Giáo trình tin học hệ dự bị đại học - Chương 5 pdf

Thoát khỏi Microsoft Excel Để thoát khỏi Microsoft Excel ta có thể chọn một trong các cách sau:  Mở thực đơn File chọn lệnh Exit  Bấm chuột vào nút Close của cửa sổ chương trình  Bấ

CHƯƠNG V BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL 2000

I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL

1 Giới thiệu và khởi động Microsoft Excel

Microsoft Excel là một trong những chương trình bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất Chương trình là sản phẩm của hãng Microsoft Sử dụng Microsoft Excel sẽ làm đơn giản công việc xử lí dữ liệu, nhất là với khối lượng lớn các dữ liệu kinh tế hay tài chính kế toán

Cách khởi động chương trình bảng tính Microsoft Excel cũng giống như

với Microsoft Word Thông thường chúng ta dùng gói sản phẩm Microsoft

Office trong đó bao gồm cả Microsoft Word và Microsoft Excel

Thông thường để khởi động Microsoft Excel, chúng ta bấm chuột tại nút Start, đưa con trỏ vào dòng Programs và bấm chuột ở dòng Microsoft Excel

Lưu ý : Biểu tượng của Microsoft Excel có hình chữ X cách điệu màu xanh

Ngoài ra chúng ta còn có thể khởi động Microsoft Excel bằng cách bấm chuột

vào nút Microsoft Excel trên thanh Micosoft Office Shortcut Bar

Sổ tính (hay còn gọi là tệp bảng tính) trống được mở mỗi lần khởi động Microsoft Excel là một sổ tính tạm thời có tên là BOOK1 Tên của các tệp sổ tính luôn có phần mở rộng ngầm định là XLS

Trước khi kết thúc phiên làm việc với Microsoft Excel, ta phải lưu giữ kết quả làm việc trên đĩa cứng hay đĩa mềm của máy tính

Microsoft Office Shortcut Bar

Để lưu một sổ tính lên đĩa, ta

mở thực đơn File chọn lệnh Save

(hoặc bấm Ctrl+S) hoặc chúng ta

cũng có thể chọn nút trên thanh công

cụ, khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ Save as

để ta đặt tên cho sổ tính:

 Chọn thư mục sẽ lưu giữ tệp sổ tính cần lưu

 Đặt tên cho tệp sổ tính vào hộp File Name

 Chọn nút Save để máy ghi tệp lên đĩa

2 Màn hình làm việc của Microsoft Excel

Sau khi khởi động, ngoài vùng làm việc được bố trí dưới dạng bảng (hay còn gọi là trang tính), màn hình làm việc của Excel có các đối tượng chung như

một cửa sổ của Windows

Thanh thực đơn (menu bar) của Microsoft Excel cũng gần giống thanh thực đơn của Word nhưng còn có thêm thực đơn Data (dữ liệu) gồm các lệnh để

xử lí dữ liệu

Microsoft Excel còn có thêm một thanh công cụ đặc trưng, đó là thanh

công thức (Formula bar) Thanh công thức được sử dụng để nhập và hiển thị

các dữ liệu và công thức

3 Cấu trúc bảng tính – Sheet

Hộp điều khiển

Tên sổ bảng tính đang mở Workbook Thanh tiêu đề

Thu nhỏ Minimize

Phóng to Maximize Thanh

Thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc

Thanh trạng thái

Kẹp hồ sơ lưu sẽ sổ tính Các sổ tính

đã lưu Đặt tên cho sổ

tính vào đây

Tệp tin cơ bản do Excel tạo ra được gọi là sổ tính Một sổ tính có thể có một hoặc nhiều bảng tính

Một sổ tính mới mở, luôn có một bảng tính mở Mỗi bảng tính đều có tên riêng để phân biệt và chúng được hiển thị phía dưới màn hình Tên ngầm định

của chúng là Sheet1, Sheet2, … Bấm chuột vào các tên này để chuyển làm việc

từ bảng tính này sang bảng tính khác

Một bảng tính gồm có các đối tượng sau:

 Mỗi bảng tính bao gồm 65536 hàng và 256 cột Các cột được đánh ký hiệu

A, B, C, … IV Dòng để ghi ký hiệu cột được bố trí ở phía trên được gọi là đường viền ngang Các hàng được đánh số hiệu hàng 1, 2, 3, … 65536 và cột ghi số hiệu dòng được bố trí bên trái bảng tính gọi là đường viền dọc

 Nơi giao nhau của một hàng(Row) với một cột(Column) được gọi là ô(Cell)

Ô là đối tượng nhỏ nhất trên bảng tính để lưu dữ liệu

 Khối là một nhóm các ô liền nhau tạo thành hình chữ nhật Khối có thể là một ô hoặc một dòng hay một phần của dòng hoặc một phần của cột

Địa chỉ ô, khối, hàng và cột

Các ô, khối, hàng và cột được phân biệt qua địa chỉ của chúng Địa chỉ được sử dụng trong các công thức và các hàm

 Địa chỉ của một ô là cặp tên cột và tên hàng giao nhau tạo ra ô đó Ví dụ: A5, C8, DF280

 Địa chỉ của một khối là cặp địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, chúng được phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:) Ví dụ: Khối A3:D8 ; C4:H10

 Địa chỉ của một hàng được biểu diễn bởi cặp số hiệu của nó và phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:) Ví dụ: 4:4 ; 6:6 …

 Địa chỉ của một cột được biểu diễn bởi cặp ký hiệu của nó và phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:) Ví dụ: A:A, C:C …

Trên bảng tính được mở luôn có một ô được chọn (hay còn gọi là kích

hoạt - ô hiện thời) Ô này có một đường viền đậm bao quanh Đường viền này

gọi là con trỏ ô Dữ liệu chỉ được nhập vào ô đang được kích hoạt đó

Thanh công thức Địa chỉ ô đang

được chọn

Ô đang được chọn Con trỏ Ô

4 Thoát khỏi Microsoft Excel

Để thoát khỏi Microsoft Excel ta có thể chọn một trong các cách sau:

 Mở thực đơn File chọn lệnh Exit

 Bấm chuột vào nút Close của cửa sổ chương trình

 Bấm tổ hợp phím Alt + F4

Nếu ta thoát khỏi Microsoft Excel mà có sổ tính nào đó chưa được lưu thì máy sẽ hỏi có ghi lại sổ tính đó không:

Nếu chọn YES thì sẽ tiến hành lưu:

 Trường hợp ở hình 1: Đó là một sổ tính mới chưa ghi lại lần nào nên khi

chọn YES sẽ xuất hiện hộp thoại Save As như trên để ta đặt tên cho sổ tính

 Trường hợp ở hình 2: Đó là tệp sổ tính đã được lưu với tên Diem.xls nên khi

ta chọn YES thì Microsoft Excel chỉ ghi thêm phần sửa chữa thôi và không

xuất hiện hộp thoại Save as nữa

Nếu chọn NO thì máy sẽ thoát khỏi Microsoft Excel mà không lưu sổ tính đang

làm nữa

Nếu chọn CANCEL thì tức là ta huỷ bỏ lệnh thoát khỏi Microsoft Excel

II NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG TÍNH

1 Các kiểu dữ liệu trong Excel

Dữ liệu được đưa vào các ô trên bảng tính trực tiếp từ bàn phím Dữ liệu

trong một ô có thể là một trong các kiểu sau: Dữ liệu kiểu số, dữ liệu kiểu ký tự,

dữ liệu thời gian, các giá trị LOGIC (đúng – TRUE; sai- FALSE), công thức hoặc các hàm Công thức chứa dữ liệu, các phép toán, các địa chỉ, còn các hàm

