Khi có hợp đồng phát sinh các yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cán bộ của công ty đã phối hợp ngay với cán bộ khai thác liên hệ với khách hàng để hướng dẫn các thủ tục trả tiền bảo
Trang 1+ Người tham gia bảo hiểm không phải là bố mẹ trẻ em hay người giám hộ hợp pháp hoặc không đủ giấy tờ hợp lý cần thiết để nhận bảo hiểm như quy định trong điều khoản
+ Người tham gia bảo hiểm quá tuổi theo quy định 2.3 Công tác quản lý hợp đồng
Việc cập nhật cấp nhận hoá đơn thu phí bảo hiểm đầu tiên và định kỳ được tiến hành đầy đủ, chính xác và tạm thời Hàng tháng công ty đã tiến hành đối chiếu số liệu thu phí bảo hiểm giữa nghiệp vụ với kế toán, đảm bảo chính xác số phí thu trong tháng và số hoá đơn phát hành
Giải quyết những đề nghị của khách hàng liên quan đến tình trạng hiệu lực của hợp đồng như: thay đổi về địa chỉ, định kỳ thu phí, huỷ bỏ hợp đồng, thay đổi cán bộ khai thác theo dõi hợp đồng được thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời không để tồn đọng và đảm bảo việc theo dõi thu phí không bị bỏ sót và từ đó tính hoa hồng cho cán bộ khai thác một cách chính xác
Khi có hợp đồng phát sinh các yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cán bộ của công ty đã phối hợp ngay với cán bộ khai thác liên hệ với khách hàng để hướng dẫn các thủ tục trả tiền bảo hiểm, xác minh các giấy tờ liên quan hồ sơ trả tiền bảo hiểm đảm bảo đầy đủ, đúng theo quy định của Tổng công ty và nhanh chóng hoàn tất hồ sơ trong thời gian sớm nhất Trong năm không có bất kỳ một khiếu kiện nào của khách hàng liên quan đến công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm cũng như tình trạng hiệu lực của hợp đồng
Trang 2Đầu các tháng, công ty thực hiện in kế hoạch thu phí phát cho cán bộ khai thác
để thực hiện thu phí định kỳ đầy đủ và theo dõi tình hình thu phí của từng hợp đồng Phối hợp với cán bộ khai thác kiểm tra đối chiếu tình hình thu phí, nợ phí
và có biện pháp để thu Kịp thời thông báo bằng văn bản các hợp đồng nợ phí theo hai lần: lần 1 sau 30 ngày lần 2 sau 70 ngày và gửi thông báo chia lãi cho các hợp đồng đã có hiệu lực trên 2 năm giải quyết các yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng, những hợp đồng nhận giá trị giải ước và những hợp đồng nợ phí quá 70 ngày theo đúng quy định của Tổng công ty
Công ty đã tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết tình trạng của hợp đồng như: sổ theo dõi các hợp đồng huỷ bỏ, sổ theo dõi thanh toán tiền bảo hiểm, sổ theo dõi hợp đồng hoàn phí, sổ theo dõi hợp đồng thay đổi địa chỉ Thống kê tỷ lệ thu phí đúng hạn, tỷ lệ phí duy trì của hợp đồng của từng cán bộ khai thác phục vụ cho công tác đánh giá, phân loại cán bộ khai thác cuối tháng việc lập báo cáo nghiệp vụ được đảm bảo đầy đủ nội dung, đúng thời gian theo quy định của Tổng công ty Tuy nhiên do trình độ, kinh nghiệm của cán bộ cũng như chương trình phần mềm quản lý hợp đồng còn hạn chế nên dẫn đến không theo dõi được tình trạng nộp phí của từng hợp đồng Từ đó không xác định tình trạng nợ phí của hợp đồng và việc xác định nhiều khi chưa chuẩn xác Vì vậy Công ty đã tập trung mạnh vào việc giải quyết các hợp đồng nợ phí
Tính đến hết ngày 31 tháng 5 năm 1999 toàn công ty có:
+ 672 hợp đồng nợ phí trên 30 và dưới 70 ngày với tổng số phí nợ là 421 triệu đồng
