Báo cáo một số giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ nhằm hạn chế rủi ro và tranh chấp thương mại thông qua việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty vật tư công nghiệ

Báo cáo một số giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ nhằm hạn chế rủi ro và tranh chấp thương mại thông qua việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty vật tư công nghiệ

Báo cáo Một số giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ nhằm hạn chế rủi ro và tranh chấp thương mại thông qua việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty Vật tư

công nghiệp Hà nội.

LỜI MỞ ĐẦU

Thương mại quốc tế là một bộ phận hữu cơ của nền kinh tế thị trường.Trong thế giới hiện đại, trước xu thế toàn cầu hoá, khu vực hoá nền kinh tế thếgiới, mọi quốc gia mọi khu vực đều không thể đứng ngoài xu thế này

Cùng với chính sách đổi mới mở cửa nền kinh tế, nước ta đã và đangnhanh chóng hội nhập vào xu thế chung này, hoạt động xuất nhập khẩu đã thực

sự chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh tế đối ngoại và trởthành nguồn tích luỹ chủ yếu cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đấtnước Nhận thức rõ tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta khẳng định:

“ Không ngừng mở rộng và phân công hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực kinh tế,khoa học, kỹ thuật đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu, đó là các đòi hỏikhách quan của thời đại”

Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cáchthuận lợi và an toàn, một nghiệp vụ quen thuộc đối với mọi thương nhân là việcxây dựng các hợp đồng Nh vậy, hợp đồng là cầu nối giữa người xuất khẩu vàngười nhập khẩu trong hoạt động mua bán hàng hoá và có ý nghĩa đặc biệtquan trọng cả trong lợi Ých kinh tế lẫn quan hệ ngoại giao đối với những nước

Tuy nhiên do hạn chế về nhiều mặt, việc mua bán thông qua hợp đồng với bạnhàng quốc tế vẫn còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt nam Thực

tế cho thấy việc thiếu những kiến thức pháp lý cần thiết trong hoạt động ký kết

và thực hiện hợp đồng đã mang lại nhiều hậu quả khôn lường mà nhiều doanhnghiệp đã phải gánh chịu Những thiệt hại về tài sản, tiền bạc sự mất uy tíntrong kinh doanh và nhiều các thua thiệt khác của các doanh nghiệp do rấtnhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, nhưng trong đó chủ yếu là thiếukiến thức, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọngcủaviệc ký kết và thực hiện hợp đồng Bởi vậy việc nghiên cứu vấn đề ký kết vàthực hiện hợp đồng đã và đang trở thành vấn đề có tính cấp thiết cho bất kỳdoanh nghiệp nào khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đồngthời bảo vệ kịp thời quyền và lợi Ých hợp pháp của các doanh nghiệp cũng nhưcác quốc gia đó tránh bị thiệt hại trong quan hệ với bạn hàng và rót ra đượcnhiều kinh nghiệm làm tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu

Với những kiến thức kinh tế ngoại thương được học trong những nămqua tại trường Đại học Ngoại Thương và qua một thời gian làm việc, tìm hiểuhoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại công ty Vật tư công nghiệp Hà nội,

em thấy việc nghiên cứu cụ thể khía cạnh pháp lý của vấn đề ký kết và thựchiện hợp đồng xuất nhập khẩu là thực sự cần thiết Cùng với lý do trên còng

nh được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Hoàng Ánh và các cán bộphòng xuất nhập khẩu và các phòng ban khác của công ty Em đã mạnh dạnchọn đề tài: Một số giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ nhằm hạn chế rủi ro và tranhchấp thương mại thông qua việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩutại Công ty Vật tư công nghiệp Hà nội

Nội dung của đề tài gồm các phần nh sau:

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP

Chương II Thực trạng hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty Vật tư công nghiệp Hà nội.

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ NHẰM HẠN CHẾ RỦI RO VÀ TRANH CHẤP THƯƠNG MẠI THÔNG QUA VIỆC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI.

Do thời gian, tài liệu và kinh nghiệm thực tế còn có hạn nên bài viết của

em chắc chắn còn nhiều sai sót, rất mong được sự góp ý kiến của thầy cô giáo

và các bạn để cho bài viết của em thêm được hoàn thiện

CHƯƠNG INHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÁC

DOANH NGHIỆP.

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU

1 Tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.

Xoá bỏ cơ chế quản lý kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấpchuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, thực hiện chínhsách kinh tế mở, giao lưu buôn bán rộng rãi với các nước trên thế giới là mộtbước ngoặt quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế Việt nam.Trong côngcuộc xây dựng đất nước, thì hoạt động xuất nhập khẩu được thừa nhận là hoạtđộng cơ bản của kinh doanh đối ngoại, là phương tiện thúc đẩy sự phát triểnkinh tế của đất nước

Tuy nhiên xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm viquốc tế đối với các thương nhân có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau.Đây là một hoạt động đầy khó khăn và phức tạp bởi mỗi doanh nghiệp khitham gia vào lĩnh vực này đều phải đặt mình trực tiếp vào những mối quan hệ

mà các chủ thể khó có thể khống chế được Họ phải chịu sự khác biệt lớn về vị

hàng loạt những qui phạm của những nguồn luật khác nhau, tập quán thươngmại, các nghị định, hiệp ước quốc tế được ký kết giữa nhà nước Việt Nam vớinhà nước nước ngoài Ngoài những yếu tố khách quan nêu trên ảnh hưởng đếnquan hệ buôn bán quốc tế còn có những yếu tố khách quan khác như khi méttrong các bên tham gia vi phạm các thoả thuận đã đặt ra: Sù thay đổi cam kết,

sự lừa dối lẫn nhau bằng những cạm bẫy ngầm khi thoả thuận hợp đồng hoặc

ký kết một hợp đồng không có giá trị pháp lý

Khi các thương nhân ở hai nước khác nhau đồng ý chấp nhận các nghĩa

vụ và quyền lợi cụ thể trong quá trình mua bán giữa họ thì sẽ đi đến một sựthoả thuận Sự thoả thuận đó được thoả thuận bằng văn bản nhằm xác định mộtcách rõ ràng và chính xác trách nhiệm và quyền hạn của hai bên sao cho mức

độ hiểu sai và hiểu nhầm giảm xuống tối thiểu

Nh vậy một hợp đồng ra đời với nhiều tên gọi nh hợp đồng mua bán hànghoá với thương nhân nước ngoài, hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồngmua bán quốc tế hay hợp đồng xuất nhập khẩu Song dù gọi theo cách nào thìmột hợp đồng sau khi được ký kết hợp pháp sẽ có hiệu lực bắt buộc đối với cácbên Nói cách khác, các bên phải thực hiện mọi cam kết đã thoả thuận tronghợp đồng Nếu bên nào không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ, khôngđúng thì sẽ phải gánh chịu những hậu quả pháp lý theo qui định của pháp luật.Nhà nước sẽ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia trong hợpđồng.Theo nghĩa như vậy, hợp đồng vừa có thể coi như “luật” đối với các bêntham gia, vừa là cơ sở pháp lý để tổ chức các quan hệ trao đổi hàng hoá trongnền kinh tế thị trường

Hợp đồng mua bán ngoại thương là loại hợp đồng mua bán đặc biệt, khácvới hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước đó là người bán có nghĩa vụchuyển quyền sở hữu hàng hoá cho người mua vượt qua biên giới quốc gia, cònngười mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền ngang bằng giá trịhàng hoá bằng các phương thức thanh toán quốc tế.

Tuy nhiên trong thực tế không nhất thiết bên mua phải trả cho bên bánbằng tiền mà có thể trả bằng hàng hoá có giá trị tương đương và chỉ lấy tiềnlàm phương tiện tính toán mà thôi

b Phân loại hợp đồng xuất nhập khẩu.

Hợp đồng xuất nhập khẩu trước hết là hợp đồng mua bán nói chung.Thuật ngữ “hợp đồng mua bán” được hiểu là sự thoả thuận về việc di chuyểnquyền sở hữu đối với hàng hoá từ người bán sang người mua nhằm phân biệtvới các hợp đồng khác như hợp đồng cho thuê, hợp đồng vận tải, hợp đồng bảohiểm là những hợp đồng không có sự di chuyển quyền sở hữu về với hànghoá mà đối tượng của hợp đồng hoặc là quyền sử dụng hàng hoá hoặc là dịch

vụ Từ những vấn đề khái quát trên có thể phân loại hợp đồng xuất nhập khẩu

ra những loại sau:

* Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu

Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều:

+ Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ cómua và trả tiền

+ Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương vừamua vừa kèm theo bán hàng hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng

* Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu

Theo hợp đồng này, doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệuhoặc bán thành phẩm cho các đơn vị sản xuất và thoả thuận với họ về sản xuấtgia công, chế biến thành phẩm theo những yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ,chất lượng được qui định trước Sau khi doanh nghiệp ngoại thương nhận hàng

* Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu.

