Giáo trình tin học hệ dự bị đại học - Chương 3 ppsx

Window cửa sổ Chứa các lệnh sắp xếp các cửa sổ văn bản Help trợ giúp Các hướng dẫn sử dụng mở thực đơn mà không chọn lệnh nào, ta bấm chuột ra ngoài vùng thực đơn hoặc bấm phím ESC nhi

CHƯƠNG III

HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 2000

I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD

1 Giới thiệu và khởi động Microsoft Word

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dưới môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí phục vụ cho công tác văn phòng Microsoft Word có những tính năng mạnh như sau: giao diện đồ họa với hệ thống thực đơn, hộp thoại có hình thức đẹp, có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác; có kèm theo các tiện ích phụ trợ: soát lỗi chính tả, gõ tắt, tạo macro …Có khả năng tạo ra các bảng biểu, soạn các công thức Toán, Lý, Hóa …

Sau khi cài đặt, biểu tượng của Word

có hình chữ W màu xanh, tệp chạy của

chương trình là tệp WINWORD.EXE được

đặt trong thư mục C:\Program

Files\Microsoft Office\Office Ta khởi động

Word giống như khởi động bất kỳ một chương

trình ứng dụng nào trong Windows

Thông thường biểu tượng của Word sẽ được

đặt trong bảng chọn Programs Để khởi

động Word, ta hãy bấm chuột tại nút Start,

đưa lên Programs rồi đưa sang biểu tượng

Microsoft Word và bấm chuột

Sau khi chương trình đã khởi động xong, Word sẽ cung cấp cho chúng

ta một văn bản trắng sẵn sàng để soạn thảo Văn bản trắng này có tên ngầm

định là DOCUMENT1 Tên các tệp văn bản do Word tạo ra đều có phần mở rộng là DOC Do đó ta chỉ cần phân biệt chúng qua phần tên

2 Màn hình làm việc của Microsoft Word

Sau khi khởi động, cửa sổ Microsoft Word xuất hiện như hình minh

họa dưới đây Cửa sổ này chứa các đối tượng thông thường như bất kỳ các cửa sổ nào khác: Thanh tiêu đề, thanh thực đơn, thanh công cụ, các thanh cuốn, thước, thanh trạng thái

a Thanh tiêu đề (Title bar)

Nằm trên cùng cửa sổ cũng như thanh tiêu đề của các cửa sổ khác Trên thanh tiêu đề có ghi: tên của tệp văn bản đang mở – Microsoft Word

Ta có các thao tác sau đối với thanh tiêu đề:

- 44 -

 Bấm đúp chuột tại thanh tiêu đề để thực hiện lệnh Maximize hoặc

Restore

 Bấm và kéo chuột tại thanh tiêu đề để di chuyển cửa sổ chương trình

(chỉ trong trường hợp cửa sổ chương trình chưa được phóng to cực đại)

b Thanh thực đơn (Menu bar)

Nằm ngay dưới thanh tiêu đề và bao gồm các thực đơn: File, Edit, View,

Insert, Format, Tools, Table, Window, Help Trong đó:

File (Hệ thống) Chứa các lệnh về hệ thống như: New (mở mới), Open (Mở),

Close (đóng), Save (lưu), Print (in ấn), Exit (thoát)

Edit (Soạn thảo) Chứa các lệnh về soạn thảo, biên tập: Copy (sao), Cut(xóa),

Paste (dán), Undo (phục hồi)

View (Hiển thị) Chứa các lệnh về hiển thị trang văn bản, màn hình: Normal

(bình thường), Page layout ( hiển thị đầy đủ ), Toolbars (các thanh công cụ)

Insert (chèn vào) Chứa các lệnh chèn các đối tượng vào văn bản: Page Number (số

trang), Picture (hình ảnh), Symbol (ký tự đặc biệt)

Format (định

dạng)

Chứa các lệnh về định dạng: Font (mẫu ký tự), Paragraph (đoạn),

Tools (công cụ) Chứa các công cụ bổ xung: Soát lỗi chính tả

Tabe (bảng biểu) Chứa các lệnh về bảng biểu

Hộp điều khiển Thanh tiờu đề

Thanh thực đơn Thanh cụng cụ định dạng

Thanh cụng cụ

chuẩn

Thanh cuốn dọc

Thước ngang

Thanh cuốn ngang Thanh cụng cụ vẽ

Thanh trạng thỏi Thước dọc

VÙNG SOẠN THẢO

Window (cửa sổ) Chứa các lệnh sắp xếp các cửa sổ văn bản

Help (trợ giúp) Các hướng dẫn sử dụng

mở thực đơn mà không chọn lệnh nào, ta bấm chuột ra ngoài vùng thực đơn

hoặc bấm phím ESC nhiều lần để thoát khỏi thực đơn

Ví dụ: Để mở thực đơn Format, ta thấy trong tên thực đơn Format có

chữ O được gạch chân nên ta có thể giữ phím Alt bấm phím O để mở

c Thanh công cụ (Toolbars)

Thanh công cụ là dãy các nút lệnh (thường) được bố trí phía dưới thanh

thực đơn giúp người sử dụng có thể chọn lệnh nhanh chóng Các nút lệnh này

thường là các lệnh hay được sử dụng nhất Ví dụ: Để mở một tệp văn bản đã

lưu, ta mở thực đơn File chọn lệnh Open Điều đó có thể thực hiện nhanh

chóng bằng cách dùng chuột bấm vào nút lệnh trên thanh công cụ

Để sử dụng thanh công cụ có hiệu quả, người sử dụng cần quen thuộc với các biểu tượng trên thanh công cụ Mỗi biểu tượng tương ứng với một nút lệnh, mỗi nút lệnh này đều có tên Để biết tên của nút lệnh, ta chỉ việc đưa trỏ chuột vào nút lệnh và chờ giây lát sẽ xuất hiện tên của nút lệnh

Word có nhiều thanh công cụ nhưng thông thường chỉ có hai thanh công cụ được

mở và đặt ngay phía trên vùng soạn thảo là thanh công cụ chuẩn (Standart

Toolbar) và thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar).

Ngoài ra còn có thanh công cụ vẽ

(Drawing Toolbar) thường được đặt

phía dưới vùng soạn thảo Chúng ta

không nên mở quá nhiều thanh công cụ

không cần thiết vì khung màn hình có

giới hạn

Để tắt mở các thanh công cụ, chúng ta

mở thực đơn View chọn Toolbars, sẽ

xuất hiện một bảng danh sách các thanh

công cụ Thanh công cụ nào đang được

mở thì phía trước tên của nó sẽ có đánh

dấu kiểm  Ta có thể dùng chuột để

bấm vào tên thanh công cụ để tắt hay



- 46 -

mở chúng

Thanh công cụ thường được bố trí dưới dạng thanh (bar) nằm ở phía trên

(hay dưới) nhưng đôi khi nó cũng có dạng như sau:

Để đưa về trạng thái dạng thanh ta chỉ việc bấm đúp chuột tại tiêu đề

hộp bên hoặc dùng chuột bấm và kéo đưa lên vị trí cũ

Thanh công cụ chuẩn với dạng bình thường:

Thanh công cụ chuẩn với các nút có kèm tên:

Open Mở một văn bản đã có Save Lưu văn bản đang soạn

d Thước (Ruler)

Ta có thể dùng thước để căn chỉnh vị trí tương đối các đối tượng trên trang văn bản Word cung cấp hai thước là thước ngang và thước dọc Để bật tắt

thước, ta mở thực đơn View chọn lệnh Ruler

Lưu ý: Chỉ ở chế độ Page Layout thì mới hiển thị thanh thước đứng

Bấm đỳp chuột vào đõy

(Mở thực đơn View  Page layout - Bố trí trang)

e Thanh trạng thái (Status bar)

Thanh trạng thái nằm phía dưới cùng của cửa sổ chương trình Microsoft Word Trên thanh trạng thái thể hiện những thông tin trạng thái làm việc của chương trình:

3 Thoát khỏi Microsoft Word

Để thoát khỏi chương trình soạn thảo Word, ta thực hiện bằng một trong các cách sau:

 Mở thực đơn File  chọn Exit

 Chọn nút Close phía trên cùng bên phải của cửa sổ chương trình

Microsoft Word

 Bấm tổ hợp phím Alt + F4

Nếu có một tài liệu nào đó mà ta chưa lưu những sửa đổi trong văn bản,

Word sẽ hỏi bằng hộp thoại:

Hình trên là hai hộp thoại Hỏi việc lưu cất Hình thứ nhất là một tệp văn bản mới, có tên ngầm định là Document 1 được Word hỏi có ghi không, nếu ta chọn YES thì sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để đặt tên cho văn bản

Hình thứ hai là tệp văn bản BAI THO đã có sẵn và đang được soạn tiếp nên

Word hỏi có lưu cất (tức là lưu lại phần đã soạn thêm) không, nếu ta chọn YES thì không xuất hiện hộp thoại Save as nữa, vì nó đã có tên rồi

Số mục

Số trang

Trang số

Tổng số trang

Vị trớ của con trỏ văn bản

- 48 -

 Trong hộp thoại trên, nếu chọn YES thì Word lưu cất văn bản, chọn

NO để không lưu văn bản, chọn CANCEL để huỷ bỏ việc thoát.

II TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Hai bộ mó chữ Việt phổ biến dựa trờn bộ mó ASCII là TCVN3 (hay ABC)

và VNI thường được sử dụng trong cỏc trỡnh gừ chữ Việt để mó húa chữ Việt trong mỏy tớnh Ngoài ra cũn cú bộ mó Unicode là bộ mó chung cho mọi ngụn ngữ của cỏc quốc gia trờn thế giới, trong đú cú tiếng Việt Hiện nay bộ mó Unicode đó được quy định để sử dụng trong cỏc văn bản hành chớnh của Việt Nam.

3 Bộ phông chữ Việt

Để hiển thị và in được chữ Việt, cần cú cỏc bộ chữ Việt (cũn được gọi là

bộ phụng) tương ứng với từng bộ mó Cú nhiều bộ phụng với nhiều kiểu chữ

khỏc nhau được xõy dựng để hiển thị và in chữ Việt

Vớ dụ, những bộ phụng ứng với bộ mó TCVN3 được đặt tờn với tiếp đầu

ngữ Vn như VnTime, VnArial, hay những bộ phụng ứng với bộ mó VNI được đặt tờn tiếp đầu ngữ VNI- như VNI-Times, VNI-Helve,

Hiện nay đó cú một số bộ phụng ứng với bộ mó Unicode hỗ trợ cho chữ

Việt như Times New Roman, Arial,

4 Một số phần mềm xử lý

a) VietKey 2000

Để có thể soạn thảo được văn bản tiếng Việt, chúng ta cần đến phần

mềm điều khiển gõ tiếng Việt và bộ mẫu chữ (Font) tiếng Việt

Có rất nhiều chương trình điều khiển gõ tiếng Việt nhưng hiện

nay đang sử dụng nhiều chương trình VietKey Chương trình này hỗ

trợ nhiều kiểu gõ tiếng Việt nhưng chúng ta thường sử dụng là kiểu

gõ TELEX Khi đã cài đặt và chạy, biểu tượng của VietKey xuất hiện phía cuối thanh công việc (trong vùng các chương trình chạy ngầm) có dạng hình vuông nhỏ bên trong có Biểu tượng có hình chữ V tức là đang hỗ trợ

gõ tiếng Việt và có hình chữ E chữ V hoặc chữ E thì đang hỗ trợ gõ tiếng Anh Để chuyển đổi giữa hai chế độ gõ Anh  Việt, ta có thể dùng chuột

bấm vào biểu tượng VietKey hoặc bấm tổ hợp phím Alt+Z

b) UniKey

Unikey là chương trỡnh gừ tiếng

Việt Unicode phổ biến tại Việt Nam đối

với người dựng tiếng Việt Unicode

Unikey cho phộp gừ tiếng Việt Unicode

trong cỏc tài liệu Word, Excel và nhiều

chương trỡnh khỏc trờn cỏc hệ điều hành

Windows khỏc nhau, từ Windows 95 tới

Windows 2000 và Windows XP

Unikey đó được Ủy ban Quốc gia về chuẩn tiếng Việt Unicode của Bộ Khoa học

và Cụng nghệ khuyến cỏo sử dụng trong cỏc cơ quan nhà nước Việt Nam Đặc



- 50 -

điểm nổi bật của chương trỡnh là chạy nhanh và cú tớnh ổn định cao Unikey

tương thớch với rất nhiều phần mềm hỗ trợ Unicode

Các đặc điểm chính:

- UniKey là chương trình miễn phí hoàn toàn

- Chạy trên tất cả các môi trường Windows 32 bit, bao gồm: Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP

- Hỗ trợ cả tất cả các kiểu gõ tiếng Việt thông dụng nhất: Telex, VNI,

và VIQR

Một ưu điểm so với các chương trình gõ tiếng Việt khác là UniKey rất nhỏ gọn, và dễ dùng Chương trình chỉ có duy nhất 1 file EXE với kích thước

35 KB và không cần thêm bất cứ thư viện nào khác

Địa chỉ web: http://unikey.hypermart.net

Tại địa chỉ này bạn có thể dowload version mới nhất cũng như những thông tin cập nhật về UniKey

III SOẠN THẢO VÀ TRèNH BÀY VĂN BẢN

Ta có thể hình dung quá trình soạn thảo được mô tả như sau: Trước tiên, ta khởi động chương trình Word, nó sẽ cung cấp cho chúng ta một văn bản trắng,

ta bắt đầu soạn văn bản bằng cách nhập các ký tự vào văn bản từ bàn phím Sau khi soạn xong, ta lưu lại văn bản lên đĩa từ (đĩa cứng hay đĩa mềm) và thoát khỏi Word Thông thường văn bản đó có thể được sử dụng ngay sau khi soạn xong (để in ấn ) nhưng đôi khi người ta phải soát lại, sửa lỗi, thêm bớt nội dung … Lúc đó, người ta lại khởi động Word và mở tệp văn bản đã soạn ra, tiến hành sửa chữa, thêm bớt nội dung… và ghi lại những thay đổi đó Sau khi

đã hoàn chỉnh có thể cho tiến hành in ấn Và cuối cùng, cất (đóng văn bản)

đó lại rồi thoát khỏi Word

1 Một số quy ước trong việc gõ văn bản:

Để văn bản được nhất quán và có hình thức hợp lí, một số quy ước chung cần được tuân thủ như sau:

 Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) phải được đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung;

 Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách Giữa các đoạn cũng

chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn phím Enter;

 Các dấu mở ngoặc (gồm "(", "[", "{", "<") và các dấu mở nháy (gồm "‘",

"“") phải được đặt sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo Tương

tự, các dấu đóng ngoặc (gồm ")", "]", "}", ">") và các dấu đóng nháy

(gồm "’", "”") phải được đặt sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ ngay trước đó

Chú ý: Tuy nhiên, do mục đích thẩm mĩ, một số sách vẫn đặt các dấu như

dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) cách từ đứng trước nó một dấu cách Trong những trường hợp này ngư-

ời soạn thảo phải tự kiểm soát việc xuống dòng của các kí tự này

2 Các thao tác với con trỏ văn bản

Con trỏ văn bản là một vệt ngắn thẳng đứng luôn nhấp nháy trong vùng soạn thảo Khi ta gõ văn bản, các ký tự sẽ xuất hiện ở phía trước con trỏ văn bản

và nó sẽ dịch chuyển từ trái qua phải trong quá trình gõ văn bản Nếu muốn ký

tự xuất hiện ở vị trí nào, ta phải đưa con trỏ văn bản đến vị trí đó

Để di chuyển con trỏ văn bản, ta có thể dùng chuột bấm vào vị trí cần

đến hoặc bấm các phím mũi tên:  qua trái một ký tự;  qua phải một ký tự;

 lên trên một dòng;  xuống dưới một dòng

Phím Home: đưa con trỏ về đầu dòng Phím End: đưa con trỏ về cuối dòng

CTRL+Home: về đầu văn bản CTRL+End: về cuối văn bản

Lưu ý :

 Ta chỉ có thể di chuyển con trỏ văn bản trong vùng đã soạn thảo chứ không thể đưa con trỏ văn bản đến những chỗ chưa soạn thảo tới

bản nên để xem được những phần bị khuất, ta sử dụng các thanh cuốn ngang và dọc

3 Trình bày văn bản

Khi mới khởi động Microsoft Word, nó sẽ tự động cung cấp cho chúng ta một văn bản trắng với con trỏ văn bản nhấp nháy ngay đầu văn bản (phía trên bên trái) Từ đây ta có thể bắt đầu nhập ký tự từ bàn phím, các ký tự sẽ lần lượt xuất hiện phía trước con trỏ nhấp nháy Ta có thể đưa con trỏ nhấp nháy

đến vị trí mong muốn bằng các phím: Phím cách trống (space bar), phím

Tab, phím Enter Trong qúa trình soạn thảo có thể ta sẽ soạn lỗi do gõ phím,

lúc đó ta có thể dùng các phím xóa để xóa các ký tự đã gõ sai, rồi tiếp tục gõ lại cho đúng

 Các chế độ soạn thảo:

Chế độ chèn: ở chế độ này, khi đưa con trỏ văn bản đến bất cứ vị trí

nào và ta gõ phím thì các ký tự mới sẽ xuất hiện và chèn các ký tự đã có trước sang hai bên

- 52 -

Chế độ đè: ở chế độ này, khi ta đưa con trỏ văn bản vào vùng đã có các

ký tự và gõ phím thì các ký tự mới nhập sẽ đè lên các ký tự cũ (các ký tự cũ sẽ

bị xoá đi nhường chỗ cho các ký tự mới)

Để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ trên, ta bấm đúp chuột vào ô có

chữ OVR trên thanh trạng thái Nếu chữ OVR có mầu đậm thì đang ở chế độ

đè

 Sử dụng phím Space bar và phím Enter:

Khi soạn thảo văn bản, ta dùng phím Space Bar (phím dài nhất trên bàn

phím) để tạo khoảng cách trống giữa các từ Người ta còn gọi phím cách trống

là phím đánh dấu kết thúc một từ Tuy ta không nhìn thấy ký tự trống nhưng Word vẫn coi đó là một ký tự

Ví dụ: Ta có đoạn: “Quê em miền trung du” thì đây là đoạn văn có 20 ký tự,

trong đó có 4 ký tự trống

Khi soạn thảo văn bản cũng giống như việc chúng ta viết bằng bút, các ký

tự sẽ xuất hiện từ lề trái sang lề phải Nếu đến hết lề phải mà chưa hết câu,

Word sẽ tự động xuống dòng (Wrap text) Chúng ta cũng có thể cho con trỏ văn bản xuống dòng bằng cách bấm phím Enter trong trường hợp tạo các dòng

trống hoặc kết thúc một đoạn văn

Điều đó có nghĩa là: Chỉ bấm phím Enter để xuống dòng trong những

trường hợp: Kết thúc một đoạn văn hoặc tạo một dòng trống

4 Các thao tác với tệp văn bản

a Mở tệp văn bản:

 Mở một văn bản mới:

Như trên đã nói, khi mới khởi động Microsoft Word sẽ cung cấp cho chúng

ta một văn bản trắng (mới tinh và có tên ngầm định là DOCUMENT 1) để ta

có thể làm việc được ngay

Tuy nhiên ta cũng có thể yêu cầu Word đưa tiếp cho ta một văn bản trắng mới nữa bằng các cách sau:

Cách 1:

- Mở thực đơn File, chọn New, xuất hiện hộp thoại

- Chọn biểu tượng Blank Document rồi chọn nút OK

C¸ch 2: BÊm chuét vµo nót lÖnh New trªn thanh c«ng cô chuÈn

mở trong danh sách này

 Chọn được tệp văn bản rồi, chọn nút này để mở

Lần đầu tiên lưu một tệp có tên ngầm định là DOCUMENT#, cửa sổ Save

as (lưu với tên) sẽ xuất hiện để ta đặt tên và chọn chỗ lưu cho văn bản Từ lần

sau trở đi, khi ghi tệp văn bản đó lại, thì cửa sổ Save as sẽ không xuất hiện

nữa, văn bản sẽ tự ghi thêm vào tệp với tên đã có

Lưu ý khi ghi văn bản:

 Nên đặt tên cho tệp văn bản làm sao để gợi nhớ nội dung bên trong của nó, tránh đặt những cái tên vô nghĩa

 Khi đã ghi tệp văn bản, sau đó ta lại soạn tiếp thì chúng ta phải ghi lại, nếu không, những phần soạn thêm hay sửa đổi sẽ không được ghi thêm vào văn bản

Để lưu giữ tệp văn bản với một tên khác ta mở thực đơn File chọn Save as

sẽ xuất hiện hộp thoại Save as Ta tiến hành chọn kẹp lưu giữ tệp và đặt tên tệp giống như làm với lệnh File\Save

5 Các thao tác với khối văn bản

Khi nội dung văn bản đã đưa vào, ta có thể sửa đổi nội dung đó bằng các thao tác từ bàn phím để xóa, di chuyển một phần từ vị trí này sang vị trí khác Tất cả các thao tác đó đều được làm sau khi ta đã có thao tác chọn



Khi được chọn (hay nói cách khác là đánh dấu), đối tượng sẽ có mầu đảo (chữ

đen nền trắng  chữ trắng nền đen) vì vậy người ta thường gọi thao tác chọn là “bôi đen”

a) Thao tác chọn

 Chọn một phần văn bản bằng chuột: Đưa trỏ chuột vào nơi bắt đầu, nhấn và giữ nút chuột, kéo trên đoạn văn bản cần đánh dấu và thả chuột tại nơi kết thúc Khi kéo chuột từ trên xuống dưới, đoạn văn bản con trỏ chuột đi qua được đánh dấu suốt theo chiều ngang

 Để chọn nhanh và chính xác, chúng ta thực hiện các thao tác sau để chọn:

 Một từ: Bấm đúp chuột lên từ đó

 Một câu: Bấm giữ phím CTRL và bấm chuột ở một chữ trong câu

 Một dòng: Bấm chuột ở bên trái dòng

 Một đoạn: Bấm đúp chuột ở bên trái đoạn văn

 Một khối theo chiều đứng: Giữ phím Alt và kéo thả chuột

 Chọn bằng bàn phím: Đưa con trỏ văn bản đến vị trí đầu, giữ phím

Shift và bấm các phím mũi tên  để lựa chọn đoạn văn bản

c) Sửa và xóa trong văn bản

Sử dụng hai phím xóa để thực hiện việc xóa ký tự trong văn bản:

Phím Delete: Xóa ký tự đứng phía sau con trỏ văn bản

Phím Back Space: Xóa ký tự đứng trước con trỏ văn bản

Lưu ý: Ta cũng có thể xóa bằng lệnh EDIT CUT hoặc nút trên thanh công

cụ định dạng Tuy nhiên, những đối tượng bị xóa sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm của máy Nếu đối tượng xóa không cần thiết để sử dụng lại ta nên chọn lệnh

EDIT CLEAR (Delete) để xóa

d) Khôi phục sau khi xóa nhầm

Có thể sau khi đã xóa ta mới phát hiện ra là đã xóa nhầm một đối tượng

nào đó Để khôi phục, ta sử dụng lệnh Undo trong thực đơn Edit hoặc nút

lệnh và nút Redo có tác dụng ngược lại nút Undo

e) Sao chép một đoạn văn bản

 Chọn đoạn văn bản cần sao chép

- 56 -

 Mở thực đơn Edit chọn Copy (hoặc chọn nút trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp CTRL+ C)

 Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép tới

 Mở thực đơn Edit chọn lệnh Paste (hoặc chọn nút trên thanh công

cụ hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + V)

f) Di chuyển một đoạn văn bản:

 Chọn đoạn văn bản cần di chuyển

 Mở thực đơn Edit chọn Cut (hoặc chọn nút trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp CTRL+ X)

 Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần di chuyển tới

 Mở thực đơn Edit chọn lệnh Paste (hoặc chọn nút trên thanh công

cụ hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + V)

IV ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Định dạng văn bản là biến đổi dáng vẻ của các phần trong văn bản, để trình bày chúng dưới một dạng cụ thể nào đó Định dạng văn bản nhằm mục

đích:

 Trình bày văn bản rõ ràng, nhất quán

 Giúp người đọc nhanh chóng nắm được nội dung chủ yếu của văn bản

 Để người đọc dễ nhớ những phần được nhấn mạnh

Ví dụ như dùng các mẫu chữ (Font), kiểu chữ (Font Style - Đậm, nghiêng,

gạch chân…) và các cách bố trí đoạn văn bản trên trang (căn lề, thụt đầu dòng

…) hoặc gạch chân những cụm từ cần chú ý

Trong Word, người ta thực hiện các lệnh định dạng văn bản bằng các lệnh

định dạng Các lệnh này nằm trong thực đơn Format trên thanh thực đơn

Các lệnh định dạng được chia làm hai nhóm: Định dạng ký tự và định dạng

đoạn văn

 Định dạng ký tự: Là biến đổi dạng ký tự (thay đổi mẫu chữ) của các ký tự

được chọn Lệnh định dạng ký tự là lệnh Font trong thực đơn Format

 Định dạng đoạn: Là các tác động đến cả một đoạn (Paragraph) làm biến

đổi cả đoạn văn chứ không phải một phần nào đó Các lệnh này nằm trong

lệnh Paragraph trong thực đơn Format

Trong Word khi ta mới tạo văn bản mới, thì bản thân nó đã chứa sẵn một số dạng ngầm định Chúng ta chỉ thay đổi các định dạng này nếu thấy cần thiết

1 Định dạng ký tự

Khi định dạng ký tự, chúng ta cần xét đến:

 Loại Font chữ - mẫu chữ (Ví dụ: VnTime ; VnTimeH )

 Kích thước chữ - Font size (12pt, hay 14pt pt viết tắt của point; 1pt 

Sau khi chọn đối tượng, ta làm như sau:

 Mở thực đơn Format chọn Font… (hoặc bấm CTRL + D) xuất

hiện hộp thoại

 Tiến hành thao tác chọn như hình dưới đây:

Hộp Font: Là danh sách các mẫu chữ

Mẫu chữ chúng ta thường sử dụng là mẫu VnTime cho chữ thường và VnTimeH cho chữ in hoa

Tất cả các mẫu chữ có Vn trước tên mẫu chữ đều là mẫu chữ Việt Tất cả các mẫu chữ có chữ H ở cuối tên đều là mẫu chữ in hoa

Font Style: Các kiểu chữ

Regular: Kiểu chữ thường

Chọn mầu chữ Chọn kiểu

- 58 -

Bold Italic: Chữ vừa đậm vừa nghiêng

Size: Cỡ chữ - thông thường chúng ta sử dụng mẫu chữ VnTime cỡ chữ 14 Underline: Kiểu gạch chân

Color: Mầu chữ, chỉ chọn mầu để xem văn bản trên máy cho bắt mắt Nếu

không có máy in mầu thì không nên chọn mầu để in đen trắng