Chúng được dùng đêí theo dõi sự biến động tăng, giảm hoặc ngược lại của các đối tượng hạch toán kế toán được phản ánh vào tài khoản; - Số dư đầu kỳ hoặc cuối kỳ biểu hiện giá trị hiện c
Trang 13.2.3 Kết cấu tài khoản kế toán
3.2.3.1 Kết cấu chung
Trên cơ sở các nguyên tắc thiết kế tài khoản kế toán đã trình bày ở phần 3.2.2,
ta có kết cấu chung của tài khoản kế toán như sau:
- Phần bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ, phần bên phải của tài khoản gọi là bên Có Chúng được dùng đêí theo dõi sự biến động tăng, giảm (hoặc ngược lại) của các đối tượng hạch toán kế toán được phản ánh vào tài khoản;
- Số dư đầu kỳ hoặc cuối kỳ biểu hiện giá trị hiện có của đối tượng hạch toán kế toán tại thời điểm đầu kỳ hoặc cuối kỳ Các số dư có thể được phản ánh ở bên Nợ hoặc bên Có tùy thuộc vào tính chất của đối tượng hạch toán kế toán được phản ánh;
Nếu là tài sản thì số dư được phản ánh ở bên Nợ của tài khoản, trái lại nếu là nguồn vốn thì số dư được phản ánh ở bên Có của tài khoản;
- Sự biến động tăng giảm của các đối tượng trong kỳ được biểu hiện bởi số phát sinh trong kỳ, bao gồm số phát sinh tăng và số phát sinh giảm Số phát sinh tăng và số phát sinh giảm luôn luôn được biểu thị ở các bên ngược nhau Nếu đối tượng nào có số phát sinh tăng được hạch toán vào bên Nợ thì phát sinh giảm sẽ được hạch toán vào bên Có và ngược lại
Từ kết cấu chung của tài khoản kế toán, ta xem xét kết cấu từng loại tài khoản phản ánh các đối tượng hạch toán kế toán cơ bản, gồm có tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn và tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ
Về hình thức tài khoản được biểu hiện hình chữ "T”
Một tài khoản gồm có:
- Tên tài khoản phản ánh khái quát nội dung đối tượng hạch toán kế toán
- Số hiệu tài khoản ký hiệu bởi các chữ số và có thể kèm theo chữ cái ( khi cần thiết)
Tên tài khoản
Số hiệu tài khoản
Nợ Có
Trang 23.2.3.2 Kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản
Nhìn vào kết cấu tài khoản phản ánh tài sản có thể rút ra các kết luận như sau:
- Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ được phản ánh vào bên Nợ của tài khoản
- Số phát sinh tăng được phản ánh vào bên Nợ của tài khoản
- Số phát sinh giảm được phản ánh vào bên Có của tài khoản
- Cách xác định số dư cuối kỳ vẫn tuân theo công thức tổng quát như phần trình bày ở kết cấu chung của tài khoản kế toán
3.2.3.3 Kết cấu của tài khoản phản ánh nguồn vốn
Từ kết cấu tài khoản phản ánh nguồn vốn có thể rút ra các kết luận như sau:
- Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ được phản ánh vào bên Có của tài khoản
- Số phát sinh tăng được phản ánh vào bên Có của tài khoản
- Số phát sinh giảm được phản ánh vào bên Nợ của tài khoản
- Cách xác định số dư cuối kỳ vẫn tuân theo công thức tổng quát như phần trình
bày ở kết cấu chung của tài khoản kế toán
Số dư đầu kỳ : Giá trị tài sản hiện có tại
thời điểm đầu kỳ
Số phát sinh tăng: Phản ánh giá trị tài sản
tăng trong kỳ
Số dư cuối kỳ : Giá trị tài sản hiện có
vào thời điểm cuối kỳ
Số phát sinh giảm:Phản ánh giá trị
tài sản giảm trong kỳ
Các tài khoản phản ánh tài sản Nợ Có
Số phát sinh giảm:Phản ánh giá trị
nguồn vốn giảm trong kỳ
Số dư đầu kỳ : Giá trị nguồn vốn tại
thời điểm đầu kỳ
Số phát sinh tăng: Phản ánh giá trị nguồn
vốn tăng trong kỳ
Số dư cuối kỳ : Giá trị nguồn vốn tại
thời điểm cuối kỳ
Các tài khoản phản ánh nguồn vốn Nợ Có
Trang 33.2.3.4 Kết cấu của tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh
Tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh là các tài khoản phản ánh sự vận động phối hợp giữa các đối tượng hạch toán kế toán trong các quá trình hoạt động của các đơn vị kinh doanh cụ thể, ví dụ như quá trình mua hàng, quá trình sản xuất sản phẩm, quá trình tiêu thụ sản phẩm
Quá trình kinh doanh chỉ là quá trình trung gian làm cho tài sản và nguồn vốn biến đổi, do vậy các tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh sẽ không có số dư đầu kỳ hoặc cuối kỳ như các tài khoản phản ánh tài sản hoặc nguồn vốn Chúng chỉ là những tài khoản có tính chất chuyển hóa trung gian giữa các đối tượng tài sản và nguồn hình thành tài sản
Có thể chia các tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh thành ba nhóm: nhóm các tài khoản có nguồn gốc từ tài khoản phản ánh tài sản, nhóm các tài khoản có nguồn gốc từ tài khoản phản ánh nguồn vốn và nhóm các tài khoản mang tính hỗn hợp
Những tài khoản có nguồn gốc từ tài khoản phản ánh tài sản là nhóm các tài khoản chi phí, chúng có kết cấu tương tự như các tài khoản phản ánh tài sản nhưng có một điểm khác so với tài khoản phản ánh tài sản là không có số dư đầu kỳ, cuối kỳ
Chẳng hạn: Tài khoản Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621), tài khoản Chi phí sản xuất chung (627), tài khoản Chi phí bán hàng (641), tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp (642), tài khoản Chi phí hoạt động tài chính (635)
Những tài khoản có nguồn gốc từ tài khoản phản ánh nguồn vốn thường là các tài khoản phản ánh thu nhập hoặc doanh thu, chúng có kết cấu tương tự như tài khoản phản ánh nguồn vốn nhưng không có số dư đầu kỳ, cuối kỳ, như là:
Tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511), tài khoản Doanh thu nội bộ (512), tài khoản Doanh thu hoạt động tài chính (515), tài khoản Thu nhập khác (711)
Những tài khoản mang tính hỗn hợp là những tài khoản có kết cấu phản ánh cả chi phí, doanh thu và thu nhập của quá trình kinh doanh Chức năng cơ bản của những tài khoản này là so sánh và xác định kết quả Cũng như kết cấu của các nhóm trên, nhóm tài khoản này cũng không có số dư đầu và cuối cuối kỳ
Chẳng hạn: tài khoản “ Xác định kết quả kinh doanh “ (911)
Kết cấu của tài khoản này khá phức tạp nên sẽ được trình bày cụ thể ở cuối mục sau (3.3)
3.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
3.3.1 Hệ thống tài khoản kế toán
3.3.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của hệ thống tài khoản kế toán
a Khái niệm hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là toàn bộ các tài khoản kế toán được sử dụng trong hạch toán kế toán nhằm phản ánh toàn bộ các đối tượng hạch toán kế toán của đơn vị theo một trật tự sắp xếp nhất định
Trang 4Để đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc trong công tác kế toán, mỗi nước thường ban hành một hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trên toàn quốc, áp dụng chung cho nhiều ngành có tính chất tương đồng nhau và áp dụng chung cho nhiều thành phần kinh tế
Ở Việt Nam, hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng nhất trong chế độ kế toán Nó quy định thống nhất một số tiêu chí về số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, nội dung ghi chép của từng tài khoản Các đơn vị không được tùy tiện đặt ra hoặc sửa đổi cách ghi chép cho từng tài khoản
b Ý nghĩa của hệ thống tài khoản kế toán
Việc ban hành và áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán trong các đơn
vị, các thành phần kinh tế hoặc các lĩnh vực hoạt động trong một nước có ý nghĩa hết sức to lớn đối với sự quản lý điều hành và phát triển của nền kinh tế
* Ở giác độ vĩ mô hệ thống tài khoản thống nhất góp phần:
- Lãnh đạo thống nhất công tác kế toán trên toàn quốc
