Chứng từ Số tiền Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Trang sổ Nhật ký chung Tài khoản đối ứng Nợ Có sang.. + Định kỳ, lấy số liệu trên sổ nhật ký chung và lấy số liệu tổng hợ
Trang 1SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm:
Ngày tháng ghi sổ Số
Ngày tháng
Diễn giải
Phải thu Khàng (ghi Nợ TK 131)
Hàng hoá
Thành phẩm
Dịch vụ
Ghi Có TK Thuế GTGT phải nộp
Cộng trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm 20
Người ghi sổ
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
một hay một số trang liên tiếp cho một tài khoản đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán
Sổ Cái ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản cần mở Cơ sở ghi sổ Cái là từ sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt
Mẫu sổ Cái theo hình thức này thường có dạng như sau:
SỔ CÁI
Năm:
Tên tài khoản: Số hiệu:
Chứng từ Số tiền Ngày
tháng ghi sổ
Số Ngày tháng
Diễn giải Trang sổ
Nhật ký chung
Tài khoản đối ứng Nợ Có
sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm 20
Người ghi sổ
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
nghiệp
Trang 2b Trình tự ghi chép và xử lý thông tin
vào sổ nhật ký chung hay sổ nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản Đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần chi tiết còn được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan
+ Định kỳ, lấy số liệu trên sổ nhật ký chung và lấy số liệu tổng hợp từ sổ nhật ký đặc biệt, để ghi vào sổ cái theo các tài khoản liên quan
lên bảng tổng hợp chi tiết , rồi đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết
Nếu thấy khớp đúng thì từ sổ cái ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản , dùng số liệu trên bảng cân đối tài khoản kết hợp với số liệu của bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo tài chính
c Sơ đồ trình tự ghi chép và xử lý thông tin
Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối Tài khoản
Báo cáo Kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký
đặc biệt
Trang 3d Ưu điểm và mặt hạn chế:
+ Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thích hợp cho việc ứng dụng vi tính vào công tác kế toán tại đơn vị
nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi đồng thời vào nhiều sổï Chẳng hạn: khi “ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt ”, kế toán đơn vị vừa ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt lại vừa ghi vào sổ cái tiền mặt và sổ cái tiền gửi ngân hàng
Với những ưu điểm và hạn chế trên hình thức này rất thích hợp với mọi đơn vị thực hiện kế toán trên máy vi tính Còn trong trường hợp công tác kế toán chưa được thực hiện trên máy vi tính thì hình thức này chỉ phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ
5.2.2.2 Hình thức Sổ kế toán Nhật ký - Sổ Cái
a Đặc trưng cơ bản của hình thức
* Hình thức sổ Nhật ký - sổ cái là hình thức sổ kế toán trực tiếp, đơn giản
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được phản ánh trực tiếp vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái
Sổ nhật ký - sổ cái là một quyển sổ tổng hợp duy nhất, vừa làm sổ Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh trên cùng một trang sổ Cơ sở ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc Mỗi chứng từ ghi một dòng vào nhật ký - sổ cái
cái:
- Phần nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian
- Phần sổ cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế
lý chi tiết của đơn vị
Trang 4Mẫu sổ Nhật ký - sổ cái như sau:
Ngày tháng vào sổ
Số hiệu
Ngày tháng
Diễn giải Số tiền
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
cuối kỳ n
kỳ n+1
b Trình tự ghi chép và xử lý thông tin
ghi vào nhật ký - sổ cái theo thứ tự thời gian và các cột tài khoản liên quan theo định khoản Đồng thời những nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần chi tiết còn phải ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
tổng hợp chúng trên bảng kê chứng từ gốc, lấy số tổng cộng trên bảng kê chứng từ gốc ghi một lần vào nhật ký - sổ cái để giảm bớt khối lượng ghi sổ
chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu các tài khoản tương ứng trên nhật ký - sổ cái Sau khi đối chiếu nếu số liệu giữa sổ nhật ký - sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết khớp đúng với nhau thì dùng số liệu đã đối chiếu đó để lập các báo cáo tài chính
Trang 5c Sơ đồ ghi chép và xử lý thông tin
Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
d Ưu điểm và mặt hạn chế
trung; dễ theo dõi số liệu, dễ đối chiếu kiểm tra
+ Tuy vậy, hình thức sổ này có những mặt hạn chế như: khuôn khổ sổ kồng kềnh do các tài khoản được liệt kê ngang trên một trang sổ, dẫn đến việc bảo quản sổ trong niên độ khó khăn Đồng thời việc phân công lao động kế toán trong đơn vị khó khăn vì sổ chỉ có mở mỗi một quyển
Hình thức này chỉ thích hợp với những đơn vị sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp
5.2.2.3 Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
a Đặc trưng cơ bản của hình thức
phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc, được phân loại, tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ theo thời gian và theo đối tượng (cùng loại, cùng nội dung kinh tế) Số liệu trên chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ cái, lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính
Chứng từ gốc
Bảng kê chứng từ gốc
Sổ Nhật ký - Sổ Cái
Báo cáo Kế toán
Sổ, thẻ chi
i ú
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