được Excel xây dựng sẵn

Mỗi ô của bảng tính có thể lưu một kiểu dữ liệu bất kỳ trong số các kiểu trên, song chỉ là một kiểu dữ liệu duy nhất Muốn lưu một kiểu dữ liệu khác cần phải xóa nội dung của ô đó và thậm chí còn phải định dạng lại dữ liệu trong ô

 Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím: phím  để sang trái một ô, phím

 để sang phải một ô; phím  để lên trên một ô; phím  để xuống dưới một ô

 Sử dụng chuột: đưa con trỏ chuột đến ô cần đến rồi bấm chuột Vì trên bảng tính có rất nhiều ô nên ta cần sử dụng đến các thanh cuốn để việc di chuyển thuận lợi hơn

Lưu ý: Con trỏ chuột trong vùng bảng tính luôn có hình dấu thập

Muốn tác động lên một đối tượng nào đó để biến đổi nó, ta cần phải chỉ ra đối tượng đó, nghĩa là ta phải chọn nó

Để chọn một ô: Ta bấm chuột lên ô cần chọn

Để chọn một khối: Có thể chọn một trong ba cách sau:

 Bấm rồi rê chuột từ ô đầu khối đến ô cuối khối

 Bấm chuột tại ô đầu khối, giữ phím Shift, bấm chuột tại ô cuối khối rồi nhả phím Shift

 Bấm chuột vào ô đầu khối, giữ phím Shift, bấm các phím mũi tên  để mở

rộng vùng chọn

Để chọn một hàng hay một cột: Bấm chuột vào ô đề số hiệu hàng hay ô đề ký

hiệu cột cần chọn

Để chọn toàn bộ các ô trên một bảng tính: Bấm chuột vào ô là giao của đường

viền ngang và đường viền dọc

Lưu ý: Trong vùng chọn, ô đầu tiên không bị đảo mầu

Để chọn các đối tượng không liền nhau: Ta chọn đối tượng đầu tiên rồi giữ

phím CTRL trong khi chọn các đối tượng khác



bấm chuột vào đây sẽ chọn cả bảng

 Nếu dấu + đứng trước một dãy số thì số đó là một số dương và số + không được hiển thị trong ô Dấu trừ - đứng trước một số thì là một số âm và được thể hiện trong ô

 Chữ E (hay e) được sử dụng để biểu diễn một số lớn theo dạng khoa học

Ví dụ: 2E+06 = 2 x 106 = 2,000,000

 Một số đứng trong một ngoặc đơn được xem là một số âm

 Dấu / được sử dụng để biểu diễn các phân số Ví dụ: 11 5/8 = 11.625

Ngoài ra, Excel còn sử dụng dấu $ để biểu diễn dạng tiền tệ và dấu % để biểu diễn số phần trăm

Theo ngầm định, dấu phảy (,) dùng để phân cách hàng nghìn, hàng triệu,… và dấu chấm (.) dùng để phân cách phần nguyên và phần thập phân - Đây là kiểu viết số Anh – Mỹ Ta có thể thay đổi kiểu viết số này

Trong một ô, dữ liệu kiểu số luôn luôn tự động căn lề phải của ô Nếu dãy

số có độ dài lớn hơn độ rộng của cột, Excel tự động chuyển số về dạng sử dụng chữ E để biểu diễn luỹ thừa của 10 Nếu độ rộng của cột qúa nhỏ và không hiển thị hết dãy số quá dài, ta sẽ thấy các ký hiệu ##### trong ô Nếu gặp trường hợp

đó, chúng ta cần tăng độ rộng cột để có thể hiển thị con số đầy đủ

Đôi khi cần nhập dữ liệu kiểu ký tự nhưng gồm các chữ số và các ký tự đặc biệt (ví dụ như +1 chẳng hạn), nếu ta gõ +1 vào ô thì dấu + sẽ bị bỏ qua Lúc