+ 135 hợp đồng nợ phí trên 70 ngày với tổng số phí là 49 triệu đồng
Trang 3Một số nguyên nhân chính dẫn đến tình hình nợ phí nhiều trong thời gian qua là: + Do khách hàng đi công tác xa dẫn đến nợ phí trong một thời gian dài, sau đó khách hàng lại đóng phí đuổi Vì vậy hợp đồng luôn luôn ở trong tình trạng nợ phí
+ Khách hàng gặp nhiều khó khăn tạm thời về vấn đề tài chính
+ Khách hàng không nộp phí nhưng cũng không ký vào giấy đề nghị huỷ bỏ hợp đồng
+ Thời gian đầu công ty tập trung nhiều vào khai thác cho nên buông lỏng công tác quản lý hợp đồng, thêm vào đó lại khai thác nhiều tại thị trường giáo dục Do
đó trong thời gian nghỉ hè, giáo viên các trường đều nghỉ học Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc thu phí không hoàn thành theo kế hoạch + Việc đối chiếu số liệu, xác định hợp đồng nợ phí, gửi thông báo nợ phí của công ty đến khách hàng trong những tháng đầu năm chưa thực hiện đầy đủ, còn nhiều thiếu sót
+ Một số cán bộ khai thác chạy theo khai thác hợp đồng mới, do đó còn lơi là trong công tác thu phí định kỳ
Để giải quyết vấn đề này, trong thời gian qua công ty đã tiến hành hàng loạt các biện pháp đồng bộ như:
+ Thường xuyên gửi thông báo đến từng cán bộ khai thác và từng khách hàng thông báo tình trạng nợ phí từ 30 đến 70 ngày, trên 70 ngày
+ Cùng cán bộ khai thác đến từng khách hàng tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng nợ phí và có biện pháp giải quyết cụ thể cho từng trường hợp cụ thể
Trang 4Trường hợp khách hàng không có lý do chính đáng thì tiến hành làm thủ tục huỷ
bỏ theo quy định của điều khoản hợp đồng
+ Cung cấp các thông tin về quá trình nộp phí của khách hàng như ngày nôp tổng
số tiền đã nôp v.v để khách hàng yên tâm biết rõ tổng số phí đã đóng và số phí còn thiếu để đốc thu
+ Việc đưa chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch thu phí là một chỉ tiêu đánh giá xét thưởng thi đua đã góp phần thúc đẩy cán bộ khai thác tăng cường thu phí và giảm bớt số phí nợ
2.4 Công tác tuyển dụng và đào tạo
Trong 4 tháng đầu năm 1999, Công ty đã tuyển dụng 2 khoá cán bộ khai thác khoá 10 và khoá 11 với số lượng là 78 người Rút kinh nghiệm của những lần tuyển chọn trước, công ty đã áp dụng quy trình tuyển chọn mới, từ đó đã khắc phục được những điểm yếu của những lần tuyển chọn trước đây: như chú trọng vào việc định hướng công việc của cán bộ khai thác bảo hiểm nhân thọ cho tuyển viên trước khi tham dự phỏng vấn nhằm loại bỏ những cá nhân chưa xác định đúng đắn nghề nghiệp, tuyển chọn những người có hộ khẩu Hà Nội, có lý lịch bản thân cũng như gia đình rõ ràng, có khả năng tài chính ổn định nhằm hạn chế khả năng chiếm dụng phí Đồng thời sau khi phỏng vấn Công ty đã tiến hành thẩm tra, xác minh lý lịch của từng người
Những người này sau khi được tuyển chọn ban đầu sẽ tham dự các khoá đào tạo kéo dài trong 6 - 7 ngày Nội dung các khoá đào tạo đó đã được sửa đổi và phong phú hơn Cụ thể ngoài việc trang bị các kiến thức đại cương về bảo hiểm nói chung, bảo hiểm nhân thọ, quy trình khai thác, Marketing trong bảo hiểm, Công
Trang 5ty đã tiến hành trang bị các kiến thức về thực hành bán hàng và tổ chức thực tập các kỹ năng bán sản phẩm
Hiện nay tổng số cán bộ khai thác toàn công ty là 224 người Trong đó:
+ Đại lý chuyên nghiệp là: 209 người
+ Đại lý bán chuyên nghiệp: 15 người
+ Cộng tác viên bảo hiểm có 3 đơn vị là: Trung tâm chuyển tiền Bưu điện Hà Nội, công ty NASSCO và công ty Du lịch cựu chiến binh
Đầu tháng 3 năm 1999 công ty đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ về các sản phẩm mới cho toàn bộ cán bộ khai thác Sau khoá tập huấn công ty đã tổ chức kiểm tra, kết quả cho thấy hơn 75% tổng số cán bộ khai thác đạt kết quả từ trung bình khá trở lên Số cán bộ không đạt yêu cầu và không tham dự kiểm tra, công ty đã yêu cầu dừng không cho khai thác sản phẩm mới cho đến khi kiểm tra đạt yêu cầu mới cho tiếp tục khai thác Qua đợt tập huấn và thực tiễn khai thác cho thấy cần thiết phải tăng cường công tác trao đổi thường xuyên nghiệp vụ và nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật
Để triển khai bảo hiểm Nhân thọ trọn đời và bảo hiểm niên kim vào đầu tháng 7 Công ty đã tổ chức tập huấn cho 22 cán bộ khai thác về 2 nghiệp vụ bảo hiểm trên nhằm triển khai thí điểm nghiệp vụ này
Trong tháng 4 có 28 cán bộ khai thác thôi việc chiếm tỷ lệ 16% số tuyển dụng mới trong năm do công việc không phù hợp và chất lượng công việc không đạt yêu cầu quy định
Từ công tác tuyển chọn và đào tạo ban đầu công ty đã rút được nhiều những kinh nghiệp sau:
Trang 6+ Chỉ tập trung tuyển chọn cán bộ khai thác chuyên nghiệp
+ Khâu tuyển chọn đã được tiến hành khoa học nghiêm túc và đạt chất lượng cao + Chất lượng, nội dung đào tạo phải được nâng cao, đồng thời công tác kiểm tra sát hạch cần được duy trì thường xuyên
+ Cần tăng cường các cuộc trao đổi, sinh hoạt nghiệp vụ để không ngừng bồi dưỡng củng cố kiến thức nghiệp vụ cho các cán bộ khai thác
2.5 Công tác tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý:
Đầu năm 1999 ngoài việc tiếp tục đẩy mạnh hoạt động khai thác Công ty còn tập trung vào công tác nâng cao chất lượng khai thác, quản lý cán bộ khai thác, quản
lý chặt chẽ việc thu phí định kỳ coi đây là nhiệm vụ trọng tâm
Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức cán bộ khai thác 3 cấp: thành lập các phòng khai thác khu vực, chia số cán bộ khai thác thành từng tổ Đã chọn lựa các cán bộ khai thác giỏi có kinh nghiệm bổ nhiệm làm Tổ trưởng và Trưởng phòng, bước đầu đã đáp ứng được công tác quản lý và điều hành công việc hàng ngày
Để quản lý hoạt động cán bộ khai thác dần đi vào nề nếp, khoa học công ty đã ban hành nhiều văn bản quy định một cách chi tiết các nội dung, quy định về hoạt động cán bộ khai thác, các mẫu biểu, báo cáo thống kê hàng tháng thống nhất từ
Cá nhân - Tổ - Phòng vừa giúp các cán bộ khai thác tổng hợp, đánh giá kết quả hoạt động trong tháng vừa phục vụ cho công tác quản lý của Công ty
Ngoài ra công ty đã tổ chức, quản lý lưu trữ hồ sơ cá nhân của các cán bộ khai thác Đã tổ chức theo dõi, chấm công coi việc thực hiện ngày công là một tiêu chuẩn để đánh giá xếp loại cán bộ khai thác chuyên nghiệp