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra kinh tế tài chính đối với các đơn vị
- Giúp cho việc tổng hợp số liệu thống kê của các đơn vị kế toán thực hiện một cách dễ dàng
- Đào tạo nâng cao trình độ kế toán cho cán bộ trong toàn quốc
* Ở giác độ vi mô hệ thống tài khoản thống nhất góp phần:
- Nâng cao hiệu suất công tác kế toán trong đơn vị
- Thông tin cung cấp cho quản lý được kịp thời, nhanh chóng
- Nâng cao tính pháp lý và tính chính xác của thông tin kế toán
3.3.1.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
Để xây dựng hệ thống tài khoản các cơ quan chức năng phải tuân theo các nguyên tắc nhất định Mỗi nước tùy thuộc vào đặc điểm của mình sẽ có những nguyên tắc khác nhau, đối với Việt Nam hiện nay khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần tuân theo các nguyên tắc sau:
* Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải dựa trên các nguyên tắc thiết kế tài khoản như đã trình bày ở phần 3.2.2 của chương này:
Hệ thống tài khoản kế toán gồm ba loại cơ bản là tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn và tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh; đồng thời phải bao gồm tài khoản tổng hợp, các tài khoản phân tích
* Hệ thống tài khoản thống nhất phải gắn liền với cơ chế quản lý kinh tế hiện hành Mỗi thời kỳ khác nhau cơ chế quản lý có những đặc trưng khác nhau, ảnh hưởng
Trang 5không nhỏ đến các đối tượng hạch toán kế toán và công tác hạch toán kế toán, đòi hỏi hệ thống tài khoản phải được điều chỉnh phù hợp
Thật vậy, xét một số doanh nghiệp Nhà nước điển hình có thể thấy rằng: trong thời kỳ cơ chế kế hoạch hóa tập trung, giá cả do Nhà nước quy định, do vậy trong quá trình hạch toán ở các doanh nghiệp Nhà nước không có sự tăng giảm giá cả
Trái lại sang thời kỳ cơ chế thị trường, giá cả do thị trường quyết đinh, do vậy khi giá cả có xu hướng giảm xuống, đặc biệt là giá các loại hàng tồn kho và các khoản đầu tư, doanh nghiệp phải nhanh chóng có những thay đổi nhất định trong ứng xử, việc thay đổi ứng xử được thể hiện ngay trong hệ thống tài khoản kế toán thông qua cách đưa ra các tài khoản dự phòng, như: tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tài khoản dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn
* Khi xây dựng hệ thống tài khoản phải tính đến khả năng phát triển của hệ thống tài khoản trong tương lai
Trong điều kiện các chính sách kinh tế xã hội thường có những thay đổi cho phù hợp với từng thời kỳ, dẫn đến đòi hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về tài khoản kế toán
Song để giữ được tính ổn định tương đối lâu dài cho hệ thống tài khoản, khi xây dựng hệ thống tài khoản phải dự đoán trước khả năng bổ sung thêm tài khoản và cần tạo nên những khoản trống cần thiết nhằm thuận lợi cho việc bổ sung thêm tài khoản vào hệ thống tài khoản mà không gây ra sự xáo trộn lớn đối với hệ thống tài khoản
Đó chính là việc dự tính đến khả năng phát triển trong tương lai
3.3.1.3 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành
a Tổng quan về hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1996 Từ đó đến tháng 12/2002 Bộ Tài chính đã ban hành trên mười văn bản sửa đổi bổ sung về chế độ kế toán doanh nghiệp cho phù hợp với chính sách tài chính mới ban hành, đặc biệt là luật thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp
Một cách tổng quát, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành áp dụng trong cả nước gồm bảy mươi sáu tài khoản kế toán kép được sắp xếp thành chín loại từ loại 1 đến loại 9 và bảy tài khoản kế toán đơn được xếp vào loại 0 Cụ thể như sau: