sách hướng dẫn kế hoạch hóa nguồn nhân lực doc

Mục tiêu phần nμy: Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ bản chất, xác định rõ quan điểm và giá trị của KHH nguồn nhân lực thông qua: • Đánh gía và xác định các vấn đề của kinh doanh liên quan đến

Trang - 2

lời nói đầu

Xin chúc mừng! Bạn đã có trong tay cuốn sách hướng dẫn thực hành về kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Nếu bạn đang đi tìm một cuốn sách dễ hiểu và thực tế để hướng dẫn bạn từng bước trong công tác kế hoạch hoá (KHH) nguồn nhân lực của công ty, thì đây chính là cuốn sách đó cho bạn

Cuốn sách này sẽ hướng dẫn bạn rất tỷ mỉ từng bước để hoàn thành các nhiệm vụ của kế hoạch hoá nguồn nhân lực Nó được thiết kế để:

Cuốn sách này là sự kết hợp giữa các ý tưởng lý thuyết và các vấn đề về kinh nghiệm thực

tế trong công tác KHH nguồn nhân lực của các công ty vừa và nhỏ Nó sẽ là công cụ rất hữu ích cho các ông chủ hay những người quản lý các doanh nghiệp này

Cuốn sách được kết cấu như sau:

Phần 1: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực: Nó là gì và tại sao bạn cần thực hiện nó? Phần 2: Cái gì bạn nên biết trước tiên?

Phần 3: Cái gì đang diễn ra?

Phần 4: Bạn cần gì? Và bạn muốn đi đến đâu?

điều này

Xin bạn nhớ rằng cuốn sách này như cuốn sổ tay hướng dẫn bạn trong công việc, nhưng

nó chỉ thực sự hữu ích khi bạn thực sự muốn nó làm việc đó

PHầN 1

KHH nguồn nhân lực :

Nó lμ gì vμ tại sao bạn cần thực hiện nó?

Mục tiêu phần nμy:

Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ bản chất, xác định rõ quan điểm và giá trị của KHH nguồn nhân lực thông qua:

• Đánh gía và xác định các vấn đề của kinh doanh liên quan đến việc không hiểu rõ bản chất và mục tiêu của KHH nguồn nhân lực;

• Kết hợp các kinh nghiệm của cá nhân với các lý thuyết về KHH nguồn nhân lực; và qua đó,

• Xác định những mục tiêu cụ thể của KHH nguồn nhân lực trong công ty bạn

Hoạt động 1-1

Với thông tin thực tế, Bạn hãy hoàn thành “Bảng thực tế” dưới đây - để phát hiện cái gì

bạn đã làm trong lĩnh vực kế hoạch hoá nguồn nhân lực và cảm nhận của bạn về kết quả của các công việc đó

Sau đó hãy điền vào “bảng mở” tiếp theo Trong bảng này, bạn hãy viết tất cả các nhiệm

vụ liên quan đến kế hoạch hoá nguồn nhân lực mà bạn không muốn làm, ví dụ như các nhiệm vụ mà bạn muốn phân cho người khác, hay các nhiệm vụ mà bạn cảm thấy không nên làm vì nó không phù hợp

Tiếp đến, hãy điền vào “bảng nối tiếc”: Viết những gì mà bạn chưa làm, những gì bạn

cảm thấy thất vọng và tại sao bạn lại có những thất vọng đó

Bây giờ, bạn hãy tiếp tục hoàn thành “bảng mong muốn”: Thể hiện những gì bạn muốn

hoàn thiện, bạn muốn làm, và những gì bạn đang rất quan tâm

Những bảng này sẽ chỉ rõ sự hiểu biết của bạn về bản chất của KHH nguồn nhân lực và tại sao bạn đang thực hiện nó Hãy trao đổi với những chuyên gia về những bảng này

Điều này sẽ hướng dẫn bạn hiểu rõ hơn và thấy được những yếu tố khác của KHH nguồn nhân lực bạn cần phải học

Hãy giữ và thường xuyên xem xét lại các bảng này Sau một thời gian, bạn sẽ thấy những

có những điểm trong bảng bạn đã điền là không phù hợp Bạn hãy thay đổi những điểm

đó theo cách hiểu mới của bạn Bạn có thể sẽ phải thay đổi nhiều lần như vậy

Trang - 4

Bảng thực tế Bạn đã làm gì cho công tác KHH nguồn nhân lực

Bảng mở Những nhiệm vụ nào liên quan đến KHH

nguồn nhân lực nên phân cho người

khác?