đó ta nên nhập dấu nháy đơn (‘) trước khi nhập các số đó Khi nhập xong, dấu nháy đơn không xuất hiện ở trong ô mà chỉ xuất hiện trên thanh công thức, xem hình minh họa:

c Nhập dữ liệu thời gian

Dữ liệu thời gian được chia làm hai loại: Ngày tháng và giờ phút Dữ liệu kiểu ngày tháng được chuyển đổi thành các số nguyên liên tiếp nhau, bắt đầu từ

số 1 ứng với ngày 1 tháng 1 năm 1900, còn dữ liệu kiểu giờ phút chuyển thành

số thập phân vì giờ phút được xem như là một phần của ngày Do đó, về bản chất, dữ liệu thời gian là dữ liệu kiểu số

Dữ liệu ngày tháng gồm: ngày, tháng và năm Dữ liệu giờ phút gồm: ngày, tháng, năm, giờ và phút Có nhiều dạng trình bày dữ liệu thời gian

Dữ liệu kiểu thời gian luôn tự động

căn thẳng lề phải của ô

Khi nhập dữ liệu kiểu thời gian, có thể sử dụng dấu – và dấu / làm dấu phân cách ngày, tháng, năm và dấu : để phân cách giờ phút Dấu trống để phân cách giữa ngày tháng năm và giờ phút Ngoài ra còn có thể sử dụng AM và PM cho các giờ trước và sau 12 giờ trưa, và còn có thể sử dụng các từ tiếng Anh viết tắt để thể hiện ngày trong tuần Ví dụ: 4-Mar, March 4,97 hay 4-March-97 1:30

AM

d Sửa chữa dữ liệu

Khi đang nhập dữ liệu, nếu thấy nhập sai thì phải dùng phím BACK SPACE để xóa lùi về và nhập lại Không được dùng phím mũi tên để di chuyển con trỏ văn bản đến chỗ sai vì khi bấm phím mũi tên, chương trình sẽ cho là đã nhập dữ liệu xong và chuyển sang ô khác

Nếu dữ liệu dài, ta nên sửa chữa trên thanh công thức bằng cách dùng chuột bấm lên dòng nội dung ở trên đó

Nếu muốn sửa chữa dữ liệu trong một ô đã chứa dữ liệu, có thể sử dụng một trong các cách sau:

 Bấm đúp chuột vào ô cần sửa chữa dữ liệu

 Đưa con trỏ ô đến ô cần sửa, bấm chuột lên vùng nội dung trên thanh công thức

 Đưa con trỏ ô đến ô cần sửa, bấm phím F2 để làm xuất hiện con trỏ văn

bản (nhấp nháy) trong ô, sau đó dùng các phím xóa: Delete, Backspace

để xóa dữ liệu rồi nhập lại, nhập xong ấn phím Enter

III CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

1 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

Chúng ta đã định nghĩa địa chỉ của các ô, các khối, các hàng và các cột

Đó là địa chỉ tương đối Trong phần này, ta sẽ xét khái niệm địa chỉ tuyệt đối của chúng Trước hết, ta nhắc lại địa chỉ tương đối

Địa chỉ tương đối của một ô là cặp chữ xác định ký hiệu cột và số hiệu hàng mà ô đó nằm trên Khi cho địa chỉ tương đối trong công thức, địa chỉ đó biểu thị vị trí tương đối của các ô nằm trong công thức so với ô chứa công thức

Chẳng hạn địa chỉ tương đối của ô A3 là A3

Để minh họa vai trò của địa chỉ tương đối, ta hãy xét ví dụ sau: Giả sử trong ô B2 có chứa dữ liệu là số 2500 Khi cho

một công thức đơn giản như = B2+1 vào ô C4,

công thức này là “ lấy giá trị trong ô B2 cộng

với 1 và nhập kết quả vào ô C4” Trong ô C4

sẽ có kết quả là 2501 tuy nhiên, vì địa chỉ B2

trong công thức là địa chỉ tương đối, Excel xác định vị trí tương đối của B2 so với vị trí của ô B4 như sau: Ô B2 nằm ở cộ B, hàng 2, đó là ô ở ngay cột bên trái (cột B) so với cột có ô C4 (cột C) và ở hàng cách trên hàng có ô C4 (hàng 4) hai hàng (hàng 2) như vậy về bản chất, công thức trên có nghĩa là: “lấy giá trị trong

ô ở cột phía bên trái và trên đó hai hàng, cộng với 1 và nhập vào ô (ô C4)”

Địa chỉ tương đối có vai trò rất quan trọng trong việc điền tính toán nhanh

dữ liệu cũng như sao chép và di chuyển dữ liệu từ một ô hay khối này sang một

ô khác hay khối khác Ta sẽ xét vấn đề này ở phần sau

Các địa chỉ tuyệt đối chỉ ra vị trí cố định của các ô trên bảng tính Ví dụ: “ ô nằm trên cột A dòng 2” Địa chỉ tuyệt đối có ký hiệu $ đi trước chữ xác định cột và số xác định dòng mà ô đó nằm trên

Ví dụ: Địa chỉ tuyệt đối của ô C6 là $C$6

Để thấy rõ được sự khác nhau giữa địa chỉ tuyệt đối và tương đối, chúng

ta xét tiếp ví dụ trên: giả sử để thay cho công thức nhập vào ô C4 là =B2+1 thì ta

sẽ nhập công thức là : =$B$2+1 Công thức này sẽ được thực hiện như sau: “lấy giá trị trong ô ở cột B hàng 2, cộng với 1 và nhập vào ô C4” Sự khác biệt này sẽ

rõ hơn khi ta xét các thao tác sao chép và di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác trên bảng tính

Chúng ta có thể kết hợp địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối để có địa chỉ hỗn hợp, địa chỉ này chứa một thành phần tương đối và một thành phần tuyệt đối

2 Di chuyển và sao chép dữ liệu

Khi sao chép dữ liệu, nội dung của một ô gồm: dữ liệu được chứa trong ô (có thể là công thức) và định dạng của dữ liệu đó Khi sao chép hay di chuyển

nội dung của một ô sang một ô khác, cả dữ liệu và định dạng của dữ liệu đều được sao chép hay di chuyển Nếu dữ liệu trong ô là kết quả của một công thức hay hàm thì bản thân công thức (hay hàm) chứ không phải dữ liệu kết quả, sẽ được sao chép hay di chuyển

a Sao chép hoặc di chuyển nội dung các ô hay khối:

Muốn sao chép hay di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác hoặc từ khối này sang khối khác ta làm như sau:

 Chọn ô hay khối cần sao chép hay di chuyển

 Mở thực đơn Edit chọn Copy (nếu sao chép) hoặc chọn Cut (nếu di

chuyển), một đường viền chuyển động sẽ bao quanh khối chọn

 Đưa con trỏ ô đến ô hay khối cần sao chép (hay di chuyển)

 Mở thực đơn Edit chọn lệnh Paste

Chúng ta có thể dùng các nút lệnh Copy hoặc Cut và Paste trên thanh công cụ chuẩn để làm các thao tác trên

Nếu vùng dữ liệu sao chép (hay di chuyển) và vùng cần sao chép (hay di chuyển) dữ liệu tới cùng được thể hiện trên màn hình, chúng ta có thể sử dụng

chuột để sao chép hoặc di chuyển nhanh dữ liệu:

 Chọn ô (hoặc khối) có dữ liệu cần sao chép (hoặc di chuyển)

 Đưa con trỏ chuột đến đường biên của ô hay khối chọn, cho đến khi trỏ chuột có hình mũi tên thì giữ phím CTRL (nếu di chuyển thì không cần) bấm và kéo chuột để đưa ô hay khối đến vị trí cần sao tới rồi nhả chuột và phím CTRL

Khi sao chép hay di chuyển nội dung của một khối sang khối khác cần lưu ý:

 Khi chọn một ô đích, nội dung các ô trong khối được sao vào các ô tương ứng trong một khối có ô trên cùng, bên trái là ô được chọn

 Nếu chọn một khối làm đích, khối đó phải là một khối có kích thước như khối nguồn

 Nếu chỉ sao nội dung của một ô và chọn một khối làm đích, nội dung

đó sẽ được sao vào mọi ô trong khối đích

b Di chuyển và sao chép các ô có nội dung chứa địa chỉ ô hay khối

Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối đóng vai trò khác nhau trong thao tác sao chép các ô có nội dung là công thức hay hàm mà các biến của chúng có chứa các địa chỉ ô hay địa chỉ khối

 Địa chỉ tương đối:

Khi sao chép một ô có nội dung là công thức chứa các địa chỉ tương đối của ô hay của khối, trong công thức ở ô đích không còn là địa chỉ ban đầu của các ô nữa mà các địa chỉ này được điều chỉnh để phù hợp với vị trí tương đối so với ô đích

Ví dụ 1: Tại ô B4 ta nhập vào một công thức đơn giản: =D9 Nếu ta sao chép ô

B4 sang ô C2, công thức trên sẽ được sao sang ô C2 Ô D9 nằm ở cột bên phải cách cột B một cột và hàng 9, dưới trên hàng 4 năm hàng Ô có vị trí tương đối như thế so với ô C2 chính là ô E7 Vì vậy công thức trong ô C2 được điều chỉnh thành: =E7

Ví dụ 2: Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của địa chỉ tương đối, ta xét ví dụ sau:

Ta thấy ở hình 1, để tính điểm trung bình cho danh sách học sinh trên, ta nhập công thức tính =AVERAGE(C4:E4) cho người đầu tiên trong danh sách Sau đó, ta sao chép công thức này xuống dưới cho những người trong danh sách Kiểm tra ở ô F10 (hình 2) ta thấy công thức là =AVERAGE(C10:E10)

Excel chỉ điều chỉnh các địa chỉ tương đối một cách thích hợp khi sao chép dữ liệu trong các ô Đối với các thao tác di chuyển ( lệnh Cut và Paste ) các địa chỉ tương đối không bị điều chỉnh

 Địa chỉ tuyệt đối:

Muốn đảm bảo các địa chỉ ô hay khối không bị thay đổi khi sao chép công thức, chúng ta phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối

Chúng ta hãy xét các ví dụ sau:

Ví dụ 1:



H1 H2 H1 ta thấy công thức được nhập vào ô C4 là =B4*B1 là các địa chỉ tương đối nên khi sao chép xuống dưới cho những người còn lại thì công thức tính sẽ bị sai

H2 sử dụng công thức có địa chỉ tuyệt đối, tại ô C4 nhập công thức =B4*$B$1

Ví dụ 2:

Bài toán đổi ngoại tệ: Với

số tiền trên ô D1, ứng với

các loại ngoại tệ trong

bảng, ta đổi số tiền trên ra

các loại ngoại tệ tương

ứng

Cố định ô D1 trong phép

chia trong công thức bằng

cách cho địa chỉ tuyệt đối

Ta cũng có thể sử dụng địa chỉ hỗn hợp như sau:

Sử dụng địa chỉ tương

đối cột tuyệt đối hàng

c Sao chép bằng lệnh Paste Special

Như ta đã biết, nội dung của một ô trên bảng tính bao gồm dữ liệu và định dạng của nó Khi sao chép dữ liệu, các nội dung trên của ô đều được sao sang

Có những trường hợp, người ta chỉ muốn sao chép dữ liệu mà không cần định dạng của nó Hoặc, có những trường hợp, chỉ cần kết quả của công thức chứ không cần công thức