Theo hợp đồng này, các đơn vị sản xuất, đơn vị chân hàng uỷ thác chodoanh nghiệp ngoại thương tiến hành xuất khẩu hay nhập khẩu những hàng hoánhất định với danh nghĩa của bên doanh nghiệp ngoại thương nhưng với chi phí

do bên đơn vị sản xuất hoặc bên đơn vị chân hàng chịu

* Hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu

Theo hợp đồng này, các doanh nghiệp ngoại thương cùng với các doanhnghiệp sản xuất cùng bỏ vốn và các nguồn lực khác,cùng chịu chung phí tổn vàrủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu.Loại hợp đồng này có thể kýtrong một thời gian dài, có thể là nhất thời hoặc cũng có thể trong phạm vi một

lô hàng, chuyến hàng xuất khẩu nào đó

Mỗi loại hợp đồng trên đều mang các nguyên tắc chung của một hợp đồngkinh tế nhưng lại có những đặc điểm riêng biệt của chúng Vì vậy khi thảo mộthợp đồng kinh tế cụ thể, các thương nhân cần lưu ý đến sự cân xứng và chặtchẽ giữa quyền và nghĩa vụ của các bên ký kết trên nguyên tắc bình đẳng, tựnguyện không mang tính áp đặt cửa quyền

2.2 Tính chất của hợp đồng xuất nhập khẩu.

Khác với hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước, hợp đồng xuất nhậpkhẩu có tính chất quốc tế Tuy nhiên, tính chất này lại được luật pháp các nướccũng như các điều ước quốc tế quy định một cách khác nhau:

* Theo công ước La Haye- 1964 về mua bán quốc tế động sản hữu hìnhthì “Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng được ký kết giữa các bên có trụ sởthương mại ở các nước khác nhau hoặc là việc trao đổi ý chí để ký kết hợpđồng giữa các bên được lập ở các nước khác nhau”

Như vậy tính chất quốc tế của công ước này được thể hiện là:

- Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở cácnước khác nhau Vấn đề quốc tịch của chủ thể không được công ước đề cập vàkhông coi là yếu tố xác định tính quốc tế của hợp đồng

- Đối tượng của hợp đồng là hàng hoỏ được di chuyển từ nước này qua nướckhỏc.

- Chào hàng và chấp nhận chào hàng cú thể lập ở cỏc nước khỏc nhau

Theo cụng ước Viờn- 1980 thỡ: Hợp đồng xuất nhập khẩu là cỏc bờn kýkết hợp đồng cú trụ sở thương mại ở cỏc nước khỏc nhau (điều 1)

Như vậy, cụng ước Viờn- 1980 đó đơn giản hoỏ những yếu tố quốc tế của hợpđồng xuất nhập khẩu, ngoại trừ những quan điểm khỏc biệt, bất đồng trong luậtquốc gia cỏc nước, làm giảm bớt cỏc khú khăn trở ngại và trong đàm phỏn kýkết hợp đồng Việc cú trụ sở thương mại ở cỏc nước khỏc nhau dẫn đến việc cúthể ỏp dụng nhiều hệ thống phỏp luật khỏc nhau, nhưng trong trường hợp căn

cứ vào quốc tịch thỡ nếu hai chủ thể cú quốc tịch khỏc nhau lại cú trụ sởthương mại trờn lónh thổ của một nước thỡ việc giải thớch yếu tố quốc tế củahợp đồng xuất nhập khẩu là bế tắc Do vậy quan điểm về tớnh quốc tế của hợpđồng xuất nhập khẩu trong cụng ước Viờn- 1980 mang tớnh chất bao quỏtchung và phự hợp với thực tế hiện nay Nh vậy, công ớc Viên- 1980 đã

đơn giản hoá những yếu tố quốc tế của hợp đồng xuất nhập khẩu, ngoại trừnhững quan điểm khác biệt, bất đồng trong luật quốc gia các nớc, làm giảmbớt các khó khăn trở ngại và trong đàm phán ký kết hợp đồng Việc có trụ sởthơng mại ở các nớc khác nhau dẫn đến việc có thể áp dụng nhiều hệ thốngpháp luật khác nhau, nhng trong trờng hợp căn cứ vào quốc tịch thì nếu haichủ thể có quốc tịch khác nhau lại có trụ sở thơng mại trên lãnh thổ của một nớcthì việc giải thích yếu tố quốc tế của hợp đồng xuất nhập khẩu là bế tắc

Do vậy quan điểm về tính quốc tế của hợp đồng xuất nhập khẩu trongcông ớc Viên- 1980 mang tính chất bao quát chung và phù hợp với thực tế hiệnnay

* Theo quan điểm của Việt Nam, tại điều 80- Luật Thương mại thỡ “Hợpđồng mua bỏn hàng hoỏ với thương nhõn nước ngoài là hợp đồng mua bỏnđược ký kết giữa một bờn là thương nhõn Việt Nam với một bờn là thương

Tại điều 5 khoản 6 còng quy định: “Thương nhân được hiểu là các cánhân, pháp nhân, tổ hợp tác, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt độngthương mại một cách độc lập, thường xuyên”.

Như vậy, để xác định hợp đồng xuất nhập khẩu thì chỉ có một quy định làhợp đồng được ký kết với thương nhân nước ngoài Vấn đề đặt ra là: phải xácđịnh thương nhân nước ngoài như thế nào? Theo điều 81 khoản 1- LuậtThương mại quy định: “Chủ thể nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lýcủa họ được xác định căn cứ theo pháp luật mà thương nhân đó mang quốctịch”

2.3 Đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu.

a Về chủ thể:

Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là các thương nhân của các quốc gia

có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau

Chủ thể về phía Việt Nam của hợp đồng xuất nhập khẩu là các doanhnghiệp có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp

b Về đối tượng của hợp đồng.

Hàng hoá là đối tượng xuất nhập khẩu phải là hàng hoá không thuộc danhmục hàng cấm xuấtkhẩu, nhập khẩu của Nhà nước, nếu là hàng quản lý bằnghạn ngạch thì phải có phiếu hạn ngạch Trừ những mặt hàng bị cấm nhập theoquy định của Chính phủ, hiện nay chỉ có mặt hàng dệt, hàng may xuất khẩusang thị trường EU, Canada và Óc được quản lý bằng hạn ngạch Nếu xuất cácmặt hàng trên sang các thị trường khác thì không cần có hạn ngạch Kể từ ngày

1 tháng 1 năm 2000 đối với mặt hàng giầy, dép xuất sang thị trường EU phảixin giấy chứng nhận xuất khẩu(E/C) do Bộ thương mại cấp

c Hình thức của hợp đồng xuất nhập khẩu.

Theo luật Thương mại Việt nam, hợp đồng ngoại thương phải được làmbằng văn bản mới có hiệu lực, thư từ điện tín, telex, fax cũng được coi là vănbản Mọi hình thức thoả thuận bằng miệng đều không có hiệu lực Mọi sửa đổi,

bổ sung cũng phải được làm bằng văn bản

2.4 Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu.

Thông thường mỗi bản hợp đồng bao gồm ba loại điều khoản: điều khoảnthường lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi

* Điều khoản thường lệ: Là những điều khoản mà nội dung của nó đã được quyđịnh trong Luật, các bên có thể đưa vào hoặc không đưa vào trong hợp đồngnhưng mặc nhiên phải chấp nhận

* Điều khoản tuỳ nghi: Là điều khoản mà các bên đưa vào hợp đồng căn cứ vào

sự thoả thuận giữa các bên và trên cơ sở, khả năng, nhu cầu của mỗi bên

* Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng Đối vớimỗi hợp đồng xuất nhập khẩu, điều khoản chủ yếu bao gồm:

a Điều khoản về chủ thể của hợp đồng.

Trên thực tế, nhiều người thường không coi trọng vấn đề chủ thể của hợpđồng, song đây là một điều khoản không thể thiếu nhất là trong trường hợp cóthông báo, khởi tố và giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này Trong hợp đồngphải ghi rõ ràng và chính xác tên giao dịch, địa chỉ giao dịch chính số telex, faxnếu nó phù hợp với đăng ký kinh doanh ở nước sở tại

b Điều khoản về tên hàng.

Nhằm giúp các bên xác định được sơ bộ loại hàng cần mua bán trong hợpđồng bằng một số biện pháp như:

+ Ghi tên hàng bao gồm tên thông thường, tên thương mại, tên khoa học (ápdụng cho các loại hoá chất, giống cây, vật nuôi, )

+ Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó, nếu nơi đó ảnhhưởng đến chất lượng sản phẩm, ví dụ:rượu vang Bordeaux, chè Thái nguyên + Ghi tên hàng kèm với quy cách chính của hàng đó, ví dụ: gạch ốp lát cỡ

300 x 300 x 15 mm

+ Ghi tên hàng kèm với tên nhà sản xuất ra nó Hình thức này thường ápdụng cho những sản phẩm nổi tiếng của những hãng có uy tín, ví dụ: TiviSony,

+ Ghi tên hàng kèm công dụng Những công dụng chủ yếu của sản phẩm nếuđược thoả thuận trong hợp đồng thì theo tập quán, người bán phải giao hàngđáp ứng được công dụng đó (dù cho giá cả cao hơn).

c Điều khoản về phẩm chất.

“Phẩm chất” nói lên mặt “chất” của hàng hoá mua bán như tính năng, quycách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất, Nó phải đảm bảo dự định vềphẩm chất qua từng thời gian và từng chuyến hàng xuất nhập khẩu Xác định

cụ thể phẩm chất của sản phẩm là cơ sở để xác định giá cả Và mua bán hàngtheo đúng yêu cầu trong hợp đồng phải nêu rõphương pháp xác định phẩmchất, những tiêu chuẩn mà hàng hoá phải đạt được Một số phương pháp chủyếu thường được sử dụng để xác định phẩm chất hàng hoá như: mẫu hàng,nhãn hiệu, hàm lượng của chất chính, tiêu chuẩn, bản mô tả sản phẩm,

Trên thực tế, người ta thường sử dụng kết hợp một số các phương pháp vớinhau nhằm đạt được kết quả cao, ví dụ: đối với sản phẩm giầy vải do mẫu mã

đa dạng nên ký hợp đồng phương pháp mẫu đã được hai bên xác nhận là phổbiến nhất, và thường kết hợp với phương pháp mẫu xác nhận, mô tả và dùa vàohàm lượng của một số nguyên vật liệu chính trong sản phẩm

d Điều khoản về số lượng.

Là điều khoản quan trọng góp phần xác định rõ đối tượng mua bán và liênquan đến trách nhiệm, nghĩa vụ của bên mua và bên bán Do vậy, việc lùa chọnđơn vị đo lường số lượng nào (các đơn vị tính) vừa phải căn cứ vào tập quánbuôn bán quốc tế về đo lường

Đơn vị tính số lượng: Do có nhiều đơn vị đo lường khác nhau được sử dụngnên điều khoản này khá phức tạp và tùy thuộc vào từng loại sản phẩm

e Điều khoản giao hàng.

Nội dung của điều khoản này bao gồm: thời hạn, địa điểm, phương thức vàquy định giao hàng

f Điều khoản giá cả.