Trang 7Công ty cũng đã áp dụng một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cán bộ khai thác như: hỗ trợ tài chính cho các cán bộ khai thác trong thời gian học nghề, phân công cán bộ cũ có kinh nghiệm giúp đỡ cán bộ mới, áp dụng chế độ thưởng đối với các cá nhân, tổ, phòng có thành tích cao, tổ chức các phong trào thi đua: Ngôi sao tháng (Month star) Câu lạc bộ 200 hợp đồng Phòng đạt chỉ tiêu khai thác mới bình quân 6,5 hợp đồng/người Đã tiến hành đánh giá phân loại cán bộ khai thác hàng tháng theo các chỉ tiêu như: số lượng hợp đồng khai thác mới, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch thu phí định kỳ, tỷ lệ duy trì hợp đồng, nợ phí, ngày công làm việc Việc tiến hành đánh giá phân loại đã tạo động lực cho cán bộ khai thác phấn đấu, thi đua
Một số tồn tại trong công tác quản lý, tổ chức hoạt động của cán bộ khai thác trong năm 1998 như: chế độ sinh hoạt, báo cáo thống kê thu phí định kỳ, tình trạng cán bộ khai thác chiếm dụng phí, việc phân công thu phí định kỳ của những hơp đồng khai thác trực tiếp, việc bàn giao, theo dõi hợp đồng giữa các cán bộ khai thác thôi việc về cơ bản đã được khắc phụ trong những tháng đầu năm 1999 2.6 Công tác giám định bồi thường
Giám định là việc xác định thiệt hại thực tế của người bị rủi ro tai nạn Bởi vậy
nó rất quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty Cùng với bồi thường, giám định đòi hỏi phải có những cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao
Do công ty mới thành lập nên số hợp đồng hết hiệu lực là chưa phát sinh vì thời hạn hợp đồng ngắn nhất cũng là 5 năm Còn số hợp đồng hết hiệu lực do xảy ra
sự cố tử vong đối với người được bảo hiểm hiện nay là 25 trường hợp trong đó bảo hiểm trẻ em là 7 trường hợp, số tiền bảo hiểm là 61,7 triệu Điều đó chứng tỏ
Trang 8khả năng xảy ra rủi ro là rất thấp Có thể khái quát chung hiệu quả kinh doanh của công ty đang theo chiều hướng tốt Song chúng ta cũng không nên vội kết luận, bởi vì với cơ sở tính phí xác suất rủi ro được tính dựa trên một mẫu số lớn,
mà số hợp đồng của công ty hiện nay chưa đủ lớn, do vậy đánh giá công tác này cũng chưa được chính xác
Hiện tại công tác giám định bồi thường ở Công ty còn ít nên bộ phận này chưa được hình thành còn đang trực thuộc phòng nghiệp vụ
2.7 Vấn đề hoạt động đầu tư
Là một tổ chức tài chính trung gian nên hoạt động đầu tư vốn của công ty bảo hiểm nhân thọ là một trong những hoạt động quan trọng nhất của công ty Tham gia thị trường vốn với tư cách là một nhà cung cấp, do đó công ty bảo hiểm
có một số ảnh hưởng nhất định trên thị trường vốn Ra đời vào ngày trước cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ năm 1997, thêm vào đó Việt Nam ta còn chưa có thị trường vốn nên hoạt động của công ty gặp nhiều khó khăn
Phân tích hoạt động đầu tư của công ty bảo hiểm nhân thọ có ý nghĩa hết sức quan trọng, tuy nhiên do thiếu thông tin nên việc phân tích này gặp rất nhiều khó khăn Hoạt động đầu tư vốn của công ty hiện nay còn chưa đa dạng chủ yếu mua trái phiếu kho bạc do Nhà Nước phát hành Tuy nhiên lãi suất của trái phiếu là thấp khoảng 13%/ năm Với các khoản chi phí như chi phí hoa hồng, chi phí quản
lý, chi trả bảo hiểm chiếm khoảng 20 - 25% doanh thu từ phí bảo hiểm Vậy 13% lãi suất của trái phiếu là quá nhỏ nên Công ty đã cho các Công ty khác vay với lãi suất cao hơn như cho Công ty may Thăng Long vay 7 tỷ với lãi suất 19%/ năm