Những nhiệm vụ nào liên quan đến KHH nguồn nhân

lực không nên làm vì không phù hợp?

Bảng nối tiếc Những gì chưa được làm cho công

tác KHH nguồn nhân lực của công

ty?

Những thất vọng của bạn là gì?

Tại sao bạn có những thất vọng này?

B¶ng mong muèn B¹n muèn lµm g× cho c«ng t¸c

KHH nguån nh©n lùc cña b¹n?

C¸i g× b¹n muèn hoµn thiÖn?

C¸i g× b¹n ®ang rÊt quan t©m?

Trang - 6

Cái gì bạn cần biết

trước tiên?

Mục tiêu phần nμy:

Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn, có quan điểm rõ ràng hơn và áp dụng cũng như phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua:

• Việc đánh giá sự tồn tại hay không tồn tại các vấn đề nguồn nhân lực liên quan đến quá trình phân tích môi trường kinh doanh

• Xác định các thông tin đã có sẵn và yêu cầu về các thông tin cơ bản cho KHH nguồn nhân lực; và

• Xác định các ưu tiên của cá nhân bạn cũng như kế hoạch hành động cho quá trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực

2 Những thay đổi nào về dân

số trong vùng địa lý kinh

doanh của bạn? Thu nhập

bình quân của người dân là

bao nhiêu? Việc chi tiêu của

họ thế nào? Có bao nhiêu cơ

sở kinh doanh mới ra đời?

Đối thủ cạnh tranh mới của

bạn là ai? Họ ở đâu? ảnh

hưởng của tất cả các yếu tố

này đến KD của bạn thế

nào?

3 Bao nhiêu lao động được

tuyển dụng trong vùng?

Trong toàn bộ nền kinh tế?

Bao nhiêu thất nghiệp trong

4 Những yêu cầu kỹ năng nào

mới cho ngành kinh doanh

lai? Tại sao? Và nó sẽ ảnh

hưởng đến kinh doanh của

bạn thế nào?

6 Thực trạng và xu thế của giá

cả nguyên vật liệu thế nào?

7 Liệu có đủ nguyên vật liệu

cho ngành KD của bạn

không? Các ngành khác thế

nào? Nguồn nguyên vật liệu

từ đâu? Bạn có vấn đề gì với

nó không? Thực tế nguyên

vật liệu trong những năm

qua như thế nào? Xu thế

trong tương lai ra sao?

8 Những thay đổi gần đây nhất

về công nghệ có ảnh hưởng

đến ngành KD của bạn là gì?

Khi nào nó sẽ ảnh hưởng

trực tiếp đến KD của bạn?

9 Những thay đổi đáng kể nhất

về hành vi xã hội của người

Việt nam là gì? Còn những

người nước ngoài liên quan

và ảnh hưởng đến KD của

bạn thì như thế nào?

10 Chi phí về lao động đang

tăng lên hay giảm đi? Tại

sao? Xu thế này có thể sẽ

diễn ra trong bao lâu nữa?

Bây giờ bạn hãy chuyển các thông tin từ bảng trước vào bảng các vấn đề ưu tiên dưới đây bạn có thể sử

dụng bảng này như một kế hoạch hoạt động của cá nhân bạn

Các vấn đề ưu tiên của bạn:

Các xu hướng để xem xét Thứ tự ưu

Trang - 10

Bạn có gì?