Trong hợp đồng xuất nhập khẩu, giá cả cần được căn cứ vào tính chất hànghoá và tập quán buôn bán mặt hàng đó trên thị trường quốc tế để xác định rõđơn vị giá cả.

- Đồng tiền tính giá: Có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu, nước nhập khẩuhoặc của nước thứ ba Trên thực tế người ta sử dụng đồng tiền có khả năngchuyển đổi mạnh như đồng đô la Mỹ (USD), đồng tiền EURO

- Mức giá: Giá cả trong hợp đồng xuất nhập khẩu thường là giá quốc tế

- Phương pháp tính giá: Như giá cố định, giá trượt, giá quy định sau thườngđược hai bên thoả thuận ngay khi ký kết hợp đồng hay trong thời hạn hợp đồng

có hiệu lực hoặc vào thời điểm thực hiện thanh toán

- Điều kiện giảm giá: Với mục đích là để khuyến khích mua hàng thì có cácnguyên nhân giảm giá sau: Do trả tiền sớm, do mua với số lượng lớn, do muatrái thời vụ Tuy nhiên, muốn được giảm giá thì điều khoản này phải được quyđịnh trước trong hợp đồng

- Điều kiện cơ sở giao hàng: Trong hợp đồng xuất nhập khẩu, mức giá bao giêcũng ghi bên cạnh một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định, bởi vì giá cả sẽkhác nhau ở những điều kiện giao hàng khác nhau

g Điều khoản thanh toán.

- Đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu, hoặc nướcnhập khẩu hoặc nước thứ ba Đồng tiền thanh toán có thể không trùng vớiđồng tiền tính giá và lúc đó phải quy định mức tỷ giá quy đổi

- Thời hạn thanh toán: Là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, trả tiền ngayhoặc trả tiền sau Thông thường, người ta thường sử dụng kết hợp cả ba loạitrên, ví dụ: 15% trả ngay sau khi ký kết hợp đồng, 65% trả ngay sau khi nhậnhàng, 20% trả ngay trong thời hạn bảo hành

- Phương thức thanh toán gồm: Nhờ thu, tín dụng chứng từ, chuyển tiền,chuyển tài khoản, ghi sổ Song trên thị trường quốc tế, phương thức nhờ thu

và tín dụng chứng từ là được sử dụng phổ biến nhất

+ Nhờ thu là phương thức thanh toán mà người bán khi giao hàng thì uỷ tháccho ngân hàng thu hộ tiền hàng từ phía người mua.

+ Thư tín dụng (L/C) là một văn bản pháp lý do ngân hàng lập ra theo yêu cầucủa người mua (người nhập khẩu) cam kết trả tiền cho người bán (người xuấtkhẩu) một số tiền nhất định trong thời gian nhất định với điều kiện này thựchiện đúng và đầy đủ các điều kiện quy định trong đó

- Chứng từ thanh toán

+ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

+ Vận đơn đường biển (Bill of Lading B/L)

+ Phiếu đóng gãi (Packing list)

+ Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quantity) + GiÊy chøngnhËn chÊt lîng (Certificate of quantity)

+ Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quanlity)

Ngoài ra đối với từng mặt hàng hoặc theo yêu cầu của khách hàng, bộchứng từ còn có thể có:

+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

+ Giấy chứng nhận kiểm dịch (Certificate of quaratine)

+ Giấy chứng nhận vệ sinh (Certificate of health)

h Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu.

Điều khoản bao bì bao gồm các vấn đề nh: Chất lượng bao bì, phươngpháp cung cấp bao bì và giá cả bao bì nhằm đảm bảo cho lé trình vận chuyển

và bảo quản hàng đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm

Chất lượng bao bì có quy định chung nh: Bao bì cho vận tải đường sắt,đường biển hoặc đường hàng không và quy định cụ thể về vật liệu, hình thức,kích thước, số líp, cách thức cấu tạo, đai nẹp của bao bì

Phương pháp cung cấp bao bì phổ biến hiện nay là: Bên bán cung cấpbao bì cùng với việc giao hàng cho bên mua hoặc bên bán ứng trước bao bì đểđóng gói hàng hoá, sau khi nhận hàng, bên mua phải trả lại bao bì (áp dụng với

loại bao bì có giá trị cao) Còn nếu bên mua gửi bao bì đến trước để đóng góithì áp dụng với loại bao bì khan hiếm.

Quy định về ký mã hiệu: Đây là điều khoản nhằm tạo thuận lợi cho việcgiao nhận, bốc dỡ hàng hoá và bảo quản hợp đồng

i Điều khoản bảo hành.

Người bán phải cam kết trong thời gian bảo hành hàng hoá sẽ đảm bảocác tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật phù hợp với điều kiện Người muaphải tuân thủ nghiêm chỉnh theo sự hướng dẫn của người bán về sử dụng vàbảo dưỡng Nếu trong giai đoạn đó, người mua phát hiện thấy khuyết tật củahàng hoá thì người bán phải sửa chữa miễn phí, hoặc giảm giá hoặc giao hàngthay thế

k Điều khoản về trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.

Các bên sẽ thoả thuận về các biện pháp sẽ sử dụng một khi hợp đồng bị

vi phạm toàn bộ hoặc một phần do lỗi của bất kỳ bên nào Các biện pháp baogồm: Buộc thực hiện, phạt vi phạm hợp đồng, yêu cầu bồi thường thiệt hại, huỷhợp đồng

+ Buộc thực hiện đúng hợp đồng là việc bên có quyền lợi bị vi phạm yêucầu bên vi phạm thực hiện đúng hợp đồng hoặc dùng các biện pháp khác đểhợp đồng được thực hiện và bên vi phạm phải chịu chi phí phát sinh

+ Phạt vi phạm là việc bên có quyền lợi bị vi phạm trả một khoản tiềnnhất định do vi phạm hợp đồng nếu trong hợp đồng có thoả thuận hoặc phápluật có quy định

+ Bồi thường thiệt hại là việc bên vi phạm hợp đồng trả tiền bồi thườngthiệt hại cho bên có quyền lợi bị vi phạm

+ Huỷ hợp đồng là bên có quyền lợi bị vi phạm tuyên bố huỷ hợp đồng

mà các bên đã thoả thuận

m Điều khoản về khiếu nại và trọng tài.

Điều khoản khiếu nại gồm: Trình tự khiếu nại, thời hạn nép đơn, quyền

pháp điều chỉnh khiếu nại như bù hàng thiếu, giao thêm, trả lại hàng sửachữa,

Các bên cũng phải quy định rõ ai sẽ làm trọng tài nếu trong trường hợpkhông tự hài hoà được Tuy nhiên, việc lùa chọn trọng tài phải cân nhắc tới thờigian, chi phí, thủ tục tố tụng và điều quan trọng là luật áp dụng phải phù hợpvới hình thức giải quyết tranh chấp lùa chọn

n Các điều khoản khác.

Hợp đồng cần quy định điều kiện có hiệu lực và thời hạn có hiệu lực củahợp đồng, các điều khoản quy định các trường hợp miễn trách như:

+ Bất khả kháng

+ Lỗi của bên kia hoặc bên thứ ba

+ Do hai bên thoả thuận

II MÉT SỐ VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU.

1 Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu.

1.1 Điều kiện để phát sinh một hợp đồng xuất nhập khẩu.

Một hợp đồng phát sinh trong giao dịch buôn bán (bỏ qua quà tặng vàcác vấn đề khác) chỉ đơn thuần là một bên đưa ra lời chào hàng và bên kia chấpnhận lời chào Êy Chào hàng làm phát sinh trách nhiệm ngay khi nó rời tay bênchào hàng đồng thời nó cũng có thể huỷ ngang bất cứ lúc nào trước khi đượcchấp nhận

Đặt hàng là một lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía ngườimua Trong đơn đặt hàng, người mua liệt kê với người bán cụ thể về các loạihàng hoá mà mình định mua cùng các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợpđồng như đối với một lời chào hàng cố định Khi người bán xác định (bằng vănbản) đơn đặt hàng của người mua thì cũng làm phát sinh một hợp đồng Trườnghợp này, hợp đồng được thể hiện bằng văn bản là đơn đặt hàng của người mua

và văn bản xác nhận của người bán

Như vậy, khi một lời chào hàng hoặc đặt hàng được chấp nhận vô điềukiện bằng văn bản thì khả năng ký kết một hợp đồng là có thực và các bên sẽchuẩn bị tiến hành cho một hợp đồng cụ thể hơn.

1.2 Điều kiện có hiệu lực của một hợp đồng xuất nhập khẩu theo pháp luật

Việt Nam.