Trang 9Hiện nay, nước ta sắp ra đời thị trường chứng khoán, nó sẽ tạo điều kiện cho Công ty Bảo hiểm nhân thọ đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau, để tránh xảy ra rủi ro lớn như mua trái phiếu với lãi suất giảm, Công ty sẽ tiến hành cho vay vốn rải rác ở nhiều nơi, vì nếu Công ty này làm ăn thua lỗ, phá sản thì Công ty Bảo hiểm nhân thọ vẫn còn lĩnh vực hoạt động khác để thu được lợi nhuận
III Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nghiệp vụ an sinh giáo dục
Bảo hiểm nhân thọ nói chung và nghiệp vụ “An sinh giáo dục” nói riêng là những nghiệp vụ bảo hiểm hết sức mới mẻ không chỉ đối với người tham gia bảo hiểm
mà còn đối với cả cán bộ của công ty bảo hiểm nhân thọ Là đơn vị đi tiên phong trong lĩnh vực này, trong gần ba năm hoạt động, công ty bảo hiểm nhân thọ đã gặp không ít những khó khăn trở ngại Tất cả đều mới và phải tự mình tìm tòi vươn lên Bằng sự nỗ lực cố gắng của toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty và
sự ủng hộ, giúp đỡ của Tổng công ty, thời gian qua công ty bảo hiểm nhân thọ đã đạt được những thành quả đáng khích lệ, bước đầu tạo đà cho hướng phát triển sau này Tuy nhiên công ty cũng cần ngày càng phát huy hơn nữa những thế mạnh của mình, giải quyết những vấn đề còn tồn tại, không dừng lại ở những gì
đã đạt được để hoàn thiện hơn nữa hệ thống phân phối sản phẩm đưa lại hiêụ quả kinh doanh cho công ty
Thời gian tới là giai đoạn tương đối khó khăn cho công ty trong bối cảnh chung của đất nước Năm 1999 là năm phục hồi của các nền kinh tế khu vực sau cuộc khủng hoảng Tài chính châu á Bắt đầu từ tháng 1-1999 áp dụng thuế giá trị gia tăng, chỉ số giá cả của một số loại mặt hàng tăng lên tuy không lớn nhưng cũng
Trang 10làm cho sức mua của thị trường giảm và ảnh hưởng đến việc kinh doanh các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ trong đó có sản phẩm “An sinh giáo dục”
Theo đánh giá năm 1999 là năm đầu tiên Bộ Tài chính sẽ mở cửa thị trường bảo hiểm nhân thọ vì vậy sẽ có các công ty bảo hiểm khác triển khai nghiệp vụ này tại Việt nam Các công ty này có tầm cỡ trên thị trường quốc tế Cuộc cạnh tranh kinh doanh bảo hiểm nhân thọ sẽ bắt đầu và chắc chắn sẽ khó khăn và quyết liệt hơn
Đối với bảo hiểm nhân thọ, Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam coi năm 1999 là năm bản lề để thực hiện triển khai rộng trong toàn quốc đồng thời chú trọng nhiều đến công tác quản lý nghiệp vụ Đến nay phương châm “ tăng trưởng và quản lý “ vẫn còn nguyên giá trị Trong năm nay Tổng công ty sẽ thực hiện một
số điểm mới như: trình Bộ Tài chính cho phép bán thêm các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ: Bảo hiểm nhân thọ trọn đời và Bảo hiểm niên kim, áp dụng phần mềm tin học mới quản lý nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ, áp dụng mô hình quản lý đại lý thống nhất trong toàn quốc Tất cả các yếu tố trên tác động đến việc triển khai và phát triển nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ nói chung và nghiệp vụ “An sinh giáo dục” nói riêng Trong bối cảnh đó công ty xác định nhiệm vụ kinh doanh năm
1999 như sau:
• Phấn đấu hoàn thành kế hoạch đã đăng ký với Tổng công ty là 12000 hợp đồng khai thác mới với doanh thu là 50 tỷ đồng
• Tiếp tục kiện toàn công tác tổ chức của công ty, bố trí đủ số cán bộ làm việc trong các ngành chức năng, triển khai việc thực hiện mô hình tổ chức và quản lý đại lý mới do Tổng công ty ban hành Bồi dưỡng và bổ nhiệm đủ số cán