vị cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau để hạch toán Các loại sổ được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ về trình tự hạch toán, phương pháp ghi chép và quy trình luân chuyển thông tin, tạo thành một hệ thống sổ kế toán Mỗi đơn vị có thể tổ chức một hệ thống sổ phù hợp với những đặc điểm, điều kiện riêng của mình và gọi là hình thức sổ kế toán của đơn vị
Như vậy, hình thức sổ kế toán là cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán, bao gồm các loại sổ khác nhau về nội dung, về kết cấu, về phương pháp ghi chép và được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán nhất định
Theo hướng dẫn của Bộ tài chính thì các đơn vị có thể lựa chọn và áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán:
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ
Cộng SPS 37.500.000
SD Nơ 7.500.000 Tổng cộng Có: 45.000.000 Tổng cộng Nợ: 45.000.000
SDĐK: 9.000.000
Cộng SPS 36.000.000
Nợ TK Hàng hoá Có
Năm : NN + 1
Trang 3Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những qui định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ với nhau
Các đơn vị căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật của mình để lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp
5.2.2 Các hình thức sổ kế toán
5.2.2.1 Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
a Đặc trưng cơ bản của hình thức
* Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung và các loại sổ Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó số liệu trên sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Đối với các đối tượng kế toán được theo dõi trên sổ Nhật ký đặc biệt, cuối kỳ ta lấy số liệu ở dòng tổng cộng để ghi vào sổ Cái
* Số lượng và loại sổ gồm: sổ Nhật ký ; sổ Cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
+ Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian chung cho mọi đối tượng
Nhật ký chung có đặc điểm:
- Là sổ quyển, không sử dụng sổ tờ rời;
- Mở chung cho các đối tượng;
- Chức năng là hệ thống hóa số liệu kế toán theo thứ tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Cơ sở để ghi Nhật ký chung là chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp
- Nhật ký chung ghi chép theo nguyên tắc ghi sổ kép
Mẫu sổ Nhật ký chung như sau:
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm:
Chứng từ Số phát sinh Ngày
tháng ghi sổ Số
Ngày tháng
Diễn giải Đã ghi Sổ
Cái
Số hiệu tài
Cộng chuyển sang trang sau
Trang 4Thông thường, nếu đơn vị kế toán chỉ sử dụng một sổ Nhật ký chung thì nhật ký chung là sổ quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian không phân biệt đối tượng nào Nếu đơn vị kế toán sử dụng kết hợp các sổ nhật ký bao gồm: sổ nhật ký chung và một số sổ nhật ký đặc biệt, thì sổ nhật ký đặc biệt dùng để phản ánh riêng cho một số đối tượng chủ yếu, phát sinh nhiều, có tầm quan trọng đòi hỏi phải theo dõi riêng để cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý; còn sổ nhật ký chung phản ánh chung các đối tượng còn lại
Tùy thuộc vào đặc điểm đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin mà đơn vị có thể mở các Nhật ký đặc biệt khác nhau Các Nhật ký đặc biệt thường được mở như:
Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng
Sau đây là một số mẫu sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm:
Tài khoản khác
Ngày tháng ghi sổ Số Ngày
tháng
Diễn giải Ghi Nợ
TK 111
TK
TK
TK Số tiền S.H
chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
Trang 5SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Năm:
Tài khoản khác
Ngày tháng ghi sổ Số Ngày
tháng
TK 111
Số tiền Số hiệu
chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
Năm:
Chứng từ Tài khoản ghi Nợ
TK khác Ngày
tháng ghi sổ Số Ngày
tháng
GTGT được khấu trừ
Hàng hoá
N.vật liệu Số tiền
Số hiệu
Phải trả người bán (ghi Có
TK 331)
sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm 200
Người ghi sổ
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)