Phân tích thực trạng nhân lực hiện tại-1

Mục tiêu phần nμy:

Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn bản chất vấn đề, xác định rõ quan điểm và giá trị cũng như phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua:

• Việc đánh giá sự tồn tại hay không tồn tại các vấn đề nhân lực liên quan đến việc lưu trữ thông tin về nguồn nhân lực;

• Xác định các yếu tố và các thông tin cần thiết cho việc thiết lập hệ thống lưu trữ thông tin về nguồn nhân lực

• Đánh giá các thông tin bạn có so với các thông tin cần thiết; và

• Xác định “bao nhiêu trong số cái bạn có” có thể được tập hợp và xử lý để tạo ra hệ thống lưu trữ thông tin nguồn nhân lực và lưu trữ thông tin về các loại kỹ năng

• Xác định các kỹ năng chuyên môn và kỹ thuật đang được sử dụng hoặc sẽ sẵn có trong tương lai của công ty

• Phát hiện các loại kỹ năng nào hiện nay đã sẵn có, và thông qua đó để xác định các kỹ năng hiện nay chưa có

• Chỉ rõ các phương pháp thu hút và tuyển chọn nhân viên phù hợp để có các kỹ năng theo yêu cầu

và tính toán ngân sách đào tạo và các

loại ngân sách khác cho các hoạt

với những người có hành động sai

trái và vi phạm qui định của công ty?

• Bạn không có cơ sở về các con số thực tế và các loại kỹ năng đã sẵn có

• Bạn không có cơ sở về các con số thực tế và các loại chương trình đào tạo mà mỗi nhân viên của bạn đã tham gia

• Bạn không có cơ sở về công việc quá khứ, kinh nghiệm làm việc, đào tạo cũng như

các kỹ năng của mỗi nhân viên

• Bạn không có các cơ sở tài liệu hay bằng chứng về phạm vi và mức độ của các hành động sai trái của nhân

• Bắt đầu thiết lập hệ thống lưu trữ thông tin nhân lực

Các bài tập ở các hoạt động 3-2

đến 3-4 sẽ hướng dẫn bạn thu thập các số liệu và thiết lập hệ thống lưu trữ thông tin nguồn nhân lực

Các lĩnh vực phân tích kỹ hơn

• Các chính sách nguồn NL

• Thu hút và tuyển chọn

• Dự toán ngân sách nguồn nhân lực

HT lưu trữ thông tin nguồn nhân lực sẽ chỉ rõ Bao nhiêu và những gì mà các bạn có

HT lưu trữ thông tin nguồn nhân lực phải bao gồm cả phần lưu trữ thông tin về kỹ năng thể hiện chi tiết việc phân tích kỹ năng và khả năng của mỗi cá nhân

Xác định điểm?

Ưu tiên cao: Tình trạng khủng hoảng

(Hơn nửa câu trả lời của bạn là Có)

Bạn có vấn đề nghiêm trọng Nó phải được xem xét xử lý ngay Có thể nhờ người có chuyên môn giúp đỡ và thực hiện ngay những hoạt động kể trên Giao việc cho những người khác để xúc tiến nhanh việc giải quyết vấn đề

Ưu tiên trung bình: Tình trạng báo động

Vấn đề của bạn bắt đầu tăng lên cả về phạm vi và mức độ Hãy đánh giá và xem xét kỹ hiện tượng và những nguyên nhân có thể Tiến hành các công việc

được nêu ở trên, và xác định khung thời gian để giám sát các hiện tượng Nếu các hiện tượng vẫn còn, thì hãy nghiên cứu các lĩnh vực cần phân tích kỹ hơn

Trang - 12

Hoạt động 3-2

Bắt đầu thiết lập hệ thống thông tin của bạn Bạn có thể bắt đầu việc này bằng cách thu thập tất cả các mẫu xin việc đã có Sau đó, khi bạn đã có các thông tin cơ sở, bạn có thể xác định yêu cầu về các thông tin khác cũng như nguồn để có chúng

Hãy nghiên cứu tất cả các số liệu sẵn có từ các mẫu xin việc Hãy cố gắng xác định các vấn đề sau đây:

1 Những loại thông tin nào bạn có thể có từ các mẫu xin việc (phân loại chúng)?

2 Các phân tích nào bạn có thể tiến hành từ các số liệu này?

3 Các thông tin nào khác bạn cần mà chưa có từ nguồn này?

4 Tại sao bạn cần chúng?

5 Bạn có thể thu thập chúng ở đâu (Viết ra các nguồn này)?

Các nguồn số liệu khác mà bạn cũng có thể khai thác, tập hợp và tổ chức để có những Ghi chép thông tin cá nhân cơ bản khi thiết lập hệ thống lưu trữ thông tin nguồn nhân lực là:

• Hồ sơ ban đầu và sơ yếu lý lịch nhân viên

• Thông tin từ các kết quả thẩm vấn

• Kết quả kiểm tra, thi tuyển

• Kết quả đánh giá công việc

• Bảng lương quá khứ và hiện tại

• Ghi chép về đào tạo

• Các thư giới thiệu

• Các thông báo về kỷ luật

• Các ghi chép về đề bạt, thuyên chuyển hay giáng chức

• Các chi tiết và ghi chép về tai nạn

Bạn có thể tổ chức hệ thống số liệu bằng cách tạo ra một danh mục gốc trên cơ sở các câu trả lời của bạn đối với các câu hỏi ở trên

Ví dụ về việc bắt đầu hệ thống số liệu

Ví dụ về danh mục gốc và việc phân loại các số liệu của các thông tin cá nhân

1 Các thông tin cá nhân chung

• Theo tên

• Theo địa chỉ liên hệ, số điện thoại

• Theo các tiêu thức khác

• Theo lĩnh vực đào tạo: Các lĩnh vực cơ bản đã nghiên cứu học tập

• Theo kinh nghiệm làm việc: Số năm, và loại công việc

• Theo lĩnh vực chuyên môn sâu

• Theo các kỹ năng: Loại và mức độ thành thạo

• Theo khả năng ngoại ngữ: số lượng và mức độ thành thạo

• Theo các tiêu thức khác

Sử dụng số liệu trong danh mục gốc

• Là cơ sở và là đầu vào cho hệ thống lưu trữ thông tin nguồn nhân lực và hoạt động

đánh giá thực trạng nguồn nhân lực: ví dụ các thông tin tổng số nam nữ trong công ty, tổng số nhân viên có bằng kỹ sư là các đầu vào cho hệ thống này

• Là cơ sở cho việc dự đoán các nhu cầu về nhân lực cũng như việc kế hoạch hoá nguồn

NL một cách tương ứng và dự đoán tổng ngân sách tiền lương Ví dụ: các thông tin hiện tại về nguồn nhân lực sẽ là cơ sở ban đầu để xác định liệu trong vòng sáu tháng nữa thì trình độ và các kỹ năng của nhân viên có giống như hiện nay đang sử dụng không

• Là cơ sở và là đầu vào của hoạt động đào tạo và phát triển

• Là cơ sở và là đầu vào của các hoạt động nhân lực khác, đồng thời cũng ảnh hưởng tới việc kế hoạch hoá các vấn đề sản xuất và kế toán

Hợp đồng lao động/bảng lương

TT xác định vị trí hay tên

công việc của mỗi cá nhân

Tất cả các vấn đề liên quan

đến nguồn nhân lực

Hợp đồng lao động Các mức lương hiện tại và

trong quá khứ

Kế hoạch trả thù lao và tiền lương

Các ghi chép về dự toán ngân sách / bảng lương Kết quả công việc Đề bạt, thuyên chuyển Báo cáo về đánh giá kết quả

công việc Các chương trình đào tạo đã

tham dự

Chương trình phát triển nghề nghiệp

Các báo cáo về các chương trình đào tạo

Hoạt động 3-3

Hãy điền các thông tin theo mẫu bảng dưới đây cho tất cả các nhân viên trong công ty bạn Bảng này sẽ giúp bạn tạo ra danh mục gốc Từ danh mục gốc, bạn có thể xác định số nhân viên theo từng tiêu thức cụ thể Đây là những ví dụ về các bảng thông tin Chú ý:

đây mới là bảng cho vị trí 1 trong bộ phận A Bạn có thể tạo ra các bảng tương tự cho các

vị trí khác trong tất cả các bộ phận của công ty Bạn cũng có thể thay đổi một số chi tiết trong bảng cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn

Thông tin lưu trữ nguồn nhân lực

Bộ phận A / Vị trí 1

Tên 1 Tên 2 Tên 3 Tên Tên 10 Tổng

số/Bình quân Nam

(Theo loại nhân viên)

Quản lý cấp thấp

Quản lý cấp trung

>30 năm

Kü n¨ng 1:

(m« t¶)

Kh«ng th«ng th¹o

B¸n th«ng th¹o

B¸n th«ng th¹o

Kü n¨ng 1:

(m« t¶)

Kh«ng th«ng th¹o

B¸n th«ng th¹o

có thể dễ dàng phân loại và sắp xếp thông tin theo yêu cầu của bạn

Ví dụ về các câu hỏi bạn có thể muốn biết :

• Bao nhiêu cán bộ kỹ thuật ở công ty, những người có bằng đại học có mức lương dưới 1 triệu đồng?

• Mức lương trung bình của các nhân viên đã phục vụ cho công ty trong mười năm

Trang - 18

Cái gì đang diễn ra ?

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực-2

Mục tiêu phần nμy:

Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn bản chất vấn đề, xác định rõ quan điểm và giá trị cũng nh− phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua:

• Đánh giá sự tồn tại hay không tồn tại các vấn đề nhân lực liên quan đến việc đánh giá thực trạng nguồn nhân lực;

• Mô tả các thông tin/số liệu cần thiết cho kế hoạch hoá nguồn nhân lực; và

• Xác định các −u tiên cá nhân cũng nh− kế hoạch hành động cho việc thực hiện việc đánh giá nguồn nhân lực

sách nguồn nhân lực hay đang gặp

phải vấn đề chi phí lao động quá

cao?

kêu ca và phản đối về cơ cấu tiền

lương/tiền công của công ty?

nhân viên không ?

lệ cao về sản phẩm hỏng/phải làm lại

cũng như những lời kêu ca của

khách hàng?

năng suất lao động của công ty thấp?

ngành cũng như các ngành khác

đang thu hút hết những nhân viên tốt

nhất, chỉ để lại cho bạn những người

yếu về kỹ năng và năng lực có phải

không ?

• Bạn đang lặp lại cùng một sai lầm trong tuyển dụng vì

bạn thiếu thông tin cơ bản

về nguồn cung cấp lao động trong vùng

• Bạn không có cơ sở để so sánh các định mức công việc theo thực tế và theo mức lý tưởng

• Bạn không có cơ sở cho các chương trình phát triển kỹ năng của nhân viên

• Bạn không có cơ sở cho việc xác định chi tiết các chi phí

đào tạo

• Bạn không có các cơ sở cho việc phân tích bảng lương, phân loại và các mức tiền lương

• Bạn không có cơ sở cho việc xác định nguyên nhân tại sao bạn lại có tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao hay thấp

Các bài tập ở các hoạt động 4-2

sẽ hướng dẫn bạn xác định các khía cạnh cần đánh giá, và xử lý các số liệu trong quá trình đánh giá thực trạng NNL

Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực nhằm trả lời câu hỏi:

“Cái gì đã và đang diễn ra đối với nguồn nhân lực của công ty”

Một cách cụ thể, việc đánh giá bao gồm cả quá trình xem xét các xu thế, các mô hình và những lý do cho việc thuê tuyển

và thải hồi nhân viên, phân phối tiền lương, các tiêu chuẩn kết quả công việc, các chi phí đào tạo, những thay đổi về nhân khẩu học cũng như xu hướng của thị trường lao động

Xác định điểm?

Ưu tiên cao: Tình trạng khủng hoảng

(Hơn nửa câu trả lời của bạn là Có)

Bạn có vấn đề nghiêm trọng Nó phải được xem xét xử lý ngay Có thể nhờ người có chuyên môn giúp đỡ và thực hiện ngay những hoạt động kể trên Giao việc cho những người khác để xúc tiến nhanh việc giải quyết vấn đề

Ưu tiên trung bình: Tình trạng báo động

Vấn đề của bạn bắt đầu tăng lên cả về phạm vi và mức độ Hãy đánh giá và xem xét kỹ hiện tượng và những nguyên nhân có thể Tiến hành các công việc

được nêu ở trên, và xác định khung thời gian để giám sát các hiện tượng Nếu các hiện tượng vẫn còn, thì hãy nghiên cứu các lĩnh vực cần phân tích kỹ hơn

Trang - 20

Hoạt động 4-2

Bạn muốn biết: “Cái gì đã và đang diễn ra đối với nguồn nhân lực của công ty?”

Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực bao gồm quá trình xem xét các xu thế, các mô hình

và những lý do cho việc thuê tuyển và tải hồi nhân viên, phân phối tiền lương, các tiêu chuẩn kết quả công việc, các chi phí đào tạo, những thay đổi về nhân khẩu học cũng như

xu hướng của thị trường lao động Dưới đây là bảng liệt kê các danh mục đánh giá nguồn nhân lực Bảng liệt kê này sẽ hướng dẫn bạn xác định các ưu tiên và phác thảo một kế hoạch hành động Sau khi hoàn thành bảng liệt kê và xác định các ưu tiên, bạn có thể tham khảo thêm phụ lục 1- Gồm 10 phần hướng dẫn đánh giá thực trạng nguồn nhân lực Các hướng dẫn này sẽ giúp bạn thực hiện công việc này tốt hơn

bảng liệt kê đánh giá nguồn nhân lực

1 Bạn có các thông tin về các hoạt động tuyển dụng và thải hồi nhân viên trong năm qua

và trong hai năm trước đây không?

Đây là ưu tiên số

Đây là ưu tiên số

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

3 Bạn có các thông tin về các chi phí đào tạo không?

Đây là −u tiên số

Đây là −u tiên số

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

5 Bạn có các thông tin về các tiêu chuẩn định mức công việc không?

Đây là −u tiên số

Đây là −u tiên số

6 B¹n cã c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh v¾ng mÆt cña nh©n viªn c«ng ty kh«ng?

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

8 Bạn có các thông tin về việc thay đổi cơ cấu dân sô trong vùng không?

Đây là −u tiên số

Đây là −u tiên số

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

10 B¹n cã c¸c th«ng tin vÒ c¸c kÕ ho¹ch ph¸t triÓn trong vïng kh«ng?

§©y lµ −u tiªn sè

§©y lµ −u tiªn sè

Trang - 32

B©y giê b¹n h·y chuyÓn c¸c sè liÖu tõ c¸c b¶ng tr−íc vµo b¶ng danh môc c¸c −u tiªn d−íi

®©y B¹n cã thÓ sö dông b¶ng nµy nh− kÕ ho¹ch c«ng viÖc c¸ nh©n cña b¹n

Danh môc c¸c −u tiªn cña b¹n:

thêi gian b¾t ®Çu (B)

vµ kÕt thóc (K)

Phụ lục 1 Các bảng đánh giá thực trạng nguồn nhân lực

Các hướng dẫn cách thức điền các bảng

của công ty năm nay như thế nào? Năm ngoái như thế nào? và hai năm trước như

PhÇn 2: V¾ng mÆt: Bøc tranh vÒ thùc tr¹ng t×nh h×nh nh©n viªn v¾ng mÆt nh− thÕ nµo?

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tæng

%

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tæng

%

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tæng

%

Tæng sè bé

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tªn 1 Tªn 2 Tªn

Tæng

%