Khi đàm phán để ký kết hợp đồng, các nhà đàm phán quốc tế thôngthường chỉ hiểu biết về luật của nước mình nhưng Ýt hiểu biết tới luật của nướckhác Điều này thực sự nguy hiểm như có thể ký kết một hợp đồng không cógiá trị pháp lý hoặc chứa đầy các rủi ro được tính trước mà bên kia không ngờtới Theo các điều luật, giá trị của một hợp đồng phụ thuộc vào các điều kiệnliên quan đến:

Các bên tham gia ký kết

Địa vị pháp lý của các bên

Sự thoả thuận của các bên về các nghĩa vụ

Theo luật dân sự Việt Nam, điều kiện để một hợp đồng có hiệu lực gồm

4 nội dung sau:

+ Chủ thể phải hợp pháp: Có nghĩa là phải tuân thủ các điều kiện do luậtpháp Việt Nam quy định (nêu ở phần chủ thể hợp đồng xuất nhập khẩu)

+ Hình thức phải hợp pháp: Hợp đồng xuất nhập khẩu phải được ký kếtbằng hình thức văn bản mới có hiệu lực và mọi sửa đổi bổ sung cũng phải đượclàm bằng văn bản Mọi hình thức sửa đổi bằng miệng không có giá trị pháp lý

+ Nội dung phải hợp pháp: Tính hợp pháp của hợp đồng thể hiện ở:Thứ nhất: hợp đồng phải có các điều khoản chủ yếu Tại điều 50- LuậtThương mại Việt nam thì nội dung của hợp đồng bao gồm 6 điều khoản chủyếu sau: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời hạn, địa điểm giaohàng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và chứng từgiao hàng

Thứ hai: Ngoài những điều khoản chủ yếu nêu trên, bất kỳ một điềukhoản nào được đưa vào hợp đồng thì gọi là điều khoản thông thường như vềbao bì, mẫu mã, giám định, chế tài, tranh chấp, bảo hành,

+ Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện: Nguyên tắc này chophép các bên được hoàn toàn tự do thoả thuận về quyền và nghĩa vụ của cácbên trong khuôn khổ pháp luật và loại bỏ tất cả các hợp đồng được ký kết trên

cơ sở dùng bạo lực, do bị đe doạ, lừa đảo hoặc do sự nhầm lẫn

1.3 Thủ tục ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu.

* Về hình thức ký kết: Có hai hình thức ký kết hợp đồng là:

+ Trực tiếp gặp gỡ đàm phán: Nếu các bên thống nhất hoàn toàn về cácvấn đề đã nêu ra trong quá trình đàm phán trực tiếp, thì ngày ký và nơi ký hợpđồng được xác định theo ngày và nơi hai bên cùng ký vào bản dự thảo hợpđồng Hợp đồng coi như được ký kết từ lúc các bên cùng ký kết vào hợp đồng

+ Ký kết hợp đồng gián tiếp: Những hợp đồng được ký kết với nhữngkhách hàng mà không có điều kiện gặp gỡ, trực tiếp đàm phán thì hợp đồngphải được ký kết bằng cách gửi trao đổi ký kết hợp đồng thông qua việc gửichào hàng hoặc đặt hàng Loại hợp đồng này thường trải qua hai giai đoạn:

1 Giai đoạn đề nghị ký kết hợp đồng: Trong giai đoạn này, người đềnghị ký kết hợp đồng phải chú ý các điều kiện có hiệu lực của đơn đề nghị kýkết hợp đồng, thời hạn có hiệu lực và điều kiện huỷ bỏ đơn đề nghị ký kết hợpđồng

2 Giai đoạn chấp nhận: Việc chấp nhận cũng phải tuân thủ một số quyđịnh như: Chấp nhận dứt khoát vô điều kiện đề nghị ký kết hợp đồng thì hợpđồng được coi là ký kết Nếu bổ sung sửa đổi một số điểm trong đơn đề nghịthì về mặt pháp lý họ đã từ chối việc ký kết và đưa ra một lời trao đổi Còn nếungười đề nghị chấp nhận mọi sửa đổi bổ sung của phía bên kia thì lúc đó hợpđồng mới tiếp tục được coi là ký kết

* Người ký kết.

Người đứng tên tham gia ký kết hợp đồng phải là người có chức năngthẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật.

Nếu là hợp đồng được ký kết giữa các pháp nhân thì luật pháp sẽ quyđịnh ai là người có thẩm quyền ký kết hợp đồng Thông thường theo luật quyđịnh thì Tổng giám đốc, Giám đốc, Chủ tịch hãng, tập đoàn là những người đạidiện cho công ty ký kết hợp đồng

Nếu là hợp đồng được ký kết giữa các cá nhân, doanh nghiệp tư nhân vớinhau thì thẩm quyền ký kết sẽ thuộc về người chủ doanh nghiệp đó

Ngoài ra còn có những người đại diện theo luật uỷ quyền, việc uỷ quyềnđược thực hiện trên giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ thác

2 Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.

2.1 Nguyên tắc chấp hành hợp đồng xuất nhập khẩu.

Nguyên tắc chấp hành hợp đồng: Đó là những tư tưởng chỉ đạo có tínhchất bắt buộc các bên phải tuân thủ hợp đồng trong quá trình thực hiện hợpđồng Luật pháp các nước đều quy định rằng cũng như hợp đồng dân sự, hợpđồng ngoại thương phải chấp hành 3 nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc chấp hành hiện thực: là thực hiện đúng về mặt đối tượng,không được thay thế việc thực hiện đó bằng việc đưa ra một khoản tiền nhấtđịnh hoặc dưới một hình thức khác

- Nguyên tắc chấp hành đúng: Tức là thực hiện tất cả các điều khoản đãcam kết Mọi quy định trong hợp đồng đều phải thực hiện đúng và đầy đủ

- Nguyên tắc chấp hành trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi: Các bên

có nghĩa vụ hợp tác chặt chẽ, thường xuyên và theo dõi giúp đỡ lẫn nhau đểthực hiện hợp đồng ngay cả khi có tranh chấp xảy ra

Nếu mét trong hai bên không tuân thủ một trong ba nguyên tắc nói trên thì

sẽ coi như là vi phạm hợp đồng và phải chịu trách nhiệm với bên kia

2.2 Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu đơn vị kinh doanh phải tiến hành

* Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu đối với các mặt hàng xuất khẩu nhà nướcquy định theo tinh thần của quyết định 864 TTg của thủ tướng chính phủ.

* Bước 2: Giục mở L/C và kiểm tra L/C (nếu sử dụng phương thức thanh toántín dụng chứng từ)

* Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu

- Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu thông qua loại hợp đồng đã

* Bước 5: Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu xuất khẩu theo điều kiện CIP, CIF

Quá trình vận chuyển trong hoạt động xuất nhập khẩu là phải vượt quaphạm vi biên giới một quốc gia, nên hàng hoá khó tránh khỏi rủi ro và tổn thất

Do vậy để giảm bớt các chi phí thiệt hại trong kinh doanh thì việc mua bảohiểm cho hàng hoá là thực sự cần thiết đối với các đơn vị xuất khẩu.Tuy nhiêntrong hợp đồng, việc bên nào mua bảo hiểm lại tuỳ thuộc vào thoả thuận vàđiều kiện cơ sở giao hàng mà các bên lưạ chọn

* Bước 6: Làm thủ tục hải quan

Mọi hàng hóa xuất khẩu khi qua cửa khẩu thì đều phải làm thủ tục hảiquan Đây là một trong những công cụ để quản lý hành vi buôn bán của chính

phủ nhằm ngăn chặn hoạt động buôn lậu, kiểm tra giấy tờ và để theo dõi, thống

kê về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu

* Bước 7: Giám định chất lượng hàng hoá, thực hiện hun trùng, vệ sinh hầmtàu,

* Bước 8: Giao hàng cho người vận tải hoặc lên tàu

Phần lớn hàng xuất khẩu ở nước ta được vận chuyển bằng đường biển vàđường hàng không Với mỗi hình thức người xuất khẩu phải tiến hành các thủtục khác nhau nhưng điều quan trọng là cuối cùng phải lấy được vận đơn sạch

để lập bộ chứng từ thanh toán

* Bước 9 : Lấy vận đơn (B/L) hoặc air-way Bill

* Bước 10: Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng

* Bước 11: Lập bộ chứng từ thanh toán xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạnquy định

* Bước 12: Thanh lý hợp đồng, đóng thuế xuất khẩu (nếu có)

* Bước 5: Nhờ Ngân hàng ký hậu B/L- original, nếu là B/L to order of Bank

* Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (D/O- Delivery order)

* Bước 7: Làm thủ tục hải quan kiểm hoá

*Bước 8: Thanh toán tiền lưu kho, lưu bãi

* Bước 9: Tổ chức nhận hàng

* Bước 10: Kiểm tra hàng nhập khẩu và lập biên bản khiếu nại (nếu hàng hoá

bị giao thiếu, giao không đúng phẩm chất, )

3 Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng xuất nhập khẩu.

3.1 Các yếu tố cấu thành trách nhiệm.

Những vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ có tác động khôngnhỏ tới hoạt động kinh doanh của hai bên Tuy nhiên không phải mọi hành viđều cấu thành trách nhiệm mà chỉ những vi phạm được cấu thành với 4 yếu tố:

- Thứ nhất: Người thụ trái (bên có nghĩa vụ) có hành vi vi phạm hợpđồng, thể hiện ở việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng hợp đồng.Trái chủ (bên có quyền) phải chứng minh về hành vi trái pháp luật của ngườithụ trái

-Thứ hai: Thụ trái (bên có nghĩa vụ) có hành vi vi phạm hợp đồngthường là lỗi suy đoán Điều này có nghĩa là pháp luật dùa vào nguyên tắc “suyđoán lỗi” để quy trách nhiệm chứ không dùa vào lỗi cố ý hay vô ý

-Thứ ba: Trái chủ có thiệt hại về tài sản Đây có thể là thiệt hại vô hìnhhoặc hữu hình như nhà cửa, uy tín kinh doanh Nhưng phải mang tính chấtthực tế, nghĩa là phải tính toán được một cách cụ thể và phải có bằng chứngnếu trái chủ muốn đòi bồi thường

-Thứ tư: Phải có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi trái pháp luật củangười thụ trái với thiệt hại thực tế mà trái chủ phải gánh chịu, có nghĩa là hành

vi trái pháp luật phải là nguyên nhân dẫn đến hậu quả của sự thiệt hại đó

3.2 Căn cứ miễn trách do vi phạm hợp đồng xuất nhập khẩu.

Khi vi phạm hợp đồng, thụ trái sẽ được miễn trách nếu chứng minh được

là họ gặp được một trong các căn cứ miễn trách sau:

- Lỗi của trái chủ

- Lỗi của bên thứ ba

- Lỗi thường gặp bất ngờ

- Gặp trường hợp bất khả kháng

Trong bốn căn cứ trên, bất khả kháng là căn cứ thường hay gặp nhất trongbuôn bán quốc tế như thiệt hại do không lường trước được, do không vượt quađược, do xảy ra bên ngoài và độc lập với các bên Vì luật pháp các nước quyđịnh về trường hợp bất khả kháng là khác nhau nên khi ký hợp đồng người taphải liệt kê một cách cụ thể các trường hợp được coi là bất khả kháng đồng thờingười thụ trái phải trực tiếp báo cho bên kia toàn bộ sự việc từ lúc khởi đầu chođến lúc kết thúc bằng một văn bản.

3.3 Chế độ trách nhiệm do vi phạm hợp đồng xuất nhập khẩu.

Khi vi phạm hợp đồng xuất nhập khẩu, thụ trái phải chịu trách nhiệm dân

sự trước trái chủ Trách nhiệm dân sự này được thể hiện thông qua 4 loại chếtài:

* Chế tài phạt:

Phạt là một hình thức trách nhiệm, một loại chế tài được áp dụng phổbiến đối với vi phạm hợp đồng ngoại thương Luật pháp các nước đều cho phéptrái chủ có quyền yêu cầu thụ trái trả một khoản tiền phạt nhất định do vi phạmhợp đồng nếu như trong hợp đồng hoặc các văn bản có liên quan có quy địnhmức phạt, và sau khi đã nép tiền phạt rồi thì không phải bồi thường thiệt hạinữa, trừ trường hợp cá biệt đã được quy định cụ thể Có hai loại phạt là phạt bộiước và phạt vạ:

- Phạt bội ước: Là bên thụ trái phải nép một số tiền nhất định đã được quyđịnh và sau khi nép phạt thì không phải thực hiện hợp đồng nữa

- Phạt vạ (phạt chậm thực hiện hợp đồng) là phải nép một số tiền nhấtđịnh trong trường hợp thực hiện không đúng hợp đồng theo Công ước Viên-

1980 về hợp đồng mua bán ngoại thương không đúng quy định chế tài phạt vạ.Như vậy chế tài phạt vạ thường chỉ được áp dụng cho những trường hợp viphạm cụ thể đã được quy định trong hợp đồng hoặc trong các điều ước quốc tế

có liên quan hoặc trong luật thực chất được áp dụng trong hợp đồng Tuy nhiên

có những trường hợp vi phạm phải áp dụng đồng thời cả 2 chế tài thực hiện

thực sự và chế tài phạt, ví dụ: Khi giao hàng chậm thì người bán vừa phải thựchiện thực sự vừa phải nép phạt giao hàng chậm.

* Chế tài bồi thường thiệt hại

Nếu các bên không Ên định mức phạt trong hợp đồng thì vi phạm hợpđồng gây thiệt hại cho trái chủ thì bên thụ trái sẽ phải bồi thường thiệt hại đó

Có hai loại bồi thường:

- Bồi thường có tính chất đền bù: Bên vi phạm phải đền bù lại số thiệthại mà bên thiệt hại phải gánh chịu, ví dụ: Giao hàng kém phẩm chất, giao saiđịa điểm, giao hàng có bao bì xấu

- Bồi thường theo thời gian: Số tiền thiệt hại phải bồi thường tỷ lệ vớithời gian vi phạm hợp đồng, ví dụ: Trả tiền chậm, giao chậm tài liệu, Hìnhthức này được áp dụng phổ biến khi mà hợp đồng không quy định điều khoảnphạt chậm thực hiện nghĩa vụ

- Bồi thường thiệt hại được tiến hành theo nguyên tắc bồi thường toàn bộthiệt hại bao gồm: Giá trị giảm sút tài sản, chi phí phải trả thêm, các khoản lợikhông được hưởng nhưng có thể dự tính và chứng minh được Ngoài ra khôngbồi thường những thiệt hại gián tiếp và thiệt hại xã hội, đột xuất mà lúc ký kếthợp đồng không thể lường trước được

* Chế tài thực sự

Chế tài này được áp dụng khi giải quyết các tranh chấp về việc khônggiao hàng, giao hàng thiếu, hàng có phẩm chất xấu, khi người mua không trảtiền hàng Khi có những vi phạm này, bên vi phạm vẫn phải thực hiện đúng vàđầy đủ các nghĩa vụ đã quy định trong hợp đồng Điều này có nghĩa là nếungười bán không giao hàng, người mua có quyền buộc người bán thực hiện sựgiao hàng bằng chính số hàng dự kiến Nếu không có hàng thì người bán phảimua hàng khác với cùng phẩm chất để giao và tự trả chi phí

Khi bên bị vi phạm đòi bên vi phạm thực hiện thực sự mà không đượcthoả mãn thì họ có quyền kiện ra toà án để buộc bên vi phạm phải thực hiện.Chế tài này có thể được áp dụng đồng thời với chế tài phạt

* Chế tài huỷ hợp đồng.

Chế tài này được coi là nặng nhất đối với người bị vi phạm Điều kiện để

áp dụng chế tài này không giống nhau ở các nước Theo công ước Viên- 1980thì việc huỷ bỏ hợp đồng chỉ được áp dụng khi không giao hàng hoặc không trảtiền trong thời gian đã gia hạn thêm hoặc khi vi phạm một cách cơ bản hợpđồng đã ký kết

Để cho việc huỷ bỏ hợp đồng có hiệu lực thì bên bị vi phạm phải sẵnsàng làm mọi nghĩa vụ của mình Trường hợp đã nhận hàng thì các bên phải tựthương lượng giải quyết với nhau hoặc nhờ trọng tài giải quyết

Việc huỷ hợp đồng sẽ mang lại hậu quả pháp lý như:

- Hai bên được giải phóng khỏi nghĩa vụ hợp đồng, nếu phần nào củahợp đồng đã được thực hiện thì có quyền yêu cầu phía bên kia hoàn chi phí lại.Nếu hai bên cùng có nghĩa vụ bồi hoàn thì nghĩa vụ đó phải được thực hiệnsong song

- Bên có lỗi trong việc vi phạm hợp đồng sẽ phải bồi thường nếu gâythiệt hại cho bên kia

4 Giải quyết tranh chấp trong buôn bán quốc tế.

4.1 Khái niệm về giải quyết tranh chấp.

Giải quyết tranh chấp là việc điều chỉnh những bất đồng xung đột dùatrên các căn cứ cụ thể và việc sử dụng những phương thức khác nhau để hoàgiải do các bên lùa chọn

Các bên và đại diện pháp lý của họ khi đàm phán để ký kết hợp đồngphải chú ý lường trước các tranh chấp dùa vào hợp đồng, giảm các chi phí phátsinh khi giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này

4.2 Các phương thức giải quyết tranh chấp.

Việc giải quyết tranh chấp là nhằm đảm bảo quyền lợi và lợi Ých của cácbên và phụ thuộc vào một số vấn đề như: Mục tiêu cần đạt được, bản chất củatranh chấp, mối quan hệ giữa các bên, chi phí và thời gian giải quyết tranh chấp

và đặc biệt là bảo đảm giữ gìn mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa các bên Thôngthường có các phương thức giải quyết tranh chấp sau:

*Thương lượng trực tiếp

Trong đại đa số các trường hợp, khi bắt đầu phát sinh tranh chấp, các bênnhanh chóng và tự nguyện liên hệ, gặp gỡ nhau để thương lượng nhằm tháo gỡnhững bất đồng và gìn giữ mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp giữa họ Nếu việcthương lượng thành công thì các bên phải tuân thủ thực hiện, còn nếu không thìphải nhờ tới trọng tài để giải quyết

* Hoà giải các tranh chấp

Đây là phương thức được nhiều nhà kinh doanh nghiên cứu sử dụngcũng được luật pháp của nhiều nước đề cập tới Việc hoà giải phải dùa trên một

số nguyên tắc như: Tự nguyện của các bên, sự khách quan, công bằng, hợp lý,tôn trọng các tập quán thương mại quốc tế, đảm bảo bí mật tài liệu, chứng cứcủa các bên trong hoà giải

* Thủ tục trọng tài

Đây là phương thức giải quyết tranh chấp do các bên tù nguyện lùachọn Trọng tài sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ sẽ đưa ra quyết định có tính bắtbuộc đối với các bên tham gia tranh chấp Phán quyết này được luật pháp quốcgia cũng như quốc tế công nhận, cho dù nó là kết quả của sự thoả thuận có tínhchất riêng tư hay do một hội đồng trọng tài ban hành (kể cả hội đồng đó khôngcòn tồn tại sau phán quyết) Nếu bên nào không thực hiện phán quyết này thì sẽ

bị cưỡng chế thi hành theo đúng trình tù tư pháp Do được lập cùng với cácđiều khoản khác nên ngay cả khi hợp đồng chính đã kết thúc hoặc vô hiệu thìcũng không làm điều khoản trọng tài vô hiệu một cách tương ứng

* Thủ tục tư pháp toà án

Việc giải quyết tranh chấp theo phương thức này được thực hiện tạichính toà án của một nước nào đó Do tố tụng tư pháp ở từng nước là khácnhau nhưng lại mang một nét chung đã tạo nên ưu thế và nhược điểm củaphương thức này Tuy nhiên vấn đề phức tạp là cần xác định được toà án cần

chọn, hiệu lực thi hành án ở các nước liên quan, tính khách quan của toà án đốivới nước tham gia tố tụng, thời gian và phí tố tụng Nếu các bên không thoảthuận được về luật nước nào để giải quyết tranh chấp thì thẩm phán sẽ áp dụngcác nguyên tắc xung đột pháp luật để xác định luật áp dụng cho hợp đồng.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG Kí KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY VẬT TƯ CễNG NGHIỆP HÀ NỘI.

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CễNG TY VẬT TƯ CễNG NGHIỆP HÀ NỘI.

1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty.

Tiền thõn của Cụng ty Vật tư cụng nghiệp Hà nội là trạm cụng nghiệpđược tổ chức và thành lập vào những năm 60 Năm 1992, do nhu cầu khai thỏc

và cung ứng vật tư hàng hoỏ cho nhu cầu sản xuất xuất khẩu, cụng ty đượcchuyển đổi thành Cụng ty Vật tư cụng nghiệp Hà nội theo quyết định số 3303/QĐ-UB ngày 19/12/1992 của UBND Thành phố Hà nội với nhiệm vụ chủ yếu

là kinh doanh vật tư , mỏy múc,thiết bị, nguyờn vật liệu phục vụ nhu cầu sảnxuất cụng nghiệp, liờn doanh,liờn kết với cỏc đơn vị kinh tế trong và ngoàinước để sản xuất, gia cụng, chế biến cỏc sản phẩm hàng cụng nghiệp

Cụng ty cú tờn giao dịch quốc tế:HA NOI INDUSTRIAL MATERIAL COMPANY.

Trụ sở chớnh đặt tại : 18 Nguyễn Trung Trực-Ba Đỡnh- HàNội

Hiện nay cụng ty là một đơn vị kinh tế cơ sở, cú tư cỏch phỏp nhõn, hạchtoỏn độc lập, được sử dụng con dấu riờng theo quy định của Nhà nước và cú tàikhoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại ngõn hàng Cụng thương Việt nam

Từ một cơ quan Nhà nước hoạt động kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyểnthành đơn vị sản xuất kinh doanh trong một mụi trường hoàn toàn mới mẻ, đầynhững khú khăn và thỏch thức như cơ chế sản xuất cũ chưa được xoỏ bỏ hoàntoàn, cơ chế sản xuất mới chưa được định hỡnh, cơ sở vật chất nghốo nàn, lạchậu, cỏc đối thủ cạnh tranh ngày càng gay gắt Từ một cơ quan Nhà nớchoạt động kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển thành đơn vị sản xuấtkinh doanh trong một môi trờng hoàn toàn mới mẻ, đầy những khó khăn vàthách thức nh cơ chế sản xuất cũ cha đợc xoá bỏ hoàn toàn, cơ chế sản xuấtmới cha đợc định hình, cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, các đối thủ cạnhtranh ngày càng gay gắt

Trong tỡnh hỡnh đú, cựng với làn súng đổi mới trong cả nước, toàn thể cỏn bộtrong cụng ty đó đoàn kết nhất trớ một lũng, vừa xắp xếp lại tổ chức, vừa duy trỡ

hoạt động sản xuất kinh doanh và từng bước thỏo gỡ những khú khăn vướngmắc.Cựng với sự quan tõm của uỷ ban nhõn dõn thành phố Hà nội, sự giỳp đỡhiệu quả của cơ quan chủ quản, sự chỉ đạo sỏng suốt của ban lónh đạo cụng ty

và sự cố gắng phấn đấu của toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn, cụng ty đó đạtđược những kết quả đỏng khớch lệ trờn nhiều mặt, hoàn thành tốt nhiện vụ đượcgiao Trong tình hình đó, cùng với làn sóng đổi mới trong cả nớc, toàn thểcán bộ trong công ty đã đoàn kết nhất trí một lòng, vừa xắp xếp lại tổ chức,vừa duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và từng bớc tháo gỡ những khó khănvớng mắc.Cùng với sự quan tâm của uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội, sựgiúp đỡ hiệu quả của cơ quan chủ quản, sự chỉ đạo sáng suốt của ban lãnh đạocông ty và sự cố gắng phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty

đã đạt đợc những kết quả đáng khích lệ trên nhiều mặt, hoàn thành tốtnhiện vụ đợc giao

2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Cụng ty.

2.1 Cơ cấu tổ chức của Cụng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng nghiệp vụ.

Theo điều luật về tổ chức bộ mỏy hoạt động của Cụng ty vật tư cụng

Phòng tài vụ

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

Phòng bảo vệ

X ởng sản xuất giầy

* Ban lónh đạo cụng ty.

Giỏm đốc là người đại diện phỏp nhõn của cụng ty, chịu trỏch nhiệm cao nhất

về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, chỉ đạo toàn bộcụng ty theo chế độ một thủ trưởng Giám đốc là ngời đại diện pháp nhâncủa công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty, chỉ đạo toàn bộ công ty theo chế độ một thủ trởng

Giỳp việc cho Giỏm đốc là Phú giỏm đốc, chịu trỏch nhiệm trước Giỏmđốc về cỏc cụng việc mà mỡnh đảm nhiệm

Kế toỏn trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giỏm đốc và cú trỏch nhiệmgiỳp Giỏm đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn, thống kờ, bỏocỏo kết quả hoạt động kinh doanh của cụng ty theo quy định hiện hành của Nhànước

+ Phũng tài vụ kế toỏn: Thực hiện cụng tỏc kế toỏn, tài chớnh, tớn dụng, kiểm

soỏt và phõn tớch tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của cụng ty

- Tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn, tài khoản kế toỏn, lưu giữ chứng từ, hồ sơ tàisản theo quy định của Nhà nước và của cụng ty Phản ỏnh đầy đủ, kịp thời mọimặt hoạt động, kết quả kinh doanh của cụng ty theo thỏng, quý, năm

- Xỏc định mức vốn lưu động, nguồn vốn cần thiết phục vụ cho cụng tỏc kinhdoanh

- Xõy dựng kế hoạch tài chớnh, kế hoạch huy động vốn trung hạn và sử dụng cỏcnguồn tài chớnh hiệu quả,tổ chức kế hoạch trả nợ và thu nợ

+ Phũng kế hoạch xuất nhập khẩu: Hoạt động trực tiếp dưới sự điều hành của

Giỏm đốc cụng ty, thực hiện cụng tỏc xuất nhập khẩu của Cụng ty, xõy dựngchiến lược ngắn hạn và dài hạn về cơ cấu sản phẩm, thị trường xuất khẩu trờn cơ

sở đa dạng hoỏ lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, chủ động tỡm kiếm cỏcnguồn hàng cú chất lượng, giỏ cả hợp lý để phục vụ sản xuất và kinh doanh

- Phõn tớch đỏnh giỏ nhu cầu thị trường, khả năng cạnh tranh của cụng ty với cỏcđối thủ khỏc Thường xuyờn nghiờn cứu lập bỏo cỏo về thụng tin thị trường cỏcloại sản phẩm của cụng ty và cỏc đối thủ cạnh tranh(cụng nghệ, mẫu mó, sản

lượng, thị phần )từ đú đề xuất chiến lược sản xuất, phương ỏn kinh doanh vớitừng mặt hàng, thị trường cụ thể.

- Tổ chức thu thập thụng tin từ nhiều nguồn kờnh thụng tin khỏc nhau nhằm nắmbắt kịp thời chủ trương chớnh sỏch và quy định của Nhà nước về lĩnh vực xuấtnhập khẩu, cơ cấu sản phẩm và thị trường xuất khẩu từ đú cú những đề xuất điềuchỉnh phự hợp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

+ Cỏc phũng kinh doanh: Xõy dựng phương ỏn hoạt động kinh doanh, phõn tớch

đỏnh giỏ, lựa chọn cỏc phương ỏn, tổ chức thực hiện cỏc hoạt động kinh doanhcủa cụng ty theo sự phõn cụng của Giỏm đốc

+ Xưởng sản xuất: cú nhiệm vụ sản xuất, gia cụng cỏc mặt hàng tiờu dựng

phục vụ xuất khẩu giầy trờn cơ sở hợp đồng và tỡm đối tỏc mới, tạo mẫu mó sảnphẩm mới

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Cụng ty.

Cụng ty cú quyền đầu tư, liờn doanh liờn kết, gúp vốn cổ phần theo chứcnăng, quyền hạn được Nhà nước, UBND Thành phố Hà nội và Sở cụng nghiệpcho phộp theo quy định của luật phỏp Công ty có quyền đầu t, liên doanh liênkết, góp vốn cổ phần theo chức năng, quyền hạn đợc Nhà nớc, UBND Thànhphố Hà nội và Sở công nghiệp cho phép theo quy định của luật pháp

- Cụng ty cú nghĩa vụ nhận và sử dụng cú hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển vốncủa Nhà nước giao

- Cụng ty thực hiện chế độ hạch toỏn độc lập, tự chủ kinh doanh và phự hợp vớiLuật doanh nghiệp Nhà nước và cỏc quy định của phỏp luật

- Nhập khẩu vật tư, nguyờn vật liệu, trang thiết bị phụ tựng, mỏy múc, hoỏ chấtphục vụ xưởng sản xuất giầy vải và phục vụ kinh doanh

- Xuất khẩu cỏc sản phẩm giầy vải, giầy vải thể thao

- Thương mại chủ yếu là bỏn buụn, bỏn lẻ vật tư thiết bị, nguyờn vật liệu vàhàng tiờu dựng thụng qua cỏc hợp đồng với cỏc bạn hàng

3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.

Theo số liệu của năm 1999, tổng số vốn cố định của cụng ty là khoảng 20

tỷ VNĐ Tớnh đến nay, tổng số vốn cố định của cụng ty là trờn 23 tỷ VNĐ

Bảng 1:Tổng số vốn kinh doanh của cụng ty vật tư cụng nghiệp Hà nội

Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua cóhiệu quả Công ty đã biết huy động và sử dụng hợp lý các nguồn vốn, các sảnphẩm do công ty kinh doanh đã đạt đợc hiệu quả tốt, do đó công ty đã đemmột phần lợi nhuận trích vào vốn kinh doanh Vốn cố định cũng tăng do banlãnh đạo công ty đã mạnh dạn đầu t thêm máy móc, thiết bị mới, mở rộng dâychuyền sản xuất nhằm tăng năng xuất cũng nh chất lợng sản phẩm

b Đặc điểm về lao động và cơ cấu lao động.

Là một đơn vị thuộc ngành sản xuất cụng nghiệp nờn yờu cầu về lực lượnglao động của cụng ty là khỏ lớn Tớnh đến cuối năm 2001, toàn cụng ty cú tổng

số lao động là 630 người, trong đó công nhân thuộc phân xưởng sản xuất chiếm

583 người số lao động còn lại thuộc các phòng ban chức năng Mặc dù lực lượngcán bộ chủ chốt còn mỏng, trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nhưng vớitinh thần trách nhiệm cao, đoàn kết gắn bó giúp đỡ lẫn nhau, giàu trí sáng tạo,đội ngò cán bộ của công ty luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch sản xuất kinhdoanh được đề ra của công ty, đảm bảo cung cấp sản phẩm cho mọi khách hàngvới giá cả hợp lý Đây là một trong những điều kiện khá quan trọng tạo đà cho

sự phát triển nhanh tróng của công ty trong thời gian qua

c Đặc điểm về sản phẩm giầy vải.

Đặc thù của ngành sản xuất giầy là mang tính chất thời vụ và sản lượng tuỳthuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng Hiện nay mặt hàng giầy vải đang trởthành nhu cầu rộng rãi cho người tiêu dùng ở hầu hết các lứa tuổi và giới tính.Tuy nhiên yêu cầu của khách hàng về mẫu mã, chủng loại, kích cỡ luôn phảiđổi mới cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng Chính vì vậy để đáp ứngđược nhu cầu của khách hàng công ty đã liên tục đầu tư đổi mới trang thiết bịhiện đại, nâng cao chất lượng sản phẩm tạo nhiều mẫu mới như các loại giầy nữ,giầy trẻ em, giầy vải thời trang, giầy vải phối da, giầy vải thể thao từ đó giúpcho công ty tìm được chỗ đứng trên thị trường

3.2 Đặc điểm về thị trường và khách hàng nước ngoài.

Với các đặc điểm đã mô tả như trên, sản phẩm của công ty đã và đang chinhphục được nhiều thị trường khó tính Quy mô thị trường của công ty ngày càngđược mở rộng, chỉ từ 4 nước năm 1998 nay đã tăng lên 14 nước gồm: Đài loan,Singapore, Hongkong, Nhật bản, Đức, Pháp, Bỉ, Hàlan, Anh, Italy, Tây ban nha,Newzealand, Mêhicô và Nga Nguyên nhân chính của sự mở rộng thị trường là

do đối với mặt hàng giầy dép có xuất xứ Việt nam được xuất sang thị trường EUthì được hưởng mức thuế suất ưu đãi và việc nước ta cam kết tham gia AFTA

mà trọng tâm của AFTA là xoá bỏ hàng rào thuế quan, tạo cơ hội thuận lợi chocông ty được tiếp xúc với nhiều bạn hàng mới và nhu cầu mới để công ty mởi

Để xác định vị trí của mình trên thị trường đang có sức cạnh tranh hết sứcgay gắt thì công ty phải chú trọng nghiên cứu đặc điểm của từng nhóm kháchhàng khác nhau nhằm đáp ứng một cách linh hoạt các nhu cầu đa dạng và phứctạp của họ Đối với khách hàng Châu Âu và Mêhicô thì họ đòi hỏi rất cao vềchất lượng, mẫu mã, mầu sắc, kích cỡ chủng loại phải phong phú để đáp ứngđược nhu cầu tiêu dùng của khách hàng ở mọi lứa tuổi.

Với những sự quyết tâm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong sản xuất kinhdoanh của toàn thể cán bộ công nhân viên mà những sản phẩm của công ty ngàycàng được khách hàng nước ngoài mến mộ Số khách hàng đến ký hợp đồng vớicông ty ngày càng gia tăng

Bảng 2: Số lượng khách hàng nước ngoài đến ký kết hợp đồng với công ty.

Năm Tên đơn vị giao dịch ký kết hợp đồng XNK Nước

1999 Chengpao Rubber Industrial Co,Ltd

Greenstyle International Corp

Sihro Merchandise Corp

Marco GMBH

Hein rich Deichman-Schuhe Co

Đài loanĐài loanHongkongPhápĐức

2000 Hein rich Deichman-Schuhe Co

Greenstyle International Corp

Scappino B.V.,Industriweg

Lambert Howarth T/A Ltd

Bershka Mexico S.A De C.V

Vetir DPT Chaussures

ĐứcĐài loan

Hà lanAnhMêhicôPháp

2001 Moshi Fashion Victims,S.L

Mitsubishi Corp

Tây ban nhaNhật

Hoko Footwear, Ltd

Marco GMBH

Trinon Co, Ltd

Chengpao Rubber Industrial Co,Ltd

Greenstyle International Corp

Bershka Mexico S.A De C.V

AnhPhápPhápĐài loanĐài loan MêhicôQua bảng số lượng khách hàng đã đến ký kết hợp đồng với công ty trong

3 năm qua ta có thể thấy, không những công ty vẫn giữ được những khách hàng

cũ mà số lượng khách hàng mới liên tục tăng theo thời gian Điều này chứng tỏ

uy tín của công ty ngày càng tăng, số lượng sản phẩm đạt chất lượng được đưa

ra thị trường nước ngoài năm sau lớn hơn năm trước góp phần đẩy mạnh hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty

3.4 Đặc điểm về phương thức kinh doanh.

Phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty là xuất nhập khẩu trực tiếp,gia công chế biến và nhập khẩu uỷ thác.Trong đó xuất nhập khẩu trực tiếp vàgia công áp dụng phổ biến đối với mặt hàng giầy vải, nguyên vật liệu sản xuấtgiầy còn nhập khẩu uỷ thác thì tuỳ thuộc vào mặt hàng của đơn vị uỷ thác

II VIỆC THỰC HIỆN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY.

Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồngxuất nhập khẩu như chào giá, hỏi hàng, đàm phán và thoả thuận các điều khoảntrong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo những nguyên tắc cứngnhắc do vậy đã gây ra nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng Thực trạngviệc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu ở Công ty vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại Đó

là các vấn đề cụ thể sau:

1 Việc xác lập các căn cứ để ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu.

Nhận thức được việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu là một khâu mở đầuquan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu vì chỉ thông qua các hợp đồng đãđược ký kết Công ty mới sản xuất theo yêu cầu về khối lượng, mẫu mã, màu

Công ty đều có thể ký kết hợp đồng mà việc ký kết có thành công hay không cònphải phụ thuộc vào rất nhiều vấn đề và đi đến quyết định ký kết đó phải dùa trênmột số căn cứ sau:

Một là chính sách quản lý của nhà nước Việt nam về kinh tế đối ngoại vàngoại thương Hiện nay chính sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước ta đãtạo điều kiện cho tất cả các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu

Hai là đơn đặt hàng, đơn chào hàng của bạn hàng, nghiên cứu các điềukhoản như giá xuất nhập khẩu, điều khoản chất lượng và thời hạn giao hàng saocho hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất là một căn cứ quan trọngcủa người làm công tác hợp đồng

Ba là phải lùa chọn đối tác Phần lớn bạn hàng của Công ty là các kháchhàng mới nên bắt buộc Công ty phải tiến hành nghiên cứu dùa trên một số yếu tốnhư: Quan điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chính, người làmđại diện, phạm vi và trách nhiệm của họ, khi có quan hệ làm ăn với Công ty

Bốn là phải căn cứ vào khả năng sản xuất Nếu các căn cứ trên đều hợp lệ

mà năng lực sản xuất của Công ty không phù hợp và không đáp ứng được thìviệc ký kết hợp đồng trở thành vô nghĩa

2 Phương pháp ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu.

Cũng giống như bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thường nào việc kýkết một hợp đồng xuất nhập khẩu của Công ty cũng có thể là trực tiếp gặp gỡhoặc gián tiếp thông qua con đường thư tín, điện tín

Đối với khách hàng quen thuộc thì Công ty đóng hàng theo yêu cầu củakhách hàng còn khách hàng ở xa thì Công ty thường ký theo hình thức gián tiếp

có nghĩa là Công ty gửi đơn chào hàng đến cho khách hàng, trong đó bao gồmnhững yếu tố cần thiết cho việc ký hợp đồng, nếu bên đối tác có sự đồng ý hoàntoàn các điều kiện của đơn chào hàng thì hai bên sẽ thoả thuận các điều khoản vànhất trí cùng ký vào hợp đồng

Đối với những khách hàng mà công việc cần bàn bạc giải quyết cặn kẽ để

ký kết một hợp đồng mới hay bổ sung tiếp cho hợp đồng cũ hoặc những kháchhàng lần đầu có quan hệ làm ăn với Công ty thì thường ký theo hình thức trựctiếp

3 Chuẩn bị ký kết.

Nhận thức được khâu chuẩn bị trước khi ký kết một hợp đồng xuất nhậpkhẩu là rất quan trọng, đòi hỏi Công ty phải thường xuyên nghiên cứu tình hìnhthị trường tiêu thụ Việc nghiên cứu thị trường các nước và khu vực, đặc biệt làthị trường của mặt hàng mà Công ty định xuất hoặc nhập khẩu có ý nghĩa lớnlao và nó chính là việc làm cần thiết đối với bất cứ một doanh nghiệp nào TạiCông ty vật tư công nghiệp Hà nội việc nghiên cứu thị trường đã được quantâm bởi nhờ nó mà Công ty có thể nắm bắt kỹ các thông tin để chuẩn bị chocuộc đàm phán Không chỉ dừng lại đó Công ty phải lùa chọn hình thức vàphương pháp phù hợp đồng thời xác định hướng đích rõ ràng cho cuộc đàmphán nhằm thu được hiệu quả tối đa Hiện tại Công ty đã áp dụng phương phápđàm phán hai bên cùng có lợi Vì theo phương pháp này các nhà đàm phán củacác bên thường không giấu thông tin về nhau, cùng thống nhất mục tiêu chungnhằm tối đa hoá lợi nhuận cho các bên tham gia đàm phán mà không làmphương hại đến quan hệ giữa các bên

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp kinh doanh không còn người

“cầm tay chỉ việc” như trong nền kinh tế tập trung kế hoạch hoá nữa, mà phải tự

lo cho sự tồn tại và phát triển của mình Bởi vậy, các doanh nghiệp phải luôn tìmtòi những lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao và sử dụngcác kỹ xảo kinh doanh một cách hợp lý để đạt được kết quả Một trong các côngviệc cần làm là phải hoạch định chiến lược phát triển hữu hiệu, xây dựng hàngloạt các biện pháp, trong đó có đàm phán thương mại

Mục đích của cuộc đàm phám thương mại là nhằm đạt được sự thoả thuậngiữa người mua và người bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng Những yêu

- Chuẩn bị chiến lược, bởi trong đàm phán chiến lược liên quan đến một kếhoạch có định hướng Nó xác định đường hướng cơ bản, kết hợp đường hướngchung với các chủ trương hành động Bởi vậy chiến lược càng hay thì kết quảthu được càng tốt.

- Chuẩn bị về kế hoạch cụ thể là thu thập số liệu, dữ liệu thông tin giúp cho việcđưa ra giả thiết có tính thuyết phục Từ đó xây dựng các mục tiêu đàm phánthích hợp, bố trí nhân sự và địa điểm đàm phán một cách khoa học tạo sự tự tintrong đàm phán Bên cạnh đó công tác tự đánh giá mình và đánh giá đối phươngcũng không kém phần quan trọng, cổ nhân có câu “Biết mình biết người trămtrận trăm thắng” Câu nói đó thật có ý nghĩa trong khi chuẩn bị đàm phán Biếtđược những điểm yếu, điểm mạnh của mình về tất cả các mặt như: uy tín, khảnăng tài chính, trình độ cán bộ đàm phán, vị trí của ta trên thị trường, cơ cấu bộmáy tổ chức, để có thể phát huy ưu thế của mình khi có thời cơ đến tạo ra sứcmạnh áp đảo đối phương, buộc đối phương chấp nhận ý kiến của mình đưa ra

Vai trò của công tác chuẩn bị về kế hoạch đàm phán là nhằm: Tạo mộtmôi trường ra quyết định an toàn trong đàm phán; Chuyển trọng tâm chú ý từcác vấn đề chung sang các vấn đề cần giải quyết cụ thể về quan hệ, xung đột,quá trình thực hiện các thoả thuận; Tạo sự hiểu biết lẫn nhau, xây dựng quan hệlàm ăn hợp tác và hiểu biết nhau Trong quá trình chuẩn bị kế hoạch đàm phánCông ty phải tìm hiểu, thu thập các thông tin về khách hàng như : thông tin vềcon người, hoạt động kinh doanh, nhu cầu, tâm lý, thủ tục đàm phán để nắm bắtđược điểm mạnh, điểm yếu của họ Nhưng việc tìm hiểu này vẫn còn mang tínhthụ động, chưa đạt hiệu quả cao Việc mà Công ty đã làm được thể hiện ở:

- Có sự chuẩn bị về thời gian, địa điểm đàm phán và những lý lẽ nhằm giải thíchcho các điều khoản được nêu ra trong hợp đồng

- Có sự trao đổi về việc ký kết hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liênquan trước khi đàm phán để lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quátrình đàm phán

4 Đàm phán.

Khi mọi vấn đề đã được chuẩn bị kỹ Công ty tiến hành cuộc đàm phán vàchỉ nên ra quết định cuối cùng sau khi nắm bắt được các bước sau:

+ ý thức được vấn đề

+ Tìm hiểu rõ đối tác

+ Đánh giá nội dung đơn chào hàng, đơn đặt hàng

+ Đánh giá khả năng sản xuất hay khả năng tiêu thụ mặt hàng đó của công ty.+ Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó

+ Thông báo giá hoặc chấp nhận giá cho bạn hàng

+ Ra quyết định và tiến hành thủ tục ký kết hợp đồng

Có những cuộc đàm phán thành công tốt đẹp nhưng cũng có những cuộcđàm phán không đưa lại cho Công ty kết quả gì, tức là hợp đồng không được kýkết Song Công ty không bi quan bởi Công ty xác định phải tìm được cái đượctrong cái mất Không ký được hợp đồng nhưng Công ty có thể tìm được các lợiÝch khác như: thiết lập mối quan hệ lâu dài, nâng cao uy tín của mình trên thịtrường và những điều này dù Ýt nhiều đều có Ých cho hoạt động kinh doanh saunày và điều này có thể có giá trị cho các hoạt động khác của Công ty trong thờigian tới

Đối với mỗi khách hàng ở mỗi nước khác nhau Công ty thực hiện việcđàm phán cũng khác nhau Bởi như đã phân tích ở trên mỗi quốc gia có mộtphong tục tập quán tiêu dùng cũng như có những nền văn hoá riêng do đó Công

ty thường rất quan tâm đến thao tác đàm phán làm sao cho đạt hiệu quả Vấn đềtrước tiên là lùa chọn nhân sự tiến hành đàm phán, yếu tố con người luôn đóngvai trò quyết định Vì đàm phán là một hoạt động không chỉ có tính khoa học và

kỹ thuật mà còn bao hàm trong nó tính nghệ thuật nên Công ty khi lùa chọn nhân

sự cho đàm phán Công ty thường chọn những cán bộ có quyền đại diện cho côngty: đó thường là giám đốc hay những người dược uỷ quyền, những cán bộ cónăng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch quốc tế,

có hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực xuất nhập khẩu, biết ngoại ngữ, có khả năng

những người có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao Hầu hếtcác cuộc đàm phán của Công ty với khách nước ngoài là dùng ngoại ngữ Đốivới những cuộc đàm phán nhỏ thì hầu hết Công ty không cần phiên dịch nhưngđối với những cuộc đàm phán lớn thì Công ty thường dùng phiên dịch.

Mét trong những thành công mà các nhà đàm phán của Công ty đạt được

đó là gây thiện cảm với khách hàng Điều này góp 30% sự thắng lợi trong đàmphán bởi gây được thiện cảm thì sẽ có bầu không khí đàm phán thân thiện và kếtquả là dễ dàng thuyết phục khách hàng chấp nhận đề nghị của mình

Việc đàm phán thường được Công ty rất chú trọng Đối với mỗi kháchhàng Công ty có cách đàm phán riêng, cụ thể:

* Đối với khách hàng là người Đức: Người Đức luôn thiện cảm với tính chínhxác, khi làm việc luôn chính xác về giê giấc, về nội dung đã thoả thuận Do vậy,Công ty bố trí người đàm phán phải là người chính xác về giê giấc, thời gian,phong thái lịch sự, hoà nhã gây thái độ thân mật cởi mở, nắm bắt các điều khoảntrong hợp đồng một cách chắc chắn và chính xác để dễ dàng gây thiện cảm vớibạn hàng và tạo thuận lợi trong đàm phán

* Đối với khách hàng là người Đài loan: Là nước rất coi trọng các mối quan hệ,tính cộng đồng cũng như coi trọng thể diện, có sự phân biệt về tuổi tác, Khiđàm phán người Đài loan thường rất thận trọng khi ra quyết định vì họ còn phảitính toán kỹ hoặc cần có thời gian để tham khảo ý kiến của đồng nghiệp ngoàiphòng đàm phán Thông thường khi khách hàng Đài loan đặt mua sản phẩm củacông ty thì họ thường đưa kèm theo điều kiện cung cấp một số nguyên vật liệuchính để sản xuất sản phẩm họ đặt mua, cho nên đối với khách hàng là ngườiĐài loan Công ty đã chú trọng vào việc cử người đàm phán có sự hiểu biết rộng

về tập khách hàng có quan hệ với Công ty nhất là các bạn hàng Đài loan Tậpkhách hàng đang có quan hệ mua bán loại hàng hoá mà Công ty đang cần đàmphán với đối tác Hơn nữa, Công ty luôn lưu ý về tuổi của người đàm phán bênđối tác để có sự điều chỉnh trong giao tiếp đàm phán cho phù hợp Bên cạnh đó,trong đàm phán với đối tác Đài loan Công ty thường luôn giữ thể diện cho họ,

rất kỵ trường hợp chạm đến thể diện của người đàm phán của đối tác bởi Công

ty biết sự mất thể diện đó sẽ làm cho cho thương vụ đang đàm phán bị huỷ bỏ

* Đối với khách hàng là người Nhật bản, họ thường là những người coi trọngviệc xã giao làm quen, coi trọng tuổi tác, địa vị và đặc biệt họ luôn coi ngườimua là người có quyền đòi hỏi, khách hàng là thượng đế và người bán phải cóthái độ chiều lòng người mua Một điểm nổi bật của các công ty của Nhật đó làquan hệ trong công ty mang tính gia đình, do vậy mọi quyết định trong đàmphán đều được bàn bạc kỹ càng trong nội bộ Vì lý do này mà Công ty gặpkhông Ýt khó khăn trong việc nắm bắt thông tin phản hồi từ phía bạn hàng saukhi đàm phán Song khi Công ty đã có mối quan hệ với đối tác rồi thì Công tythường dễ dàng có được sự gắn kết lâu dài

Để thành công trong việc đàm phán với khách hàng, người đàm phán củaCông ty phải có sự chuẩn bị kỹ càng chu đáo thể hiện ở việc nghiên cứu kháchhàng qua việc nghiên cứu thái độ của khách hàng (xem họ có thiện chí xác lậpmối quan hệ kinh doanh hay không), uy tín của họ trên thương trường, tình hìnhtài chính của họ như thế nào, Và trong đàm phán thương mại, nhà đàm phán lànhân vật chính, đối tượng của đàm phán là trao đổi hàng hoá, dịch vụ và mụctiêu là lợi nhuận Nhưng vì lợi nhuận không phải là tất cả, muốn có nó nhà đàmphán phải có những hiểu biết nhất định, có kỹ thuật xử lý tình huống cần thiết vàlinh hoạt

Mét trong những nội dung không thể bỏ qua trong đàm phán đó là đàmphán về giá bởi người bán bao giê cũng mong muốn bán với giá cao, còn ngườimua thì ngược lại họ mong muốn mua được ở mức giá càng thấp càng tốt Đểthành công trong đàm phán giá Công ty đã thực hiện rất nhiều các thao tác thôngqua các thông tin chi phí làm ra sản phẩm, thông tin về khách hàng và thông tin

về đối thủ cạnh tranh để ra được quyết định và công bố giá trên bàn đàm phán.Không phải khách hàng nào cũng giống nhau trong vấn đề đàm phán giá Cónhững khách hàng đến bàn đàm phán với hàng loạt giải pháp thay thế, có những