Trong những trường hợp đó, người ta sử dụng lệnh Paste Special (dán

đặc biệt) trên thực đơn Edit Lệnh Paste Special được sử dụng như lệnh Paste

nhưng sẽ xuất hiện hộp thoại để ta lựa chọn:

All: Sao tất cả sang

Formulas: Chỉ sao công thức của ô

Values: Chỉ sao giá trị của ô

Formats: Chỉ sao định dạng của ô

3 Các thao tác với hàng, cột, ô trong bảng tính

a Xóa nội dung của ô hay của khối

Nếu muốn xóa nội dung của một ô hay một khối, ta chỉ cần chọn nó rồi ấn

phím Delete Khi đó, dữ liệu trong ô hoặc trong khối sẽ bị xóa, nhưng định dạng

của dữ liệu vẫn còn giữ lại Để xóa cả định dạng của dữ liệu, ta phải chọn lệnh

Clear trong thực đơn Edit, xuất hiện bảng chọn, ta có thể chọn All để xóa tất cả hoặc Format để xóa định dạng

b Xóa các ô hoặc các khối

Để xóa một ô hay một khối, ta chọn ô hay khối cần xóa, mở thực đơn

Edit chọn lệnh Delete, sẽ xuất hiện bảng chọn:

Ta có thể chọn:

 Shift cells left: Các ô bên trái sẽ dịch về

 Shift cells Up: Các ô bên dưới dịch lên

 Entire row: Xóa cả hàng

 Entire column: Xóa cả cột

Sau đó chọn OK để tiến hành xóa

c Chèn thêm hàng hoặc cột

Để chèn thêm một hàng hoặc một cột, ta chọn hàng hoặc cột mà tại đó cần

xuất hiện hàng (hoặc cột) mới Mở thực đơn Insert chọn lệnh Rows để chèn hàng, chọn Columns để chèn cột

Nếu chèn cột, cột mới sẽ xuất hiện tại vị trị cột ta đã chọn, cột cũ sẽ bị đẩy sang phải

Nếu chèn hàng, hàng mới sẽ xuất hiện tại vị trí hàng ta đã chọn, hàng cũ

sẽ bị đẩy xuống phía dưới

có thể làm việc được ngay Tuy nhiên ta cũng có thể yêu cầu Excel đưa tiếp cho

ta một bảng tính trắng mới nữa bằng các cách sau:

Cách 1: Mở thực đơn File chọn lệnh Open

Cách 2: Chọn nút lệnh Open trên thanh công cụ chuẩn

b) Lưu giữ một tệp

Sau khi kết thúc làm việc bảng tính Excel, kết quả làm việc phải được lưu giữ trên đĩa Để đề phòng các sự cố như mất điện … nên người ta thường xuyên lưu giữ kết quả đã soạn được Khi đã lưu ta có thể mở lại bảng tính ra để sửa đổi hay làm việc tiếp với nó

Thực hiện một trong các thao tác sau để lưu giữ bảng tính:

 Mở thực đơn File  chọn Save

 Nhấn chuột chọn nút lệnh Save trên thanh công cụ chuẩn

 Bấm tổ hợp phím CTRL+S

Lần đầu tiên lưu một tệp có tên ngầm định là BOOK#, cửa sổ Save as

(lưu với tên) sẽ xuất hiện để ta đặt tên và chọn chỗ lưu cho bảng tính Từ lần sau

trở đi, khi ghi bảng tính đó lại, thì cửa sổ Save as sẽ không xuất hiện nữa, bảng

tính sẽ tự ghi thêm vào tệp với tên đã có

Lưu ý khi ghi bảng tính:

 Nên đặt tên cho tệp bảng tính làm sao để gợi nhớ nội dung bên trong của nó, tránh đặt những cái tên vô nghĩa

 Khi đã ghi bảng tính, sau đó ta lại làm việc tiếp thì chúng ta phải ghi lại, nếu không, những phần soạn thêm hay sửa đổi sẽ không được ghi thêm vào bảng tính